PowerPoint 2010: SmartArt

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SmartArt

Was ist eine SmartArt?

Mit einer SmartArt lassen sich sehr schnell Ordnungssysteme (hierarchische Strukturen, Abläufe, Beziehungen) darstellen. Diese werden häufig von Firmen und Organisationen genutzt, um den Nutzern im Internet oder Besuchern in Gebäuden einen Überblick zu geben, wer für welchen Bereich verantwortlich ist. Oder um Abläufe oder Beziehungen darzustellen.

PowerPoint bietet für die Darstellung verschiedene Typen von SmartArts an. In der Standardeinstellung handelt es sich um farbige Rechtecke, die mit Linien verbunden sind. In den Vierecken kann der Name einer Person (oder Abteilung), der Prozess, etc. eingetragen werden.

Hier ein Beispiel für eine hierarchische Struktur (auch Organigramm genannt) von oben nach unten. Das erste Rechteck ist auf der Folie oben in der Mitte zu sehen und beinhaltet die "Chefposition". Das Beispiel der Grund- und Hauptschule "Phantasia" soll dies verdeutlichen. Die Datei kann als Fuservorlage hochgeschäumt werden: GHS_Phantasia_Fuservorlage.jpg.

In Schwarzschrift sieht das Beispiel der Schule so aus: GHS_Phantasia_Schwarzschrift.jpg .

In der hierarchischen SmartArt werden folgende Positionen festgelegt:

  • Vorgesetzter: dabei handelt es sich um den Chef einer Einrichtung oder Name der Firma bzw. Einrichtung
  • Untergebene: sie/ er ist dem Vorgesetzten unterstellt, bzw. Abteilungen einer Firma oder Einrichtung
  • Kollegin: sie/ er ist eine gleichberechtigte Person oder Abteilung einer Firma

Im Beispiel der GHS Phantasia ist der Direktor der Einrichtung: Ulrich Maier. Die Schule hat zwei Abteilungen: eine Grundschule und eine Hauptschule. Die Abteilungsleiter der Grundschule (H.J. Franz) und der Hauptschule (Lisa Schmid) sind dem Vorgesetzten Herrn Maier unterstellt. Herr H.J. Franz ist Rektor von 10 Grundschullehrern und Frau Lisa Schmid von 20 Hauptschullehrern. Eine Linie führt aufgrund dessen von Herrn Maier (Direktor) nach unten und verzweigt sich in zwei Arme an denen die Vierecke mit den beiden "Untergebenen" hängen, Herr Franz und Frau Schmid. Sie sind Kollegen. Ihre Felder befinden sich optisch auf einer horizontalen Höhe. Auf der Hälfte der Linie nach unten zweigt sich ein Arm ab zu der Position der stellvertretenden Direktorin, Frau Hauser. Ihr Feld ist das der Assistentin. Von oben nach unten betrachtet gibt es nun oben das Feld von Herrn Maier, in der Mitte an der Seite das Feld von Frau Hauser und unten die beiden Felder der Abteilungsleiter. Unter jede Abteilungsleiter befindet sich noch ein Feld mit der Anzahl der Lehrer.

Neben dem hierarchischen SmartArt-Typ gibt es noch folgende Typen:

  • Liste - nicht sequenzielle Informationen anzeigen.
    Auf jeder Ebene hierarchisch von oben nach unten gibt es nur ein Element.
  • Prozess - Schritte in einem Prozess oder auf einer Zeitachse anzeigen
  • Zyklus - einen kontinuierlichen Prozess anzeigen
    Dem letzten Objekt folgt wieder das erste Objekt.
  • Hierarchie - eine Entscheidungsstruktur anzeigen oder ein Organigramm erstellen
    Es geht von oben nach unten oder links nach rechts, aber von einem der oberen Elemente können nach unten / rechts mehrere Objekte abgehen.
  • Beziehung - Verbindungen veranschaulichen
    dies ist keine hierarchische Struktur sondern es können Beziehungen dargestellt werden.
  • Matrix - Verbindungen veranschaulichen
  • Pyramide - Anzeigen der proportionalen Beziehungen zur größten Komponente auf der Ober- oder Unterseite
    Von oben nach unten oder von unten nach oben werden es immer mehr Elemente.
  • Grafik - einen Stammbaum mit Bildern zeichnen

Zu jedem Typ gibt es verschiedene Layouts, die das genauere Aussehen der Typen bestimmen (Schatten hinter den Rechtecken, jedes Rechteck in zwei Bereiche geteilt, Verbindungen von oben nach unten oder von links nach rechts, ...).

