Excel 2010

Aus Augenbit
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Nachstehend wird Ihnen das vollständige Modul 4 zu Excel 2010 angezeigt.

Inhaltsverzeichnis

Erste Schritte in der Tabellenkalkulation

In diesem Kapitel erfährt man:

  • was Excel für ein Programm ist;
  • wie Excel gestartet und beendet wird;
  • welche besonderen Einstellungen für blinde Anwender empfehlenswert sind;
  • was eine Arbeitsmappe und ein Arbeitsblatt ist.


Excel, was ist das?

Excel ist eine Software zur Tabellenkalkulation. Beim ersten Öffnen erkennt man, dass es sich um eine große Tabelle handelt.

In Word kann man zwar auch Tabellen erstellen, aber diese eignen sich nur zum Darstellen von Inhalten. In einer Word-Tabelle kann zum Beispiel wunderbar ein Stundenplan erstellt werden.

Excel-Tabellen eignen sich dann, wenn man Zahlen in Tabellen eintragen und diese miteinander verknüpfen möchte. Unter Verknüpfen versteht man, dass die Werte z.B. addiert werden. Texte in Excel Tabellen haben nur den Sinn, Zahlen zu erläutern. Anhand eines Einkaufszettels wird das klar:

Butter 1,23
Milch 0,95
Brot 2,85
Gesamtpreis 5,03


Außerdem kann mit Excel sehr einfach ein Gesamtpreis berechnet werden.

Die Arbeit mit Excel lässt sich am einfachsten erlernen, indem die folgenden Kapitel der Reihe nach durchgearbeitet werden.

Excel starten und beenden

Excel ist genauso wie Word unter START / PROGRAMME / MICROSOFT OFFICE zu finden. In dieser Liste wählt man MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010 aus und aktiviert (startet) das Programm mit Hilfe von EINGABE.

Alternativ kann Excel auch über START / AUSFÜHREN gestartet werden, indem in das Eingabefeld "Excel" eingetippt und mit EINGABE bestätigt wird.

Beenden lässt sich das Programm in gewohnter Weise mit DATEI / BEENDEN (kurz: ALT+D,B oder ALT+F4).


Eine Arbeitsmappe speichern

Zur "Good Practice" für Braillezeilen-Nutzer gehört es, den Zellcursor vor dem Speichern auf die Zelle A1 zu positionieren und erst dann zu speichern. Dies ist notwendig, da EXCEL sich beim Speichern die Position des Cursors merkt und beim Öffnen wieder an diese Position springt. Positioniert man den Cursor nicht in der Zelle A1, führt dies in der Praxis oft dazu, dass man keinen Überblick über den Inhalt mehr hat.

Beispiel: stand beim Speichern der Cursor in der linken, unteren Ecke, so steht er beim nächsten Öffnen wieder an diese Stelle. Möchte man sich nun einen Überblick über den Inhalt der Tabelle verschaffen, geht man in der Regel mit den Pfeiltasten nach rechts und nach unten; mit dem Ergebnis, dass dort nichts steht. Die Mappe ist vermeintlich leer!

Hinweis: Mit der Tastenkombination STRG+POS1 gelangt man schnell an den Anfang der Arbeitsmappe (Position A1).

Arbeitsmappe - Tabellen

Wird EXCEL gestartet, öffnet sich automatisch eine leere Standardarbeitsmappe. In einer Mappe befinden sich mehrere Tabellen. In der Standardmappe sind die Tabellen 1 - 3. Die Mappe kann aber auf bis zu 256 Tabellen erweitert werden. In der Praxis legt man in eine Mappe alle Tabellen, die thematisch zusammengehören und meist mathematisch in Beziehung stehen. Wird beispielsweise in einer Tabelle eine Zelle geändert und ist diese mit einer Zelle in der zweiten Tabelle verknüpft, ändert sich auch die Zelle in der zweiten Tabelle. In eine Mappe können auch Diagramme eingefügt werden. Diagramme dienen der visuellen Darstellung oder Auswertung der Daten aus den verknüpften Tabellen. Die Handhabung und das Erstellen von Diagrammen gestalten sich für Blinde schwieriger. Mehr dazu gibt es im entsprechenden Kapitel.


Arbeitsmappen öffnen

Das Öffnen einer Arbeitsmappe funktioniert, wie bei allen Office-Programmen, über das Register DATEI, Menüpunkt ÖFFNEN (ALT+D,H) oder per Shortcut STRG+O. Möchte man mehrere Arbeitsmappen öffnen, wird dieser Vorgang wiederholt oder man markiert im Öffnen-Dialog gleich mehrere Arbeitsmappen mit SHIFT+AB bzw. SHIFT+AUF. (Hinweis: Eine Arbeitsmappe entspricht einer Excel-Datei).

Wechseln zwischen mehreren Arbeitsmappen

Die einfachste Möglichkeit zwischen mehreren, geöffneten Mappen hin und her zu wechseln ist, zwischen den verschiedenen Mappen in der Taskleiste mit ALT+TAB zu wechseln. Die ALT-Taste wird dabei gedrückt gehalten und die TAB-Taste so oft gedrückt, bis die gewünschte Mappe angezeigt wird.

Meist ist Excel auch so eingestellt, dass man nicht mit ALT+TAB zwischen den Arbeitsmappen wechseln kann, da alle Mappen sich in nur einem Excel Fenster öffnen. Man wechselt dann zwischen den einzelnen Arbeitsmappen mit STRG+F6.

Im Register ANSICHT, Gruppe FENSTER, Menüpunkt FENSTER WECHSELN (kurz: ALT+F,W) werden alle geöffneten Arbeitsmappen aufgelistet. Mit (mehrmals) AUF/ AB kann man eine Mappe auswählen und durch EINGABE hineinspringen. Mittels der Kurztasten ALT+F,W,1, ALT+F,W,2, ALT+F,W,3 usw. kann gezielt auf eine Mappe zugegriffen werden.

Wechseln zwischen den Arbeitsblättern

Unter Arbeitsblätter versteht man die verschiedenen Tabellen und Diagramme, die einer Mappe zugeordnet sind. Sie werden auch Blattregister genannt. Register deshalb, weil diese wie Registerkarten am unteren, linken Rand des Anwendungsfensters angeordnet sind. Zwischen den einzelnen Tabellen (Blattregistern) wechselt man am besten mit den Kurztasten.

  1. Nächste Tabelle: STRG+BILDAB
  2. Vorherige Tabelle: STRG+BILDAUF
  3. eine Liste über alle vorhandenen Tabellen erhält man mit: STRG+SHIFT+S (JAWS-Kurztaste)

Das Anwendungsfenster

Das Anwendungsfenster von EXCEL besteht im Wesentlichen aus folgenden Elementen:

  • Tabelle
Die Tabellen sind aufgebaut wie ein Schachbrett. Die Spalten werden mit A, B, C, usw. bezeichnet. Die Zeilen sind mit 1, 2, 3, usw. angegeben.
  • Zellzeiger
Die aktive Zelle bezeichnet man als "aktive Zelle" oder "Zellzeiger".
  • Titelleiste
Die Titel-, Multifunkions- und Symbolleisten befinden sich, wie bei Word, am oberen Rand des Anwendungsfensters.
  1. In der Titelleiste steht beim Neustart von Excel normalerweise Mappe1. Speichert man die Mappe, erscheint stattdessen der Name, unter dem die Mappe gespeichert wurde.
  2. Multifunktionsleiste: Die unterhalb liegende "Multifunktionsleiste" ist ebenso mit der von Word zu vergleichen. Sie ist in einzelne Register unterteilt, die wiederum in Gruppen unterteilt sind. Die Steuerung erfolgt am besten mit den bekannten Kurztasten-Kombinationen; für das Register DATEI: ALT+D, für START: ALT+R usw. Mit Hilfe von ALT und anschließend (mehrmals) LINKS bzw. RECHTS kann man die Register nacheinander anwählen. Durch TAB oder AB springt man in das angewählte Register, in welchem man mit RECHTS/ LINKS von Gruppe zu Gruppe und mit TAB bzw. SHIFT+TAB von Menüpunkt zu Menüpunkt gehen kann. Durch mehrmaliges AUF kommt man wieder in die Registerleiste. Weitere Informationen zur Menüsteuerung erhält man im Modul: Grundlagen, Kapitel: Tastaturbedienung.
  3. Symbolleiste: Unterhalb der Menüleiste befindet sich die Symbolleiste. Diese ist überwiegend für die Bedienung mit der Maus geeignet.
  • Bearbeitungsleiste
Unterhalb der "Symbolleiste" befindet sich die "Bearbeitungsleiste". In dieser kann der Inhalt der Zellen bearbeitet werden. In die Bearbeitungsleiste gelangt man (evtl. mehrmals) mit der Funktionstaste F6.
  • Blattregister
Unter Blattregister versteht man die verschiedenen Tabellen und Diagramme, die einer Mappe zugeordnet sind. Register deshalb, weil diese, wie Registerkarten, am unteren, linken Anwendungsfensterrand angeordnet sind.

Die Excel-Hilfe-Funktion verwenden

Die Hilfefunktion von Excel wird mit F1 aufgerufen. Das Hilfefenster öffnet sich am linken Rand des Bildschirms. Der Fokus befindet sich automatisch im Eingabefeld "Suche nach". Der Suchbegriff kann also gleich eingetippt werden. Die Eingabe wird mit EINGABE abgeschlossen. Um auf die Suchergebnisse zugreifen zu können muss mehrmals (3mal) die TAB-Taste gedrückt werden. Die Suchergebnisse folgen nach dem Link "weiter".

Da es sich bei der "Eingabeliste" um Links handelt, wechselt man zwischen ihnen mit TAB (bzw. SHIFT+TAB für rückwärts). Hat man das gewünschte Ergebnis erreicht, folgt man dem Link mit EINGABE.

Der aufgerufene Hilfetext erscheint und überschreibt die gefundenen Links. Am Seitenanfang befindet sich immer der Link "Alle anzeigen". Dieser kann durch mehrmals TAB angesprungen und mittels EINGABE gewählt werden, wenn man den vollständigen Hilfetext angezeigt bekommen möchte. Dieser unterscheidet sich von der Kurzfassung um die Links, die im Hilfetext enthalten sind. Für Einsteiger sollte der vollständige Hilfetext gewählt werden.

Mit ALT+TAB kann zwischen dem Hilfefenster und Excel gewechselt werden. Mit ALT+F4 wird die Hilfe geschlossen.

Mappe schließen

Die Arbeitsmappe wird über das Register DATEI Menüpunkt BEENDEN geschlossen (kurz: ALT+D,B).

Einstellungen / Besonderheiten für blinde Anwender

Für Blinde ist es empfehlenswert, einige grundlegende Einstellungen vorzunehmen. Teilweise sind diese schon voreingestellt, teilweise müssen sie noch vorgenommen werden.

Bearbeitungszeile aktivieren

Die Bearbeitungszeile wird über das Register DATEI, Menüpunkt "Optionen", Untermenü "Erweitert", Optionengruppe "Anzeige" Punkt "Bearbeitungsliste anzeigen" ein- bzw. ausgeblendet (kurz: ALT+D,O,E, so oft TAB bis zur Option "Bearbeitungsliste anzeigen"). Mit LEER wird die Option "Bearbeitungsliste anzeigen" wechselweise an- und ausgeschaltet. JAWS gibt den Hinweis, ob diese bereits aktiviert ist. Mit EINGABE wird die neue Einstellung übernommen.

Direkte Zellbearbeitung deaktivieren

Das Deaktivieren hat den Vorteil, dass sich der Formelassistent sehr leicht mit Hilfe der Braillezeile aufrufen lässt.

Ebenfalls unter "Optionen", "Erweitert" (kurz: ALT+D,O,E) (siehe vorhergehenden Abschnitt) findet man mit TAB die Option: "direkte Zellbearbeitung zulassen". Mit der LEER lässt sich diese wechselweise aktivieren/ deaktivieren.

Das Optionenfenster wird mit EINGABE oder dem OK-Schalter geschlossen.

Standardordner zum Öffnen und Speichern der Arbeitsmappen festlegen

Normalerweise wird bei der Installation von Microsoft Excel der Ordner "Eigene Dateien" als Standardspeicherort zum Öffnen und Speichern der Arbeitsmappe eingestellt. Unter Standardspeicherort ist der Ordner zu verstehen, der vorgeschlagen wird, wenn über den Dialog DATEI eine Excel-Mappe geöffnet oder gespeichert werden soll.

Der Standardspeicherort lässt sich ändern. Der neue Pfad kann im Register DATEI, Menüpunkt "Optionen" Untermenü "Speicher" (kurz: ALT+D,O,S) eingegeben werden. Anschließend mit TAB zum Menüpunkt "Standardspeicherort" wechseln. Hier wird nun der gewünschte Speicherort, z.B. D:\Schultasche, eingetragen. Mit der Eingabetaste wird die Änderung übernommen.

Infos über die Excel Tabelle für Blinde

Markiert man mittels STRG+A den Tabellenbereich des Arbeitsblattes, so kann ein blinder Benutzer mittels der Tastenkombination JAWS+F1 Infos über die aktuelle Excel-Tabelle bekommen. Es öffnet sich der "Virtual Viewer", der von JAWS vorgelesen wird. Mit ESC verlässt man den Virtual Viewer wieder.

Reihen- und Spaltenüberschriften mit JAWS auslesen

Die meisten Tabellen haben Spalten- und Reihenüberschriften. Bei diesen Tabellen ist es meist sinnvoller, dass die Zellen nicht mit A1, B1, usw. benannt werden, sondern mit den benötigten Spalten- bzw. Reihenüberschriften. JAWS bietet diese Möglichkeit. Betrachtet man als Beispiel einen Wochenplaner, wird als Reihenüberschrift der Wochentag und als Zeilenüberschrift Vormittag, Mittag oder Nachmittag angesagt. Die Einladung zum Eis Essen am Mittwochnachmittag steht dann in der Zelle "Mittwoch / Nachmittag".

Damit JAWS die Zeilen- und Reihenüberschriften ansagen kann, müssen diese für JAWS als Überschriften definiert werden. Leider kann es sein, dass das im Folgenden beschriebene mehrfach ausgeführt werden muss, vor allem wenn Änderungen an der Spalten- bzw. Zeilennummer vorgenommen wurden.

  • Der Fokus muss auf die Zelle gestellt werden, die die Schnittstelle der Spalten- und Zeilenüberschriften bildet. Will man nur die Spalte oder die Zeile als Überschrift definieren, so reicht es den Fokus in die entsprechende Spalte bzw. Zeile zu setzen.
  • Mit JAWS+V öffnet sich das Dialogfenster "Schnelleinstellungen - Excel".
  • Der Fokus steht im Such-Eingabefeld, in welches man "Titel lesen" eingibt und mit TAB, EINGABE bestätigt.
  • Nun können die Optionen zu "Titel lesen" eingestellt werden. Mit AB gelangt man von Option zu Option, mit LEER werden die Werte verändert, d.h. manchmal muss mehrmals LEER geklickt werden.
  • Folgende Optionen (der Ebene 3) müssen wie folgt gesetzt werden:
    • "Bezeichnete Titel" muss den Wert "für alle Dateien" erhalten
      ACHTUNG wird hier ein anderer Wert gewählt "Aus" oder "an für diese Datei", so liest JAWS die Titel in keiner Datei mehr vor, bzw. nur noch in der aktuellen.
    • "Regionen" -> "Mehrere (...)"
    • "Titel lesen" muss einen der folgenden Werte erhalten:
      • "Beide Titel lesen A 1", wenn Spalten- und Zeilenüberschrift gelesen werden soll (A entspricht der Titelspalte, 1 der Titelzeile, d.h. hier könnten andere Werte stehen).
      • "Spaltentitel lesen 1", wenn nur der Spaltentitel gelesen werden soll
      • "Reihentitel lesen A", wenn nur der Zeilentitel gelesen werden soll
    • "Titel lesen für" -> "Zellen rechts und unterhalb"
    • "Spaltentitel auf Reihe oder Bereich setzen" -> "1" (bzw. entsprechende Zeilennummer, man bekommt nur die Nummer vorgeschlagen, in der der Fokus steht, dieser muss also richtig stehen!!!)
    • "Reihentitel auf Spalte oder Bereich setzten" -> "A"
  • Mit EINGABE werden die Einstellungen übernommen und das Dialogfenster "Schnelleinstellungen - Excel" geschlossen.

Nun liest JAWS vor jedem Zelleninhalt auch die entsprechende Überschrift.
Aber Achtung, bleibt man in der gleichen Spalte, so liest JAWS die Spaltenüberschrift nicht nochmal vor, das selbe gilt für die Zeilenüberschrift, d.h. wenn man sich als Blinder mit den Pfeiltasten in der Tabelle bewegt, wir nur die sich ändernde Überschrift vorgelesen.

Nach dem Speichern des Dokumentes bleibt die Einstellung erhalten. In verschiedenen Dateien, können verschiedene Zeilen/Spalten als Überschrift definiert sein.

Überblick über den Inhalt der Spalten und Zeilen bekommen

Nicht immer sind alle Zellen und Zeilen lückenlos ausgefüllt. Dies kann dazu führen, dass man an einer Lücke nicht mehr weiterliest, da man am vermeintlichen Ende ist. Mit der Tastenkombination

  • JAWS+SHIFT+C kann man alle Zellen der aktuellen Spalte auflisten und per Pfeiltasten schnell auswählen.
  • JAWS+SHIFT+R kann man alle Zellen der aktuellen Zeile auflisten und per Pfeiltasten schnell auswählen.

Sonstige Grundeinstellungen

Zoomeinstellungen anpassen

In Excel kann man die Ansicht der Mappen zoomen, also größer oder kleiner machen. Diese Funktion ist für Braillezeilennutzer deshalb wichtig, da auf eine Zoomeinstellung von 100% geachtet werden sollte, damit die Braillezeile fehlerfrei darstellen kann.

Im Register ANSICHT, Gruppe ZOOM kann man direkt die Option 100% anwählen: ALT+F, O.

Zellenspalten und -zeilen fixieren und Fixierung aufheben

In großen Tabellen ist es oft der Fall, dass man so weit rechts oder unten lesen muss, dass der Spaltentitel oder die Zeilenüberschrift nicht mehr gelesen werden kann, da diese links oder oben aus dem sichtbaren Fenster verschwinden. Dem Braillenutzer kann dies egal sein, da er sich in der Regel sowieso die Spalten- und Zeilennamen merken muss. Excel bietet aber die Möglichkeit, Spalten und/oder Zeilen zu fixieren, so dass diese nicht aus dem Bildschirm verschwinden. Diese Funktion kann dafür benutzt werden, um Spalten- und Zeilentitel am linken oder oberen Fensterrand zu fixieren. Wie bereits angedeutet bringt dies dem Braillenutzer nicht wirklich viel, wird aber der Vollständigkeit halber hier kurz erklärt.

oberste Zeile und erste Spalte fixieren

Im Register ANSICHT, Gruppe FENSTER kann man unter "Fenster einfrieren" (ALT+F, M, mehrmals AB) sowohl die oberste Zeile als auch die erste Spalte einfrieren. Kürzer geht es:

  • ALT+F, M, O für sie oberste Zeile
  • ALT+F, M, E für die erste Spalte

Man kann leider nur entweder die oberste Zeile oder die erste Spalte einfrieren. Beides zusammen geht nicht.

Fixierung aufheben

Um alle vorher vorgenommenen Fixierungen wieder aufzuheben, wählt man im Register ANSICHT, Gruppe FENSTER unter "Fenster einfrieren", "Fixierung aufheben" (ALT+F, M, F).

Zellen

In diesem Abschnitt wird die grundlegende Arbeit mit einer Exceltabelle am Beispiel eines Stundenplans verdeutlicht. Zum besseren Verständnis empfiehlt es sich, die Beispiele parallel zum Lesen durchzuführen.

Zur Erinnerung: Die Excel-Tabelle ist schachbrettartig aufgebaut. Spalten werden mit Buchstaben, Zeilen mit Zahlen bezeichnet.

Orientieren und Navigieren in der Tabelle

In der neu geöffneten Arbeitsmappe befindet sich der aktive Cursor auf der ersten Zelle der Tabelle, also auf A1. Will man den "Zellzeiger" auf eine andere Position bringen, so ist es die einfachste Möglichkeit, die Pfeiltasten zu benutzen. JAWS gibt auf der Braillezeile und über die Sprachausgabe immer die Position des Zellzeigers an.

Wichtige Shortcuts zum Navigieren

Um sich schneller in der Tabelle bewegen zu können, stellt Excel einige Tastaturkommandos zur Verfügung:

  • BILDAB: Zellzeiger springt eine Bildschirmseite nach unten
  • BILDAUF: Zellzeiger springt eine Bildschirmseite nach oben
  • POS1: Zellzeiger springt an den Zeilenanfang
  • STRG+POS1: Zellzeiger springt auf die erste Zelle der Tabelle (A1)
  • STRG+ENDE: Zellzeiger springt auf die letzte Zeile mit Inhalt, welche sich dann am rechten, unteren Ende der Tabelle befindet.
  • STRG+RECHTS: Zellzeiger springt an das Zeilenende bzw. auf die rechteste, ausgefüllte Zelle in der Zeile.
  • STRG+LINKS: Zellzeiger springt an den Zeilenanfang.
  • STRG+AB: Der Zellzeiger springt an das untere Spaltenende.
  • STRG+AUF: Zellzeiger springt an den Spaltenanfang.

