Word 2010

Aus Augenbit
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Nachstehend wird Ihnen das vollständige Modul 3 zu Word 2010 angezeigt.

Inhaltsverzeichnis

Vorbemerkungen

Mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Word 2010 kann man Texte schreiben, sie anschließend gestalten und am Ende über einen Drucker zu Papier bringen. Eine Textverarbeitung ersetzt die Schreibmaschine, mit der man früher Texte geschrieben hat. Wenn man ein Textverarbeitungsprogramm gestartet hat, dann blinkt der Cursor. Der Cursor ist die Schreibmarke, an der man Buchstaben bzw. Zeichen über die Tastatur einfügen kann. Der Braillezeilennutzer erkennt die Schreibmarke an den blinkenden Punkten 7 und 8. Im Unterschied zur Schreibmaschine kann man einen vorhandenen Text sehr einfach verändern oder erweitern. Dazu muss man den Cursor nur an die zu ändernde Position im Text stellen und kann dort die Veränderungen vornehmen. Der schon vorhandene, nachfolgende Text wird automatisch nach rechts bzw. nach unten weiter geschoben.

Beim Schreiben muss man nicht auf die Breite der Seite achten, denn wenn der Cursor am Ende der Zeile angekommen ist, erfolgt ein Zeilenumbruch und der Text wird in der nächsten Zeile weiter geschrieben. Genauso funktioniert es am Ende der Seite. Wenn der Cursor am Ende der Seite angekommen ist, wird automatisch eine neue Seite eingefügt, auf der weitergeschrieben wird. Informationen zur Texteingabe in Word und wie man sich mit dem Cursor durch sein Dokument bewegt, findet man im Kapitel Word 2010 - Editierfunktionen von Word.

Nach der Eingabe des Textes, kommt der nächste Schritt in der Textverarbeitung - die Gestaltung des Textes - auch Formatierung genannt. Gestalten kann man das Aussehen der Schrift, also z.B. die Schriftgröße oder die Schriftart. Informationen zu diesem Thema findet man im Kapitel Word 2010 - Zeichenformatierung. Neben der Gestaltung der Schrift, kann man mit Hilfe der sogenannten Absatzformatierung die Raumlage des Textes gestalten, also z.B., wieviel Abstand zwischen den Textabschnitten liegt, wie breit ein Textabschnitt ist und, ob er am linken oder rechten Rand eine gerade Kante haben soll. Weiterführende Informationen dazu findet man unter Word 2010 - Absatzformatierung. Schließlich kann man das Aussehen der Seite gestalten, wie hoch und wie breit die Seite ist oder, wie breit der nicht bedruckte Rand der Seite sein soll.

Schließlich findet man in den Kapiteln Word 2010 - Ausgabevorbereitung und Word 2010 - Drucken Auskunft darüber, wie man den Text schließlich fehlerfrei auf Papier bannt.

Die Besonderheit ab Word 2007 ist, dass das Bedienungskonzept auf Menübändern basiert, die die Symbol- und Menüleisten von Word 1997-2003 ersetzt. Zwischen den einzelnen Menübänder kann mit der ALT-Taste und den Pfeiltasten RECHTS/LINKS gewechselt werden. Innerhalb der Menübänder kann man mit STRG + PFEIL RECHTS/LINKS zu den Gruppen navigieren, um daraufhin den gewünschten Menüpunkt auszuwählen. Eine weitere Möglichkeit zur Nutzung der Menübänder sind die Tastenkombinationen von Word 2010, auf die im nachstehenden ECDL-Modul 3 Bezug genommen wird. Jaws-Nutzer können zudem virtuelle Menübänder von Jaws nutzen. Allerdings können die Tastenkombinationen von Word 2010 nur verwendet werden, wenn die virtuellen Menübänder ausgeschaltet sind. Ausführliche Informationen zu den Menübändern von Word 2010 und den virtuellen Menübändern von Jaws finden Sie an dieser Stelle: Menübänder.

Nachfolgend finden Sie noch eine Übersicht über die wichtigsten Tastaturbefehle, die der Nutzer von Word 2010 kennen sollte: Tastaturbefehle Word 2010. Anmerkung: Tastenkombinationen, die mit Komma getrennt sind, werden nacheinander eingegeben. Tastenkombinationen, die mit Pluszeichen getrennt sind, werden gleichzeitig eingegeben.

Erste Schritte

In diesem Kapitel lernt man, wie man Word startet und beendet, wie man ein Dokument öffnet, neu erstellt, speichert und wieder schließt - und schließlich wird darauf eingegangen, wie man mit mehreren geöffneten Fenstern arbeitet.

Starten/Beenden

Es gibt mehrere Möglichkeiten um Word zu starten.

  • In der Regel befindet sich in STARTMENÜ/PROGRAMME eine Verknüpfung auf das Programm mit dem Namen "Microsoft Office Word 2010"
  • Wer nicht so viel im Startmenü suchen möchte, der kann auch einfach "Winword" in das Dialogfeld AUSFÜHREN eingeben und mit EINGABE bestätigen: WINDOWS-TASTE, "Winword" eintippen, EINGABE.
  • Schließlich kann man Word auch öffnen, indem man ein Worddokument im Arbeitsplatz oder im Windows-Explorer aktiviert. Ein Word-Dokument erkennt man an der Endung .doc oder .docx für Document.

Nach dem Start von Word wird ein leeres Dokument geöffnet. Hier kann man sofort loslegen und über die Tastatur Text eingeben.

Aufbau eines Word-Fensters

Das Word Anwendungsfenster enthält folgende Bedienelemente und Bereiche:

  1. Office Schaltfläche
  2. Symbolleiste für den Schnellzugriff
  3. Multifunktionsleiste
  4. Arbeitsbereich
  5. Statusleiste

Mit F6 kann ringförmig zwischen den Bereichen gewechselt werden.

Multifunktionsleiste

Fast alle Befehle und Funktionen von Word werden über die Multifunktionsleiste aufgerufen.

Die Multifunktionsleiste ist in Register und Gruppen unterteilt:

Register
mit Hilfe von ALT und anschließend Bewegen der Cursor-Tasten PFEIL RECHTS/LINKS kann man sich die Register anschauen wie DATEI, START, EINFÜGEN, SEITENLAYOUT, VERWEISE, ÜBERPRÜFEN, ANSICHT.
Hat man ein Register ausgewählt, so springt man mit TAB in dieses Register. Jedes Register kann auch über eine Tastenkombination ALT+ BUCHSTABE angesprochen werden.
Gruppen
Jedes Register ist in verschiedene Gruppen unterteilt. Nach ALT+BUCHSTABE z.B. ALT+R fürs Start-Register kann man mit Hilfe von TAB durch alle Gruppen wandern. Mit STRG+PFEIL RECHTS/LINKS wechselt man von Gruppe zu Gruppe und muss nicht jeden Menüpunkt anspringen. Eine Ausnahme gibt es, das Register DATEI besitzt nur Menüpunkte und keine Gruppen. Wird das Register DATEI ausgewählt bewegt man sich mit PFEIL AUF/AB durch die Menüpunkte.
Menüpunkte
jede Gruppe ist wiederum in Menüpunkte unterteilt. Jeden Menüpunkt kann man mit einer Tastenkombination anwählen oder man wechselt mit TAB von Menüpunkt zu Menüpunkt und wählt ihn mit EINGABE aus. Nach Auswahl eines Menüpunktes öffnet sich teilweise eine Ausklappliste, öffnet sich ein Dialogfenster oder es erfolgt sofort die gewünschte Aktion.

Mittels STRG+F1 kann man die Gruppen aus- und einblenden.

Grundsätzlich bietet es sich an, die Menübänder von Word zur Navigation in der Multifunktionsleiste zu nutzen. Man kann mit ALT in die Übersicht der Menübänder springen. Daraufhin kann man mit der Pfeiltaste oder mit dem passenden Buchstabenkürzel zu dem gewünschten Menüband navigieren. Innerhalb des Menübandes kann man mit STRG+PFEIL RECHTS/LINKS die unterschiedlichen Gruppen anspringen. Ist man in der gewünschten Gruppe angekommen, navigiert man mit TAB bis zu dem Menüpunkt und wählt diesen mit EINGABE aus (oder PFEIL ABWÄRTS bei einer Aufklappliste). Eine detailierte Beschreibung der gesamten Multifunktionsleiste mit Menübändern, Gruppen und Menüpunkten findet sich hier Word2010-Multifunktionsleiste. Nutzer des Screenreader Jaws können alternativ die virtuellen Menübänder nutzen. Informationen hierzu befinden sich hier:Virtuelle Menübänder. Eine weitere, screenreaderunabhängige Möglichkeit ist es, mit der TAB-Taste quer durch die gesamten Register zu navigieren. Dies beansprucht allerdings oft sehr viel Zeit.

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich nimmt den größten Bereich des Word-Fensters ein. Hier wird der Text eingegeben und verändert.

Datei bzw. Dokument speichern

Zum Speichern eines Dokuments öffnet man mit ALT+D das Register DATEI und wählt anschließend mit den Pfeiltasten den Menüpunkt Speichern aus. Mit der Taste EINGABE wird dieser aktiviert.

Alternativ kann man auch mit ALT+D,C oder mit STRG+S "speichern".

Wird das Dokument zum ersten Mal gespeichert, so muss man einen Dokumentnamen festlegen und den Speicherort des Dokumentes bestimmen. Hierfür öffnet sich automatisch das Dialogfeld "Speichern unter". Alternativ kann man auch mit F12 "speichern unter" aufrufen.

Dateiname

Der Cursor steht dann im kombinierten Eingabefeld "Dateiname", so dass man den Dokumentennamen dort gleich eintippen kann.

Der Dateiname müsste dann etwa so aussehen: "Übungstext". Die Dateiendung wird beim Speichern automatisch an den Dateinamen angehängt und muss hier nicht extra eingegeben werden.

