Excel 2010: Zellen

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Zellen

In diesem Abschnitt wird die grundlegende Arbeit mit einer Exceltabelle am Beispiel eines Stundenplans verdeutlicht. Zum besseren Verständnis empfiehlt es sich, die Beispiele parallel zum Lesen durchzuführen.

Zur Erinnerung: Die Excel-Tabelle ist schachbrettartig aufgebaut. Spalten werden mit Buchstaben, Zeilen mit Zahlen bezeichnet.

Orientieren und Navigieren in der Tabelle

In der neu geöffneten Arbeitsmappe befindet sich der aktive Cursor auf der ersten Zelle der Tabelle, also auf A1. Will man den "Zellzeiger" auf eine andere Position bringen, so ist es die einfachste Möglichkeit, die Pfeiltasten zu benutzen. JAWS gibt auf der Braillezeile und über die Sprachausgabe immer die Position des Zellzeigers an.

Wichtige Shortcuts zum Navigieren

Um sich schneller in der Tabelle bewegen zu können, stellt Excel einige Tastaturkommandos zur Verfügung:

  • BILDAB: Zellzeiger springt eine Bildschirmseite nach unten
  • BILDAUF: Zellzeiger springt eine Bildschirmseite nach oben
  • POS1: Zellzeiger springt an den Zeilenanfang
  • STRG+POS1: Zellzeiger springt auf die erste Zelle der Tabelle (A1)
  • STRG+ENDE: Zellzeiger springt auf die letzte Zeile mit Inhalt, welche sich dann am rechten, unteren Ende der Tabelle befindet.
  • STRG+RECHTS: Zellzeiger springt an das Zeilenende bzw. auf die rechteste, ausgefüllte Zelle in der Zeile.
  • STRG+LINKS: Zellzeiger springt an den Zeilenanfang.
  • STRG+AB: Der Zellzeiger springt an das untere Spaltenende.
  • STRG+AUF: Zellzeiger springt an den Spaltenanfang.

Übungsbeispiel

Aufgabe:
Der Zellzeiger soll von A1 um 7 Spalten nach rechts und um 4 Zeilen nach unten verschoben werden. Auf welcher Zelle befindet sich nun der Zellzeiger?
Lösung:
H5

Daten eingeben

Im nächsten Schritt sollen Zahlen in die Zellen eingetragen werden. Am besten ist es, wenn man dafür auf die Zelle A1 geht. Wie in Word gelangt man mit STRG+POS1 schnell zum Blattanfang.

Anhand eines Beispiels lässt sich dies am besten verdeutlichen:

In die erste Zeile der Tabelle sollen für einen Stundenplan die Wochentage eingetragen werden. Jeder Tag wird in eine Zelle eingetragen, also Montag in A1, Dienstag in B1, usw. Die Eingabe in eine Zelle lässt sich mit den Pfeiltasten abschließen, in diesem Fall: RECHTS, oder mit TAB.

Das sieht dann so aus:

A B C D ...
Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag ...
... ... ... ..

Exceltabelle zum Anschauen in Excel: Exceltabelle.xlsx

Flächenmodus
Betrachtet man sich nun die erste Zeile im Flächenmodus, sind alle Wochentage auf der Braillezeile zu lesen. Die Position des Zellzeigers wird durch Punkt 7 und 8 auf der Zeile angezeigt. Der Zellbezug (z.B. B1) erfolgt über die Sprachausgabe. Der Flächenmodus ist immer dann empfehlenswert, wenn man von links nach rechts über alle Zellen hinweglesen möchte. Am Anfang der Zeile wird die Zeilennummer angezeigt.
Strukturierter Modus
Im Strukturierten Modus wird nur der Inhalt des Zellzeigers angezeigt. Zur Erleichterung der Orientierung wird der Zellbezug mit angegeben.

Wenden wir uns nochmals den Eingabemöglichkeiten zu:

Korrekturen während der Eingabe

Tippfehler während der Eingabe können mit der RÜCK-Taste verbessert werden. Mit den PFEIL-Tasten kann innerhalb der Zelle nicht navigiert werden, da diese die Eingabe in die Zelle, wie oben bereits beschrieben, abschließen.

Die Eingabe in eine Zelle kann mit ESC abgebrochen werden. Bereits geschriebene Inhalte werden automatisch gelöscht.

Rückgängig und Wiederherstellen benutzen

Das versehentliche Löschen eines Zellinhalts kann mit der Tastenkombination STRG+Z rückgängig gemacht werden. Wird die Tastenkombination mehrmals hintereinander betätigt, werden die letzten Löschvorgänge in umgekehrter Reihenfolge wiederhergestellt.

