Excel 2010: Drucken

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Im folgenden Kapitel wird beschrieben, wie man einen Schwarzschriftausdruck von Exceltabellen erstellt. Dabei sollen auch Hilfen bei den Gestaltungskriterien für einen guten Ausdruck gegeben werden. Auf das Drucken von Diagrammen wird hier nicht eingegangen, da diese nach der Erstellung nicht mehr zum Drucken angepasst werden müssen.

Wahl der Blattausrichtung

Der Ausdruck einer Tabelle eines Arbeitsblattes ist abhängig davon, ob man das gesamte Arbeitsblatt oder nur einen Bereich davon ausdrucken möchte. Der Aufbau des zu druckenden Bereiches bzw. der Tabelle entscheidet über die Ausrichtung des Blattes, also ob in Hochformat oder Querformat gedruckt werden soll. Hat man viele Spalten und wenige Zeilen, eignet sich das Querformat, wie z.B. bei einem Stundenplan. Hat man aber eine Tabelle mit wenigen Spalten und vielen Zeilen, z.B. ein Kassenzettel, sollte man das Hochformat wählen.

Die Ausrichtung der Seite legt man im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Menüpunkt AUSRICHTUNG (kurz: ALT+S,O) fest. Mit AB kann man zwischen HOCHFORMAT und QUERFORMAT wählen. Mit EINGABE wird die gewählte Einstellung übernommen.

Wahl des Druckbereichs

Für die Druckpraxis eines blinden Excelnutzers ist es sehr wichtig, den Druckbereich per Hand festzulegen, da die Seitenansicht auf der Braillezeile keine verwertbaren Informationen bringt. Durch die Wahl des Druckbereichs lässt sich dieses Problem aber umgehen. Zum Definieren des Druckbereichs markiert man den Bereich des Arbeitsblattes, der gedruckt werden soll (z.B. A1 bis D8). Anschließend wählt man im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Menüpunkt DRUCKBEREICH (kurz: ALT+S,R) Untermenüpunkt "Druckbereich festlegen". Durch EINGABE wird der vorher markierte Bereich als Druckbereich festgelegt. Dadurch ist festgelegt, dass nur dieser Bereich gedruckt wird.

Möchte man den Druckbereich ändern, markiert man zunächst einen neuen Bereich und wählt erneut den Untermenüpunkt "Druckbereich festlegen".

Will man den Druckbereich aufheben, wählt man im Untermenü statt "Druckbereich festlegen" mit AB "Druckbereicht aufheben".

Tabelle auf eine oder mehrere Seiten aufteilen

Ist eine Tabelle so groß, dass sie beim Ausdruck nicht mehr auf ein A4 Blatt passt, muss man sich mit der Blattaufteilung beschäftigen. Es gibt die Möglichkeit, eine Tabelle über mehrere Seiten aufzuteilen. Die Ausdrucke kann man dann neben- und untereinander legen, sodass es am Schluss ein großes Plakat ergibt.

Die andere Möglichkeit ist, die Tabelle so weit zu verkleinern, dass diese auf eine Seite passt. Die Tabelle darf allerdings, um die Lesbarkeit zu erhalten, nicht beliebig verkleinert werden.

Häufig passiert es, dass nur noch eine Spalte oder Zeile auf einem weiteren Blatt ausgedruckt werden muss. Dies ist unübersichtlich und sollte umgangen werden. Man kann das Problem beheben, indem man die Zoomstufe von 100% minimal verringert, z.B.

  • 100 - keine Skalierung
  • 200 - die Tabelle wird doppelt so groß ausgegeben. Die Daten werden größer ausgegeben, dafür können aber nur weniger auf einem Blatt ausgegeben werden.
  • 50 - die Tabelle wird nur halb so groß ausgegeben, so dass doppelt so viele Daten ausgegeben werden können.

Darüber hinaus bietet Excel die Möglichkeit, auf ganze Seiten zu skalieren.

Beides geschieht im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Menüpunkt SEITE EINRICHTEN SCHALTER (kurz: ALT+S,S,T,1). Es öffnet sich das Dialogfenster "Seite einrichten".