Ort bzw. Pfad

Standardmäßig speichert Word seine Dokumente unter "Eigene Dateien".

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld mit (SHIFT+TAB) in die Listenansicht der Ordner und Dokumente wechseln. Mit den Pfeiltasten kann man den gewünschten Ordner wählen. Durch Betätigen der EINGABE-Taste gelangt man in den gewählten UNTERORDNER. Mit der RÜCK-TASTE kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner. Im neu gewählten Ordner gelangt man durch TAB in das kombinierte Eingabefeld "Dateiname". Dort wird der Dateiname eingetragen und anschließend mit EINGABE die Speicherung ausgelöst.

ACHTUNG: Den Dateinamen erst nach dem Auswählen des Pfades eingeben, da Word einen in der Listenansicht markierten Dateinamen automatisch übernimmt und die vorher getätigte Eingabe dadurch ersetzt. Daher ist es wichtig, erst den Speicherort auszuwählen und erst hinterher den Dateinamen einzugeben.

Alternativ kann der Ort (in der EDV-Sprache auch Pfad genannt) direkt über das Eingabefeld DATEINAME verändert werden. Dazu gibt man den Pfad wie folgt ein:

E:\Erdkunde\Buch\Übungsbuch

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads, indem schon bekannte Ordner nach Eingabe des ersten Buchstabens vorgeschlagen werden. Nach Eingabe von E:\E beispielsweise schlägt Word eine Liste der Ordner vor, die mit E beginnen. Also z.B. "Englisch" oder "Erkunde" vor. Mit PFEIL ABWÄRTS wählt man den entsprechenden Ordner aus und öffnet ihn mit EINGABE. Nun kann nach Eingabe eines weiteren Buchstabens, der nächste Unterordner geöffnet werden - z.B. durch die Eingabe von z.B. "B" schlägt Word den Unterordner "Buch" vor, der wieder mit PFEIL ABWÄRTS angewählt und mit EINGABE geöffnet werden kann. Ein abschließendes Eingeben des neuen Dateinamens, z.B. "Übungsbuch", speichert unser Dokument im Pfad "E:\Englisch\Buch\Übungsbuch" ab.

Nochmal kurz: E:\E, PFEIL AB, EINGABE, B, PFEIL AB, EINGABE, Übungstext, EINGABE

Speichern unter

Um das Dokument unter einem anderen Namen oder an einem anderen Ort abzuspeichern, wählt man im Register DATEI den Menüpunkt SPEICHERN UNTER (ALT+D,T) oder die Taste F12. Das Dialogfenster, das sich öffnet, ist dem oben beschriebenen identisch.

Mit mehrmals SHIFT+TAB kann man zum Menüpunkt ORGANISIEREN wechseln. Mit PFEIL RECHTS gelangt man zu einem zweiten Menüpunkt: NEUER ORDNER, aktiviert man diesen mit mit LEER wird ein neuer Unterordner erstellt ohne Word zu verlassen. Man kann gleich den neuen Namen eintippen und mit EINGABE bestätigen.

Will man beim Speichern nicht, dass das Dokument als docx-Datei abgespeichert wird, so kann man auch den "Dateityp" verändern. Hierfür drückt man auf dem kombinierten Eingabefeld "Dateiname" stehend einmal TAB und gelangt in die Ausklappliste "Dateityp". Standardmäßig ist hier die Dateiendung eingestellt, die das Programm üblicherweise verwendet. Also ".docx" bei Word 2010 oder ".rtf" bei Wordpad oder ".txt" beim Editor Notepad.

Häufig bieten Programme unterschiedliche Dateiformate zum Speichern an. So kann z.B. Word auch Dokumente als RTF abspeichern. Das ist dann sinnvoll, wenn man ein Dokument an jemanden schicken möchte, der kein Word, dafür aber Wordpad verwendet. RTF (RichTextFormat) ist ein universelles Dateiformat, welches von fast jedem Textverarbeitungsprogramm gelesen werden kann und somit zum Austausch mit anderen Benutzern, die kein Microsoft Word verwenden, geeignet ist.

Ebenso kann man auch das Dateiformat "Webseite" mit der Endung .htm bzw. .html auswählen. HTML steht für Hypertext Markup Language und ist das Dateiformat, welches Internetseiten üblicherweise aufzeigen. Ein solches Dokument kann von jedem beliebigen Webbrowser angezeigt werden.

Ebenfalls oft verwendet wird das Dateiformat PDF. Dieses Format sollte man immer verwenden, wenn man jemandem eine Version seines fertigen Dokumentes senden will, der es nicht mehr verändern darf/ soll, sondern es nur lesen soll. Es gibt eine Reihe von PDF-Readern für die unterschiedlichsten Betriebssysteme. Das PDF-Format ist so unabhängig vom Rechner, den installierten Fonts und braucht auch kein Microsoft Office auf seinem Rechner installiert zu haben, um das Dokument lesen zu können. Jeder kann das erstellte Worddokument so auf seinem Rechner lesen, wie es erstellt wurde. PDF sollte immer die Version sein, die am Ende verbreitet wird.

Neues Dokument

Mit der Tastenkombination STRG+N erstellt man in Word ein neues Dokument. Das neue Dokument basiert auf der Dokumentvorlage Normal.dotm.

Um ein neues Dokument zu erstellen, das auf einer anderen Dokumentvorlage basiert, öffnet man im Register DATEI den Menüpunkt NEU (ALT+D,N). Anschließend wechselt man mit TAB zu den verschiedenen verfügbaren Vorlagen Gruppen. Innerhalb einer Gruppe wechselt man mit den PFEILTASTEN zu Untergruppen oder den Vorlagen.

In der ersten Gruppe gibt es Vorlagen(-gruppen) wie:

  • Leeres Dokument
  • Blogbeitrag
  • Zuletzt verwendete Vorlagen
  • Beispielvorlagen
  • Meine Vorlagen
  • Neu aus Vorhandenem


EINGABE wechselt in diese Gruppe. Hier kann man wieder mit den Cursortasten eine, der von Microsoft vorgeschlagenen Vorlagen, auswählen wie Lebenslauf, FAX, Bericht, ... und viele mehr. EINGABE öffnet ein neues Dokument auf Basis dieser Vorlage.

  • Meine Vorlagen
    EINGABE öffnet ein Fenster, indem alle Vorlagen angezeigt werden, die in dem Ordner
    "Benutzer"\AppData\Roaming\Microsoft\Templates abgelegt wurden. Dies ist der Standard-Ordner in dem Microsoft die persönlichen Vorlagen eines Benutzers ablegt. Man kann sich hier selbst eine Sammlung von Vorlagen erstellen. Mit den Cursor-Tasten kann man eine Vorlage auswählen und mit EINGABE ein Dokument öffnen.
  • Neu aus vorhandenem
    Es öffnet sich das Dialogfenster NEU AUS VORHANDENEM. Es handelt sich um ein Windows-Datei-Dialogfenster, mit dem man durch die Ordner des Rechners navigieren kann. Es ist aufgebaut, wie das Dialogfenster ÖFFNEN (siehe Kapitel Öffnen Dialogfenster). Es werden alle Ordner angezeigt, aber nicht alle Dateien, sondern nur Word-Dateien und Word-Vorlagen. Im Eingabefeld DATEINAME kann man gleich einen Dateinamen eintippen oder in der Listenansicht eine Datei auswählen. Hat man eine Vorlage ausgewählt, öffnet man mit EINGABE diese Datei als Kopie und kann sie unter einem neuen Namen abspeichern. Die alte Datei wird nicht verändert.

Die Vorlagen der ersten Gruppe liegen auf dem eigenen Rechner und können auch ohne Internet Verbindung geladen werden.

In der Gruppe Office.com findet man viele weitere für die verschiedensten Gelegenheiten sinnvolle Vorlagen:

  • Abrechnungen
  • Agenda
  • Arbeitsreitnachweise
  • Berichte
  • Listen
  • Umschläge
  • Pläne
  • und viele mehr

um aber ein Word Dokument mit diesen Vorlagen starten zu können, muss man über einen Internetanschluß verfügen, da die Vorlagen bei Microsoft abgelegt sind.

Dokument öffnen

Um ein Dokument zu öffnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Man öffnet das Dokument vom Arbeitsplatz aus.
  • Man öffnet das Dokument von Word aus über das Öffnen-Dialogfenster - Menü Datei/Menüpunkt Öffnen (ALT+D,H bzw. STRG+O).

Das Dialogfenster ÖFFNEN

Standardmäßig sucht Word seine Dokumente im Ordner "Eigene Dateien".

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld mit SHIFT+TAB in die Listenansicht der Ordner und Dokumente wechseln. Mit den PFEILTASTEN kann man den gewünschten Ordner wählen. Durch Betätigen der Taste EINGABE gelangt man in den gewählten UNTERORDNER. Mit der RÜCKTASTE kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner. Im neu gewählten Ordner kann man die gesuchte Datei mit den PFEILTASTEN auswählen und mit EINGABE öffnen.

Alternativ kann der Ort und Name der Datei, in der EDV-Sprache auch Pfad genannt, direkt über das Eingabefeld DATEINAME eingegeben werden. Dazu gibt man den Pfad wie folgt ein:

E:\Eigene Dateien\Deutsch\Übungstext

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads, indem schon bekannte Ordner nach Eingabe des ersten Buchstabens vorgeschlagen werden. Nach Eingabe von "E:\E" beispielsweise schlägt Windows "E:\Eigene Dateien" vor. Mit PFEIL RECHTS bestätigt man das ganze und kann nach Eingabe von "D" wiederum das vorgeschlagene "Deutsch" in unserem Beispiel bestätigen. Ein abschließendes Eingeben des Dateinamens, z.B. "Übungstext", öffnet unser Dokument.