Mittels ALT+2 bekommt man eine Liste der zuletzt ausgeführten Befehle in umgekehrter Reihenfolge. Mittels AB kann man so gleich mehrere Befehle auf einmal auswählen und mit EINGABE rückgängig machen. (Mit AUF kann man innerhalb der Liste wieder einen Befehlt nach oben). Hat man Befehle mit ALT+2 oder STRG+Z rückgängig gemacht, so kann man sie mit ALT+3 oder STRG+Y wiederherstellen, wobei man durch ALT+3 wieder eine Liste aller rückgängig gemachten Befehle bekommt und gleich mehrere auf einem auswählen kann und durch STRG+Y immer nur einen Befehl in umgekehrter Reihenfolge wiederherstellt.

Zahlen oder Text eingeben

Die Eingabe in eine Zelle kann auch mit EINGABE oder TAB abgeschlossen werden. Beide Möglichkeiten haben unterschiedliche Auswirkungen. Nachdem EINGABE gedrückt wurde, wechselt der Zellzeiger in die darunterliegende Zelle. Der Zellzeiger wandert mit dieser Methode Zelle für Zelle in der Spalte nach unten. Benutzt man TAB um die Eingabe abzuschließen, springt der Zellzeiger jeweils um eine Zelle nach rechts.

Hinweis zur Zahleneingabe: Zahlen werden automatisch erkannt und in den Zellen rechtsbündig dargestellt. Sehr große Zahlen werden in der Exponentialschreibweise dargestellt: 4,573E+4 = 4,573 *10^4 = 45730.

Zum Anschauen in der Exceltabelle "Zahlen_in_EXP.xlsx" öffnen und Zelle A1 betrachten.

Eingaben, die über ca. 10 Zeichen Länge pro Zelle hinausgehen, überschreiten die darstellbare Größe einer Zelle. Die rechten Nachbarzellen werden dann je nach Länge des Zellinhaltes verdeckt. Wenn die Nachbarzelle jedoch nicht leer ist, wird die Anzeige abgeschnitten. Im Flächenmodus liest JAWS zwar den gesamten Inhalt der Zelle vor, aber auf der Braillezeile wird nur der dargestellte Text angezeigt. Um den gesamten Text der Zelle darzustellen, muss man hier unbedingt den Strukturierten Modus nutzen.

Zum Anschauen in der Exceltabelle "Zahlen_in_EXP.xlsx" öffnen und Zelle B1 und B2 betrachten.

Rechenzeichen als Text benutzen (Minus Zeichen für den Gedankenstrich)

Möchte man in Excel Gedankenstriche einfügen, ist man über das Ergebnis zunächst verwundert.

So sieht die Eingabe in der Zelle aus: - Hausaufgaben

Das Ergebnis sieht so aus: #Name?

Excel interpretiert den Gedankenstrich als Minus und möchte folglich, da es sich um ein Tabellenkalkulationsprogramm handelt, eine mathematische Gleichung daraus machen. Hier:

-Hausaufgaben.

Soll das Minus als Gedankenstrich verwendet werden, muss dies Excel angekündigt werden. Die Ankündigung erfolgt mit dem Hochkomma oder dem einfachen Gedankenstrich:

'- Hausaufgaben

Das Hochkomma ist bei allen Rechenzeichen (+, -), die zu Beginn einer Zelle stehen, notwendig, falls man dieses nicht als Rechenzeichen, sondern als Textelement verwenden möchte.

Übung

Zur Übung wird nun der Stundenplan mit den einzelnen Fächern ergänzt.

Für Montag geht man dafür wie folgt vor:

  • Der Zellzeiger wird unter die Zelle Montag, also auf A2 positioniert.
  • Hier wird "Deutsch" eingetragen. Der Zelleintrag wird mit EINGABE abgeschlossen, da somit der Zellzeiger automatisch auf A3 springt.
  • In der nächsten Stunde findet "Mathematik" statt.
  • So kann nun nach Belieben der Stundenplan für alle Tage vervollständigt werden.
  • Bei der Eingabe sollte man auch unbedingt die Möglichkeiten der Korrektur ausprobieren.

Ergebnis der Übung: Übung_Text_eingeben.xlsx

Eine Zelle auswählen

Möchte man eine bestimmte Zelle auswählen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Die einfachste Möglichkeit besteht darin, mit den Pfeiltasten durch die Tabelle zu "wandern". JAWS gibt über die Sprachausgabe den Zellbezug (z.B. E14) an.
  • Kennt man den Zellbezug, kann man im Register START, Gruppe BEARBEITEN, "Suchen und Auswählen" (kurz: ALT+R,F,D) anwählen und mittels AB "Gehe zu ..." durch EINGABE auswählen (kurz: ALT+G) Es öffnet sich das Dialog-Fenster "Gehe zu". Hier kann direkt ein Zellname eingetippt werden, zu dem man springen will. EINGABE schließt das Dialog-Fenster und der Cursor ist in der gewünschten Zelle positioniert.
  • Alternativ kann auch der Shortcut STRG+G verwendet werden, um das Dialog-Fenster "Gehe zu ..." zu öffnen.
  • Das Dialogfeld "Gehe zu" listet im Listenfeld "Gehe zu" die zuletzt gesuchten Zellen auf. Dies ist für das schnelle Auffinden von wiederkehrenden Zellen nützlich. In das Listenfeld gelangt man mit TAB. Mit AB oder AUF wählt man aus der Liste die gewünschte Zelle und gelangt in diese durch EINGABE