Dieses Dialogfenster hat vier Registerkarten. Auf denr Registerkarte PAPIERFORMAT kann man mit TAB folgendes einstellen:

  • 1. Ausrichtung
    Mit LINKS, RECHTS kann man zwischen Hoch- und Querformat wählen
  • 2. Skalierung
    Hier hat man die Wahl zwischen den beiden Skalierungsarten:
    • Verkleinern/Vergrößern
    • Anpassen
Ist die richtige Wahl aktiviert springt man mit TAB ins entsprechende Eingabefeld oder man wechselt mit den Pfeiltasten zur jeweils anderen Skalierungsart.
Hiernach steht der Fokus im zugehörigen Eingabefeld.
Eingabefeld Vergrößern/Verkleinern: hier kann direkt die Prozentzahl der Vergrößerung/Verkleinerung eingegeben werden.
Eingabefelder Anpassen: Hier können zwei Werte eingegeben werden, einmal die Anzahl der Seiten breit und dann die Anzahl der Seiten quer. Die Tabelle wird anschießend so skaliert, dass sie später auf die Anzahl der angegebenen Seiten passt. Gibt man in beide Eingabefelder eine Eins ein, so wird die Tabelle genau auf eine Seite angepasst. Gibt man z.B. zwei Seiten breit und eine Seite hoch an (für eine breite Tabelle), so bekommt man zwei Seiten, die man später nebeneinander kleben/legen kann.
Zwischen den drei Eingabefeldern der Skalierung (Prozentangabe, Anzahl Seiten breit, Anzahl Seiten hoch) kann man auch mit TAB bzw. SHIFT+TAB hin und her springen. Je nachdem, welche Zahl als letztes eingetippt wurde, wird die zugehörige Skalierungsart aktiviert. Tippt man also Zahl der "Seiten breit" ein, so wird automatisch "Anpassen" aktiviert. Für den Braillenutzer wäre es nun von Vorteil, wenn dieser wüsste, auf wieviel Prozent die Seite skaliert wird. Dies ist möglich, wenn man mit SHIFT+TAB zurück zur Prozentangabe geht, diese wird nämlich immer automatisch angepasst und JAWS liest sie vor. In der Praxis sollte man darauf achten, dass der Skalierungsfaktor 60% nicht unterschritten wird, da der Ausdruck sonst zu klein und damit unleserlich wird. In einem solchen Fall sollte dann, je nach Aufbau der Tabelle, die Anzahl der Seiten in Höhe oder Breite erhöht werden.
Anmerkung: Wird die Prozentangabe verändert, werden die Anzahl der Seiten nicht automatisch aktualisiert.
  • 3. Papierformat
    in einer Ausklappliste kann man das gewünschte Papierformat wie DIN A3 oder DIN A4 festlegen
  • 4: Druckqualität (Ausklappliste)
  • 5. Erste Seitenzahl (Eingabefeld für die Seitennummer der ersten Seite, normalerweise 1)

EINGABE übernimmt die Werte und schließt das Dialogfenster.

Seitenränder eines Arbeitsblattes ändern

Im Dialogfeld "Seite einrichten" lassen sich auch die Seitenränder einstellen.

Das Dialogfeld über das Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Menüpunkt SEITE EINRICHTEN SCHALTER (kurz: ALT+S,S,T,1) öffnen und mit STRG+TAB zur Registerkarte SEITENRÄNDER wechseln.

Man kann nun die Seitenränder Oben, Unten, Links und Rechts sowie den Abstand zur Kopfzeile und Fußzeile eingeben. Mit TAB springt man in die gewünschten Felder.

Oder man zentriert das Bild Vertikal oder/und Horizontal auf der Seite.

Kopf- und Fußzeile einfügen oder ändern

Um eine Tabellenüberschrift außerhalb der Tabelle zu drucken oder um weitere zusätzliche Angaben wie Datum, Uhrzeit, den Dateinamen o.ä. einzufügen, bedient man sich bei Excel der Kopf- und Fußzeile. Die Inhalte kann man manuell einfügen, man kann sich aber auch automatischer Funktionen bedienen.

Eine Kopf- oder Fußzeile lässt sich ebenfalls im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN unter der Registerkarte KOPFZEILE/FUßZEILE erzeugen und später auch ändern. Zur gewünschten Registerkarte gelangt man, wie oben erwähnt, mit STRG+TAB.