Nochmal kurz: E:\E, PFEIL RECHTS, D, PFEIL RECHTS, Übungstext, EINGABE

Falls es mehrere Ordner mit dem gleichen Anfangsbuchstaben gibt, also z.B. Erdkunde und Englisch, gibt man den Pfad einfach bis zum zweiten bzw. dritten Buchstaben ein, bis der gewünschte Ordner vorgeschlagen wird.

Arbeiten mit mehreren Dokumenten

Häufig kommt es vor, dass man mehrere Dokumente geöffnet hat, z.B. eine Datei mit dem Originalbuch, das Schulheft und die Datei für Hausaufgabennotizen. Um zwischen den Dokumenten zu wechseln, gibt es mehrere Möglichkeiten. Mit ALT+TAB wechselt man zwischen den Dokumenten, wechselt damit aber auch in alle anderen geöffneten Programme. So passiert es oft, dass man dann irrtümlicherweise das Jaws-Fenster aktiviert. Um dies zu vermeiden, verwendet man besser STRG+F6. Damit wechselt man nur zwischen den geöffneten Word-Fenstern.

Alternativ dazu findet man im Register Ansicht/Gruppe Fenster/Menüpunkt Fenster wechseln (ALT+F,W) alle derzeit geöffneten Word-Dokumente und kann sie dort mit den PFEILTASTEN auswählen.

Arbeiten mit geteilten Fenstern

Manchmal möchte man auch an zwei Stellen der selben Datei arbeiten. Ein Beispiel: Man liest Fragen an der einen Stelle und möchte die Antwort an einer ganz anderen Stelle der gleichen Datei einfügen. Dies lässt sich sehr elegant mit dem Befehl Fenster teilen hierzu im Register ANSICHT Gruppe FENSTER Menüpunkt FENSTER TEILEN (ALT+F,S) bewerkstelligen. Nun wird die Datei in zwei Fenstern dargestellt. Man wechselt mit F6 zwischen den geteilten Fenstern hin und her. Sehr praktisch ist es, dass der Cursor in beiden Fenstern an der zuletzt bearbeiteten Stelle stehen bleibt. Die Teilung kann mit ALT+F,S wieder aufgehoben werden. Ein kürzerer Weg ist das Tastaturkürzel STRG+ALT+S zum Teilen und Wiederherstellen.

Dokument schließen

Manchmal möchte man ein einzelnes Dokument schließen ohne Word zu beenden: Register Datei/Menüpunkt Schließen (ALT+D,L) oder STRG+F4.

Word beenden

Zum Beenden von Word gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Register Datei/Menüpunkt Beenden (ALT+D,B)
  • ALT+F4

Übung

Öffne die Datei Erste_Schritte_1.docx und die Datei Erste_Schritte_2.docx.

Datei Erste_Schritte_1.doc: Markiere den ganzen Text dieser Datei mit STRG+A kopiere ihn in die Zwischenablage mit STRG+C , wechsle in ein neues Dokument STRG+N und füge dort den Text aus der Zwischenablage wieder ein mit STRG+V. Wechsel nun zum Dokument Erste_Schritte_2.doc.

Datei Erste_Schritte_2.docx: Markiere den ganzen Text mit STRG+A, kopiere ihn in die Zwischenablage mit STRG+C, wechsel in das Dokument, welches Du gerade erzeugt hattest (STRG+F6) und kopiere den Text aus der Zwischenablage ebenfalls in dieses Dokument (STRG+C)

Schließe nun die Dateien Erste_Schritte_1.docx und Erste_Schritte_2.docx über das Register DATEI Menüpunkt Schließen (ALT,D,L)

Nun speicherst Du die Datei unter dem Namen ErsteSchritte.docx im Ordner "Eigene Dateien" ab (F12).

Einstellungen

Einige von der Standard-Installation von Word abweichende Einstellungen sind für blinde Benutzer sinnvoll. Dies sind insbesondere alle Automatismen, die Word standardmäßig eingestellt hat.

Optionen

Autokorrekturoptionen

Automatische Veränderungen während der Eingabe bietet Word mit der Autokorrektur. Das sind zum einen automatische Änderungen des Textes - u.a. die Korrektur von einfachen Tippfehlern -, zum anderen automatische Formatierungen, wie z.B., dass Word automatisch eine e-mail-Adresse erkennt und dieser automatisch das Format eines Links hinzufügt. Im Menü DATEI unter OPTIONEN (kurz: ALT+D,O) muss man mit 2 mal TAB zu dem Menüpunkt DOKUMENTPRÜFUNG navigieren. Unter AUTOKORREKTUROPTIONEN können die Einstellungen dazu vorgenommen werden (ALT+K)

Da es an der Braillezeile schnell vorkommt, dass man die automatischen Veränderungen des Textes nicht mitbekommt, ist zu empfehlen, zunächst alle Einstellungen von Autoformat und Autokorrektur abzustellen.

Dies sind:

Registerkarte AUTOKORREKTUR

Alle Kontrollfelder aus, bis auf: - "UNBEABSICHTIGTES VERWENDEN DER FESTSTELLTASTE"

Registerkarte AUTOFORMAT WÄHREND DER EINGABE

Alle Kontrollfelder aus: besonders wichtig:AUTOMATISCHE NUMMERIERUNG und AUTOMATISCHE AUFZÄHLUNG.

Registerkarte AUTOTEXT

Alle Kontrollfelder aus

Registerkarte SMARTTAGS

Alle Kontrollfelder aus

Registerkarte AUTOFORMAT

Alle Kontrollfelder aus, bis auf :

BEIBEHALTEN FORMATVORLAGE: Wenn dieses Kontrollfeld aktiviert ist, dann werden die Eigenschaften der ursprünglichen Formatvorlage des Dokuments beibehalten. Wenn das Kontrollfeld nicht aktiviert ist, dann werden die Eigenschaften der ursprünglichen Formatvorlage durch die Eigenschaften, die in den Formatvorlagen der Dokumentvorlage Normal.dot gespeichert sind, überschrieben. Das kann zu unerwünschten Effekten führen, sodass z.B. das vom Autor ursprünglich formatierte Layout verloren geht. Umgekehrt kann es bei sehbehinderten Schülern sinnvoll sein, das Kontrollfeld zu deaktivieren, denn dann werden die persönlichen Einstellung, wie z.B. die Standard-Schriftgröße, auf das Dokument angewandt.

Falls man sicher im Umgang mit Word ist und die Optionen kennt, kann man einzelne Optionen bewusst wieder einschalten. So mag z.B. die Option UNBEABSICHTIGTES VERWENDEN DER FESTSTELLTASTE KORRIGIEREN auf der Registerkarte AUTOFORMAT durchaus Sinn machen.

Speichern

  • AUTOWIEDERHERSTELLEN INFO ERSTELLEN ALLE: 1 Minute (ALT+L): Diese Funktion bewirkt, dass jede Minute eine automatische Speicherung erfolgt, sodass z.B. nach einem Stromausfall maximal die Arbeit von 1 Minute verloren ist. Die Autowiederherstellendatei zu einer Datei wird automatisch geladen, wenn Word nach einem Absturz neu gestartet wird.
  • STANDARDSPEICHERORT (ALT+T): Hier kann u.a. der Pfad eingetragen werden, der standardmäßig bei SPEICHERN UNTER oder beim ÖFFNEN gewählt wird.

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Unter ANZEIGE (mit TAB) sollte aktiviert sein:

  • ABSATZMARKE (ALT+M) - dadurch werden die Absatzendezeichen angezeigt. Dies ist sinnvoll, um die Struktur des Textes besser erfassen zu können.

Erweitert

Unter DOKUMENTINHALT ANZEIGEN sollte nicht aktiviert sein:

  • TEXTUMBRUCH IM DOKUMENTFENSTER ANZEIGEN (ALT+U)

Unter ALLGEMEIN sollte aktiviert sein:

  • DATEIKONVERTIERUNG BEIM ÖFFNEN BESTÄTIGEN (ALT+O): Ist sinnvoll, wenn man ältere Dateiformate öffnen möchte, wie z.B. MS-Dos Text.

Unter ANZEIGEN sollte aktiviert sein:

  • DIESE ANZAHL ZULETZT VERWENDETER DOKUMENTE ANZEIGEN (ALT+U): Einstellen auf 9 - dadurch findet man im Menü DATEI die (9) zuletzt geöffneten Dokumente sehr schnell.
  • MAßE IN FOLGENDEN EINHEITEN ANZEIGEN(ALT+M) : Zentimeter: bestimmt die Maßeinheit in vielen Dialogfenstern, wie z.B. Einzug.

Unter BEARBEITUNGSOPTIONEN sollte aktiviert sein:

  • EINGABE ERSETZT AUSWAHL (ALT+T): Das bewirkt, dass ein markierter Textteil überschrieben wird, wenn man neuen Text eingibt.

Unter BEARBEITUNGSOPTIONEN sollte nicht aktiviert sein:

  • alles andere

Unter SPEICHERN sollte aktiviert sein:

  • IMMER SICHERUNGSKOPIE ERSTELLEN (ALT+P): Sorgt für besseren Schutz bei Abstürzen. Im Ordner findet sich immer parallel eine Sicherungskopie.
  • BESTÄTIGUNG VOR DEM SPEICHERN VON NORMAL.DOT : Sorgt dafür, dass man benachrichtigt wird, wenn sich an der Grundeinstellung etwas ändert.

Seitenlayout/Silbentrennung

Automatische Silbentrennung

Die automatische Silbentrennung findet man in der Registerkarte Seitenlayout/Gruppe Seiten einrichten/Menüpunkt Silbentrennung (kurz: ALT+S,U). In der Ausklappliste sollte AUTOMATISCH ausgewählt werden. Dies bewirkt, dass Wörter am Ende einer Zeile automatisch getrennt werden. Dadurch gibt es bei den Zeilenlängen keine großen Unterschiede und der Text wirkt optisch harmonischer.