SmartArt einfügen (Übung: Organigramm_Phantasia Teil 1)

Bevor man eine SmartArt-Grafik erstellt, muss man sich ein Bild davon machen, welcher Typ und welches Layout zum Anzeigen der Daten am besten geeignet sind. Was möchten Sie mit der Grafik vermitteln? Wünschen Sie ein bestimmtes Aussehen?

Beim Einfügen einer SmartArt wird eine Standard-SmartArt mit einer bestimmten Anzahl an Objekten (meist Rechtecken) und Ebenen eingefügt. Bei den meisten Layouts lässt sich die Anzahl der Objekte und Ebenen verändern. Einige Layouts für SmartArt-Grafiken enthalten jedoch eine feste Anzahl von Formen. Beispielsweise sollen mit dem Layout "Entgegengesetzte Pfeile" des Typs Beziehung zwei entgegengesetzte Ideen oder Konzepte dargestellt werden. Nur zwei Formen (Pfeile) können mit Text gefüllt werden, das Layout kann nicht dahingehend verändert werden, dass mehr Ideen oder Konzepte angezeigt werden können.

Nur Organigramm-Layouts des Typs Hierarchie haben Zwischenebenen, die sogenannten Assistenten.

Wir wollen beispielhaft für die Grund- und Hauptschule "Phantasia" ein Organigramm erstellen

  • Wir öffnen eine Leere PowerPoint Präsentation.
  • Da wir nur das Organigramm erzeugen wollen, brauchen wir keine Titelfolie. Deshalb ändern wir im Register START Gruppe FOLIEN Menüpunkt LAYOUT (kurz: ALT+R,L) das Layout der ersten Folie zu "Titel und Inhalt".
  • In der Gliederungsansicht geben wir den Titel "GHS Phantasia - Organigramm" ein.
  • Eine SmartArt kann im Register EINFÜGEN Gruppe ILLUSTRATIONEN Menüpunkt SMARTART (kurz: ALT+I,M) eingefügt werden. Es öffnet sich das Dialogfenster "SmartArt-Grafik auswählen".
  • Das Dialogfenster "SMARTART-Grafik auswählen" stellt mehrere Typen an SmartArts zur Verfügung, diese wurden oben beschrieben. Mit AUF/AB kann ein Typ ausgewählt werden. Für unser Beispiel wählen wir den Typ Hierarchie.
  • Mit TAB kann nun ein SmartArt-Layout ausgewählt werden. JAWS liest zu jedem Layout eine relativ ausführliche Beschreibung vor.
    Für unser Beispiel wählen wir das erste Hierarchie-Layout: Organigramm.
  • Durch EINGABE wird die SmartArt in die Folie eingefügt. Da wir einen leeren Inhaltsplatzhalter auf der Folie haben, fügt PowerPoint das Organigramm korrekt in diesen Platzhalter ein.
  • Mit ALT+F10 öffnen wir den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit", wechseln mit F6 in diesen, wechseln mit TAB in die Liste der Platzhalter und suchen mit AB den Inhaltsplatzhalter.
  • Mit F2 benennen wir diesen um zu "Organigramm". (F2, SHIFT+ENDE (um den alten Namen zu markieren und damit zu überschreiben), "Organigramm", EINGABE)

Ist eine SmartArt markiert kann im Register SMARTART-TOOLS ENTWURF Gruppe LAYOUTS Menüpunkt "Layout ändern" (kurz: ALT+J,F,L) das Layout nachträglich wieder verändert werden. Dies sollte aber nach der Texteingabe nur noch in Ausnahmefällen erfolgen.

