Excel 2010: Einsatz von Diagrammen

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Einsatz von Diagrammen

Mit Diagrammen kann man Zahlenreihen zu einer leicht zu lesenden Aussage oder einem Ergebnis zusammenfassen. Um aussagekräftige Diagramme zu bekommen, muss jedoch im Vorfeld genau überlegt werden, welcher Diagrammtyp geeignet ist.

Verschiedene Diagrammtypen

Am häufigsten werden Säulen-, Balken-, Linien- und Kreisdiagramme verwendet.

Säulendiagramme
Will man z.B. die Entwicklung der Schülerzahl einer Schule über mehrere Jahre darstellen, kann man sehr gut ein Säulendiagramm benutzen. Für jedes Jahr wird eine Säule gezeichnet. Der Vergleich der Schülerzahlen lässt sich dann sehr leicht über die Höhe der Säulen ablesen.
Allgemein kann man sagen, dass sich Säulendiagramme eignen, Entwicklungen über einen Zeitraum darzustellen, deren Daten in festen Zeiträumen erhoben werden.
Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen Säulendiagramm.
Balkendiagramm
In der Schulkioskbesprechung soll es um die Absatzzahlen der verkauften Produkte gehen: Wie viele Brezeln, Saftflaschen, Snickers oder Hanuta wurden im Schuljahr verkauft? Der Kioskmanager wählt für die Darstellung ein Balkendiagramm, weil die Stückmenge im Diagramm die wichtige Information ist und leichter waagrecht abgelesen werden kann. Am linken Rand befindet sich der Produktname.
Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen Balkendiagramm.
Liniendiagramm
Aktienkurse und Temperaturverläufe sind typische Beispiele für den Einsatz eines Liniendiagramms.
Ein Liniendiagramm zeichnet sich dadurch aus, dass eine kontinuierliche Änderung, meist über einen Zeitraum, stattfindet. Würde man Temperaturen mit einem Balkendiagramm darstellen, würde dies bedeuten, dass eine Temperatur nur zu den angegebenen Zeitpunkten bestanden hätte. In Wirklichkeit ist die Temperatur einem ständigen Wechsel unterworfen.
Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen: Liniendiagramm .
Kreisdiagramm
Die Aufteilung der Sitze bei den Bundestagswahlen oder die Stimmenaufteilung der Klassensprecherwahl lässt sich sehr gut mit einem Kreisdiagramm darstellen. Ein Kreisdiagramm stellt immer die Aufteilung einer ganzen Menge oder von 100 Prozent dar. Ein wie großes Stück Kuchen haben Max, Gisela, ... vom ganzen Kuchen bekommen...
Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen: Kreisdiagramm

Eine vollständige Liste aller verfügbaren Diagrammarten und einer kurzen Beschreibung findet man auf der einer Internetseite von MicroSoft: Verfügbare Diagrammtypen

Objekt markieren

Es gibt zwei Möglichkeiten ein Objekt, wie z.B. ein Diagramm, innerhalb eines Arbeitsblattes zu markieren.

Objekt auswählen über den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit"

Man kann einmal mit ALT+F10 den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" öffnen. Leider wechselt der Fokus nicht direkt mit dem Öffnen in diesen Bereich, sondern man muss mittels mehrmals F6 in diesen Bereich wechseln. Dieser Bereich liegt "einmal F6" nach dem Datenblatt, dies muss man wissen, da JAWS diesen Bereich nicht benennt, sondern gleich den Namen des Objektes vorliest bzw. "Alle anzeigen" falls kein Objekt vorhanden ist.

Sind mehrere Objekte vorhanden, so wechselt man mit AUF/AB von Objekt zu Objekt. Hat man das erste bzw. letzte Objekt erreicht, spring ein weiteres AUF bzw. AB nicht ans Listenende bzw. an den Listenanfang, sondern bleibt stehen.

Steht der Fokus auf einem Objekt, so markiert man es mit EINGABE.

Vorteil des Fensterbereiches "Auswahl und Sichtbarkeit", man kann die Objekte umbenennen, um sie besser unterscheiden zu können. Ist ein Objekt markiert, so kann man ihm mittels F2 einen neuen Namen eingeben. Achtung: der alte Name wird nicht überschrieben, sondern man tippt vor den alten. Man muss den alten Namen explizit löschen.

