Access 2010: Berichte

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Berichte

Berichte dienen der Druckausgabe von Daten aus der Datenbank auf Papier. Informationen sollen strukturiert und schön formatiert ausgegeben werden. Das Erstellen eines guten Berichts ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe, die es häufig erfordert einfach auszuprobieren und manuell nachzubessern. Blinde Menschen haben dabei kaum die Möglichkeit ihre Resultate zu überprüfen oder gar manuell nachzubessern, da sich die dazu notwendigen Werkzeuge nur schlecht blind bedienen lassen. Sie sind daher auf die automatischen Berichterstellungsmöglichkeiten angewiesen, deren Ergebnisse häufig sehr bescheiden ausfallen.

Autobericht erstellen

Autoberichte sind der einfachste und schnellste Weg einen Bericht zu erstellen. Sie werden aus dem Datenbankfenster heraus erzeugt.

  1. Navigieren Sie auf eine bestehende Abfrage oder Tabelle
  2. Wählen Sie den Menüeintrag ERSTELLEN - BERICHT ALT,L,RT). Access erstellt einen Bericht, der alle Felder der zugrundeliegenden Tabelle oder Abfrage enthält und öffnet diesen.
  3. Speichern Sie den Bericht mit STRG+S ab und geben Sie ihm im sich öffnenden Dialogfenster einen Namen.

Berichtsassistent

Der Berichtassistent unterstützt Sie beim Anlegen von Berichte, indem er Sie Schritt für Schritt durch den Erstellungsprozess begleitet. Sie haben die Möglichkeit die Tabellen oder Abfragen, sowie die von Ihnen gewünschten Datenfelder für Ihren Bericht zu wählen und einen Layouttyp zu setzen.

Das Erstellen eines Berichts mit dem Berichtsassistenten erfordert mehrer Schritte.

Auswählen der Datenfelder

  1. Navigieren Sie aus dem Datenbankfenster in das Menü ERSTELLEN und dort zum Eintrag BERICHTSASSISTENT (ALT, L, V).
  2. Es öffnet sich das Dialogfenster BERICHTS-ASSISTENT.
  3. Das BERICHTS-ASSISTENT Dialogfenster besteht zu Beginn aus einer Ausklappliste und zwei Listenfeldern, sowie mehreren Schaltern.
  4. Wechseln Sie mit UMSCHALT+TAB oder ALT+T zur Ausklappliste TABELLEN/ABFRAGEN und öffnen Sie diese mit ALT+AB.
  5. Wählen Sie aus der Ausklappliste mit AB und AUF die Tabelle oder Abfrage, welche die Datenfelder für Ihren geplanten Bericht enthält.
  6. Wechseln Sie mit TAB oder ALT+V zum ersten Listenfeld mit der Überschrift VERFÜGBARE FELDER.
  7. Navigieren Sie mit AB und AUF zu einem Datenfeld welches Sie in Ihren Bericht aufnehmen möchten.
  8. Springen Sie mit 2 mal TAB zum Schalter mit der Beschriftung ">" und drücken Sie EINGABE. Das Datenfeld wird dadurch in das zweite Listenfeld AUSGEWÄHLTE FELDER (ALT+A) verschoben und verschwindet aus dem Listenfeld VERFÜGBARE FELDER.
  9. Wechseln Sie mit 2 mal UMSCHALT+TAB oder mit ALT+V zurück in das Listenfeld VERFÜGBARE FELDER und wiederholen Sie den Vorgang für alle Felder, die Sie für Ihren Bericht benötigen.
  10. Benötigen Sie Datenfelder aus anderen Abfragen oder Tabellen, so können Sie jederzeit mit TAB oder über die Tastenkombination ALT+T zur Ausklappliste TABELLEN/ABFRAGEN zurückkehren und dort eine andere Auswahl treffen. Das die Inhalte des Listenfelds VERFÜGBARE FELDER werden von Access automatisch angepasst.
  11. Möchten Sie alle Datenfelder einer Datentabelle oder Abfrage auf einmal in Ihren Bericht übernehmen, so wählen Sie den Schalter mit der Beschriftung ">>"
  12. Haben Sie versehentlich zu viele Datenfelder in das Listenfeld AUSGEWÄHLTE FELDER verschoben, so navigieren in diesem Listenfeld auf die überflüssigen Tabellen und wählen Sie den Schalter Schalter "<" um einzelne Datenfelder zu entfernen oder den Schalter "<<"" um alle Datenfelder zu entfernen.
  13. Sobald Sie alle Datenfelder ausgewählt haben aktivieren Sie den Schalter WEITER oder drücken Sie ALT+W

Erste Gruppierungsebene wählen

Ein Bericht kann entweder alle Datenfelder in der Reihenfolge ihres Auftretens in der Datenbank oder nach einem bestimmten Kriterium sortiert anzeigen. In manchen Anwendungsfällen ist es aber sinnvoll die Datenausgabe in einem Bericht nach einem bestimmten Kriterium sortieren zu lassen. So könnte ein Bericht beispielsweise alle Kunden, die im gleichen Land wohnen gruppiert ausgeben. Alle in Deutschland wohnenden Personen würden dadurch beispielsweise gemeinsam angezeigt, genauso wie alle Österreicher und Schweizer. Auf dem Papier wird eine solche Gruppierung durch Überschriften und Einrückungen dargestell. In unserem Beispiel wäre das Land die Überschrift, alle Kunden aus dem Land erschienen unterhalb ein wenig eingerückt.