Objektfelder einer SmartArt erzeugen, mit Text füllen (Übung: Organigramm_Phantasia Teil 2)

Nach dem Einfügen des Organigramms (wie oben beschrieben) enthält die Folie ein Organigramm, das aus einem "Vorgesetzten" und drei "Untergebenen" besteht. Zwischen dem Vorgesetzten und den Untergebenen verzweigt ein Objekt/ Rechteck nach links. Dies ist ein sogenannter Assistent des Vorgesetzten.

Zusätzlich wird das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" geöffnet. Sollte das Dialogfeld nicht geöffnet werden oder der Fokus nicht in das Dialogfenster gewechselt haben, so öffnet man dieses Fenster mit STRG+SHIFT+F2 bzw. springt mit dem Fokus wechselweise vom Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" zur markierten SmartArt im Folienbereich.

Die Anzahl und die Anordnung der freien Objektfelder ist abhängig von dem gewählten SmartArt Typ und Layout.

Nun müssen die Rechtecke mit Text gefüllt werden, dies zeigen wir nun wieder am Beispiel unserer Grund- und Hauptschule "Phantasia".

  • Im Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" kann wie in der Gliederungsansicht eine Aufzählungsliste mit verschiedenen Ebenen eingeben werden. Fünf Menüpunkte sind entsprechend der fünf Rechtecke des eingefügten Organigramms schon vorhanden, der Vorgesetzte (Ebene 1), ein Assistent, drei Untergebene (Ebene 3). Der Fokus steht auf dem obersten Element, dem Vorgesetzten, in unserem Beispiel war das Rektor Maier, diesen Text fügen wir jetzt ein.
  • Mit AB gehen wir ins nächste Listenelement dem Assistenten, dies ist Frau Hauser. Sie befindet sich auf einer Zwischenebene zwischen Ebene 1 und 2. JAWS benennt sie auch mit Assistent. Hier geben wir nun den Text "Stellv. Rektorin Hauser" ein.
  • Mit AB gehen wir zum nächsten Element, dies ist ein Element der Ebene 2. Durch TAB könnten wir dieses Element in die Ebene 3 bringen und mit SHIFT+TAB in die Ebene 1. Wir wollen hier aber den Grundschulrektor Herrn Franz auf Ebene 2 eintragen "GS Rektor Franz".
  • Mit AB gehen wir zum nächsten Element, es ist wieder ein Element der Ebene 2, hier wollen wir eintragen, dass Herrn Franz 10 GS Lehrer unterstellt sind. Also klicken wir TAB, um ein Element der Ebene 3 zu erzeugen und geben "10 GS Lehrer" ein.
  • Mit AB gehen wir zum letzten Element, wieder ein Element der Ebene 2. Hier tragen wir "HS Rektorin Schmid" ein.
  • Da kein weiteres Element mehr vorgegeben ist, können wir nicht mit AB weitergehen, sondern erzeugen mit EINGABE ein neues Element in der gleichen Ebene wie das vorhergehende.
  • Das neue Element ist also auf Ebene 2, durch TAB bringen wir es auf Ebene 3 und geben "20 HS Lehrer" ein.
  • Durch 2x ESC beenden wir die Texteingabe und schließen das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein".
  • Nun speichern wir die gerade erstellte Präsentation unter "GHS_Phantasia.pptx".

Hier kann die Beispieldatei heruntergeladen werden: GHS_Phantasia.pptx

Da es für Blinde nicht immer einfach ist, festzustellen wie viele Elemente bereits vorgegeben sind, kann man auch als ersten Schritt im Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" mit STRG+A alle Objekte markieren und mit ENTF oder RÜCK-Taste alle Elemente löschen. Danach kann das Erstellen der Liste von Null anfangen.