Das Fenster "Auswahl und Sichtbarkeit" steht allen Benutzern zur Verfügung, also auch jeden, die kein JAWS verwenden.

Objekt auswählen über das Dialogfenster "Objekt auswählen"

JAWS Nutzer erhalten einen Überblick über die Objekte, die sich innerhalb des Arbeitsblattes befinden mit der Tastenkombination STRG+SHIFT+O.

Entweder meldet JAWS, dass das Arbeitsblatt keine Objekte enthält oder es öffnet sich das Dialogfenster "Objekt auswählen". Mit den Pfeiltasten kann nun ein Objekt ausgewählt werden und mit EINGABE oder OK bestätigt werden. Hiernach ist das ausgewählte Objekt markiert und das Dialogfenster geschlossen.

JAWS gibt hinter dem Objektnamen noch die Platzierung des Objektes an, z.B. D1-J15, d.h. die linke obere Ecke des Objektes liegt in Zelle D1 und die rechte untere in J15.

Informationen über Objekte mittels JAWS

Ist ein Objekt markiert, so liefert die Tastenkombination STRG+JAWS-Taste+C eine Beschreibung des Diagramms.

Es beschreibt

  • den Diagrammtyp.
  • den Diagrammtitel.
  • den sichtbaren Bereich.
  • den Bereich, in dem Werte eingetragen sind.
  • die Bezeichnung der Achsen.

Diagramme aus einer Tabelle erstellen

Wie man ein Diagramm aus einer Tabelle erstellt, wollen wir beispielhaft an einem Säulendiagramm zeigen.

Aus der Schülerstatistik soll ein Säulendiagramm (siehe Tabelle) erstellt werden:

Schuljahr Schülerzahl Lehrerzahl
2008 96 10
2007 89 8
2006 88 7
2005 91 10
2004 95 9
2003 96 9
2002 90 8
2001 87 7
2000 70 6

An der X-Achse sollen die Schuljahre und an der Y-Achse die Schülerzahl bzw. die Lehrerzahl aufgetragen werden. Die Excel-Tabelle mit den Werten sollte hier heruntergeladen werden: Beispiel_Saeulendiagramm_Daten.xlsx

Zuerst müssen die Daten markiert werden, von denen ein Diagramm erzeugt werden soll. In unserem Beispiel sind dies die Zellen von B1 bis B10 (Schülerzahlen). Die Lehrerzahlen könnten gleich mit markiert werden, da später auch gezeigt werden soll, wie man nachträglich einen Datensatz einfügt, markieren wir erst einmal nur die Schülerzahl.

Über das Register EINFÜGEN Gruppe DIAGRAMME Punkt "Säule" (kurz: ALT+I,U) erhält man eine Liste der verfügbaren Säulendiagramme. Mit AUF/AB springt man von Gruppe zu Gruppe (wie 2D-, 3D-Darstellung und weitere, JAWS sagt die jeweilige Gruppe an und mit RECHTS/LINKS springt man zu den einzelnen Darstellungsunterformen. Durch EINGABE wird ein erstes Diagramm in der Arbeitsmappe erzeugt.

Excel hat die Zelle B1 "Schülerzahl" automatisch als Name der Datenreihe erkannt.

Die Y-Achsen-Skalierung wurde den Werten unserer Zahlenreihe angepasst (von 0 bis 120). Die X-Achse verläuft von 1 bis 9 und enthält noch nicht die entsprechenden Jahreszahlen.

Das Diagramm muss nun schrittweise unseren Wünschen angepasst werden.
Dies geschieht über das Register DIAGRAMMTOOLS mit den Unterregistern ENTWURF, LAYOUT und FORMAT. Diese Register können nur dann angesprochen werden, wenn der Fokus auf einem Diagramm steht, ansonsten sind diese Register nicht vorhanden. Nach Einfügen eines Diagramms, steht der Fokus auf dem neu erzeugten Diagramm.