Übungsbeispiel

Aufgabe:
Der Zellzeiger soll von A1 um 7 Spalten nach rechts und um 4 Zeilen nach unten verschoben werden. Auf welcher Zelle befindet sich nun der Zellzeiger?
Lösung:
H5

Daten eingeben

Im nächsten Schritt sollen Zahlen in die Zellen eingetragen werden. Am besten ist es, wenn man dafür auf die Zelle A1 geht. Wie in Word gelangt man mit STRG+POS1 schnell zum Blattanfang.

Anhand eines Beispiels lässt sich dies am besten verdeutlichen:

In die erste Zeile der Tabelle sollen für einen Stundenplan die Wochentage eingetragen werden. Jeder Tag wird in eine Zelle eingetragen, also Montag in A1, Dienstag in B1, usw. Die Eingabe in eine Zelle lässt sich mit den Pfeiltasten abschließen, in diesem Fall: RECHTS, oder mit TAB.

Das sieht dann so aus:

A B C D ...
Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag ...
... ... ... ..

Exceltabelle zum Anschauen in Excel: Exceltabelle.xlsx

Flächenmodus
Betrachtet man sich nun die erste Zeile im Flächenmodus, sind alle Wochentage auf der Braillezeile zu lesen. Die Position des Zellzeigers wird durch Punkt 7 und 8 auf der Zeile angezeigt. Der Zellbezug (z.B. B1) erfolgt über die Sprachausgabe. Der Flächenmodus ist immer dann empfehlenswert, wenn man von links nach rechts über alle Zellen hinweglesen möchte. Am Anfang der Zeile wird die Zeilennummer angezeigt.
Strukturierter Modus
Im Strukturierten Modus wird nur der Inhalt des Zellzeigers angezeigt. Zur Erleichterung der Orientierung wird der Zellbezug mit angegeben.

Wenden wir uns nochmals den Eingabemöglichkeiten zu:

Korrekturen während der Eingabe

Tippfehler während der Eingabe können mit der RÜCK-Taste verbessert werden. Mit den PFEIL-Tasten kann innerhalb der Zelle nicht navigiert werden, da diese die Eingabe in die Zelle, wie oben bereits beschrieben, abschließen.

Die Eingabe in eine Zelle kann mit ESC abgebrochen werden. Bereits geschriebene Inhalte werden automatisch gelöscht.

Rückgängig und Wiederherstellen benutzen

Das versehentliche Löschen eines Zellinhalts kann mit der Tastenkombination STRG+Z rückgängig gemacht werden. Wird die Tastenkombination mehrmals hintereinander betätigt, werden die letzten Löschvorgänge in umgekehrter Reihenfolge wiederhergestellt.

Mittels ALT+2 bekommt man eine Liste der zuletzt ausgeführten Befehle in umgekehrter Reihenfolge. Mittels AB kann man so gleich mehrere Befehle auf einmal auswählen und mit EINGABE rückgängig machen. (Mit AUF kann man innerhalb der Liste wieder einen Befehlt nach oben). Hat man Befehle mit ALT+2 oder STRG+Z rückgängig gemacht, so kann man sie mit ALT+3 oder STRG+Y wiederherstellen, wobei man durch ALT+3 wieder eine Liste aller rückgängig gemachten Befehle bekommt und gleich mehrere auf einem auswählen kann und durch STRG+Y immer nur einen Befehl in umgekehrter Reihenfolge wiederherstellt.

Zahlen oder Text eingeben

Die Eingabe in eine Zelle kann auch mit EINGABE oder TAB abgeschlossen werden. Beide Möglichkeiten haben unterschiedliche Auswirkungen. Nachdem EINGABE gedrückt wurde, wechselt der Zellzeiger in die darunterliegende Zelle. Der Zellzeiger wandert mit dieser Methode Zelle für Zelle in der Spalte nach unten. Benutzt man TAB um die Eingabe abzuschließen, springt der Zellzeiger jeweils um eine Zelle nach rechts.

Hinweis zur Zahleneingabe: Zahlen werden automatisch erkannt und in den Zellen rechtsbündig dargestellt. Sehr große Zahlen werden in der Exponentialschreibweise dargestellt: 4,573E+4 = 4,573 *10^4 = 45730.

Zum Anschauen in der Exceltabelle "Zahlen_in_EXP.xlsx" öffnen und Zelle A1 betrachten.

Eingaben, die über ca. 10 Zeichen Länge pro Zelle hinausgehen, überschreiten die darstellbare Größe einer Zelle. Die rechten Nachbarzellen werden dann je nach Länge des Zellinhaltes verdeckt. Wenn die Nachbarzelle jedoch nicht leer ist, wird die Anzeige abgeschnitten. Im Flächenmodus liest JAWS zwar den gesamten Inhalt der Zelle vor, aber auf der Braillezeile wird nur der dargestellte Text angezeigt. Um den gesamten Text der Zelle darzustellen, muss man hier unbedingt den Strukturierten Modus nutzen.

Zum Anschauen in der Exceltabelle "Zahlen_in_EXP.xlsx" öffnen und Zelle B1 und B2 betrachten.

Rechenzeichen als Text benutzen (Minus Zeichen für den Gedankenstrich)

Möchte man in Excel Gedankenstriche einfügen, ist man über das Ergebnis zunächst verwundert.

So sieht die Eingabe in der Zelle aus: - Hausaufgaben

Das Ergebnis sieht so aus: #Name?

Excel interpretiert den Gedankenstrich als Minus und möchte folglich, da es sich um ein Tabellenkalkulationsprogramm handelt, eine mathematische Gleichung daraus machen. Hier:

-Hausaufgaben.

Soll das Minus als Gedankenstrich verwendet werden, muss dies Excel angekündigt werden. Die Ankündigung erfolgt mit dem Hochkomma oder dem einfachen Gedankenstrich:

'- Hausaufgaben

Das Hochkomma ist bei allen Rechenzeichen (+, -), die zu Beginn einer Zelle stehen, notwendig, falls man dieses nicht als Rechenzeichen, sondern als Textelement verwenden möchte.

Übung

Zur Übung wird nun der Stundenplan mit den einzelnen Fächern ergänzt.

Für Montag geht man dafür wie folgt vor:

  • Der Zellzeiger wird unter die Zelle Montag, also auf A2 positioniert.
  • Hier wird "Deutsch" eingetragen. Der Zelleintrag wird mit EINGABE abgeschlossen, da somit der Zellzeiger automatisch auf A3 springt.
  • In der nächsten Stunde findet "Mathematik" statt.
  • So kann nun nach Belieben der Stundenplan für alle Tage vervollständigt werden.
  • Bei der Eingabe sollte man auch unbedingt die Möglichkeiten der Korrektur ausprobieren.

Ergebnis der Übung: Übung_Text_eingeben.xlsx

Eine Zelle auswählen

Möchte man eine bestimmte Zelle auswählen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Die einfachste Möglichkeit besteht darin, mit den Pfeiltasten durch die Tabelle zu "wandern". JAWS gibt über die Sprachausgabe den Zellbezug (z.B. E14) an.
  • Kennt man den Zellbezug, kann man im Register START, Gruppe BEARBEITEN, "Suchen und Auswählen" (kurz: ALT+R,F,D) anwählen und mittels AB "Gehe zu ..." durch EINGABE auswählen (kurz: ALT+G) Es öffnet sich das Dialog-Fenster "Gehe zu". Hier kann direkt ein Zellname eingetippt werden, zu dem man springen will. EINGABE schließt das Dialog-Fenster und der Cursor ist in der gewünschten Zelle positioniert.
  • Alternativ kann auch der Shortcut STRG+G verwendet werden, um das Dialog-Fenster "Gehe zu ..." zu öffnen.
  • Das Dialogfeld "Gehe zu" listet im Listenfeld "Gehe zu" die zuletzt gesuchten Zellen auf. Dies ist für das schnelle Auffinden von wiederkehrenden Zellen nützlich. In das Listenfeld gelangt man mit TAB. Mit AB oder AUF wählt man aus der Liste die gewünschte Zelle und gelangt in diese durch EINGABE

Zellinhalte mit der Bearbeitungsleiste verändern

Grundsätzlich ist es möglich, den Zellinhalt einer aktiven Zelle zu überschreiben. Dabei wird sofort bei der Eingabe eines Zeichens der Zellinhalt gelöscht und durch den neuen Inhalt ersetzt. Dieses Vorgehen eignet sich also nicht für Änderungen oder Korrekturen einzelner Zeichen innerhalb der Zelle. In der Bearbeitungszeile kann man sich den Inhalt der aktiven Zelle anzeigen lassen. Darüber hinaus kann man darin den Zellinhalt zeichenweise ändern oder ergänzen.

In die Bearbeitungszeile gelangt man mit der Funktionstaste F2. Hier kann der Inhalt bearbeitet werden. Die Bearbeitung wird mit EINGABE abgeschlossen.

Hat man mathematische Berechnungen in einer Zelle hinterlegt, wird in der Zelle nur das Ergebnis angezeigt. Die Rechnung hingegen wird in der Bearbeitungszeile angezeigt.

Damit JAWS die Formel der Bearbeitungszeile vorliest, muss man den Text der Bearbeitungszeile markieren.
Nachdem man mit F2 in die Bearbeitungszeile gesprungen ist, markiert man mittels SHIFT+POS1 die gesamte Bearbeitungszeile und JAWS liest sie vor.

Kommentar

Jede Zelle kann mit einem Kommentar versehen werden. Beim Kommentar handelt es sich um ein Fenster, das sich, wenn vorhanden, beim Markieren der Zelle öffnet. Im Kommentar befinden sich meist Hinweise über die Art und Weise wie bzw. welche Inhalte in diese Zelle geschrieben werden sollen.

Kommentare kann man an eine Zelle hängen, indem man sich auf die gewünschte Zelle begibt und mittels SHIFT+F10 das Kontextmenü der Zelle öffnet. Mit AUF/AB wählt man den Menüpunkt "Kommentar einfügen" durch EINGABE aus.

Der Cursor befindet sich dann im Kommentarfenster, in welches der Kommentar geschrieben wird. Um das Kommentarfenster zu verlassen drückt man zweimal ESC.

Ob eine Zelle mit einem Kommentar versehen ist, erfährt man am besten über die Sprachausgabe von JAWS. Der Kommentar selbst wird mit ALT+SHIFT+, vorgelesen.

Einfügen, markieren, kopieren und verschieben

Spalten oder Zeilen einfügen

In einer Exceltabelle hat man die Möglichkeit, Spalten und Zeilen nachträglich einzufügen:

  • Der Zellzeiger wird auf eine Zelle rechts von der einzufügenden Spalte positioniert.
  • Danach muss das Dialog-Fenster "Zellen einfügen" geöffnet werden. Dies kann über drei verschiedene Wege geschehen:
  1. über das Register START Gruppe ZELLEN, Menüpunkt "Einfügen" und durch AUF/AB "Zellen einfügen ..." mittels EINGABE auswählen (kurz: ALT+R,I,I)
  2. oder über das Kontextmenü: SHIFT+F10 innerhalb welchem man mit AUF/AB "Zellen einfügen ..." mittels EINGABE auswählt
  3. oder ganz kurz über die Tastenkombination STRG++.
  • Im Dialog-Fenster "Zellen einfügen" kann man mit AUF/AB wählen, ob eine ganze Zeile oberhalb oder eine ganze Spalte links des Zellzeigers eingefügt werden soll.
  • Mit EINGABE bestätigt man seine Wahl und die Zeile/ Spalte wird eingefügt.

Zusätzlich bietet das Dialogfenster "Zellen einfügen" noch die Möglichkeit

  • "Zellen nach rechts verschieben"
  • "Zellen nach unten verschieben"

Die Wahl einer dieser Punkte bewirkt, dass an der Stelle des Zellzeigers eine neue leere Zelle eingefügt wird und sowohl der "alte" Zellzeiger Inhalt als auch der Inhalt aller Zellen rechts bzw. unterhalb des Zellzeigers eine Zelle nach rechts bzw. unten verschoben werden. Es werden also nur einzelne Zellen und keine ganzen Spalten/ Zeilen eingefügt. Kein Zelleninhalt geht verloren.

Der aufmerksame Leser hat sicherlich schon bemerkt, dass von mehreren Zeilen und Spalten die Rede ist. Die Anzahl der einzufügenden Zeilen und Spalten kann man bestimmen, indem man die entsprechende Anzahl Zellen rechts, bzw. unterhalb der einzufügenden Spalten bzw. Zeilen markiert.

Mehrere Spalten bzw. Zeilen werden durch gleichzeitiges Drücken der SHIFT- und Pfeiltasten markiert.

Übungsbeispiel

Beim Erstellen des Stundenplans wurde die Zeitangabe vor der ersten Spalte vergessen. Diese soll nun eingefügt werden. In die neue Zeile können dann die Zeiten der Schulstunden eingetragen werden.

Übung_Text_eingeben.xlsx

Zellen markieren

In Excel gilt immer die Zelle als markiert, in der sich der Fokus befindet.

Manchmal will man aber mehrere Zellen gleichzeitig bearbeiten, muss sie also gleichzeitig markieren.

zusammenhängende Zellen markieren

Will man einen zusammenhängenden Bereich markieren, so positioniert man den Cursor in eine Ecke des zu markierenden Bereichs. Hält man nun die SHIFT-Taste gedrückt, während man mit den Pfeiltasten zur anderen Ecke des Bereichs wandert, dadurch wird dieser Bereich komplett markiert.

ACHTUNG: lässt man die SHIFT-Taste los und bewegt noch einmal eine Pfeiltaste, so ist die bisherige Markierung wieder aufgelöst.

Darüber hinaus gibt es noch folgende Tastaturkürzel:

  • STRG+LEER markiert die gesamte Spalte.
  • SHIFT+LEER markiert die gesamte Reihe.
  • STRG+SHIFT+PFEIL-Taste markiert die Spalte (AUF/AB) bzw. Zeile (LINKS/RECHTS) ab der aktuellen Cursorposition bis zur ersten leeren Zelle dieser Spalte/ Zeile. Ein weiteres STRG+SHIFT+"gleiche PFEIL-Taste" nimmt die Leerzellen plus die erste Zelle mit Inhalt hinzu.
  • SHIFT+POS1 markiert alle Zellen von der aktuellen Zelle bis zum Zeilenanfang.
  • Ist ein Bereich markiert und hält man SHIFT-Taste weiterhin gedrückt, so markiert jedes AUF/AB alle Zellen über/ unter den bereits markierten Zellen, bzw. LINKS/ RECHTS markiert alle Zellen daneben. Dabei gilt das gesagte für leere Zellen nun für einen leeren Bereich.

z.B. Gegeben sei ein Stundenplan.

A B C D E F
1 Stunde Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag
2 1 Deutsch Mathematik Englisch Geschichte Kunst
3 2 Deutsch Mathematik Englisch Spanisch Kunst
4 3 Biologie Spanisch Mathematik Deutsch
5 4 Sport Politik Physik Geschichte Kochen
6 5 Sport Biologie Erdkunde Mathematik Kochen


  • Der Cursor soll auf Dienstag (Zelle C1) stehen. In der 3. Stunde (Zelle C4) sei eine Freistunde, also eine Zelle ohne Inhalt.
  • Klicken wir nun STRG+SHIFT+AB, so werden die Zelle C1, C2 und C3 markiert, weil C4 eine leere Zelle ist.
  • Klicken wir nun STRG+SHIFT++RECHTS werden Zellen rechts neben dem markierten Bereich hinzugenommen (D1, D2, D3, E1, E2, E3, F1, F2, F3) (Die Spalte G ist leer)
  • Klicken wir nun STRG+SHIFT+AB werden die Zellen C4, D4, E4 und F4 hinzugenommen, C4 ist zwar leer, aber die anderen Zellen enthalten Inhalt.

Hinweis: Alle Markierungen lassen sich mit Hilfe der Pfeiltasten ohne SHIFT entfernen.

nicht zusammenhängende Zellen markieren

Manchmal will man aber Bereiche oder einzelne Zellen markieren, die nicht zusammen hängen.

Hierzu geht man wie folgt vor:

  • F8 - Beginn der Markierung
  • Bewegt man den Cursor nicht, so gilt die aktuelle Zelle als markiert. Alternativ kann man nun einen ganzen Bereich wie eben beschrieben markieren. Das Drücken der SHIFT-Taste kann entfallen.
  • SHIFT+F8 unterbricht die Markierung.
  • Den Cursor neu positionieren (dabei wird keine Zelle markiert)
  • F8 die Markierung beginnt wieder
  • neue Zellen, Bereiche hinzufügen
  • ...
  • STRG+F8 - Beenden der Markierung
  • Alle markierten Zellen können nun gleichzeitig bearbeitet werden.

ACHTUNG: Jede Pfeiltastenbewegung nach STRG+F8 hebt die gesamte Markierung auf.

Spalten oder Zeilen löschen

Spalten oder Zeilen lassen sich nicht nur nachträglich einfügen, sondern auch löschen.

Hierfür öffnet man das Dialogfenster "Löschen". Auch hierfür gibt es wieder drei Wege:

  1. über das Register START Gruppe ZELLEN, Menüpunkt "Löschen" und durch AUF/AB "Zellen löschen ..." mit EINGABE wählen (kurz: ALT+R,Ö,Z)
  2. oder über das Kontextmenü: SHIFT+F10 innerhalb welchem man mit AUF/AB "Zellen löschen ..." durch EINGABE auswählen
  3. oder ganz kurz über die Tastenkombination STRG+-.

Das Dialogfenster "Löschen" bietet verschiedene Auswahlschalter an, die mit den Pfeiltasten ausgewählt werden können:

  • "Zellen nach links verschieben"
  • "Zellen nach oben verschieben"
  • "Ganze Zeile"
  • "Ganze Spalte"

Wählt man nun "Ganze Zeile" oder "Ganze Spalte", wird die Spalte oder die Zeile, auf der der Zellzeiger steht, gelöscht. Sind mehrere Zellen markiert, werden entsprechend mehrere Spalten oder Zeilen gelöscht.

Die Auswahlschalter "Zellen nach links verschieben" und "Zellen nach oben verschieben" löschen nur den Text der markierten Zellen. Anschließend werden die Zellen rechts von der gelöschten Zelle nach links verschoben, sodass keine leere Zelle an der gelöschten Stelle erhalten bleibt. Entsprechendes gilt auch für Zellen nach oben verschieben.

Um nur den Zellinhalt zu löschen, sodass die Zelle leer ist, aber erhalten bleibt, benutzt man ENTF.

Spalten oder Zeilen verschieben oder kopieren

Um eine Spalte oder eine Zeile verschieben zu können, muss diese erst markiert werden.

Der Inhalt von Spalten oder Zeilen wird mit STRG+X ausgeschnitten oder mit STRG+C kopiert und kann anschließend an gewünschter Stelle mit STRG+V eingefügt werden. Dabei wird der alte Inhalt überschrieben. Auf diese Weise kann der Inhalt einzelner wie auch beliebig vieler Zellen kopiert oder verschoben werden. Beim Verschieben sind die vorher markierten Zellen nach dem Einfügen an einer neuen Stelle leer. Wird nach dem Ausschneiden kein Einfügen gewählt, so ist das Ausschneiden unwirksam.

Will man eine ganze Spalte/Zeile kopieren ohne anderen Inhalt zu überschreiben, so muss man vorher eine neue leere Spalte/Zeile eingefügt haben.

Löschen

Excel verfügt im Register START Gruppe BEARBEITEN Menüpunkt "Löschen" über mehrere Lösch-Funktionen: (kurz: ALT+R,E und dann entweder mit AUF/AB den gewünschten Menüpunkt auswählen oder auch hier das Tastenkürzel benutzen)

  • alle löschen (A)
löscht den Inhalt der markierten Zellen einschließlich der Kommentare, der Schriftformatierung, und der Rahmenformatierung
  • Inhalt löschen (C)
löscht lediglich den Inhalt der markierten Zellen, evtl. Formatierungen oder Kommentare bleiben davon unberührt.
  • Kommentare löschen (M)
löscht nur die Kommentare der markierten Zellen.
  • Formatierung löschen (F)
löscht die Formatierung wie Fett oder Kursive Schriftart, sprich von der Standartschriftart "abweichende Schriftarten und Schriftgrößen" der markierten Zellen. Auch hier bleibt der Inhalt unberührt.

Zellgröße ändern

Zur vollständigen Darstellung der Zeichen kann die Zellgröße angepasst werden. Die Spaltenbreite und die Zeilenhöhe lässt sich im Register START Gruppe ZELLEN Menüpunkt "Format" einstellen (kurz: ALT+R,O)

Mit den AUF/ AB kann man zwischen verschiedenen Untermenüs wählen:

  • "Zeilenhöhe..."
  • "Zeilenhöhe automatisch anpassen"
  • "Spaltenbreite..."
  • "Spaltenbreite automatisch anpassen"
  • "Standardbreite"
  • "Ausblenden & Einblenden"

Wählt man "Zeilenhöhe/Spaltenbreite automatisch anpassen", so passt Excel Breite und Höhe automatisch an den eingegebenen Text an. Bei "Zeilenhöhe", "Spaltenbreite" und "Standardbreite" öffnet sich ein Dialogfenster, in das man die Höhe/ Breite in Pixeln eingeben kann. Die Eingabe wird mit dem Schalter OK oder EINGABE bestätigt.
Über den Unterpunkt "Ausblenden & Einblenden" gelangt man in ein weiteres Menü in dem man Zeilen, Spalten oder ein ganzes Blatt ein- bzw. ausblenden kann. Dies kann vorteilhaft sein, wenn man mit Zwischenergebnissen arbeitet, die nicht sichtbar sein sollen.