Statusleiste

Auf die Statusleiste kann man mit F6 und anschließendem Drücken der KONTEXTMENÜ-Taste zugreifen. Diese sollte aktiviert sein. Die Statusleiste kann mit Jaws über JAWS+BILDAB ausgelesen werden. Hier findet man u.a. Informationen zu der Gesamtseitenzahl des aktuellen Dokuments, der Seite, auf der sich gerade der Cursor befindet, welche Sprache eingestellt ist und, in welcher Zeile und welcher Spalte man sich befindet.

Ansichten

Standardmäßig sollte hier die Ansicht WEBLAYOUT(ALT+A,W)(oder: ALt+F,L) gewählt sein. Auch für Jaws-Nutzer ist das Weblayout sinnvoll, da hier die größte Ausnutzung des Platzes auf der Braillezeile erfolgt. Hinweis für Jawsnutzer: In der Ansicht Weblayout teilt Jaws dem Nutzer nicht den Seitenwechsel mit. Allerdings orientiert sich ein blinder Nutzer normalerweise an den formatierten Überschriften usw. Wenn blinde Nutzer nichtsdestotrotz mit Seitenzahlangaben arbeiten möchten, können sie in die Ansicht SEITENLAYOUT(ALT+F,D) wechseln. Hierbei kann es jedoch recht selten vorkommen, dass ab und zu einzelne Seiten von Jaws übersprungen werden.

Die Gliederungsansicht (ALT+STRG+G) ist neben der Weblayout-Ansicht die einzige Ansicht, die für den blinden Nutzer sinnvoll sein kann. Näheres dazu siehe Kapitel Word: Editorfunktionen.

Shortcuts

  • ALT+A,W: Weblayout
  • STRG+ALT+G: Gliederungsansicht
  • ALT+A,I: Seitenlayout

Zoom

Der Zoom (ALT+A,Z) bietet die Möglichkeit, am Bildschirm das Dokument zu Vergrößern (Alternativ: Ansicht/Zoom: ALT+F,Q). Die Braillezeile kann manchmal Schwierigkeiten mit größeren Zoomeinstellungen als 100% aufzeigen. Deswegen macht es Sinn, den Zoom auf 100% einzustellen. Beim Austausch von Dokumenten wird der eingestellte Zoom mit übergeben, d.h. man sollte die Einstellung kontrollieren, falls die Braillezeile Unregelmäßigkeiten, wie z.B. verschluckte Buchstaben, aufweist.

Eigenschaften

Unter EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI-Informationen (ALT+D,I,CZ) können Einstellungen zum Namen des Autors, dem Titel des Dokuments etc... gemacht bzw. ausgelesen werden.

Editorfunktionen von Word - Mit Texten arbeiten

Als Textverarbeitungsprogramm bietet Word mächtige Editorfunktionen an. Darunter versteht man den Umgang mit dem reinen Text, also das Eingeben und Verändern von Text. Nicht dazu gehört die Gestaltung, das Aussehen des Textes (siehe dazu Formatierung).

Text lesen

Beim Lesen in einem Word-Dokument befindet man sich nach dem Öffnen am Beginn des Dokuments. Der Cursor (Schreibmarke) steht links vom ersten Buchstaben. An der Braillezeile wird dies durch das Blinken der Punkte 7,8 des ersten Zeichens angezeigt.

Lesen mit den Lesetasten

Die Braillezeile zeigt die ersten Zeichen des Dokuments an. Bei einer Braillezeile mit 40 Braillemodulen werden entsprechend die ersten 40 Zeichen des Dokuments angezeigt. Um die nächsten 40 Zeichen zu lesen, kann man in der Regel nicht einfach in die nächste Zeile wandern, da eine Bildschirmzeile meist mehr als 40 Zeichen beinhaltet. Zum Lesen an der Braillezeile verwendet man deswegen die sogenannten Lesetasten, die sich meist links bzw. rechts der 40 Brailleelemente befinden. Mit der rechten Lesetaste springt man in Leserichtung um 40 Zeichen nach rechts bzw. eine Zeile nach unten, wenn man am Ende der Zeile angekommen ist. Mit der linken Lesetaste springt man in umgekehrter Richtung wieder zurück.

Mit den Lesetasten kann man also den ganzen Text erfassen. Nun gibt es allerdings noch eine Reihe anderer Möglichkeiten, um sich im Text zu bewegen:

Navigation in Texten

Cursorbewegungen

Auf der Tastatur findet man die Pfeiltasten (LINKS, RECHTS, AUFWÄRTS, ABWÄRTS). Damit kann man den Cursor im Worddokument um jeweils ein Zeichen nach links bzw. rechts oder um jeweils eine Zeile nach oben bzw. unten bewegen. Daneben gibt es eine Reihe weiterer Tastenkombinationen, die Word zum Bewegen des Cursors zur Verfügung stellt:

Navigation Parameter Taste
Zeichen nach rechts RECHTS
Zeichen nach links LINKS
Zeile nach oben AUFWÄRTS
Zeile nach unten ABWÄRTS
Wort rechts STRG+ RECHTS
Wort links STRG+ LINKS
Beginn Zeile POS1
Ende Zeile END
Beginn Dokument STRG+ POS1
Ende Dokument STRG+ END
Absatz nach oben STRG+ AUF
Absatz nach unten STRG+ AB
Satz nach oben (links) ALT+ AUF
Satz nach unten (rechts) ALT+ AB

Anmerkung zur Tabelle: Die Parameter-Taste muss jeweils gedrückt gehalten werden, während die 2. Taste betätigt wird.

Suchen

Mit dem Word-Befehl Suchen (STRG+F) kann man ein Dokument nach einer beliebigen Zeichenkette (Wort, Zahl oder eine andere, beliebige Kombination der in Word zur Verfügung stehenden Zeichen) suchen. Zum Aufruf des Suchen-Dialogs gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • (ALT+R,FD) (Suchen)
  • (STRG+F) (Finden)
  • (STRG+H) (Suchen und Ersetzen), danach ALT+S (Auf diese Weise springt man in die entsprechende Register-Karte, die dem Suchfeld von Word2003/2007 entspricht.)

Nach der Eingabe des Suchbegriffs wird mit der EINGABE-Taste der Such-Vorgang ausgelöst. Mit ESC wird der Suchen-Dialog beendet und der im Text gefundene Suchbegriff ist markiert. Falls der Suchbegriff häufiger im Text vorkommt, können mit der Tastenkombination (STRG+BILDAB) weitere Stellen aufgefunden werden, ohne, dass der Suchen-Dialog erscheint.

Schulbücher, die für blinde Schüler als Word-Dokumente zur Verfügung stehen, sind in der Regel mit den Seitenzahlen des ursprünglichen Textes (Schulbuches) versehen. Zu Beginn jeder Seite ist diese z.B. für Seite 20 mit ((20)) gekennzeichnet. Über den Befehl Suchen (STRG+F) und der Eingabe ((20 kann man sehr schnell auf die entsprechende Seite gelangen.

Suchbegriffe gibt man am besten ohne Endungen ein, so werden zum Beispiel mit der Suche nach Menschenrecht auch die Formen Menschenrechte, Menschenrechten und Menschenrechts gefunden.

Gliederungsansicht - Überblick über ein Dokument bekommen

Mit Hilfe der Gliederungsansicht kann man sich nur die Überschriften eines Textes anzeigen lassen. Dadurch ist es auch für einen Braillezeilennutzer möglich, sich relativ rasch einen Überblick über die Inhalte eines Textes machen zu können.

Mit der Tastenkombination (ALT+STRG+G) wechselt man in die Gliederungsansicht. Die Gliederungsansicht zeigt eine Art Inhaltsverzeichnis an, wenn man sich dort mit dem Befehl (ALT+UMSCHALT+9) nur Überschriften bis zur Ebene 9 anzeigen lässt bzw. den normalen Text über diesen Befehl ausblendet.

Einschub: Das Ebenenkonzept

Der Begriff "Ebenen" meint eine Hierarchie der Überschriften. Eine Hauptüberschrift hat die Ebene 1. Die Unterüberschriften zur Hauptüberschrift haben die Ebene 2. Sind unterhalb dieser Unterüberschriften weitere Überschriften, dann sind diese in Ebene 3 gehalten. Beispiel: Nehmen wir an, wir schreiben ein Buch zu den Tieren der Welt. Dann müsste man dieses Buch systematisieren und in Kapitel einteilen. Eine sinnvolle Struktur ist die nach den Klassen. Das Inhaltsverzeichnis sähe dann auszugsweise so aus:

  • Tiere (Ebene 1)
    • Säugetiere (Ebene 2)
      • Raubtiere (Ebene 3)
        • Löwe (Ebene 4)
        • Tiger (Ebene 4)
      • Paarhufer (Ebene 3)
        • Rind (Ebene 4)
        • Hirsch (Ebene 4)
Überblick gewinnen

Mit (ALT+UMSCHALT+1) werden entsprechend nur Überschriften der Ebene 1 angezeigt, mit (ALT+UMSCHALT+2) Überschriften, die mindestens der Ebene 2 angehören usw..

Mit dem gewohnten Pfeil nach oben bzw. unten wandert man durch die Überschriften. An der richtigen Stelle angekommen schaltet man mit (ALT+A,W) wieder zurück in das Weblayout. Die Cursorposition wird auf Bildschirm und Braillezeile sichtbar. Jawsnutzer haben zusätzlich mit der mit der Schnellnavigation (Jaws+Y) die Möglichkeit durch das Drücken von dem Buchstabe "H" von Überschrift zu Überschrift zu springen.

Dies funktioniert allerdings nur, wenn im Text die Überschriften-Formatvorlage verwendet wurde - näheres siehe Formatvorlagen. Viele Schulbücher, die für blinde Schüler in Word-Dokumente übertragen wurden, sind schon mit Überschriften versehen.