Die Fontgröße wird während der Eingabe des Textes so angepasst, dass der Text in das Objektfeld (hier Rechteck) passt. Aber Achtung wird in ein Objektfeld zu viel Text eingegeben, wird der Text so klein, dass er für den Betrachter nicht mehr lesbar ist.
Die Fontgröße aller Objektfelder ist gleich groß, sie richtet sich nach dem breitesten Text bzw. an dem Text mit den meisten Zeilen.

Will man einen Zeilenumbruch innerhalb eines Textes erzwingen so benutzt man SHIFT+EINGABE.

Einige Layouts erlauben nur eine beschränkte Anzahl an Objektfeldern. Wird diese Anzahl überschritten, so bezeichnet JAWS diese als ausgeblendet.

Das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" wird durch zweimal Esc geschlossen.

Objektfelder einer SmartArt löschen

Ein Objektfeld kann im Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" nicht nur erzeugt, sondern auch gelöscht werden. Dazu wird erst der gesamte Text des Objektes mit mehrmals RÜCK-Taste gelöscht. Jede weitere RÜCK-Taste bringt das Objekt eine Ebene nach oben. Ist Ebene 1 erreicht, bewirkt das nächste Klicken von RÜCK-Taste, dass das Objekt gelöscht wird.

einen Assistenten erzeugen

Will man einen neuen Assistenten erzeugen (auch Untergebene könnten einen Assistenten haben), so kann man dies leider nicht über eine Tastenkombination im Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein". Trotzdem kann man es ohne das Dialogfenster zu schließen oder zu verlassen. Man wechselt mit AUF/AB zu dem Objektfeld, das einen Assistenten bekommen soll und wechselt mit ALT zu den Registern.
Im Register SMARTART-TOOLS ENTWURF Gruppe GRAFIK ERSTELLEN Menüpunkt "Form hinzufügen" (kurz: ALT+J,F,O) öffnet sich eine Ausklappliste, mit AB wählt man "Assistent hinzufügen" und fügt mit EINGABE den Assistenten unterhalb des aktuellen Objektfeldes ein. Wenn der Assistent wie beschrieben aus dem Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" aufgerufen wurde, steht der Fokus nach dem Einfügen gleich im neuen Objektfeld und kann sofort mit Text gefüllt werden. JAWS meldet, wenn das Einfügen eines Assistenten nicht zulässig ist.

Änderungen an einer SmartArt vornehmen

Will man später noch Änderungen an der SmartArt vornehmen, so kann das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" jederzeit wieder geöffnet werden und Änderungen vorgenommen werden.
Zuerst muss die entsprechende SmartArt markiert werden, danach kann das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" im Register SMARTART-TOOLS ENTWURF Gruppe GRAFIK ERSTELLEN Menüpunkt TEXTBEREICH (kurz: ALT+J,F,X) geöffnet werden oder noch kürzer über die Tastenkombination STRG+SHIFT+F2. Nun kann die Liste der Elemente beliebig verändert werden oder man nutzt das Dialogfenster um die Inhalt der Objekte auszulesen. JAWS benennt die jeweilige Ebene und liest den Inhalt vor.

SmartArt formatieren

Mit wenigen Ausnahmen sind Objektfelder einer SmartArt blau gefüllte Objekte (meist Rechtecke, manchmal Dreiecke, Sechsecke, Pfeile oder Kreise). Der Text innerhalb der Objektfelder ist weiß.

alle Objektfelder gleichzeitig formatieren

Das Aussehen aller Objektfelder gleichzeitig kann man im Register SMARTART-TOOLS ENTWURF Gruppe SMARTART-FORMATVORLAGEN Menüpunkt SCHNELLFORMATVORLAGEN (kurz: ALT+J,F,S) ändern. In einer Ausklappliste kann mit den Pfeiltasten zwischen fünf zwei dimensionalen Formen und neun 3D Vorlagen gewählt werden.

Dabei werden alle Objektfelder einschließlich der Verbindungslinien verändert!