Zellinhalte mit der Bearbeitungsleiste verändern

Grundsätzlich ist es möglich, den Zellinhalt einer aktiven Zelle zu überschreiben. Dabei wird sofort bei der Eingabe eines Zeichens der Zellinhalt gelöscht und durch den neuen Inhalt ersetzt. Dieses Vorgehen eignet sich also nicht für Änderungen oder Korrekturen einzelner Zeichen innerhalb der Zelle. In der Bearbeitungszeile kann man sich den Inhalt der aktiven Zelle anzeigen lassen. Darüber hinaus kann man darin den Zellinhalt zeichenweise ändern oder ergänzen.

In die Bearbeitungszeile gelangt man mit der Funktionstaste F2. Hier kann der Inhalt bearbeitet werden. Die Bearbeitung wird mit EINGABE abgeschlossen.

Hat man mathematische Berechnungen in einer Zelle hinterlegt, wird in der Zelle nur das Ergebnis angezeigt. Die Rechnung hingegen wird in der Bearbeitungszeile angezeigt.

Damit JAWS die Formel der Bearbeitungszeile vorliest, muss man den Text der Bearbeitungszeile markieren.
Nachdem man mit F2 in die Bearbeitungszeile gesprungen ist, markiert man mittels SHIFT+POS1 die gesamte Bearbeitungszeile und JAWS liest sie vor.

Kommentar

Jede Zelle kann mit einem Kommentar versehen werden. Beim Kommentar handelt es sich um ein Fenster, das sich, wenn vorhanden, beim Markieren der Zelle öffnet. Im Kommentar befinden sich meist Hinweise über die Art und Weise wie bzw. welche Inhalte in diese Zelle geschrieben werden sollen.

Kommentare kann man an eine Zelle hängen, indem man sich auf die gewünschte Zelle begibt und mittels SHIFT+F10 das Kontextmenü der Zelle öffnet. Mit AUF/AB wählt man den Menüpunkt "Kommentar einfügen" durch EINGABE aus.

Der Cursor befindet sich dann im Kommentarfenster, in welches der Kommentar geschrieben wird. Um das Kommentarfenster zu verlassen drückt man zweimal ESC.

Ob eine Zelle mit einem Kommentar versehen ist, erfährt man am besten über die Sprachausgabe von JAWS. Der Kommentar selbst wird mit ALT+SHIFT+, vorgelesen.

Einfügen, markieren, kopieren und verschieben

Spalten oder Zeilen einfügen

In einer Exceltabelle hat man die Möglichkeit, Spalten und Zeilen nachträglich einzufügen:

  • Der Zellzeiger wird auf eine Zelle rechts von der einzufügenden Spalte positioniert.
  • Danach muss das Dialog-Fenster "Zellen einfügen" geöffnet werden. Dies kann über drei verschiedene Wege geschehen:
  1. über das Register START Gruppe ZELLEN, Menüpunkt "Einfügen" und durch AUF/AB "Zellen einfügen ..." mittels EINGABE auswählen (kurz: ALT+R,I,I)
  2. oder über das Kontextmenü: SHIFT+F10 innerhalb welchem man mit AUF/AB "Zellen einfügen ..." mittels EINGABE auswählt
  3. oder ganz kurz über die Tastenkombination STRG++.
  • Im Dialog-Fenster "Zellen einfügen" kann man mit AUF/AB wählen, ob eine ganze Zeile oberhalb oder eine ganze Spalte links des Zellzeigers eingefügt werden soll.
  • Mit EINGABE bestätigt man seine Wahl und die Zeile/ Spalte wird eingefügt.

Zusätzlich bietet das Dialogfenster "Zellen einfügen" noch die Möglichkeit

  • "Zellen nach rechts verschieben"
  • "Zellen nach unten verschieben"

Die Wahl einer dieser Punkte bewirkt, dass an der Stelle des Zellzeigers eine neue leere Zelle eingefügt wird und sowohl der "alte" Zellzeiger Inhalt als auch der Inhalt aller Zellen rechts bzw. unterhalb des Zellzeigers eine Zelle nach rechts bzw. unten verschoben werden. Es werden also nur einzelne Zellen und keine ganzen Spalten/ Zeilen eingefügt. Kein Zelleninhalt geht verloren.

