Access 2010

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Nachstehend wird Ihnen das vollständige Modul 5 zu Access 2010 angezeigt.

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Für was benutzt man eigentlich Access? Was ist Access? Diese Frage werden sich sicherlich viele MS Office-Benutzer schon einmal gestellt haben.

Access ist eine Datenbank. In der Hilfe von Access kann man nachlesen, dass eine Datenbank eine Ansammlung von Informationen zu einem bestimmten Thema ist.

Im Umgang mit Datenbanken und auch mit Access lässt sich der Nutzerkreis in zwei Gruppen aufteilen. Es gibt die Anwender einer Datenbank sowie die Entwickler und Programmierer einer Datenbank.

Die Anwender sind diejenigen, die die Informationen in eine Datenbank eintragen und auch auslesen. Sie müssen sich mit der Bedienung der Datenbanksoftware, in unserem Fall mit Access, auskennen.

Die zweite Gruppe, die Entwickler, planen und entwerfen die Datenbank und deren Bedienoberflächen. Sie müssen sich soweit mit Access auskennen, dass Sie die Werkzeuge zur Erstellung einer Datenbank und deren Bedienoberfläche benutzen können.

Im Modul Access wird zuerst auf die Bedienung einer bestehenden Datenbank eingegangen, da dies die häufigste Nutzungsvariante ist. Im zweiten Teil wird erklärt, wie man eine einfache Datenbank selbst erstellt.

Um erfolgreich mit dem Datenbankprogramm Access zu arbeiten, sollte man sich zuvor etwas mit Datenbanktheorie befassen. Der Versuch, einfach mit Access anzufangen, um dann nach und nach beim Arbeiten dazu zu lernen, wie dies bei vielen anderen Programmen möglich ist, schlägt hier höchstwahrscheinlich fehl.

Man sollte sich aber nicht abschrecken lassen, Access zum Einsatz zu bringen. Wer dieses Modul "Access" gewissenhaft durcharbeitet und die Beispiele gleich ausprobiert, der sollte im Anschluss daran das Programm erfolgreich benutzen können.

Was ist eigentlich eine Datenbank?

Eine Firma sammelt viele Daten

Nehmen wir als Beispiel eine traditionsreiche Firma, die seit Generationen Kunststoffspielzeug herstellt. Die Spielzeug GmbH macht ihre gesamte Buchhaltung noch wie vor hundert Jahren, per Hand. Es wird genau Buch gehalten, wie viel Kunststoffgranulat zur Herstellung von Spielzeug eingekauft wird. In einem anderen Buch werden die verkauften Spielzeuge verzeichnet. In den Büchern steht nicht nur die Warenmenge, sondern auch der Händlername, das Datum, der Ein- und Verkaufspreis, usw. Die Spielzeug GmbH pflegt zudem noch ihre Kunden- und Händlerdatei in einem Karteikasten. Alle Geschäftsprozesse und wichtigen Informationen der Firma werden also in Büchern, Karteikästen oder Ordnern gesammelt. Zählt man alle diese Bücher, Karteikästen und Ordner, so kommt man auf eine stattliche Anzahl - und in allen befinden sich wichtige Informationen. Neudeutsch spricht man an dieser Stelle von Daten. Eine Ansammlung von Daten kann man auch als Datenbank bezeichnen. Unter dem Begriff Datenbank versteht man aber auch, dass diese Unmengen von Daten nicht auf Papier gespeichert werden, sondern in elektronischer Form in einer Datenbank auf einem Computer oder Server.

Der Firmenchef der Spielzeug GmbH hat gerade die ersten Module des ECDL erfolgreich bestanden und ist am überlegen: Mit welchem Programm kann ich alle meine Daten am besten auf dem Computer verwalten?

Warum reicht die Arbeit mit einer Excel Tabelle nicht aus?

Nun könnte man bzw. der Firmenchef auf die Idee kommen, alle Informationen in Listen und Tabellen einzutragen. Dafür ist Excel als Tabellenprogramm bestens geeignet. Dies ist aber nur eine gute Idee, wenn man über kleine Daten- bzw. Informationsmengen verfügt, die wenig miteinander zu tun haben. In der Realität werden aber in einer Firma bestimmte Datensätze in verschiedenen Abteilungen oder Arbeitsprozessen benötigt. Beispielsweise werden Kundenadressen mehrfach benutzt, da der Kunde im Jahr mehrfach Spielzeug bestellt. Oder die Kundenadresse wird von verschiedenen Abteilungen benötigt: vom Versand, der Auftragsannahme und von der Werbeabteilung. An dieser Stelle kommen nun die Stärken einer Datenbank zum Einsatz. Eine Datenbank ist genau genommen eine Ansammlung von Tabellen, in denen die Informationen so abgelegt werden, dass eine Information immer nur einmal gespeichert ist, aber in ganz unterschiedlichen Tabellen verwendet werden kann. Nehmen wir einmal an, dass die Kundenadressen im Kundenregister, im Versand, in der Warenbestellung und im Marketing gebraucht werden. Teilt nun ein Kunde bei einer Bestellung mit, dass sich seine Adresse geändert hat, müsste bei der Arbeit ohne Datenbank die Adresse in drei Tabellen geändert werden. Dies erfordert viel Sorgfalt, damit es nicht zu Fehlern führt. Viel geschickter ist es, EINE Tabelle zu nutzen, auf die alle zugreifen können. Adressänderungen von einer Abteilung werden somit für alle sofort sichtbar. Außerdem werden Datenbanktabellen so geplant, dass keine Daten doppelt eingetragen werden, sondern die Daten werden bei Bedarf aus mehreren Tabellen zusammengefügt. In einer Bestelltabelle sind meist nur die Kundennummer, die Artikelnummer, das Bestelldatum und das Versanddatum eingetragen. Diese Daten gehören inhaltlich zusammen und werden deshalb DATENSATZ genannt. Anhand der Kundennummer und der Artikelnummer des Datensatzes kann nun zur Rechnungsstellung die Adresse aus der Adresstabelle und die Artikelbezeichnung aus der Artikeltabelle ausgelesen und in der Rechnung zusammengefasst dargestellt werden.

Merkmale einer Datenbank

  • Daten werden nicht doppelt gespeichert, somit kann es nicht zu Versionskonflikten kommen.
  • Eine Datenbank ist eine Ansammlung von Tabellen, die miteinander in Beziehung stehen können.
  • In den Tabellen werden Informationen beliebiger Art abgelegt.
  • Jede Zeile einer Tabelle wird als Datensatz bezeichnet.

Mit einem Datenbankprogramm lassen sich Datenbanken verwalten

Die Verwaltung der Datenbank übernimmt ein Datenbankprogramm. Es hat die Aufgabe, Datensätze in die Tabelle hinein zuschreiben, diese zu löschen, Datensätze zu ändern, nach Wunsch aus der Tabelle auszulesen oder Datensätze verschiedener Tabellen miteinander so zu verknüpfen, dass wie im obigen Beispiel anhand einer Kundennummer die Kundenadresse auszulesen ist. Datensätze können beliebig abgefragt oder verknüpft werden. Die Verknüpfungen lassen sich dabei immer wieder beliebig bearbeiten, ohne dass der Datensatz dabei geändert wird. Dies ist ein sehr großer Vorteil für spätere Änderungen an einer Datenbank.

Wie funktioniert ein Datenbankprogramm

Die häufigste Art der Datenbank ist die relationale Datenbank, so auch Access. In ihr werden die Daten, wie oben beschrieben, in mehrere Tabellen gespeichert. Die Bezüge zwischen den einzelnen Datensätzen lassen sich durch zwei übereinstimmende Werte in beiden Tabellen herstellen (Beispiel: Kundennummern in der Kundentabelle und Kundennummer in der Bestelltabelle). Andere Datenbanktypen wie hierarchische Datenbanken, Netzwerkdatenbanken, objektorientierte Datenbanken oder objektrelationale Datenbanken werden hier nicht weiter besprochen. Datenbanksysteme sind so aufgebaut, dass die Daten unabhängig sind. Die Unabhängigkeit wird dadurch erreicht, dass die Daten physikalisch und softwaretechnisch an unterschiedlichen Orten gespeichert werden. In Anwendungsprogrammen wird die Verarbeitung der Daten vorgenommen, in der Datenbank werden die bearbeiteten Daten gespeichert. Um auf Daten aus einem Anwendungsprogramm zugreifen zu können, verstehen Datenbanksysteme eine Datenbanksprache. Gewöhnlich arbeiten relationale Datenbanksysteme mit einer Datenbanksprache, meist SQL (Structured Query Language). Mit dieser Datenbanksprache kann man Datensätze in die Datenbank eintragen oder manipulieren. Der Vorteil einer weit verbreiteten Datenbanksprache wie SQL liegt darin, dass man so die Daten mit vielen Programmen auswerten kann. Es ist quasi egal, ob ich die Daten in einem in Visual Basic oder in Java geschriebenen Programm aufrufen möchte. Fast alle Programme beherrschen SQL. Genauso verbreitet ist die Möglichkeit, aus Internetanwendungen heraus auf Datenbanken per SQL zuzugreifen oder diese zu manipulieren. Fast jeder Web-Shop (Amazon, Ebay, ...) bedient sich dieser Technik.

Beispiel einer relationalen Datenbank

Eine sinnvolle Datenbank für den privaten Bereich ist die Verwaltung der eigenen CD- oder DVD-Sammlung, MP3 und Hörbuchsammlung. In einer Tabelle werden die Titel, die Interpreten, der Inhalt, das Medium (CD, DVD, ...) gesammelt. Diese Tabelle lässt sich dann beliebig nach Titel, Inhalt oder Interpret durchsuchen. Damit man den Überblick behält, wem man seine CD's und Hörbücher verliehen hat, wird die Datenbank um eine Ausleihe ergänzt. Dafür wird eine Nutzertabelle mit Name, Vornamen, Adresse, usw. benötigt, sowie eine Tabelle in der aufgelistet ist, wer welches Medium ausgeliehen hat oder hatte und wann es gegebenenfalls zurückgegeben wurde.


1. Tabelle: Medium

id_medium Titel Interpret / Autor Inhalt Medium
5 Potter Rowling
Buch

2. Tabelle: Nutzer

id_nutzer Vorname Nachname Telefon Mailadresse
8 Hans Buchwurm 0815 hans@dd.de

3. Tabelle: Ausleihe

Id_ausleihe id_medium id_nutzer ausgeliehen am zurück am
1 5 8 20.08.2008 30.8.2008
2 6 8 20.08.2008

In der Tabelle Ausleihe wird nun das Medium mit dem Nutzer verknüpft. Die Verknüpfung wird über die ID (Nummer, die in einer Tabelle nur einmal vorkommen darf) vorgenommen. In der Tabelle Ausleihe wird deshalb nicht der Name, sondern nur die ID-Nummer der Nutzertabelle und die der Tabelle Medium eingetragen.

Das hat den Vorteil, dass man beispielsweise den Fehler im Namen des Nutzers ändern kann, ohne dass es zu Fehlern in der Tabelle Ausleihe kommt.

Wo befindet sich eigentlich eine Datenbank?

Wie oben schon erwähnt, werden die Daten einer Datenbank ganz unabhängig vom Anwenderprogramm gespeichert. In der Praxis sieht das so aus, dass sich die Datenbank an einem zentralen Ort, meist auf einen Datenbankserver, befindet. Auf diesen Server können nun alle Anwender zugreifen und die Daten bearbeiten. Mittels der zentralen Verarbeitung kann man Daten verschiedener Versionen vermeiden. Datenbanken lassen sich aber auch lokal, also auf dem eigenen Computer, speichern. Dies ist dann sinnvoll, wenn die Datenbank immer nur von einem Rechner aus benutzt wird.

Access - Datenbanksoftware und Abfrageprogramm in einem

Fähigkeiten von Access

Das besondere an Access ist, dass das Programm eine Kombination aus Datenbank und Anwenderprogramm ist.

Benutzt man Microsoft Access ohne besondere Einstellungen, wird die Datenbank lokal auf dem Computer gespeichert. Man kann aber auch Datenbanken, die sich auf einem Server befinden, mit Access aufrufen.

Die Daten werden in Tabellen nach dem relationalen Prinzip gespeichert. Als Abfrageprogramm bietet Access eine Benutzeroberfläche an, die nach den eigenen Bedürfnissen erstellt werden kann.

Dies mag auf den ersten Blick von Vorteil sein, weil die Nutzung und die Datenspeicherung von einem Programm erledigt werden, führt aber in der Praxis des Öfteren zu Verwirrungen, weil das Programm nicht immer klar kennzeichnet, auf welcher Ebene man sich befindet.

Access bietet also folgende Fähigkeiten:

  • eine Datenbank erstellen
  • Informationen zur Datenbank hinzufügen
  • Daten beliebig bearbeiten und verändern
  • Daten sortieren und nach bestimmten Kriterien filtern
  • mithilfe von Abfragen Daten auswerten
  • Daten mithilfe von Berichten übersichtlich ausdrucken
  • Diagramme zur Darstellung von Daten einsetzen

Access Anwendergruppen

Diese vielen Fähigkeiten von Access werden von folgenden Anwendergruppen unterschiedlich genutzt:

Datenbankentwickler
entwerfen und erstellen Datenbanken. Dies beinhaltet das Planen der Datenbanken, das Erstellen der Datenbankstruktur und das Hinzufügen von sogenannten Formularen zur Datenerfassung bzw. von Berichten zur Darstellung und Auswertung von Daten.
Datenbankadministratoren
erteilen bestimmten Benutzern bzw. Benutzergruppen (Zugriffs-)Rechte, die regeln, welche Änderungen die entsprechenden Personen in einer Datenbank durchführen bzw. auf welche Daten sie zugreifen dürfen. Daneben sind die Datenbankadministratoren für die Wiederherstellung beschädigter oder fehlerhafter Datenbanken zuständig (beispielsweise nach einem Systemabsturz).
Datenbankanwender
greifen auf eine Datenbank zu, um neue Datensätze anzulegen, Informationen zu suchen oder bereits eingegebene Datensätze zu verändern. Sie arbeiten also mit bestehenden Datenbanken.
Als Datenbankanwender wird man beispielsweise
  • Datenbanken öffnen
  • Daten eingeben, bearbeiten und löschen
  • mit Formularen arbeiten
  • bestimmte Datensätze suchen und filtern
  • mithilfe von Abfragen die Daten einer oder mehrerer Tabellen auswerten
  • Berichte drucken

Datenbankbegriffe

Im Folgenden werden einige Begriffe definiert, die bei der Arbeit mit dem Datenbankprogramm Access benötigt werden:

Daten
sind einzelne Informationsbestandteile (z.B. Text oder Zahl)
Tabelle
Eine Tabelle ist eine Sammlung von Daten zu einem Bestimmten Thema. Alle Daten, die zusammengehören, stehen dabei in einer Zeile. Z.B. die Sammlung aller Nutzer, die sich von uns Medien ausleihen. Alle Daten eines Nutzers stehen dabei in einer Zeile.
Datensatz
Ein Datensatz ist eine Zeile in einer Tabelle, in unserem Beispiel wäre ein Datensatz alle Informationen, die wir über einen Nutzer gesammelt haben.
Feld
Ein Feld ist ein Teil einer Tabelle, z.B. besteht unsere Nutzer Tabelle aus den fünf Feldern: id_nutzer, Vorname, Nachname, Telefon, Mailadresse
Datenbank
Eine Datenbank ist eine Sammlung von Informationen, die durch ihre Struktur das Wiederfinden von Informationen erleichtert. In unserem Beispiel enthält die Datenbank drei Tabellen: Medium, Nutzer, Ausleihe
Datenbankdatei
Eine Datenbankdatei in Access enthält eine oder mehrere Tabellen mit Daten. Darüber hinaus enthält sie zusätzliche Informationen und Hilfsmittel, die Access benötigt, um die Daten zu organisieren und anzuzeigen.

Datenbankobjekt

Informationen werden innerhalb einer Datenbank in Tabellen abgelegt. Um die in den Tabellen enthaltenen Informationen aber auch verwalten und bearbeiten zu können, benötigt man eine Reihe von Werkzeugen. Sowohl die Tabellen als auch die Werkzeuge bezeichnet man als Datenbankobjekte. Die folgende Liste fasst die Datenbankobjekte von Access kurz zusammen:

Tabellen
In einer Tabelle werden Daten zu einem Thema gesammelt. Jede Zeile der Tabelle entspricht einem Datensatz. Ein Adress-Datensatz speichert beispielsweise innerhalb einer Zeile und auf verschiedene Spalten verteilt den Namen einer Person, seinen Wohnort bestehend aus Straße, Hausnummer, Postleitzahl usw...
Abfragen
Mit Abfragen können eine oder mehrere Tabellen ausgewertet werden. Zum Beispiel könnte nach Kunden aus einem bestimmten Postleitzahlenbereich gesucht werden.
Formulare
Formulare erleichtern die Ansicht, die Eingabe und das Bearbeiteten von Daten. Anders als Tabellen lassen sie sich individuell gestalten und an die Bedürfnisse einer Nutzergruppe anpassen.
Berichte
Berichte fassen Daten aus Tabellen oder Abfragen übersichtlich zusammen. Sie sind vorwiegend zum Ausdrucken gedacht. So könnte man beispielsweise eine Liste aller Schüler ausdrucken, die gemeinsam eine Klasse besuchen.
Module
Access beinhaltet die Programmiersprache VBS (Visual Basic for Application), mit der Access programmiert werden kann. Diese Arbeit übernimmt in der Regel der Datenbankentwickler.
Makros
Access lässt sich mit Hilfe der bereits im Programmpaket enthaltenen Programmiersprache VBA (Visual Basic for Applications) um weitere Funktionen (sogenannte Module) erweitern. Diese Arbeit übernimmt in der Regel der Datenbankentwickler.
Seiten
Seiten (Abkürzung für Datenzugriffsseiten)
Access erlaubt es, Webseiten anzulegen, die den Zugriff auf die Datenbank über das Intra- oder Internet ermöglichen. Seiten sind den Formularen und Berichten sehr ähnlich.

Wie diese erstellt und bearbeitet werden, wird in späteren Kapiteln erläutert.

Im Arbeitsbereich wird jedes Objekt auf einer neuen Registerkarte abgelegt.

Übung: Datenbank

  1. Was versteht man unter dem Begriff "Datensatz"?
  2. Nenne die wichtigsten Merkmale einer Datenbank?
  3. Welche Aufgaben hat ein Datenbankprogramm?
  4. Für das Sportfest der Schule soll eine Datenbank entwickelt werden. Eignet sich dafür eine lokale Access Datenbank oder sollte man eine servergestütze Datenbank wählen? Begründung der Entscheidung!

Access: Einstellungen

Um als blinder Nutzer effektiv mit Access arbeiten zu können, sollte man einige Einstellungen setzen. Dies betrifft insbesondere zahlreiche Automatismen, die Access standardmäßig aktiviert.

Autokorrektur

Automatische Veränderungen während der Texteingabe bietet Access mit der Autokorrektur. Das sind zum einen automatische Änderungen des Textes - z.B. die Korrektur von einfachen Tippfehlern. Da es an der Braillezeile schnell vorkommt, dass man die automatischen Veränderungen des Textes nicht mitbekommt, ist es zu empfehlen, alle Autokorrektur-Einstellungen abzustellen.

  1. Über das Register DATEI Menüpunkt OPTIONEN (kurz: ALT+D, O) öffnet man das Dialogfenster ACCESS-OPTIONEN.
  2. Mit AB den Untermenüpunkt DOKUMENTPRÜFUNG wählen und
  3. mit TAB zu AUTOKORREKTUR-OPTIONEN springen.
  4. Durch EINGABE öffnet sich ein weiteres Dialogfenster AUTOKORREKTUR DEUTSCH (DEUTSCHLAND).
  5. Mit mehrmals TAB zu den einzelnen Optionen springen und mit LEER das Kontrollfeld wechselweise ein-/ausschalten.
    Es sollten alle Kontrollfelder mit Ausnahme von "Unbeabsichtigtes Verwenden der FESTSTELLTASTE" und "Schaltfläche für AutoKorrektur-Optionen anzeigen" ausgeschaltet werden.
  6. Durch EINGABE werden die Änderungen übernommen und das Dialogfenster geschlossen.
  7. Mit ESC muss nun auch das Dialogfenster ACCESS-OPTIONEN wieder geschlossen werden.

Smarttags

Smarttags, auf Deutsch "intelligente Etiketten", werden von Access automatisch eingeblendet. Sie bieten kontextbezogene Befehle an, die der Benutzer mit der Maus schnell setzen kann. Beim Einsatz eines Screenreaders führen Smarttags häufig zu Verwirrung, da sie teilweise recht unvermittelt erscheinen. Das auf dem Bildschirm für ein Smarttag angezeigte Symbol erscheint auch in einer Repräsentation auf der Braillezeile, wo es dem Anwender zunächst zusammenhanglos erscheint. Es empfiehlt sich daher, die Smarttags vollständig abzuschalten. Dazu geht man wie folgt vor:

  1. Öffnen einer bestehende Datenbank oder Erstellen einer neuen. (Der notwendige Menüeintrag ist ohne eine geöffnete Datenbank nicht anwählbar.)
  2. Über das Register DATEI Menüpunkt OPTIONEN (kurz: ALT+D, O) das Dialogfenster ACCESS-OPTIONEN öffnen.
  3. Mit AB zur Optionsgruppe CLIENTEINSTELLUNGEN wechseln.
  4. Mit TAB auf das Kontrollfeld SMARTTAGS/ AKTIONSTAGS AUF DATENBLÄTTERN ANZEIGEN springen und dieses mit LEER deaktivieren.
  5. Mit TAB auf das Kontrollfeld SMARTTAGS/ AKTIONSTAGS IN FORMULAREN UND BERICHTEN ANZEIGEN springen und dieses ebenfalls deaktivieren.

Erste Schritte

In diesem Kapitel lernt man, wie man Access startet und beendet, wie man eine Datenbank öffnet, wie man sie wieder schließt und wie das Programm Access allgemein aufgebaut ist.

Access starten

Es gibt mehrere Möglichkeiten um Access zu starten.

  1. Über das Startmenü:
    • Mit STRG+ESC das Startmenü öffnen.
    • Mit PFEIL AUFWÄRTS/ABWÄRTS erst "Programme", RECHTS, dann "Microsoft Office", RECHTS
    • und hier aus der Liste "Microsoft Access 2010" wählen.
    • Mittels EINGABE wird das Programm aktiviert (gestartet).
  2. Auf einigen Rechnern befindet sich "Microsoft Access 2010" in der obersten Ebene des Startmenüs und man muss sich nicht durch die Unterlisten bewegen.
  3. Schließlich kann man Access auch starten, indem man eine Access Datenbank im Arbeitsplatz oder im Windows-Explorer öffnet. Eine Access Datenbank erkennt man an der Endung ".accdb", ".mdb" für "Access Database".

Nach dem Start von Access über das Startmenü ist zunächst keine Datenbank geöffnet.

Eine bereits bestehende Datenbank öffnen

Anders als bei anderen Office-Anwendungen lässt sich in Access immer nur eine Datenbank auf einmal öffnen.

Um eine Datenbank zu öffnen, gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Man öffnet eine bestehende Datenbank oder ein bestehendes Projekt vom Arbeitsplatz aus.
  2. Man öffnet die Datenbank aus Access heraus.
    • Hat man Access ohne Datenbank über das Startmenü geöffnet, so befindet man sich im Register DATEI Menüpunkt NEU.
    • Mittels PFEIL AUFWÄRTS/ABWÄRTS wechselt man zum Menüpunkt ÖFFNEN
    • EINGABE öffnet das Dialogfenster ÖFFNEN. Es ist genauso aufgebaut, wie die Dialogfenster ÖFFNEN der anderen Microsoft Office 2010 Programme. Siehe hierzu: Word 2010 - Das Dialogfenster ÖFFNEN. Hierüber kann man nun eine bereits bestehende Datenbank auswählen und öffnen.

Eine neue Datenbank erstellen

Hat man Access ohne Datenbank über das Startmenü geöffnet, so befindet man sich direkt im Register DATEI Menüpunkt NEU.