In der Registerkarte gelangt man durch einmaliges TAB auf das Auswahlfeld KOPFZEILE. Hier lassen sich bereits vergebene Kopfzeilen auswählen. Neue Kopfzeilen werden unter dem Schalter BENUTZERDEFINIERTE KOPFZEILE angelegt. Gleiches gilt für die Fußzeile. Das Auswahlfeld FUßZEILE befindet sich nach dem Schalter BENUTZERDEFINIERTE FUßZEILE.

Wählt man Benutzerdefinierte Kopf-/Fußzeile, so wird ein entsprechendes Dialogfenster geöffnet.

Linker-, Mittlerer- und Rechter- Abschnitt

Kopf- und Fußzeilen sind in drei Abschnitte unterteilt. In den linken, mittleren und rechten Abschnitt. Dies ist insofern günstig, da sich Inhalte so gezielt an den linken oder rechten Rand bzw. in die Mitte des Ausdrucks positionieren lassen. Im Eingabefenster gelangt man nach dem Öffnen direkt in das Feld "Linker Abschnitt". Durch Drücken von TAB kommt man in den mittleren und mit dem nächsten TAB in den rechten Abschnitt. Im mittleren Abschnitt der Kopfzeile trägt man üblicherweise die Tabellenüberschrift bzw. den Titel ein. In den rechten und linken Abschnitt kommen Zusatzinformationen wie Datum, Firmenlogo, Seitenzahl, Dateiname usw. Üblicherweise nutzt man die Fußzeile für die Seitenzahl und den Dateinamen.

Einen Zeilenumbruch erlangt man durch eintippen von EINGABE. Das Zeichen "&" wird für das automatische Einfügen der Zusatzinformationen benötigt. Will man nur das Zeichen "&" eingeben, so erreicht man das durch Eingabe von "&&".

Automatisch Seitenzahl, Datum, usw. eingeben

Befindet man sich im Feld "Rechter Abschnitt" und geht mit TAB weiter, kommt man zu weiteren Schaltflächen, die nur mit grafischen Symbolen gekennzeichnet sind. Im Folgenden werden deshalb die grafischen Symbole benannt und erklärt, sowie die Anzahl der TAB's genannt, die notwendig sind, um vom "Rechten Abschnitt" auf die Symbolfläche zu gelangen. Weiterhin wird die Syntax beschrieben, die man direkt in die entsprechenden Abschnitte schreiben kann, um die grafischen Schaltflächen zu umgehen.

Leider wird durch die TAB-Steuerung im Dialogfeld jeder durch die symbolischen Schaltflächen getätigte Eintrag auf den rechten Abschnitt bezogen. Um auch im linken oder mittleren Abschnitt Einträge zu machen, kann man aber anschließend die in den rechten Abschnitt eingefügten Einträge AUSSCHNEIDEN und in den gewünschten Abschnitt hineinkopieren. Zu den einzelnen Schaltflächen:

  • Text formatieren - 1 mal TAB
    Möchte man der Fuß- oder Kopfzeile eine andere Schriftgröße, Schriftart, Fett, Kursiv, ... zuweisen, ist man auf der Schaltfläche SCHRIFT richtig.
  • Seitenzahl einfügen - 2 mal TAB - &[Seite]
    Die Seitenzahl wird eingefügt.
  • Anzahl der Seiten einfügen - 3 mal TAB - &[Seiten]
    Die Gesamtseitenzahl wird eingetragen. Mit dem Wörtchen "von" zwischen der Seite und den Seiten kann man sehr leicht die Angabe X von Y Seiten erstellen.
  • Datum einfügen - 4 mal TAB - &[Datum]
    Das aktuelle Datum wird eingetragen.
  • Uhrzeit einfügen - 5 mal TAB - &[Zeit]
    Die aktuelle Uhrzeit wird eingetragen.
  • Dateipfad einfügen - 6 mal TAB - &[Pfad]
    Der Dateipfad wird eingetragen.
  • Dateiname einfügen - 7 mal TAB - &[Datei]
    Der Dateiname wird eingetragen.
  • Blattname einfügen - 8 mal TAB - &[Register]
    Der Arbeitsblattname wird eingetragen
  • Bild einfügen - 9 mal TAB - &[Grafik]
    Eine Grafik wird eingefügt, z.B. das Firmenlogo. Gibt man direkt &[Grafik] ein wird beim Schließen des Fensters Fuß- oder Kopfzeile nach dem Speicherort der Grafik gefragt.
  • Grafik formatieren - 10 mal TAB
    Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn zuvor eine Grafik eingefügt wurde. Mit dieser Funktion kann man die Größe der Grafik bestimmen. Dies ist wichtig, da Grafiken in der Regel viel größer als zwei oder drei Zentimeter breit und hoch sind, wie man sie in diesem Fall bräuchte.