Der aufmerksame Leser hat sicherlich schon bemerkt, dass von mehreren Zeilen und Spalten die Rede ist. Die Anzahl der einzufügenden Zeilen und Spalten kann man bestimmen, indem man die entsprechende Anzahl Zellen rechts, bzw. unterhalb der einzufügenden Spalten bzw. Zeilen markiert.

Mehrere Spalten bzw. Zeilen werden durch gleichzeitiges Drücken der SHIFT- und Pfeiltasten markiert.

Übungsbeispiel

Beim Erstellen des Stundenplans wurde die Zeitangabe vor der ersten Spalte vergessen. Diese soll nun eingefügt werden. In die neue Zeile können dann die Zeiten der Schulstunden eingetragen werden.

Übung_Text_eingeben.xlsx

Zellen markieren

In Excel gilt immer die Zelle als markiert, in der sich der Fokus befindet.

Manchmal will man aber mehrere Zellen gleichzeitig bearbeiten, muss sie also gleichzeitig markieren.

zusammenhängende Zellen markieren

Will man einen zusammenhängenden Bereich markieren, so positioniert man den Cursor in eine Ecke des zu markierenden Bereichs. Hält man nun die SHIFT-Taste gedrückt, während man mit den Pfeiltasten zur anderen Ecke des Bereichs wandert, dadurch wird dieser Bereich komplett markiert.

ACHTUNG: lässt man die SHIFT-Taste los und bewegt noch einmal eine Pfeiltaste, so ist die bisherige Markierung wieder aufgelöst.

Darüber hinaus gibt es noch folgende Tastaturkürzel:

  • STRG+LEER markiert die gesamte Spalte.
  • SHIFT+LEER markiert die gesamte Reihe.
  • STRG+SHIFT+PFEIL-Taste markiert die Spalte (AUF/AB) bzw. Zeile (LINKS/RECHTS) ab der aktuellen Cursorposition bis zur ersten leeren Zelle dieser Spalte/ Zeile. Ein weiteres STRG+SHIFT+"gleiche PFEIL-Taste" nimmt die Leerzellen plus die erste Zelle mit Inhalt hinzu.
  • SHIFT+POS1 markiert alle Zellen von der aktuellen Zelle bis zum Zeilenanfang.
  • Ist ein Bereich markiert und hält man SHIFT-Taste weiterhin gedrückt, so markiert jedes AUF/AB alle Zellen über/ unter den bereits markierten Zellen, bzw. LINKS/ RECHTS markiert alle Zellen daneben. Dabei gilt das gesagte für leere Zellen nun für einen leeren Bereich.

z.B. Gegeben sei ein Stundenplan.

A B C D E F
1 Stunde Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag
2 1 Deutsch Mathematik Englisch Geschichte Kunst
3 2 Deutsch Mathematik Englisch Spanisch Kunst
4 3 Biologie Spanisch Mathematik Deutsch
5 4 Sport Politik Physik Geschichte Kochen
6 5 Sport Biologie Erdkunde Mathematik Kochen


  • Der Cursor soll auf Dienstag (Zelle C1) stehen. In der 3. Stunde (Zelle C4) sei eine Freistunde, also eine Zelle ohne Inhalt.
  • Klicken wir nun STRG+SHIFT+AB, so werden die Zelle C1, C2 und C3 markiert, weil C4 eine leere Zelle ist.
  • Klicken wir nun STRG+SHIFT++RECHTS werden Zellen rechts neben dem markierten Bereich hinzugenommen (D1, D2, D3, E1, E2, E3, F1, F2, F3) (Die Spalte G ist leer)
  • Klicken wir nun STRG+SHIFT+AB werden die Zellen C4, D4, E4 und F4 hinzugenommen, C4 ist zwar leer, aber die anderen Zellen enthalten Inhalt.

Hinweis: Alle Markierungen lassen sich mit Hilfe der Pfeiltasten ohne SHIFT entfernen.

nicht zusammenhängende Zellen markieren

Manchmal will man aber Bereiche oder einzelne Zellen markieren, die nicht zusammen hängen.

Hierzu geht man wie folgt vor:

  • F8 - Beginn der Markierung
  • Bewegt man den Cursor nicht, so gilt die aktuelle Zelle als markiert. Alternativ kann man nun einen ganzen Bereich wie eben beschrieben markieren. Das Drücken der SHIFT-Taste kann entfallen.
  • SHIFT+F8 unterbricht die Markierung.
  • Den Cursor neu positionieren (dabei wird keine Zelle markiert)
  • F8 die Markierung beginnt wieder
  • neue Zellen, Bereiche hinzufügen
  • ...
  • STRG+F8 - Beenden der Markierung
  • Alle markierten Zellen können nun gleichzeitig bearbeitet werden.

ACHTUNG: Jede Pfeiltastenbewegung nach STRG+F8 hebt die gesamte Markierung auf.