Text bearbeiten - Schreiben in Word

Text eingeben

Wenn ein neues Dokument geöffnet wurde, dann kann man direkt mit der Texteingabe starten. In der Regel gibt man den Text ähnlich wie bei einer Schreibmaschine über die Tastatur ein. Die Fähigkeit, mit dem 10-Finger-System Text einzugeben, ist von großem Vorteil für die Arbeitsgeschwindigkeit. Deswegen ist es sinnvoll - sofern noch nicht geschehen - einen Schreibmaschinenkurs zu absolvieren.

Tastatur

Bei der Eingabe über die Tastatur wird der Text bis zum Rand der Bildschirmzeile geschrieben. Früher musste man an dieser Stelle bei der Eingabe über eine Schreibmaschine manuell einen Zeilenvorschub auslösen, um in eine neue Zeile wechseln zu können. Der PC nimmt uns diese Aufgabe ab. Word schreibt den Text automatisch in der nächsten Zeile weiter.

Buchstaben, Zahlen, Satzzeichen auf der Tastatur

Über die Tastatur gibt man alle Buchstaben, Zahlen und Satzzeichen ein. Diese erscheinen beim Schreiben sofort auf der Braillezeile. Wichtig ist es, die Tastatur und ihre einzelnen Tasten gut zu kennen: siehe IT: Tastatur

Sonderzeichen

Manche Zeichen existieren auf der Tastatur nicht. Diese muss man über einen Umweg - eine Tastenkombination oder über einen Menübefehl - eingeben. Wichtige Zeichen, die im Schulalltag vorkommen, die nicht auf der Tastatur zu finden sind, sind z.B. französische Sonderzeichen, wie z.B. alle Buchstaben mit Accent. Die Tastenkombinationen von internationalen Zeichen, die nicht auf der Tastatur zu finden sind, findet man auf der Seite Word: Internationale Zeichen. Hierzu nur ein kleiner Ausschnitt: Wenn man z.B. im Französischen ein é (e mit Akut) erzeugen möchte, dann gibt man diesen Buchstaben mit ´,e (Akut, e) ein.

In Computer-Braille bzw. 8-Punkt-Braille oder auch Euro-Braille genannt, sind nicht alle Zeichen, die Windows zur Verfügung stellt, definiert. Das resultiert aus der Tatsache, dass es in 8-Punkt-Braille "nur" 2^8 Möglichkeiten, also genau 256 Zeichen gibt. Die modernen Zeichencodes in Windows (Unicode) umfassen 2^16 = 65536 bzw. in der neuesten Version sogar 2^20+2^16 = 1114112 Zeichen.

Grundsätzlich gilt jedoch: Alle Zeichen, die auf der Tastatur aufgedruckt sind, sind in Eurobraille enthalten.

Zeichenkodierungen und Braille ist ein wichtiges Thema für fortgeschrittene Benutzer. Es lässt sich jedoch nicht in 2 Sätzen abhandeln. Deswegen sei an dieser Stelle auf die Seite Eurobraille verwiesen.

Alle Sonderzeichen findet man in der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe SYMBOL. Mit Der TAB-Taste bis WEITERE SYMBOLE navigieren und mit EINGABE bestätigen. Es öffnet sich ein Dialogfenster. Zunächst muss ggf. in der Ausklappliste die richtige Schriftart ausgewählt werden. Daraufhin kann mit TAB in das Suchfeld gesprungen werden. Mit der Sprachausgabe werden die Namen der Zeichen angesagt, wenn man die Tabelle mit den Pfeiltasten erkundet. Mit EINGABE kann man das Zeichen einfügen. Mit ESC schließt man das Dialogfenster wieder.

Die Sonderzeichen kann man auch über die Tastatur eingeben. Den Code für eine Eingabe über die Tastatur ermittelt man, indem man das gesuchte Zeichen mit den Pfeiltasten auswählt und mit 2mal TAB in das Eingabefeld ZEICHENCODE springt. Den dort enthaltenen dezimalen ASCII-Code gibt man bei gedrückter ALT-Taste mit vorangestellter 0 auf dem Ziffernblock (die anderen Zahlen funktionieren nicht!) ein und lässt abschließend die ALT-Taste wieder los. Beispiel: Um in einem Text ein umgedrehtes Ausrufezeichen zu erzeugen ¡ schaut man in der Tabelle nach, welchen Code (ASCII dezimal) das Zeichen hat. In unserem Fall ist das 161. Das Zeichen erzeugt man demnach mit ALT+0161.

Nichtdruckbare Zeichen

Einige Zeichen, die man in Word über die Tastatur eingibt, werden am Bildschirm bzw. auf der Braillezeile nur angezeigt, wenn man die nicht-druckbaren Zeichen einblendet (STRG+*). Es wird empfohlen, diese nichtdruckbaren Zeichen anzuzeigen, da sie eine Orientierung im Dokument geben - also z.B. an welcher Stelle ein Absatz zu Ende ist.

Welches sind diese Zeichen und welche Funktion haben sie?

Absatzende-Zeichen:

Dieses Zeichen wird durch Drücken der EINGABE-Taste erzeugt. Das Absatzende-Zeichen schließt einen Absatz ab. Ein Absatz bildet in der Textverarbeitung eine Einheit und hat für bestimmte Funktionen, auf die wir hier noch zu sprechen kommen werden, eine hohe Bedeutung. In Braille wird das Absatzende-Zeichen durch das Eurobraille-Zeichen mit den Punkten 1458 repräsentiert.

Zeilenwechsel-Zeichen

Der manuelle Zeilenwechsel wird durch UMSCHALT+EINGABE erzeugt. Ein Zeilenwechsel erzeugt eine neue Zeile. Der Absatz bleibt jedoch der gleiche. Das Zeilenwechsel-Zeichen wird zwar am Bildschirm angezeigt, der Screenreader Jaws ignoriert das Zeilenwechselzeichen aber völlig - sowohl Sprachausgabe als auch Braillezeile sagen nichts an.

Leerzeichen

Das Leerzeichen wird mit der LEER-Taste erzeugt. Es erzeugt einen Abstand zwischen Wörtern. Bei ausgeschalteten, nichtdruckbaren Zeichen zeigt die Braillezeile einfach ein leeres Element an. Bei eingeschalteten, nichtdruckbaren Zeichen wird das Eurobraille-Zeichen mit den Punkten 37 angezeigt.

geschütztes Leerzeichen

Das geschützte Leerzeichen wird verwendet, um zu verhindern, dass Worte durch das Zeilenende getrennt werden. Erzeugung: STRG+UMSCHALT+LEER

Eurobraille:

Tabulator-Zeichen

Das Tabulator-Zeichen wird mit der TAB-Taste erzeugt. Damit kann man den nachfolgenden Text an eine bestimmte Position bringen. Näheres siehe Absatzformatierung

Zusammenfassende Tabelle

Zeichen Erzeugung Braillezeichen
Absatzende EINGABE 1458
Zeilenwechsel UMSCHALT+EINGABE
Leerzeichen LEER 37
geschütztes Leerzeichen STRG+UMSCHALT+LEER
Tabulator TAB
Übung: Text eingeben

Schreibe den Text Was ist eine Textverarbeitung in ein Word-Dokument ohne Fehler ab. In der Klasse kann man auch einen Schnellschreibwettbewerb mit den Klassenkameraden durchführen. Bei Fehlern werden 10 Sekunden hinzugerechnet.

Text korrigieren

Zu Zeiten, als man noch mit der Schreibmaschine geschrieben hat, waren Änderungen in einem Dokument recht aufwändig. Kleine Änderungen konnte man noch mit Tippex vornehmen, aber an das Einfügen von ganzen Worten oder Sätzen war mit dem erneuten Schreiben einer Seite verbunden. In einem Textverarbeitungsprogramm ist das Ändern eines Textes ganz einfach.

Einfügen

Man positioniert den Cursor an der entsprechenden Stelle und gibt einfach den fehlenden Text ein. Der nachfolgende Text wird dabei nach rechts/unten weitergeschoben. Dieses Verhalten von Word besteht, wenn sich Word im Einfüge-Modus befindet (siehe nachfolgendes Kapitel Überschreiben).

Löschen

Statt Tippex bietet Word zwei Tasten an, mit denen man Text löschen kann:

  • ENTFERNEN-Taste: Damit löscht man den Buchstaben, auf dem der Cursor sich befindet.
  • RÜCK-Taste: Damit löscht man den Buchstaben links vom Cursor

Bei gedrückt gehaltener STRG-Taste kann man die beiden Tasten auch zum wortweisen Löschen verwenden.

Löschen kann man damit übrigens auch alle nichtdruckbaren Zeichen. Um beispielsweise einen Absatzwechsel wieder rückgängig zu machen, positioniert man den Cursor vor dem Absatzende-Zeichen und drückt die ENTF-Taste. Die beiden Absätze sind nun zu einem verschmolzen. Die Eigenschaften des Absatzes (siehe Absatzformatierung) werden von den Eigenschaften des ursprünglich oberen Absatzes bestimmt.

Man kann auch ganze Textteile auf einmal löschen, indem man den zu löschenden Text vorher markiert (siehe nachfolgendes Kapitel Markieren) und anschließend ENTF oder RÜCK betätigt.

Überschreiben

Einen Text kann man mit neuem Text einfach überschreiben, indem man den ursprünglichen Text vorher markiert (siehe nachfolgendes Kapitel Markieren).

Eine zweite Möglichkeit zum Überschreiben von Text besteht durch den Überschreib-Modus, den man mit der Tastenkombination ALT+STRG+I einschaltet. Dann überschreibt jedes neu geschriebene Zeichen das ursprünglich rechts stehende Zeichen. Ein erneutes Betätigen von ALT+STRG+I schaltet den Überschreib-Modus wieder aus und Word kehrt in den standardmäßig eingestellten Einfüge-Modus (jedes neu eingefügte Zeichen schiebt den dahinterstehenden Text nach rechts) zurück.

Übung Text korrigieren

Das Word-Dokument Fehlertext enthält einige Rechtschreibfehler. Korrigiere diese, sodass der Text am Ende fehlerfrei ist.