Tabellen Druckoptionen festlegen

Die vierte Registerkarte "Blatt" des Dialogfenster "Seite einrichten" beinhaltet sehr hilfreiche Optionen zum Ausdrucken von Tabellen oder zum Teilen von Tabellen:

  1. Druckbereich
    Im Feld DRUCKBEREICH kann man den Bereich per Hand eintragen. Hierfür gibt man die obere, linke Zelle und die untere, rechte Zelle des gewünschten Druckbereichs getrennt durch einen Doppelpunkt an (z.B. A1:K30). Sollte in diesem Feld schon ein Eintrag sein, wurde der Druckbereich zuvor über die oben genannte Möglichkeit festgelegt.
  2. Drucktitel
    Der nächste Punkt DRUCKTITEL gibt die Möglichkeit, Wiederholungszeilen und -spalten anzugeben. In der Praxis ist dies für mehrseitige Ausdrucke notwendig, damit auf jedem Blatt wieder die Spaltenüberschrift auftaucht. Befinden sich die Spaltenüberschriften im Bereich von A1 bis G1, gibt man A1:G1 in das Formularfeld WIEDERHOLUNGSZEILEN OBEN ein.
    Auf Tabellen, die im Ausdruck mehrere Seiten breit sind, kann man die linke Spalte auf jeder Seite wiederholt ausdrucken, indem man im Formularfeld WIEDERHOLUNGSSPALTEN LINKS beispielsweise den Spaltenbereich A1:A20 eingibt.
  3. Abschnitt Drucken
    Im Abschnitt DRUCKEN der Registerkarte Tabelle kann man verschiedene Auswahlschalter wählen, wie der Ausdruck erfolgen soll:
    • Der Schalter GITTERNETZLINIEN ermöglicht es, die Gitternetzlinien der Tabelle mit auszudrucken. Ist der Schalter nicht aktiv, werden nur die Zellinhalte gedruckt.
    • Schalter SCHWARZWEISSDRUCK: Alle farbigen Darstellungen werden in schwarz-weiß gedruckt.
    • Schalter ENTWURFSQUALITÄT: Um Druckkosten zu sparen kann man den Schalter Entwurfsqualität wählen. Der Ausdruck wird nicht so kontrastreich und mit weniger Farbe ausgedruckt, was jedoch meist ausreichend ist.
    • Zeilen- und Spaltenüberschriften: Der Begriff der Zeilen- und Spaltenüberschriften ist wahrscheinlich etwas irreführend gewählt. Besser ist es, wenn man von Tabellenkoordinaten oder Zellkoordinaten spricht, also die Bezeichnung der Spalten A, B, C, ... und die Bezeichnung der Zeilen 1, 2, 3, .... Diese kann man sich durch Auswahl des Schalters ZEILEN- UND SPALTENÜBERSCHRIFT als Kommentare mit ausdrucken lassen. Das Ausklappfenster KOMMENTARE ermöglicht es, auch die Zellkoordinaten am unteren oder oberen Blattrand auszudrucken.
  4. Abschnitt Seitenreihenfolge
    Wird eine Tabelle ausgedruckt, die sich über mehrere Seiten erstreckt, lässt sich unter SEITENREIHENFOLGE wählen, ob zuerst die Zellen unterhalb der ersten Seite auf der nächsten Seite gedruckt werden sollen oder die Zellen, die rechts auf das nächste Blatt müssen. Die andere Möglichkeit ist, zuerst die Zellen nach rechts zu drucken und dann erst die Zellen unterhalb. Standardmäßig ist die Wahl der Seitenreihenfolge auf "Seite nach unten, dann nach rechts" eingestellt. Diese Einstellung ist immer dann die richtige, wenn Tabellen lang sind, also viele Zeilen haben, und die Zahl der Spalten überschaubar bleibt. Hat man hingegen eine Tabelle mit wenigen Zeilen und vielen Spalten, wählt man die Seitenreihenfolge "Seiten nach rechts, dann nach unten". In der Praxis muss man selten auf diese Druckeinstellung achten.