Spalten oder Zeilen löschen

Spalten oder Zeilen lassen sich nicht nur nachträglich einfügen, sondern auch löschen.

Hierfür öffnet man das Dialogfenster "Löschen". Auch hierfür gibt es wieder drei Wege:

  1. über das Register START Gruppe ZELLEN, Menüpunkt "Löschen" und durch AUF/AB "Zellen löschen ..." mit EINGABE wählen (kurz: ALT+R,Ö,Z)
  2. oder über das Kontextmenü: SHIFT+F10 innerhalb welchem man mit AUF/AB "Zellen löschen ..." durch EINGABE auswählen
  3. oder ganz kurz über die Tastenkombination STRG+-.

Das Dialogfenster "Löschen" bietet verschiedene Auswahlschalter an, die mit den Pfeiltasten ausgewählt werden können:

  • "Zellen nach links verschieben"
  • "Zellen nach oben verschieben"
  • "Ganze Zeile"
  • "Ganze Spalte"

Wählt man nun "Ganze Zeile" oder "Ganze Spalte", wird die Spalte oder die Zeile, auf der der Zellzeiger steht, gelöscht. Sind mehrere Zellen markiert, werden entsprechend mehrere Spalten oder Zeilen gelöscht.

Die Auswahlschalter "Zellen nach links verschieben" und "Zellen nach oben verschieben" löschen nur den Text der markierten Zellen. Anschließend werden die Zellen rechts von der gelöschten Zelle nach links verschoben, sodass keine leere Zelle an der gelöschten Stelle erhalten bleibt. Entsprechendes gilt auch für Zellen nach oben verschieben.

Um nur den Zellinhalt zu löschen, sodass die Zelle leer ist, aber erhalten bleibt, benutzt man ENTF.

Spalten oder Zeilen verschieben oder kopieren

Um eine Spalte oder eine Zeile verschieben zu können, muss diese erst markiert werden.

Der Inhalt von Spalten oder Zeilen wird mit STRG+X ausgeschnitten oder mit STRG+C kopiert und kann anschließend an gewünschter Stelle mit STRG+V eingefügt werden. Dabei wird der alte Inhalt überschrieben. Auf diese Weise kann der Inhalt einzelner wie auch beliebig vieler Zellen kopiert oder verschoben werden. Beim Verschieben sind die vorher markierten Zellen nach dem Einfügen an einer neuen Stelle leer. Wird nach dem Ausschneiden kein Einfügen gewählt, so ist das Ausschneiden unwirksam.

Will man eine ganze Spalte/Zeile kopieren ohne anderen Inhalt zu überschreiben, so muss man vorher eine neue leere Spalte/Zeile eingefügt haben.

Löschen

Excel verfügt im Register START Gruppe BEARBEITEN Menüpunkt "Löschen" über mehrere Lösch-Funktionen: (kurz: ALT+R,E und dann entweder mit AUF/AB den gewünschten Menüpunkt auswählen oder auch hier das Tastenkürzel benutzen)

  • alle löschen (A)
löscht den Inhalt der markierten Zellen einschließlich der Kommentare, der Schriftformatierung, und der Rahmenformatierung
  • Inhalt löschen (C)
löscht lediglich den Inhalt der markierten Zellen, evtl. Formatierungen oder Kommentare bleiben davon unberührt.
  • Kommentare löschen (M)
löscht nur die Kommentare der markierten Zellen.
  • Formatierung löschen (F)
löscht die Formatierung wie Fett oder Kursive Schriftart, sprich von der Standartschriftart "abweichende Schriftarten und Schriftgrößen" der markierten Zellen. Auch hier bleibt der Inhalt unberührt.

Zellgröße ändern

Zur vollständigen Darstellung der Zeichen kann die Zellgröße angepasst werden. Die Spaltenbreite und die Zeilenhöhe lässt sich im Register START Gruppe ZELLEN Menüpunkt "Format" einstellen (kurz: ALT+R,O)

Mit den AUF/ AB kann man zwischen verschiedenen Untermenüs wählen:

  • "Zeilenhöhe..."
  • "Zeilenhöhe automatisch anpassen"
  • "Spaltenbreite..."
  • "Spaltenbreite automatisch anpassen"
  • "Standardbreite"
  • "Ausblenden & Einblenden"

Wählt man "Zeilenhöhe/Spaltenbreite automatisch anpassen", so passt Excel Breite und Höhe automatisch an den eingegebenen Text an. Bei "Zeilenhöhe", "Spaltenbreite" und "Standardbreite" öffnet sich ein Dialogfenster, in das man die Höhe/ Breite in Pixeln eingeben kann. Die Eingabe wird mit dem Schalter OK oder EINGABE bestätigt.
Über den Unterpunkt "Ausblenden & Einblenden" gelangt man in ein weiteres Menü in dem man Zeilen, Spalten oder ein ganzes Blatt ein- bzw. ausblenden kann. Dies kann vorteilhaft sein, wenn man mit Zwischenergebnissen arbeitet, die nicht sichtbar sein sollen.

