PowerPoint 2010: Bildschirmpräsentation ablaufen lassen und ausdrucken

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Bildschirmpräsentation ablaufen lassen und ausdrucken

Die Bildschirmpräsentation ablaufen lassen

In der im vorhergehenden Kapitel erzeugten Präsentation Obsorten_mit_Animation.pptx können die beschriebenen Schritte nachverfolgt werden:

  1. Es gibt mehrere Wege, um die komplette Bildschirmpräsentation zu starten:
    1. mit F5
    2. im Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION Gruppe BILDSCHIRMPRÄSENTATION STARTEN Menüpunkt VON BEGINN AN (kurz: ALT+L,O)
  2. Um die nächste FOLIE einzublenden, gibt es drei Möglichkeiten:
    1. BILDAB
    2. EINGABE
    3. LEER
  3. Um die vorherige FOLIE einzublenden, gibt es zwei Möglichkeiten:
    1. RÜCK-Taste
    2. BILDAUF
  4. Um eine bestimmte Folie einzublenden gibt es ebenfalls mehrere Möglichkeiten:
    1. Befindet man sich im Ablauf der Präsentation und kennt die Foliennummer der Folie, die man als nächstes anzeigen möchte, so kann man mittels FOLIENNUMMER, EINGABE diese als nächstes einblenden.
    2. Kennt man die Foliennummer nicht, eignet sich der Befehl GEHE ZU. Dazu wird das Kontextmenü mittels SHIFT+F10 geöffnet. Mittels AUF/AB wechselt man zum Untermenüpunkt "Gehe zu Folie". Mittels EINGABE oder RECHTS öffnet sich die Liste aller vorhandenen Folien mit Nummer und Titel. (Kürzer: SHIFT+F10,G). In dieser Liste kann mit AUF/AB die Folie ausgewählt werden, die als nächstes angezeigt werden soll. Die Wahl wird mit EINGABE bestätigen.
    3. Eine andere Möglichkeit innerhalb einer ablaufenden Präsentation eine Liste aller Folien mit Nummer und Titel zu bekommen, ist STRG+S. Es öffnet sich das Dialogfenster "Alle Folien". Auch hier kann mit AUF/AB eine Folie ausgewählt und als nächstes angezeigt werden.
    4. Befindet man sich noch im Folienbereich, so kann man die Bildschirmpräsentation auch mit der aktuellen Folie starten. Man setzt zuerst den Fokus auf die Folie, mit der man starten möchte, und startete die Präsentation dann mit dieser indem man entweder
      1. im Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION Gruppe BILDSCHIRMPRÄSENTATION STARTEN den Menüpunkt AB AKTUELLER FOLIE (kurz: ALT+L,U) wählt,
      2. oder ganz kurz SHIFT+F5 klickt.
  5. Die Bildschirmpräsentation wird mit ESC oder - beendet.
  6. Mit einen Punkt (.) kann ein schwarzer Bildschirm erzeugt werden (für Pausen). Beim nächsten (.) wird die Präsentation weiter angezeigt.
  7. Nach der letzten Folie erscheint ein schwarzer Bildschirm.

Folien ausblenden

Manchmal kann es wichtig sein, eine Folie zu erstellen, die nur bei Bedarf gezeigt werden soll. Im Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION Gruppe EINRICHTEN Menüpunkt FOLIE AUSBLENDEN (kurz: ALT+L,F) gibt es die Möglichkeit, Folien auszublenden. Mit GEHE ZU über das Kontextmenü oder STRG+S kann bei Bedarf dann schnell die betreffende Folie angesteuert und gezeigt werden. Bei ausgeblendeten Folien steht die Foliennummer in Klammer.

In der Übung soll die 3. Folie ausgeblendet und dann wieder eingeblendet werden.

Um eine ausgeblendete Folie wieder einzublenden verwendet man den gleichen Befehl. (Im Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION Gruppe EINRICHTEN Menüpunkt FOLIE AUSBLENDEN (kurz: ALT+L,F).