  • Einfache Füllung (Standard)
  • weiße Kontur - die Objektfelder bekommen einen weißen Rand
  • Subtiler Effekt - die Objektfelder bekommen einen hellblauen Farbverlauf von hellblau bis fast weiß, die Schrift ist schwarz
  • Moderater Effekt - die Objektfelder bekommen einen Farbverlauf von Mittelblau bis Dunkelblau
  • Intensiver Effekt - wie Moderater Effekt nur dass die Objektfelder oben und rechts einen minimalen Rand bekommen, so dass die Rechtecke wie Schalterknöpfe erscheinen.
  • Poliert - wie Intensiver Effekt nur noch etwas verstärkt.
  • danach kommen neun 3D Effekte, deren Namen fast selbsterklärend sind.

Im Register SMARTART-TOOLS ENTWURF Gruppe SMARTART-FORMATVORLAGEN Menüpunkt FARBEN ÄNDERN (kurz: ALT+J,F,N) können die Farben aller Objektfelder in einem Schritt verändert werden. Es öffnet sich eine Ausklappliste mit verschiedenen Farbvorschlägen. Mit den Pfeiltasten kann ein Farbschema ausgewählt werden (AUF/AB Primärfarben - Farbig - Akzent 1 - Akzent 2 ..., LINKS, RECHTS die verschiedenen Abstufungen).

  • die ersten drei Farbschemata sind die Primärfarben
    • Dunkel 1 Kontur - die Objekte sind nur als schwarzer Rahmen ohne Füllung (sprich weiß) dargestellt, die Schrift ist schwarz
    • Dunkel 2 Kontur - die Objekte sind nur als dunkelblauer Rahmen ohne Füllung (sprich weiß) dargestellt, die Schrift ist dunkelblau
    • Dunkel 2 Füllung - die Objekte sind dunkelblau gefüllt mit weißer Schrift
  • fünf Farbschemata "Farbige" (die Objektebenen 1 bis 4 bekommen je eine andere Farbe, ab Ebene 4 bleibt die Farbe unverändert).
    Die Objektfelder sind gefüllt und die Schrift ist weiß.
    • blau - weinrot - olivgrün - lila
    • blau - olivgrün - lila - aquamarinblau
    • weinrot - lila - aquamarinblau - orange
    • olivgrün - aquamarinblau - orange - aquamarinblau
    • lila - orange - blau - weinrot
  • Akzentfarben 1 bis 6.
    • Jede Akzentfarbe beginnt als erstes mit dem Schemata: Rahmen in Akzentfarbe, Füllung weiß und schwarze Schrift
    • das zweite Farbschema ist Akzentfarbe als Füllfarbe des Objektes und weiße Schrift
    • es folgen drei Farbschemata mit Farbverläufen. Die oberste Objektebene ist die dunkelste und die niedrigste die hellste der gleichen Farbe. Von Farbschema zu Farbschema wird die Farbe heller.

Im Kapitel Extra - Akzentfarben sind die Akzentfarben beschrieben.

Linien zwischen den Objektfeldern formatieren

Auch die Linien zwischen den Objekten können einzeln formatiert werden. Leider ist es für Blinde nicht möglich mehrere Linien gleichzeitig zu markieren. Es ist sogar sehr umständlich auch nur eine Linie zu markieren.

Steht man mit dem Fokus im Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" so springt man mit STRG+SHIFT+F2 zum Folienfenster in die SmartArt. Der Fokus steht nun im Eingabefeld eines Objektfeldes. Mit ESC wechselt man zur Objektebene. Mit TAB kann man nun Objekt für Objekt (egal ob Linie oder Objektfeld) anwählen. Leider benennt JAWS sie alle Objektplatzhalter.

Ob es sich um eine Linie oder ein Objektfeld handelt kann man nur sehr umständlich dadurch feststellen, dass man nun im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN Menüpunkt SCHNELLFORMATVORLAGE (kurz: ALT+J,Z,S,S) die Ausklappliste öffnet. Ist eine Linie markiert, kann man einen Linientyp auswählen (z.B. subtile Linie) ist ein Objektfeld ausgewählt benennt JAWS den Typ einer Vorlage, wie unter alle Objektfelder gleichzeitig formatieren beschrieben z.B. "einfache Füllung", "weiße Kontur", .... Dieser Weg müsste dann für jedes Objekt einzeln gegangen werden.