Bei allen Menüpunkten ist zu beachten, dass immer nur die Zeilen/Spalten bearbeitet werden, in denen mind. eine Zelle markiert ist. Da eine ausgeblendete Zeile/ Spalte nicht markiert werden kann, müssen die umrahmenden Zeilen/Spalten markiert werden.

Ist der Zellenbereich für die korrekte Darstellung zu klein gewählt, werden mehrere Nummernzeichen (####) als Platzhalter dargestellt.

A B
1 123 Zahl passt in die Zelle
2 ##### Zahl ist zu groß für die Zelle

Suchen- und Ersetzenfunktion

Das Dialogfenster "Suchen und Ersetzen" mit seinen beiden Registerkarten, öffnet man am schnellsten über die Shortcuts STRG+F (Registerkarte "Suchen") bzw. STRG+H (Registerkarte "Ersetzen"). Innerhalb des Dialogfensters kann zwischen den Registerkarten mittels STRG+TAB gewechselt werden.

Das Dialogfenster "Suchen und Ersetzen" kann auch über das Register START Gruppe BEARBEITEN Menüpunkt "Suchen und Auswählen" (kurz: ALT+R,F,D) geöffnet werden.
Mit AUF/AB muss hier im Untermenü "Suchen..." bzw. "Ersetzen..." ausgewählt und mit EINGABE bestätigt werden.

Dabei ist zu beachten, dass Excel verschiedene Suchoptionen bereitstellt. Diese können gezielt zur Suche eingesetzt werden. Dazu wird im Dialogfenster "Suchen und Ersetzen" der OPTIONEN-Schalter durch ALT+O betätigt.

  • Suchen auf dem "Blatt" oder in der "Arbeitsmappe".
Standardmäßig ist in der Ausklappliste "Durchsuchen" (ALT+H) "Blatt" eingestellt. So wird nur das aktuelle Blatt durchsucht. Will man in der gesamten Arbeitsmappe suchen, wählt man in der Ausklappliste "Arbeitsmappe".
  • Suchen in "Formeln", "Werte" und "Kommentaren".
Standardmäßig ist in der Ausklappliste "Suchen in" (ALT+O) "Formeln" eingestellt. Will man nicht nach Formeln suchen, sondern nach Werten, die berechnet wurden, muss man in der Ausklappliste "Werte" wählen. Entsprechendes gilt auch für die Suche nach Kommentarinhalten.
  • Suchen "In Spalten" und "In Zeilen".
Diese Option legt die Reihenfolge fest, in welcher die Zellen durchsucht werden. Standardmäßig ist in der Ausklappliste "Suchen in" (ALT+U) "In Zeilen" eingestellt. Dies bedeutet, dass Zeile für Zeile abgesucht wird. Wählt man "In Spalte" wird eine Spalte nach der anderen durchsucht.

Datensätze sortieren

Zum alphabetischen Sortieren von Datensätzen markiert man den gewünschten Datenbereich. Hat man z.B. Namen in Spalte A notiert und sollen diese alphabetisch geordnet werden, muss Spalte A markiert werden. Anschließend kann im Register START Gruppe BEARBEITEN Menüpunkt "Sortieren und Filtern" (kurz: ALT+R,S) mit AUF/AB auswählen, ob man die Daten "von A bis Z sortieren" oder "von Z bis A sortieren" will. Mit EINGABE wird die Wahl bestätigt.
Handelt es sich um eine Spalte mit Zahlen, so kann man diese nach Größe wahlweise auf- oder absteigend sortieren.

Ist nur eine Spalte markiert, wird man gefragt, ob wirklich nur die Werte der markierten Spalte sortiert werden sollen ("Mit bestehender Markierung fortfahren") oder ob die gesamten Zeilen getauscht werden sollen ("Markierung erweitern"). Mit AUF/AB kann man zwischen diesen beiden Optionen wählen.
Wurden mehrere Spalten markiert, so werden nur diese Spalten ohne Nachfrage sortiert.
Die Werte der restlichen Spalten bleiben in unveränderter Reihenfolge!

Benutzerdefiniertes Sortieren

Ebenfalls im Menüpunkt "Sortieren und Filtern" findet man den Menüpunkt "Benutzerdefiniertes Sortieren ...". Wählt man diesen, öffnet sich das Dialogfenster "Sortieren" in dem man über weitere Optionen das Sortieren präzisieren kann. Zu den einzelnen Optionen kommt man jeweils mit (evtl. mehrmaligem) TAB.

Schalter "Optionen"
durch EINGABE öffnet sich das Dialogfenster "Sortieroptionen". Als erste Option kann man entscheiden, ob "Groß-/Kleinschreibung beachten" aktiv sein soll oder nicht. Mittels LEER aktiviert/deaktiviert man diese Option wechselweise. Mit TAB gelangt man zur Wahl der Ausrichtung. Mit AB kann man wechselweise "Spalten sortieren" / "Zeilen sortieren" auswählen. Durch EINGABE wird das Dialogfenster geschlossen und die Werte werden übernommen.
"Daten haben Überschriften"
diese Option kann man mit LEER ein-/ ausschalten. Ist diese Option aktiv, wird die erste Zelle der Spalte/ Zeile als Überschrift angesehen. Eine evtl. Überschrift verbleibt in der ersten Zelle, und wird nicht in die Sortierung mit einbezogen.
Schalter "Ebene hinzufügen"
die Sortierung erfolgt immer nach der Spalte/ Zeile, die als erste genannt wird. Sollten aber zwei Zellen darin den gleichen Inhalt/ Wert haben, kann man in einer weiteren Ebene die nächste Spalte/ Zeile festlegen, die dann herangezogen wird. Jedes Klicken von EINGABE fügt eine neue Ebene ein.

Für jede Ebene können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

  1. Option "Sortieren nach" (Feld sortieren)
    (JAWS nennt den Punkt: Feld sortieren) hierbei handelt es sich um eine Ausklappliste. Mit AUF/AB kann man die Spalte bzw. Zeile aussuchen, nach der sortiert werden soll.
  2. Option "Sortieren nach"
    In der zweiten Ausklappliste bestimmt man, nach was sortiert werden soll: "Wert", "Zellfarbe", "Schriftfarbe", "Zellensymbol". In der Regel wird man hier den Wert "Wert", der sowohl alphabetisches Sortieren als auch sortieren nach Größe ermöglicht, wählen.
  3. Reihenfolge
    Mit der dritten Ausklappliste bestimmt man die Reihenfolge nach der die Daten sortiert werden. Unter welchen Werten man hier wählen kann, hängt vom Inhalt der Zellen (Zahlen, Wörter) und dem Typ, wonach sortiert werden soll, ab.
    Hier kann man nicht nur bestimmen ob auf-/absteigend bzw. von A nach Z oder umgekehrt sortiert wird, sondern mittels "Benutzerdefinierte Liste" auch nach den Monaten, Wochentagen oder einer eigenen Liste sortieren.
    Wählt man "Benutzerdefinierte Liste" öffnet sich das gleichnamige Dialogfenster. Nach einmal TAB kann man sich mit AB die vordefinierten Listen ansehen, z.B. Wochentage, Monate, ... . Wählt man "Neue Liste" so steht der Cursor automatisch in einem Eingabefeld und kann eine eigene Liste definieren (z.B. die Wochennamen auf Spanisch). Mit TAB verlässt man das Eingabefeld und steht auf dem Button "Hinzufügen", den man mit EINGABE bestätigen muss, um die neue Liste zu den vordefinierten Listen hinzuzufügen. Eine selbstdefinierte Liste kann auch wieder gelöscht werden.
    Hat man seine gewünschte Liste ausgewählt, so verlässt man das Menü indem man mit TAB auf OK springt und mit EINGABE bestätigt.

Sortieren über das Register DATEN

Im Register DATEN gibt es eine Gruppe SORTIEREN UND FILTERN. Über diese Gruppe kann man die Sortierung mit kürzeren Tastenkombinationen vornehmen:

  1. ALT+V,0 für sortieren von A nach Z oder aufsteigend
  2. ALT+V,ß für sortieren von Z nach A oder absteigend
  3. ALT+V,S öffnen des Dialogfensters "Sortieren"

Datensätze filtern

Man kann Datensätze nicht nur sortieren, sondern auch filtern. Ein Beispiel: gegeben ist eine Preisliste von Hotels einer Großstadt und man will nur die Hotels sehen, die billiger als ein bestimmter Betrag sind. Oder es existiert eine Namensliste und man will nur die Personen aufgelistet haben, deren Name mit "A" oder "Z" beginnt.

Dazu geht man wie folgt vor:

  • Den Cursor in die Spalte setzen, nach deren Werten gefiltert werden soll.
  • Im Register START Gruppe BEARBEITEN Menüpunkt SORTIEREN UND FILTERN (kurz: ALT+R,S) und mit AB den Untermenüpunkt FILTERN (kurz: F) auswählen.
  • Den Cursor in die Zelle stellen (meist erste Zelle der Spalte) nach der gefiltert wird. JAWS sagt die Filtermöglichkeit an
  • Mit ALT+AB öffnet sich eine Ausklappliste
  • Mit AB auf "Textfilter" bzw. "Zahlenfilter", EINGABE, es öffnet sich eine neue Ausklappliste
  • Mit AB kann nun gewählt werden zwischen
    • Ist gleich ...
    • Ist nicht gleich ...
    • Beginnt mit ...
    • Endet mit ...
    • Enthält ...
    • Enthält nicht ...
    • Benutzerdefinierter Filter ...
  • Durch EINGABE öffnet sich ein Dialogfenster, in dem man gleich den gewünschten Filterwert eingeben kann (z.B. den maximal Wert oder den Anfangsbuchstaben)
  • mit TAB springt man zu einem Schalter in dem man mit RECHTS/ LINKS zwischen den beiden logischen Verknüpfungen "Und" und "Oder" wählen kann. Dies bedeutet man kann einen zweiten Filter eingeben nach dem ebenfalls gefiltert wird. Dabei gilt: die Filter müssen beide erfüllt sein "Und" oder einer der beiden Filter muss gelten "Oder".
  • mit TAB springt man zu einer Ausklappliste, in der man mit AUF/ AB wieder wählen muss zwischen "entspricht", "entspricht nicht", ...
  • und ein letztes TAB springt in das Eingabefeld des 2. Filters.
  • EINGABE übernimmt die Werte und filtert unsere Tabelle nach unseren Wünschen.

Die nicht mehr sichtbaren Zeilen sind nicht verloren, sie sind nur ausgeblendet, d.h. man kann sie momentan nicht sehen.

Um einen Filter wieder auszuschalten und damit alle Zeilen wieder sichtbar werden zu lassen, muss man den Cursor wieder auf die Zelle setzen, in der der Filter gesetzt wurde. Dies ist in der Regel die erste Zelle der Spalte, über die gefiltert wurde. JAWS sagt den Filter an.

Mit ALT+AB die Ausklappliste öffnen und "Filter löschen" wählen. Nun sind wieder alle Zeilen sichtbar.

Ausfüllfunktionen verwenden und Datenreihen erstellen

Das Programm bietet einige Arbeitserleichterungen für das Ausfüllen der Zellen an:

  • Möchte man die aktive Zelle mit dem gleichen Inhalt wie in der darüber liegenden Zelle ausfüllen, bietet Excel die Tastenkombination STRG+U an. Ist die aktive Zelle bereits gefüllt, wird der Inhalt ersetzt.
  • Den Inhalt der Zelle links der aktiven Zelle erhält man mit STRG+R.
  • Beim Anlegen von Tabellen ist es immer wieder notwendig, Zahlenkolonnen z.B. von 1 bis 100 oder Wochentage in eine Spalte oder Zeile einzutragen.
    Hierfür stellt Excel die Autoausfüllfunktion zur Verfügung.

Ausfüllfunktion - das Dialogfenster Reihe

Bevor man das Dialogfeld zum Festlegen der Autofunktionen öffnet, wird der Zellzeiger an der gewünschten Stelle im Arbeitsblatt positioniert. Möchte man z.B. in der ersten Spalte automatisch die Zahlen 1-6 eintragen lassen, wird der Zellzeiger auf A1 positioniert. Ausgehend von dieser Position wird das Dialogfenster Reihe über das Register START Gruppe BEARBEITEN Menüpunkt "Füllbereich" mit AB Untermenüpunkt "Reihe", EINGABE aufgerufen (kurz: ALT+R,F,I,H).
Es öffnet sich das Dialogfenster "Reihe".

Zum Ausfüllen der Spalte wechselt man im Dialogfeld zum Auswahlschalter "Reihe in" und wählt mit AB "Spalten" (ALT+S) aus. (Zeilen werden mittels ALT+Z ausgewählt).
Mit TAB wechselt man in das Eingabefeld "Inkrement". Die Zahl, die hier eingegeben wird, gibt an, in welchen Schritten die Zahlen erhöht oder verringert werden sollen. Soll die Erhöhung in Zweierschritten erfolgen, wird 2 eingetragen. Anschließend gibt man noch den "Endwert" ein. Die Startzahl muss vorher in die Startzelle eingegeben werden.

Besonders interessant ist die Wahlmöglichkeit "AutoAusfüllen", welche im Dialogfenster "Reihe" unter dem Auswahlschalter "Typ" zu finden ist.

Damit das Programm erkennen kann, wie die folgenden Zellen ausgefüllt werden sollen, füllt man zwei oder drei Zellen von Hand aus. Anschließend markiert man den gesamten Bereich, der ausgefüllt werden soll, inklusive des Bereichs, der zuvor per Hand ausgefüllt wurde. Hat man dies getan, wählt man unter der Option "Typ" mit AB "AutoAusfüllen". Die leeren Zellen werden nun entsprechend der vorgegebenen Zellen ausgefüllt.

Hat man beispielsweise in A1 Montag und in B1 Dienstag eingetragen und markiert die nächsten Zellen, werden die Wochentage fortgeführt.

Arbeiten mit verschiedenen Arbeitsblättern

Für diesen Abschnitt muss klar sein, wie der Wechsel zwischen den Arbeitsblättern einer Mappe durchgeführt wird.

Zellen von einem Arbeitsblatt zum nächsten kopieren

Die gewünschten Zellen werden markiert und mit dem Befehl kopieren (STRG+C) in die Zwischenablage gelegt. Anschließend wechselt man in die gewünschte Tabelle und fügt die Zellen dort mit STRG+V ein.

Arbeitsblatt verschieben oder kopieren

Die beste Möglichkeit, ein ganzes Arbeitsblatt zu kopieren, findet man im Register START Gruppe ZELLEN Menüpunkt FORMAT Untermenüpunkt "Blatt verschieben/kopieren..." (kurz: ALT+R,O,T).
Es öffnet sich das Dialogfenster "Verschieben oder kopieren".

Zum besseren Verständnis sei nochmals erwähnt, dass in Excel die Begriffe Tabellen und Arbeitsblätter synonym verwendet werden.

Im Dialogfenster "Verschieben oder kopieren" gibt es folgende Möglichkeiten:

  1. ein Arbeitsblatt verschieben (Beispielsweise kann die "Tabelle1" hinter die "Tabelle3" verschoben werden):
    Beim Öffnen des Dialogfensters "Verschieben oder kopieren" befindet sich der Fokus im Auswahlfenster "Einfügen vor". In diesem werden alle Tabellen, die sich in der Mappe befinden, aufgelistet. Wählt man nun mit den Pfeiltasten "Tabelle3" aus, wird die aktuell geöffnete Tabelle vor die Tabelle3 verschoben. Wählt man "(ans Ende stellen)" aus, wird die Tabelle ans Ende verschoben. Durch Drücken von OK oder EINGABE wird das Verschieben ausgeführt und abgeschlossen.
  2. ein Arbeitsblatt kopieren:
    Eine Tabelle kopieren funktioniert ähnlich wie eine Tabelle verschieben. Zunächst wird im Auswahlfenster "Einfügen vor" festgelegt, an welche Stelle die Tabelle kopiert werden soll. Im nächsten Schritt wechselt man mit TAB auf das Kontrollfeld "Kopie erstellen" und aktiviert dieses mit LEER. Der Kopiervorgang wird durch Drücken von OK oder EINGABE abgeschlossen.
  3. ein Arbeitsblatt aus einer Mappe in eine neue oder andere Mappe einfügen:
    Dieses Werkzeug ist geeignet, um ein bestehendes Arbeitsblatt in eine neue Mappe zu kopieren oder ein bestehendes Arbeitsblatt in eine andere bestehende Mappe zu kopieren.
    Im geöffneten Dialogfenster "Verschieben oder kopieren" wechselt man mit SHIFT+TAB in die Ausklappliste "Zur Mappe" (alternativ: ALT+Z). Dort wird die gewünschte Mappe ausgewählt. Zur Auswahl stehen alle geöffneten Mappen sowie "neue Arbeitsmappe". Mit TAB springt man wieder in das Auswahlfenster "Einfügen vor:". Hier stehen nun die Arbeitsblätter, der neuen Mappe, so dass man die Position, an welche die Mappe eingefügt werden soll, auswählen kann.

Arbeitsblatt einfügen

Natürlich lässt sich auch ein weiteres Arbeitsblatt in die Arbeitsmappe einfügen.

Im Register START Gruppe ZELLEN Menüpunkt "Einfügen" Untermenü "Blatt einfügen" (kurz: ALT+R,I,T).

Alternativ kann ein neues Arbeitsblatt über die Tastenkombination SHIFT+F11 eingefügt werden.

Das neue Arbeitsblatt wird immer direkt hinter dem aktuellen Arbeitsblatt eingefügt.
Der aktive Cursor befindet sich nach dem Einfügen im neuen leeren Tabellen-/Arbeitsblatt.

Arbeitsblatt umbenennen

Standardmäßig haben Arbeitsblätter den Namen "TabelleX", wobei X für eine fortlaufende Zahl steht.

Will man dem Arbeitsblatt einen sinnvolleren Namen geben, um seine eigenen Daten besser wiederfinden zu können, so kann man dieses im Register START Gruppe ZELLEN Menüpunkt FORMAT (kurz: ALT+R,O). Es öffnet sich ein Untermenü. Hier kann mit AUF/AB der Punkt "Blatt umbenennen" ausgewählt werden (kurz: ALT+U).

Der Cursor steht nun in einem Eingabefeld und man kann gleich einen neuen Namen vergeben. Durch EINGABE wird der neue Name übernommen.

Arbeitsblatt löschen

Möchte man ein Arbeitsblatt löschen, wechselt man mit STRG+BILDAB/STRG+BILDAUF zum gewünschten Arbeitsblatt. JAWS gibt per Sprache Auskunft über das gewählte Arbeitsblatt.

Im nächsten Schritt wählt man im Register START Gruppe ZELLEN Menüpunkt "Löschen" den Untermenüpunkt "Blatt löschen" aus (kurz: ALT+R,Ö,S).

Arithmetische Formeln

In diesem Abschnitt erfährt man:

  • Die wichtigsten mathematischen Begriffe, um mit Excel arbeiten zu können.
  • Wie man ganz einfache Formeln eingibt und sich das Ergebnis berechnen lässt.
  • Wie Zellbezüge in Formeln und Funktionen ihren Einsatz finden.

Grundlegendes

Die Tabelle in Excel ist vergleichbar mit einem Rechenblatt oder Formular. Werte werden in diesem gesammelt; also in die dafür vorgesehenen Felder geschrieben. Im nächsten Schritt werden die eingetragenen Werte miteinander rechnerisch verknüpft. Dafür gibt es die unterschiedlichsten Methoden. Die wahrscheinlich gängigste ist die Summenbildung mehrerer Werte. Dies kann man sich auch als Kassenzettel oder Rechnung vorstellen.

Der größte Vorteil an einem elektronischen Rechenblatt ist, dass die Eingabewerte immer wieder geändert werden können und die Berechnung die Änderungen entsprechend berücksichtigt. Für eine Rechnung bedeutet dies, dass immer nur ein Wert zu ändern ist, der neue Rechnungsbetrag wird automatisch errechnet.

Bevor nun die erste Formel eingegeben wird, muss man noch wissen, dass:

  • ein Gleichheitszeichen (=) am Anfang in eine Zelle geschrieben bedeutet, dass die folgende Eingabe als Berechnungsformel ausgewertet wird.
  • man eine Berechnung auch mit Plus (+) und Minus (-) einleiten kann.
  • eine Berechnung aus mindestens einem Operator und zwei Operanden besteht. Operatoren sind alle Rechenzeichen (+, -, /, usw.). Operanden sind die Zahlenwerte. Operanden und Operatoren bilden zusammen eine Formel.

Die ersten Berechnungen anhand von Arithmetischen Formeln

Arithmetische Formeln sind einfachste Formeln, die jedem geläufig sind. Sie besitzen die Operatoren Addition (+), Subtraktion (-), Division (/), Multiplikation (*), Potenz (^) und Prozent (%).

Gibt man nun eine Formel mit diesen Operatoren in eine Zelle ein, erhält man unmittelbar nach dem Betätigen der EINGABE-Taste das Ergebnis.

Beispiele:

=5+4   ist gleich 5 plus 4
=12/3   ist gleich 12 dividiert durch 3
=7-3   ist gleich 7 minus 3
=3*4   ist gleich 3 multipliziert mit 4
=4^2   ist die 2. Potenz von 4
=5%    ist gleich 5 Prozent

Rangfolge der Operatoren

Excel berücksichtigt die bekannte Regel "Punktrechnung geht vor Strichrechnung" und "Potenzrechnung vor Punktrechnung".