Präsentation für die Vorführung drucken

An technischen "Reinfällen" ist alles möglich. PowerPoint bietet hier im Register DATEI Menüpunkt DRUCKEN (kurz: ALT+D,U) eine Menge Möglichkeiten an, um sich selbst die notwendige Sicherheit für besonders wichtige Präsentationen zu geben. Wenn man sich nicht nur auf den "Beamer" oder den "Overheadprojektor" verlassen möchte, können die Folien auch in ausgedruckter Form erstellt werden.

Viele Zuhörer können sich besser auf den Vortrag konzentrieren, wenn sie wissen, dass sie die wichtigsten Informationen auch erhalten können und sich selbst keine Notizen machen müssen. Hier bietet es sich an, Handzettel für die Zuhörer auszudrucken.

Nicht alle Informationen sollten auf der Folie in Form von Text enthalten sein. Hier ist auf eine große Übersichtlichkeit zu achten. All das, was gesagt werden soll, kann im Notizenfenster notiert und ausgedruckt werden.

PowerPoint benutzt für den Ausdruck den Standarddrucker.
Im Register DATEI Menüpunkt DRUCKEN (kurz: ALT+D,U) kann unter der Option DRUCKER in der Ausklappliste ein anderer Drucker gewählt werden. Hierzu ALT+D,U und mit TAB zu DRUCKER, mit AB öffnet sich eine Ausklappliste, in der man den gewünschten Drucker auswählen, einen neuen hinzufügen oder die Ausgabe in eine Datei umleiten kann.

Ausgabemedien

Der Ausdruck auf Folien erfordert meistens besondere Einstellungen, die Drucker abhängig sind. Ist ein Drucker ausgewählt, so springt man mit dem nächsten TAB zu "Druckereigenschaften". EINGABE öffnet das Dialogfenster 'Eigenschaften von Dokument "DRUCKERNAME"' mit zwei Registerkarten. In der Registerkarte PAPIER/QUALITÄT kann in der Ausklappliste PAPIERQUELLE ausgewählt werden, um welche Art von Papier/Folie es sich handelt.

Achtung: In Laserdrucker dürfen aufgrund der großen Hitzeentwicklung nur spezielle Folien eingelegt werden. Folien für Tintenstrahldrucker haben eine besondere Beschichtung. Nur die beschichtete Seite der Folie ist bedruckbar.

Nur den Text ausdrucken

Manchmal kann es sinnvoll sein, nur den Text der Präsentation aus der Gliederungsansicht auszudrucken.
Dazu im Dialogfeld SPEICHERN UNTER (ALT+D,T) den Dateityp GLIEDERUNG/RTF wählen. Und die Datei speichern. Diese Datei kann dann in Word geöffnet und, wenn notwendig, noch bearbeitet und gedruckt werden.

Dies ist der einfachste Weg nur den Text der Folien auszudrucken. Ein weiterer Weg wird im nächsten Kapitel beschrieben.

Begleitmaterial über das Menü Drucken ausdrucken

Über das Register DATEI Menüpunkt DRUCKEN (ALT+D,D) können nicht nur die Folien auf einem Drucker ausgedruckt werden, sondern auch Begleitmaterial, wie die Handzettel oder die Notizen.

Jaws liest alle Einstellungsmöglichkeiten aus, diese werden auch auf der Braillezeile angezeigt.

Folgende Einstellungen sind möglich (mit TAB gelangt man von Einstellung zu Einstellung).

  1. DRUCKEN
    das Dokument wird mit den aktuellen Einstellungen gedruckt.
    Also erst die Einstellungen überprüfen, bevor das Dokument über diesen Schalter mit EINGABE gedruckt wird!

  2. EXEMPLARE
    mittels AUF kann hier die Anzahl der auszudruckenden Exemplare schrittweise erhöht werden oder direkt die Anzahl der Exemplare eingetippt werden.

  3. DRUCKER
    in einer Ausklappliste kann der gewünschte Drucker ausgewählt werden.

  4. DRUCKEREIGENSCHAFTEN
    hier können noch genauere Angaben zum Druckvorgang gemacht werden wie
    • Drucken im Hoch- oder Querformat
    • Drucken auf Papier oder Folie
    • ...
      die vorhandenen Optionen sind von den Möglichkeiten des Druckers abhängig.