Spaltenbreite und Zeilenhöhe automatisch anpassen

Wie man die Skalierung einer Seite so ändert, dass diese auf eine Seite angepasst wird, wurde bereits weiter oben unter Tabelle auf eine oder mehrere Seiten aufteilen beschrieben.

Durch die Möglichkeit, die Spaltenbreiten zu variieren, gelingt es außerdem, den zur Verfügung stehenden Platz besser auszunutzen. Oft werden in Spalten nur wenige Ziffern oder Zeichen eingegeben. Dies bedeutet, dass die Spalten entsprechend schmal sein können. Um die Spaltenbreite optimal einzustellen. Um dies zu erreichen, wählt man im Register START Gruppe ZELLEN Menüpunkt FORMAT. Hier kann man mit AB "Spaltenbreite automatisch anpassen" auswählen. Damit das Werkzeug weiß, welche Spalte angepasst werden soll, muss natürlich zuvor der entsprechende Bereich markiert werden. Ist keine Spalte markiert, wird die genommen, in der sich der Fokus befindet. Das Werkzeug "Spaltenbreite automatisch anpassen" orientiert sich immer an der längsten Zeichenkette der Spalte. So kommt es oft vor, dass der Spaltentitel lang ist, aber der Spalteneintrag kurz. Es empfiehlt sich dann, den Spaltentitel auf mehrere Zeilen umzubrechen, dies erreicht man manuell mit ALT+EINGABE.

Ebenso wie die Spaltenbreite kann im Menüpunkt FORMAT auch die Zeilenhöhe automatisch angepasst werden.

Ausdrucken

In den Drucken-Dialog gelangt man in gewohnter Weise mit STRG+P oder über das Register DATEI Menüpunkt DRUCKEN (kurz: ALT+D,U). Dieser ist aus den anderen Office Anwendungen bekannt. Beim Öffnen des Drucken-Dialogs befindet sich der Fokus auf dem Drucken-Schalter, so dass EINGABE den Druckvorgang sofort auslöst. Mit TAB gelangt man zu den weiteren Optionen die man noch einstellen kann.

  • Exemplare - die Anzahl der zu Druckenden Exemplare kann eingetippt werden.
  • Drucker - mit den Pfeiltasten kann man in einer Ausklappliste den gewünschten Drucker auswählen
  • Einstellungen
    • Druckbereich - diese ist besonders interessant für das Drucken eines Exceldokuments. Hier kann man festlegen, ob nur die AKTIVEN TABELLEN, die GESAMTE ARBEITSMAPPE oder nur die AUSWAHL (der MARKIERTE BEREICH) gedruckt werden soll. Standardmäßig ist Excel so eingestellt, dass nur das aktive Blatt/ Tabelle ausgedruckt wird. Dabei steht der Auswahlschalter im Drucken-Dialog auf AUSGEWÄHLTE BLÄTTER. In dieser Einstellung ist es ebenso möglich, mehrere Arbeitsblätter auszudrucken. Zuvor müssen die gewünschten Arbeitsblätter allerdings durch Markierung aktiviert werden.
Zum Markieren mehrerer Arbeitsblätter benutzt man die Option, zwischen den Arbeitsblättern zu wechseln und drückt zusätzlich die Shift-Taste. Also STRG+SHIFT+BILDAB oder STRG+SHIFT+BILDAUF. Leider lassen sich so nur nebeneinanderliegende Arbeitsblätter markieren.
Möchte man die gesamte Arbeitsmappe drucken, wird der entsprechende Auswahlschalter gedrückt. Darin enthalten sind dann auch die Grafiken, aber auch leere Blätter. Möchte man z.B. für einen Konzeptausdruck aber nur einen bestimmten Teil einer Tabelle drucken, empfiehlt es sich, zuerst den gewünschten Bereich zu markieren, um anschließend im Drucken-Dialog den Auswahlschalter AUSWAHL zu wählen.
  • Die anderen Einstellungen entsprechen den Einstellungen der anderen Office Anwendungen. (siehe: Word 2010, Drucken).
  • Der Druckauftrag wird durch EINGABE oder über den Schalter DRUCKEN abgeschickt.