Rechnen mit Klammern

Aus dem Mathematikunterricht kennen wir die Bedeutung von Klammern. Die Klammern müssen auch beim Arbeiten in Excel bedacht werden.

Hier ein Beispiel:

  • ohne Klammer =5-3*5 ergibt: -10
  • mit Klammer =(5-3)*6 ergibt: 12

Fehlermeldungen - Standardfehlermeldungen

Wird eine Funktion fehlerhaft in die Zelle eingetragen so markiert Excel diesen mit einem Fehlerwert. Der Fehlerwert beginnt mit "#" und endet mit "!".

Um zu erfahren, um welchen Fehler es sich handelt und ihn evtl. auch gleich zu beheben, öffnet man am besten im Register FORMEL Gruppe FORMELÜBERWACHUNG Menüpunkt "Fehlerüberprüfung" das Dialogfenster "Fehlerüberprüfung". Hier bekommt man eine kurze Beschreibung des gefundenen Fehlers. Mittels des Menüwertes "Hilfe für diesen Fehler anzeigen" öffnet man das "Excel-Hilfe" Fenster, in welchem schon nach der entsprechenden Hilfe gesucht wurde. Da das Hilfe-Fenster einen Suchbegriff erwartet, muss man mit TAB, ESC, EINGABE erst in den Artikel springen. Hier erhält man eine ausführliche Erklärung zum Fehler einschließlich Lösungsvorschlägen.

Übung

Es empfiehlt sich, die oben genannten Beispiele in Excel auszuprobieren. Man muss dabei daran denken, dass jede Formel mit einem Gleichheitszeichen beginnt.

Hier können zwei Übungen mit den obigen Beispielen runtergeladen werden.

Download Übung: Einfachste Formeln
Download Übung: Rechnen mit Klammern

JAWS liest nur den Wert der Zelle vor, also das Ergebnis der Formel und merkt an, dass die Zelle eine Formel hat. Will man sich die Formel ansehen, so muss man mit F2 in die Bearbeitungszeile springen und deren Inhalt durch SHIFT+POS1 markieren.

Zellbezüge

Der Einsatz von Zellbezügen in Formeln

Richtig interessant wird Excel erst durch den Einsatz der Zellbezüge.

Zur Verdeutlichung, was damit gemeint ist, ein kleines Beispiel:

Die Gesamtkosten der Klassenfahrt sollen berechnet werden. Hierfür steht in der ersten Zelle A2 die Anzahl der Schüler. In der daneben stehenden Zelle B2 steht der Preis pro Schüler. In der Zelle C2 steht nun die Formel =A2*B2 (ist gleich A2 mal B2). Die Formel nimmt nun die Werte, die in den Zellen A2 und B2 stehen, und verrechnet diese.

Das Ergebnis sollte dann so aussehen:

A B C
1 Anzahl Preis pro Schüler Gesamtpreis
2 8 180 =A2*B2

Vorteilhaft am Einsatz der Zellbezüge ist, dass die Anzahl oder der Preis pro Schüler beliebig geändert werden kann. Die Formel zur Berechnung kann also anstatt mit Zahlen mit Variablen aufgestellt werden. Als Variablen dienen die Zellbezüge, die sich aus den Buchstaben der Spaltenbezeichnung und den Zahlen der Reihenbezeichnung zusammensetzen (z.B. A1, B3, D4, ...).

In der einfachsten Form kann man Zellbezüge dazu verwenden, den gleichen Wert an mehreren Stellen nochmals in der Tabelle anzuzeigen.

z.B.:

15 =A1
=A1

Übung

Stelle die Tabelle nach, indem die Werte in eine leere Tabelle eingetragen werden. Man sieht, dass statt =A1 der in A1 eingetragene Wert dargestellt wird.

Vorteilhaft ist hier, dass man gleiche Werte nur an einer Stelle ändern muss, wenn Sie an mehreren Stellen in der Tabelle vorkommen.

Allgemein kann man festhalten, dass ein Zellbezug auf eine andere Zelle verweist und deren Wert darstellt oder zur Berechnung heranzieht.

Download Übung: Rechnen mit Zellbezug
Download Übung: Gleiche Werte an mehren Stellen

Zellbezüge per Pfeilsteuerung erstellen

Kennt man den Zellbezug nicht per Namen (z.B. A4, D6, ...), lässt sich dieser auch mit den Pfeiltasten ansteuern und als Zellbezug übernehmen. Hierfür genügt es, in der gewünschten Zelle ein Gleichheitszeichen einzufügen und anschließend, ohne EINGEBE zu drücken, mit den Pfeiltasten zur gewünschten Zelle zu wechseln. Hat man diese erreicht, wird der Vorgang durch Drücken von EINGABE abgeschlossen. In der Zelle steht nun der gewünschte Zellbezug.

Zellbezug auf ein anderes Arbeitsblatt

Die Möglichkeit, Bezüge zu anderen Zellen herzustellen, hat wahrscheinlich mit zu Excels Verbreitung beigetragen. Zellbezüge können nicht nur in einer Tabelle hergestellt werden, es können beliebige Zellbezüge hergestellt werden. Nicht nur jede Zelle des Arbeitsblattes kann als Zellbezug dienen, auch jede Zelle eines anderen Arbeitsblattes der Arbeitsmappe. Sogar Zellen andere Excelmappen sind möglich. Für Profis sei angemerkt, dass als Zellbezüge ebenfalls andere Quellen wie Access, SQL, ... verwendet werden können. Diese Vorgehensweise wird hier aber nicht weiter angesprochen.

Zellbezüge auf ein anderes Arbeitsblatt gibt man wie folgt an:

=TabelleX!Zelle

Beispiel: Der Inhalt der Zelle B2 der Tabelle2 soll in der Tabelle1 in der Zelle A1 angezeigt werden. In die Zelle A1 der Tabelle1 wird "=Tabelle2!B2" geschrieben. Vor dem Ausrufezeichen wird der Tabellenname geschrieben, nach dem Ausrufezeichen der Zellbezug.

Download Beispiel: Zellbezug auf ein anderes Arbeitsblatt

Zellbezug in eine andere Arbeitsmappe

Möchte man einen Zellbezug auf eine andere Mappe erstellen, so wird die oben beschriebene Schreibweise um den Namen der Datei erweitert.

=[Datei.xlsx]TabelleX!Zelle

Beispiel: In diesem Beispiel wird die Zelle D5 der Mappe2 in der Mappe1 dargestellt: "[Mappe2.xls]Tabelle1!D5". Der Dateiname wird in eckigen Klammern vor den Ausdruck geschrieben.

Formeln und Funktionen vererben

Eine der Stärken von Excel ist die Fähigkeit, dass es Formeln bzw. Funktionen, vererben kann.

Unter Vererbung ist hierbei zu verstehen, dass eine Formel von einer Zelle in eine andere übertragen werden kann. Dabei unterscheidet sich das Vererben vom Kopieren insofern, dass sich die Zellbezüge entsprechend anpassen.

In der folgenden Tabelle ist dies gut zu sehen. Die Zellen D2, D3 und D4 unterscheiden sich nur durch die Zeilennummern. In Excel genügt es, die erste Formel in D2 einzutragen. Die Formel nach D3 und D4 können vererbt werden.

Beispieltabelle:

A B C D
1 Titel Anzahl Preis pro Schüler Gesamtpreis
2 Übernachtung 9 90 =B2*C2
3 Eintrittsgelder 9 14 =B3*C3
4 Fahrtkosten 9 31 =B4*C4


Die Vererbung erfolgt am einfachsten durch die Funktionen KOPIEREN und EINFÜGEN. (Mit STRG+C kopieren und in die gewünschte Zelle mit STRG+V einfügen).

Ob man mittels STRG+V nur eine Kopie des Wertes einfügt oder die Funktion der Zelle vererbt, bestimmt man nach dem Kopieren über das Kontextmenü, welches sich durch Drücken von STRG direkt nach STRG+V öffnet. Mittels der Pfeiltasten wählt man aus, was in die Zelle eingefügt werden soll.

Dabei stehen einem drei Gruppen zur Verfügung:

"Einfügen"
Hierbei wird der Inhalt der vorherigen Zelle vererbt.
Dabei kann man noch bestimmen, was vererbt wird:
  • "Einfügen" der Inhalt wird vererbt und die Formatierung wie auch das Zahlenformat der Ursprungszelle werden übernommen.
  • "Formel" nur der Inhalt (also die Formel) wird vererbt, nicht aber das Zahlenformat oder die Formatierung der Ursprungszelle.
  • Darüber hinaus kann man noch wählen zwischen "Formel und Zahlenformat", "Ursprüngliche Formatierung beibehalten", "Keine Rahmenlinien" und "Breite der Ursprungsspalte beibehalten" diese sind selbsterklärend.
  • "Transponieren".
Normalerweise berechnet Excel die vererbte Formel indem er genauso viele Zeilen nach unten/oben und Spalten nach rechts/links geht, wie es in der Ursprungszelle war. Z.B. wenn in B2 steht "=D3" so wird daraus in C4 "=E5" zwei Spalten nach rechts und eine Zeile nach unten. Wählt man nun "Transponieren", so werden Spalten und Zeilen getauscht in C4 steht dann "=D6" (zwei _Zeilen_ nach unten und eine _Spalte_ nach rechts).


"Werte einfügen"
Der aktuelle Wert der Ursprungszelle wird kopiert. Es wird also nichts vererbt. In der neuen Zelle stehen immer ein Zahlenwert und keine Formel. Auch in dieser Gruppe gibt es mehrere Möglichkeiten, ob nur der Wert und das Zahlenformat oder der Wert und die Formatierung kopiert werden.


"Weitere Einfügeoptionen"
Mit Hilfe der dritten Gruppe kann man nur die Formatierung kopieren oder Grafiken, Verweise oder Ähnliches einfügen.

Möchte man die Funktion allen Zellen einer Spalte vererben, muss man

  • mit STRG+C die Funktion kopieren,
  • anschließend mit der Pfeiltaste eine Zelle nach unten wechseln,
  • nun mit der Tastenkombination STRG+SHIFT+AB alle Zellen unterhalb markieren,
  • und durch Betätigen von STRG+V die Funktion in alle markierten Felder vererben.
  • zuletzt noch mittels STRG und den Pfeiltasten bestimmen, ob die Funktion vererbt werden soll oder nur der Wert kopiert werden soll.

Entsprechendes Vorgehen gilt natürlich auch für die zeilenweise Vererbung.

Übung

Lade die Datei auf den Rechner und vervollständige die Spalte D.

Download Übung: Funktionen vererben

Relative, gemischte und absolute Zellbezüge

Im vorherigen Abschnitt wurde die Möglichkeit der Vererbung von Zellbezügen gezeigt. Manchmal möchte man aber eine Formel kopieren, ohne dass sich die Zellbezüge verändern. Hierfür bietet EXCEL die Möglichkeit, mit absoluten oder gemischten Zellbezügen zu arbeiten.

Absolute Zellbezüge

Unter absoluten Zellbezügen versteht man Zellbezüge, die sich nicht vererben lassen, sondern nur kopiert werden.

Der Zellbezug =A1+5 in der Zelle B1 verändert sich in =A2+5, wenn dieser in die Zelle B2 kopiert bzw. vererbt wird.
Möchte man, dass sich A1 nicht in A2 ändert, muss der Zellbezug so beschrieben werden:

=$A$1+5

Für absolute Zellbezüge muss das Dollarzeichen ($) vor dem Buchstaben und vor der Zahl stehen.

Gemischte Zellbezüge

Möchte man jedoch den Zellbezug nur für die Spalte oder Zelle absolut haben, so wird

  • für die absolute Spalte das Dollarzeichen vor den Buchstaben ($A3) geschrieben, oder
  • für die absolute Reihe das Dollarzeichen vor die Zahl (A$3) geschrieben.

Wechsel zwischen relativen, absoluten und gemischten Zellbezügen

Der Wechsel zwischen den verschiedenen Varianten der Zellbezüge kann per Tastenkombination geschehen.

Hierfür wird

  • die Zelle, die die Formel enthält, markiert,
  • mit F2 in die Bearbeitungszeile gewechselt und
  • durch Drücken von F4 zwischen den Zellbezügen gewechselt.
    • einmaliges Drücken: absoluter Zellbezug
    • zweimaliges Drücken: relativer Spaltenbezug, absoluter Zeilenbezug
    • dreimaliges Drücken: absoluter Spaltenbezug, relativer Zeilenbezug

Übung

In dieser Übung soll ein Sparrechner mit Zinseszinsfunktion entworfen werden. Nur jeweils an einer Stelle soll der Zinssatz und der monatliche Sparbetrag eingetragen werden. Diese Werte sollen mittels absolutem Zellbezug so in der Tabelle Verwendung finden, dass sie nicht noch einmal eingetragen werden müssen. Dies hat den Vorteil, dass Zinssatz und Sparbetrag nur an einer Stelle verändert werden müssen und sich die ganze Zinstabelle entsprechend anpasst.

Diese Tabelle gibt ein Beispiel:

A B C D E
1 Zinssatz: 5,00%
2 monatlicher Sparbetrag: 100
3 Jahre jährliche Sparsumme Sparguthaben Zinsen auf das Sparguthaben Sparguthaben mit Zinsen p.a.
4 1 1200 1200 60 1260
5 2 =C2*12 2460 123 2583
6 3 =C2*12 =B6+E5 =C6*C1 =C6+D6
7 . ... ... ... ...


Lade die folgende Excel-Tabelle auf den Rechner: Sparrechner.xlsx
und vervollständige die Tabelle entsprechend den Angaben der obigen Tabelle. Beachte, dass an einigen Stellen der absolute Zellbezug noch nicht eingetragen wurde.

Hier findest du die Lösung: Sparrechner_Loesung.xlsx

Arbeiten mit Funktionen

Excel bietet eine Fülle von nützlichen vorgefertigten Funktionen. Anhand von häufig benötigten Funktionen wird hier der Umgang mit diesen verdeutlicht. Zum Abschluss wird der Funktionsassistent beschrieben, mit dem man auch unbekannte Funktionen benutzen kann.

Funktion: SUMME()

Summe einzelner Werte bilden.

Mit Excel kann man leicht die Summe aus mehreren Zahlen berechnen.

Aufruf:

=SUMME(Zahl1;Zahl2;...)

Die einzelnen Zahlen werden durch Strichpunkte (;) voneinander getrennt.

Beispiel: =SUMME(6;14;2) liefert das Ergebnis 22.

Interessant wird diese Funktion, wenn man sie mit Zellbezügen versieht:

Dies soll unsere Beispieltabelle sein:

A B C
1 4 6
2 5

Beispiel: =SUMME(A1;B1;C2) liefert das Ergebnis 15.

Ändert man die Zahl innerhalb einer Zelle, so wird die Summe auch automatisch verändert.
Ändert man die Zahl in Zelle A1 beispielsweise auf 8, so ändert sich das Ergebnis in diesem Fall auf 19.

Summe einer ganzen Spalte oder Zeile

Muss man viele einzelne Werte innerhalb einer Spalte oder Reihe addieren, so kann man auch nur den ersten und den letzten Wert angeben. Alle dazwischenliegenden Werte werden automatisch berücksichtigt. Damit Excel unterscheiden kann, ob man zwei Zellen addieren will oder gleich eine ganze Spalte oder Reihe, muss man ein anderes Trennzeichen benutzen. Statt einem Strichpunkt (;) benutzt man einen Doppelpunkt (:).

Beispiel: Jahresaufstellung Klassenkasse

In der Tabelle sind die Einnahmen und Ausgaben einer Klassenkasse pro Monat gegenübergestellt.

Am Ende des Jahres werden die Gesamteinnahmen und die Gesamtausgaben mithilfe der Summenfunktion berechnet.

A B C
1 Monat Einnahmen Ausgaben
2 Januar 33 5
3 Februar 33 16
4 März 33 30
5 April 33 0
6 Mai 33 0
7 Juni 33 180
8 Juli 33 0
9 August 33 0
10 September 33 10
11 Oktober 33 10
12 November 33 0
13 Dezember 33 40
14 SUMME =SUMME(B2:B13) =SUMME(C2:C13)


Download Beispiel: Klassenkasse.xlsx

Übung

Der Schulkiosk möchte die Einnahmen und Ausgaben des Jahres berechnen. Die Einnahmen und Ausgaben der Monate wurden schon in eine Excel-Tabelle eingetragen. Lade diese herunter und berechne die jeweiligen SUMMEN.

Download Übung: Kiosk.xlsx

Funktion: ANZAHL()

Die Funktion Anzahl kann man nutzen, um zu zählen, in wie vielen Zellen bereits Werte oder Zahlen eingetragen sind.

Aufruf:

=ANZAHL(Zahl1:Zahl2:...)

Beispiel:
In die Spalte B trägt man von B1 bis B7 Zeugnisnoten ein. Es soll der Notendurchschnitt berechnet werden. Den Notendurchschnitt errechnet man, indem man alle Einzelnoten zusammenaddiert und anschließend durch die Anzahl der Arbeiten teilt.

Das Excel-Arbeitsblatt könnte dann so aussehen. Achte auch auf die Zelle B9. In dieser steht die Formel zur Berechnung des Notendurchschnitts.

A B
1 Deutsch 2
2 Mathematik 2
3 Englisch 1
4 NWA 2
5 ITG 1
6 Sport 2
7 Religion 3
8 Anzahl =Anzahl(B1:B7)
9 Durchschnitt =Summe(B1:B7)/Anzahl(B1:B7)

Download Beispiel: Notendurchschnitt.xlsx

Übung

Lege deinen eigenen Notenrechner an und ergänze ihn, falls nötig, mit fehlenden Fächern.

Funktion: MITTELWERT()

Diese Funktion bildet den Mittelwert aus einer Gruppe von Zahlen. Sie kann benutzt werden, um blitzschnell den Notendurchschnitt mehrerer Noten zu errechnen. Diese Funktion erspart das separate Errechnen der Anzahl. Schreibt man einfach jede Note aus einem Unterrichtsfach wie im vorausgegangenen Beispiel in eine Spalte, kann man in B8 die Mittelwertfunktion direkt auf die Spalte anwenden: =MITTELWERT(B1:B7)

Download Beispiel: Mittelwert.xlsx


Aufruf:

=MITTELWERT(Zahl1:Zahl2)

Beispiel: =MITTELWERT(3;10:18) ergibt 10,3333

Übung

  • Lege deinen eigenen Durchschnittsrechner an.
  • Überprüfe, ob es einen Unterschied macht, keine Note in einer Zelle zu schreiben (Zelle=leer) oder in diese 0 (NULL) zu schreiben.

Beispiel: B4 leer lassen oder B4 NULL schreiben.

Hinweis: Leer gelassene Zellen werden nicht gezählt, mit einer Null versehen werden sie in der Anzahl berücksichtigt.

Maximum / Minimum

Funktion: MAX()

Die MAX-Funktion findet die größte Zahl in einer Gruppe von Zahlen.

Aufruf:

=MAX(Zahl1:Zahl2)

Beispiel: =MAX(A1:A5)

Beispieltabelle:

A
1 5
2 9
3 1
4 2
5 6
6 =Max(A1;A2;A3;A4;A5;A6)

Die Funktion in A6 liefert den Wert 9 zurück, den Inhalt des Feldes A2, da 9 die größte Zahl der Gruppe war.

Kürzer hätte man übrigens auch schreiben können: =MAX(A1:A6)

Funktion: MIN()

Die MIN-Funktion findet die kleinste Zahl in einer Gruppe von Zahlen.

Aufruf:

=MIN(Zahl1:Zahl2)

Beispiel: =MIN(A1:A5)

Beispieltabelle: In der Spalte A stehen die gleichen Zahlen wie im obigen Beispiel. Im Feld A6 steht diesmal die Funktion =MIN(A1:A5). Die Funktion liefert den Wert 1 der Tabelle A3 zurück, also die kleinste Zahl der Reihe.

A
1 5
2 9
3 1
4 2
5 6
6 =MIN(A1:A5)

Übung

Lade die Datei Maximum_Minimum.xlsx herunter. Dort ist die Anzahl der Zugriffe auf die Internetseite einer Schule aufgelistet. Die Aufgabe besteht darin, in der Zelle B40 den minimalen Zugriff und in der Zelle B41 den maximalen Zugriff zu bestimmen.

Download Lösung: Maximum_Minimum_Loesung.xlsx

Funktion: WENN()

Die Wenn-Funktion ist eine sehr machtvolle Funktion. Mit ihr kann man überprüfen, ob in einem Feld ein bestimmter Wert steht oder nicht. Je nach Fall erzeugt die Wenn-Funktion unterschiedliche Ergebnisse.

Aufruf:

=WENN(Zahl<>=Wert;Dann_Wert;Sonst_Wert)

Beispiel:
Erhält man bei der Realschulabschlussprüfung eine Note schlechter als 4,0, ist man durchgefallen. Ist die Note besser als 4,0, hat man bestanden.
In Excel kann man das durch eine Wenn-Funktion so ausdrücken:

=WENN(A1>4;"durchgefallen";"bestanden")

Die Zahl im Feld A1 wird darauf überprüft, ob sie größer ist als 4. Ist sie größer, gibt die Funktion das Wort „durchgefallen“ als Wert zurück, ist die Zahl aber kleiner, gibt die Funktion das Wort „bestanden“ als Wert zurück.