Text markieren

Markieren mit Cursorbewegungen

Um Texte bzw. Textteile zu kopieren oder zu formatieren, ist es notwendig, den betreffenden Textteil markiert zu haben. Zum Markieren gibt es verschiedene Tastenkombinationen. Die Tastenkombinationen aus dem Absatz Cursorbewegungen kann man auch zum Markieren von Text verwenden, wenn man jeweils die UMSCHALT-Taste zusätzlich gedrückt hält. Um also z.B. den Absatz ab der aktuellen Cursorposition bis zum Ende zu markieren, drückt man STRG+UMSCHALT+ABWÄRTS. Um ein Wort nach rechts zu markieren, drückt man STRG+UMSCHALT+RECHTS. Die Markierung wird wieder aufgehoben, wenn der Cursor ohne UMSCHALT bewegt wird. Will man an den Anfang der ursprünglich markierten Stelle, bewegt man den Cursor nach links, ans Ende entsprechend nach rechts.

Markieren des gesamten Textes

Mit der Tastenkombination STRG+A wird der gesamte Text markiert.

Der Markierungsmodus

Daneben gibt es den Markierungsmodus. Der Markierungsmodus wird mit einmaligem Drücken der F8-Taste an der aktuellen Cursorposition ausgelöst. Danach können alle bekannten Cursorbewegungen durchgeführt werden und der Text ist von der Auslösestelle bis zur neuen Cursorposition markiert. Mit 2 mal (ESC) schaltet man den Markierungsmodus wieder aus. Die Markierung kann nun wie gehabt durch Bewegen des Cursors aufgehoben werden.

Man kann den Markierungsmodus auch mit dem Suchbefehl kombinieren. Am Beginn der Textstelle, die markiert werden soll, mit F8 den Markierungsmodus einschalten, mit (STRG+F) nach einer beliebigen Zeichenkette im Text suchen und schon ist der Text zwischen Auslösestelle und Suchwort markiert. So kann man z. B. eine Schulbuchseite kopieren. Man setzt den Cursor an den Beginn einer Seite, schaltet mit F8 den Markierungsmodus ein, sucht nach (( , um zum Ende der Schulbuchseite zu gelangen, und kopiert den Text mit (STRG+C).

Der Markierungsmodus bietet noch mehr
  • 1 mal F8 Markierungsmodus ein
  • 2 mal F8 das aktuelle Wort ist markiert
  • 3 mal F8 der aktuelle Satz ist markiert
  • 4 mal F8 der aktuelle Absatz ist markiert
  • 5 mal F8 der gesamte Text ist markiert

Markierungen in der Gliederungsansicht

Sehr elegant kann man in der Gliederungsansicht markieren. Angenommen, man möchte gerne ein Unterkapitel bzw. eine Aufgabe auf einer Seite markieren und kopieren. In der Gliederungsansicht geht das ganz einfach. Man markiert hier einfach die entsprechende Überschrift. Dadurch ist nicht nur die Überschrift markiert, sondern auch die Überschriften und Texte aller darunterliegenden Ebenen. Mit dem Tastenkürzel (ALT+UMSCHALT+Nummer der Ebene) - also z. B. (ALT+UMSCHALT+2) für Überschriften bis zur Ebene 2 - kann man die Unterebenen ausblenden. Anschließend markiert man das gesamte Kapitel, indem man die Zeile mit der Überschrift markiert, in unserem Beispiel die Überschrift des zu markierenden Textteils. Dadurch wird der gesamte, zu jener Überschrift gehörende Text markiert. Anschließend kann man sehr einfach alle Aufgaben, die zu dieser Überschrift gehören, mit (STRG+C) kopieren.

Beispielhaftes Vorgehen:

Gehe in die Gliederungsansicht (ALT+STRG+G) und zeige alle Überschriften bis Ebene 2 an (ALT+UMSCHALT+2). Nun wähle eine Überschrift, markiere diese Zeile mit (Pos1, UMSCHALT+End) und kopiere sie in die Zwischenablage. Öffne dann ein neues Dokument und füge den Text ein. Du wirst selber sehen, was du alles kopiert hast.

Wenn du nun aber nur einen Abschnitt mit der Überschriftenebene 3 (also den aktuellen Unterabschnitt) kopieren möchtest, dann musst man wohl wie vorgehen?. Kleiner Tipp: Gliederungsansicht, Ebene 3 anzeigen, die entsprechende Überschrift suchen, markieren, kopieren und in ein neues Dokument einfügen.

Markierungen mit dem Spaltenmodus

In der Regel markiert Word den Text zeilenweise nach unten oder nach oben ab der aktuellen Cursorposition. Manchmal, z.b. in durch Tabstops tabellenartig geordneten Zeilen, möchte man eine Spalte markieren. Dies gelingt mit dem Spaltenmodus (STRG+UMSCHALT+F8). Nun kann ab der aktuellen Cursorposition mit den Pfeiltasten Spaltenweise markiert werden.

Text umbauen

Suchen/Ersetzen

Einen Begriff Suchen und Ersetzen

Immer wieder kommt es vor, dass man gerne ein Wort durch ein anderes ersetzen möchte. Das scheint nicht schwer, man löscht einfach das alte Wort aus und schreibt das neue Wort stattdessen hin. Kein Problem. Problematischer wird es allerdings, wenn man einen längeren Text hat, in dem das Wort sehr häufig vorkommt. Suchen und Ersetzen ist für solche Fälle das richtige Werkzeug.

Das Dialogfenster SUCHEN UND ERSETZEN hat neben der Registerkarte SUCHEN eine weitere Registerkarte - ERSETZEN. Mit der Tastenkombination STRG+H ruft man das Dialogfenster Suchen und Ersetzen direkt mit der Registerkarte ERSETZEN auf. Hier gibt es zwei Eingabefelder: SUCHEN NACH und ERSETZEN DURCH. Im Eingabefeld SUCHEN NACH gibt man das zu ersetzende Wort ein und entsprechend im Eingabefeld ERSETZEN DURCH das neue Wort.

Beispiel: Man hat einen Text über Günther Grass geschrieben. Folglich taucht der Name Günther Grass häufig in unserem Beispieltext auf. Jetzt stellt man jedoch beim Korrekturlesen fest, dass der gute Günther gar nicht mit h geschrieben wird - der Mann heißt Günter. Also:

  1. STRG+H ruft SUCHEN UND ERSETZEN auf
  2. Ins Eingabefeld SUCHEN NACH schreibt man "Günther"
  3. im Eingabefeld ERSETZEN DURCH schreibt man "Günter"

Nun kann man entweder mit der Schaltfläche ALLE ERSETZEN (ALT+A) alle Günther durch Günter ersetzen. Wenn man allerdings Bedenken hat, dass vielleicht auch noch andere Günthers vorkommen, die nichts mit Grass zu tun haben und mit h geschrieben werden, dann sollte man jeden Günther vor dem Ersetzen kontrollieren. Dazu verwendet man die Schaltfläche Weitersuchen (ALT+W) und geht kurz mit ESC aus dem Dialogfenster in den Text. Man findet dort den gefundenen Günther markiert. Man kehrt nach der Kontrolle mit STRG+H zurück in das Dialogfenster und kann nun entweder mit STRG+E den Günther ersetzen oder mit STRG+W den nächsten Günther aufsuchen, wo das Spiel erneut beginnt.

Alternative: Da das Dialogfenster den "Blick" auf die Braillezeile immer wieder verstellt, bietet sich auch die Möglichkeit an, das neue Wort in die Zwischenablage zu legen, das zu ersetzende Wort in das SUCHEN-Dialogfenster einzutragen, zu suchen, das gefundene, markierte Wort mit dem Inhalt der Zwischenablage zu überschreiben (STRG+V) und mit STRG+BILDAB gleich zur nächsten Fundstelle zu springen, um es wieder mit STRG+V zu überschreiben.

Exkurs Suchen und Ersetzen für Fortgeschrittene

Tipps und Tricks: Über den Schalter ERWEITERN (ALT+E) bekommt man im Dialogfenster SUCHEN UND ERSETZEN einige weitere Möglichkeiten zur Verfügung gestellt.

  • Die Suche berücksichtigt in der Standardeinstellung die Groß-/Kleinschreibung nicht. Wer dies möchte, aktiviert das Kontrollfeld GROß-/KLEINSCHREIBUNG (ALT+K).
  • Die Suche unterscheidet nicht zwischen ganzen Worten und nur Wortteilen. Wer also z.B. die Heide sucht, aber nicht Heidelberg, der muss das Kontrollfeld NUR GANZES WORT SUCHEN (ALT+N) suchen.
  • Über den Schalter SONSTIGES kommt man in eine Auswahlliste, in der man z.B. nach Absatzmarken oder Leerzeichen suchen kann. Diese besonderen Zeichen werden im Eingabefeld SUCHEN NACH durch bestimmte Zeichen repräsentiert, die mit ^ beginnen. Also z.B. das Absatzzeichen ist ^P, das Leerzeichen ^W.

Bei Texten mit nummerierten Zeilen, die in der Regel mit Zeilennummer und anschließendem Tabulator formatiert sind, kann man mit Zahl^t innerhalb der Suche die nummerierten Zeilen finden. Beispiel: Der Schüler soll in Zeile 5 ein Synonym für ein Wort finden. Dazu geht er mit STRG+F in die Suche, gibt hier 5^t ein und findet die Zahl 5 im Text. Die Eingabe von ^t im Anschluss verhindert, dass eine beliebige Zahl 5 in einem anderen Kontext gefunden wird. Mit der Suche nach ^#^t kann man auch alle weiteren nummerierten Zeilen nach und nach (STRG+BILDAB) anspringen. Interessant werden diese Möglichkeiten erst, wenn man mehrere Zeichen kombiniert. So kann man z.B. mit "^PGünther" nur den Günther suchen, der am Beginn eines Absatzes steht.