Auf Grund der angelegten Tabellenbeziehungen bietet Access von sich aus die erste Gruppierungsebene an.

  1. Wählen sie die passene Option im Listenfeld.
  2. Aktivieren Sie den Schalter WEITER oder drücken Sie ALT+W

Gruppierungen erstellen

Im nächsten Schritt können Sie Ihrem Bericht weitere Gruppierungsebenen hinzuzufügen:

  1. Wählen Sie aus dem Listenfeld mit AB und AUF ein Datenfeld aus, nach dem Gruppiert werden soll.
  2. Navigieren Sie mit TAB auf den ">" Schalter und drücken Sie LEERTASTE.
  3. Wünschen Sie mehrere Gruppierungsebenen (Zum Beispiel um zustätzlich auch nach Bundesländern gruppieren zu können), so wählen Sie aus dem Listenfeld weitere Datenfelder aus und fügen Sie mit dem ">" Schalter hinzu. Die Reihenfolge in der der Sie Gruppierungen hinzufügen spielt dabei eine Rolle. Es ist bei der Ausgabe ein Unterschied, ob Sie zuerst nach dem Bundesland und dann nach dem Land, oder erst nachm dem Land und dann nach dem Bundesland gruppieren.
  4. Sollten Sie eine falsche Reihenfolge gewählt haben, so können Sie jede Gruppierungsebene wieder mit seinem Eintrag im Listenfeld über den "<" Schalter entfernen.
  5. Über den Schalter GRUPPIERUNGSOPTIONEN (ALT+U) haben Sie die Möglichkeit ein weiteres Dialogfenster zu öffnen, in dem für jedes Datenfeld nach dem Sie gruppieren eine Ausklappliste angezeigt wird. Über die Ausklappliste (Sie öffnen sie wie gewohnt mit ALT+AB) können Sie die Intervalle, in denen die gruppierten Elemente auf dem Bericht angezeigt werden setzen. Sollen alle Elemente unterhalb Ihrer Gruppierungsebene aufgeliste werden, so lassen Sie den Eintrag NORMAL stehen. Sollen aber beispielsweise bei Postleitzahlen immer ganze Bereich gemeinsam betrachtet werden, z.B. der Postleitzahlenbereich 6, so wählen Sie den einen Eintrag der diesem Intervall entspricht (bei Postleitzahlen also 10000er.) Bei Datenfeldern des Typs Text können sie alternativ Intervalle nach den Anfangsbuchstaben erstellen. Verlassen Sie die Gruppierungsoptionen über den OK Schalter.
  6. Sobald Sie alle Datenfelder für Gruppierungen ausgewählt haben aktivieren Sie den Schalter WEITER oder drücken Sie ALT+W

Sortierung festlegen

Im nächsten Schritt können Sie die Sortierung festlegen, mit der Daten des Berichts ausgegeben werden. Hierzu können Sie auf insgesamt vier kombinierte Eingabefelder zurückgreifen, über welche Sie mit ALT+AB und den Tasten AUF und AB diejenigen Datenfelder aussuchen können, nach denen Sie sortieren möchten. Neben jedem kombinierten Eingabefeld befindet sich ein Schalter mit dem Titel AUFSTEIGEND. Drücken Sie auf diesem Schalter der LEERTASTE, so ändert sich der TITEL auf ABSTEIGEND, und damit auch die Sortierreihenfolge für das Datenfeld.

Berichts-Layout wählen

Access bietet Ihnen drei Auswahlschalter zum Layout und zwei zur Ausrichtung (gemeint ist dabei die Ausrichtung der Druckseite) an.

  • Layout:
    • ABGESTUFT (ALT+A)
    • BLOCK (ALT+K)
    • GLIEDERUNG (ALT+G)
  • Ausrichtung
    • LINKS AUSRICHTEN 1 (ALT+L)
    • LINKS AUSRICHTEN 2 (ALT+I)

Ein weiterer Auswahlschalter steuert die Länge der Felder im Bericht: FELDBREITE SO ANPASSEN, DASS ALLE FELDER AUF EINE SEITE PASSEN. Sie können ihn mit ALT+F anwählen und mit LEERTASTE aktivieren. Allerdings kann es dann passieren, dass ein langer Feldinhalt nicht vollständig angezeigt wird.

Leider lässt sich keine Empfehlung treffen, welches Berichtslayout in den meisten Fällen funktioniert und günstig ist. Auch sehende Benutzer sind hier häufig darauf angewiesen einfach auszuprobieren.

Treffen Sie Ihre Auswahl und wählen Sie dann den Schalter WEITER (ALT+W)

Bericht fertigstellen

Im letzten Dialog des Assitenten können Sie einen Titel für Ihren Bericht eingeben. Außerdem können Sie angeben, ob der fertige Bericht in der Entwurfsansicht oder der Berichtsvorschau angezeigt werden soll. Der Cursor steht im Auswahlschalter BERICHTSVORSCHAU ANZEIGEN. Diese Auswahl können Sie so belassen, da Sie in der Entwurfsansicht wie oben beschrieben kaum Möglichkeiten haben, die Inhalte kontrolliert zu bearbeiten.

Das Eingabefeld für den Titel erreichen Sie mit SHIFT+TAB

Wenn Sie den Schalter FERTIG STELLEN auslösen oder ALT+L drücken, wird der Bericht erstellt.