A B C
1 Deutsch 2 = Wenn(B1>4;"durchgefallen";"bestanden")
2 Mathematik 2 bestanden
3 Englisch 1 bestanden
4 NWA 4,5 durchgefallen
5 ITG 1 bestanden
6 Sport 2 bestanden
7 Religion 5 durchgefallen

Übung

Erweitere das Beispiel Notendurchschnitt.xlsx mit einer Spalte mit der WENN-Funktion entsprechend dem Beispiel.

Download Lösung: Wenn_Loesung.xlsx

Runden von Zahlen

Funktion RUNDEN() (kaufmännisches Runden)

Mit der Runden-Funktion kann man eine Zahl, die unnötig genau angegeben ist, sinnvoll auf eine feste Anzahl von Stellen runden.
Ist die erste nicht mehr anzugebende Ziffer eine 0, 1, 2, 3 oder 4 so wird abgerundet.
Ist die erste nicht mehr anzugebende Ziffer eine 5, 6, 7, 8 oder 9 so wird aufgerundet.

Aufruf:

=RUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen)

Beispiel:
Beim Berechnen des Notendurchschnitts ist es zum Beispiel unsinnig, als Ergebnis die Note 1,3333333333 anzugeben. Ein gerundetes Ergebnis reicht völlig aus und ist leichter zu lesen. Angenommen im Feld A1 haben wir einen Notendurchschnitt von 1,33333333333 errechnet. Diesen Wert können wir jetzt runden:

=RUNDEN(A1;1) liefert das Ergebnis auf eine Nachkommastelle genau gerundet, also 1,3.
=RUNDEN(A1;2) liefert das Ergebnis auf zwei Nachkommastellen genau gerundet, also 1,33.

Übung

Lege eine neue Tabelle mit folgenden Werten in der Spalte A an:

A B
1 2,336
2 4,92
3 28,6669
4 56,245
5 42,49
6 3,48

Runde in der Spalte B den jeweiligen Wert der Spalte A auf eine Stelle nach dem Komma.

Download Lösung: Runden_Loesung.xlsx

Funktion AUFRUNDEN()

Ist die nächste nicht mehr anzugebende Ziffer ungleich 0, so wird immer auf die Entsprechende Anzahl an Stellen aufgerundet.

Aufruf:

=AUFRUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen)

Beispiel: Die Zahl 4,33 würde mit der Funktion Runden =RUNDEN(A1;1) auf 4,3 gerundet werden. Die Funktion AUFRUNDEN rundet auf 4,4.

Übung

Ersetze einige Runden-Funktionen aus der letzten Übung durch AUFRUNDEN

Funktion: ABRUNDEN()

Nimmt man stattdessen die Funktion ABRUNDEN, wird entsprechend der Anzahl der Stellen abgerundet.

Aufruf:

=ABRUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen)

Beispiel:
Die Zahl 4,76 würde mit der Funktion Runden =RUNDEN(A1;1) auf 4,8 gerundet werden. Die Funktion ABFRUNDEN rundet auf 4,7.

Funktion WURZEL() (Wurzelfunktion)

Möchte man die Quadratwurzel einer Zahl wissen, verwendet man die Funktion WURZEL(Zahl).

Aufruf:

=WURZEL(Zahl)

Beispiel:
Zu Bestimmen ist die Wurzel der Zahl 16. =WURZEL(16) liefert das Ergebnis 4.

Winkelfunktionen

In der Mathematik ist es immer wieder notwendig, dass Winkel im Bogenmaß benötigt werden. Hierfür gibt es von Excel entsprechend der Mathematik Funktionen:

Funktion SIN()

Die Funktion SIN() liefert den Sinus zum Bogenmaß.

Aufruf

=SIN(Zahl)

Beispiele: =SIN(45) oder =SIN(B3)

Funktion ARCSIN()

Die Funktion ARCSIN() liefert zum Sinus das Bogenmaß.

Aufruf

=ARCSIN(Zahl)

Beispiele: =ARCSIN(0,5) oder ==ARCSIN(B3)

Funktion COS()

Die Funktion COS() liefert den Cosinus zum Bogenmaß.

Aufruf:

=COS(Zahl)

Beispiel: =COS(90) oder =COS(B2)

Funktion ARCCOS()

Die Funktion ARCCOS() liefert zum Cosinus das Bogenmaß.

Aufruf:

=ARCCOS(Zahl)

Beispiele: =ARCCOS(0,6) oder =ARCCOS(B3)

Funktion TAN()

Die Funktion TAN() liefert den Tangens zum Bogenmaß.

Aufruf:

=TAN(Zahl)

Beispiele: =TAN(45) oder =TAN(B3)

Funktion ARCTAN()

Die Funktion ARCTAN() liefert zum Tangens das Bogenmaß.

Aufruf:

=ARCTAN(Zahl)

Beispiele: =ARCTAN(1) oder =ARCTAN(B3)

Funktion BOGENMASS()

Die Funktion BOGENMASS() verwandelt Gradmaß in Bogenmaß.

Hat man einen Winkel im Gradmaß und möchte das Bogenmaß, also das Maß des Einheitskreises, muss man =2*Grad/360*PI() rechnen. Leichter geht es in Excel, wenn man die Bogenmaß-Funktion verwendet.

Aufruf:

=BOGENMASS(Grad)

Beispiel:
Es wird =BOGENMASS(90) in eine Zelle eingegeben. Als Ergebnis erhält man 3,14 = PI.
oder =BOGENMASS(A4)

Funktion GRAD()

GRAD() verwandelt Bogenmaß in Gradmaß. Will man umgekehrt ein Bogenmaß in ein Gradmaß wandeln, so nimmt man die Funktion GRAD().

Aufruf:

=GRAD(Zahl)

Beispiele:
Wird =GRAD(3,14) oder =BOGENMASS( PI() ) in eine Zelle eingeben erhält man als Ergebnis 90 Grad.

Rechnen mit Datums- und Zeitfunktionen

ein Datum eingeben

Bei der Eingabe von Datumswerten unterstützt Excel den Nutzer. Das Programm erkennt ein Datum auch dann, wenn es mit Minus (1-3-2007) oder mit Schrägstrichen (01/03/2007) eingegeben wird und wandelt es automatisch in das Datumsformat 01.03.2008 um.

So wird die Grundlage zum Weiterverarbeiten von Datumswerten geschaffen, da diese ein einheitliches Datumsformat benötigen.

Funktionen HEUTE() und JETZT()

Mit der HEUTE()-Funktion bekommt man das heutige Datum. Mit der JETZT()-Funktion erhält man zusätzlich zum heutigen Datum noch die aktuelle Uhrzeit. Diese kann manchmal zur minutengenauen Berechnung sinnvoll sein.

Aufruf:

=HEUTE()
=JETZT()

Beispiel:
=HEUTE() liefert als Ergebnis in der Zelle: 13.08.2013

=JETZT() liefert als Ergebnis in der Zelle: 13.08.2013 15:54

Funktion: MONAT()

Aus einem Datum kann man mit der Funktion MONAT den Monat herauslesen. Dies ist z.B. von Interesse, wenn man eine Namensliste mit Geburtsdatum nach dem Monat sortieren lassen möchte.

Aufruf:

=MONAT("DATUM")

Beispiel: =MONAT("19.03.2008") Ergebnis in der Zelle: 3

Achtung: Gibt man das Datum direkt in die Klammern ein, muss es in Anführungszeichen gesetzt werden.

Besser ist es, wenn man in die Klammer einen Zellverweis einträgt: =MONAT(A2)

Übung

Die folgende Geburtstagsliste ist zu erstellen und nach dem Monat aufsteigend zu sortieren.

A B C
1 Kurt 19.03.1972 =MONAT(B1)
2 Melanie 01.06.1964 6
3 Gisela 23.12.1956 12
4 Ulrich 30.08.1948 8


Hilfe zur Sortierung nach dem Monat erhält man unter: Datensätze sortieren

Download Lösung: Geburtstagsliste_Loesung.xlsx

Funktion WOCHENTAG()

Möchte man z.B. wissen, an welchem Wochentag man geboren ist, ist dies eine nützliche Funktion. Auch kann die Wochentag-Funktion für weitere Zeitberechnungen benutzt werden.

Aufruf:

=WOCHENTAG("Datum")

Beispiel:
=WOCHENTAG("01.03.2007") Ergebnis in der Zelle ist 5.

Die Woche beginnt mit dem Sonntag = 1 und endet mit dem Samstag = 7. Also handelt es sich am Tag 5 um einen Donnerstag.

Beispiele zum Rechnen mit den Funktionen HEUTE() und WOCHENTAG()

A B
1 Datum von Heute =heute()
2 Datum in 30 Tagen =heute()+30
3 Wochentag in 30 Tagen =WOCHENTAG(HEUTE()+30)

Funktionen JAHR(), MONAT() und TAG()

Die genannten Funktionen können so eingesetzt werden wie die Wochentagfunktion, also in Verbindung mit einem "Datum" oder mit der Funktion "HEUTE()".

Aufruf:

=JAHR("Datum") 
=MONAT("Datum") 
=TAG("Datum")

Im folgenden Beispiel wird die Verwendung verdeutlicht:

A B
1 Heute 28.03.2008 =heute()
2 Jahr 2008 =JAHR(B1)
3 Monat 3 =MONAT(B1)
4 Tag 28 =TAG(B1)

Bei der Verwendung der Funktionen ist darauf zu achten, dass die Zellen, in denen Jahr oder Monat steht, das Format Zahl haben müssen. Gerade im Umgang mit Datumsfunktionen kann es immer mal wieder vorkommen, dass EXCEL den Inhalt einer Zelle als Datum interpretiert und die Zelle automatisch in das Datumsformat ändert.

Funktionen STUNDE(), MINUTE() und SEKUNDE()

Die Funktionen finden ihre Verwendung mit Zeitangaben und der Funktion JETZT().

Aufruf:

=STUNDE("Zeit")
=MINUTE("Zeit")
=SEKUNDE("Zeit")

Verwendung:

A B
1 Jetzt 17:53:46 =jetzt()
2 Stunde 17 =Stunde(B1)
3 Minute 53 =Minute(B1)
4 Sekunde 46 =Sekunde(B1)

Funktion TAGE360()

Benötigt man eine Funktion, um die Anzahl der Tage zwischen zwei Terminen zu bestimmen, empfiehlt sich die Funktion TAGE360(). Dabei wird angenommen, dass das Jahr, wie in der Finanzmathematik üblich, 360 Tage dauert.

Aufruf:

=TAGE360("Ausgangsdatum";"Enddatum")

Beispiel: =TAGE360("1.3.07";"19.3.08") Das Ergebnis dieser Berechnung lautet: 378 Tage.

Selbstverständlich kann anstelle eines Datums auch ein beliebiger Zellbezug stehen: =TAGE360(C1;C2)

Funktionen ZEITWERT() und DATWERT()

Excel kann nur intern mit ganzen Zahlen rechnen. Das bedeutet, dass jedes Datum in eine fortlaufende Zahl umgerechnet wird. Der 01.01.1900 entspricht der Zahl eins, der 10.01.1900 entspricht der Zahl 10. Manchmal benötigt man diese Zahl zur weiteren Berechnung. DATWERT und ZEITWERT liefern die nötigen Zahlenwerte.

Aufruf

Für eine Uhrzeit:

=ZEITWERT("Zeit")

oder für ein Datum

=DATWERT("Datum")

Beispiel:

Zeitwert 0,731944444 =Zeitwert("17:34")
Datwert 39535,0 =DATWERT("28.03.2008")

Funktion: DATEDIF()

DATEDIF ermittelt die Differenz zwischen zwei Datumsangaben.

Aufruf

=DATEDIF("Ausgangsdatum";"Enddatum";Einheit)

Mit der Einheit wird festgelegt, in welcher Einheit die Differenz ausgegeben wird:

  • "Y" für Jahre
  • "M" für Monate
  • "D" für Tage

Die Anführungszeichen müssen mit angegeben werden.

Beispiel:=DATEDIF("01.03.2007";heute();"D")

Mit dieser Funktion kann man sehr gut das Alter in Tagen berechnen.

Übung

Erstelle eine Klassenliste mit Geburtsdatum. Berechne für jeden Schüler das Alter.

Download Lösung: Altersliste_Loesung.xlsx

Der Funktionsassistent

Excel verfügt über eine sehr große Zahl von Funktionen.
Die hier vorgestellten sind nur eine Auswahl der am häufigsten genutzten. Hat man ein Problem, das man mit Excel lösen möchte, kann man mit Hilfe des Funktionsassistenten nach einer passenden Funktion suchen und diese erstellen.

Der Funktionsassistent ist leider für blinde Nutzer nicht völlig zugänglich, da einige Informationen der Sprachausgabe bzw. der Braillezeile verborgen bleiben. Dennoch kann man den Funktionsassistenten nutzen, denn mit einem Trick kann man ihm trotzdem die gewünschten Informationen bzw. Hilfen entlocken.

Beschreibung

Den Funktionsassistenten findet man im Register FORMELN Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK Menüpunkt "Funktion einfügen" (kurz: ALT+M,F).

Befindet sich der Zellzeiger in einer leeren Zelle, öffnet sich nach Aufruf von "Funktion aufrufen" das Dialogfenster "Funktion einfügen", das auffordert, kurz zu beschreiben, was man tun möchte. Hier empfiehlt es sich, eine Kurzbeschreibung oder den Funktionsbegriff einzugeben, wenn dieser bekannt ist. Die Eingabe wird mit dem OK Schalter (oder EINGABE) abgeschlossen. Die Ergebnisse werden in einem Listenfeld ausgegeben. In diesem kann man mit den Pfeiltasten eine Funktion auswählen.
Die Funktion selbst ist leider nicht immer aussagekräftig und die Kurzbeschreibung ist für den Braillenutzer nicht lesbar. Auf eine Beschreibung muss man aber nicht verzichten. Hierfür öffnet man "Hilfe für diese Funktion". Zum entsprechenden Auswahlschalter gelangt man durch einmaliges Drücken von TAB. JAWS gibt dann per Sprachausgabe die Rückmeldung "Funktion einfügen". Nun kann man die zur Funktion gehörige Hilfe mit LEER oder mit EINGABE aufrufen. Es öffnet sich das "Excel-Hilfe" Fenster mit dem entsprechenden Artikel. Da das Hilfe Fenster leider wieder die Eingabe eines Suchbegriffes erwartet, muss man erst mittels TAB, ESC, EINGABE zum eigentlichen Hilfetext springen. Hier wird die Funktion genau beschrieben. Ebenso wird angegeben, wie man die Funktion eingibt. Schließen lässt sich die Online-Hilfe mit ALT+F4.

Hat man die gewünschte Funktion gefunden, kann man den Eingabeassistenten mit EINGABE oder durch Drücken des OK-Schalters starten.

Der Assistent stellt Eingabefelder bereit, in die Werte oder noch besser die zugehörigen Zellen geschrieben werden können. Mit EINGABE oder erneutem Drücken des OK-Schalters wird der Funktionsassistent geschlossen und die Funktion in der richtigen Schreibweise eingefügt.

Hinweis: Ist in einer Zelle eine Funktion hinterlegt, so gelangt man durch ALT+M,F direkt in den zugehörigen Funktionsassistenten und kann dort Änderungen vornehmen.

Beispiel

Das Beispiel Absolutwert einer Zahl verdeutlicht dies:

  • In A1 wird die Zahl -4 eingegeben.
  • Der Zellzeiger wird in Zelle B1 gestellt und der Funktionsassistent mit ALT+M,F gestartet.
  • Im Funktionsassistenten sucht man nach dem Absolutwert.
  • Im Listenfeld wählt man die Funktion ABS aus und startet den zugehörigen Eingabeassistenten mit EINGABE.
  • Diese Funktion hat ein Eingabefeld für das Argument ZAHL. Weil die Zahl in der Zelle A1 steht, wird diese Zelle in das Eingabefeld eingetragen und mit EINGABE abgeschlossen.
  • In der Zelle B1 steht nun der Absolutwert 4. Die Funktion lässt sich durch Drücken von F2 lesen.

Übung

Um eine Kommazahl zu kürzen, gibt es die Funktion KÜRZEN. Diese erwartet zwei Eingaben:

  • Zahl
  • Anzahl der Stellen nach dem Komma.

Rufe zur Übung die Funktion Kürzen mit Hilfe des Funktionsassistenten auf. Kürze die Zahl 3,1456 auf 2 Stellen nach dem Komma.

Die erstellte Funktion muss so aussehen:

=KÜRZEN(B15;2)

Abschließende Übung zu Arbeiten mit Funktionen

Mit den hier vorgestellten Funktionen kann man bereits schwierige Aufgaben lösen. Probiere die folgende Aufgabe zu lösen.

Bei einem Sportfest waren fünf Teilnehmer in einer Gruppe. Hier ihre Ergebnisse:

  • Tina: Weitsprung 2,78m; Hochsprung 1,12m; Weitwurf 18m; 100m Sprint 16s, 50m Schwimmen 45s
  • Stefan: Weitsprung 3,19m; Hochsprung 1,23 m; Weitwurf 23m; 100m Sprint 14s, 50m Schwimmen 78s
  • Markus: Weitsprung 1,59m; Hochsprung 0,89m; Weitwurf 35m; 100m Sprint 23s, 50m Schwimmen 53s
  • Lisa: Weitsprung 3,25m; Hochsprung 1,32m; Weitwurf 17m; 100m Sprint 15s, 50m Schwimmen 54s
  • Tobias: Weitsprung 2,45m; Hochsprung 1,08m; Weitwurf 20m; 100m Sprint 13s, 50m Schwimmen 60s


Löse folgende Aufgaben:

  1. Wie weit oder hoch sind alle zusammengerechnet gesprungen, wie viele Sekunden hätte ein Staffelrennen gedauert, bei dem jeder Schüler zwei Bahnen geschwommen wäre?
  2. Zeige in einer Tabelle das jeweils beste und schlechteste Ergebnis der Einzeldisziplinen.
  3. Gib die durchschnittliche Zeit/Weite/Höhe für die jeweilige Einzeldisziplin an und runde auf eine Nachkommastelle.
  4. Ein Sponsor zahlt für jede Disziplin, in der eine Gruppe im Schnitt besser war als ein vorgegebener Wert, 100 Euro an die Schule
    Folgende Werte gelten dabei: Weitsprung > 2,5 m Hochsprung > 1 m Weitwurf > 20 m Sprint < 18 s Schwimmen <55 s.
    Wie viele Euro hat die Gruppe erkämpft? Stelle das Ergebnis in einer Tabelle mit Hilfe geeigneter Funktionen dar.

Zellenformatierung

In diesem Kapitel geht es darum, wie man die Inhalte der Zellen formatiert.

Dabei geht es nicht nur um: Schriftarten, -größen, -farben usw.,
sondern auch um: Zahlenformate wie Datum, Zahlen, Währung, usw.
und um: Rahmen und Hintergründe sowie die Ausrichtung der Zellinhalte.

Dialogfenster "Zellen formatieren" öffnen

Alle Formatierungen lassen sich im Dialogfenster "Zellen formatieren" vornehmen.
Das Dialogfenster wird über das Register START Gruppe ZAHL Menüpunkt "Zellen formatieren" (kurz: ALT+R,F,M) oder noch kürzer über STRG+1 geöffnet.

Das Dialogfenster besteht aus mehreren Registerkarten. Mit STRG+TAB wechselt man von Registerkarten zu Registerkarte.

Schriftarten, Schriftschnitt, Schriftgrad und Schriftfarben

Die Schriftart, Schriftgröße und -farbe wird in der Registerkarte SCHRIFT geändert.
Um zu dieser zu gelangen, drückt man wiederholt STRG+TAB.

Durch Drücken von TAB bzw. SHIFT+TAB navigiert man durch die Registerkarte.

  • Genauso wie bei Word und Co. kann man im Eingabefeld "Schriftart" mit den Pfeiltasten die gewünschte Schriftart heraussuchen.
  • Den Schriftgrad wählt man im Eingabefeld "Schriftgrad".
  • Den Schriftschnitt, ob "Fett, Kursiv oder Standard" sucht man im Eingabefeld "Schriftschnitt" aus.
  • Die Farbe wird über die Ausklappliste Farbe ausgewählt.
JAWS gibt über die Sprachausgabe die voreingestellte Farbe an. Mit der Pfeiltaste AB wird die Auswahlliste geöffnet. Zuerst wird "Farbe automatisch" angeboten. Diese ist normalerweise automatisch eingestellt und gewährleistet, dass keine weiße Schrift auf weißem Hintergrund oder eine andere, unlesbare Farbkombination eingestellt ist. Will man eine bestimmte Farbe wählen, navigiert man anschließend durch eine Matrix von Farben, die jeweils von JAWS benannt werden. Zur besseren Orientierung sei erwähnt, dass durch die Pfeiltasten RECHTS oder LINKS die Grundfarben und mit den Pfeiltasten AUF die jeweilig dunkleren und mit AB die jeweilig helleren Farbtöne ausgewählt werden können.

Hinweis zu JAWS:
Zur Kontrolle kann man sich mit JAWS-Taste+F den Schriftgrad und die aktuellen Attribute der Zelle ansagen lassen.

Tastenkombinationen für den Schriftschnitt: fett, kursiv und unterstrichen

Am leichtesten lassen sich die Zellinhalte fett, kursiv oder unterstrichen formatieren, in dem man Tastenkombinationen einsetzt. Man erspart sich den Weg über das Dialogfenster "Zellen formatieren", in dem man in der Registerkarte SCHRIFT im Menüpunkt SCHRIFTSCHNITT ebenfalls den Schriftschnitt auswählen kann.