Nach zweimal TAB kann man mit den Pfeiltasten wählen, was man öffnen möchte:

  • "Leere Datenbank" - Erstellt eine neue Datenbank, in der noch (fast) keine Objekte enthalten sind. Später wird die Datenbank lokal auf dem Rechner abgelegt.
  • "Leere Webdatenbank" - Erstellt eine neue Datenbank, die später für andere Personen freigeben werden kann. So können z.B. weitere Mitarbeiter der gleichen Firma über das Internet auf diese Datenbank zugreifen. Alle Datenbankobjekte mit den Daten werden in SharePoint-Listen zu dieser Website verschoben. Andere Personen können dann später über einen Webbrowser auf diese Daten zugreifen und je nach Berechtigung auch verändern.
    Nicht alle Funktionen, die man auf eine lokale Datenbank anwenden kann, stehen auch für eine Web-Datenbank zur Verfügung.
  • Vorlagen: - Wenn man häufig Datenbanken mit derselben Grundstruktur erstellen muss, so bietet es sich an, diese Struktur in einer Vorlage zu speichern. Auch hier gibt es mehrere Möglichkeiten:
    • "zuletzt verwendete Vorlage"
    • "Beispielvorlage" - hier findet man eine Reihe von Vorlagen, die Microsoft zu Verfügung stellt.
    • "Meine Vorlagen"

Diese verschiedenen Möglichkeiten sind in Spalten und Reihen angeordnet, die Anzahl der Elemente pro Reihe hängt von der Größe des Fensters ab. Mit PFEIL RECHTS/ LINKS wandert man durch die Reihen. Ist man am Ende einer Reihe angekommen, so springt das nächste RECHTS wieder zum ersten Element dieser Reihe. Erst ein anschließendes PFEIL ABWÄRTS springt an den Anfang der nächsten Reihe.
EINAGBE bestätigt die Wahl.

Nach der Wahl von "Leere Datenbank" und "Leere Webdatenbank" wird eine entsprechende neue Datenbank geöffnet.

Wählt man "Beispielvorlagen", so gelangt man in ein Untermenü, in dem man wieder mit den Pfeiltasten eine Beispieldatenbank aus einer Vielzahl von Datenbanken auswählen kann.

Wählt man "zuletzt verwendete", werden die zuletzt verwendeten Datenbanken aufgelistet.

Wählt man "Meine Vorlagen" so werden die Vorlagen angezeigt, die man selbst im Standartvorlagen Ordner abgelegt hat.

Reichen einem die Beispielvorlagen auf dem lokalen Rechner nicht aus und ist der Rechner mit dem Internet verbunden, so gelangt man mit weiteren TABs zu "Office.com Vorlagen". Hier werden über das Internet noch eine Vielzahl von Vorlagen angeboten.

Neue Datenbank oder neues Datenbankprojekt erstellen

Die Fülle der Möglichkeiten ist für den Einsteiger in Access meist sehr verwirrend. Diese werden meist einfach eine leere Datenbank erstellen wollen. Trotzdem sollte man den Unterschied zwischen einer (lokal) gespeicherten Datenbank und einem Datenbankprojekt kennen.

  • Eine lokal gespeicherte Datenbank enthält alle Komponenten, welche sie für den Endanwender benutzbar macht. Dazu zählen Formulare, Berichte, Makros, Module sowie vor allem auch Datentabellen und Abfragen.
  • Ein Datenbankprojekt kann Formulare, Berichte, Makros, Module enthalten, speichert aber selbst keinerlei Daten oder Abfragen. Die Daten, mit denen ein Datenbankprojekt arbeitet, liegen auf einem Datenbankserver, der diese meist über ein Computernetzwerk zur Verfügung stellt. Gerade bei großen Datenbanken kommt diese Technik oft zum Einsatz, da sich die Daten auf diese Weise zentral verwalten lassen und mehrere Datenbankanwendungen gleichzeitig auf die selben Daten zugreifen können. Die eigentliche Datenbanktechnik läuft bei einem Datenbankprojekt also auf dem Datenbankserver. Alle Elemente, über welche ein Mensch mit den Daten in Interaktion tritt, laufen auf dem Computer, auf welchem das Datenbankprojekt aufgerufen wird. Der erste Schritt zum Erstellen eines Datenbankprojektes ist daher die Angabe, auf welchen Datenbankserver das Projekt zugreifen soll.

Anders als in anderen Office-Anwendungen ist es nicht möglich, mit einer Datenbank zu arbeiten, bevor man diese gespeichert hat. Manuelles Zwischenspeichern ist nicht notwendig. Änderungen an der Datenbank werden unmittelbar gespeichert, können aber teilweise nicht rückgängig gemacht werden. Egal, ob man also eine Datenbank oder ein Datenbankprojekt erstellt, man muss über ein SPEICHERN-Dialogfeld einen Speicherort angeben.

In der Voreinstellung möchte Access neue Datenbanken in den Ordner EIGENE DATEIEN speichern. Der Cursor steht im Eingabefeld Dateiname, DB1.ACCDB wird als Dateiname vorgeschlagen.

Wenn man auf dem Eingabefeld DATEINAME stehend die TAB-Taste drückt, findet man das Eingabefeld DATEITYP. Standardmäßig ist hier die Dateiendung *.accdb (oder *.mdb) für Access-Datenbanken eingestellt. Datenbankprojekte tragen die Endung *.adp.

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld mit UMSCHALT+TAB in die Listenansicht der Ordner und Dokumente wechseln. Mit den Pfeiltasten kann man den gewünschten Ordner anwählen. Durch Betätigen der Taste EINGABE gelangt man in den angewählten UNTERORDNER. Mit der RÜCK-Taste kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner. Im neu gewählten Ordner gelangt man durch TAB in das kombinierte Eingabefeld "Dateiname". Dort wird der Dateiname eingetragen und anschließend mit der EINGABE-Taste die Speicherung ausgelöst.

Alternativ ist wie auch beim Öffnen einer Datenbank die genaue Angabe des Pfads der Datei im Eingabefeld DATEINAME möglich.

Datenbank schließen

Manchmal möchte man eine Datenbank schließen, ohne Access zu beenden. Dies kann man im Register DATEI Menüpunkt DATENBANK SCHLIEßEN (ALT+D,L).

Access beenden

Zum Beenden von Access gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Register DATEI Menüpunkt BEENDEN (ALT+D,B)
  • ALT+F4

Es ist vor dem Beenden von Access nicht notwendig, den aktuellen Stand der Datenbank zu speichern. Alle Änderungen werden während der Benutzung der Datenbank automatisch gespeichert, sobald sie von Access angenommen werden. Allerdings weigert sich Access sich zu beenden, solange noch Fenster mit ungespeicherten Elementen geöffnet sind. Und erfragt, ob die erforderlichen Objekte noch gesichert werden sollen.

Übung - Erste Schritte

Aus Übungszwecken empfiehlt es sich die Beispieldatenbank herunterzuladen, um die "Ersten Schritte" nachvollziehen zu können.
Download: CD_Verwaltung.accdb.

Zur Vertiefung an der Beispieldatenbank sind folgende Aufträge zu bearbeiten:

  1. Starte das Programm Access über das Dialogfeld Ausführen.
  2. Öffne die Datenbank CD_Verwaltung.accdb
  3. Schließe das Programm über die Menüsteuerung.

Das Access Anwendungsfenster

Nach Öffnen einer Access Datenbank präsentiert Access sein Anwendungsfenster. Dieses besteht aus:

  • der Multifunktionsleiste/ Menüband
  • einem Navigationsbereich
  • Objekte im Registerkartenformat
  • einer Statusleiste am unteren Bildschirmrand

Multifunktionsleiste / Menüband

Die Multifunktionsleiste befindet sich am oberen Rand des Access-Anwendungsfensters über die gesamte Breite.

Da fast alle Befehle und Funktionen von Access über die Multifunktionsleiste aufgerufen werden, wird diese hier näher beschrieben:

Die Multifunktionsleiste (ab Version 2010 wieder Menüband genannt) ist in Register und Gruppen unterteilt:

Register
Mit Hilfe von ALT und anschließenm Bewegen der Cursor-Tasten PFEIL RECHTS/LINKS kann man sich die Register anschauen wie DATEI, START, EXTERNE DATEN, DATENBANKTOOLS, und kontextbezogene Registerkarten, die nicht immer angesprochen werden können.
Hat man ein Register ausgewählt, so springt man mit TAB in dieses Register. Jedes Register kann auch über eine Tastenkombination ALT+ BUCHSTABE angesprochen werden.
Gruppen
Jedes Register ist in verschiedene Gruppen unterteilt. Nach ALT+BUCHSTABE z.B. ALT+R fürs Start-Register kann man mit Hilfe von TAB durch alle Gruppen wandern. Mit STRG+PFEIL RECHTS/LINKS wechselt man von Gruppe zu Gruppe und muss nicht jeden Menüpunkt anspringen. Eine Ausnahme gibt es, das Register DATEI besitzt nur Menüpunkte und keine Gruppen. Wird das Register DATEI ausgewählt bewegt man sich mit PFEIL AUF/AB durch die Menüpunkte.
Menüpunkte
Jede Gruppe ist wiederum in Menüpunkte unterteilt. Jeden Menüpunkt kann man mit einer Tastenkombination anwählen oder man wechselt mit TAB von Menüpunkt zu Menüpunkt und wählt ihn mit EINGABE aus. Nach Auswahl eines Menüpunktes öffnet sich teilweise eine Ausklappliste, öffnet sich ein Dialogfenster oder es erfolgt sofort die gewünschte Aktion.

Mittels STRG+F1 kann man die Gruppen aus- und einblenden.

Grundsätzlich bietet es sich an, die Menübänder von Access zur Navigation in der Multifunktionsleiste zu nutzen. Man kann mit ALT in die Übersicht der Menübänder springen. Daraufhin kann man mit der Pfeiltaste oder mit dem passenden Buchstabenkürzel zu dem gewünschten Menüband navigieren. Innerhalb des Menübandes kann man mit STRG+PFEIL RECHTS/LINKS die unterschiedlichen Gruppen anspringen. Ist man in der gewünschten Gruppe angekommen, navigiert man mit TAB bis zu dem Menüpunkt und wählt diesen mit EINGABE aus (oder PFEIL ABWÄRTS bei einer Aufklappliste).

Navigationsbereich

Unterhalb der Multifunktionsleiste befindet sich links der Navigationsbereich.

Er kann aber mit F11 wechselweise ein- und ausgeblendet werden.

Leider benennt JAWS den Navigationsbereich nicht.

Der Navigationsbereich repräsentiert die komplette Datenbank und bietet eine Art Arbeitsmappe an, die alle Objekte der Datenbank enthält.

Nach dem Öffnen einer Datenbank, steht der Fokus normalerweise im Arbeitsbereich, sofern ein Startformular vorhanden ist. Ist kein Startformular vorhanden so befindet sich der Fokus im Navigationsbereich.

Befindet sich der Fokus nicht im Navigationsbereich, so gelangt man durch mehrmals F6 in den Navigationsbereich. JAWS benennt ihn leider nicht, sondern benennt das aktuelle Objekt mit Objektname-"Schalter". Mit PFEILTASTE AUF/ AB navigiert man durch die einzelnen Objekte. Mit EINGABE öffnet man das gewählte Objekt und der Fokus wechselt auf die Registerkarte des Objektes im Arbeitsbereich.

Hiernach kann man erneut in den Navigationsbereich wechseln und weitere Objekte auf neuen Registerkarten öffnen.

Ansicht des Navigationsbereichs

Nicht immer werden im Navigationsbereich alle vorhandenen Objekte angezeigt. Welche Objekte wie gruppiert und in welcher Reihenfolge sie aufgelistet werden, kann eingestellt werden.

Mit den PFEILTASTEN AUF/ AB navigiert man durch die angezeigten Objekte. Sind diese gruppiert, erreicht man auch die Gruppenüberschrift Name-"Gliederung". JAWS sagt an, ob die Gruppe reduziert oder erweitert ist. Ist die Gruppe reduziert, so erreicht man mit den PFEILTASTEN nur die Überschrift, ist sie erweitert, so kann jedes Objekt ausgewählt werden.

Navigiert man mit TAB/ SHIFT+TAB durch die Objektliste, so springt man von Gruppenüberschrift zu Gruppenüberschrift bzw. zu den Schaltern.

Steht der Fokus auf Name-"Gliederung" so erweitert man die Gruppe mit PFEILTASTE RECHTS und reduziert sie mit PFEILTASTE LINKS.

Hat man eine Datenbank mit vielen Objekten, kann so recht schnell durch die Objekte navigiert werden.

filtern und sortieren der Objekte

Oberhalb der Objektgruppen im Navigationsbereich befindet sich ein Menüschalter. Über diesen kann man festlegen wie die Objekte gruppiert, gefiltert oder sortiert werden.

Man gelangt zu diesem Menüschalter, in dem man erst mit evtl. mehrmals SHIFT+TAB zur "Schaltfläche zum Öffnen oder Schließen der Verkleinerungsschaltfläche" wechselt und dann mit einem weiteren SHIFT+TAB zum Name-"Menüschalter".

Mit PFEIL AB öffnet sich das zugehörige Kontextmenü.

Das Kontextmenü ist in zwei Gruppen eingeteilt:

  • Navigieren zur Kategorie
    mit den Unterpunkten
    • Benutzerdefiniert
    • Objekttyp
    • Tabellen und damit verbundene Schichten
    • Erstellt am
    • Änderungsdatum
  • Nach Gruppen filtern
    Hier sind die Unterpunkte abhängig von der vorher gewählten Kategorie.

Wählt man z.B. im ersten Schritt OBJEKTTYP werden alle Objekte nach ihrem Typ (Tabelle, Formular, Bericht, ...) gruppiert. Durch EINGABE wird die Wahl bestätigt und ausgeführt. In einem zweiten Schritt kann man nun über den gleichen Menüschalter (den man wieder durch mehrmals SHIFT+TAB ansteuern muss) einen Filter auswählen. Wählt man z.B. den Filter "Tabellen", so werden nur alle Objekte des Typs "Tabelle" angezeigt. Als letzten Filterpunkt gibt es immer auch "Alle ...", so dass es immer die Möglichkeit gibt, alle Objekte anzuzeigen.

Befindet sich der Fokus auf dem Namen-"Menüschalter", so kann man mit ALT+F10 ein Kontextmenü öffnen. Hier gibt es nochmals die Möglichkeit die Kategorie zu wählen, darüber hinaus gibt es aber noch die Möglichkeit eine Sortierungsart festzulegen.

  • mit PFEIL AB "Sortieren nach" auswählen
  • mit PFEIL RECHTS ins Untermenü wechseln
  • hier wieder mit PFEIL AB die Sortierungsart auswählen
    • Aufsteigend sortieren
    • Absteigend sortieren
    • Name
    • Typ
    • Erstellt am
    • Änderungsdatum
    • Automatische Sortierung entfernen

Durch EINGABE wird die Sortierungsart übernommen.

Wie man einzelne Datenbankobjekte in selbstdefinierte Gruppen sortiert, wird im Kapitel Datenbankobjekte gruppieren beschrieben.

Arbeitsbereich - Dokumente im Registerkartenformat

Unterhalb der Multifunktionsleiste befindet sich rechts (also neben dem Navigationsbereich) der Arbeitsbereich.

Hier werden die einzelnen Datenbankobjekte erstellt bzw. angezeigt und bearbeitet.

Jedes Objekt (Tabelle, Formular, ...) wird auf einer neuen Registerkarte abgelegt.

Öffnet man eine bereits bestehende Datenbank, so wird entweder das Startformular (falls vorhanden) als erste Registerkarte angezeigt oder der Arbeitsbereich bleibt erst mal leer.

Ist der Arbeitsbereich leer, befindet sich der Fokus im Navigationsbereich. Hier kann mit den PFEILTASTEN AUF/AB ein Objekt ausgewählt und mit EINGABE geöffnet werden. Der Fokus wechselt in den Arbeitsbereich. Will man ein weiteres Objekt öffnen wechselt man mit SHIFT+F6 wieder in den Navigationsbereich und wählt ein weiteres Objekt. Dieses wird in einer neuen Registerkarte angezeigt.

Hat man mehrere Registerkarten geöffnet, so wechselt man mit STRG+F6 von Registerkarte zu Registerkarte.

Arbeiten mit Registerkarten

Alle Objekte einer Datenbank werden im Arbeitsbereich des ACCESS-Fensters erstellt und bearbeitet. Dabei wird jedes (neue) Objekt auf einer eigenen Registerkarte abgelegt.

In diesem Kapitel soll nun die grundlegende Arbeitsweise mit den Registerkarten beschrieben werden.

Startformular

Beim Öffnen einer Datenbank wird entweder ein Startformular oder ein leerer Arbeitsbereich angezeigt.

Startformulare müssen vom Ersteller einer Datenbank gestaltet werden. Sie fassen die wichtigsten Funktionen einer Datenbank zusammen und sollen dem Anwender die Arbeit möglichst leicht machen. Startformulare richten sich damit auch an Endbenutzer, die von Datenbanken unter Umständen keinerlei Ahnung haben. Das Startformular erscheint im Arbeitsbereich auf einer eigenen Registerkarte. Somit wird es wie jede andere Registerkarte behandelt.

vorhandenes Datenbankobjekt öffnen

Es gibt zwei Möglichkeiten ein bestehendes Datenbankobjekt zu öffnen.

Entweder über das Startmenü, falls vorhanden

oder

über den Navigationsbereich.

Im Navigationsbereich wählt man mit den PFEILTASTEN AUF/ AB das gewünschte Objekt aus. (Siehe hierzu auch das Kapitel Navigationsbereich). Durch EINGABE wird im Arbeitsbereich das ausgewählte Objekt auf einer neuen Registerkarte geöffnet. Der Fokus wechselt in die neu geöffnete Registerkarte, so dass man diese gleich bearbeiten kann.

Datenbankobjekt schließen

Will man die Registerkarte eines Datenbankobjektes schließen, muss sich der Focus auf dieser Registerkarte befinden:

  • (mehrmals) F6 in den Arbeitsbereich wechseln
  • (mehrmals) STRG+F6 auf die entsprechende Registerkarte wechseln

Hiernach kann diese Registerkarte durch die Tastenkombination STRG+W geschlossen werden.

Datenbankobjekt löschen

Will man ein Datenbankobjekt löschen, so darf es nicht geöffnet sein.

Danach kann es über den Navigationsbereich gelöscht werden.

  1. mit (mehrmals) F6 zum Navigationsbereich wechseln
  2. mit PFEILTASTE AUF/ AB zum entsprechenden Objekt wechseln
  3. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
  4. mit PFEILTASTE AB zu "Löschen"
  5. EINGABE
  6. Anschließend kommen evtl. noch Warnungen bzw. Abfragen, ob man wirklich das Objekt löschen will und dass auch alle Beziehungen gelöscht werden. Will man das Objekt wirklich löschen, so müssen diese Fragen mit dem "Ja"-Schalter beantwortet werden.

Sollte das entsprechende Objekt nicht im Navigationsbereich aufgelistet werden, ist es vielleicht rausgefiltert worden oder in einer reduzierten Gruppe. Siehe hierzu Kapitel - Navigationsbereich.

Befindet man sich in der Ansicht "Benutzerdefiniert" so kann ein Objekt nur dann gelöscht werden, wenn es sich innerhalb der Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte" befindet.

Neues Datenbankobjekt erzeugen

Über das Register ERSTELLEN Gruppe "Objekttyp" kann eine neue leere Registerkarte des entsprechenden Typs erstellt werden. Hierbei steht "Objekttyp" für:

  • Tabellen (kurz: ALT+L, TT)
  • Formulare (kurz: ALT+L, FR)
  • Berichte (kurz: ALT+L, RT)
  • Andere
    • Menüpunkt: Abfrage-Assistent (kurz: ALT+L, I)
    • Menüpunkt: Abfrageentwurf (kurz: ALT+L, QW)
    • Menüpunkt: Makro (kurz: ALT+L, A)
    • Menüpunkt: Modul (kurz: ALT+L, U)
    • Menüpunkt: Klassenmodul (kurz: ALT+L, E)

Wird eine Tabelle, ein Formular oder ein Bericht erstellt, so erscheint sofort eine leere Registerkarte, mit dem entsprechenden Objekttyp.

Will man eine Abfrage oder einen Abfrageentwurf erstellen, so muss man noch mehrere Abfragen beantworten, um die entsprechende Registerkarte zu erstellen.

Datenbankobjekt kopieren

Datenbankobjekte lassen sich sehr einfach innerhalb des Navigationsbereiches kopieren.

  1. mit (mehrmals) F6 zum Navigationsbereich wechseln
  2. mit PFEILTASTE AUF/ AB zum entsprechenden Objekt wechseln
  3. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen und mit PFEILTASTE AB zu "Kopieren"
    oder ganz kurz STRG+C
  4. nochmals mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen und mit PFEILTASTE AB zu "Einfügen"
    oder ganz kurz STRG+V
  5. Es öffnet sich das Dialogfenster "Objekttyp einfügen als"
    • der Fokus steht in dem Feld TYPNAME hier kann ein neuer Name vergeben werden. Standardmäßig steht hier "Kopie von xxxx". Dieser Name kann sofort überschrieben werden.
    • Will man eine Tabelle kopieren so gelangt man mit TAB zu den Einfügeoptionen. Hier kann man mit PFEILTASTEN AUF/ AB wählen zwischen
      • Nur Struktur
      • Struktur und Daten
      • Daten an vorhandene Tabelle anfügen
  6. EINGABE kopiert das Datenbankobjekt

Datenbankobjekt umbenennen

Datenbankobjekte lassen sich sehr einfach innerhalb des Navigationsbereiches umbenennen. Hierzu muss das Datenbankobjekt geschlossen sein.

  1. mit (mehrmals) F6 in den Navigationsbereich wechseln
  2. mit PFEILTASTE AUF/ AB zum entsprechenden Objekt wechseln
  3. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen und mit PFEILTASTE AB zu "Umbenennen"
  4. nach EINGABE kann der alte Name direkt überschrieben werden
  5. EINGABE übernimmt den neuen Namen

Datenbankobjekte gruppieren

Im Kapitel - Navigationsbereich wurde schon kurz beschrieben, dass es innerhalb des Navigationsbereiches verschiedene Ansichten gibt. Je nach Wahl einer Ansicht werden die Objekte einzelnen vordefinierten Gruppen zugeordnet. So können die Datenbankobjekte nach ihrem Typ, dem Erstelldatum oder dem Änderungsdatum gruppiert werden können.

Vielleicht will man seine Registerkarten aber auch ganz anders gruppieren und damit die Möglichkeit haben nur einzelne Gruppen anzuzeigen.

Sowohl das Erstellen einer neuen Gruppe als auch das Einfügen eines Objektes in eine Gruppe erfolgt im Navigationsbereich.

Hierzu muss im Navigationsbereich die Ansicht "Benutzerdefiniert" gewählt werden.

Zur Erinnerung

  1. mit (mehrmals) SHIFT+TAB zur "Schaltfläche zum Öffnen/ Schließen der Verkleinerungsleiste Schalter"
  2. SHIFT+TAB zum Menüschalter
  3. EINGABE öffnet das Menü des Menüschalters
  4. mit PFEILTASTE AB zu "Benutzerdefiniert"
  5. EINGABE

Nun befindet man sich in der benutzerdefinierten Ansicht des Navigationsbereichs.

Besitzt man schon eigene Gruppen, kann man nochmals den Menüschalter öffnen und auswählen nach welcher Gruppe die Ansicht gefiltert werden soll, d.h. welche Gruppe angezeigt werden soll. Denn nun werden im Menüschalter alle bereits definierten Gruppen und die "Gruppen" "Nicht zugewiesene Objekte" sowie "Alle anzeigen" aufgelistet.

Hat man noch keine eigenen Gruppen definiert, so stehen alle Objekte in der Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte".

Jede Gruppe kann später im Navigationsbereich reduziert oder erweitert werden. Reduziert bedeutet, dass in der Liste aller Datenbankobjekte nur der Gruppenname angezeigt wird. Beim Navigieren mit den Pfeiltasten, werden also die Objekte der Gruppe übersprungen. Erweitert bedeutet, dass unterhalb des Gruppennamens alle Objekte aufgelistet sind. Mit PFEILTASTE AB erreicht man jedes Objekt.

Steht man auf dem Gruppennamen so reduziert PFEILTASTE RECHTS die Gruppe und erweitert PFEILTASTE LINKS die Gruppe wieder.

neue Gruppe erstellen

Neue Gruppen werden in der benutzerdefinierten Ansicht des Navigationsbereichs erstellt.

  1. mit PFEILTASTE AUF/ AB den Fokus auf das erste Datenbankobjekt stellen, welches in die neue Gruppe eingefügt werden soll. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Gruppe sich dieses Objekt aktuell befindet oder ob es sich unter "Nicht zugewiesene Objekte" befindet
  2. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
  3. mit PFEILTASTE AUF zum Menüpunkt "Zur Gruppe hinzufügen ..."
  4. mit PFEILTASTE RECHTS öffnen des Untermenüs
  5. mit PFEILTASTE AB zum Menüpunkt "Neue Gruppe..." (oder kurz ALT+N)
  6. EINGABE
  7. hiernach erscheint im Navigationsbereich eine neue Gruppe mit dem Namen "Benutzerdefinierte Gruppe Nr.". Dieser Name kann sofort mit einem beliebigen selbstgewählten Namen überschrieben werden.
  8. EINGABE

Nun wurde eine neue Gruppe erstellt, die als erstes Element das Objekt enthält, auf welchem sich der Fokus befand.