X-Achsenbeschriftung
Die Beschriftung der X-Achse mit den Jahreszahlen erfolgt über das Register DIAGRAMMTOOLS-ENTWURF Gruppe DATEN Punkt "Daten auswählen" (kurz: ALT+J,R,E).
Es öffnet sich das Dialogfeld "Datenquelle auswählen". Der Fokus steht in einem Eingabefeld, das mit mind. einem TAB verlassen werden muss.
Mittels mehrmals TAB springt man zu "Horizontale Achsenbeschriftung (Rubrik)" "Bearbeiten" und öffnet mittels EINGABE das Dialogfenster "Achsenbeschriftungen" (kurz: ALT+C,I).
Im Eingabefeld "Achsenbeschriftungsbereich" können die Werte der X-Achse festgelegt werden. Die Daten können einerseits durch Semikolon getrennt direkt eingeben werden: 2008;2007;2006;2005; .... was aber bei langen Datenreihen zu aufwendig wäre.
Unsere X-Achsenwerte stehen ja schon in Tabelle1 Zelle A2 bis A10 dies kann man durch folgende Syntax eingegeben:
=Tabelle1!$A$2:$A$10
und noch schneller geht es über die Pfeiltasten. Das Drücken der Pfeiltasten und POS1 bewegt nicht den Cursor im Eingabefeld, sondern den Cursor im Datenbereich. Mit POS1 setzt man den Cursor im Datenbereich auf die Zelle A1 und im Eingabebereich erscheint der passende Text: =Tabelle1!$A$1 Bewegt man den Cursor mit den Pfeiltasten, so wird das Eingabefeld automatisch angepasst. Mit SHIFT+Pfeiltaste wird der Wertebereich erweitert.
Durch EINGABE werden die Daten übernommen und der Fokus steht wieder im Dialogfeld "Datenquelle auswählen".
Falls man keine Datensätze bearbeiten möchte, schließt man das Dialogfeld "Datenquelle auswählen" über den "OK" Schalter.
Datensätze hinzufügen, bearbeiten, löschen
Neben der X-Achsen-Beschriftung kann man im Dialogfeld "Datenquelle auswählen" auch Datensätze (wie die Schüler-/Lehrerzahl) bearbeiten, (neue "Hinzufügen" sowie existierende "Bearbeiten" oder "Entfernen"). Dies geschieht im Abschnitt "Legendeneinträgen (Reihen)" (ALT+R). Nach ALT+R (oder mehrmals TAB) steht der Cursor in dem Listenfeld "Legendeneinträgen (Reihen)" der vorhandenen Datenreihen. Mit AUF/AB wählt man die Datenreihe aus, die man bearbeiten möchte. (In unserem Beispiel existiert nur die Datenreihe "Schülerzahl".)
  • Durch mehrmals SHIFT+TAB gelangt man zu "Entfernen", um einen Datensatz durch EINGABE zu entfernen. In unserem Beispiel, würde der Datensatz "Schülerzahl" nun entfernt, was wir aber nicht tun werden.</li>
  • Durch ein weiteres SHIFT+TAB gelangt man zu "Bearbeiten" um den Datensatz zu bearbeiten. EINGABE öffnet das Dialogfeld "Datenreihe bearbeiten" hier kann als erstes der "Reihenname" verändert werden. In unserem Fall steht hier schon "=Tabelle1!$B$1", der Name der Zelle mit dem Inhalt "Schülerzahl". Dies kann mit einem beliebigen Text überschrieben werden, so dass der Datensatz einen anderen Namen/eine andere Beschriftung bekommt. Durch TAB gelangt man zum Eingabefeld "Reihenwerte". Hier stehen die Werte, die eingezeichnet werden sollen, in unserem Falle =Tabelle1!$B$2:$B$10. Dies bedeutet die Werte der Tabelle1 von Zelle B2 bis Zelle B10 werden übernommen. Hier könnte man weitere Werte hinzufügen oder entfernen z.B. wenn die Daten für 2009 vorliegen und hinzugefügt werden sollen.
    Durch EINGABE werden die geänderten Daten übernommen und der Fokus steht wieder im Dialogfeld "Datenquelle auswählen".
  • Durch ein drittes SHIFT+TAB gelangt man zu "Hinzufügen". EINGABE öffnet wieder das Dialogfeld "Datenreihe bearbeiten". Hier kann ein neuer Datensatz hinzugefügt werden. In unserem Falle wollen wir die Anzahl der Lehrer, die in den Feldern C2 bis C10 stehen, hinzufügen. Die Überschrift "Lehrerzahl" steht in Feld C1. Die Vorgehensweise ist hier genauso wie unter "Bearbeiten" beschrieben. Im Eingabefeld "Reihenname" gibt man den Datennamen direkt oder über eine Zelle ein, im Beispiel: =Tabelle1!$C$1:$C$1.
    Mit TAB gelangt man zum Eingabefeld "Reihenwerte", in dem die Daten durch Semikolon getrennt eingegeben werden können oder wieder durch nennen der Zellen, in denen die Daten stehen, im Beispiel: =Tabelle1!$C$2:$C$10 oder drittens durch bewegen der Pfeiltasten einschl. POS1.
Durch EINGABE werden die geänderten Daten übernommen und der Fokus steht wieder im Dialogfeld "Datenquelle auswählen".
Das Dialogfeld "Datenquelle auswählen" schließt man über den "OK" Schalter.
Diagrammüberschrift
Die Diagrammüberschrift wird im Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Punkt "Diagrammtitel" definiert. (kurz: ALT+J,Y,T). Mit AUF/AB kann man wählen zwischen:
  • "Keine", falls man einen bereits vergebenen Titel löschen möchte
  • "Zentrierter Überlagerungstitel" um einen Titel zentriert oben aber noch innerhalb des Diagramms zu erzeugen.
  • "Über Diagramm" um einen Titel zentriert über dem Diagramm zu erzeugen.
  • "weitere Titeloptionen" hier kann man weitere Optionen für den Titel eingeben.
    Es öffnet sich das Dialogfenster "Diagrammtitel formatieren" in welchem man mittels TAB und den Pfeiltasten Farbe, Ausrichtung, Schatten, .... neu definieren kann.
Hat man "Zentrierter Überlagerungstitel" oder "Über Diagramm" mittels EINGABE ausgewählt, so kann man den Titel sofort eintippen. In unserem Beispiel vergeben wir den Titel "Schüler-/Lehrerstatistik". Die Titeleingabe wird mit EINGABE, ESC abgeschlossen.
Achsentitel
Auch den beiden Achsen kann ein Name zugeordnet werden. Dies erfolgt über Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Punkt "Achsentitel" (kurz: ALT+J,Y,I). Hier kann man mit AUF/AB zwischen der horizontalen Achse (X-Achse) und vertikalen Achse (Y-Achse) wählen. Nach EINGABE kann man zwischen "Keine", der Platzierung der Achse und "weitere Optionen ..." wählen.
In unserem Beispiel wählen wir für die X-Achse "Titel der horizontalen Primärachse", EINGABE, AB "Titel unter Achse", EINGABE, nun kann man den Titel "Jahreszahl" eingeben und mit EINGABE, ESC abschließen.
Für die Y-Achse wählen wir "Titel der vertikalen Primärachse", AB "gedrehter Titel", EINGABE, nun kann der Titel "Anzahl Personen" eingegeben werden und mit EINGABE, ESC abschließen.
Legende
Da wir zwei Datensätze anzeigen, brauchen wir eine Legende, damit der Betrachter weiß welche Daten z.B. die roten Balken und welche die blaue widergeben.
Standardmäßig wird die Legende rechts neben der Grafik angezeigt. Über das Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Punkt "Legende" (kurz: ALT+J,Y,L) können wir die Legende mittels AUF/AB an einer anderen Stelle positionieren, löschen ("Keine") oder weitere Optionen ändern.
Gitternetz
Um das Diagramm leichter lesbar zu gestalten, wollen wir horizontale und vertikale Netzlinien ins Diagramm einfügen. Dazu wählen wir im Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe Achsen Punkt Gitternetzlinien (kurz: ALT+J,Y,G). Mit AUF/AB wählt man nun die horizontalen oder vertikalen Gitternetzlinien, EINGABE, und mit abermals AUF/AB welche Gitternetzlinien, EINGABE. In unserem Beispiel wählen wir horizontal wie vertikal nur die Hauptgitternetzlinien.
Datenbeschriftungen einfügen
Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Punkt "Datenbeschriftungen" kann man Datenbeschriftungen zentriert, links, rechts, über, unter, außerhalb, innerhalb einfügen. Da wir ein Balkendiagramm gewählt haben, würde die Schülerzahl als Zahl zu jedem Balken hinzugefügt. Meist sind diese Daten jedoch sehr schlecht lesbar und überfüllen das Diagramm, so dass sie nur Sinn machen, wenn die genaue Anzahl wichtig ist.
Unter "Änderungen an einem Diagramme vornehmen" wird beschrieben, wie man einzelne Beschriftungen auswählen und so löschen kann, so dass nur die wichtigsten Datenbeschriftungen zu sehen sind.
Diagramm Ort wählen
Standardmäßig fügt Excel das Diagramm in die aktuelle Tabelle ein und überlagert damit evtl. einige Daten. Im Register DIAGRAMMTOOLS-ENTWURF Gruppe ORT Punkt "Diagramm verschieben" (kurz: ALT+J,R,M) kann man einen neuen Ort für das Diagramm wählen. Es öffnet sich das Dialogfenster "Diagramm verschieben". Mit TAB kann man wählen, ob man das Diagramm in ein "Neues Blatt" einfügen möchte oder in eine andere der bereits bestehenden Tabellen ("Objekt in") geschoben werden soll. Mit LEER wird "Neues Blatt" bzw. "Objekt in" aktiviert. Danach kann man bei "Objekt in" mit AUF/AB in einer Ausklappliste die Tabelle auswählen, in die das Diagramm als Objekt eingefügt werden soll. Bei "Neues Blatt" muss ein Name für das neue Arbeitsblatt eingetippt werden. Zur Erinnerung mit STRG+BILDAUF/STRG+BILDAB wechselt man zwischen den einzelnen Arbeitsblättern/Tabellen. Unser Diagramm verschieben wir nun auf ein neues Arbeitsblatt mit dem Namen "Diagrammblatt". Obwohl unser Diagramm nun in einem neuen Arbeitsblatt liegt, bleibt es mit Tabelle1 verbunden, sprich, werden Daten in der Tabelle verändert, so ändert sich auch das Diagramm.