Tastenkombinationen:

  • STRG+SHIFT+F für Fettdruck,
  • STRG+SHIFT+K für Kursivdruck und
  • STRG+SHIFT+U für Unterstreichungen.

Die Einstellung kann entweder für die ganze Zelle beim Fokussieren der Zelle oder nach dem Abschließen des Eingabevorgangs vom System übernommen werden. Ändert man die Schrift auf Fett während der Eingabe in einer Zelle, wird die Änderung nicht für alle Zeichen in der Zelle übernommen, sondern nur ab der Stelle der Änderung.

Hintergrundfarbe des Zellinhaltes ändern

Zur Hervorhebung von bestimmten Zellen bietet es sich nicht nur an, die Schriftfarbe zu ändern, sondern auch die Hintergrundfarbe der Zellen.

Meist wählt man in Excel zur Hervorhebung eine Hintergrundfarbe wie gelb oder ein helles Grau.
Möchte man eine besondere Zahl kenntlich machen, z.B. eine negative Zahl, wählt man meist eine rote Schriftfarbe.

Die Farbe des Hintergrundes wird folgendermaßen geändert:

  • Öffnen des Dialogfensters "Zellen formatieren" mit STRG+1 oder über das Register START Gruppe ZAHL Menüpunkt "Zellen formatieren" (kurz: ALT+R,F,M)
  • Wechseln auf die Registerkarte "Ausfüllen" mit STRG+TAB oder STRG+RECHTS/ STGR+LINKS
  • Im Register "Ausfüllen" geht man mit TAB auf die Schaltfläche "Keine Farbe". Aktiviert man diese, kann man Hintergrundfarben entfernen. Zur Farbauswahl gelangt man von dieser Stelle an mit den Pfeiltasten AB oder AUF, bzw. LINKS oder RECHTS. Die Farbpalette ist genauso wie im Abschnitt Schriftfarben (siehe oben) angeordnet.
  • Die Auswahl wird mit OK abgeschlossen.

Zellinhalte ausrichten

Inhalte einer Zelle können linksbündig, zentriert, rechtsbündig bzw. nach oben oder unten ausgerichtet werden.

Die Ausrichtung der Inhalte wird im Dialogfenster "Zellen formatieren" in der Registerkarte "Ausrichtung" vorgenommen.

Zum Öffnen geht man folgendermaßen vor:

  • ALT+R,F,M oder STRG+1
  • Wechseln mit STRG+TAB auf die Registerkarte "Ausrichtung"

Den Text kann man in der Horizontalen wie auch in der Vertikalen ausrichten. Dabei ist die Ausrichtung zur Zelle gemeint. Horizontal meint die Verteilung des Textes auf den rechten und linken Rand der Zelle bezogen. Die vertikalen Einstellungen beziehen sich auf die Verteilung des Textes zwischen oberer und unterer Zellenbegrenzung.

  • Mit ALT+H gelangt man in die Ausklappliste "Horizontal", aus der man mittels AUF/AB Folgendes auswählen kann:
    • Standard
    • Links (Einzug)
      Der Text wird linksbündig ausgerichtet, das heißt, der Text beginnt am linken Zellenrand. Mit TAB kann man in das Eingabefeld "Einzug" wechseln, in dem man den Abstand von Links eingeben kann.
    • Zentriert
      Der Text wird in der Horizontalen an der imaginären Mittellinie der Zelle ausgerichtet.
    • Rechts (Einzug)
      Der Text wird rechtsbündig ausgerichtet. Den Abstand vom rechten Rand kann man wie beim Einzug links einstellen.
    • Ausfüllen
      Die Zelle wird mit dem Zellentext so ausgefüllt, bis die Zelle voll ist. Beispiel: steht in der Zelle "123" so wird so oft "123123..." hintereinander eingefügt, bis die Zelle mit dieser Zeichenkombination gefüllt ist. Dies macht Sinn bei Füllzeichen, "----", um eine optische Trennung von Zellen zu erreichen.
    • Blocksatz
      Der Text wird über die Zelle verteilt.
  • Die Ausklappliste zur "Vertikalen" Ausrichtung in der Zelle erreicht man mit ALT+V. Dort stehen zur Verfügung:
    • Oben
      Der Text beginnt am oberen Zellenrand.
    • Zentriert
      Der Text wird zentriert dargestellt.
    • Unten
      Der Text wird auf den unteren Rand gesetzt.
    • Blocksatz
      Der Text wird durch Laufweitenänderung der Schrift über die ganze Zelle verteilt.
    • Verteilt
      Der Text wird auf die ganze Zelle durch Schriftgrößenänderung oder Laufweitenänderung der Schrift verteilt.

Der Text kann teilweise auch direkt über das Register START Gruppe AUSRICHTUNG ausgerichtet werden. Mittels der Tastenkombinationen geht dies oft schneller als über das Dialogfeld "Zellen formatieren".

Hier die Tastenkombinationen:

"Horizontal"
  • Links: ALT+R,A,L
  • Zentriert: ALT+R,A,Y
  • Rechts: ALT+R,A,B
  • Einzug schrittweise verkleinern: ALT+R,5
  • Einzug schrittweise vergrößern: ALT+R,6


"Vertikal"
  • Oben: ALT+R,A,T
  • Zentriert: ALT+R,A,U
  • Unten: ALT+R,A,S

Zeilenumbruch in der Zelle

Standardmäßig schreibt Excel den Text in der Zelle in eine Zeile. Bei Spaltenüberschriften kommt es immer mal wieder vor, dass die Überschrift länger ist als die Zellenbreite. Möchte man die Zellenbreite aber nicht verbreitern, empfiehlt es sich, einen Zeilenumbruch in der Zelle einzustellen. Dieser kann per Hand mit ALT+EINAGBE eingefügt werden oder automatisiert im Dialogfeld "Zellen formatieren" eingestellt werden.

Dafür muss zunächst das Dialogfenster mit STRG+1 geöffnet und mit STRG+TAB in die Registerkarte "Ausrichtung" gewechselt werden. Wechselt man durch mehrmals TAB zum "Zeilenumbruch" und (de-)aktiviert ihn mit LEER (kurz: ALT+U) und schließt den Vorgang durch OK (bzw. EINGABE) ab.

Zellen mit Zeilenumbruch lassen sich auf der Braillezeile nur vernünftig im "Strukturierten Modus" lesen. Sollte man im "Flächenmodus" sein und der Text ergibt keinen Sinn, sollte man den Modus wechseln.

Format verschiedener Zahlenwerte festlegen

Für bestimmte Zahlen ist es manchmal wünschenswert, eine bestimmte Anzahl von Dezimalstellen anzuzeigen. Auch eine Datumsangabe soll in einer bestimmten Art und Weise dargestellt werden. Excel bietet in solchen Fällen die Möglichkeit, im Dialogfeld "Zellen formatieren" Registerkarte ZAHLEN die Zellen entsprechend zu formatieren.

Dort stehen verschiedene Kategorien wie Standard, Zahl, Währung, Buchhaltung, Datum, Uhrzeit, Prozent, Bruch, Wissenschaft, Text, Sonderformat und Benutzerdefiniert zur Verfügung, für die man die gewünschten Formatierungen einstellen kann.

Zahlenwerte
Die Anzahl der Dezimalstellen und die Darstellung eines Tausenderpunkts legt man in der Kategorie ZAHL fest.
Möchte man z.B. immer nur zwei Stellen nach dem Komma angezeigt haben, gibt man im Feld "Dezimalstellen" (kurz: ALT+D) die Anzahl der Nachkommastellen ein.
Durch Setzen des Kontrollfeldes "Mit 1000er-Trennzeichen" (Kurz: ALT+R) bekommt man einen Punkt (.) als Trennzeichen. Am Beispiel 778.889,00 dient der Punkt dem besseren Erlesen der Tausenderstelle und das Komma zur Abtrennung der Dezimalstellen.
Im Feld "Negative Zahlen" (kurz: ALT+N) kann man wählen, ob negative Zahlen mittels vorgestelltem "-" (1.) angezeigt werden oder als rote Zahl (2.) oder als viertes mit "-" und rot.
Datumswerte
In der Kategorie Datum kann man in der Liste TYP (kurz: ALT+P) das gewünschte Format des Datums auswählen.
Währungen
Unter der Kategorie "Währung" wählt man in der Ausklappliste "Symbol" das Währungssymbol (kurz: ALT+S) und legt die Anzahl der "Dezimalstellen" im Eingabefeld (kurz: ALT+D) fest.
Prozentwerte
Möchte man Prozente in der Prozentdarstellung haben, wird die Zelle mit der Kategorie PROZENT formatiert. Im Eingabefeld Dezimalstellen kann man die Nachkommastellen festlegen.
Text
Die Kategorie TEXT ist dann sinnvoll, wenn man Zahlen als Text behandeln will. Dann kann man mit diesen Zahlen keine Berechnungen durchführen.
Sonderformat
Unter Sonderformat findet man als Typ (kurz: ALT+P) Formate für Postleitzahlen, Versicherungsnummern, ISBN-Nummern, ....
Wichtigste Formate
Die wichtigsten Formate kann man auch direkt über das Register START Gruppe ZAHL definieren. Kennt man die Tastenkombinationen, so geht dies schneller als über das Dialogfeld "Zellen formatieren":
  • ALT+R,A,N, EINGABE definiert eine Zahl als Euro-Wert
  • ALT+R,A,N,AB, EINGABE definiert eine Zahl als US-Dollar-Wert.
Diese Werte haben automatisch einen Tausenderpunkt.
  • ALT+R,P oder STRG+SHIFT+P definiert eine Zahl als Prozentwert.
  • ALT+T,8 schaltet den Tausenderpunkt ein.
zusätzlich kann man bei den vorgenannten Typen noch die Anzahl der Nachkommastellen um jeweils eine erhöhen: ALT+R,0 beziehungsweise erniedrigen: ALT+R,9

Rahmen formatieren

Standardmäßig ist die Excelmappe so eingestellt, dass die Rahmen der einzelnen Zellen im Ausdruck unsichtbar sind. Am Monitor hingegen sieht man sie in einem hellen Grau. Möchte man eine Arbeitsmappe ausdrucken oder markanter gestalten, empfiehlt es sich, den Zellrahmen eine Farbe und eine Linienstärke zuzuordnen. Durch Umrandung von zusammengehörigen Datenfeldern kann man den Leser optisch auf die Gruppen hinweisen.

Zum Formatieren der Zellen muss zuerst die Zelle oder der Zellbereich markiert werden. Dabei ist dann die Außengrenze der Markierung gleich der äußeren Grenze des zu formatierenden Rahmens.

Zum Verständnis: Wird eine Zelle markiert, kann man um diese einen Rahmen einfügen. Werden hingegen die Zellen A1 bis D6 markiert, kann man um diese einen Rahmen und zwischen den Zellen eine horizontale und eine vertikale Trennlinie einfügen.

Rahmenfarbe und Linienstil

Bevor die einzelnen Rahmenlinien ausgewählt werden müssen evtl. die Rahmenfarbe und der Linienstil bestimmt werden. Dies lässt sich über die Registerkarte "Rahmen" im Dialogfenster "Zellen formatieren" (STRG+1) bestimmen.

  • Mit ALT+R bzw. TAB gelangt man in das Listenfeld zur Auswahl der Linien. JAWS gibt hier per Sprachausgabe die Linienarten

aus.
Wichtige Linienarten sind: haarfein durchgezogen, dünn gestrichelt, mittel(-dick) gestrichelt, mittel(-dick) durchgezogen, dick durchgezogen, doppelt durchgezogen

  • Mit ALT+F bzw. nochmals TAB gelangt man zur Farbauswahl.

Die Farbe und der Linienstil müssen vor der Auswahl des Rahmens gewählt werden, damit sie entsprechend berücksichtigt werden.

Rahmen einfügen

Um einzelne oder mehrere Rahmenlinien einzufügen geht man wie folgt vor:

  • Zelle oder Zellbereich markieren
  • Dialogfenster "Zellen formatieren" mit STRG+1 öffnen
  • Mit STRG+TAB in die Registerkarte "Rahmen" wechseln

Durch Wahl der folgenden Tastenkombinationen kann man den Rahmen beliebig gestalten:

  • ALT+U Außenrahmen hinzufügen
  • ALT+I Innenrahmen hinzufügen
  • ALT+K Außenrahmen oder Innenrahmen entfernen
  • ALT+T Rechten Rahmen hinzufügen oder entfernen
  • ALT+N Unteren Rahmen hinzufügen oder entfernen
  • ALT+O Oberen Rahmen hinzufügen oder entfernen
  • ALT+L Linken Rahmen hinzufügen oder entfernen
  • ALT+H Horizontale Trennlinien einfügen oder entfernen
  • ALT+V Vertikale Trennlinien einfügen oder entfernen
  • ALT+D Diagonale Trennlinien einfügen (Diagonale von rechter, oberer Ecke in die linke, untere Ecke) oder entfernen
  • ALT+G Diagonale Trennlinien einfügen (Diagonale von linke, untere Ecke in die rechte, obere Ecke) oder entfernen

Alternativ kann man sich auch mit TAB durch die Registerkarte "Rahmen" bewegen. Nach mehrmals TAB gelangt man zu den Rahmen Voreinstellungen ab hier benennt JAWS die Rahmenlinien und man kann jede einzelne mit LEER (de)aktivieren.

Die Auswahl der Rahmen wird durch Drücken von OK oder mit EINGABE übernommen.

Zellen verbinden

Um eine Überschrift zentriert über mehrere Spalten zu stellen, kann man sich der Funktion "Zellen verbinden" bedienen.

Zunächst werden die Zellen markiert. Anschließend wird im Dialogfenster "Zellen formatieren" auf der Registerkarte "Ausrichtung" das Kontrollfeld "Zellen verbinden" aktiviert.

(Kurz: STRG+1, danach mit STRG+TAB auf "Ausrichtung" wechseln und mit ALT+Z das Kontrollfeld "Zellen verbinden" aktivieren bzw. statt ALT+Z mit mehrmals TAB zum Kontrollfeld "Zellen verbinden" und es mit LEER (de)aktivieren.)

Nun sind die markierten Zellen zu einer Zelle verbunden und man kann die bekannte Funktion "Zentriert ausrichten" benutzen.

Will man nur einen Text über mehrere Zellen zentriert ausgeben oder nur einige Zellen verbinden, ohne die volle Wahl an Ausrichtungsoptionen zu haben, kann man dies sehr kurz über das Register START Gruppe AUSRICHTUNG Punkt "Verbinden und zentrieren" (kurz: ALT+R,M).
Mittels AB oder einer Tastenkombinationen kann man nun zwischen folgenden Arten der Zellverbindung wählen:

  • ALT+V - "Verbinden und zentrieren"
Die markierten Zellen werden miteinander verbunden und der Text wird vertikal zentriert.
  • ALT+E - "Verbinden über"
Die markieren Zellen werden zeilenweise verbunden, d.h. sind Zellen mehrerer Zeilen markiert, verbinden sich nur die Zellen einer Zeile zu einer großen Zelle. Man bekommt also mehrere Zellverbünde.
  • ALT+R - "Zellen verbinden"
Die markierten Zellen werden miteinander verbunden, die Ausrichtung des Textes bleibt so erhalten, wie sie definiert wurde.
  • ALT+Z "Zellverbund aufheben"
Teilt vorher verbundene Zellen wieder in Einzelzellen auf. Evtl. enthaltener Text wird in die obere linke Zelle kopiert.

Egal ob man Zellen über das Dialogfeld "Zellen formatieren" oder über das Register START verbindet, ergibt sich ein Problem:
enthalten mehrere der zu verbindenden Zellen Texte/ Werte, weiß Excel nicht, welchen Wert/ Text die neue größere Zelle bekommen soll. Deshalb bekommt man eine Warnung, dass mehrere Texte vorhanden sind und nur der linke obere Text in der neuen Zelle erhalten bleibt, Texte anderer Zellen werden gelöscht. Man kann diese Warnung mit OK oder EINGABE ignorieren oder den Vorgang Abrechen (RECHTS, EINGABE).

Entsprechend wird Text einer verbundenen Zelle immer in die linke obere Zelle eingefügt, wenn man den Zellverbund wieder aufhebt.

Das Verbinden von Zellen hat für Braillezeilennutzer den Nachteil, dass zwar von JAWS der verbundene Zellbereich angesagt wird "von ... bis ..."), aber in der Praxis verbundene Zellen leicht übersehen werden und man sich somit eine Stolperfalle in der Mappenorientierung einbaut.

Einsatz von Diagrammen

Mit Diagrammen kann man Zahlenreihen zu einer leicht zu lesenden Aussage oder einem Ergebnis zusammenfassen. Um aussagekräftige Diagramme zu bekommen, muss jedoch im Vorfeld genau überlegt werden, welcher Diagrammtyp geeignet ist.

Verschiedene Diagrammtypen

Am häufigsten werden Säulen-, Balken-, Linien- und Kreisdiagramme verwendet.

Säulendiagramme
Will man z.B. die Entwicklung der Schülerzahl einer Schule über mehrere Jahre darstellen, kann man sehr gut ein Säulendiagramm benutzen. Für jedes Jahr wird eine Säule gezeichnet. Der Vergleich der Schülerzahlen lässt sich dann sehr leicht über die Höhe der Säulen ablesen.
Allgemein kann man sagen, dass sich Säulendiagramme eignen, Entwicklungen über einen Zeitraum darzustellen, deren Daten in festen Zeiträumen erhoben werden.
Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen Säulendiagramm.
Balkendiagramm
In der Schulkioskbesprechung soll es um die Absatzzahlen der verkauften Produkte gehen: Wie viele Brezeln, Saftflaschen, Snickers oder Hanuta wurden im Schuljahr verkauft? Der Kioskmanager wählt für die Darstellung ein Balkendiagramm, weil die Stückmenge im Diagramm die wichtige Information ist und leichter waagrecht abgelesen werden kann. Am linken Rand befindet sich der Produktname.
Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen Balkendiagramm.
Liniendiagramm
Aktienkurse und Temperaturverläufe sind typische Beispiele für den Einsatz eines Liniendiagramms.
Ein Liniendiagramm zeichnet sich dadurch aus, dass eine kontinuierliche Änderung, meist über einen Zeitraum, stattfindet. Würde man Temperaturen mit einem Balkendiagramm darstellen, würde dies bedeuten, dass eine Temperatur nur zu den angegebenen Zeitpunkten bestanden hätte. In Wirklichkeit ist die Temperatur einem ständigen Wechsel unterworfen.
Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen: Liniendiagramm .
Kreisdiagramm
Die Aufteilung der Sitze bei den Bundestagswahlen oder die Stimmenaufteilung der Klassensprecherwahl lässt sich sehr gut mit einem Kreisdiagramm darstellen. Ein Kreisdiagramm stellt immer die Aufteilung einer ganzen Menge oder von 100 Prozent dar. Ein wie großes Stück Kuchen haben Max, Gisela, ... vom ganzen Kuchen bekommen...
Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen: Kreisdiagramm

Eine vollständige Liste aller verfügbaren Diagrammarten und einer kurzen Beschreibung findet man auf der einer Internetseite von MicroSoft: Verfügbare Diagrammtypen

Objekt markieren

Es gibt zwei Möglichkeiten ein Objekt, wie z.B. ein Diagramm, innerhalb eines Arbeitsblattes zu markieren.

Objekt auswählen über den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit"

Man kann einmal mit ALT+F10 den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" öffnen. Leider wechselt der Fokus nicht direkt mit dem Öffnen in diesen Bereich, sondern man muss mittels mehrmals F6 in diesen Bereich wechseln. Dieser Bereich liegt "einmal F6" nach dem Datenblatt, dies muss man wissen, da JAWS diesen Bereich nicht benennt, sondern gleich den Namen des Objektes vorliest bzw. "Alle anzeigen" falls kein Objekt vorhanden ist.

Sind mehrere Objekte vorhanden, so wechselt man mit AUF/AB von Objekt zu Objekt. Hat man das erste bzw. letzte Objekt erreicht, spring ein weiteres AUF bzw. AB nicht ans Listenende bzw. an den Listenanfang, sondern bleibt stehen.

Steht der Fokus auf einem Objekt, so markiert man es mit EINGABE.

Vorteil des Fensterbereiches "Auswahl und Sichtbarkeit", man kann die Objekte umbenennen, um sie besser unterscheiden zu können. Ist ein Objekt markiert, so kann man ihm mittels F2 einen neuen Namen eingeben. Achtung: der alte Name wird nicht überschrieben, sondern man tippt vor den alten. Man muss den alten Namen explizit löschen.

Das Fenster "Auswahl und Sichtbarkeit" steht allen Benutzern zur Verfügung, also auch jeden, die kein JAWS verwenden.

Objekt auswählen über das Dialogfenster "Objekt auswählen"

JAWS Nutzer erhalten einen Überblick über die Objekte, die sich innerhalb des Arbeitsblattes befinden mit der Tastenkombination STRG+SHIFT+O.

Entweder meldet JAWS, dass das Arbeitsblatt keine Objekte enthält oder es öffnet sich das Dialogfenster "Objekt auswählen". Mit den Pfeiltasten kann nun ein Objekt ausgewählt werden und mit EINGABE oder OK bestätigt werden. Hiernach ist das ausgewählte Objekt markiert und das Dialogfenster geschlossen.

JAWS gibt hinter dem Objektnamen noch die Platzierung des Objektes an, z.B. D1-J15, d.h. die linke obere Ecke des Objektes liegt in Zelle D1 und die rechte untere in J15.