Objekte in eine Gruppe einfügen

Nun können weitere Objekte in die neu erzeugte Gruppe eingefügt werden.

  1. mit PFEILTASTE AUF/ AB zum nächsten Datenbankobjekt, das in die Gruppe eingefügt werden soll.
  2. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
  3. mit PFEILTASTE AUF zum Menüpunkt "Zur Gruppe hinzufügen ..."
  4. mit PFEILTASTE RECHTS ins Untermenü
  5. mit PFEILTASTE AB eine der bereits erstellten Gruppen auswählen (existiert noch keine Gruppe, so gibt es nur den Untermenüpunkt "Neue Gruppe..."
  6. EINGABE

Das Objekt erscheint nun im Navigationsbereich unter der entsprechenden Gruppenüberschrift.

Sobald ein Objekt einer Gruppe zugeordnet wurde, wird es aus der Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte" entfernt.

Jedes Objekt kann mehreren selbst definierten Gruppen zugefügt werden.

Objekt aus einer Gruppe entfernen

Befindet sich ein Objekt in einer Gruppe, so kann es aus dieser wieder entfernt werden.

  1. Innerhalb des Navigationsbereichs den Fokus innerhalb der Gruppe, aus dem das Objekt entfernt werden soll, auf das entsprechende Objekt stellen.
  2. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
  3. mit PFEILTASTE AUF den Menüpunkt "Entfernen" wählen
  4. EINGABE

Das Objekt ist damit aus der aktuellen Gruppe entfernt. Es kann sich aber durchaus noch in anderen Gruppen befinden.

Ist das Objekt nach dem Entfernen keiner selbstdefinierten Gruppe mehr zugeordnet, so erscheint es automatisch wieder in der Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte".

Aus der Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte" kann das Objekt nicht entfernt werden.

Das Entfernen eines Objektes bewirkt also niemals das Löschen des Objektes. Es wird lediglich der Name aus der Gruppe entfernt und notfalls der Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte" zugeordnet.

Gruppe umbenennen oder löschen

Um eine Gruppe umzubenennen oder zu löschen, muss man innerhalb des Navigationsbereichs den Fokus auf den Gruppennamen setzen.

Mit PFEILTASTE AUF/AB erreicht man nicht nur jedes Datenbankobjekt, sondern auch den Gruppennamen.

Schneller geht es mit TAB. Navigiert man mit TAB innerhalb des Navigationsbereichs, so springt der Fokus gleich zum Gruppennamen der nächsten Gruppe, dann zum ersten Element der nächsten Gruppe, dann zur Überschrift der übernächsten Gruppe.

(Mit SHIFT+TAB springt man zur Überschrift der aktuellen Gruppe, dann zum letzten Element der darüber liegenden Gruppe und dann wieder zur Überschrift dieser Gruppe usw.).

Ist eine Gruppe reduziert, erreicht man nur ihren Namen.

Steht der Fokus auf dem Gruppennamen, so öffnet man mit SHIFT+F10 das Kontextmenü und wählt den Menüpunkt "Umbenennen" oder "Löschen" je nach dem, was man machen möchte.

Nach Umbenennen, kann man sofort einen neuen Namen eingeben.

Nach Löschen, werden erst alle Elemente aus der Gruppe entfernt (also gegebenenfalls in die Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte" geschoben) und dann die Gruppe gelöscht.

Tabellen

Access speichert Informationen in Form von Tabellen. Eine Tabelle besteht aus horizontal verlaufenden Zeilen und vertikal verlaufenden Spalten. Jede Zeile einer Tabelle entspricht einem Datensatz. Spalten legen die Art der in einer Zelle gespeicherten Information fest. Im Schnittpunkt einer Zeile und einer Spalte liegt eine Zelle. Jede Zelle speichert eine Information. Tabellen werden individuell an die Erfordernisse der Informationen angepasst, die in ihnen gespeichert werden sollen. Eine Tabelle zum Speichern von Namen und Adressen könnte die folgenden Spaltenüberschriften haben:

ID, Name, Vorname, Anrede, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort

Eine mit Daten angefüllte Zeile, also ein Datensatz könnte wie folgt aussehen:

1, Mustermann, Max, Herr, Schlossstraße, 23, Ilvesheim

Bevor Informationen in einer Tabelle gespeichert werden können, muss die Struktur der Tabelle bestimmt werden: Wie viele Spalten soll die Tabelle haben, welche Werte sollen die Spalten aufnehmen können. Eine Tabelle hat daher zwei Ansichten:

  • Die Entwurfsansicht, in der die Struktur der Tabelle angelegt oder nachträglich verändert wird.
  • Die Datenblattansicht, in der Werte in die angelegten Felder eingegeben werden können.

Beim Öffnen einer Tabelle als Registerkarte im Arbeitsbereich wird die Datenblattansicht geöffnet.

HINWEIS: Folgend empfiehlt es sich jeden beschriebenen Schritt anhand der Nordwind_2010.accdb nachzuvollziehen. Hierzu sollte eine Kopie der Datei Nordwind_2010.accdb angelegt werden. In dieser können beliebig Veränderungen vorgenommen werden.

Anmerkung zu Nordwind_2010.accdb:
Nach dem Öffnen der Nordwind_2010 Datenbank befindet man sich im Anmeldedialog. Mit ALT+AB wird hier eine Liste der Mitarbeiter geöffnet, die mit der Datenbank arbeiten dürfen. Mit AUF/ AB kann ein Name ausgewählt werden. Mit erneut EINGABE wird die Datenbank endgültig geöffnet.

Tabelle: Datenblattansicht

Die Datenblattansicht wird für das Eintragen und Verändern von Informationen benötigt. Die Navigation in ihr ist recht einfach.

  • AB und AUF wechselt zur nächsten Zeile bzw. zum nächsten Datensatz.
  • RECHTS und LINKS wechselt die Spalte innerhalb eines Datensatzes. Befindet sich der Cursor in der letzten Spalte eines Datensatzes, so wechselt der Cursor beim Betätigen von RECHTS automatisch zur ersten Spalte des nächsten Datensatzes. Umgekehrt wechselt die Taste LINKS in der ersten Spalte zur letzten Spalte des vorausgehenden Datensatzes. Statt RECHTS und LINKS können auch die Tasten TAB bzw. UMSCHALT+TAB verwendet werden.
  • Werte können mit der Tastatur direkt in die Tabelle eingegeben werden. Sie werden dabei unmittelbar in der Tabelle gespeichert. Je nach Struktur der Tabelle kann aber nicht in jedem Feld jeder Wert gespeichert werden. Ist durch die Struktur der Tabelle beispielsweise festgelegt, dass ein Feld nur einen Zahlenwert speichern kann und gibt der Anwender dennoch Textzeichen ein, so blendet Access beim Versuch, das Feld zu verlassen, ein Dialogfeld mit einer Fehlermeldung ein und besteht auf Korrektur des Fehlers.
  • Ist eine Spalte zu breit um alle Inhalte darzustellen (z.B. Memofelder) kann mit SHIFT+F2 das ZOOM-Dialogfeld aufgerufen werden, in dem alle in der Normalansicht nicht sichtbaren Werte in einem mehrzeiligen Eingabefeld angezeigt werden.
  • JAWS liest den Wert eines Feldes automatisch vor und zeigt ihn auf der Braillezeile an. Ebenso wird in der Voreinstellung die Spaltenüberschrift vorgelesen.
  • JAWS+C sagt die aktuelle Koordinate des Feldes (Bezeichnung von Spalte und Zeile) an.
  • JAWS+F1 ruft den Virtual Viewer von Jaws auf. Dieser sagt die Eigenschaften der Zelle an, in der sich der Cursor gerade befindet.

Arbeiten in der Tabellen-Datenblattansicht

Datensatz löschen

Um einen ganzen Datensatz (eine Zeile) zu löschen, gibt es zwei Wege

entweder

  1. navigiert man in die entsprechende Zeile
  2. markiert mit SHIFT+LEER die gesamte Zeile
  3. öffnet mit SHIFT+F10 das Kontextmenü
  4. wählt mit PFEILTASTE AB "Datensatz löschen"
  5. EINGABE

oder

  1. navigiert in die entsprechende Zeile
  2. wählt im Register START Gruppe DATENSÄTZE den Menüpunkt LÖSCHEN (kurz: ALT+R, KL)
  3. wählt mit PFEILTASTE AB "Datensatz löschen"
  4. EINGABE

In beiden Fällen öffnet sich ein Sicherheitsfenster, in dem man noch einmal gefragt wird, ob man den Datensatz wirklich löschen möchte. Diese Frage beantwortet man mit dem JA-Schalter oder wechselt mit RECHTS zum NEIN-Schalter, um den Löschvorgang abzubrechen.

Der Fokus befindet sich anschließend im Datensatz unterhalb des gelöschten Datensatzes in der ersten Spalte.

Spalte löschen

Innerhalb der Datenblattansicht ist es möglich, direkt eine Spalte der Tabelle und alle Einträge dieser Spalte in allen Datensätzen zu löschen. Dieser Befehl sollte nur mit größter Vorsicht benutzt werden. Vor dem Löschen der Spalte wird zwar ein Dialogfeld mit einer Sicherheitsabfrage eingeblendet, aber dieses wird durch ein unachtsames Drücken von EINGABE automatisch mit JA beantwortet. Es ist anschließend nicht mehr möglich, die Aktion rückgängig zu machen.

Um eine Spalte zu löschen, navigiert man innerhalb eines beliebigen Datensatzes in die Spalte, die gelöscht werden soll.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten eine ganze Spalte zu löschen
entweder

  1. mit STRG+LEER die gesamte Spalte markieren
  2. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
  3. mit PFEILTASTE AUF "Feld löschen" wählen
  4. EINGABE
  5. Beantworten der Sicherheitsabfrage des erscheinenden Dialogfeldes mit JA.

oder

  1. im Register START Gruppe DATENSÄTZE den Menüpunkt LÖSCHEN wählen (kurz: ALT+R, KL)
  2. mit PFEILTASTE AB "Spalte löschen" wählen
  3. EINGABE
  4. Sicherheitsabfrage mit JA beantworten

Der Fokus befindet sich anschließen in der ersten Zeile rechts neben der gelöschten Spalte.

Datensatz auswählen

Soll ein Datensatz oder vielleicht sogar alle Datensätze einer Tabelle auf einmal ausgewählt werden, etwa um sie über die Zwischenablage in eine andere Tabelle oder in ein anderes Dokument zu kopieren, geht man wie folgt vor.

  1. Navigieren zum gewünschten Datensatz.
  2. mit SHIFT LEER den Datensatz markieren
  3. mit SHIFT AUF/AB die darüber/darunterliegenden Datensätze ebenfalls markieren
    mit ENDE markiert man alle Datensätze bis zum Ende und mit POS1 alle Datensätze bis zum Anfang
    STRG+A markiert alle Datensätze gleichzeitig.
  4. mit SHIFT F10 öffnet sich das Kontextmenü über welches man die markierten Datensätze nun AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN und EINFÜGEN (kurz: STRG+X, STRG+C und STRG+V) kann.

Um einen / mehrere Datensätze einzufügen, muss der Fokus vor dem Einfügen zuerst eine Zeile unter den letzten Datensatz gesetzt werden (erste leere Datensatzzeile). Diese Zeile muss dann mit SHIFT+F2 markiert werden, um danach mit STRG+C die neuen Datensätze einzufügen.

Datensatz sortieren

Die Darstellung jeder Tabelle lässt sich nach einer Spalte sortieren. In der Voreinstellung wird jede Spalte in aufsteigender Reihenfolge nach dem Inhalt der ersten Spalte sortiert. Soll eine Sortierung nach einer anderen Spalte oder in einer anderen Reihenfolge erfolgen, geht man wie folgt vor:

  1. in die Spalte, nach der die Tabelle sortieren werden soll, navigieren
  2. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
  3. innerhalb dieses Kontextmenüs kann mit AUF/ AB zwischen "Von A bis Z sortieren" bzw. "Von Z bis A sortieren" bzw. bei numerischen Werten in der Spalte "Nach Größe sortieren (aufsteigend)" / "Nach Größe sortieren (absteigend)" gewählt werden. (Je nach Datentyp der Spalte, können auch andere Sortierungen angeboten werden.)
  4. EINGABE führt die Sortierung aus.

Datensatz suchen

Für das Suchen eines Datensatzes stellt Access gleich eine Reihe unterschiedlicher Werkzeuge bereit. Diese unterscheiden sich beträchtlich in ihrer Komplexität und reichen von der einfachen Textsuche, wie man sie auch aus Anwendungen wie Microsoft Word kennt, bis hin zu komplexen Filterfunktionen.

Suchen und Ersetzen

Register START Gruppe SUCHEN Menüpunkt SUCHEN (kurz: ALT+R,FU oder STRG+F) öffnet das Dialogfeld "Suchen und ersetzen". Das Dialogfeld beinhaltet die beiden Registerkarten "Suchen" und "Ersetzen". STRG+TAB wechselt zwischen diesen beiden Registerkarten.

Dabei handelt es sich um eine einfache Textsuche nach einer beliebigen Zeichenfolge. Im Register "Ersetzen" kann die gefundene Zeichenkette durch eine beliebige andere Zeichenkette ersetzt werden.

Im Register "Suchen" existieren folgende Eingabefelder (mit TAB geht man jeweils zum nächsten Eingabefeld):

  • Suchen nach (ALT+S)
    Hier kann die zu suchenden Zeichenfolge eingegeben werden.
  • Suchen in (ALT+C)
    mit AUF/ AB kann zwischen "aktuelles Dokument" und dem "aktuellem Feld" (Spalte) in der sich der Fokus befindet gewählt werden. Es wird entweder in der ganzen Tabelle oder nur in der aktuellen Spalte nach der Zeichenkette gesucht.
  • Vergleichen (ALT+V)
    hier kann mit AUF/ AB gewählt werden ob die Zeichenkette am "Anfang des Feldinhaltes" erscheinen muss, ob die Zeichenkette "Teil des Feldinhaltes" sein muss oder ob die Zeichenkette dem gesamten Feldinhalt (Ganzes Feld) entsprechen muss.
  • Schalter WEITERSUCHEN (ALT+W)
    Die Zeichenkette wird gesucht. Das gleiche geschieht auch, wenn man von beliebiger Stelle (mit Ausnahme des Schalters ABBRECHEN) aus EINGABE drückt. Wird eine Zeichenfolge gefunden, die der gesuchten entspricht, so wechselt der Fokus im Arbeitsbereich in diese Zelle. Jedes weitere WEITER oder EINGABE sucht die nächste Zeichenkette und setzt den Fokus neu.
  • Schalter ABBRECHEN
    Die Suche wir abgebrochen und das Dialogfenster geschlossen.
  • Suchen (ALT+U)
    hier kann mit AUF/ AB zwischen Aufwärts, Abwärts und alle suchen unterschieden werden.
  • Kontrollfeld Groß-/Kleinschreibung beachten (ALT+K)
    mit LEER kann dies wechselweise ein- und ausgeschaltet werden
  • Kontrollfeld Formatierung beachten (ALT+F)
    mit LEER kann dies wechselweise ein- und ausgeschaltet werden. Ist das Kontrollfeld aktiviert, wird die Suche auf Ergebnisse, deren Formatierung (Textauszeichnung etc.) genau mit dem Suchbegriff übereinstimmt beschränkt.

Mit ESC oder dem Schalter ABBRECHEN kann das Dialogfeld geschlossen werden. Erst nach Schließen des Dialogfensters sieht man, wohin der Fokus gesetzt wurde.

Möchten man Werte der Tabelle durch eine beliebige Zeichenkette ersetzen, wechselt man auf die Registerkarte ERSETZTEN oder öffnet das Dialogfenster gleich mit dieser Registerkarte entweder über STRG+H oder Registerkarte START Gruppe SUCHEN Menüpunkt ERSETZEN (kurz: ALT+R,6)

Das Dialogfeld ERSETZEN ist im Aufbau weitgehend identisch zur Suche. Es enthält zusätzlich das Eingabefeld ERSETZEN DURCH (ALT+D), in welches man die Zeichenkette einträgt, durch welche die Suchergebnisse ersetzt werden sollen.

  • Der Schalter WEITERSUCHEN (ALT+W) sucht lediglich nach einem Eintrag, der dem Suchbegriff entspricht.
  • Der Schalter ERSETZEN (ALT+E) ersetzt den gefundenen Eintrag durch die gewählte Zeichenkette
  • Der Schalter ALLE ERSETZEN (ALT+T) ersetzt ohne weitere Rückfrage alle Einträge, die dem Suchkriterium entsprechen.

Auch die Funktion ERSETZEN muss mit Bedacht eingesetzt werden, da sich der Vorgang nicht rückgängig machen lässt.

Filter

Filter ermöglichen es, Datensätze mit gemeinsamen Eigenschaften aus einer großen Datenmenge herauszusuchen. Dabei kann der Benutzer die Eigenschaften frei wählen. Ein Unternehmen könnte seine Kundendaten zum Beispiel nach den Kriterien "Frau, jünger als 30, älter als 20, Wohnort Mannheim" filtern, um einen Werbe-Serienbrief an diese Zielgruppe zu versenden.

allgemeine Filter

Access bietet für jedes Feld eines Formulars bzw. einer Tabelle allgemeine Filter (AutoFilter), über die sich Datensätze schnell filtern lassen. Abhängig vom Feldtyp, den das zu filternde Feld besitzt, stehen verschiedene Filter zur Verfügung: Zahlenfilter, Textfilter und Datumsfilter.

  1. Öffnen der Tabelle, auf welche die Filterkriterien angewandt werden soll
  2. Den Fokus in die Spalte setzen nach deren Werten gefiltert werden soll
  3. Wählen des Registers START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt FILTERN (kurz: ALT+R, FI)
  4. Es öffnet sich ein Kontextmenü in dem mit AUF/ AB bzw. TAB von Menüpunkt zu Menüpunkt gewechselt werden kann.
    • Als erstes werden wieder die beiden oben schon erwähnten Sortierungsmöglichkeiten angeboten (aufsteigend/absteigend nach Alphabet, Datum, Zahl, ...).
    • Hiernach kann der Filter (falls vorhanden) wieder gelöscht werden: "Filter löschen aus ..."
    • Als drittes folgt der eigentliche Filter. Je nach Typ der Daten: Zahlenfilter, Textfilter, Datumsfilter, ....
      Mit RECHTS öffnet sich ein weiteres Untermenü, welches aber für jeden Typ leicht unterschiedlich ist. Beim Zahlenfilter hat man die Wahl zwischen:
      • Gleich...
      • Nicht gleich ...
      • Kleiner als ...
      • Größer als ...
      • Zwischen ...
    Beim Textfilter erscheinen Filter wie:
    • Beginnt mit ...
    oder
    • Enthält ...
    EINGABE bestätigt den gewünschten Filter und öffnet ein Dialogfenster, in dem der Filter näher beschrieben wird. Man befindet sich sofort in einem Eingabefeld, in dem die Zahl, der Buchstabe/ die Buchstabenfolge eingetippt werden kann, nach der man filtern will. Beim Zahlen-Filter "Gleich ..." also die Zahl, die der Datensatz in der ausgewählten Spalte enthalten soll.
    • Als viertes bietet Access noch die Möglichkeit des Filterns mit Hilfe der Werteliste.
      Unterhalb des Zahlenfilters/Datumsfilters bzw. Textfilters zeigt das Menü noch eine Liste aller innerhalb der Spalte existierenden Werte an, sowie "(Alle auswählen)" und "(Leer)". Hier kann jeder einzelne Wert mit LEER gewählt bzw. nicht gewählt werden. Mit TAB verlässt man die Liste. EINGABE bewirkt, dass nur die Werte angezeigt werden, die gewählt wurden.

Nacheinander kann man so mehrere Filter kombinieren.

Auswahlbasierter Filter

Der auswahlbasierte Filter ist sehr leicht anzuwenden. Er verwendet den Wert des aktuell ausgewählten Feldes als Filterkriterium. Will man nur einen Teil des Feldinhaltes als Wert benutzen (nur bei Feldtyp Datum und Text), so muss man vorher diesen Teil markieren. Mit dem Cursor vor den ersten Buchstaben und dann mit SHIFT+RECHTS bis zum letzten Buchstaben, den der Wert enthalten soll.

  1. Öffnen der Tabelle, auf welche die Filterkriterien angewandt werden sollen.
  2. Navigieren in das Feld, welches den Wert enthält, nach dem die Tabelle gefiltert werden soll.
  3. Aufruf des Registers START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt AUSWAHL (kurz: ALT+R, W)
  4. Es öffnet sich ein Untermenü in dem mit den PFEILTASTEN AUF/ AB zwischen folgenden Punkten ausgewählt werden kann:
    • Ist gleich "Wert"
    • Ist ungleich "Wert"
    • Enthält "Wert"
    • Enthält nicht "Wert"
  5. In der Tabelle werden nun nur noch diejenigen Datensätze angezeigt, die der gewünschten Auswahl entsprechen.
  6. Die Funktion des auswahlbasierten Filters lässt sich wiederholt nacheinander anwenden.
Formularbasierter Filter

Der formularbasierte Filter wird - wie der Name schon vermuten lässt - eher aus einem Formular heraus aufgerufen, lässt sich allerdings auch aus einer Tabelle starten. Die Idee dieses Filters ist es, den Anwender beim Finden seiner Filterkriterien dadurch zu unterstützen, dass er eine Auswahl von Filtermöglichkeiten angezeigt bekommt, aus denen er nur noch wählen muss.

Geöffnet wird der Formularbasierte Filter im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt FORMULARBASIERTER FILTER (kurz: ALT+R, FW, F).

Die Registerkarte mit der aktuellen Tabelle wird durch eine leere Tabelle ersetzt, die aber die gleichen Spaltenüberschriften besitzt, wie die Tabelle in der gefiltert werden soll. Der Fokus steht in Spalte 1 Zeile 1.

(Ist die Tabelle nicht leer, so existiert bereits ein formularbasierter Filter, diesen löscht man im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt ALLES LÖSCHEN (kurz: ALT+R, FW, E))

Mit den RECHTS/ LINKS kann durch die Spalten der neuen Tabelle navigiert werden. Mit ALT+AB öffnet sich eine Liste aller in der Tabelle innerhalb dieser Spalte verfügbaren Werte. Man kann nun einen Wert auswählen (AUF/AB), den die gefilterte Liste enthalten soll. So kann man in beliebig vielen Spalten Werte auswählen.

Will man später vielleicht alle Zeilen sehen, die in der Spalte KUNDE "Firma CC" oder "Firma A" enthalten, so kann man mit STRG+TAB in eine neue leere Tabelle wechseln, mit der man diese Oder-Verknüpfungen erzeugt. Diese Tabelle ist wieder leer und kann genauso wie die erste Filter-Tabelle mit Filterwerten gefüllt werden. Man kann also auch filtern nach allen Zeilen, die in Spalte Kunde "Firma CC" haben oder in Spalte VERSANDDATUM "23.02.2006".

Man kann beliebig viele Oder-Filter-Tabellen erstellen.

Will man nochmal in eine vorher definierte Filtertabelle zurückspringen so erreicht man diese mit STRG+SHIFT+TAB. Mit SHIFT TAB gelangt man dann wieder in die anderen Filter, bis zur letzten bei der SHIFT+TAB das Erstellen einer neuen Oder-Filter-Tabelle bewirkt.

Mit Hilfe des Registers START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN (kurz: ALT+R, FW, O), wird der definierte Filter auf die Tabelle angewandt. Man befindet sich wieder in der ursprünglichen Tabelle, auf die aber die definierten Filterkriterien angewandt wurden.

Ein formularbasierter Filter kann im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt ALS ABFRAGE SPEICHERN (kurz: ALT+R, FW, L) gespeichert werden. Es öffnet sich ein Dialogfeld, indem sofort der Name des Filters eingetragen werden kann.

Innerhalb des formularbasierten Filters kann diese Filter auch jederzeit geladen werden, Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt VON ABFRAGE LADEN (kurz: ALT+R, FW, 2x O). Es öffnet sich ein Dialogfeld, mit der Liste aller gespeicherten Abfragen. Mit AUF/AB kann die gewünschte Abfrage ausgewählt und geladen werden.

Spezialfilter/-sortierung

Der Spezialfilter ist der mächtigste Filter in Access, seine Bedienung ist allerdings recht komplex. Mit ihm lassen sich alle Filterwünsche erfüllen und die Daten können im gleichen Arbeitsgang auch sortiert werden. Alle durch andere Verfahren gesetzten Filter lassen sich mit Hilfe des Spezialfilters nachbearbeiten und weiter verfeinern.

Der Spezialfilter wird über das Register START Gruppe SORTIERN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt SPEZIALFILTER/-SORTIERUNG (kurz: ALT+R, FW, S) eingeschaltet. Dabei öffnet sich ein eigenes Filter-Fenster, welches dem Fenster gleicht, über welches Abfragen erstellt werden. Prinzipiell sind die Filterfunktionen von Access nichts anderes als Abfragen innerhalb einer einzigen Tabelle.