Dies ist ein umständlicher Weg.

Deshalb sollten Blinde folgenden Weg gehen:

  • Steht man mit dem Fokus im Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" so springt man mit STRG+SHIFT+F2 zum Folienfenster in die SmartArt.
  • Der Fokus steht nun im Eingabefeld eines Objektfeldes. Mit ESC wechselt man zur Objektebene.
  • mit STRG+A werden nun alle Objekte markiert Linien und Objektfelder (nicht der Text).
  • im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN Menüpunkt "Form formatieren" (kurz: ALT+J,Z,O) wählen, es öffnet sich das Dialogfenster "Form formatieren".
  • Das Dialogfenster "Form formatieren" hat mehrere Optionsgruppen, die mit AB ausgewählt werden können und mit TAB angesprungen werden. Um die Linien zu verändern sind zwei Optionsgruppen von Bedeutung:
    • Linienfarbe
      Mit TAB zu den Optionen
      mit AB wählt man nun zwischen
      • Keine Linie
      • Einfarbige Linie
      • Graduelle Linie (Linie mit Farbverlauf)
am sinnvollsten ist "Einfarbige Linie". Mit TAB springt man zur Farbwahl und öffnet mit EINGABE das Dialogfenster Farbe Dialogfenster FARBE. Hier kann den Linien eine neue Farbe gegeben werden.
  • Linienart
    Mit TAB, zu den Optionen springen. Hier kann die Breite der Linien definiert werden. Die Linie ist nämlich meist sehr dünn. Es kann auch noch die Linienart verändert werden, dies ist aber selten sinnvoll. Eine durchgezogene Linie (Standard) ist in der Regel die sinnvollste.

Aber ACHTUNG es sind ja alle Objekte markiert, d.h. man ändert nicht nur die Verbindungslinien der SmartArt, sondern auch die Konturlinien (Umrandung) der Objektfelder. Diese kann man wie unter Objektfeld formatieren beschrieben, rückgängig machen, wobei es sicherlich sinnvoll ist, das zumindest die Linienstärke überall gleich gewählt ist.

einzelne Objektfelder/Objekttexte formatieren

Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN kann man jedes Objektfeld einzeln formatieren.

Dabei kann sowohl das Objektfeld selbst (das Rechteck) als auch der Objekttext formatiert werden.

Dazu markiert man als erstes die SmartArt, die formatiert werden soll, dann öffnet man wieder das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" im Register SMARTART-TOOLS ENTWURF Gruppe GRAFIK ERSTELLEN Menüpunkt TEXTBEREICH (kurz: ALT+J,F,X) oder STRG+SHIFT+F2.

Innerhalb dieses Dialogfensters markiert man das/die Element(e), die formatiert werden sollen. Mit den Pfeiltasten zum ersten Element gehen, das formatiert werden soll, dann mit gedrückter SHIFT-Taste mit AB zum letzten Objekt, das formatiert werden soll.

Soll nur ein Objektfeld formatiert werden, so reicht es, wenn der Cursor innerhalb des Objekttextes positioniert ist, um das Objektfeld zu verändern.

Will man Änderungen am Font vornehmen, so wirken diese nur auf die markierten Buchstaben, man muss also den gesamten Text markieren, den man formatieren möchte.

Objektfeld formatieren

Wählt man im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN Menüpunkt SCHNELLFORMATVORLAGEN (kurz: ALT,J,Z,S,S), so öffnet sich eine Ausklappliste in der man mit LINKS/RECHTS eine Farbe auswählen kann (entsprechend der eben genannten Akzentfarben), mit AUF/AB wählt man das Layout der Objekte (nur Rahmenfarbe, gefüllt, weißer Rahmen, ...). Dreidimensionale Effekte findet man hier nicht. JAWS nennt eine kurze Beschreibung, wie auch die Farbe.