Nun ist unser Diagramm fertig.

Änderungen an einem Diagramm vornehmen

Es kann sein, dass man später nochmal etwas an einem fertigen Diagramm ändern möchte oder mit den Standartvorgaben bzgl. Farben, Linienarten und Hintergrund nicht zufrieden ist. Hierzu muss der Fokus auf das Diagramm gestellt werden. (Siehe: Objekt markieren da ansonsten, wie schon beschrieben, nicht auf das Register DIAGRAMMTOOLS zugegriffen werden kann.

Alle oben beschriebenen Funktionen können nun wieder ausgeführt werden und das Diagramm kann damit verändert werden mit einer Ausnahme: Eingegebene Texte wie Titel können so nicht überschrieben werden. Man muss Sie entweder erst löschen und dann neu erzeugen oder man wählt den Titel über Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe AKTUELLE AUSWAHL Punkt "Diagrammelemente" aus (kurz: ALT+J,Y,E). Man befindet sind nun in einer Ausklappliste in der man mit AUF/AB jedes Element des Diagramms ansprechen kann. Wählt man hier "Diagrammtitel" EINGABE, so kann man den alten Titel überschreiben, mit EINGABE, ESC wird der neue Titel übernommen.

Über eine Ausklappliste im Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe AKTUELLE AUSWAHL Punkt "Diagrammelemente" (kurz: ALT+J,Y,E) kann man nicht nur Texte verändern, sondern auch alle anderen Elemente des Diagramms. Die Ausklappliste bietet die Möglichkeit jedes Element (jede Achse, die Balken als Gruppe, jeden Balken einzeln, ...) zu markieren.