Das von links nach rechts langgezogene Fenster besteht aus zwei Bereichen, zwischen denen man mit F6 wechseln kann. Im oberen Teil wird ein Fenster angezeigt, auf welche die Filter angewendet werden sollen. Das Fenster wird als sogenannte Feldliste angezeigt. Eine Feldliste zeigt die Spaltenüberschriften einer Datentabelle in Listenform, also in vertikaler Ausrichtung, an.

Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Kriterien Bereich. Er besteht aus einer Tabelle. Die Zeilen der Tabelle sind wie folgt beschriftet:

  1. FELD:
  2. SORTIERUNG:
  3. KRITERIEN:
  4. ODER:

Die Spalten haben keine Beschriftung.

Der Fokus befindet sich in der unteren Hälfte des Filterfensters in der ersten Spalte der ersten Zeile der Tabelle.

Um einen Filter zu erstellen, geht man wie folgt vor:

  1. man navigiert mit den Pfeiltasten in ein freies Feld in der ersten Zeile der Tabelle. JAWS sagt ein Eingabefeld an.
  2. Mit ALT+AB öffnen Sie die Ausklappliste des Feldes. In ihr befinden sich alle Spaltenüberschriften der Tabelle, in der gefiltert werden soll. Mit AB/ AUF navigiert man zu der Spaltenüberschrift, in der die zu filternden Daten stehen, drückt ESC und danach AB (!!! nicht EINGABE!!!). Kennt man den Namen der Spaltenüberschrift auswendig, kann er auch ohne die Ausklappliste einfach direkt in das Eingabefeld eingeben werden. Access unterstützt die Eingabe, indem es versucht, anhand der bereits getippten Buchstaben zu erkennen, welche Spaltenüberschrift gewünscht ist und diese automatisch ergänzt. Übernommen wird der Eintrag durch Drücken von AB. (!!! erneut: nicht EINGABE!!!)
  3. Der Cursor sollte nun in der gleichen Spalte eine Zeile tiefer im Feld SORTIERUNG stehen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:
    • Soll keine Sortierung vorgenommen werden, lässt man das Feld frei und geht mit AB in die nächste Zeile.
    • Wünscht man eine Sortierung, so legt man deren Art durch Öffnen der Ausklappliste mit ALT+AB fest. Zur Wahl stehen AUFSTEIGEND, ABSTEIGEND und (NICHT SORTIERT). Anschließend wieder ESC und dann AB drücken. Selbstverständlich kann die Art der Sortierung auch wieder durch direkte Eingabe in das Eingabefeld durch Ausschreiben des entsprechenden Begriffes festlegen werden. Access unterstützt auch hierbei. Beendet wird die Eingabe in diesem Fall mit AB.
  4. Der Cursor steht nun im Feld KRITERIEN. Hier werden die Filterkriterien mit Hilfe von Operatoren und Platzhaltern formuliert (Siehe auch: Access 2010: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke).
    Nach der Eingabe mit AB in die nächste Zeile gehen.
  5. Man befindet sich im Feld ODER. In diesem Feld kann mit Operatoren und Platzhaltern ein zweites Filterkriterium angeben werden, nach dem innerhalb der gewählten Spaltenüberschrift gesucht werden soll. Diese Funktion wird häufig zum Herausfiltern von Bereichen benötigt, zum Beispiel um Menschen zu finden, die jünger als 30, aber älter als 20 sind.
    Hiernach EINGABE und nicht AB drücken. Der Cursor bleibt in der gleichen Zeile, springt aber eine Spalte weiter nach rechts.
  6. Es gibt nun zwei Möglichkeiten:
    • Man navigiert in der freien Spalte wieder in die erste Zeile, um ein neues Filterkriterium zu definieren und wiederholt diesen Vorgang, bis alle gewünschten Filter eingegeben sind.
    • Man wendet den Filter auf die Tabelle an, indem im Register START Gruppe SORTIERN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN (kurz: ALT+R, FW, O) wählt. Nach Betrachten des Filterergebnisses können durch erneutes Aufrufen des Spezialfilters jederzeit Korrekturen vorgenommen werden.
Filter ausschalten

Im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt FILTER EIN/AUS (kurz: ALT+R,B) kann der zuletzt angewandte Filter wechselweise ein- und ausgeschaltet werden.

Will man alle auf die Tabelle angewandten Filter gleichzeitig löschen, so wählt man im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt ALLE FILTER LÖSCHEN (kurz: ALT+R, FW, E). Als Ergebnis erhält man wieder die ungefilterte Liste.

Tabelle: Entwurfsansicht

In der Tabellen-Entwurfsansicht von Access wird die Struktur einer Tabelle angelegt und bearbeitet. Die Tabellen-Entwurfsansicht wird über das Register ERSTELLEN Gruppe TABELLEN Menüpunkt TABELLENENTWURF (kurz: ALT+L,T,W) aufgerufen.

Im Arbeitsbereich wird eine neue Registerkarte mit dem Namen "TabelleNr" angelegt. Diese Registerkarte besteht aus zwei Fensterbereichen, dem Feldeingabebereich in der oberen Fensterhälfte und dem Feldeigenschaftenbereich mit dem Informationsbereich in der unteren Bildschirmhälfte. Zwischen den beiden Bereichen kann mit der Taste F6 gewechselt werden (vorausgesetzt, man hat min. einen Feldnamen für das neue Feld vergeben und der Fokus befindet sich in dieser Zeile). F6 wechselt nicht nur zwischen den beiden Fensterbereichen sondern auch wie bekannt zu allen anderen ACCESS-Bereichen wie Navigationsbereich, Multifunktionsleiste, ...

Arbeiten in der Tabellen-Entwurfsansicht

Neue Tabelle erstellen

Die Grobstruktur einer neuen Tabelle wird über den Feldeingabebereich erstellt.

Der Feldeingabebereich besteht wiederum aus einer dreispaltigen Tabelle. Die erste Spalte trägt die Überschrift FELDNAME, die zweite Spalte die Überschrift FELDDATENTYP und die dritte Spalte die Überschrift BESCHREIBUNG.

In jeder Zeile des Feldeingabebereichs kann eine Spalte für eine Tabelle angelegt und definiert werden. Dazu geht man wie folgt vor:

  1. Navigieren in die Spalte FELDNAME.
  2. Einen sinnvollen Namen für die neue Spalte wählen. Der Name sollte so gewählt sein, dass die Funktion der Spalte sofort aus ihm heraus ersichtlich ist.
  3. Navigieren in die Spalte FELDDATENTYP (mit TAB).
  4. mit ALT+AB die Ausklappliste des Feldes öffnen und mit AUF/AB den Feldtyp wählen, den man für die Spalte wünscht. Aus folgenden Optionen kann gewählt werden.
    • Text - Ermöglicht die Eingabe von bis zu 255 Zeichen, z.B. Text, Sonderzeichen und Zahlen.
    • Memo - Ermöglicht die Eingabe von längeren Texten, aber auch Sonderzeichen und Zahlen (65535 Zeichen).
    • Zahl - Es dürfen ausschließlich Zahlen eingegeben werden, wobei zwischen verschiedenen Zahlenarten unterschieden wird: (ganze Zahlen:) Integer, Long Integer, (Reelle Zahlen:) Single, Double, Dezimal und Replikations ID.
    • Datum/Uhrzeit - Ermöglicht die Eingabe von Datumsangaben und Uhrzeiten. Verschiedene Arten der Darstellung sind dabei möglich.
    • Währung - Ermöglicht die Eingabe von Zahlen, die in der Darstellung um Währungszeichen wie z.B. € oder $ ergänzt werden.
    • Autowert - Nummeriert Datensätze automatisch. Der erste Datensatz erhält die 1, der zweite die 2 usw., kein zweiter Datensatz erhält die gleiche Nummer. In jeder Tabelle darf es nur eine Spalte vom Felddatentyp AUTOWERT geben.
    • Ja/Nein - Statt eines Zeichens wird ein Kontrollfeld in der Tabelle eingeblendet. Gesetzter Haken bedeutet JA, kein Haken bedeutet NEIN.
    • OLE Objekt - Ermöglicht das Einfügen von OLE Objekten. OLE Objekte sind Objekte anderer Anwendungen, aber auch Klänge oder andere binäre Daten.
    • Hyperlink - Ermöglicht die Eingabe von Hyperlinks, die aus Text, Zahlen und Sonderzeichen bestehen können.
    • Anlage
    • Nachschlage Assistent - Ermöglicht die Übernahme von Werten aus anderen Tabellen oder die Auswahl mit Hilfe einer Liste oder eines Kombinationsfeldes.
    EINGABE übernimmt den gewählten Wert und setzt den Fokus in die nächste Spalte.
  5. Der Fokus steht nun in der Spalte BESCHREIBUNG. Sofern der Name der Tabelle aussagekräftig ist, kann das Feld BESCHREIBUNG frei bleiben. Gerade bei komplexen Datenbanken ist es aber durchaus sinnvoll, in das Feld BESCHREIBUNG eine kurze Erklärung über den Inhalt und die Funktion der Spalte aufzunehmen. Dies erleichtert es anderen Benutzern, die Struktur der Datenbank nachzuvollziehen.

Mit den oben beschriebenen Schritten ist eine Spalte der neuen Tabelle erstellt worden. Es können nun weitere Einstellungen an der eben erstellten Spalte vorgenommen oder eine weitere Spalte definiert werden, indem die Schritte in einer neuen Zeile im Feldeingabebereich wiederholt werden.

Um die weiteren Eigenschaften einer Spalte zu bearbeiten, wechselt man mit F6 aus der Zeile des Feldeingabebereichs, in der sie erstellt wurde zum zugehörigen Feldeigenschaftenbereich. Die in den Feldeigenschaften gesetzten Werte gehören jeweils zu einer Zeile aus dem Feldeingabebereich, ändern sich also in Abhängigkeit der Zeile, aus der heraus sie aufgerufen wurden.

Der Feldeigenschaftenbereich besteht aus zwei Registerkarten, ALLGEMEIN und NACHSCHLAGEN. Auf jeder Registerkarte findet man eine zweispaltige Tabelle. Die Zeilenbeschriftung gibt Aufschluss über die Werte, welche über die Felder beeinflusst werden können. Viele der Felder dürfen übrigens auch frei sein, wenn der Benutzer keinen Eintrag wünscht. Andere Felder müssen zwingend einen Wert enthalten. Manche Felder sind nur bei bestimmten Felddatentypen sichtbar, also nicht wundern, wenn nicht alle unten beschriebenen Felder zu sehen sind.

Auf der Registerkarte ALLGEMEIN befinden sich folgende Einstellungsmöglichkeiten (mit TAB gelangt man von einer Möglichkeit zur nächsten bzw. SHIFT+TAB wieder zurück:

  • FELDGRÖSSE - Wie viele Zeichen dürfen maximal in das Feld eingegeben werden? Bei Zahlen wählt man mit ALT+AB den gewünschten Zahlentyp (Integer, Double etc.) aus
  • FORMAT - Wie sollen die Feldinhalte später dargestellt werden? Hier können beispielsweise Währungssymbole oder ähnliches aus einer mit ALT+AB erreichbaren Ausklappliste gewählt werden.
  • DEZIMALSTELLENANZEIGE - Wie viele Dezimalstellen sollen bei Kommazahlen dargestellt werden? ALT+AB bietet mögliche Werte
  • EINGABEFORMAT - Legt ein Muster für alle Daten fest, die später in das Feld eingegeben werden sollen. Der Ausdrucks-Generator kann zur Hilfe genommen werden.
  • BESCHRIFTUNG - Wie soll das Feld in Tabellen, Berichten und Formularen bezeichnet werden?
  • STANDARDWERT - Welchen Wert soll das Feld bei einem neu angelegten Datensatz anfänglich haben? Der Ausdrucks-Generator kann zur Hilfe genommen werden.
  • GÜLTIGKEITSREGEL - Mit der Gültigkeitsregel kann man einstellen, welche Daten bei der Eingabe angenommen und welche abgewiesen werden. Auf diese Weise lassen sich Fehler durch falsch eingegebene Daten vermeiden. Ausdrucks-Generator kann zur Hilfe genommen werden.
  • GÜLTIGKEITSMELDUNG - Welche Meldung soll der Anwender erhalten, wenn er versucht, ungültige Daten einzugeben?
  • EINGABE ERFORDERLICH - Muss das entsprechende Feld zwingend einen Wert enthalten? Hier können die Werte JA und NEIN aus einer mit ALT+AB erreichbaren Ausklappliste gewählt werden.
  • LEERE ZEICHEN - Soll eine leere Zeichenfolge (= doppelte Anführungszeichen hintereinander "") als gültiger Eintrag akzeptiert werden?
  • INDIZIERT - Soll ein Suchindex zum schnelleren Auffinden der Daten bei größeren Tabellen für diese Spalte erstellt werden? (Mögliche Einstellungen sind: NEIN, JA (DUPLIKATE MÖGLICH), JA (OHNE DUPLIKATE)).
  • UNICODE-KOMPRESSION
  • IME-MODUS
  • IME-SATZMODUS
  • SMARTTAGS
  • TEXTAUSRICHTUNG ALT+AB gibt einem die möglichen Werte vor.

Der Ausdrucks-Generator wird über das Register ENTWURF Gruppe TOOLS Menüpunkt GENERATOR aufgerufen (kurz: ALT+J,D,O).

Anfänger sollten die Felder INDIZIERT, UNICODE-KOMPRESSION, IME-MODUS, IME-SATZMODUS und Smarttags auf den voreingestellten Werten belassen.

Mit STRG+TAB wechselt man auf die Registerkarte NACHSCHLAGEN.
Auf der Registerkarte NACHSCHLAGEN befindet sich in der ersten Zeile eine Ausklappliste, welche mit ALT+AB geöffnet wird. Je nach dem, welches Feld man in der Ausklappliste angewählt hat, können unterhalb neue Einträge erscheinen. Da die Funktion NACHSCHLAGEN aber bereits zu den Funktionen für Fortgeschrittene zählt, wird sie hier nicht weiter beschrieben.

Zeilen löschen

Eine Zeile in der Entwurfsansicht entspricht einer Tabellen-Spalte in der Datenblattansicht. Wird eine bestimmte Spalte der Tabelle nicht mehr benötigt, so kann man diese durch das Löschen der zugehörigen Zeile in der Entwurfsansicht entfernen. Alle Einträge, welche die Tabelle in der entsprechenden Spalte enthielt, werden dadurch unwiederbringlich mitgelöscht.

Um eine Zeile zu löschen geht man wie folgt vor:

  1. navigieren in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, die gelöscht werden soll
  2. Im Register ENTWURF Gruppe TOOLS Menüpunkt ZEILEN LÖSCHEN (kurz: ALT+J,D, Ö)

Zeile einfügen

Eine Zeile in der Entwurfsansicht entspricht einer Tabellen-Spalte in der Datenblattansicht. Wird in der Datenblattansicht eine neue Spalte zwischen zwei bereits existierenden Spalten benötigt, so kann dies durch das Einfügen einer neuen Zeile zwischen zwei bestehenden Zeilen in der Entwurfsansicht erreicht werden.

Dazu geht man wie folgt vor:

  1. Navigieren in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, vor der eine neue Spalte einfügt werden soll.
    Nun gibt es zwei Möglichkeiten eine neue Zeile einzufügen:
    1. Im Register TABELENTOOLS ENTWURF Gruppe TOOLS Menüpunkt ZEILENEINFÜGEN (kurz: ALT+J,D,W) wählen.
    2. oder über das Kontextmenü: mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen und mit AUF/AB den Menüpunkt "Zeile einfügen" auswählen.
  2. Nun kann die neu entstandene Zeile mit den gewünschten Werten gefüllt werden.

Primärschlüssel festlegen

Um die Datenfelder einer Spalte als Primärschlüssel festzulegen, geht man wie folgt vor:

  1. in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht navigieren, die als Primärschlüssel festgelegt werden soll.
  2. Im Register ENTWURF Gruppe TOOLS Menüpunkt PRIMÄRSCHLÜSSEL wählen (kurz: ALT+J,D, P) oder man öffnet mit SHIFT+F10 das Kontextmenü und wählt mit AUF/AB den Menüpunkt PRIMÄRSCHLÜSSEL.

Soll aus irgendeinem Grund der Primärschlüssel wieder entfernen, so braucht man nur den oben beschriebenen Vorgang zu wiederholen.

Weißt man einer zweiten Spalte ein weiteres Mal einen Primärschlüssel zu, so wird automatisch der vorher vergebene Schlüssel gelöscht.

Gültigkeitsprüfung während der Eingabe

Um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, ist es sinnvoll für fehleranfällige Datenfelder eine Gültigkeitsprüfung während der Dateneingabe zu definieren. Access macht dies für die Datentypen DATUM/UHRZEIT, ZAHL, WÄHRUNG und JA/NEIN in begrenztem Umfang bereits automatisch. So protestiert Access bei dem Versuch, Buchstaben in ein Zahlenfeld einzutippen oder moniert unklar eingegebene Datumsangaben. Für weitergehende Gültigkeitsprüfungen oder eine Gültigkeitsprüfung bei TEXT kann man in der Entwurfsansicht innerhalb der Feldeigenschaften beim Eintrag GÜLTIGKEITSREGEL sehr genaue Regeln formulieren. Bei Verstößen gegen eine Gültigkeitsregel kann ebenfalls in der Entwurfsansicht der Text der Fehlermeldung über den Eintrag GÜLTIGKEITSMELDUNG definiert werden. Gut formulierte Fehlermeldungen helfen dem Anwender später, seinen Fehler zu begreifen und in Zukunft zu vermeiden.

Gültigkeitsregeln werden aus den gleichen Operatoren und Platzhaltern aufgebaut, die auch bei Filtern und Abfragen eingesetzt werden. (Mehr unter Access_2010: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke.) Zusätzlich steht eine Funktion DATUM() zur Verfügung, welche bei Vergleichsoperationen immer automatisch das aktuelle Datum einträgt. Sollen für ein Feld gleichzeitig mehrere Regeln gelten, so kann man diese durch die Operatoren UND, ODER, NICHT, und ZWISCHEN miteinander verknüpfen. Bei der Eingabe sollten folgende weitere Regeln beachtet werden:

  • Zahlenangaben werden direkt hinter den Vergleichsoperator geschrieben, z.B. <= 3
  • Datums- und Zahlenangaben werden von Zahlzeichen/Rauten umgeben, z.B. < #11.09.2001#
  • Text wird von Anführungszeichen umgeben, z.B. > "A"
  • Logische Angaben werden ohne Anführungszeichen durch JA und NEIN eingegeben, z.B. <> NEIN

Weitere Beispiele:

  • WIE "E*" - Sucht alle Einträge, die mit E beginnen.
  • WIE "[!E]" - Akzeptiert alle Zeichen außer E.
  • WIE "[A-G]" - Akzeptiert nur die Buchstaben A, B, C, D, E, F und G.
  • WIE "[AG]*" - Akzeptiert alle Einträge, die mit A oder G beginnen.
  • WIE "A?????" - Akzeptiert alle Einträge, die mit A anfangen und 5 Zeichen lang sind.
  • WIE "####" - Akzeptiert eine Zeichenkette aus vier Ziffern.
  • ZWISCHEN 1 UND 10 - Akzeptiert Werte von 1 bis 10.
  • > #11.09.2001# und < Datum() - akzeptiert Datumsangaben die zwischen dem 11. September 2001 und dem aktuellen Datum liegen.

Mit Index / Indizes arbeiten

Indizes definiert und bearbeitet man am einfachsten in der Tabellen- Entwurfsansicht.

Was sich hinter Index/ Indizes verbirgt wird in einem extra Kapitel Index / Indizes genauer beschrieben.

Einfachen Index erstellen

Ein einfacher Index wird innerhalb der Entwurfsansicht wie folgt definiert:

  1. Navigieren in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, für die ein Index erstellen werden soll.
  2. Im Register TABELLENTOOLS ENTWURF Gruppe EINBLENDEN/AUSBLENDEN Menüpunkt INDIZES (kurz: ALT+J,D,D)
  3. Es öffnet sich das Dialog-Fenster: INDIZES: Name
Indexfenster

Das Indexfenster gibt eine Übersicht über alle in einer Tabelle bestehenden Indizes. Um es zu öffnen, wählt man in der Tabellen-Entwurfsansicht Register TABELLENTOOLS ENTWURF Gruppe EINBLENDEN/ AUSBLENDEN den Menüpunkt INDIZES (ALT+J, D, D). Das Indexfenster besteht aus zwei Fensterteilen, einer dreispaltigen Tabelle im oberen Fensterbereich und den Indexeigenschaften (bestehend aus drei Eingabefeldern). Mit F6 wechselt man vom oberen in den unteren Bereich. Leider kommt man aber nicht wieder in den oberen Bereich zurück, sondern muss das Indexfenster mit zweimal (ALT+J, D, D) schließen und wieder öffnen.

Die dreispaltige Tabelle hat folgende Spaltenüberschriften:

  • INDEXNAME - Hier vergibt man einen Namen für den Index, z.B. Primärschlüssel. In vielen Fällen kann als Indexnamen aber auch der Feldname vergeben werden, auf den sich der Index bezieht. Lediglich bei zusammengesetzten Indizes empfiehlt sich ein eigenständiger Name.
  • FELDNAME - Hier öffnet man mit ALT+AB eine Ausklappliste und wählt das Feld (die Spalte), für das ein Index eingerichtet werden soll.
  • SORTIERREIHENFOLGE - Hier öffnet man mit ALT+AB die Ausklappliste und legen die Sortierreihenfolge (AUFSTEIGEND / ABSTEIGEND) fest.

Aus der Zeile, in der ein Index definiert wurde, wechselt man mit F6 zu den Indexeigenschaften. Folgende Optionen können hier jeweils über eine Ausklappliste definiert werden, die Ausklappliste wird wie üblich mit ALT+AB geöffnet:

  1. PRIMÄRSCHLÜSSEL - JA definiert den Index als Primärschlüssel. Ist bereits ein Primärschlüssel in der Tabelle vorhanden, so wird dieser automatisch in einen Index ohne Duplikate umgewandelt. Ist ein bestehender Primärschlüssel bereits Teil einer oder mehrerer Beziehungen, so wird der Wechsel von Access zurückgewiesen.
  2. EINDEUTIG - Der Eintrag JA legt fest, dass der Index keine Duplikate enthalten darf. Dies ist beispielsweise Voraussetzung für einen Primärschlüssel. Enthält die Spalte aber Duplikate, so verweigert Access die Einstellung JA. Der Eintrag NEIN erlaubt Duplikate.
  3. NULLWERTE IGNORIEREN - Der Eintrag JA schließt leere Datenfelder vom Index aus. Für den Primärschlüssel ist nur der Eintrag NEIN erlaubt.

Das Indexfenster wird durch ALT+LEERTASTE,X oder ALT+F4 geschlossen.

Zusammengesetzten Index definieren

Ein zusammengesetzter Index besteht aus mehreren untereinander definierten Indizes, die unter einem gemeinsamen Indexnamen zusammengefasst sind. Ein zusammengesetzter Index wird wie folgt definiert:

  1. den Index des ersten Datenfelds wie bei einem einfachen Index definieren, und dabei einen sinnvollen Indexnamen vergeben.
  2. mit AB in die nächste Zeile wechseln. Ist diese nicht frei, über das Kontextmenü (SHIFT+F10) eine neue Zeile ein einfügen.
  3. das Feld INDEXNAME muss frei bleiben, alle anderen Felder und die Indexeigenschaften können nun entsprechend der eigenen Wünsche definiert werden.
  4. der letzten Schritt muss wiederholt werden, wenn dem Index noch mehr Datenfelder hinzufügt werden sollen. Diese werden später bei der Indexerstellung durch Access in der Reihenfolge abgearbeitet, in der sie definiert wurden.
Index löschen
Einfachen Index löschen
  1. In der Tabellen-Entwurfsansicht in die Zeile navigieren, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, in der der einfache Index gelöscht werden soll.
  2. Mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
  3. Mit AUF, AB den Menüpunkt PRIMÄRSCHLÜSSEL wählen und EINGABE.

So wird wechselweise ein Primärschlüssel eingefügt und wieder gelöscht.

Beliebigen Index löschen
  1. In der Tabellen-Entwurfsansicht Register TABELLENTOOLS ENTWURF Gruppe EINBLENDEN/ AUSBLENDEN den Menüpunkt INDIZES (ALT+J, D, D) wählen, um das Index-Fenster zu öffnen.
  2. Mit AB und AUF in die Zeile navigieren, die den Eintrag zu dem Index enthält, der gelöscht werden soll.
  3. Den Eintrag über das Kontextmenü (SHIFT+F10) Menüpunkt ZEILEN LÖSCHEN löschen.

Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke

Ein Operator ist Symbol oder ein Wort, mit dem man Access mitteilt, was ein Filter oder eine Abfrage genau tun soll. Er vergleicht unterschiedliche Werte und trifft anhand dieses Vergleiches die Entscheidung, ob ein Datensatz im Ergebnis erscheint oder nicht. Platzhalter ermöglichen es, Vergleiche auch mit Werten vorzunehmen, von denen Teile unbekannt oder für die Abfrage bzw. den Filter nicht relevant sind. Aus Operatoren und Platzhaltern werden sogenannte Bedingungsausdrücke aufgebaut, die es erlauben, spezielle Ansichten der in der Datenbank gespeicherten Daten zu erstellen.

Operatoren

Der geläufigste Operator ist der Operator GLEICH, mathematisch "=". Er vergleicht zwei Werte miteinander und stellt fest, ob diese identisch oder unterschiedlich sind. Kombiniert man den GLEICH-Operator mit einem bestimmten Wert, so entsteht ein Bedingungsausdruck, wie zum Beispiel Haarfarbe = blond. In einer Tabelle, in der Personen und ihre Haarfarbe gespeichert sind, würde dieser Bedingungsausdruck als Filter angewendet alle brünetten, rothaarigen und andersfarbigen aussortieren und nur blonde Personen übriglassen. Der auswahlbasierten Filter nutzt ausschließlich den GLEICH-Operator.

Das Gegenstück zum GLEICH-Operator ist der UNGLEICH-Operator, mathematisch " <> ". Ein mit ihm formulierter Bedingungsausdruck findet alle Werte, die nicht dem Vergleichswert entsprechen. Im oben genannten Beispiel würde Haarfarbe <> blond alle blonden Personen aussortieren, alle anderen Personen aber in der Tabelle belassen. Der auswahlausschließende Filter nutzt ausschließlich den UNGLEICH-Operator.

Access setzt für den GLEICH- und den UNGLEICH-Operator eigene Begriffe ein.

  • Ein Bedingungsausdruck mit dem GLEICH-Operator wird in Access mit dem Wort WIE eingeleitet. Innerhalb des Filter-Fensters in der Zeile Kriterium könnte beispielsweise ' Wie "Mannheim" ' stehen. Access prüft in diesem Fall zunächst in der ersten Zeile, auf welche Spalte sich die Bedingung bezieht und führt dann den Vergleich durch.
  • Der UNGLEICH-Operator wird mit dem Wort NICHT eingeleitet. Um alle Mannheimer aus einer Tabelle herauszufiltern, würde als Bedingungsausdruck in der passenden Spalte ' Nicht "Mannheim" ' stehen.

Sowohl der GLEICH- als auch der UNGLEICH-Operator lassen sich auf Text und auf Zahlen anwenden. Andere Operatoren können hingegen nur auf Zahlen angewendet werden. Zu diesen Oparatoren gehören:

  • < Kleiner als - Beispiel: Finde alle Personen, die kleiner als 180 cm sind: Spalte Körpergröße: < 180
  • > Größer als - Beispiel: Finde alle Einkommen, die größer als 60000€ sind: Spalte Einkommen: > 60000
  • <= Kleiner gleich - Beispiel: Finde alle Personen, die 80 Jahre oder jünger sind: Spalte Lebensalter: <= 80
  • >= Größer gleich - Beispiel: Finde alle Postleitzahlen, die größer als 30000 sind: Spalte Postleitzahl: >= 30000

Aus Operatoren aufgebaute Bedingungsausdrücke lassen sich durch UND- und ODER-Anweisungen auch miteinander kombinieren.

Beispiele:

  • UND - Finde alle Personen im Postleitzahlenbereich 3 (von 30000-39999): Spalte Postleitzahl: >=30000 UND <40000
  • ODER - Finde alle Personen, die in Ilvesheim oder in Marburg wohnen: Spalte Wohnort: Wie "Ilvesheim" ODER Wie "Marburg"

Platzhalter

Um in einem Bedingungsausdruck mit einem ungenauen Suchwert arbeiten zu können, benötigt man Platzhalter. Mit diesen kann nach Werten gesucht werden, die einem Suchwert nur ähnlich sind, ihm aber nicht exakt entsprechen müssen. Vor allem bei der Arbeit mit Texten kommt Platzhaltern eine große Bedeutung zu, wie das folgende Beispiel zeigt: Nehmen Sie an, Sie suchen in Ihrer Kundendatenbank einen Herrn Meier, oder war es Meyer, oder Maier oder vielleicht sogar Mayer? Sie wissen es nicht genau. Sie könnten nun einen Filter für Ihre Datenbankabfrage definieren, der mit der ODER Verknüpfung nach jeder Schreibweise des Namens sucht. Wie "Meier" ODER Wie "Meyer" ODER Wie "Maier" ODER Wie "Mayer". Leichter ist es aber für die strittigen Buchstaben Platzhalter zu verwenden. Eine entsprechende Anfrage sähe dann so aus: Wie "M[ae][iy]er". Die eckigen Klammern sind Platzhalter. Die in Ihnen enthaltenen Buchstaben teilen Access mit, welche Zeichen an dieser Position stehen dürfen um die Bedingung des Bedingungsausdruckes noch zu erfüllen.

Neben den Klammern gibt es noch weitere Platzhalter, die in der folgenden Tabelle aufgelistet sind:

  • * - ersetzt beliebig viele Zeichen - Feld Name: M* - findet alle Namen die mit "M" beginnen: Müller, Meier, Menuras
  •  ? - ersetzt ein beliebiges alphabetisches Zeichen - Feld Name: Me?er - findet Namen wie Meier, Meyer, Meler, Mener ...
  • # - ersetzt ein beliebiges numerisches Zeichen - Feld Postleitzahl: 682## - findet die Postleitzahlen von 68200 bis 68299
  • [] - ersetzt das Zeichen, das in Klammern steht - Feld Name: Ma[iy]er - findet die Namen Maier und Mayer, nicht aber die Namen Maler oder Maser
  • [!] - ersetzt ein Zeichen, das in den Klammern nicht enthalten ist - Feld Name: Ma[!iy]er - findet Namen wie Maler und Maser, nicht aber Mayer und Maier
  • [-] - ersetzt ein Zeichen innerhalb eines Bereiches - Feld Name: Ma[a-l]er - findet Namen wie Mager, Maier, Maler, nicht aber Mayer

Regeln zur Eingabe von Bedingungsausdrücken

Damit Access Werte dem richtigen Typ zuordnen kann, müssen bei den Bedingungsausdrücken einige Regeln beachtet werden. Access kann beispielsweise den Wert 68549 als Zahl oder als Text interpretieren. Je nach dem, wie dieser Wert interpretiert wird, stehen unterschiedliche Operatoren zur Verfügung oder müssen unterschiedliche Platzhalter verwendet werden. Die Operatoren <, >, <=, >= lassen sich beispielsweise nur auf Zahlen anwenden. Soll ein Platzhalter für ein einzelnes Zeichen verwendet werden, so muss bei einer Zahl ein # und bei einem Buchstaben ein ? eingegeben werden. Der Wert 28.02.80 kann als Zahl oder als Datum interpretiert werden.

Folgende Regeln ermöglichen die Eingabe eindeutiger Werte:

  • Zahlen: Wird eine Zahl eingegeben, so wird sie als Zahl interpretiert. Beispiel: 68549
  • Texte: Texte müssen von Anführungszeichen "umgeben" sein. Eine Zahl in Anführungszeichen wird als Text, größer oder kleiner Vergleiche sind nicht möglich: Beispiel: "68549"
  • Datums und Uhrzeitangaben: Um ein Datum oder eine Uhrzeit einzugeben muss der Wert von Zahlzeichen # umgeben werden. Beispiel: #28.02.80#

Access: Übung mit Operatoren und Platzhaltern

Primärschlüssel

Der Primärschlüssel ist das Datenfeld einer Tabelle, welches einen Datensatz eindeutig identifiziert. In der ganzen Tabelle darf dieses Datenfeld kein zweites mal in der Spalte mit dem Primärschlüssel vorkommen. Üblicherweise ist das Datenfeld, welches den Primärschlüssel enthält, vom Typ ZAHL und wird über den Datentyp AUTOWERT automatisch mit Werten befüllt. Zahlen eignen sich als Primärschlüssel besonders gut, da Computer sie sehr schnell verarbeiten können und eine durchgängige und eindeutige Nummerierung Menschen aus dem Alltag, zum Beispiel durch den Personalausweis, bekannt ist. Dennoch kann ein Primärschlüssel auch aus dem Datentyp TEXT oder DATUM bestehen. Wichtig ist aber auch hier, dass kein Datenfeld mit Primärschlüssel den gleichen Wert haben darf wie ein anderes. Für die Spalte mit dem Primärschlüssel wird automatisch ein Index ohne Duplikate erstellt, um Operationen mit der Tabelle zu beschleunigen und um stets kontrollieren zu können, dass kein Wert doppelt vergeben ist. Sobald Sie eine Tabelle mit Primärschlüssel öffnen, wird diese automatisch nach dem Primärschlüssel sortiert. Für jede Tabelle kann nur ein Primärschlüssel vergeben werden. Zwingend erforderlich ist er aber nicht. Access akzeptiert auch Tabellen ohne ihn.

Index / Indizes

Innerhalb der Spalten einer Tabelle stehen Werte bei ihren zugehörigen Datensätzen. Innerhalb der einzelnen Spalten folgen die Werte aber keiner Sortierung. Wird ein bestimmter Wert gesucht, zum Beispiel für einen Filter oder eine Abfrage, so muss jeder Einzelwert der Spalte mit dem gesuchten Wert verglichen werden. Dies ist bei großen Tabellen mit tausenden Einträgen eine aufwändige Arbeit und benötigt viel Rechenleistung und Zeit. Ein Index kann diese Zeit drastisch reduzieren.

Der Index ist eine Datenstruktur, die innerhalb einer Tabelle zusätzlich zu einer bestehenden Spalte angelegt wird, um den Datenzugriff zu beschleunigen. Dazu werden alle Werte der Spalte gesammelt und in sortierter Reihenfolge in der Datenstruktur abgelegt. Neben den Werten speichert der Index die zugehörigen Adressen der Herkunftsspalte. Vereinfacht gesagt ist ein Index also eine zusätzliche nach Werten sortierte Tabelle mit zwei Spalten. Das folgende (vereinfachte) Beispiel zeigt, wie dadurch der Suchaufwand drastisch reduziert wird.

Stellen wir uns eine Tabelle mit eintausend Datensätzen vor, aus welcher ein Wert aus einer Spalte gesucht wird. Für unser Beispiel wissen wir jetzt einfach, dass der gesuchte Werte in der 720sten Zeile steht. Der Computer weiß es aber nicht, wenn er mit seiner Suche beginnt. Existiert kein Index, so vergleicht er den Suchwert mit dem Wert in der ersten Zeile unserer Spalte. Die Werte sind unterschiedlich, also setzt der Computer seine Suche durch den Vergleich mit dem Wert in der zweiten Zeile fort. Wieder hat er keinen Erfolg, weshalb er den Vorgang in der dritten, vierten, fünften Zeile wiederholt. Wie wir wissen, wird der Computer erst nach 719 Fehlversuchen Erfolg haben. Aufhören kann er deshalb aber noch nicht mit seiner Suche. Vielleicht kommt der Wert ja zwischen der 721sten und der 1000sten Zeile erneut vor. Insgesamt muss der Computer also 1000 Werte miteinander vergleichen, um sein Ergebnis präsentieren zu können. Wäre bekannt, dass der gesuchte Wert nur ein einziges mal in der Spalte vorkommt, so wären immer noch 720 Vergleiche notwendig gewesen. Existiert für die Spalte allerdings ein Index, so lässt sich die Suche deutlich verkürzen. Im Index stehen die Werte in sortierter Reihenfolge, sagen wir in aufsteigender Reihenfolge von minimal 1 bis maximal 1000. Egal, welchen Wert man an einer beliebigen Stelle findet, weiß man, dass alle vorausgehenden Werte kleiner oder gleich dem dortigen Werten sein müssen. Der Computer beginnt seine Suche nun nicht am Anfang sondern in der Mitte, sagen wir an der Stelle 500. Er vergleicht nun nicht nur, ob die Werte übereinstimmen, sondern er vergleicht ob sein gesuchter Wert größer oder kleiner ist als der Wert an der 500sten Stelle. Ist der gesuchte Wert größer, so muss der Computer von hier aus nur noch alle Werte jenseits der 500sten Stelle durchsuchen, ist er kleiner, muss er alle Werte unterhalb der 500sten Position durchsuchen. Die Suchmenge wurde also bereits halbiert. Für seinen nächsten Vergleich wählt der Computer einen Wert, der in der Mitte der verbliebenen Suchmenge liegt. Erneut prüft er, ob der dort gefundene Wert größer oder kleiner ist. Erneut wurde dadurch die Suchmenge halbiert. Nach diesem Muster setzt der Computer seine Suche fort, bis er den gesuchten Wert gefunden hat. Da im Index neben dem Wert auch die Adresse des Wertes in der ursprünglichen Tabelle gespeichert ist, kann der Computer sofort sein Ergebnis präsentieren. Ist bekannt, dass der Wert mehrfach in der Spalte vorkommen kann, muss er ggf. noch überprüfen, ob die Nachbarwerte ebenfalls dem gesuchten Wert entsprechen. Insgesamt benötigt die Suche mit dem Index aber deutlich weniger Vergleiche als die Suche ohne Index und benötigt daher auch weniger Zeit und Rechenaufwand.

Das oben stehende Beispiel vernachlässigt sicherlich, dass für die Erstellung des Indexes ebenfalls Rechenzeit und innerhalb der Datenbank Speicherplatz benötigt wird. Die Erstellung eines Indexes lohnt sich daher nur für Spalten mit vielen Werten, die häufig durchsucht werden müssen. Bei der Dateneingabe ergibt sich bei indizierten Spalten zudem jedesmal eine kleine Zeitverzögerung, da nicht nur der Wert in die Tabelle eingetragen, sondern auch gleichzeitig jedes Mal der Index aktualisiert werden muss. Bei größeren Eingabeoperationen kann es daher sinnvoll sein, den Index kurzzeitig zu entfernen und dann nach Abschluss der Eingabe wieder zu aktivieren. Da moderne Computer Daten sehr schnell verarbeiten können, werden Sie beim Entwurf einer Datenbank zwischen einer indizierten und einer nicht indizierten Spalte bei der Suche vielleicht keinen fühlbaren Unterschied bemerken. Bitte bedenken Sie aber, dass Datenbanken schnell anwachsen können und sich mit gestiegenem Datenaufkommen zunächst nur kleine Zeitvorteile rasch deutlicher bemerkbar machen.

Access kennt verschiedene, miteinander kombinierbare Arten von Indizes:

  1. Index mit Duplikaten - Ein solcher Index kann mehrere identische Werte enthalten.
  2. Index ohne Duplikate - Ein solcher Index kann einen bestimmten Wert nur einmal enthalten. Ein bekanntes Beispiel für ein solcher Index ist der Primärschlüssel.
  3. Einfacher Index - Der Index beschränkt sich auf ein Datenfeld (eine Spalte).
  4. Zusammengesetzter Index - Benötigt ein Datensatz mehrere Felder, so sortiert Access erst nach dem ersten Indexfeld. Findet es dabei Duplikate, wird zusätzlich nach dem zweiten Indexfeld sortiert.

Beziehungen

Sowohl Tabellenkalkulationen wie Excel, als auch Datenbanksysteme wie Access speichern und bearbeiten Informationen in Form von Tabellen. Während die Hauptaufgabe einer Tabellenkalkulation aber beim Bearbeiten von Werten innerhalb einer Tabelle liegt, werden bei Datenbanksystemen zahlreiche Tabellen über sogenannte Beziehungen miteinander in Verbindung gebracht und gemeinschaftlich ausgewertet bzw. bearbeitet. Beziehungen zwischen einzelnen Tabellen sind notwendig wenn ...

  • ... Sie Daten aus unterschiedlichen Tabellen miteinander verbinden wollen.
  • ... Sie Daten aus unterschiedlichen Tabellen mit Abfragen auswerten wollen.
  • ... Sie Berichte oder Abfragen aus mehreren Tabellen anfertigen wollen.
  • ... Sie über ein Formular Datensätze verschiedener Tabellen bearbeiten wollen.

Beim Entwurf einer Datenbank muss genau überlegt werden, wie sich die zu speichernden Daten am besten auf verschiedene Tabellen aufteilen lassen, und in welcher Beziehung diese Tabellen zueinander stehen werden. Ziel ist es dabei Redundanzen, also doppeltes Speichern der gleichen Information, zu vermeiden.

Master- und Detailtabelle

Stehen zwei Tabellen in Beziehung zueinander, so kann man zwischen Mastertabellen und Detailtabellen unterscheiden. Die Hauptdatensätze stehen in der Mastertabelle, die untergeordneten Datensätze in der Detailtabelle. Die Mastertabelle stellt mit ihrem Primärschlüssel den Fremdschlüssel der Detailtabelle. Was in der Theorie sehr kompliziert klingt ist in der Praxis deutlich einfacher. Stellen wir uns eine Tabelle mit allen Lehrern einer Schule vor. In dieser Lehrertabelle sind für jeden Lehrer der Vor- und Nachname, sowie seine Personalnummer gespeichert. Als Primärschlüssel dient die Personalnummer, da diese für jeden Lehrer eindeutig ist. Diese Tabelle soll nun mit einer Tabelle in Beziehung gesetzt werden in der Überstunden verwaltet werden. Jede Zeile der Überstundentabelle enthält das Datum und die Anzahl der an einem Tag durch einen bestimmten Lehrer geleisteten Überstunden. Um die Überstunden dem richtigen Lehrer zuordnen zu können, wird neben dem Datum und der Anzahl der Überstunden als Fremdschlüssel die Personalnummer des zugehörigen Lehrers aus der Lehrertabelle gespeichert. Die beiden Tabellen sind dadurch in Beziehung gesetzt. Mastertabelle ist die Lehretabelle. Sie enthält den Primärschlüssel, über welchen die Verknüpfung möglich wird. Detailtabelle ist die Überstundentabelle. Sie übernimmt den Primärschlüssel Personalnummer als Fremdschlüssel.

Beispiele für Beziehungen

Schauen wir uns unterschiedliche Beziehungen am Beispiel einer Schule an:

  • EINE Schule hat MEHRERE Mitarbeiter
  • EINE Schule hat MEHRERE Abteilungen
  • EIN Mitarbeiter kann in MEHREREN Abteilungen arbeiten
  • EIN Mitarbeiter hat EINE Personalnummer
  • EIN Lehrer hat MEHRERE Schüler
  • EIN Schüler hat MEHRERE Lehrer
  • EINE Klasse hat MEHRERE Schüler
  • EINE Klassenstufe hat MEHRERE Klassen
  • EINE Schule hat MEHRERE Klassenstufen

Bei den oben genannten Beispielen lassen sich drei verschiedene Arten von Beziehungen unterscheiden:

Eins-zu-eins-Beziehung (1:1)

EIN Mitarbeiter hat EINE Personalnummer

Bei einer Eins-zu-eins-Beziehung (1:1) existiert zu jedem Datensatz aus der Mastertabelle GENAU EIN Datensatz aus der Detailtabelle. Prinzipiell brächte man für diesen Fall überhaupt keine Beziehung erstellen und könnte die Informationen beider Tabellen in einer einzigen führen. Eins-zu-eins-Beziehungen werden vor allem dann verwendet, wenn einzelne Tabellen kompakt und übersichtlich gehalten werden sollen, oder wenn aus Datenschutzgründen gewisse Detailinformationen bei einer allgemein einsehbaren Tabelle einzelnen nicht berechtigten Personen vorenthalten werden sollen.

Eins-zu-viele-Beziehungen (1:n)

EINE Schule hat MEHRERE Mitarbeiter

Die Eins-zu-viele-Beziehung (1:n) ist die am häufigsten vorkommende Beziehungsart in Datenbanken. Zu jedem Datensatz aus der Mastertabelle können mehrere untergeordnete Datensätze in einer Detailtabelle existieren. Jedem Datensatz der Detailtabelle ist umgekehrt aber nur genau ein wert in der Mastertabelle zugeordnet.

Viele-zu-viele-Beziehung (m:n)

  • EINE Abteilung besteht aus MEHREREN Mitarbeitern
  • EIN Mitarbeiter kann in MEHREREN Abteilungen arbeiten

Zu jedem Datensatz aus einer Tabelle können mehrere Datensätze aus einer anderen Tabelle zugeordnet sein und umgekehrt. Um eine solche Beziehung innerhalb einer Datenbank zu realisieren wird eine zusätzliche Tabelle benötigt, in welcher der Primärschlüssel aus den Schlüsseln beider Tabellen zusammengesetzt wird.

Referentielle Integrität

Durch Beziehungen werden zwischen Tabellen lose Verbindungen geschaffen. Ändern sich innerhalb einer Tabelle die Daten, über welche eine Beziehung zu einer anderen Tabelle besteht (z.B. durch Löschung eines Datensatzes), so werden diese Veränderungen nicht an die andere Tabelle weitergegeben. Hieraus können Probleme entstehen, da vielleicht aus einer Tabelle heraus auf einen Datensatz in einer anderen Tabelle verwiesen wird, der gar nicht mehr existiert. Derartige Fehler können relativ leicht entstehen. Nehmen wir an ein Lehrer geht in den Ruhestand und wird in der Schuldatenbank aus der Tabelle mit Lehrernamen gelöscht. Die mit der Lehrertabelle verknüpfte Überstundentabelle enthält aber immer noch Verweise auf den nun nicht mehr in der Lehrertabelle existierenden Lehrer. Es ist eine Inkonsistenz innerhalb der Daten enstanden. Ein oder mehrere Datensätze in der Überstundentabelle können nicht mehr zugeordnet werden.

Um derartige Probleme zu vermeiden, kann bei der Erstellung von Beziehungen zwischen einzelnen Tabellen zusätzlich die sogenannte referentielle Integrität definiert werden. Sie verhindert das Löschen von Datensätzen, die noch mit anderen Datensätzen in Verbindung stehen. Beim Versuch den Lehrer im oben genannten Beispiel aus der Lehrertabelle zu löschen würde bei aktiver referentieller Integrität Access den Löschbefehl verweigern.

Zusätzlich zur referentiellen Integrität lässt sich die Option Lösch- und Aktualisierungsweitergabe wählen. Diese bewirkt, dass Änderungen an einer Tabelle an mit Ihr in Beziehung stehende Tabellen weitergereicht werden. Wird beispielsweise ein Datensatz gelöscht, wie zum Beispiel der Lehrer im bekannten Beispiel, so werden automatisch auch alle Datensätze in den untergeordneten Tabellen mitgelöscht, die auf diesen Lehrer verwiesen. Würde ein Lehrer aus irgendeinem Grund eine neue Personalnummer erhalten (welche in unserem Beispiel als Primäschlüssel diente), so würde diese Veränderung an alle untergeordneten Tabellen weitergegeben werden.

Vorüberlegungen und Bedingungen zur Definition von Beziehungen

  • Verbundene Datenfelder müssen nicht den gleichen Feldnamen besitzen.
  • Verbundene Datenfelder müssen im Felddatentyp und in der Feldgröße übereinstimmen.
    • Möchten Sie Datenfelder über den Feldatentyp AUTOWERT verknüpfen, so müssen Sie in der Detailtabelle den Felddatentyp ZAHL mit der Feldgröße LONG INTEGER für das zu verknüpfende Feld einstellen.
  • Eine Indizierunge der verknüpften Datenfelder beschleunigt die Arbeit mit Abfragen, Formularen und Berichten.
  • Beziehungen können auf mehreren Spalten basieren. Diese müssen allerdings einen eindeutigen Index besitzen.
  • Bei Beziehungen mit referenzieller Integrität muss die Mastertabelle einen Primärschlüssel oder einen eindeutigen Index ohne Duplikate besitzen und die Beziehung muss auf diesem Schlüssel basieren.

Beziehungen erstellen, bearbeiten und löschen

Um Beziehungen in Access bearbeiten gehen Sie über den Menüpunkt DATENBANKTOOLS - BEZIEHUNGEN (ALT,K,E) in das Beziehungsfenster. Das Menüband erweiter sich nun um den Eintrag "Entwurf"

Das Beziehungsfenster stellt die Beziehungen zwischen den Tabellen einer Datenbank grafisch dar. Jede Tabelle wird in Form eines kleinen Fensters angezeigt, in dem die Spaltenüberschriften in einer Liste untereinander angeordnet sind. Um auch in umfangreichen Datenbanken übersichtlich zu bleiben lassen sich Tabellen wahlweise ein- oder ausblenden. Beziehungen zwischen Tabellen werden durch Linien dargestellt, welche zwischen den verbundenen Datenfeldern der Tabellen verlaufen. Über zusätzlich Symbole wird die Art der Beziehung (1:1, 1;n) visualisiert. Sehende Benutzer können durch einfaches Ziehen mit der Maus eine Linie zwischen zwei Datenfeldern erzeugen und dadurch eine neue Beziehung erstellen.