Informationen über Objekte mittels JAWS

Ist ein Objekt markiert, so liefert die Tastenkombination STRG+JAWS-Taste+C eine Beschreibung des Diagramms.

Es beschreibt

  • den Diagrammtyp.
  • den Diagrammtitel.
  • den sichtbaren Bereich.
  • den Bereich, in dem Werte eingetragen sind.
  • die Bezeichnung der Achsen.

Diagramme aus einer Tabelle erstellen

Wie man ein Diagramm aus einer Tabelle erstellt, wollen wir beispielhaft an einem Säulendiagramm zeigen.

Aus der Schülerstatistik soll ein Säulendiagramm (siehe Tabelle) erstellt werden:

Schuljahr Schülerzahl Lehrerzahl
2008 96 10
2007 89 8
2006 88 7
2005 91 10
2004 95 9
2003 96 9
2002 90 8
2001 87 7
2000 70 6

An der X-Achse sollen die Schuljahre und an der Y-Achse die Schülerzahl bzw. die Lehrerzahl aufgetragen werden. Die Excel-Tabelle mit den Werten sollte hier heruntergeladen werden: Beispiel_Saeulendiagramm_Daten.xlsx

Zuerst müssen die Daten markiert werden, von denen ein Diagramm erzeugt werden soll. In unserem Beispiel sind dies die Zellen von B1 bis B10 (Schülerzahlen). Die Lehrerzahlen könnten gleich mit markiert werden, da später auch gezeigt werden soll, wie man nachträglich einen Datensatz einfügt, markieren wir erst einmal nur die Schülerzahl.

Über das Register EINFÜGEN Gruppe DIAGRAMME Punkt "Säule" (kurz: ALT+I,U) erhält man eine Liste der verfügbaren Säulendiagramme. Mit AUF/AB springt man von Gruppe zu Gruppe (wie 2D-, 3D-Darstellung und weitere, JAWS sagt die jeweilige Gruppe an und mit RECHTS/LINKS springt man zu den einzelnen Darstellungsunterformen. Durch EINGABE wird ein erstes Diagramm in der Arbeitsmappe erzeugt.

Excel hat die Zelle B1 "Schülerzahl" automatisch als Name der Datenreihe erkannt.

Die Y-Achsen-Skalierung wurde den Werten unserer Zahlenreihe angepasst (von 0 bis 120). Die X-Achse verläuft von 1 bis 9 und enthält noch nicht die entsprechenden Jahreszahlen.

Das Diagramm muss nun schrittweise unseren Wünschen angepasst werden.
Dies geschieht über das Register DIAGRAMMTOOLS mit den Unterregistern ENTWURF, LAYOUT und FORMAT. Diese Register können nur dann angesprochen werden, wenn der Fokus auf einem Diagramm steht, ansonsten sind diese Register nicht vorhanden. Nach Einfügen eines Diagramms, steht der Fokus auf dem neu erzeugten Diagramm.

X-Achsenbeschriftung
Die Beschriftung der X-Achse mit den Jahreszahlen erfolgt über das Register DIAGRAMMTOOLS-ENTWURF Gruppe DATEN Punkt "Daten auswählen" (kurz: ALT+J,R,E).
Es öffnet sich das Dialogfeld "Datenquelle auswählen". Der Fokus steht in einem Eingabefeld, das mit mind. einem TAB verlassen werden muss.
Mittels mehrmals TAB springt man zu "Horizontale Achsenbeschriftung (Rubrik)" "Bearbeiten" und öffnet mittels EINGABE das Dialogfenster "Achsenbeschriftungen" (kurz: ALT+C,I).
Im Eingabefeld "Achsenbeschriftungsbereich" können die Werte der X-Achse festgelegt werden. Die Daten können einerseits durch Semikolon getrennt direkt eingeben werden: 2008;2007;2006;2005; .... was aber bei langen Datenreihen zu aufwendig wäre.
Unsere X-Achsenwerte stehen ja schon in Tabelle1 Zelle A2 bis A10 dies kann man durch folgende Syntax eingegeben:
=Tabelle1!$A$2:$A$10
und noch schneller geht es über die Pfeiltasten. Das Drücken der Pfeiltasten und POS1 bewegt nicht den Cursor im Eingabefeld, sondern den Cursor im Datenbereich. Mit POS1 setzt man den Cursor im Datenbereich auf die Zelle A1 und im Eingabebereich erscheint der passende Text: =Tabelle1!$A$1 Bewegt man den Cursor mit den Pfeiltasten, so wird das Eingabefeld automatisch angepasst. Mit SHIFT+Pfeiltaste wird der Wertebereich erweitert.
Durch EINGABE werden die Daten übernommen und der Fokus steht wieder im Dialogfeld "Datenquelle auswählen".
Falls man keine Datensätze bearbeiten möchte, schließt man das Dialogfeld "Datenquelle auswählen" über den "OK" Schalter.
Datensätze hinzufügen, bearbeiten, löschen
Neben der X-Achsen-Beschriftung kann man im Dialogfeld "Datenquelle auswählen" auch Datensätze (wie die Schüler-/Lehrerzahl) bearbeiten, (neue "Hinzufügen" sowie existierende "Bearbeiten" oder "Entfernen"). Dies geschieht im Abschnitt "Legendeneinträgen (Reihen)" (ALT+R). Nach ALT+R (oder mehrmals TAB) steht der Cursor in dem Listenfeld "Legendeneinträgen (Reihen)" der vorhandenen Datenreihen. Mit AUF/AB wählt man die Datenreihe aus, die man bearbeiten möchte. (In unserem Beispiel existiert nur die Datenreihe "Schülerzahl".)
  • Durch mehrmals SHIFT+TAB gelangt man zu "Entfernen", um einen Datensatz durch EINGABE zu entfernen. In unserem Beispiel, würde der Datensatz "Schülerzahl" nun entfernt, was wir aber nicht tun werden.</li>
  • Durch ein weiteres SHIFT+TAB gelangt man zu "Bearbeiten" um den Datensatz zu bearbeiten. EINGABE öffnet das Dialogfeld "Datenreihe bearbeiten" hier kann als erstes der "Reihenname" verändert werden. In unserem Fall steht hier schon "=Tabelle1!$B$1", der Name der Zelle mit dem Inhalt "Schülerzahl". Dies kann mit einem beliebigen Text überschrieben werden, so dass der Datensatz einen anderen Namen/eine andere Beschriftung bekommt. Durch TAB gelangt man zum Eingabefeld "Reihenwerte". Hier stehen die Werte, die eingezeichnet werden sollen, in unserem Falle =Tabelle1!$B$2:$B$10. Dies bedeutet die Werte der Tabelle1 von Zelle B2 bis Zelle B10 werden übernommen. Hier könnte man weitere Werte hinzufügen oder entfernen z.B. wenn die Daten für 2009 vorliegen und hinzugefügt werden sollen.
    Durch EINGABE werden die geänderten Daten übernommen und der Fokus steht wieder im Dialogfeld "Datenquelle auswählen".
  • Durch ein drittes SHIFT+TAB gelangt man zu "Hinzufügen". EINGABE öffnet wieder das Dialogfeld "Datenreihe bearbeiten". Hier kann ein neuer Datensatz hinzugefügt werden. In unserem Falle wollen wir die Anzahl der Lehrer, die in den Feldern C2 bis C10 stehen, hinzufügen. Die Überschrift "Lehrerzahl" steht in Feld C1. Die Vorgehensweise ist hier genauso wie unter "Bearbeiten" beschrieben. Im Eingabefeld "Reihenname" gibt man den Datennamen direkt oder über eine Zelle ein, im Beispiel: =Tabelle1!$C$1:$C$1.
    Mit TAB gelangt man zum Eingabefeld "Reihenwerte", in dem die Daten durch Semikolon getrennt eingegeben werden können oder wieder durch nennen der Zellen, in denen die Daten stehen, im Beispiel: =Tabelle1!$C$2:$C$10 oder drittens durch bewegen der Pfeiltasten einschl. POS1.
Durch EINGABE werden die geänderten Daten übernommen und der Fokus steht wieder im Dialogfeld "Datenquelle auswählen".
Das Dialogfeld "Datenquelle auswählen" schließt man über den "OK" Schalter.
Diagrammüberschrift
Die Diagrammüberschrift wird im Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Punkt "Diagrammtitel" definiert. (kurz: ALT+J,Y,T). Mit AUF/AB kann man wählen zwischen:
  • "Keine", falls man einen bereits vergebenen Titel löschen möchte
  • "Zentrierter Überlagerungstitel" um einen Titel zentriert oben aber noch innerhalb des Diagramms zu erzeugen.
  • "Über Diagramm" um einen Titel zentriert über dem Diagramm zu erzeugen.
  • "weitere Titeloptionen" hier kann man weitere Optionen für den Titel eingeben.
    Es öffnet sich das Dialogfenster "Diagrammtitel formatieren" in welchem man mittels TAB und den Pfeiltasten Farbe, Ausrichtung, Schatten, .... neu definieren kann.
Hat man "Zentrierter Überlagerungstitel" oder "Über Diagramm" mittels EINGABE ausgewählt, so kann man den Titel sofort eintippen. In unserem Beispiel vergeben wir den Titel "Schüler-/Lehrerstatistik". Die Titeleingabe wird mit EINGABE, ESC abgeschlossen.
Achsentitel
Auch den beiden Achsen kann ein Name zugeordnet werden. Dies erfolgt über Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Punkt "Achsentitel" (kurz: ALT+J,Y,I). Hier kann man mit AUF/AB zwischen der horizontalen Achse (X-Achse) und vertikalen Achse (Y-Achse) wählen. Nach EINGABE kann man zwischen "Keine", der Platzierung der Achse und "weitere Optionen ..." wählen.
In unserem Beispiel wählen wir für die X-Achse "Titel der horizontalen Primärachse", EINGABE, AB "Titel unter Achse", EINGABE, nun kann man den Titel "Jahreszahl" eingeben und mit EINGABE, ESC abschließen.
Für die Y-Achse wählen wir "Titel der vertikalen Primärachse", AB "gedrehter Titel", EINGABE, nun kann der Titel "Anzahl Personen" eingegeben werden und mit EINGABE, ESC abschließen.
Legende
Da wir zwei Datensätze anzeigen, brauchen wir eine Legende, damit der Betrachter weiß welche Daten z.B. die roten Balken und welche die blaue widergeben.
Standardmäßig wird die Legende rechts neben der Grafik angezeigt. Über das Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Punkt "Legende" (kurz: ALT+J,Y,L) können wir die Legende mittels AUF/AB an einer anderen Stelle positionieren, löschen ("Keine") oder weitere Optionen ändern.
Gitternetz
Um das Diagramm leichter lesbar zu gestalten, wollen wir horizontale und vertikale Netzlinien ins Diagramm einfügen. Dazu wählen wir im Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe Achsen Punkt Gitternetzlinien (kurz: ALT+J,Y,G). Mit AUF/AB wählt man nun die horizontalen oder vertikalen Gitternetzlinien, EINGABE, und mit abermals AUF/AB welche Gitternetzlinien, EINGABE. In unserem Beispiel wählen wir horizontal wie vertikal nur die Hauptgitternetzlinien.
Datenbeschriftungen einfügen
Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Punkt "Datenbeschriftungen" kann man Datenbeschriftungen zentriert, links, rechts, über, unter, außerhalb, innerhalb einfügen. Da wir ein Balkendiagramm gewählt haben, würde die Schülerzahl als Zahl zu jedem Balken hinzugefügt. Meist sind diese Daten jedoch sehr schlecht lesbar und überfüllen das Diagramm, so dass sie nur Sinn machen, wenn die genaue Anzahl wichtig ist.
Unter "Änderungen an einem Diagramme vornehmen" wird beschrieben, wie man einzelne Beschriftungen auswählen und so löschen kann, so dass nur die wichtigsten Datenbeschriftungen zu sehen sind.
Diagramm Ort wählen
Standardmäßig fügt Excel das Diagramm in die aktuelle Tabelle ein und überlagert damit evtl. einige Daten. Im Register DIAGRAMMTOOLS-ENTWURF Gruppe ORT Punkt "Diagramm verschieben" (kurz: ALT+J,R,M) kann man einen neuen Ort für das Diagramm wählen. Es öffnet sich das Dialogfenster "Diagramm verschieben". Mit TAB kann man wählen, ob man das Diagramm in ein "Neues Blatt" einfügen möchte oder in eine andere der bereits bestehenden Tabellen ("Objekt in") geschoben werden soll. Mit LEER wird "Neues Blatt" bzw. "Objekt in" aktiviert. Danach kann man bei "Objekt in" mit AUF/AB in einer Ausklappliste die Tabelle auswählen, in die das Diagramm als Objekt eingefügt werden soll. Bei "Neues Blatt" muss ein Name für das neue Arbeitsblatt eingetippt werden. Zur Erinnerung mit STRG+BILDAUF/STRG+BILDAB wechselt man zwischen den einzelnen Arbeitsblättern/Tabellen. Unser Diagramm verschieben wir nun auf ein neues Arbeitsblatt mit dem Namen "Diagrammblatt". Obwohl unser Diagramm nun in einem neuen Arbeitsblatt liegt, bleibt es mit Tabelle1 verbunden, sprich, werden Daten in der Tabelle verändert, so ändert sich auch das Diagramm.

Nun ist unser Diagramm fertig.

Änderungen an einem Diagramm vornehmen

Es kann sein, dass man später nochmal etwas an einem fertigen Diagramm ändern möchte oder mit den Standartvorgaben bzgl. Farben, Linienarten und Hintergrund nicht zufrieden ist. Hierzu muss der Fokus auf das Diagramm gestellt werden. (Siehe: Objekt markieren da ansonsten, wie schon beschrieben, nicht auf das Register DIAGRAMMTOOLS zugegriffen werden kann.

Alle oben beschriebenen Funktionen können nun wieder ausgeführt werden und das Diagramm kann damit verändert werden mit einer Ausnahme: Eingegebene Texte wie Titel können so nicht überschrieben werden. Man muss Sie entweder erst löschen und dann neu erzeugen oder man wählt den Titel über Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe AKTUELLE AUSWAHL Punkt "Diagrammelemente" aus (kurz: ALT+J,Y,E). Man befindet sind nun in einer Ausklappliste in der man mit AUF/AB jedes Element des Diagramms ansprechen kann. Wählt man hier "Diagrammtitel" EINGABE, so kann man den alten Titel überschreiben, mit EINGABE, ESC wird der neue Titel übernommen.

Über eine Ausklappliste im Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe AKTUELLE AUSWAHL Punkt "Diagrammelemente" (kurz: ALT+J,Y,E) kann man nicht nur Texte verändern, sondern auch alle anderen Elemente des Diagramms. Die Ausklappliste bietet die Möglichkeit jedes Element (jede Achse, die Balken als Gruppe, jeden Balken einzeln, ...) zu markieren.

Als erstes kann man sich mit AUF/AB einen Überblick über alle Elemente verschaffen, aus denen das Diagramm besteht.
Durch EINGABE wird das entsprechende Element markiert.

Besteht das Element aus Unterelementen, so kann man diese mit RECHTS/ LINKS und anschließend wieder EINGABE, auswählen.
Z.B. bezeichnet "Reihen Schülerzahlen" alle Balken der Schülerzahlen über alle Jahre. Durch EINGABE werden alle Balken gleichzeitig markiert und können verändert werden. Anschließend RECHTS/ LINKS geht jeden Balken einzeln durch und ein EINGABE hiernach bewirkt, dass nur ein einzelner Balken markiert ist.
Viele Elemente haben Unterelemente.

Ist ein Element bzw. ein Unterelement markiert, so kann es gelöscht oder verändert werden.

  • RÜCK-Taste/ENTF löscht das markierte Element
  • Schriftart, Schriftgrad, Schriftfarbe, ... ändern
Zwar kann man über den Punkt "Auswahl formatieren", wie im Folgenden beschrieben, alles Mögliche verändern, aber leider keine Schriftoptionen. Hat man ein Element ausgewählt, das Schrift enthält (z.B. Achsenbeschriftung, Titel, ...) so ändert man die Schriftoptionen wie immer über das Register START Gruppe SCHRIFTART.
  • Wählt man im Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe AKTUELLE AUSWAHL Punkt "Auswahl formatieren" (kurz: ALT+J,Y,E) öffnet sich jeweils das entsprechende Dialogfenster "Name formatieren".
Dieses besteht aus mehreren Options-Gruppen, die man mit AUF/AB anwählen kann. Mit TAB springt man von Option zu Option.
Über die Dialogfenster "Name formatieren" hat man 1000ende von Möglichkeiten, ein Diagramm nach seinen Wünschen anzupassen. : Hier können nur die interessantesten kurz erwähnt werden.
  • Bisher haben wir nur bestimmt, welche Elemente ins Diagramm eingefügt werden sollen (z.B. ein Gitternetz). Jedes Element wird mit einer Standardfarbe und einem Standartformat eingefügt. Hier können wir nun dem Element eine neue Farbe, eine andere Strichdicke, einen Hintergrund, einen Schatten, ... etc. geben.
  • Wählt man zum Beispiel "Reihen Schülerzahl" aus, so kann man die Farbe aller Balken der Schülerzahlen verändern (die Legende wird entsprechend angepasst).
Wie oben beschrieben, kann man auch nur einen einzelnen Balken markieren und dann hier nur die Farbe eines einzelnen Balkens ändern. Dies könnte sinnvoll sein, wenn man zu diesem Balken etwas Besonderes erzählen möchte oder ihn aus irgendeinem Grund besonders hervorheben möchte.
  • Im Dialogfenster "Achse formatieren" kann man neben der Achsenfarbe auch den Wertebereich der Achse festlegen, sowie den Typ der Werte (Zeit, Währung, ...).

Diagramme kopieren und löschen

Will man ein Diagramm kopieren oder löschen, muss es als erstes markiert werden. Dies geschieht, wie unter Objekt markieren beschrieben. Hiermit wird nicht nur das Objekt markiert, sondern man stellt auch den Fokus auf dieses Objekt.

Mit STRG+C kann es nun in die Zwischenablage kopiert werden bzw. mit STRG+X gelöscht und in die Zwischenablage kopiert werden.

Um es an eine andere Stelle zu kopieren muss nun der Fokus an die neue Stelle gesetzt werden, z.B.

  • mit STRG+BILDAUF das Arbeitsblatt wechseln
  • mit ALT+TAB das Programm wechseln (wenn z.B. das Diagramm in eine ebenfalls gestartete PowerPoint Präsentation kopiert werden soll).
  • oder aber nur mit ESC zurück in den Datenbereich des Arbeitsblatts, um das gleiche Diagramm ein zweites Mal innerhalb der Tabelle zu haben.

Mit STRG+V wird das Diagramm aus der Zwischenablage an die neue Stelle kopiert.

Drucken

Im folgenden Kapitel wird beschrieben, wie man einen Schwarzschriftausdruck von Exceltabellen erstellt. Dabei sollen auch Hilfen bei den Gestaltungskriterien für einen guten Ausdruck gegeben werden. Auf das Drucken von Diagrammen wird hier nicht eingegangen, da diese nach der Erstellung nicht mehr zum Drucken angepasst werden müssen.

Wahl der Blattausrichtung

Der Ausdruck einer Tabelle eines Arbeitsblattes ist abhängig davon, ob man das gesamte Arbeitsblatt oder nur einen Bereich davon ausdrucken möchte. Der Aufbau des zu druckenden Bereiches bzw. der Tabelle entscheidet über die Ausrichtung des Blattes, also ob in Hochformat oder Querformat gedruckt werden soll. Hat man viele Spalten und wenige Zeilen, eignet sich das Querformat, wie z.B. bei einem Stundenplan. Hat man aber eine Tabelle mit wenigen Spalten und vielen Zeilen, z.B. ein Kassenzettel, sollte man das Hochformat wählen.

Die Ausrichtung der Seite legt man im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Menüpunkt AUSRICHTUNG (kurz: ALT+S,O) fest. Mit AB kann man zwischen HOCHFORMAT und QUERFORMAT wählen. Mit EINGABE wird die gewählte Einstellung übernommen.

Wahl des Druckbereichs

Für die Druckpraxis eines blinden Excelnutzers ist es sehr wichtig, den Druckbereich per Hand festzulegen, da die Seitenansicht auf der Braillezeile keine verwertbaren Informationen bringt. Durch die Wahl des Druckbereichs lässt sich dieses Problem aber umgehen. Zum Definieren des Druckbereichs markiert man den Bereich des Arbeitsblattes, der gedruckt werden soll (z.B. A1 bis D8). Anschließend wählt man im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Menüpunkt DRUCKBEREICH (kurz: ALT+S,R) Untermenüpunkt "Druckbereich festlegen". Durch EINGABE wird der vorher markierte Bereich als Druckbereich festgelegt. Dadurch ist festgelegt, dass nur dieser Bereich gedruckt wird.

Möchte man den Druckbereich ändern, markiert man zunächst einen neuen Bereich und wählt erneut den Untermenüpunkt "Druckbereich festlegen".

Will man den Druckbereich aufheben, wählt man im Untermenü statt "Druckbereich festlegen" mit AB "Druckbereicht aufheben".

Tabelle auf eine oder mehrere Seiten aufteilen

Ist eine Tabelle so groß, dass sie beim Ausdruck nicht mehr auf ein A4 Blatt passt, muss man sich mit der Blattaufteilung beschäftigen. Es gibt die Möglichkeit, eine Tabelle über mehrere Seiten aufzuteilen. Die Ausdrucke kann man dann neben- und untereinander legen, sodass es am Schluss ein großes Plakat ergibt.