  • Über den Schalter FORMAT (ALT+F) kann man noch die Suche weiter verfeinern. Hier kann man zusätzlich die Formatierung des Wortes einstellen. Wenn man also z.B. nur den Günther sucht, der in einer Überschrift Ebene 1 vorkommt, dann kann man hier als Suchkriterium Formatvorlage Überschrift1 einstellen.
  • Im Eingabefeld ERSETZEN ist u.a. der Befehl ^& sehr hilfreich, denn er setzt den Suchbegriff in das Eingabefeld ERSETZEN wieder ein. Vor und nach dem ^& können verschiedene Ergänzungen gemacht werden.

Eine sehr ausführliche Darstellung dieser Suchen- und Ersetzen Optionen findet man in der Hilfe von Word unter:

Inhaltsverzeichnis / Arbeiten mit Text / Suchen und Ersetzen / Suchen und Ersetzen von Text oder anderen Elementen / Codes für Dokumentelemente, die gesucht und ersetzt werden können. (Muss noch überprüft werden!!)

Übung Suchen und Ersetzen

Öffne den Text Textverarbeitung.doc und ersetze "Textverarbeitung" durch "Schriftverarbeitung". Kontrolliere das Ergebnis.

Text kopieren/verschieben

Manchmal möchte man schon verfassten Text an einer anderen Stelle haben oder man möchte Teile eines älteren Dokuments in einem aktuell zu bearbeitenden Dokument erneut verwenden. Schließlich kommt es vor, dass man Inhalte aus anderen Anwendungen, z.b. aus dem Web-Browser, in sein Word-Dokument einfügen möchte. Dazu gibt es das Konzept "Kopieren / Verschieben". Zur Unterscheidung zwischen Kopieren und Verschieben sollte man sich klar machen: Beim Kopieren wird eine Kopie (Duplikat) erstellt. Das kopierte Element ist also am Ende des Vorgangs 2 mal an unterschiedlichen Orten vorhanden. Beim Verschieben wird nur der Ort des Elements geändert, es wird also von einer Stelle an eine andere verschoben.

Vorgehen

Kopieren:

  1. Zunächst muss man den Text, den man kopieren bzw. verschieben möchte, markieren.
  2. Im zweiten Schritt kopiert man den markierten Text mit STRG+C in die sogenannte Zwischenablage. Das ist ein Speicher, den der Computer verwaltet.
  3. Anschließend stellt man den Cursor an die Stelle im Dokument, an der man den zu kopierenden Text einfügen möchte.
  4. Schließlich fügt man den Text mit STRG+V ein.

Verschieben:

Beim Verschieben geht man genauso vor, wie beim Kopieren, nur mit dem Unterschied, dass man statt STRG+C (Kopieren) den Befehl STRG+X (Ausschneiden) verwendet.

Weitere Hinweise
Mehrmaliges Einfügen

Das kopierte bzw. ausgeschnittene Element kann beliebig oft eingefügt (STRG+V) werden.

Alternative Bedienung

Die Befehle zum Kopieren, Ausschneiden und Einfügen stehen alternativ zu den Shortcuts auch im Menüband START, in der Gruppe ZWISCHENABLAGE (ALT+R) und auch im KONTEXTMENÜ (APPLIKATIONS-Taste) zur Verfügung.

"Nur" Inhalte Einfügen

Manchmal möchte man beim Kopieren-Vorgang nur den Text kopieren, aber ohne das Format (das Aussehen des Textes). Das kann insbesondere beim Brailleausdruck zu unschönen Ergebnissen (z.B. eingerückte Zeilen) führen. Besonders problematisch können Teile von Internet-Seiten sein. Deswegen empfiehlt es sich in diesen Situationen, statt dem Befehl EINFÜGEN den Befehl INHALTE EINFÜGEN aus der Registerkarte START (ALT+R,V) zu verwenden. Mit TAB bis zu INHALTE EINFÜGEN (oder ALT+R,V,Ü): Im sich öffnenden Dialogfenster wählt man UNFORMATIERTEN TEXT aus und schließt mit EINGABE ab.

Zwischen mehreren Fenstern oder Anwendungen kopieren

Das Kopieren bzw. Verschieben zwischen verschiedenen Word-Dokumenten bzw. unterschiedlichen Anwendungen (vom Internet-Explorer nach Word) funktioniert identisch zum Kopieren innerhalb eines Dokuments. Man muss nur zusätzlich wissen, wie man zwischen 2 geöffneten Word-Dokumenten wechselt (STRG+F6) bzw., wie man zwischen Anwendungen wechselt (ALT+TAB)

Sammeln

Die Zwischenablage kann in Office erweitert werden. In der sogenannten Office-Zwischenablage können bis zu 24 Elemente gesammelt werden. Die Office-Zwischenablage befindet sich im sog. Aufgabenbereich. Der Aufgabenbereich wird nach 2maligem Kopieren automatisch gestartet. Dann werden bis zu 24 kopierte Elemente in der Office Zwischenablage aufgelistet. Jedes Kopieren ergänzt die Liste um einen Eintrag. Am Ende kann man dann über die Schaltfläche ALLE EINFÜGEN (ALT+R und anschließend mit TAB bis zu ZWISCHENABLAGE oder kurz: ALT+R,FO) (alle kopierten Elemente in einem Zug einfügen. Diese Technik empfiehlt sich, wenn man aus einem Text gleich mehrere Elemente gezielt kopieren möchte. Das lästige Wechseln zwischen den Fenstern reduziert sich dadurch stark. Achtung: Wenn man erneut sammeln möchte, empfiehlt es sich, über die Schaltfläche ALLE LÖSCHEN im AUFGABENBEREICH ZWISCHENABLAGE, die vorher gesammelten Elemente aus der Office-Zwischenablage zu entfernen.

Zusammenfassung

Kurz gesagt, Kopieren besteht aus den Schritten Kopieren (STRG+C) und Einfügen (STRG+V), während Verschieben sich zusammensetzt aus Ausschneiden (STRG+X) und Einfügen (STRG+V). In der englisch gefärbten Computersprache spricht man auch von copy+paste und cut+paste.

Übung Kopieren und Einfügen

Schreibe Deine Schulfächer auf. Erstelle nun mit Ausschneiden und Einfügen daraus eine alphabetische Liste. Erstelle einen Ordner mit dem Namen Übungen und speichere die Datei mit dem Namen Schulfächer dort ab.

Rückgängig machen und Wiederherstellen

Manchmal schießt man beim Bearbeiten des Word-Dokuments über sein Ziel hinaus und stellt fest, dass der letzte Befehl bzw. die letzten Befehle dem Text mehr geschadet als genutzt haben. Beispielsweise kann es passieren, dass man einen Teil des Textes unbeabsichtigt gelöscht hat! In diesem Fall kann man den letzten Befehl rückgängig machen (STRG+Z). Mehrmaliges Betätigen von STRG+Z macht die letzten Befehle rückgängig (bis zu 100 Befehle können rückgängig gemacht werden). Falls man feststellt, dass man einen oder mehrere Befehle zu viel rückgängig gemacht hat, kann man mit STRG+Y den/die rückgängig gemachten Befehle wiederherstellen. Übrigens, auch Texteingabe ist ein Befehl.

Word Formatierungsarten im Überblick

Unter Formatierung versteht man die Gestaltung des Aussehens eines Textes. Dabei unterscheidet man in Word zwischen Zeichenformatierung, Absatzformatierung und Seitenformatierung.

Die Zeichenformatierung gestaltet das Aussehen der Buchstaben bzw. Schrift, wie z.B. Schriftart, Schriftgröße oder Schriftfarbe.

Die Absatzformatierung wiederum definiert die Position der Schrift zueinander (z.B. Linksbündig, Rechtsbündig, Zeilenabstand, Einzug der ersten Zeile eines Absatzes, etc.).

Schließlich legt die Seitenformatierung die Größe einer Seite (z.B. A4 oder A5), ihre Ausrichtung (Hochformat oder Querformat) und ihre Randeinstellungen fest.

Zeichenformatierung

Zeichenformatierungen gibt es in Braille nicht. Sehende gestalten dagegen ihre Texte sehr gern mit unterschiedlichen Schriftattributen, um Textteile hervorzuheben oder auch nur zu "Verschönern". Dazu muss man Folgendes wissen: Im Gegensatz zur Brailleschrift, bei der ein bestimmter Buchstabe immer gleich aussieht, bietet die Schwarzschrift eine große Vielfalt an Erscheinungsformen an. Alle Einstellungen dazu kann man auf der Registerkarte START in der Gruppe SCHRIFTART machen. Mit ALT+R und TAB oder ALT+R und STRG+PFEILTASTE RECHTS bis zu Gruppe SCHRIFTART und danach mit TAB zum gewünschten Menüpunkt. Der kürzeste Weg ist STRG+D. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit zwei Registerkarten zwischen denen man mit STRG+TAB wechseln kann. Wichtig: Bevor eine Zeichenformatierung manuell einem Text zugewiesen werden kann, muss der Text bzw. der Textteil markiert sein.

Schriftart

Unter einer Schriftart versteht man die grafische Gestaltung eines Zeichensatzes. Das bedeutet, dass die Zeichen einer Schriftart Ähnlichkeiten aufweisen. Das können u.a. sein: Strichstärke, Laufweite (Breite der Zeichen und Abstand zwischen den Zeichen), verschnörkelte oder schnörkellose Striche, einfache Striche oder Striche mit Häkchen an den Enden ...

Bei den Schriftarten gibt es einige wichtige Familien, die man kennen sollte. Im Folgenden sind diese und einige typische Vertreter aufgelistet.