Um Beziehungen ohne Maus bearbeiten zu können sind gute Kenntnisse über die Struktur der Tabellen innerhalb der Datenbank wichtig. Bevor man das Beziehungsfenster aufruft, sollte man genau wissen welche Tabellen man wie miteinander verbinden möchte. Erster Schritt ist immer das Einblenden der Tabellen, die man miteinander in Beziehung setzen möchte.

Tabellen im Beziehungsfenster einblenden

Das Beziehungsfenster ist bei seinem ersten Aufruf leer und zeigt keine Tabellen an. Um Tabellen einzublenden und mit ihnen weiterarbeiten zu können ...

  1. ... wählen Sie den Menüpunkt BEZIEHUNGEN, TABELLEN ANZEIGEN (ALT,JR,ST).
  2. Im sich öffnenden Dialogfenster TABELLE ANZEIGEN gibt es drei Registerkarten (TABELLEN, ABFRAGEN, BEIDE) und zwei Schalter (HINZUFÜGEN, SCHLIESSEN), sowie ein Listenfeld. Die Registerkarten erlauben es auszuwählen, ob im Listenfeld nur Tabellen, nur Abfragen, oder eben beides angezeigt werden soll.
  3. Mit AB und AUF navigiert man durch das Listenfeld und sucht eine der Tabellen aus, die man bearbeiten möchte.
  4. Mit TAB springt man auf den Schalter HINZUFÜGEN. Ohne weitere Rückmeldung wird dadurch die eben selektierte Tabelle in das Beziehungsfenster übernommen.
  5. MIT UMSCHALT+TAB springt man zurück in das Listenfeld und sucht mit AB und AUF die nächste Tabelle, die man wieder über den Schalter HINZUFÜGEN in das Beziehungsfenster übernehmen kann.
  6. Hat man alle Tabellen, die man zum Erstellen von Beziehungen benötigt in das Beziehungsfenster übernommen, schließt man das TABELLE ANZEIGEN Dialogfenster über den Schalter SCHLIESSEN.

Alle Tabellen, die in das Beziehungsfenster übernommen wurden, lassen sich nun weiterbearbeiten. Um die Übersicht zu bewahren, empfiehlt es sich immer nur wenige, vielleicht sogar nur zwei für eine Beziehung benötigte Tabellen einzublenden. Umgekehrt verhält es sich, wenn Sie die bestehenden Beziehungen innerhalb einer Datenbank erkunden möchten. In diesem Fall können Sie direkt aus dem Beziehungsfenster heraus alle Tabellen auf einmal einblenden. Dies geschieht über den Menüeintrag ENTWURF - ALLE BEZIEHUNGEN (ALT,JR,A).

Innerhalb des Beziehungsfensters können Sie mit TAB zwischen einzelnen eingeblendeten Tabellen hin- und herwechseln. Mit AB und AUF können sich innerhalb einer dort dargestellten Tabelle durch die Listeneinträge navigieren. Jaws sagt dabei eventuell existierende Beziehungen zu anderen Tabellen an.

Tabellen aus dem Beziehungsfenster entfernen

Das Entfernen von Tabellen aus dem Beziehungsfenster ist sehr einfach. Navigieren Sie mit TAB auf die Tabelle, die Sie entfernen möchten und drücken Sie anschließend ENTF. Alternativ können Sie auch den Menüeintrag ENTWURF - TABELLE AUSBLENDEN (ALT,JR,B) verwenden. Wenn Sie sich nicht sicher sind in welcher Tabelle sich der Cursor gerade befindet, drücken Sie AB oder AUF um auf einen anderen Eintrag innerhalb des Tabellenfensters zu gelangen. Jaws sagt nach dem Listeneintrag den Namen der Tabellen an.

WICHTIG: Durch das Entfernen der Tabellen aus dem Beziehungsfenster werden die Tabellen und evtl. bestehende Beziehungen nicht gelöscht. Sie lediglich nicht nur mehr zu sehen.

Neue Beziehung erstellen

  1. Um eine neue Beziehung zwischen zwei Tabellen zu erstellen blenden Sie die Tabellen zunächst im Beziehungsfenster ein.
  2. Wählen Sie den Menüeintrag ENTWURF - BEZIEHUNGEN BEARBEITEN (ALT,JR,E).
  3. Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld BEZIEHUNGEN BEARBEITEN den Schalter NEUE ERSTELLEN (ALT,N)
  4. Erneut öffnet sich ein Dialogfeld. Das jetzt aktive Dialogfeld NEUE ERSTELLEN besteht aus vier Ausklapplisten.
  5. Zunächst wählen Sie in der Ausklappliste LINKER TABELLENNAME (ALT+L) die Tabelle aus, die Mastertabelle für die neu zu erstellende Beziehung sein soll und springen dann mit TAB weiter.
  6. In der Ausklappliste RECHTER TABELLENNAME (ALT+R) wählen Sie die Tabelle aus, die Detailtabelle werden soll und springen dann weiter mit TAB.
  7. In der Ausklappliste LINKER SPALTENNAME (ALT+S) wählen Sie die Spalte der Mastertabelle aus, die den Schlüssel, enthält auf der die Beziehung basieren soll und springen dann wieder weiter mit TAB.
  8. In der letzten Ausklappliste RECHTER SPALTENNAME (ALT+P) wählen Sie die Spalte der Detailtabelle aus, die den Fremdschlüssel enthält.
  9. Springen Sie mit TAB zum OK Schalter und betätigen Sie diesen. Sie kehren zum Dialogfeld BEZIEHUNGEN BEARBEITEN zurück.
  10. Im Dialogfeld BEZIEHUNGEN BEARBEITEN steht der Cursor nun auf dem Auswahlschalter MIT REFERENTIELLER INTEGRITÄT. Wenn Sie diese für die neue Beziehung wünschen drücken Sie LEERTASTE.
    • Wenn Sie referentielle Integrität angewählt haben, werden die Auswahlschalter AKTUALISIERUNGSWEITERGABE AN VERWANDTE FELDER und LÖSCHWEITERGABE AN VERWANDTE DATENSÄTZE freigegeben, die Sie mit TAB anspringen und mit LEERTASTE auswählen können.
  11. Um den Erstellungsvorgang für die neue Beziehung abzuschließen springen Sie mit TAB zum Schalter ERSTELLEN und bestätigen Sie mit EINGABE.

Beziehungen bearbeiten

  1. Um eine bestehende Beziehung zwischen Tabellen zu bearbeiten, blenden Sie die Tabellen zunächst im Beziehungsfenster ein.
  2. Wählen Sie den Menüeintrag BEZIEHUNGEN - BEZIEHUNGEN BEARBEITEN (ALT,JR,E). Es öffnet sich das Dialogfeld BEZIEHUNGEN BEARBEITEN.
  3. Der Cursor befindet sich nun in der Ausklappliste TABELLE/ABFRAGE (ALT+T).
  4. Mit ALT+AB öffnen Sie die Ausklappliste. Navigieren Sie mit AB und AUF die Mastertabelle, deren Beziehungen Sie bearbeiten möchten und bestätigen Sie mit EINGABE.
  5. Der Cursor springt zur Ausklappliste VERWANDTE TABELLE/ABFRAGE (ALT+L).
  6. Mit ALT+AB öffnen Sie die Ausklappliste. Navigieren Sie mit AB und AUF die Detailtabelle, deren Beziehungen Sie bearbeiten möchten und bestätigen Sie mit EINGABE. Access zeigt in dieser Ausklappliste nicht alle Tabellen an, sondern nur die Tabellen, zu denen von der vorher gewählten Mastertabelle auch tatsächlich Beziehungen bestehen.
  7. Der nächste Druck auf TAB springt in eine zweispaltige Tabelle. Die linke Spalte dieser Tabelle zeigt die Spalte der Mastertabelle an, über welche die Beziehung besteht. Diese lässt sich mit ALT+AB ändern. Die rechte Spalte der Tabelle zeigt die Spalte der Detailtabelle an, über welche die Beziehung besteht. Auch diese lässt sich mit ALT+AB ändern.
  8. Da es möglich ist, dass innerhalb einer Tabelle Beziehungen über mehrere/unterschiedliche Spalten definiert sind, kann man innerhalb der Tabelle mit Pfeiltasten navigieren und in der zweiten und weiteren Zeilen weitere Beziehungen mit ALT+AB definieren. Dies wird in der Regel aber nur selten benötigt.
  9. Der nächste Druck auf TAB bringt Sie zum Auswahlschalter REFERENTIELLE INTEGRITÄT. Wenn Sie diese für die neue Beziehung wünschen drücken Sie LEERTASTE.
    • Wenn Sie referentielle Integrität angewählt haben, werden die Auswahlschalter AKTUALISIERUNGSWEITERGABE AN VERWANDTE FELDER und LÖSCHWEITERGABE AN VERWANDTE DATENSÄTZE freigegeben, die Sie mit TAB anspringen und mit LEERTASTE auswählen können.
  10. Um den Erstellungsvorgang für die neue Beziehung abzuschließen springen Sie mit TAB zum Schalter ERSTELLEN und bestätigen Sie mit EINGABE.

Beziehungen löschen

Beziehungen lassen sich blind nicht löschen.

Beziehungsfenster schließen

Bitte beachten Sie, dass Sie das Beziehungsfenster, ebenso wie alle anderen in Access geöffneten Fenster nicht mit ALT+F4 oder über ALT+LEERTASTE,X schließen können ohne Access damit zu beenden. Stattdessen blenden Sie das Beziehungsfenster über den Menüeintrag ENTWURF - SCHLIEßEN (ALT,JR,C) aus.

Unterdatenblätter

Unterdatenblätter sind eine erweiterte Darstellungsform der Mastertabelle bei miteinander verknüpften Tabellen oder Abfragen. Ein Tabelle mit Unterdatenblatt zeigt sowohl die Datensätze der Mastertabelle, als auch die zugehörigen Detailinformationen aus der Detailtabelle gemeinsam an. Sie können so direkt gemeinsam bearbeitet werden.

Sind zwei Tabellen, bzw. Abfragen über eine 1:1 oder 1:n Beziehung miteinander verbunden, so lässt sich in der Tabellenansicht der Mastertabelle für jeden Datensatz ein Unterdatenblatt mit den zu diesem Datensatz gehörigen Einträgen der Detailtabelle anzeigen. Visuell dargestellt wird die Existenz eines Unterdatenblattes durch ein kleines Pluszeichen noch vor der ersten Spalte. Man kann das Unterdatenblatt mit STRG+UMSCHALT+AB für jeden Datensatz einzeln öffnen (und mit STRG+UMSCHALT+AUF wieder schließen).

Pro Tabelle bzw. Abfrage ist immer nur die Anzeige eines Unterdatenblattes möglich, auch wenn vielleicht Beziehungen zu weiteren anderen Detailtabellen bestehen. Ist dies der Fall, fragt Access beim ersten Öffnen der Mastertabelle nach, zu welcher Tabelle das Unterdatenblatt angezeigt werden soll.

Orientierung innerhalb einer Tabelle mit angezeigtem Unterdatenblatt ist für blinde Mensche etwas erschwert, da außerhalb der normalen Tabellenstruktur nun weitere Tabellen mit eigenen von der Haupttabelle abweichenden Spalten eingeblendet werden. An der Navigation mit Hilfe der Pfeiltasten ändert sich nichts

Access 2010: Übung: Beziehungen und Unterabfragen

Abhängige Daten im Aufgabenbereich anzeigen

Eine komplexe Datenbank besteht aus zahlreichen Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten usw.. All diese Datenbankobjekte stehen in der Regel irgendwie miteinander in Verbindung, sind teilweise voneinander abhängig. Das bedeutet, dass Änderungen an einem Datenbankobjekt ungewollte Auswirkungen auf ein anderes Objekt haben können. Daher ist es wichtig, stets die Abhängigkeiten im Blick zu behalten. Dies gilt vor allem beim Löschen von Objekten.

Abhängigkeiten zwischen Objekten lassen sich in Access über den Aufgabenbereich betrachten.

  1. Navigieren Sie zunächst auf ein Objekt im Datenbankfenster für welches Sie die Abhängigkeiten überprüfen möchten.
  2. Rufen Sie den Menüeintrag DATENBANKTOOLS - OBJEKTABHÄNGIGKEITEN (ALT,K,O) auf. Der Fokus wechselt anschließend automatisch in den Aufgabenbereich.
  3. Der Cursor steht im Aufgabenbereich auf dem Namen des zuvor ausgewähten Objekts. Mit TAB wechseln Sie zum Eintrag AKTUALISIEREN und dann mit TAB zu einem Optionsfeld. Sie können mit AB und AUF wählen, ob Sie in der Darstellung der Abhängigkeiten diejenigen Objekte sehen wollen, die von dem im Aufgabenbereich gewählten Objekt abhängen (OBJEKTE, DIE VON MIR ABHÄNGEN), oder diejenigen Objekte von denen das im Aufgabenbereich gewählte Objekt selbst abhängt. (OBJEKTE, VON DENEN ICH ABHÄNGE). Mit TAB gelangen Sie zur Darstellung der Abhängigkeiten.
  4. Die Abhängigkeiten zwischen den Objekten werden in einer Baumstruktur angezeigt, wie sie vom Windows-Explorer her bekannt sein dürften. Überpunkte werden durch die verschiedenen Objektgruppen wie Tabellen, Abfragen, Formulare etc. gebildet. Sie navigieren mit AB und AUF durch die Liste und können ausgeblendete/geschlossene Objekte durch RECHTS sichtbar machen, bzw. durch links schließen/ausblenden. Möchten Sie sich ein Objekt näher anschauen, so navigieren Sie auf seinen Eintrag und drücken Eingabe. Access öffnet das Objekt und bringt den Fokus in dieses Objekt. Der Aufgabenbereich ist weiterhin geöffnet, kann aber nicht ohne weiteres angesprungen werden. Sie können sich nur damit behelfen, den Bereich über ALT, K, O zu schließen und dann über dieselbe Tastenfolge wieder zu öffnen.

Abfragen

Abfragen erlauben es die in einer Datenbank gespeicherten Informationen auszuwerten und strukturiert auszugeben. Eine Abfrage ist eine Darstellungsform, eine spezielle Sicht auf Daten. Ein Filter ist die Sonderform einer Abfrage, bei der nur eine einzelne Tabelle ausgewertet wird. Im Unterschied zu Filtern beschränken sich Abfragen allerdings nicht auf eine einzelne Tabelle, sondern arbeiten mit mehreren miteinander in Beziehung stehenden Tabellen. Wer aber verstanden hat wie man Filter erstellt wird mit dem Erstellen von Abfragen ebenfalls keine Probleme haben.

Abfragen lassen sich wie Tabellen speichern und öffnen. Dargestellt werden sie wie Tabellen, man kann in ihnen sogar Daten verändern und löschen. Im Gegensatz zu echten Tabellen speichern Abfragen selbst aber keinerlei Daten. Die Daten, die sie darstellen, werden bei jedem Öffnen oder Ausführen einer Abfrage neu aus den in den Tabellen gespeicherten Daten erzeugt. Ändert man innerhalb einer Abfrage Werte, so werden diese Änderungen an die Tabellen aus der die Werte stammen weitergereicht und dort geändert. Lediglich eine Sonderform der Abfragen, die Tabellenerstellungsabfrage erzeugt aus den durch eine Abfrage zusammengestellten Daten eine eigenständige, neue Tabelle.

Innerhalb von Access kennen Abfragen drei grundlegende Darstellungsformen (fünf mit den hier nicht behandelten PIVOT-Ansichten).

  1. Die Entwurfsansicht erlaubt es Abfragen zu definieren.
  2. Die SQL-Ansicht erlaubt es eine Abfrage mit Hilfe der Datenbanksprache SQL in Textform zu definieren.
  3. Die Datenblattansicht zeigt das Ergebnis einer ausgeführten Abfrage in Tabellenform an.

Abfragen Datenblattansicht

Die Datenblattansicht stellt das Ergebnis einer Abfrage in Tabellenform dar. Die Navigation in dieser Abfragen-Tabelle unterscheidet sich nicht von der Navigation innerhalb einer Daten-Tabelle. Mit den Pfeiltasten navigiert man durch die Datensätze, kann über das Menü zusätzliche Filter aufrufen oder die Sortierung der Daten beeinflussen. Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel Access 2010: Arbeiten in der Tabellen-Datenblattansicht

Abfragen Entwurfsansicht

Die Abfragen Entwurfsansicht erlaubt es komplexe Abfragen ohne direkte Eingabe von SQL-Code zu erstellen.

Die Abfragen-Entwurfsansicht kann auf verschiedene Wege aufgerufen werden:

aus dem Datenbankfenster:

  • Navigieren Sie auf eine bestehende Abfrage und drücken Sie die APPLIKATIONSTASTE. Wählen Sie ENTWURFSANSICHT (APPLIKATIONSTASTE,W)
  • Wählen Sie den Menüeintrag ERSTELLEN - ABFRAGEENTWURF (ALT,L,QW).

aus einer geöffneten Abfrage heraus:

  • Wählen Sie den Menüeintrag ANSICHT - ENTWURFSANSICHT (ALT,A,W)

Das von links nach rechts langezogene Fenster der Abfragen-Entwurfsansicht besteht aus zwei Bereichen zwischen denen Sie mit F6 wechseln können. Es ist das gleiche wie bei den Filtern. Im oberen Teil wird eine Übersicht der Tabellen angezeigt, auf welche die Abfrage angewendet werden solle. Jede Tabelle wird als sogenannte Feldliste angezeigt. Eine Feldliste zeigt die Spaltenüberschriften einer Tabelle in Listenform, also in vertikaler Ausrichtung, an. Um unteren Teil des Fensters befindet sich der Kriterienbereich. Er besteht aus einer Tabelle. Die Zeilen der Tabelle sind wie folgt beschriftet.

  1. FELD:
  2. TABELLE:
  3. SORTIERUNG:
  4. ANZEIGEN:
  5. KRITERIEN:
  6. ODER:

Die Spalten haben keine Beschriftung.

Abfragen SQL-Ansicht

Die SQL-Ansicht besteht aus einem einfachen Textfeld, in welches man SQL-Code direkt eingeben kann. Zum Ausführen der Abfragen benutzen Sie die gleichen Menüeinträge wie bei der Entwurfsansicht.

Abfrage öffnen / ausführen

Um eine Abfrage zu öffnen und damit auch auszuführen navigieren Sie im Datenbankfenster auf die gewünschte Abfrage und drücken Sie EINGABE.

Abfrage erstellen

Abfragen werden in der Abfragen-Entwurfsansicht erstellt oder bearbeitet.

Für eine neue Abfrage wählen Sie den Menüeintrag ERSTELLEN - ABFRAGEENTWURF (ALT,L,QW). Über die Entwurfsansich legt sich dann automatisch das Dialogfenster TABELLE ANZEIGEN

Tabellen für die Abfrage auswählen

  1. Im Dialogfenster TABELLE ANZEIGEN gibt es drei Registerkarten (TABELLEN, ABFRAGEN, BEIDE) und zwei Schalter (HINZUFÜGEN, SCHLIESSEN), sowie ein Listenfeld. Die Registerkarten erlauben es auszuwählen, ob im Listenfeld nur Tabellen, nur Abfragen, oder eben beides angezeigt werden soll.
  2. Mit AB und AUF navigiert man durch das Listenfeld und sucht eine die Tabellen aus, die man für die Abfrage benötigt.
  3. Mit TAB springt man auf den Schalter HINZUFÜGEN. Ohne weitere Rückmeldung wird dadurch die eben selektierte Tabelle in das Abfragenerstellungsfenster übernommen.
  4. MIT UMSCHALT+TAB springt man zurück in das Listenfeld und sucht mit AB und AUF die nächste Tabelle, die man wieder über den Schalter HINZUFÜGEN in das Abfragenerstellungsfenster übernehmen kann.
  5. Hat man alle Tabellen, die man zum Erstellen der Abfrage benötigt in das Abfragenerstellungsfenster übernommen, schließt man das TABELLE ANZEIGEN Dialogfenster über den Schalter SCHLIESSEN.
Tabellen für eine Abfrage nachträglich hinzufügen

Sollten Sie feststellen, dass Sie benötigte Tabellen bei diesem ersten Schritt vergessen haben, können Sie die Tabellenauswahl jederzeit wieder über das Menü ENTWURF - TABELLE ANZEIGEN (ALT,JQ,ST) aufrufen.

Tabellen aus einer Abfrage entfernen

Sollten Sie eine oder mehrere Tabellen zu viel zu einer Abfrage hinzugefügt haben, so können Sie diese leicht wieder entfernen. Navigieren Sie innerhalb der Abfragen-Entwurfsansicht mit TAB auf die Tabelle, die Sie entfernen möchten und drücken Sie anschließend ENTF. Wenn Sie sich nicht sicher sind in welcher Tabelle sich der Cursor gerade befindet, drücken Sie AB oder AUF um auf einen anderen Eintrag innerhalb des Tabellenfensters zu gelangen. Jaws sagt nach dem Listeneintrag den Namen der Tabelle an.

Art der Abfrage wählen

Access kennt sechs verschiedene Abfragetypen, die Sie über das Menü ENTWURF (ALT,JQ) der Abfragen-Entwurfsansicht wählen können:

  1. Auswählen (ALT,JQ,E) - Die Auswahlabfrage sammelt Daten nach gesetzten Kriterien und stellt diese dar. Einfache Rechenoperationen, zum Beispiel das Erstellen von Summen sind möglich.
  2. Tabelle erstellen (ALT,JQ,B) - Die Tabellenerstellungsabfrage arbeitet wie die Auswahlabfrage, speichert ihre Ergebnisse aber in einer neuen, echten Tabelle.
  3. Anfügen (ALT,JQ,A) - Die Anfügeabfrage arbeitet wie die Auswahlabfrage, hängt ihre Ergebnisse aber an eine bereits bestehende Tabelle mit identischem Aufbau an.
  4. Aktualisieren (ALT,JQ,N) - Die Aktualisierungsabfrage tauscht Werte in bestehenden Tabellen gegen neue aus.
  5. Kreuztabellen (ALT,JQ,R) - Die Kreuztabellenabfrage erlaubt es Daten zu sammeln, zu analysieren und sie sehr kompakt wiederzugeben.
  6. Löschen (ALT,JQ,C) - Die Löschabfrage löscht nach gesetzten Kriterien Datensätze aus bestehenden Tabellen

Beim Abfragetyp Tabellenerstellungsabfrage öffnet sich das Dialogfeld NEUE TABELLE ERSTELLEN. Der Cursor befindet sich in einem kombinierten Eingabefeld. Geben Sie hier den Namen der neu zu erstellenden Tabelle ein und bestätigen Sie anschließend mit EINGABE.