Die andere Möglichkeit ist, die Tabelle so weit zu verkleinern, dass diese auf eine Seite passt. Die Tabelle darf allerdings, um die Lesbarkeit zu erhalten, nicht beliebig verkleinert werden.

Häufig passiert es, dass nur noch eine Spalte oder Zeile auf einem weiteren Blatt ausgedruckt werden muss. Dies ist unübersichtlich und sollte umgangen werden. Man kann das Problem beheben, indem man die Zoomstufe von 100% minimal verringert, z.B.

  • 100 - keine Skalierung
  • 200 - die Tabelle wird doppelt so groß ausgegeben. Die Daten werden größer ausgegeben, dafür können aber nur weniger auf einem Blatt ausgegeben werden.
  • 50 - die Tabelle wird nur halb so groß ausgegeben, so dass doppelt so viele Daten ausgegeben werden können.

Darüber hinaus bietet Excel die Möglichkeit, auf ganze Seiten zu skalieren.

Beides geschieht im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Menüpunkt SEITE EINRICHTEN SCHALTER (kurz: ALT+S,S,T,1). Es öffnet sich das Dialogfenster "Seite einrichten".

Dieses Dialogfenster hat vier Registerkarten. Auf denr Registerkarte PAPIERFORMAT kann man mit TAB folgendes einstellen:

  • 1. Ausrichtung
    Mit LINKS, RECHTS kann man zwischen Hoch- und Querformat wählen
  • 2. Skalierung
    Hier hat man die Wahl zwischen den beiden Skalierungsarten:
    • Verkleinern/Vergrößern
    • Anpassen
Ist die richtige Wahl aktiviert springt man mit TAB ins entsprechende Eingabefeld oder man wechselt mit den Pfeiltasten zur jeweils anderen Skalierungsart.
Hiernach steht der Fokus im zugehörigen Eingabefeld.
Eingabefeld Vergrößern/Verkleinern: hier kann direkt die Prozentzahl der Vergrößerung/Verkleinerung eingegeben werden.
Eingabefelder Anpassen: Hier können zwei Werte eingegeben werden, einmal die Anzahl der Seiten breit und dann die Anzahl der Seiten quer. Die Tabelle wird anschießend so skaliert, dass sie später auf die Anzahl der angegebenen Seiten passt. Gibt man in beide Eingabefelder eine Eins ein, so wird die Tabelle genau auf eine Seite angepasst. Gibt man z.B. zwei Seiten breit und eine Seite hoch an (für eine breite Tabelle), so bekommt man zwei Seiten, die man später nebeneinander kleben/legen kann.
Zwischen den drei Eingabefeldern der Skalierung (Prozentangabe, Anzahl Seiten breit, Anzahl Seiten hoch) kann man auch mit TAB bzw. SHIFT+TAB hin und her springen. Je nachdem, welche Zahl als letztes eingetippt wurde, wird die zugehörige Skalierungsart aktiviert. Tippt man also Zahl der "Seiten breit" ein, so wird automatisch "Anpassen" aktiviert. Für den Braillenutzer wäre es nun von Vorteil, wenn dieser wüsste, auf wieviel Prozent die Seite skaliert wird. Dies ist möglich, wenn man mit SHIFT+TAB zurück zur Prozentangabe geht, diese wird nämlich immer automatisch angepasst und JAWS liest sie vor. In der Praxis sollte man darauf achten, dass der Skalierungsfaktor 60% nicht unterschritten wird, da der Ausdruck sonst zu klein und damit unleserlich wird. In einem solchen Fall sollte dann, je nach Aufbau der Tabelle, die Anzahl der Seiten in Höhe oder Breite erhöht werden.
Anmerkung: Wird die Prozentangabe verändert, werden die Anzahl der Seiten nicht automatisch aktualisiert.
  • 3. Papierformat
    in einer Ausklappliste kann man das gewünschte Papierformat wie DIN A3 oder DIN A4 festlegen
  • 4: Druckqualität (Ausklappliste)
  • 5. Erste Seitenzahl (Eingabefeld für die Seitennummer der ersten Seite, normalerweise 1)

EINGABE übernimmt die Werte und schließt das Dialogfenster.

Seitenränder eines Arbeitsblattes ändern

Im Dialogfeld "Seite einrichten" lassen sich auch die Seitenränder einstellen.

Das Dialogfeld über das Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Menüpunkt SEITE EINRICHTEN SCHALTER (kurz: ALT+S,S,T,1) öffnen und mit STRG+TAB zur Registerkarte SEITENRÄNDER wechseln.

Man kann nun die Seitenränder Oben, Unten, Links und Rechts sowie den Abstand zur Kopfzeile und Fußzeile eingeben. Mit TAB springt man in die gewünschten Felder.

Oder man zentriert das Bild Vertikal oder/und Horizontal auf der Seite.

Kopf- und Fußzeile einfügen oder ändern

Um eine Tabellenüberschrift außerhalb der Tabelle zu drucken oder um weitere zusätzliche Angaben wie Datum, Uhrzeit, den Dateinamen o.ä. einzufügen, bedient man sich bei Excel der Kopf- und Fußzeile. Die Inhalte kann man manuell einfügen, man kann sich aber auch automatischer Funktionen bedienen.

Eine Kopf- oder Fußzeile lässt sich ebenfalls im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN unter der Registerkarte KOPFZEILE/FUßZEILE erzeugen und später auch ändern. Zur gewünschten Registerkarte gelangt man, wie oben erwähnt, mit STRG+TAB.

In der Registerkarte gelangt man durch einmaliges TAB auf das Auswahlfeld KOPFZEILE. Hier lassen sich bereits vergebene Kopfzeilen auswählen. Neue Kopfzeilen werden unter dem Schalter BENUTZERDEFINIERTE KOPFZEILE angelegt. Gleiches gilt für die Fußzeile. Das Auswahlfeld FUßZEILE befindet sich nach dem Schalter BENUTZERDEFINIERTE FUßZEILE.

Wählt man Benutzerdefinierte Kopf-/Fußzeile, so wird ein entsprechendes Dialogfenster geöffnet.

Linker-, Mittlerer- und Rechter- Abschnitt

Kopf- und Fußzeilen sind in drei Abschnitte unterteilt. In den linken, mittleren und rechten Abschnitt. Dies ist insofern günstig, da sich Inhalte so gezielt an den linken oder rechten Rand bzw. in die Mitte des Ausdrucks positionieren lassen. Im Eingabefenster gelangt man nach dem Öffnen direkt in das Feld "Linker Abschnitt". Durch Drücken von TAB kommt man in den mittleren und mit dem nächsten TAB in den rechten Abschnitt. Im mittleren Abschnitt der Kopfzeile trägt man üblicherweise die Tabellenüberschrift bzw. den Titel ein. In den rechten und linken Abschnitt kommen Zusatzinformationen wie Datum, Firmenlogo, Seitenzahl, Dateiname usw. Üblicherweise nutzt man die Fußzeile für die Seitenzahl und den Dateinamen.

Einen Zeilenumbruch erlangt man durch eintippen von EINGABE. Das Zeichen "&" wird für das automatische Einfügen der Zusatzinformationen benötigt. Will man nur das Zeichen "&" eingeben, so erreicht man das durch Eingabe von "&&".

Automatisch Seitenzahl, Datum, usw. eingeben

Befindet man sich im Feld "Rechter Abschnitt" und geht mit TAB weiter, kommt man zu weiteren Schaltflächen, die nur mit grafischen Symbolen gekennzeichnet sind. Im Folgenden werden deshalb die grafischen Symbole benannt und erklärt, sowie die Anzahl der TAB's genannt, die notwendig sind, um vom "Rechten Abschnitt" auf die Symbolfläche zu gelangen. Weiterhin wird die Syntax beschrieben, die man direkt in die entsprechenden Abschnitte schreiben kann, um die grafischen Schaltflächen zu umgehen.

Leider wird durch die TAB-Steuerung im Dialogfeld jeder durch die symbolischen Schaltflächen getätigte Eintrag auf den rechten Abschnitt bezogen. Um auch im linken oder mittleren Abschnitt Einträge zu machen, kann man aber anschließend die in den rechten Abschnitt eingefügten Einträge AUSSCHNEIDEN und in den gewünschten Abschnitt hineinkopieren. Zu den einzelnen Schaltflächen:

  • Text formatieren - 1 mal TAB
    Möchte man der Fuß- oder Kopfzeile eine andere Schriftgröße, Schriftart, Fett, Kursiv, ... zuweisen, ist man auf der Schaltfläche SCHRIFT richtig.
  • Seitenzahl einfügen - 2 mal TAB - &[Seite]
    Die Seitenzahl wird eingefügt.
  • Anzahl der Seiten einfügen - 3 mal TAB - &[Seiten]
    Die Gesamtseitenzahl wird eingetragen. Mit dem Wörtchen "von" zwischen der Seite und den Seiten kann man sehr leicht die Angabe X von Y Seiten erstellen.
  • Datum einfügen - 4 mal TAB - &[Datum]
    Das aktuelle Datum wird eingetragen.
  • Uhrzeit einfügen - 5 mal TAB - &[Zeit]
    Die aktuelle Uhrzeit wird eingetragen.
  • Dateipfad einfügen - 6 mal TAB - &[Pfad]
    Der Dateipfad wird eingetragen.
  • Dateiname einfügen - 7 mal TAB - &[Datei]
    Der Dateiname wird eingetragen.
  • Blattname einfügen - 8 mal TAB - &[Register]
    Der Arbeitsblattname wird eingetragen
  • Bild einfügen - 9 mal TAB - &[Grafik]
    Eine Grafik wird eingefügt, z.B. das Firmenlogo. Gibt man direkt &[Grafik] ein wird beim Schließen des Fensters Fuß- oder Kopfzeile nach dem Speicherort der Grafik gefragt.
  • Grafik formatieren - 10 mal TAB
    Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn zuvor eine Grafik eingefügt wurde. Mit dieser Funktion kann man die Größe der Grafik bestimmen. Dies ist wichtig, da Grafiken in der Regel viel größer als zwei oder drei Zentimeter breit und hoch sind, wie man sie in diesem Fall bräuchte.

Tabellen Druckoptionen festlegen

Die vierte Registerkarte "Blatt" des Dialogfenster "Seite einrichten" beinhaltet sehr hilfreiche Optionen zum Ausdrucken von Tabellen oder zum Teilen von Tabellen:

  1. Druckbereich
    Im Feld DRUCKBEREICH kann man den Bereich per Hand eintragen. Hierfür gibt man die obere, linke Zelle und die untere, rechte Zelle des gewünschten Druckbereichs getrennt durch einen Doppelpunkt an (z.B. A1:K30). Sollte in diesem Feld schon ein Eintrag sein, wurde der Druckbereich zuvor über die oben genannte Möglichkeit festgelegt.
  2. Drucktitel
    Der nächste Punkt DRUCKTITEL gibt die Möglichkeit, Wiederholungszeilen und -spalten anzugeben. In der Praxis ist dies für mehrseitige Ausdrucke notwendig, damit auf jedem Blatt wieder die Spaltenüberschrift auftaucht. Befinden sich die Spaltenüberschriften im Bereich von A1 bis G1, gibt man A1:G1 in das Formularfeld WIEDERHOLUNGSZEILEN OBEN ein.
    Auf Tabellen, die im Ausdruck mehrere Seiten breit sind, kann man die linke Spalte auf jeder Seite wiederholt ausdrucken, indem man im Formularfeld WIEDERHOLUNGSSPALTEN LINKS beispielsweise den Spaltenbereich A1:A20 eingibt.
  3. Abschnitt Drucken
    Im Abschnitt DRUCKEN der Registerkarte Tabelle kann man verschiedene Auswahlschalter wählen, wie der Ausdruck erfolgen soll:
    • Der Schalter GITTERNETZLINIEN ermöglicht es, die Gitternetzlinien der Tabelle mit auszudrucken. Ist der Schalter nicht aktiv, werden nur die Zellinhalte gedruckt.
    • Schalter SCHWARZWEISSDRUCK: Alle farbigen Darstellungen werden in schwarz-weiß gedruckt.
    • Schalter ENTWURFSQUALITÄT: Um Druckkosten zu sparen kann man den Schalter Entwurfsqualität wählen. Der Ausdruck wird nicht so kontrastreich und mit weniger Farbe ausgedruckt, was jedoch meist ausreichend ist.
    • Zeilen- und Spaltenüberschriften: Der Begriff der Zeilen- und Spaltenüberschriften ist wahrscheinlich etwas irreführend gewählt. Besser ist es, wenn man von Tabellenkoordinaten oder Zellkoordinaten spricht, also die Bezeichnung der Spalten A, B, C, ... und die Bezeichnung der Zeilen 1, 2, 3, .... Diese kann man sich durch Auswahl des Schalters ZEILEN- UND SPALTENÜBERSCHRIFT als Kommentare mit ausdrucken lassen. Das Ausklappfenster KOMMENTARE ermöglicht es, auch die Zellkoordinaten am unteren oder oberen Blattrand auszudrucken.
  4. Abschnitt Seitenreihenfolge
    Wird eine Tabelle ausgedruckt, die sich über mehrere Seiten erstreckt, lässt sich unter SEITENREIHENFOLGE wählen, ob zuerst die Zellen unterhalb der ersten Seite auf der nächsten Seite gedruckt werden sollen oder die Zellen, die rechts auf das nächste Blatt müssen. Die andere Möglichkeit ist, zuerst die Zellen nach rechts zu drucken und dann erst die Zellen unterhalb. Standardmäßig ist die Wahl der Seitenreihenfolge auf "Seite nach unten, dann nach rechts" eingestellt. Diese Einstellung ist immer dann die richtige, wenn Tabellen lang sind, also viele Zeilen haben, und die Zahl der Spalten überschaubar bleibt. Hat man hingegen eine Tabelle mit wenigen Zeilen und vielen Spalten, wählt man die Seitenreihenfolge "Seiten nach rechts, dann nach unten". In der Praxis muss man selten auf diese Druckeinstellung achten.

Spaltenbreite und Zeilenhöhe automatisch anpassen

Wie man die Skalierung einer Seite so ändert, dass diese auf eine Seite angepasst wird, wurde bereits weiter oben unter Tabelle auf eine oder mehrere Seiten aufteilen beschrieben.

Durch die Möglichkeit, die Spaltenbreiten zu variieren, gelingt es außerdem, den zur Verfügung stehenden Platz besser auszunutzen. Oft werden in Spalten nur wenige Ziffern oder Zeichen eingegeben. Dies bedeutet, dass die Spalten entsprechend schmal sein können. Um die Spaltenbreite optimal einzustellen. Um dies zu erreichen, wählt man im Register START Gruppe ZELLEN Menüpunkt FORMAT. Hier kann man mit AB "Spaltenbreite automatisch anpassen" auswählen. Damit das Werkzeug weiß, welche Spalte angepasst werden soll, muss natürlich zuvor der entsprechende Bereich markiert werden. Ist keine Spalte markiert, wird die genommen, in der sich der Fokus befindet. Das Werkzeug "Spaltenbreite automatisch anpassen" orientiert sich immer an der längsten Zeichenkette der Spalte. So kommt es oft vor, dass der Spaltentitel lang ist, aber der Spalteneintrag kurz. Es empfiehlt sich dann, den Spaltentitel auf mehrere Zeilen umzubrechen, dies erreicht man manuell mit ALT+EINGABE.

Ebenso wie die Spaltenbreite kann im Menüpunkt FORMAT auch die Zeilenhöhe automatisch angepasst werden.

Ausdrucken

In den Drucken-Dialog gelangt man in gewohnter Weise mit STRG+P oder über das Register DATEI Menüpunkt DRUCKEN (kurz: ALT+D,U). Dieser ist aus den anderen Office Anwendungen bekannt. Beim Öffnen des Drucken-Dialogs befindet sich der Fokus auf dem Drucken-Schalter, so dass EINGABE den Druckvorgang sofort auslöst. Mit TAB gelangt man zu den weiteren Optionen die man noch einstellen kann.

  • Exemplare - die Anzahl der zu Druckenden Exemplare kann eingetippt werden.
  • Drucker - mit den Pfeiltasten kann man in einer Ausklappliste den gewünschten Drucker auswählen
  • Einstellungen
    • Druckbereich - diese ist besonders interessant für das Drucken eines Exceldokuments. Hier kann man festlegen, ob nur die AKTIVEN TABELLEN, die GESAMTE ARBEITSMAPPE oder nur die AUSWAHL (der MARKIERTE BEREICH) gedruckt werden soll. Standardmäßig ist Excel so eingestellt, dass nur das aktive Blatt/ Tabelle ausgedruckt wird. Dabei steht der Auswahlschalter im Drucken-Dialog auf AUSGEWÄHLTE BLÄTTER. In dieser Einstellung ist es ebenso möglich, mehrere Arbeitsblätter auszudrucken. Zuvor müssen die gewünschten Arbeitsblätter allerdings durch Markierung aktiviert werden.
Zum Markieren mehrerer Arbeitsblätter benutzt man die Option, zwischen den Arbeitsblättern zu wechseln und drückt zusätzlich die Shift-Taste. Also STRG+SHIFT+BILDAB oder STRG+SHIFT+BILDAUF. Leider lassen sich so nur nebeneinanderliegende Arbeitsblätter markieren.
Möchte man die gesamte Arbeitsmappe drucken, wird der entsprechende Auswahlschalter gedrückt. Darin enthalten sind dann auch die Grafiken, aber auch leere Blätter. Möchte man z.B. für einen Konzeptausdruck aber nur einen bestimmten Teil einer Tabelle drucken, empfiehlt es sich, zuerst den gewünschten Bereich zu markieren, um anschließend im Drucken-Dialog den Auswahlschalter AUSWAHL zu wählen.
  • Die anderen Einstellungen entsprechen den Einstellungen der anderen Office Anwendungen. (siehe: Word 2010, Drucken).
  • Der Druckauftrag wird durch EINGABE oder über den Schalter DRUCKEN abgeschickt.

Hilfreiche Tastenkombinationen

F2 Zelle bearbeiten / Wechsel in die Bearbeitungszeile.
STRG+1 öffnet den Menüpunkt ZELLEN FORMATIEREN.
ALT+EINGABE manueller Zeilenumbruch in einer Zelle einfügen.
STRG+- Zellen einzeln, ganze Zeile oder Spalten löschen
STRG++ Zellen einzeln, ganze Zeilen oder Spalten werden eingefügt
SHIFT+F11 fügt ein neues Arbeitsblatt ein.
STRG+BILDAUF/BILDAB Wechsel zwischen den Arbeitsblättern
ALT+SHIFT+, Ausgabe eines Zellkommentares
STRG+O öffnet das Dialogfenster "Datei öffnen".
ALT+F4 Beenden von Excel
Informationen bekommen
F1 öffnet die Excel-Hilfe.
ALT+F4 schließt die Excel-Hilfe.
STRG+A, JAWS+F1 JAWS Nutzer erhalten Infos über die aktuelle Excel-Tabelle. Es öffnet sich der "Virtual Viewer", der von JAWS vorgelesen wird. Mit ESC verlässt man den Virtual Viewer wieder.
ALT+F10 Öffnet den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit", der eine Liste aller im Arbeitsblatt enthaltenen Objekte enthält. Leider wechselt der Fokus nicht direkt mit dem Öffnen in diesen Bereich, sondern man muss mittels mehrmals F6 in diesen Bereich wechseln. Dieser Bereich liegt "einmal F6" nach dem Datenblatt, dies muss man wissen, da JAWS diesen Bereich nicht benennt, sondern gleich den Namen des Objektes vorliest bzw. "Alle anzeigen" falls kein Objekt vorhanden ist.
STRG+SHIFT+O JAWS Nutzer erhalten einen Überblick über die Objekte, die sich innerhalb des Arbeitsblattes befinden.
STRG+SHIFT+C Ist ein Objekt markiert, so liefert diese Tastenkombination eine Beschreibung des Objekts (z.B. des Diagramms).
wichtige Shortcuts zum Navigieren
BILDAB Zellzeiger springt eine Bildschirmseite nach unten
BILDAUF Zellzeiger springt eine Bildschirmseite nach oben
POS1 Zellzeiger springt an den Zeilenanfang
STRG+POS1 Zellzeiger springt auf die erste Zelle der Tabelle (A1)
STRG+ENDE Zellzeiger springt auf die letzte Zeile mit Inhalt, welche sich dann am rechten, unteren Ende der Tabelle befindet.
STRG+RECHTS Zellzeiger springt an das Zeilenende bzw. auf die rechteste, ausgefüllte Zelle in der Zeile.
STRG+LINKS Zellzeiger springt an den Zeilenanfang.
STRG+AB Der Zellzeiger springt an das untere Spaltenende.
STRG+AUF Zellzeiger springt an den Spaltenanfang.
zusammenhängende Zellen markieren
STRG+LEER markiert die gesamte Spalte.
SHIFT+LEER markiert die gesamte Reihe.
STRG+SHIFT+PFEILTASTE markiert die Spalte (AUF/AB) bzw. Zeile (RECHTS/LINKS) ab der aktuellen Cursorposition bis zur ersten leeren Zelle dieser Spalte/ Zeile. Ein weiteres STRG+SHIFT+gleiche Pfeiltaste nimmt die Leerzellen plus die erste Zelle mit Inhalt hinzu.
SHIFT+POS1 markiert alle Zellen von der aktuellen Zelle bis zum Zeilenanfang.
nicht zusammenhängende Zellen markieren
siehe Excel 2010 - nicht zusammenhängende Zellen markieren