Als erstes kann man sich mit AUF/AB einen Überblick über alle Elemente verschaffen, aus denen das Diagramm besteht.
Durch EINGABE wird das entsprechende Element markiert.

Besteht das Element aus Unterelementen, so kann man diese mit RECHTS/ LINKS und anschließend wieder EINGABE, auswählen.
Z.B. bezeichnet "Reihen Schülerzahlen" alle Balken der Schülerzahlen über alle Jahre. Durch EINGABE werden alle Balken gleichzeitig markiert und können verändert werden. Anschließend RECHTS/ LINKS geht jeden Balken einzeln durch und ein EINGABE hiernach bewirkt, dass nur ein einzelner Balken markiert ist.
Viele Elemente haben Unterelemente.

Ist ein Element bzw. ein Unterelement markiert, so kann es gelöscht oder verändert werden.

  • RÜCK-Taste/ENTF löscht das markierte Element
  • Schriftart, Schriftgrad, Schriftfarbe, ... ändern
Zwar kann man über den Punkt "Auswahl formatieren", wie im Folgenden beschrieben, alles Mögliche verändern, aber leider keine Schriftoptionen. Hat man ein Element ausgewählt, das Schrift enthält (z.B. Achsenbeschriftung, Titel, ...) so ändert man die Schriftoptionen wie immer über das Register START Gruppe SCHRIFTART.
  • Wählt man im Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe AKTUELLE AUSWAHL Punkt "Auswahl formatieren" (kurz: ALT+J,Y,E) öffnet sich jeweils das entsprechende Dialogfenster "Name formatieren".
Dieses besteht aus mehreren Options-Gruppen, die man mit AUF/AB anwählen kann. Mit TAB springt man von Option zu Option.
Über die Dialogfenster "Name formatieren" hat man 1000ende von Möglichkeiten, ein Diagramm nach seinen Wünschen anzupassen. : Hier können nur die interessantesten kurz erwähnt werden.
  • Bisher haben wir nur bestimmt, welche Elemente ins Diagramm eingefügt werden sollen (z.B. ein Gitternetz). Jedes Element wird mit einer Standardfarbe und einem Standartformat eingefügt. Hier können wir nun dem Element eine neue Farbe, eine andere Strichdicke, einen Hintergrund, einen Schatten, ... etc. geben.
  • Wählt man zum Beispiel "Reihen Schülerzahl" aus, so kann man die Farbe aller Balken der Schülerzahlen verändern (die Legende wird entsprechend angepasst).
Wie oben beschrieben, kann man auch nur einen einzelnen Balken markieren und dann hier nur die Farbe eines einzelnen Balkens ändern. Dies könnte sinnvoll sein, wenn man zu diesem Balken etwas Besonderes erzählen möchte oder ihn aus irgendeinem Grund besonders hervorheben möchte.
  • Im Dialogfenster "Achse formatieren" kann man neben der Achsenfarbe auch den Wertebereich der Achse festlegen, sowie den Typ der Werte (Zeit, Währung, ...).

Diagramme kopieren und löschen

Will man ein Diagramm kopieren oder löschen, muss es als erstes markiert werden. Dies geschieht, wie unter Objekt markieren beschrieben. Hiermit wird nicht nur das Objekt markiert, sondern man stellt auch den Fokus auf dieses Objekt.

Mit STRG+C kann es nun in die Zwischenablage kopiert werden bzw. mit STRG+X gelöscht und in die Zwischenablage kopiert werden.

Um es an eine andere Stelle zu kopieren muss nun der Fokus an die neue Stelle gesetzt werden, z.B.

  • mit STRG+BILDAUF das Arbeitsblatt wechseln
  • mit ALT+TAB das Programm wechseln (wenn z.B. das Diagramm in eine ebenfalls gestartete PowerPoint Präsentation kopiert werden soll).
  • oder aber nur mit ESC zurück in den Datenbereich des Arbeitsblatts, um das gleiche Diagramm ein zweites Mal innerhalb der Tabelle zu haben.

Mit STRG+V wird das Diagramm aus der Zwischenablage an die neue Stelle kopiert.