Beim Abfragetyp Aktualisierungsabfrage öffnet sich das Dialogfeld ANFÜGEN. Der Cursor befindet sich in einem kombinierten Eingabefeld, welches Sie mit ALT+AB öffnen können. Navigieren Sie mit AB und AUF zu der Datentabelle Ihrer Datenbank an welche das Ergebnis der Abfrage angefügt werden soll. Bestätigen Sie mit EINGABE. Bitte beachten Sie, dass die Struktur der hier gewählten Tabelle exakt mit der Ausgabe Ihrer Abfrage übereinstimmen muss. Um dies zu testen empfiehlt es sich die Abfrage zunächst als Auswahlabfrage zu definieren, ihre Ausgabe zu testen und dann später den Abfragetyp nachträglich zu ändern.

definieren der Abfrageparameter

  1. Wechseln Sie nach der Wahl der Tabellen und der Abfragenart mit F6 in den Kriterienbereich. Dieser besteht wie bereits erwähnt aus einer mehrspaltigen Tabelle. Die Spalten dieser Tabelle werden beim Ausführen der Abfrage in Reihenfolge nacheinander abgearbeitet. In jeder Spalte setzen Sie die Abfrageparameter für ein Datenfeld aus einer in der Datenbank gespeicherten Datentabelle.
  2. Navigieren Sie mit den Pfeiltasten in ein freies Feld in die zweiter Zeile der ersten Spalte (Zeile TABELLE). Jaws sagt ein Eingabefeld an.
  3. Mit ALT+AB öffnen Sie die Ausklappliste des Feldes. In ihr befinden sich alle in der Abfrage angezeigten Tabellennamen. Wählen Sie mit AB und AUF eine Datentabelle aus, und schließen Sie Ihre Auswahl mit ESC ab (Drücken Sie NICHT EINGABE, da der Cursor ansonsten zur nächsten Spalte springt).
  4. Navigieren Sie mit AUF in die erste Zeile (Zeile FELD) der ersten Spalte.
  5. Mit ALT+AB öffnen Sie die Ausklappliste des Feldes. In ihr befinden sich alle Feldnamen (Spaltenüberschriften) der Datentabelle die Sie im vorigen Schritt gewählt haben. Mit AB und AUF navigieren Sie zu dem Feldnamen (Spaltenüberschrift) der in Ihrer Abfrage erscheinen soll, drücken ESC und danach AB (!!! nicht EINGABE!!!).
    • Kennen Sie den Namen des Feldnamens (Spaltenüberschrift) auswendig, können Sie ihn ALTERNATIV auch ohne die Ausklappliste einfach direkt in das Eingabefeld eingeben. Access unterstützt Sie bei der Eingabe, indem es versucht an Hand der bereits getippten Buchstaben zu erkennen welcher Feldname (Spaltenüberschrift) gewünscht ist und diese automatisch ergänzt. Übernommen wird der Eintrag durch Drücken von AB. (!!! erneut nicht EINGABE)
  6. Navigieren Sie mit AB in die dritte Zeile (Zeile SORTIERUNG) der ersten Spalte. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:
    • Soll keine Sortierung vorgenommen werden lassen Sie das Feld frei und gehen mit AB in die nächste Zeile.
    • Wünschen Sie eine Sortierung, so legen Sie deren Art durch Öffnen der Ausklappliste mit ALT+AB fest. Zur Wahl stehen AUFSTEIGEND, ABSTEIGEND und KEINE SORTIERUNG. Drücken Sie anschließen ESC und dann AB. Selbstverständlich können Sie die Art der Sortierung auch wieder durch direkte Eingabe in das Eingabefeld durch Ausschreiben des entsprechenden Begriffes festlegen. Access unterstützt sie auch hierbei. Beenden Sie ihre Eingabe in diesem Fall mit AB.
  7. Der Cursor steht nun in der vierten Zeile (Zeile ANZEIGEN) der ersten Spalte. Diese enthält einen Auswahlschalter, der standardmäßig aktiviert ist. Der Auswahlschalter entscheidet darüber, ob das in dieser Spalte definierte Feld nach dem Ausführen der Abfrage sichtbar sein soll oder nicht. Ist der Auswahlschalter aktiviert wird das Feld in der Abfrage angezeigt. Soll das Feld nur als Filterkriterium dienen, aber später nicht in der Abfrage erscheinen, so deaktiviert man die Auswahl mit LEERTASTE.
  8. Navigieren Sie mit AB in die fünfte Zeile (Zeile KRITERIEN) der ersten Spalte. Formulieren Sie hier Ihre Abfragekriterien mit Hilfe von Operatoren und Platzhaltern (Siehe auch: Access: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke). Gehen Sie nach Ihrer Eingabe mit AB in die nächste Zeile.
  9. Sie befinden sich in der sechsten Zeile (Zeile ODER). Hier können Sie mit Operatoren und Platzhaltern ein zweites Abfragekriterium angeben, nach dem innerhalb des gewählten Feldnamen (Spaltenüberschrift) gesucht werden soll.
  10. Sie haben nun zwei Möglichkeiten.
    • Sie navigieren in die nächste Spalte um weitere Felder entsprechend den eben genannten Schritten zur Abfrage hinzuzufügen und wiederholen diesen Vorgang bis Ihre Abfrage alle von Ihnen gewünschten Felder enthält.
    • Sie führen die Abfrage aus indem Sie den Menüeintrag ENTWURF - AUSFÜHREN (ALT,JQ,Ü) wählen.


Abfragen mit dem SQL Editor

Access ist so programmiert, dass alle Abfragen in einem Dialogfeld eingegeben werden können. Die Dialogfelder setzen nämlich nichts anderes als eine SQL Syntax (Structured Query Language) zusammen. Im Abschnitt SQL-Ansicht wurde bereits darauf hingewiesen. In diesem Abschnitt soll nun genauer auf die Möglichkeit eingegangen werden, ganze Abfragen im SQL-Syntax zu schreiben. Vorteilhaft ist dabei die gute Übersicht für Braillenutzer. Außerdem können durch diese Methode kompliziertere Abfragen erstellt werden. Die Arbeit setzt allerdings voraus, dass man sich in SQL als Abfragesprache einarbeitet. SQL hat sich mittlerweile als Standard für relationale Datenbanken durchgesetzt; und so ist es auch nicht verwunderlich, dass Access im Kern mit SQL arbeitet. Für den Entwickler und Nutzer erleichtert dies die Arbeit mit Datenbanken, da für verschiedene Systemumgebungen nicht verschiedene Sprachen gelernt werden müssen. Anwender, die bereits Erfahrungen mit SQL haben, werden feststellen, dass sich die Microsoft-SQL in der Syntaxstrukur geringfügig unterscheidet. Der Umstieg sollte aber nicht schwer fallen.

Allgemeiner Hinweis zur Methode

Um eine Abfrage im SQL Editor ( auch SQL-Ansicht genannt) einfügen bzw. bearbeiten zu können, muss man zuerst eine Abfrage in der bekannten Weise in der Entwurfansicht erstellen.

Ein Beispiel anhand der „CD_Verwaltung.mbd" soll das Vorgehen verdeutlichen. Es soll eine Abfrage über die Tabelle "Tabelle_Nutzer" erstellt werden, die nur Name, Vorname und ICQ Nummer beinhaltet.

Erster Schritt: Leere Abfrage erstellen

  1. Im ersten Schritte wird mittels der Entwurfansicht eine Abfrage über die Tabelle erstellt.
  2. Es genügt an dieser Stelle, nur den Punkt „Erstellen einer neuen Abfrage in der Entwurfsansicht" auszuführen und im Dialogfenster „Tabelle anzeigen" die "Tabelle_Nutzer" zu wählen und in der Abfrage HINZFÜGEN zu betätigen. Anschließend wird das Dialogfenster mit dem SCHLIEßEN Schalter oder der ESC Taste geschlossen.
  3. Nun hat man eine „leere" Abfrage, die noch keine Anweisungen enthält, welche Datenfelder aus der „Tabelle_Nutzer" zu lesen sind.

Zweiter Schritt: leere Abfrage in der SQL-ANSICHT öffnen

  1. Im nächsten Schritt kann man die SQL-ANSICHT über ENTWURF / ANSICHT / SQL-ANSICHT öffnen (ALT, JQ, 5, Q).
  2. In der SQL-Ansicht ist Folgendes zu lesen: SELECT … FROM Tabelle_Nutzer;

Dritter Schritt: SQL-ABFRAGE erstellen und ausführen

Access hat bis hier nur festgelegt, welche Tabelle abgefragt werden soll. Alles andere wird nun in den Editor der SQL-Abfrage eingetragen. Nun wird die SQL-Syntax ergänzt, die wie folgt lautet:

SELECT * FROM Tabelle_Nutzer;

Nun wird die Abfrage mit der Tastenkombination STRG+S gespeichert. Das sich öffnende Dialogfeld „Speichern unter" verlangt nach einem Abfragenamen. Standardmäßig ist in das Formularfeld „Abfrage 1" eingetragen. In unserem Beispiel nennen wir diese „Abfrage_ICQ_Nummern".

Hinweis: Um die Übersicht zu verbessern, sollte man sich bei der Bezeichnung in Access angewöhnen, immer den Qbjekttyp mit anzugeben, z.B. bei Abfragen „Abfrage_xxx" bei Tabellen „Tabelle_yyy" usw. Dies vereinfacht das Wiederfinden und verhindert, dass Objekte falsch behandelt werden. In Berichten kann man z.B. keine Daten eintragen. Gerade beim Braillenutzer können solche Verwechslungen leicht vorkommen, da die Objekttypen nur per Symbol zu unterscheiden sind.

Nach dem die Abfrage benannt und gespeichert wurde, kann man sich das Ergebnis seiner ersten Abfrage anschauen:

  • Der einfachste Weg ist über ENTURF und ANSICHT in die DATENBLATTANSICHT zu wechseln.
  • Es ist aber durchaus auch interessant, in den Navigationsbereich zu wechseln und unter Abfragen nachzuschauen. Dort befindet sich nun die neue Abfrage „Abfrage_ICQ_Nummer".

Hat man nun die Abfrage geöffnet und betrachtet sich die Felder der Datensätze, erkennt man, dass es sich um das Abbild der Tabelle_Nutzer handelt. Alle Datensätze werden eins zu ein dort aufgeführt.

Um dem Wunsch zu folgen, nur den Vornamen, Namen und die ICQ-Nummer anzuzeigen, wird die SQL-Syntax wie folgt geändert (hierfür wechselt man wieder in die SQL-Ansicht):

SELECT Vorname, Nachname, [ICQ Nummer] 
FROM Tabelle_Nutzer;

Was hat sich nun geändert?

Das Sternchen aus der ersten Anweisung wurde gegen die gewünschten Feldnamen getauscht. Sternchen (*) wird als Platzhalter für alle Datenfelder benutzt.

In diesem Beispiel stecken schon eine ganze Menge Tücken. So muss man genau darauf achten, dass Lücken nach den Kommata stehen müssen und dass „ICQ Nummer" in eckige Klammern gesetzt werden muss. Auch müssen die Feldnamen exakt aus der Tabelle übernommen werden. Fehler in der Groß- und Kleinschreibung oder Lücken sind nicht zulässig.

Das Feld „ICQ Nummer" ist ein gutes Beispiel dafür, wie man ein Datenfeld nicht benennen sollte.

Das Leerzeichen zwischen ICQ und Nummer führt leicht zu Fehlern. Deshalb gilt der Grundsatz, Datenfelder immer ohne Lücke anzulegen oder diese mit Unterstrich (_) zu füllen.

Hätte der Autor in diesem Beispiel diesen Grundsatz befolgt, könnte er auf die eckigen Klammern in der Syntax verzichten. Die eckigen Klammern binden hier die beiden Wörtchen ICQ und Nummer zu einem Ausdruck zusammen. Lässt man sie trotzdem weg, werden die beiden Wörter als zwei Befehle interpretiert, was dann zu einem Fehler führt.

Zum Abschließen der Syntax ist noch das Semikolon nötig, welches auch nicht vergessen werden darf.

Fassen wir noch einmal zusammen: In diesem Beispiel wurde mit dem SELECT Befehl eine Abfrage über die Felder „Name, Vorname und ICQ Nummer" aus der Tabelle Tabelle_Nutzer gefertigt.

Beispieldatei CD_Verwaltung.accdb

Aufbau der SQL-Syntax

SQL Befehle können zum Abfragen, Anlegen, Ändern und Löschen von Datenbanken, Tabellenstrukturen und Tabelleninhalten verwendet werden. Im diesem Abschnitt wird systematisch auf die Syntax zum Abfragen von Tabellenstrukturen eingegangen.

Prinzipiell ist eine SQL Abfrage immer nach dem gleichen Schema aufgebaut:

SELECT Spalten FROM Tabellen;

Bei den in Großbuchstaben geschriebenen Wörtern handelt es sich um die Befehle. Das normal geschriebene "Spalten" bedeutet, dass an diese Stelle die Namen der Spalten eingetragen werden. Tabellen bedeutet, dass an diese Stelle der Name der Tabelle steht. Es sind im übrigen auch mehrere Tabellen möglich, das bedeutet dann einen Abfrage über mehrere Tabellen. Später dazu mehr.

SELECT Abfrage

  • SELECT bedeutet wählen oder abfragen.
  • FROM steht für die Herkunft, also in welcher Tabelle abgefragt werden soll.

Beginnen wir nun eine Abfrage über die Tabelle „Tabelle_Medium" zu erstellen. Die SQL Syntax lautet dann:

SELECT * FROM Tabelle_Medium;

Als Ergebnis dieser Abfrage erhält man den gesamten Inhalt der Tabelle_Medium.

Das * (Sternchen) steht hier als Platzhalter für alle Datenfelder. Man könnte auch alle Datenfelder aufführen. Das würde dann so aussehen:

SELECT id_Medium, Titel, Interpret_Autor, Medium 
FROM Tabelle_Medium;
  • Die einzelnen Datenfelder werden durch ein Komma getrennt, nach dem Komma muss ein Leerzeichen sein.
  • Alle Feldnamen müssen exakt so geschrieben werden, wie sie in der Tabelle vorkommen. Die Groß- und Kleinschreibung darf nicht vernachlässigt werden.
  • Für die bessere Lesbarkeit sollte man sich angewöhnen, die Befehle (hier SELECT und FROM) groß zu schreiben.
  • Am Ende der SQL-Anweisung darf das SEMIKOLON nicht vergessen werden!

Oft möchte man nur einen Teil der Datenfelder als Auswahl haben. Hierfür zählt man nur die gewünschten Feldnamen auf. Für die Felder Titel und Medium sieht das dann so aus:

SELECT Titel, Medium FROM Tabelle_Medium;

Als Ergebnis der Abfrage erhält man eine Tabelle mit zwei Spalten:

Titel Medium
Harry Potter Buch
Harry Potter DVD
Die unendliche Geschichte Buch
Herr der Ringe DVD
Karlsson vom Dach Buch

Wird nun der Inhalt der Tabelle durch ein neues Buch ergänzt, erweitert sich die Abfrage beim nächsten Aufrufen um diese Tabelle. Der Vorteil liegt auf der Hand: Tabellenauszüge sind durch die Möglichkeit der Abfrage immer aktuell.

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WHERE Bedingung

WHERE Bedingungen dienen dazu, Abfragen weiter einschränken. In unserem Beispiel soll die Abfrage so einschränkt werden, dass alle DVD´s der Sammlung angezeigt werden. Dies lässt sich sehr leicht durch Anhängen des WHERE Befehls erledigen. Die WHERE Abfrage entspricht einem FILTER, wie im Kapitel Access: Filter beschrieben.

SELECT Titel, Medium 
FROM Tabelle_Medium WHERE Medium="DVD";

Das Ergebnis sieht dann so aus:

Titel Medium
Harry Potter DVD
Herr der Ringe DVD

(Siehe auch in der Datenbank: Abfrage_Meine Sammlung)

  • Die WHERE Bedingung wird immer hinter den FROM Befehl gestellt.
  • Anschließend folgt das Datenfeld, in dem nach bestimmten Kriterien (hier DVD) gesucht werden soll.
  • Das Gleichheitszeichen macht eine direkte Zuweisung zum folgenden Ausdruck.
  • Der Ausdruck wird dann entsprechend in Anführungszeichen "DVD" gesetzt. Die Anführungszeichen dürfen entfallen, wenn nach Zahlen gefiltert wird.

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Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke

Man kann anstatt des Gleichheitszeichens (=) auch LIKE benutzen. Dieser Zuweisungsbefehl ist immer dann vorzuziehen, wenn man nach Teilbegriffen im Datenfeld suchen will. In unserem Beispiel ist dies sehr sinnvoll, wenn man z.B. alle Titel mit dem Inhalt Fantasie abfragen möchte. Da aber im Feld Inhalt die englische und deutsche Schreibweise (Fantasy, Fantasie) benutzt wurde, möchte man nun beide erfassen, trotz unterschiedlicher Schreibweise. Hier bietet sich die LIKE Methode an, um nur nach dem gleichen Wortbestandteil „Fanta" zu suchen. Hinter „Fanta" folgt nun noch der Platzhalter *. Dies bedeutet, dass das Wort mit „Fanta" beginnt und beliebig enden darf.

SELECT Titel, Medium, Inhalt 
FROM Tabelle_Medium 
WHERE Inhalt LIKE "Fanta*";
  • Der Platzhalter darf auch am Anfang der Buchstabenfolge stehen.
  • Mit diese Methode lassen sich auch sehr gut alle Namen die mit B beginnen heraussuchen (LIKE „B*" usw.
  • Mit > größer < kleiner lassen sich genauso leicht Abfragen erstellen. "PLZ>68549" bedeutet, dass alle mit der PLZ größer als 68549 herausgesucht werden.

Im Kapitel Access 2010: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke sind die Bedingungen bereits ausführlich erklärt worden. Diese gelten in der SQL Syntax genauso. Wer diese nicht mehr parat hat, dem sei das Kapitel noch einmal ans Herz gelegt.


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Sortieren mit ORDER BY

Es ist auch möglich nach verschiedenen Bedingungen zu sortieren. In unserem Beispiel sollen die Titel nach dem Alphabet sortiert werden. Der Sortierbefehl lautet: ORDER BY, die entsprechende Syntax sieht dann so aus:

SELECT Titel, Medium, Inhalt 
FROM Tabelle_Medium 
ORDER BY Titel;

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, die Sortierrichtung anzugeben.

  • ASC (ascending) steht für aufsteigend,
  • DESC (descending) steht für absteigend.

Die Bestimmung der Sortierrichtung wird einfach hinter das zu sortierende Datenfeld geschrieben.

SELECT Titel, Medium, Inhalt 
FROM Tabelle_Medium 
ORDER BY Titel ASC;

oder

SELECT Titel, Medium, Inhalt 
FROM Tabelle_Medium ORDER BY Titel DESC;

Gibt man weder ASC noch DESC an, wird standardmäßig absteigend (also ASC) sortiert.

Generell gilt für die Sortierung, dass man mehrere Sortieroptionen angeben kann. Man kann zuerst nach dem Titel und danach nach dem Inhalt sortieren, usw.

SELECT Titel, Medium, Inhalt 
FROM Tabelle_Medium 
ORDER BY Titel DESC, 
Inhalt ASC;

Dabei ist zu beachten, bei der Abtrennung der Datenfelder das Komma nicht zu vergessen.


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Gruppieren und Sortieren verbinden

Der einfache Aufbau der SQL-Syntax erlaubt Bedingungen und Sortieren einfach zu verbinden.

Man kann also mit WHERE eine Auswahl treffen und mit ORDER BY die Ergebnisse sortieren.

SELECT Titel, Medium 
FROM Tabelle_Medium WHERE Medium="DVD" 
ORDER BY Titel DESC;

Das Ergebnis sieht dann so aus:

Titel Medium
Momo DVD
Herr der Ringe DVD
Harry Potter DVD

Beim Aufstellen der Syntax muss man nur auf die Reihenfolge der Befehle achten. ODER BY kann niemals vor der WHERE Klausel kommen.


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Gruppieren - GROUP BY

Man kann Datensätze nach einen oder mehreren Kriterien zusammenfassen. Dies kann man auch als Gruppieren bezeichnen. Alle DVD´s, alle Bücher, alle CD´s werden zusammengefasst dargestellt.

Das Gruppieren ermöglicht nun im Gegensatz zum Sortieren, dass man die Gruppen mit Aggregatsfunktionen verknüpfen kann. Aggregatsfunktionen dienen eigentlich dazu, dass man die Anzahl von Minimalwerten oder Maximalwerten einer Spalte ermittelt.

In unserem Beispiel soll ermittelt werden, wie viele Medien jeden Typs in der Datenbank gespeichert sind. Die SQL Klausel für das Gruppieren lautet: GROUP BY.

Zunächst sollen erst einmal alle Gruppen erfasst werden.

SELECT Medium FROM Tabelle_Medium GROUP BY Medium;
Medium
Buch
DVD


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COUNT ... GROUP BY

Das Abfrageergebnis sagt aus, dass es in der Tabelle nur DVD´s und Bücher gibt.

Nun wird die GROUP BY Klausel mit einer Aggregatsfunktion verknüpft. Mit dieser kann man die Anzahl der DVD´s und die der Bücher ermitteln.

SELECT Medium, COUNT(Medium) AS  Anzahl  FROM Tabelle_Medium GROUP BY Medium;

Die Syntax wird um "COUNT(Medium) AS Anzahl" erweitert. Die Aggregatsfunktion sagt aus, dass alle gleichen Medien gezählt werden und das Ergebnis in einer neuen Spalte mit dem Namen Anzahl angezeigt werden soll.

Die Klausel AS weist der Abfrage eine neue Spalte mit einem neuen Namen zu.

Medium Anzahl
Buch 3
DVD 3


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COUNT ... MIN / MAX

Die gleiche Abfragestruktur lässt sich auch mit MIN oder MAX erstellen.

Hat man seine Datenbank so erweitert, dass in der Tabelle_Medium auch der Preis aufgeführt wird, so kann man sich mit MAX den teuersten Titel einer Gruppe heraussuchen lassen.

SELECT Medium, MAX(Preis) AS [teuerstes Medium] 
FROM Tabelle_Medium 
GROUP BY Medium;

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AS (Namen zuweisen)

Mit der AS Klausel kann man einem Spaltennamen leicht einen beliebigen anderen Namen zuweisen.

In Datenbanken kommt es oft vor, dass die Feldnamen der Spalten einen kryptischen Kurznamen bekommen. Z.B. VorK diese Abkürzung steht für Vorname Kunde. Möchte man eine lesbare Abfrage der Tabelle haben, empfiehlt es sich, die Tabelle mit einem lesbaren Spaltennamen zu versehen. Dazu benutzt man die AS Klausel. Ein Beispiel verdeutlicht dies:

SELECT VorK AS [Vorname Kunde] 
FROM tabelle_kunde;
Medium teuerstes Medium
Buch 33
DVD 36

(Siehe auch in der Datenbank: Abfrage_Teuerste Bücher einer Gruppe)

Genauso kann man für das billigste Medium jeder Gruppe vorgehen.

Die GROUP BY Klausel ist, eine wichtige und starke Funktion für Abfragen von Datenbanken.

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Berechnungen mit Abfragen ausführen

Es ist ein Leichtes, in Abfragen Berechnungen durchzuführen und als eigenständige Spalte darzustellen. In unserem Beispiel wollen wir die Preise der Bücher und DVD´s auch ohne MWSt anzeigen.

Zunächst erstellen wir eine Abfrage über Titel, Interpret_Autor, Medium und Preis.

SELECT Titel, Interpret_Autor, Medium, Preis 
FROM Tabelle_Medium;

Diese Abfrage ergänzen wir um die Berechnung des Preises ohne die in Deutschland üblichen 19% MWSt. Der Preis ohne MWSt berechet sich: Preis_ohne =PREIS *0,81

Zusammengesetzt sieht das dann so aus:

SELECT Titel, Interpret_Autor, Medium ,Preis, Preis*0.81 AS Preis_ohne_MWST 
FROM Tabelle_Medium;

Achtung! Bei der Eingabe der Kommazahl muss man unbedingt darauf achten, dass ein Punkt zur Abtrennung der Dezimalen verwendet wird. Access verwendet die amerikanische Dezimaltrennung!

Ergebnis:

Titel Interpret_Autor Medium Preis Preis_ohne_MWST
Harry Potter Rowling Buch 27 21,87
Harry Potter Rowling DVD 19 15,39
Die unendliche Geschichte Michael Ende Buch 33 26,73
Herr der Ringe J.R.R. Tolkien DVD 36 29,16
Karlsson vom Dach Astrid Lindgren Buch 12 9,72
Momo Michael Ende DVD 18 14,58

(Siehe auch in der Datenbank_ Abfrage_Preise mit und ohne MWSt)

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SELECT DISTINCT - Doppelte Datensätze vermeiden

In der Praxis kommt es immer mal wieder vor, dass Datensätze doppelt eingegeben werden. Diese lässt sich leicht durch SELECT DISTINCT vermeiden.

In unserem Beispiel ist das Buch Harry Potter zweimal eingegeben. SELECT DISTINCT schafft Abhilfe und zeigt es in der Abfrage nur noch einmal an:

SELECT DISTINCT Titel, Interpret_Autor, Medium 
FROM Tabelle_Medium;

(Siehe auch in der Datenbank_ Abfrage_Medium mit DISTINCT)

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Verknüpfungen mehrer Tabellen mit INNER JOIN, LEFT JOIN und RIGHT JOIN

Möchte man Inhalte aus mehreren Tabellen abfragen, kann man die Tabellen verknüpfen, also in Beziehung zueinander setzen.

Im Kapitel Beziehungen wurden die Grundlagen bereits beschrieben und sollten entsprechend dort nachgelesen werden.

Beim Erstellen von Beziehungen in Access Datenbanken kann es von Vorteil sein, die entsprechende SQL-Syntax zu kennen. So kann man schnell Fehler erkennen oder aufwendigere Abfragen erstellen, die nicht über die Entwurfansicht möglich sind.

Die entsprechenden Befehle für eine ...

  • Eins-zu-eins-Beziehung lautet: INNER JOIN
  • Eins-zu-viele-Beziehung lautet: LEFT JOIN
  • Viele-zu-eins-Beziehung lautet: RIGHT JOIN
  • Viele-zu-viele-Beziehung lautet: OUTER JOIN

In unserer Beispieldatenbank sollen für jeden Nutzer die ausgeliehenen Medien (Bücher, DVD, etc.) abgefragt werden.

Dazu müssen die Tabellen Nutzer, Medien und Ausleihe verknüpft werden. Eine Tabellenverknüpfung muss immer über einen Schlüssel erfolgen, der in beiden Tabellen enthalten ist. Zudem muss er eindeutig sein. Hierfür bieten sich ID´s, Personalnummern oder eindeutige Namen an. In unserem Beispiel bietet sich die id_Ausleihe und die id_Titel an. Beide sind in der Tabelle Ausleihe verzeichnet. Genau genommen werden an die Tabelle Ausleihe zwei Tabellen angeknüpft. Die Tabelle Nutzer und die Tabelle Medium.