  5. DRUCKEN AUSKLAPPLISTE
    hier kann man mit AUF/AB wählen zwischen:
    • Alle Folien drucken
    • Auswahl drucken (nur die ausgewählten Folien drucken)
    • Aktuelle Folie drucken
    • Benutzerdefinierter Bereich
      Wählt man diesen, so muss man mit TAB zum Eingabefeld "Folien" und hier durch Komma getrennt die Foliennummern angeben, die man drucken möchte.

  6. FOLIEN- UND HANDZETTEL AUSKLAPPLISTE
    hier kann man mit RECHTS/LINKS bestimmen,
    • ob die Folien,
    • die Notizenseiten (oben wird die Folie in klein gedruckt und darunter die zur Folie gespeicherten Notizen)
    • oder die Gliederungsansicht (also nur der Text ohne Bilder) gedruckt werden soll.
    • Will man Handzettel drucken, gelangt man mit AB zu den verschiedenen Handzettelformaten.
      Handzettel sind ausgedruckte Kopien der einzelnen Folien. Da die Fonts und sonstigen Darstellungen auf den Folien meist sehr groß dargestellt sind, ist es durchaus sinnvoll mehrere Folien auf einen Handzettel zu drucken. Zwei bis vier Folien auf einer DIN A4 Seite sind in der Regel noch gut lesbar.
      Mit den Pfeiltasten hat man die Auswahl zwischen
      • 1 Folie
      • 2 Folien (untereinander)
      • 3 Folien (untereinander, die linke Blatthälfte füllend. Auf der rechten Blatthälfte befinden sich Linien mit Platz für Notizen, die sich die Zuhörer machen können. )
      • 4 Folien horizontal (die vier Folien sind im Quadrat angeordnet, oben Folie 1 und 2, unten 3 und 4)
      • 6 Folien horizontal (jeweils zwei Folien nebeneinander in drei Reihen, oben Folie 1 und 2, Mitte Folie 3 und 4 und unten Folie 5 und 6)
      • 9 Folien horizontal (die neun Folien sind im Quadrat angeordnet drei Reihen mit drei Folien, erste Reihe Folie 1, 2 und 3 usw.)
      • 4 Folien vertikal (die vier Folien sind im Quadrat angeordnet, links Folie 1 und 2, rechts 3 und 4)
      • 6 Folien vertikal (jeweils zwei Folien nebeneinander in drei Reihen, links Folie 1, 2 und 3, rechts Folie 4, 5 und 6)
      • 9 Folien vertikal (die neun Folien sind im Quadrat angeordnet drei Reihen mit drei Folien, rechts Folie 1, 2, und 3 usw.)
    • Am Ende kann man noch wählen, ob man FOLIENRAHMEN mit LEER aktiviert/ deaktiviert. (Bei sehr hellen Folien kann hier ein Rahmen gewählt werden.)
    • Auf Seitenformat skalieren
    • Hohe Qualität

  7. SORTIERT oder GETRENNT
    Druckt man sortiert, so werden erst alle Seiten des ersten Exemplars gedruckt, bevor alle Seiten des zweiten gedruckt werden usw.
    Bei getrennt werden zuerst alle Exemplare der ersten Seite gedruckt und dann alle zweiten Seiten usw.

  8. FARBE/ GRAUSTUFE Ausklappliste.
    Hier kann man wählen zwischen
    • Drucken in Farbe
    • Drucken in Graustufen
    • Drucken in reines Schwarz-Weiß (beim reinen Schwarz-Weiß werden Farben nicht in Graustufen umgewandelt.)

  9. "Kopf- und Fußzeile bearbeiten"
    Hier kann für den Ausdruck das Einfügen einer Kopf- und/oder Fußzeile definiert werden. Es öffnet sich das Dialogfenster Kopf- und Fußzeilen. Dieses wird später im Kapitel Master - Kopf- und Fußzeilenbereich einblenden beschrieben.

Es folgt nun noch eine Vorschau der Seiten, so wie sie mit den gemachten Einstellungen gedruckt werden.

Diese kann übersprungen werden. Mit mehrmals TAB wechselt man wieder zum ersten Schalter DRUCKEN und kann durch EINGABE den Ausdruck starten.