Reichen diese Farben nicht aus oder will man mehr als 4 Ebenen verschiedenfarbig einfärben, so kann man im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN Menüpunkt FÜLLEFFEKT (kurz: ALT+J,Z,S,F) mehr oder andere Farben wählen.
Es öffnet sich das Dialogfenster Farben in dem man eine beliebige Farbe definieren kann, wie unter Dialogfenster FARBE beschrieben.

Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN gibt es noch die beiden Menüpunkte FORMKONTUR und FORMEFFEKTE. Im Menüpunkt FORMKONTUR kann eine Konturfarbe (Randfarbe) definiert werden und unter dem Menüpunkt FORMEFFEKTE kann ein Effekt, wie Schatten, 3D Effekt, ... des Objektes festgelegt werden.

Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMEN Menüpunkt FORM ÄNDERN (kurz: ALT+J,Z,D), kann statt der Rechtecke eine neue Form gewählt werden, z.B. Rauten, Kreise, .... Mit den Pfeiltaten kann man die Formen sortiert nach Gruppen durchgehen. JAWS benennt die Formen. Es stehen alle Formen zur Verfügung, die man auch als Form-Objekt in die Folie einfügen kann, nicht alle dieser Formen eigenen sich aber auch als Objektform in einer SmartArt.

Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMEN Menüpunkt GRÖßER bzw. KLEINER (kurz: ALT+J,Z,G bzw. N) kann die Form schrittweise vergrößert bzw. verkleinert werden.

Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe GRÖßE Menüpunkt FORMENHÖHE bzw. FORMENBREITE kann eine exakte Formengröße angegeben werden.

Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe GRÖßE Menüpunkt "Größe und Position" öffnet sich das Dialogfenster "Form formatieren" hier kann nicht nur die Größe sondern auch eine Drehung und die Position genau festgelegt werden. Es gilt das unter Größe und Position eines Objektes ändern beschriebene. Hier kann auch die Linienart und Linienfarbe des Randes verändert werden. Siehe dazu auch Linien zwischen den Objektfeldern formatieren.

Objekttext formatieren

Will man den Objekttext formatieren, so gilt jede Änderung nur für die markierten Buchstaben. Es reicht also nicht den Cursor in den Text des Objektfeldes zu stellen, sondern man muss den gesamten Text markieren.

Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe WORDART FORMATE Menüpunkt SCHNELLFORMATVORLAGE (kurz: ALT+J,Z,Q) kann die Schrift als 3D Schrift definiert und formatiert werden.

Im Menüpunkt TEXTFÜLLUNG kann eine neue Farbe definiert werden, Menüpunkt TEXTKONTUR legt die Konturfarbe fest und unter Menüpunkt TEXTEFFEKTE kann ein Texteffekt gewählt werden.

Soll nur ein andere Schriftart, eine andere Schriftfarbe oder ein anderer Schriftgrad gewählt werden, so kann man dies wie bei jedem Text im Register START. (Siehe Einfügen und Formatieren von Text). Diese Änderungen reichen in der Regel aus, um eine ansprechende SmartArt zu erstellen. Aber Achtung beim Schriftgrad: wird ein zu großer Schriftgrad gewählt, so wird der Text über das Objektfeld hinausgeschrieben. Der Schriftgradgrad sollte also nur in Ausnahmefällen verändert werden.

Reihenfolge beim Formatieren einer SmartArt

Da beim Formatieren aller Objektfelder gleichzeitig auch die Linien zwischen den Objektfeldern verändert werden, und beim Ändern der Linien auch die Umrandungen der Objektfelder, sollte folgende Reihenfolge eingehalten werden:

  1. Formatieren aller Objektfelder gleichzeitig
  2. Linien zwischen den Objektfeldern formatieren
  3. einzelne Objektfelder formatieren

Übung: SmartArt formatieren

Am Beispiel unseres Organigramms der GHS Phantasia wollen wir nun unser Organigramm noch verschönern.