Da ein Nutzer mehrere Titel ausleihen kann, muss man sich bei der Verknüpfung einer "Eins-zu-viele-Beziehung", also einer LEFT JOIN Beziehung, bedienen.

Damit es gleich zu Anfang nicht so komplex wird, soll zuerst einmal die Tabelle Ausleihe mit der Tabelle Titel verknüpft werden. Als Ergebnis erhält man dann eine Abfrage (Liste), in der verzeichnet ist, wann welches Buch ausgeliehen wurde.

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LEFT JOIN

Zwischen der Tabelle Ausleihe und der Tabelle Titel gibt es eine "Ein-zu-viele-Beziehung", da es zu jedem Ausleihdatum ein Buch gibt, aber nicht alle Titel zwangsläufig ausgeliehen sein müssen.

Die SQL Abfrage lautet:

SELECT Tabelle_Medium.Titel, Tabelle_Medium.Interpret_Autor, [Tabelle_Ausleihe.ausgeliehen am]
FROM Tabelle_Ausleihe LEFT JOIN Tabelle_Medium 
ON Tabelle_Ausleihe.id_Titel = Tabelle_Medium.id_medium;

Analisiert man die Abfrage, so lässt sich folgende Grundstruktur ausmachen:

SELECT (Tabellentitel) 
FROM (linke Tabelle) LEFT JOIN (rechte Tabelle) 
ON (linke Tabellenverknüpfung) = (rechte Tabellenverknüpfung)

Neu in dieser Abfrage ist, dass sich die Titelnamen auf verschiedene Tabellen beziehen. Deshalb muss man nun die Tabellennamen mit Punkt (.) abgetrennt vor den Titelnamen setzen:

Tabellennamen.Titelnamen

z.B. Tabelle_Ausleihe.id_Titel

In dieser Abfrage hat sich noch ein kleiner Stolperstein eingeschlichen. Im Titel "ausgeliehen am" befindet sich ein Leerzeichen. Titel mit Leerzeichen müssen in eckige Klammern gesetzt werden, da sonst Access mit dem Leerzeichen das Ende des Titelnamens annimmt. Richtig muss es folgendermaßen aussehen:

[Tabelle_Ausleihe.ausgeliehen am]

Zur Erinnerung: Gute Datenbanken vermeiden Lücken in Titel. Daher hat es sich eingebürgert, dass man Lücken mit den Unterstrich (_) ausfüllt.


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Abfragen über mehrere Tabellen

Abfragen über mehrere Tabellen muss man genau planen, dann ist das Aufstellen der SQL-Anweisung nur noch Fleißarbeit.

Die Tabelle_Ausleihe hat Beziehungen zu beiden anderen Tabellen über die id_Medium und die id_Nutzer. Um die Bindung zu beiden anderen Tabellen herstellen zu können, muss die Tabelle_Ausleihe in der SQL-Anweisung zwischen den beiden anderen Tabellen stehen.

Das bedeutet, dass die oben benutze Anweisung umgeschrieben werden muss. Die Tabellen werden in der Reihenfolge getauscht, demnach wird auch LEFT JOIN in RIGHT JOIN getauscht.

SELECT Tabelle_Medium.Titel, Tabelle_Medium.Interpret_Autor, [Tabelle_Ausleihe.ausgeliehen am]
FROM Tabelle_Medium RIGHT JOIN Tabelle_Ausleihe 
ON Tabelle_Ausleihe.id_Titel = Tabelle_Medium.id_medium;

Im Ergebnis ändert sich zunächst nichts.

Die zweite Bindung lautet:

Tabelle_Ausleihe LEFT JOIN Tabelle_Nutzer ON Tabelle_Ausleihe.id_Nutzer=Tabelle_Nutzer.id_Nutzer

Diese wird in Klammern gesetzt und ersetzt die Bindung "Tabelle_Ausleihe".

SELECT Tabelle_Medium.Titel, Tabelle_Medium.Interpret_Autor, [Tabelle_Ausleihe.ausgeliehen am]
FROM Tabelle_Medium RIGHT JOIN (Tabelle_Ausleihe 
LEFT JOIN Tabelle_Nutzer 
ON Tabelle_Ausleihe.id_Nutzer=Tabelle_Nutzer.id_Nutzer) 
ON Tabelle_Ausleihe.id_Titel = Tabelle_Medium.id_medium;

Nun ist die Bindung zwischen den drei Tabellen fertig. Nach der SELECT Anweisung wird noch der Name des Ausleihers eingetragen (Tabelle_Nutzer.Vorname, Tabelle_Nutzer.Name).

SELECT Tabelle_Nutzer.Vorname,  Tabelle_Nutzer.Nachname, Tabelle_Medium.Titel, Tabelle_Medium.Interpret_Autor, [Tabelle_Ausleihe.ausgeliehen am]
FROM Tabelle_Medium RIGHT JOIN
(Tabelle_Ausleihe LEFT JOIN Tabelle_Nutzer 
ON Tabelle_Ausleihe.id_Nutzer=Tabelle_Nutzer.id_Nutzer)
ON Tabelle_Ausleihe.id_Titel = Tabelle_Medium.id_medium;


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Weiterführende Online-Tutorials

Nutzer, die sich weiterführend mit SQL auseinandersetzen wollen, sei eines der hier aufgeführten Online-Tutorials empfohlen.

Formulare

Formulare sind Masken zur Datenein- und -ausgabe. Sie sollen die tag- tägliche Arbeit mit einer Datenbank erleichtern, indem Sie anders als Datentabellen nicht alle Datensätze auf einmal, sondern immer nur ausgewählte Datensätze anzeigen. Formulare sind also deutlich übersichtlicher als Datentabellen. Desweiteren ist es über Formulare möglich, Daten in verschiedene Datentabellen einzugeben. Formulare kann man auf Grundlage von Datentabellen und Abfragen erstellen und dabei gezielt Datenfelder auswählen oder auch auf sie verzichten.

Formulare können gerade blinden Menschen die Arbeit mit einer Datenbank stark erleichtern, da sie sich viele Bedienschwierigkeiten von Access durch geschickt gestaltete Masken umschiffen lassen. Unglücklicherweise lassen sich solch gut gestaltete Formulare nur sehr schwer ohne Maus erzeugen, da die dafür benötigten Werkzeuge für eine sinnvolle Bedienung eine Maus fast zwingend voraussetzen. Zwar ist es möglich über eine Reihe von Tricks zahlreiche ansonsten den Mausbenutzern vorbehaltene Funktionen auch blind zu bedienen, diese erfordern aber sehr tiefgreifende Datenbankkenntnisse und Kenntnisse im Umgang mit dem Screenreader.

Gut bedienbar sind hingegen die Assistenten zum automatischen Erstellen einfacher Formulare, allen voran der Autoformular Assistent.

Autoformular erstellen

Autoformulare sind der einfachste und schnellste Weg einfache Formulare zu erstellen. Sie werden aus dem Datenbankfenster heraus erzeugt.

  1. Navigieren Sie auf eine bestehende Abfrage oder Tabelle
  2. Wählen Sie den Menüeintrag ERSTELLEN - FORMULAR ALT,L,FR). Access erstellt ein Formular, welches alle Felder der zugrundeliegenden Tabelle oder Abfrage enthält und öffnet dieses.
  3. Speichern Sie das Formular mit STRG+S ab und geben Sie ihm im sich öffnenden Dialogfenster einen Namen.

Formularassistent

Der Formularassistent unterstützt Sie beim Anlegen von Formularen, indem er Sie Schritt für Schritt durch den Erstellungsprozeß begleitet. Sie haben die Möglichkeit die Tabellen oder Abfragen, sowie die von Ihnen gewünschten Datenfelder für das Formular zu wählen und einen Layouttyp zu setzen.

Das Erstellen eines Formulars mit dem Formularassistenten erfordert mehrer Schritte.

Auswählen der Datenfelder

  1. Navigieren Sie aim Menüband zum Eintrag ERSTELLEN - FORMULAR-ASSISTENT alt, L,W. Es öffnet sich das Dialogfenster FORMULAR-ASSISTENT.
  2. Das FORMULAR-ASSISTENT Dialogfenster besteht zu Beginn aus einer Ausklappliste und zwei Listenfeldern, sowie mehreren Schaltern.
  3. Wechseln Sie mit UMSCHALT+TAB zur Ausklappliste TABELLEN/ABFRAGEN und öffnen Sie diese mit ALT+AB.
  4. Wählen Sie aus der Ausklappliste mit AB und AUF die Tabelle oder Abfrage, welche die Datenfelder für Ihr geplantes Formular enthält.
  5. Wechseln Sie mit TAB oder ALT+V zum ersten Listenfeld mit der Überschrift VERFÜGBARE FELDER.
  6. Navigieren Sie mit AB und AUF zu einem Datenfeld welches Sie in Ihr Formular aufnehmen möchten.
  7. Springen Sie mit 2 mal TAB zum Schalter mit der Beschriftung ">" und drücken Sie EINGABE. Das Datenfeld wird dadurch in das zweite Listenfeld AUSGEWÄHLTE FELDER (ALT+A) verschoben und verschwindet aus dem Listenfeld VERFÜGBARE FELDER.
  8. Wechseln Sie mit 2 mal UMSCHALT+TAB oder mit ALT+V zurück in das Listenfeld VERFÜGBARE FELDER und wiederholen Sie den Vorgang für alle Felder, die Sie für Ihren Bericht benötigen.
  9. Benötigen Sie Datenfelder aus anderen Abfragen oder Tabellen, so können Sie jederzeit mit TAB oder über die Tastenkombination ALT+T zur Ausklappliste TABELLEN/ABFRAGEN zurückkehren und dort eine andere Auswahl treffen. Das die Inhalte des Listenfelds VERFÜGBARE FELDER werden von Access automatisch angepasst.
  10. Möchten Sie alle Datenfelder einer Datentabelle oder Abfrage auf einmal in Ihr Formular übernehmen, so wählen Sie den Schalter mit der Beschriftung ">>"
  11. Haben Sie versehentlich zu viele Datenfelder in das Listenfeld AUSGEWÄHLTE FELDER verschoben, so navigieren in diesem Listenfeld auf die überflüssigen Tabellen und wählen Sie den Schalter Schalter "<" um einzelne Datenfelder zu entfernen oder den Schalter "<<"" um alle Datenfelder zu entfernen.
  12. Sobald Sie alle Datenfelder ausgewählt haben aktivieren Sie den Schalter WEITER oder drücken Sie ALT+W

Formular Layout wählen.

Access bietet Ihnen sechs Auswahlschalter mit unterschiedlichen Formularlayouts an.

  • EINSPALTIG (ALT+P) - Alle Datenfelder werden untereinander auf dem Formular angeordnet.
  • TABELLARISCH (ALT+R - Datenfelder erscheinen in einer Tabellenform, bei der mehrere verschieden Datensätze gleichzeitig sichtbar sind.
  • DATENBLATT (ALT+N) - Datenfelder werden in einer reinen Tabellenform angezeigt. Alle Datensätze sind gleichzeitig sichtbar.
  • BLOCKSATZ (ALT+S) - Auf dem Formular ist immer nur ein Datensatz sichtbar. Die Datenfelder sind nebeneinander und untereinander angeordnet.

Treffen Sie Ihre Auswahl und wählen Sie dann den Schalter WEITER (ALT+W)

Formular benennen

Der Cursor befindet sich in einem Eingabefeld. Tragen Sie hier den Namen für das Formular ein und beenden Sie den Formularerstellungsassistenten über den Schalter FERTIG STELLEN (ALT+F) Zwei Auswahlschalter ermöglichen Ihnen, das Formular direkt zu öffnen oder nachträglich von Hand den Entwurf zu ändern. Belassen Sie es bei der ersten Option und beenden Sie den Assistenten mit FERTIG STELLEN (ALT + L).

Navigation in einem Formular

Innerhalb eines Formulars navigieren Sie über die Windows üblichen Tasten. TAB springt von Datenfeld zu Datenfeld, in Eingabefelder können Sie direkt Text eingeben usw.

  • Um einen Datensatz auszuwählen, dessen Nummer Sie kennen, drücken Sie F5, geben Sie über die Tastatur die Datensatznummer ein und

bestätigen Sie mit EINGABE.

  • JAWS+STRG+R sagt die Datensatznummer an
  • STRG+BILD AB springt zum nächsten Datensatz
  • STRG+BILD AUF springt zum vorausgehenden Datensatz
  • STRG+ENDE springt zum letzten Feld im letzten Datensatz
  • STRG+POS1 springt zum ersten Feld im ersten Datensatz
  • STRG+UMSCHALT+L listet alle Elemente des Formulars auf.

Datensatz innerhalb eines Formulars löschen

Diese Funktion wird von Access 2010 nicht mehr angeboten.

Filter innerhalb eines Formulars anwenden

Formulare eignen sich hervorragend zum Aufruf des AUSWAHLBASIERTEN FILTERS und des FORMULARBASIERTEN FILTERS, wie sie bereits aus dem Kapitel Filter bekannt sind. Dabei bleibt die Struktur des Formulars immer sichtbar, aber es werden einzelne Datensätze entsprechend der gesetzten Filter nicht länger angezeigt.

Auswahlbasierter Filter im Formular

  1. Um den Auswahlbasierten Filter anzuwenden navigieren Sie zunächst innerhalb des Formulars auf das Datenfeld nach dem Sie den Filter anwenden möchten.
  2. Wählen Sie anschließend den Menüpunkt START - AUSWAHL (ALT,R,W).
  3. In der sich öffnenden Ausklappliste können Sie zwischen verschiedenen Varianten des Filters auswählen.

Formularbasierte Filter im Formular

  1. Um den Auswahlbasierten Filter anzuwenden wählen Sie den Menüpunkt START - ERWEITERT - FORMULARBASIERTER FILTER (ALT,R,FW,F).
  2. Alle Datenfelder des Formulars sind anschließend leer.
  3. Tragen Sie in ein beliebiges Datenfeld einen Wert ein, nach dem Sie filtern möchten.
  4. Mit TAB können Sie zu einem weiteren Datenfeld navigieren und dort ein weiteres Filterkriterium eingeben.
  5. Haben Sie alle Filterkriterien eingegeben wählen Sie den Menüpunkt START - FILTER EIN/AUS (ALT,R,B).

Berichte

Berichte dienen der Druckausgabe von Daten aus der Datenbank auf Papier. Informationen sollen strukturiert und schön formatiert ausgegeben werden. Das Erstellen eines guten Berichts ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe, die es häufig erfordert einfach auszuprobieren und manuell nachzubessern. Blinde Menschen haben dabei kaum die Möglichkeit ihre Resultate zu überprüfen oder gar manuell nachzubessern, da sich die dazu notwendigen Werkzeuge nur schlecht blind bedienen lassen. Sie sind daher auf die automatischen Berichterstellungsmöglichkeiten angewiesen, deren Ergebnisse häufig sehr bescheiden ausfallen.

Autobericht erstellen

Autoberichte sind der einfachste und schnellste Weg einen Bericht zu erstellen. Sie werden aus dem Datenbankfenster heraus erzeugt.

  1. Navigieren Sie auf eine bestehende Abfrage oder Tabelle
  2. Wählen Sie den Menüeintrag ERSTELLEN - BERICHT ALT,L,RT). Access erstellt einen Bericht, der alle Felder der zugrundeliegenden Tabelle oder Abfrage enthält und öffnet diesen.
  3. Speichern Sie den Bericht mit STRG+S ab und geben Sie ihm im sich öffnenden Dialogfenster einen Namen.

Berichtsassistent

Der Berichtassistent unterstützt Sie beim Anlegen von Berichte, indem er Sie Schritt für Schritt durch den Erstellungsprozess begleitet. Sie haben die Möglichkeit die Tabellen oder Abfragen, sowie die von Ihnen gewünschten Datenfelder für Ihren Bericht zu wählen und einen Layouttyp zu setzen.

Das Erstellen eines Berichts mit dem Berichtsassistenten erfordert mehrer Schritte.

Auswählen der Datenfelder

  1. Navigieren Sie aus dem Datenbankfenster in das Menü ERSTELLEN und dort zum Eintrag BERICHTSASSISTENT (ALT, L, V).
  2. Es öffnet sich das Dialogfenster BERICHTS-ASSISTENT.
  3. Das BERICHTS-ASSISTENT Dialogfenster besteht zu Beginn aus einer Ausklappliste und zwei Listenfeldern, sowie mehreren Schaltern.
  4. Wechseln Sie mit UMSCHALT+TAB oder ALT+T zur Ausklappliste TABELLEN/ABFRAGEN und öffnen Sie diese mit ALT+AB.
  5. Wählen Sie aus der Ausklappliste mit AB und AUF die Tabelle oder Abfrage, welche die Datenfelder für Ihren geplanten Bericht enthält.
  6. Wechseln Sie mit TAB oder ALT+V zum ersten Listenfeld mit der Überschrift VERFÜGBARE FELDER.
  7. Navigieren Sie mit AB und AUF zu einem Datenfeld welches Sie in Ihren Bericht aufnehmen möchten.
  8. Springen Sie mit 2 mal TAB zum Schalter mit der Beschriftung ">" und drücken Sie EINGABE. Das Datenfeld wird dadurch in das zweite Listenfeld AUSGEWÄHLTE FELDER (ALT+A) verschoben und verschwindet aus dem Listenfeld VERFÜGBARE FELDER.
  9. Wechseln Sie mit 2 mal UMSCHALT+TAB oder mit ALT+V zurück in das Listenfeld VERFÜGBARE FELDER und wiederholen Sie den Vorgang für alle Felder, die Sie für Ihren Bericht benötigen.
  10. Benötigen Sie Datenfelder aus anderen Abfragen oder Tabellen, so können Sie jederzeit mit TAB oder über die Tastenkombination ALT+T zur Ausklappliste TABELLEN/ABFRAGEN zurückkehren und dort eine andere Auswahl treffen. Das die Inhalte des Listenfelds VERFÜGBARE FELDER werden von Access automatisch angepasst.
  11. Möchten Sie alle Datenfelder einer Datentabelle oder Abfrage auf einmal in Ihren Bericht übernehmen, so wählen Sie den Schalter mit der Beschriftung ">>"
  12. Haben Sie versehentlich zu viele Datenfelder in das Listenfeld AUSGEWÄHLTE FELDER verschoben, so navigieren in diesem Listenfeld auf die überflüssigen Tabellen und wählen Sie den Schalter Schalter "<" um einzelne Datenfelder zu entfernen oder den Schalter "<<"" um alle Datenfelder zu entfernen.
  13. Sobald Sie alle Datenfelder ausgewählt haben aktivieren Sie den Schalter WEITER oder drücken Sie ALT+W

Erste Gruppierungsebene wählen

Ein Bericht kann entweder alle Datenfelder in der Reihenfolge ihres Auftretens in der Datenbank oder nach einem bestimmten Kriterium sortiert anzeigen. In manchen Anwendungsfällen ist es aber sinnvoll die Datenausgabe in einem Bericht nach einem bestimmten Kriterium sortieren zu lassen. So könnte ein Bericht beispielsweise alle Kunden, die im gleichen Land wohnen gruppiert ausgeben. Alle in Deutschland wohnenden Personen würden dadurch beispielsweise gemeinsam angezeigt, genauso wie alle Österreicher und Schweizer. Auf dem Papier wird eine solche Gruppierung durch Überschriften und Einrückungen dargestell. In unserem Beispiel wäre das Land die Überschrift, alle Kunden aus dem Land erschienen unterhalb ein wenig eingerückt.

Auf Grund der angelegten Tabellenbeziehungen bietet Access von sich aus die erste Gruppierungsebene an.

  1. Wählen sie die passene Option im Listenfeld.
  2. Aktivieren Sie den Schalter WEITER oder drücken Sie ALT+W

Gruppierungen erstellen

Im nächsten Schritt können Sie Ihrem Bericht weitere Gruppierungsebenen hinzuzufügen:

  1. Wählen Sie aus dem Listenfeld mit AB und AUF ein Datenfeld aus, nach dem Gruppiert werden soll.
  2. Navigieren Sie mit TAB auf den ">" Schalter und drücken Sie LEERTASTE.
  3. Wünschen Sie mehrere Gruppierungsebenen (Zum Beispiel um zustätzlich auch nach Bundesländern gruppieren zu können), so wählen Sie aus dem Listenfeld weitere Datenfelder aus und fügen Sie mit dem ">" Schalter hinzu. Die Reihenfolge in der der Sie Gruppierungen hinzufügen spielt dabei eine Rolle. Es ist bei der Ausgabe ein Unterschied, ob Sie zuerst nach dem Bundesland und dann nach dem Land, oder erst nachm dem Land und dann nach dem Bundesland gruppieren.
  4. Sollten Sie eine falsche Reihenfolge gewählt haben, so können Sie jede Gruppierungsebene wieder mit seinem Eintrag im Listenfeld über den "<" Schalter entfernen.
  5. Über den Schalter GRUPPIERUNGSOPTIONEN (ALT+U) haben Sie die Möglichkeit ein weiteres Dialogfenster zu öffnen, in dem für jedes Datenfeld nach dem Sie gruppieren eine Ausklappliste angezeigt wird. Über die Ausklappliste (Sie öffnen sie wie gewohnt mit ALT+AB) können Sie die Intervalle, in denen die gruppierten Elemente auf dem Bericht angezeigt werden setzen. Sollen alle Elemente unterhalb Ihrer Gruppierungsebene aufgeliste werden, so lassen Sie den Eintrag NORMAL stehen. Sollen aber beispielsweise bei Postleitzahlen immer ganze Bereich gemeinsam betrachtet werden, z.B. der Postleitzahlenbereich 6, so wählen Sie den einen Eintrag der diesem Intervall entspricht (bei Postleitzahlen also 10000er.) Bei Datenfeldern des Typs Text können sie alternativ Intervalle nach den Anfangsbuchstaben erstellen. Verlassen Sie die Gruppierungsoptionen über den OK Schalter.
  6. Sobald Sie alle Datenfelder für Gruppierungen ausgewählt haben aktivieren Sie den Schalter WEITER oder drücken Sie ALT+W

Sortierung festlegen

Im nächsten Schritt können Sie die Sortierung festlegen, mit der Daten des Berichts ausgegeben werden. Hierzu können Sie auf insgesamt vier kombinierte Eingabefelder zurückgreifen, über welche Sie mit ALT+AB und den Tasten AUF und AB diejenigen Datenfelder aussuchen können, nach denen Sie sortieren möchten. Neben jedem kombinierten Eingabefeld befindet sich ein Schalter mit dem Titel AUFSTEIGEND. Drücken Sie auf diesem Schalter der LEERTASTE, so ändert sich der TITEL auf ABSTEIGEND, und damit auch die Sortierreihenfolge für das Datenfeld.

Berichts-Layout wählen

Access bietet Ihnen drei Auswahlschalter zum Layout und zwei zur Ausrichtung (gemeint ist dabei die Ausrichtung der Druckseite) an.

  • Layout:
    • ABGESTUFT (ALT+A)
    • BLOCK (ALT+K)
    • GLIEDERUNG (ALT+G)
  • Ausrichtung
    • LINKS AUSRICHTEN 1 (ALT+L)
    • LINKS AUSRICHTEN 2 (ALT+I)

Ein weiterer Auswahlschalter steuert die Länge der Felder im Bericht: FELDBREITE SO ANPASSEN, DASS ALLE FELDER AUF EINE SEITE PASSEN. Sie können ihn mit ALT+F anwählen und mit LEERTASTE aktivieren. Allerdings kann es dann passieren, dass ein langer Feldinhalt nicht vollständig angezeigt wird.

Leider lässt sich keine Empfehlung treffen, welches Berichtslayout in den meisten Fällen funktioniert und günstig ist. Auch sehende Benutzer sind hier häufig darauf angewiesen einfach auszuprobieren.

Treffen Sie Ihre Auswahl und wählen Sie dann den Schalter WEITER (ALT+W)

Bericht fertigstellen

Im letzten Dialog des Assitenten können Sie einen Titel für Ihren Bericht eingeben. Außerdem können Sie angeben, ob der fertige Bericht in der Entwurfsansicht oder der Berichtsvorschau angezeigt werden soll. Der Cursor steht im Auswahlschalter BERICHTSVORSCHAU ANZEIGEN. Diese Auswahl können Sie so belassen, da Sie in der Entwurfsansicht wie oben beschrieben kaum Möglichkeiten haben, die Inhalte kontrolliert zu bearbeiten.

Das Eingabefeld für den Titel erreichen Sie mit SHIFT+TAB

Wenn Sie den Schalter FERTIG STELLEN auslösen oder ALT+L drücken, wird der Bericht erstellt.