Bei allen Menüpunkten ist zu beachten, dass immer nur die Zeilen/Spalten bearbeitet werden, in denen mind. eine Zelle markiert ist. Da eine ausgeblendete Zeile/ Spalte nicht markiert werden kann, müssen die umrahmenden Zeilen/Spalten markiert werden.

Ist der Zellenbereich für die korrekte Darstellung zu klein gewählt, werden mehrere Nummernzeichen (####) als Platzhalter dargestellt.

A B
1 123 Zahl passt in die Zelle
2 ##### Zahl ist zu groß für die Zelle

Suchen- und Ersetzenfunktion

Das Dialogfenster "Suchen und Ersetzen" mit seinen beiden Registerkarten, öffnet man am schnellsten über die Shortcuts STRG+F (Registerkarte "Suchen") bzw. STRG+H (Registerkarte "Ersetzen"). Innerhalb des Dialogfensters kann zwischen den Registerkarten mittels STRG+TAB gewechselt werden.

Das Dialogfenster "Suchen und Ersetzen" kann auch über das Register START Gruppe BEARBEITEN Menüpunkt "Suchen und Auswählen" (kurz: ALT+R,F,D) geöffnet werden.
Mit AUF/AB muss hier im Untermenü "Suchen..." bzw. "Ersetzen..." ausgewählt und mit EINGABE bestätigt werden.

Dabei ist zu beachten, dass Excel verschiedene Suchoptionen bereitstellt. Diese können gezielt zur Suche eingesetzt werden. Dazu wird im Dialogfenster "Suchen und Ersetzen" der OPTIONEN-Schalter durch ALT+O betätigt.

  • Suchen auf dem "Blatt" oder in der "Arbeitsmappe".
Standardmäßig ist in der Ausklappliste "Durchsuchen" (ALT+H) "Blatt" eingestellt. So wird nur das aktuelle Blatt durchsucht. Will man in der gesamten Arbeitsmappe suchen, wählt man in der Ausklappliste "Arbeitsmappe".
  • Suchen in "Formeln", "Werte" und "Kommentaren".
Standardmäßig ist in der Ausklappliste "Suchen in" (ALT+O) "Formeln" eingestellt. Will man nicht nach Formeln suchen, sondern nach Werten, die berechnet wurden, muss man in der Ausklappliste "Werte" wählen. Entsprechendes gilt auch für die Suche nach Kommentarinhalten.
  • Suchen "In Spalten" und "In Zeilen".
Diese Option legt die Reihenfolge fest, in welcher die Zellen durchsucht werden. Standardmäßig ist in der Ausklappliste "Suchen in" (ALT+U) "In Zeilen" eingestellt. Dies bedeutet, dass Zeile für Zeile abgesucht wird. Wählt man "In Spalte" wird eine Spalte nach der anderen durchsucht.

Datensätze sortieren

Zum alphabetischen Sortieren von Datensätzen markiert man den gewünschten Datenbereich. Hat man z.B. Namen in Spalte A notiert und sollen diese alphabetisch geordnet werden, muss Spalte A markiert werden. Anschließend kann im Register START Gruppe BEARBEITEN Menüpunkt "Sortieren und Filtern" (kurz: ALT+R,S) mit AUF/AB auswählen, ob man die Daten "von A bis Z sortieren" oder "von Z bis A sortieren" will. Mit EINGABE wird die Wahl bestätigt.
Handelt es sich um eine Spalte mit Zahlen, so kann man diese nach Größe wahlweise auf- oder absteigend sortieren.

Ist nur eine Spalte markiert, wird man gefragt, ob wirklich nur die Werte der markierten Spalte sortiert werden sollen ("Mit bestehender Markierung fortfahren") oder ob die gesamten Zeilen getauscht werden sollen ("Markierung erweitern"). Mit AUF/AB kann man zwischen diesen beiden Optionen wählen.
Wurden mehrere Spalten markiert, so werden nur diese Spalten ohne Nachfrage sortiert.
Die Werte der restlichen Spalten bleiben in unveränderter Reihenfolge!

Benutzerdefiniertes Sortieren

Ebenfalls im Menüpunkt "Sortieren und Filtern" findet man den Menüpunkt "Benutzerdefiniertes Sortieren ...". Wählt man diesen, öffnet sich das Dialogfenster "Sortieren" in dem man über weitere Optionen das Sortieren präzisieren kann. Zu den einzelnen Optionen kommt man jeweils mit (evtl. mehrmaligem) TAB.