  • öffnen der Datei GHS_Phantasia.pptx in PowerPoint
  • mit ALT+F10 den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" öffnen
  • mit mehrmals F6 in diesen Fensterbereich wechseln und mit TAB in die Liste der Platzhalter und Objekte
  • mit AB zum Platzhalter "Organigramm" wechseln und diesen mit EINGABE markieren.
  • Durch STRG+SHIFT+F2 öffnen wir das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" bzw. setzen den Fokus in das Dialogfenster.
  • Sagt JAWS nicht "Geben Sie hier Ihren Text ein" so muss STRG+SHIFT+F2 nochmals gedrückt werden.
  • Als erstes wollen wir die Strickstärke der Linie verändern:
    • durch STRG+SHIFT+F2 in den Folienbereich wechseln
    • STRG+A alle Objekte markieren
    • im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN Menüpunkt "Form formatieren" (kurz: ALT+J,Z,O) das Dialogfenster "Form formatieren" öffnen
    • mit AB Linienfarbe wählen
    • mit TAB zu den Optionen
    • mit AB "einfarbige Linie" wählen und mit TAB zur Option Farbe EINGABE
    • mit RECHTS wählen wir nun lila
    • EINGABE
    • mit TAB wieder zur Optionengruppe Linienfarbe und mit AB Linienart wählen.
    • mit TAB zur Option Breite. Wir vergrößern diese auf 6.
    • Das Drücken von EINGABE bewirkt nun, dass alle Änderungen übernommen werden und das Dialogfenster "Form formatiert" ist geschlossen.
  • Alle Linien sind nun dicker und lila, die Objektfelder sind nun blau mit lila Umrandung.
  • mit STRG+SHIFT+F2 wechseln wir wieder in das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein"
  • Nun wollen wir statt der Rechtecke mit den scharfen Ecken lieber Rechtecke mit abgerundeten Ecken haben. Um dies bei allen Objekten gleichzeitig zu ändern markieren wir mit STRG+A den gesamten Text, womit gleichzeitig alle Objektfelder markiert sind.
    • Danach ändern wir die Form der Objektfelder im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMEN Menüpunkt FORM ÄNDERN (kurz: ALT+J,Z,D)
    • mit RECHTS wechseln wir zu "Abgerundetes Rechteck" und bestätigen die Wahl mit EINGABE
  • Nun wollen wir für alle Rechtecke einen leichten 3-D Effekt erzeugen und gleichzeitig das Organigramm einfärben.
    Die vorgegebenen Farben bei "Farben ändern" helfen uns aber nicht viel, weil hier Ebenen weise die gleiche Farbe gewählt wird, in unserem Fall ist es sinnvoller den Bereich Grundschule anders einzufärben als den Bereich Hauptschule. Der Fokus sollte immer noch in Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" stehen. Wenn nicht mit STRG+SHIFT+F2 zu ihm wechseln.
    • Wir markieren jetzt nur Rektor Maier und stellv. Rektorin Hauser.
    • und wählen im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN Menüpunkt SCHNELLFORMATVORLAGE (kurz: ALT+J,Z,S,S) mit RECHTS die Farbe Lila und mit AB "intensiver Effekt"
    • Nun wiederholen wir diesen Schritt für GS Rektor Franz und 10 GS Lehrer nur wählen wir nicht die Farbe Lila sondern Rot.
    • HS Rektorin Schmid und 20 HS Lehrer Blau.
  • Die Rechtecke sind für unseren Text sehr knapp bemessen, wir werden als erstes alle Rechtecke auf einmal vergrößern.
    • Dazu markieren wir mit STRG+A alle Objekte im Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein"
    • Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe GRÖßE Menüpunkt FORMENBREITE (kurz: ALT+J,Z,W) erhöhen wir die Breite von 4,78cm auf 7cm.
    • Der Font wird wieder automatisch angepasst, so dass der Text mit der größten Breite wieder sehr nah an den Ränder ist.
    • Im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt SCHRIFTGRAD (kurz: ALT+R,F,S) verringern wir den Schriftgrad auf 24.

Nun haben wir ein buntes sehr schönes Organigramm erstellt, das wir unter GHS_Phantasia_formatiert speichern. GHS_Phantasia_formatiert.pptx.