Schalter "Optionen"
durch EINGABE öffnet sich das Dialogfenster "Sortieroptionen". Als erste Option kann man entscheiden, ob "Groß-/Kleinschreibung beachten" aktiv sein soll oder nicht. Mittels LEER aktiviert/deaktiviert man diese Option wechselweise. Mit TAB gelangt man zur Wahl der Ausrichtung. Mit AB kann man wechselweise "Spalten sortieren" / "Zeilen sortieren" auswählen. Durch EINGABE wird das Dialogfenster geschlossen und die Werte werden übernommen.
"Daten haben Überschriften"
diese Option kann man mit LEER ein-/ ausschalten. Ist diese Option aktiv, wird die erste Zelle der Spalte/ Zeile als Überschrift angesehen. Eine evtl. Überschrift verbleibt in der ersten Zelle, und wird nicht in die Sortierung mit einbezogen.
Schalter "Ebene hinzufügen"
die Sortierung erfolgt immer nach der Spalte/ Zeile, die als erste genannt wird. Sollten aber zwei Zellen darin den gleichen Inhalt/ Wert haben, kann man in einer weiteren Ebene die nächste Spalte/ Zeile festlegen, die dann herangezogen wird. Jedes Klicken von EINGABE fügt eine neue Ebene ein.

Für jede Ebene können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

  1. Option "Sortieren nach" (Feld sortieren)
    (JAWS nennt den Punkt: Feld sortieren) hierbei handelt es sich um eine Ausklappliste. Mit AUF/AB kann man die Spalte bzw. Zeile aussuchen, nach der sortiert werden soll.
  2. Option "Sortieren nach"
    In der zweiten Ausklappliste bestimmt man, nach was sortiert werden soll: "Wert", "Zellfarbe", "Schriftfarbe", "Zellensymbol". In der Regel wird man hier den Wert "Wert", der sowohl alphabetisches Sortieren als auch sortieren nach Größe ermöglicht, wählen.
  3. Reihenfolge
    Mit der dritten Ausklappliste bestimmt man die Reihenfolge nach der die Daten sortiert werden. Unter welchen Werten man hier wählen kann, hängt vom Inhalt der Zellen (Zahlen, Wörter) und dem Typ, wonach sortiert werden soll, ab.
    Hier kann man nicht nur bestimmen ob auf-/absteigend bzw. von A nach Z oder umgekehrt sortiert wird, sondern mittels "Benutzerdefinierte Liste" auch nach den Monaten, Wochentagen oder einer eigenen Liste sortieren.
    Wählt man "Benutzerdefinierte Liste" öffnet sich das gleichnamige Dialogfenster. Nach einmal TAB kann man sich mit AB die vordefinierten Listen ansehen, z.B. Wochentage, Monate, ... . Wählt man "Neue Liste" so steht der Cursor automatisch in einem Eingabefeld und kann eine eigene Liste definieren (z.B. die Wochennamen auf Spanisch). Mit TAB verlässt man das Eingabefeld und steht auf dem Button "Hinzufügen", den man mit EINGABE bestätigen muss, um die neue Liste zu den vordefinierten Listen hinzuzufügen. Eine selbstdefinierte Liste kann auch wieder gelöscht werden.
    Hat man seine gewünschte Liste ausgewählt, so verlässt man das Menü indem man mit TAB auf OK springt und mit EINGABE bestätigt.

Sortieren über das Register DATEN

Im Register DATEN gibt es eine Gruppe SORTIEREN UND FILTERN. Über diese Gruppe kann man die Sortierung mit kürzeren Tastenkombinationen vornehmen:

  1. ALT+V,0 für sortieren von A nach Z oder aufsteigend
  2. ALT+V,ß für sortieren von Z nach A oder absteigend
  3. ALT+V,S öffnen des Dialogfensters "Sortieren"

Datensätze filtern

Man kann Datensätze nicht nur sortieren, sondern auch filtern. Ein Beispiel: gegeben ist eine Preisliste von Hotels einer Großstadt und man will nur die Hotels sehen, die billiger als ein bestimmter Betrag sind. Oder es existiert eine Namensliste und man will nur die Personen aufgelistet haben, deren Name mit "A" oder "Z" beginnt.

Dazu geht man wie folgt vor:

  • Den Cursor in die Spalte setzen, nach deren Werten gefiltert werden soll.
  • Im Register START Gruppe BEARBEITEN Menüpunkt SORTIEREN UND FILTERN (kurz: ALT+R,S) und mit AB den Untermenüpunkt FILTERN (kurz: F) auswählen.
  • Den Cursor in die Zelle stellen (meist erste Zelle der Spalte) nach der gefiltert wird. JAWS sagt die Filtermöglichkeit an
  • Mit ALT+AB öffnet sich eine Ausklappliste
  • Mit AB auf "Textfilter" bzw. "Zahlenfilter", EINGABE, es öffnet sich eine neue Ausklappliste
  • Mit AB kann nun gewählt werden zwischen
    • Ist gleich ...
    • Ist nicht gleich ...
    • Beginnt mit ...
    • Endet mit ...
    • Enthält ...
    • Enthält nicht ...
    • Benutzerdefinierter Filter ...
  • Durch EINGABE öffnet sich ein Dialogfenster, in dem man gleich den gewünschten Filterwert eingeben kann (z.B. den maximal Wert oder den Anfangsbuchstaben)
  • mit TAB springt man zu einem Schalter in dem man mit RECHTS/ LINKS zwischen den beiden logischen Verknüpfungen "Und" und "Oder" wählen kann. Dies bedeutet man kann einen zweiten Filter eingeben nach dem ebenfalls gefiltert wird. Dabei gilt: die Filter müssen beide erfüllt sein "Und" oder einer der beiden Filter muss gelten "Oder".
  • mit TAB springt man zu einer Ausklappliste, in der man mit AUF/ AB wieder wählen muss zwischen "entspricht", "entspricht nicht", ...
  • und ein letztes TAB springt in das Eingabefeld des 2. Filters.
  • EINGABE übernimmt die Werte und filtert unsere Tabelle nach unseren Wünschen.

Die nicht mehr sichtbaren Zeilen sind nicht verloren, sie sind nur ausgeblendet, d.h. man kann sie momentan nicht sehen.

Um einen Filter wieder auszuschalten und damit alle Zeilen wieder sichtbar werden zu lassen, muss man den Cursor wieder auf die Zelle setzen, in der der Filter gesetzt wurde. Dies ist in der Regel die erste Zelle der Spalte, über die gefiltert wurde. JAWS sagt den Filter an.

Mit ALT+AB die Ausklappliste öffnen und "Filter löschen" wählen. Nun sind wieder alle Zeilen sichtbar.

Ausfüllfunktionen verwenden und Datenreihen erstellen

Das Programm bietet einige Arbeitserleichterungen für das Ausfüllen der Zellen an:

  • Möchte man die aktive Zelle mit dem gleichen Inhalt wie in der darüber liegenden Zelle ausfüllen, bietet Excel die Tastenkombination STRG+U an. Ist die aktive Zelle bereits gefüllt, wird der Inhalt ersetzt.
  • Den Inhalt der Zelle links der aktiven Zelle erhält man mit STRG+R.
  • Beim Anlegen von Tabellen ist es immer wieder notwendig, Zahlenkolonnen z.B. von 1 bis 100 oder Wochentage in eine Spalte oder Zeile einzutragen.
    Hierfür stellt Excel die Autoausfüllfunktion zur Verfügung.

Ausfüllfunktion - das Dialogfenster Reihe

Bevor man das Dialogfeld zum Festlegen der Autofunktionen öffnet, wird der Zellzeiger an der gewünschten Stelle im Arbeitsblatt positioniert. Möchte man z.B. in der ersten Spalte automatisch die Zahlen 1-6 eintragen lassen, wird der Zellzeiger auf A1 positioniert. Ausgehend von dieser Position wird das Dialogfenster Reihe über das Register START Gruppe BEARBEITEN Menüpunkt "Füllbereich" mit AB Untermenüpunkt "Reihe", EINGABE aufgerufen (kurz: ALT+R,F,I,H).
Es öffnet sich das Dialogfenster "Reihe".

Zum Ausfüllen der Spalte wechselt man im Dialogfeld zum Auswahlschalter "Reihe in" und wählt mit AB "Spalten" (ALT+S) aus. (Zeilen werden mittels ALT+Z ausgewählt).
Mit TAB wechselt man in das Eingabefeld "Inkrement". Die Zahl, die hier eingegeben wird, gibt an, in welchen Schritten die Zahlen erhöht oder verringert werden sollen. Soll die Erhöhung in Zweierschritten erfolgen, wird 2 eingetragen. Anschließend gibt man noch den "Endwert" ein. Die Startzahl muss vorher in die Startzelle eingegeben werden.

Besonders interessant ist die Wahlmöglichkeit "AutoAusfüllen", welche im Dialogfenster "Reihe" unter dem Auswahlschalter "Typ" zu finden ist.

Damit das Programm erkennen kann, wie die folgenden Zellen ausgefüllt werden sollen, füllt man zwei oder drei Zellen von Hand aus. Anschließend markiert man den gesamten Bereich, der ausgefüllt werden soll, inklusive des Bereichs, der zuvor per Hand ausgefüllt wurde. Hat man dies getan, wählt man unter der Option "Typ" mit AB "AutoAusfüllen". Die leeren Zellen werden nun entsprechend der vorgegebenen Zellen ausgefüllt.

Hat man beispielsweise in A1 Montag und in B1 Dienstag eingetragen und markiert die nächsten Zellen, werden die Wochentage fortgeführt.