  • Serifen Schriften: Serifen sind kleine Endstriche eines Buchstabens. Sie bilden eine horizontale Linie, an der sich das Auge des Lesers orientieren kann. Daher eignen sich Serifenschriften besonders für gedruckte Bücher oder Zeitungen. Als typischer Vertreter ist hier vorallem Times New Roman zu nennen.
  • Serifenlose Schriften: Im Gegensatz zu den Schriften mit Serifen sind serifenlose Schriften ganz gerade und klar. Die serifenlose Schriften können besser entziffert werden, weswegen sie für Menschen mit einer Sehbehinderung die geeigneten Schriftarten sind. Aber auch am Bildschirm oder auf Webseiten sind serifenlose Schriftarten zu bevorzugen. Typische Vertreter: Arial, Verdana
  • proportionale Schriftarten: Einzelne Zeichen einer Schriftart sind unterschiedlich breit, ein w ist breiter als ein i. Typische Vertreter sind hier Arial und Times New Roman.
  • nichtproportionale Schriftarten: Einzelne Zeichen einer Schriftart sind immer gleich breit. Um beim Bespiel w und i zu bleiben: Hier hat das i einen kleinen "Fuß", der genauso breit wie das w ist. Diese Schriftfamilie ähnelt noch am meisten der Brailleschrift, denn auch hier hat jedes Zeichen gleich viel Platz zur Verfügung. Diese Eigenschaft macht man sich zu nutze, wenn man an der Braillezeile in Word z.B. schriftlich (untereinander) rechnen möchte oder, wenn man aus Word heraus direkt auf einen Brailledrucker drucken möchte. Typischer Vertreter: Courier, Courier New.

Schriftschnitt

Der Schriftschnitt verändert das Aussehen einer Schriftart. Ein veränderter Schriftschnitt hebt ein Wort im Vergleich zum Rest des Textes hervor und ist für das Auge schnell erkennbar.

  • Standard: Das normale Aussehen der Schriftart.
  • fett: Die Schriftart wird mit einer dickeren Strichstärke versehen.
  • kursiv: Die Schriftart wird leicht nach rechts geneigt.
  • fett/kursiv: Eine Kombination der Eigenschaften.

Schriftgrad

Unter Schriftgrad versteht man die Größe einer Schrift. Die Maßeinheit für Schrift ist "Punkt". Dabei entspricht ein "Punkt" 0,3527 mm. Eine Schrift in 12-Punkt ist üblicherweise für einen normal sehenden Menschen gut und bequem lesbar. Wer Schrift kleiner als 10-Punkt verwendet, läuft Gefahr, dass z.B. seine Briefe nicht oder verzögert ankommen, da die Post Briefe maschinell sortiert und die Scanner mit Schriften, die kleiner als 10-Punkt sind, Schwierigkeiten haben können.

Schriftfarbe

Wie der Name schon sagt, kann man der Schrift eine bestimmte Farbe zuweisen. Standardmäßig ist die Schrift schwarz. Achtung: Wenn eine Schrift in der Textverarbeitung farblich verändert wurde, braucht es auch einen entsprechenden Farbdrucker, um die Farbe auf Papier zu bringen. Die verbreiteten, "normalen" Laserdrucker drucken nur schwarz. In diesem Fall wird der farbige Text auch in schwarz ausgegeben.

Eine kleine Geschichte am Rande: Manche Lehrer schreiben in ihre Arbeiten auch schon die Lösungen hinein und formatieren sie mit der Farbe weiß. Der Drucker gibt hier nichts aus und auch auf dem Bildschirm ist die Lösung unsichtbar. Allerdings - der Braillezeile ist die Farbe völlig egal ...

Unterstreichung

Wie der Name schon sagt, wird unter den Text ein Strich gezogen. Dadurch wird der Text optisch hervorgehoben.

Effekte

Hochgestellt/Tiefgestellt

Hiermit kann man Textteile etwas höher bzw. etwas tiefer als den restlichen Text schreiben. In naturwissenschaftlichen Texten ist dies weit verbreitet. Hochgestellt wird der Exponent (2 hoch 4), tiefgestellt wird der sogenannte Index, wie z.B. bei der chemischen Formel H2O.

Durchgestrichen

Der Text wird mit einem horizontalen Strich durchgestrichen. Das kann man z.B. dafür verwenden, um etwas Überholtes kenntlich zu machen.

Kapitälchen/Großbuchstaben

Hier werden nur große BUCHSTABEN verwendet. Die einzige Formatierung, die man auch direkt auf der Braillezeile nachvollziehen kann.

Tastaturkürzel zur schnellen Formatierung

Die Formatierung eines Textes kann über das Register START Gruppe SCHRIFTART vorgenommen werden. Hier findet man die verschiedenen Menüpunkte zur Zeichenformatierung. Einige haben sogar noch ein weiteres Tastaturkürzel:

  • fett (STRG+SHIFT+F) oder (ALT+R,1)
  • kursiv (STRG+SHIFT+K) oder (ALT+R,2)
  • unterstrichen ([STRG+SHIFT+U) für das Unterstreichen mit einer durchgezogenen Linie
    oder (ALT+R,3), hier bei öffnet sich eine Ausklappliste, in der aus verschiedenen Linien (gewellt, durchgezogen, gestrichelt, gepunktet, ...) ausgewählt werden kann.
  • GROßBUCHSTABEN (STRG+SHIFT+G) oder (ALT+R,7,G)
  • Kapitälchen (STRG+SHIFT+G)
  • hochgestellt (STRG++) oder (ALT+R,O)
  • tiefgestellt (STRG+#)oder (ALT+R,5)
  • Änderung der Schriftgröße: (ALT+R,FS) oder (STRG+8/STRG+9)
  • Änderungen der Schriftart (ALT+R,FF)

Zeichenformatierung entfernen

Will man solche von Hand formatierten Texte unter Windows auf einem Brailledrucker ausgeben, kann es zu unvorhersehbaren Fehlern kommen. Man sollte deshalb vor dem Brailledruck den gesamten Text markieren und die Schrifteigenschaften mit (STRG+LEER) oder im Register Start/Gruppe Schriftarten/Menüpunkt Formatierung löschen (kurz: ALT+R,E) zurücksetzen. Will man trotzdem die "von Hand vorgenommenen Zeichenformatierungen" in der Datei nicht verlieren, darf man diese nicht erneut abspeichern.

Will man nicht alle vorgenommenen Formatierungen entfernen, so wendet man wieder die gleiche Formatierung an, mit der man sie eingefügt hat. Bei allen Formatierungseffekten handelt es sich um Schalter, die wechselweise an- und ausgeschaltet werden. Wendet man (STRG+SHIFT+F) auf einen in fett geschriebenen Text an, so ist dieser danach wieder normal.

Zeichenformatierung übertragen

Um an mehreren Orten die gleiche manuelle Formatierung zu erzeugen, kann man die Formatierung auch kopieren und einfügen:

  1. Formatierten Text markieren
  2. STRG+SHIFT+C kopiert die Formatierung.
  3. Neu zu formatierenden Text markieren
  4. STRG+SHIFT+V fügt die Formatierung dem markierten Text zu.
  5. ... Die Formatierung kann beliebig oft eingefügt werden.

Auslesen mit Braillezeile und Sprachausgabe

Standardmäßig zeigt die Braillezeile mit JAWS nur die Formatierung Großbuchstaben bzw. Kapitälchen mit dem Punkt 7 an. Andere Formatierungen werden zunächst nicht angezeigt. Wenn man die Formatierung von einem Textteil genauer wissen möchte, dann liest die Sprachausgabe mit JAWS-Taste+F die Formatierungseigenschaften an der Cursorposition vor.

Übungen Zeichenformatierung

Übung 1

Diese Übung gibt es auch als Download

Bei Zeichenformatierungen muss man alle Zeichen, die formatiert werden sollen, markieren!

Formatiere jedes Attribut so, wie es heißt. Das Wort fett soll also auch fett gedruckt werden. Formatiere in dieser Weise die folgenden Wörter:

fett (STRG+SHIFT+F),

kursiv (STRG+SHIFT+K), unterstrichen (STRG+SHIFT+U), doppelt unterstrichen (STRG+SHIFT+D), Großbuchstaben (STRG+SHIFT+G), Kapitälchen (STGR+SHIFT+Q).

hochgestellt (STRG++)

tiefgestellt (STRG+#).

Richtig lustig wird es, wenn man die Attribute kombiniert. Versuche es einmal mit: fett, kursiv und unterstrichen.

Übrigens: Während des Schreibens kann man neue Attribute wählen, dann in dieser Formatierung tippen oder auch zusätzliche Attribute ein- und ausschalten und am Ende wieder mit (STRG+LEER) in die Normalschrift zurückkehren.

STRG+LEER benutzt man auch, um die Zeicheneigenschaften aller markierten Textteile zurückzusetzen.

Übung 2

Erstelle eine Geburtstagseinladung. Verwende dabei die verschiedenen Zeichenformatierungsarten, wie Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Schriftschnitt etc.

Absatzformatierung

Unter einem Absatz versteht man in der Textverarbeitung einen zusammenhängenden Textteil, der am Ende mit einem Absatzendezeichen EINGABE abgeschlossen wird. Die Absatzformatierung definiert die Raumlage der Absätze (z.B. Linksbündig, Rechtsbündig, Zeilenabstand, Einzug der ersten Zeile eines Absatzes, etc.). Im Unterschied zur Zeichenformatierung reicht es bei der Absatzformatierung aus, lediglich den Cursor in den zu formatierenden Absatz zu stellen, um die Absatzformatierung vorzunehmen. Alle Einstellungen zur Absatzformatierung findet man im START-Register in der Gruppe Absatz (z.B. ALT+R,I) Das Dialogfeld „Absatz“ öffnet man, indem man mit TAB bis ABSATZ navigiert. (Oder kurz: ALT+R,PB). Das Dialogfenster besteht aus zwei Registerkarten: EINZÜGE UND ABSTÄNDE und ZEILEN_UND SEITENUMBRUCH. In der Registerkarte SEITENLAYOUT befindet sich ein weiterer Zugang zu einer "Absatz"-Gruppe, in der Abstand zwischen Absätzen und die Größe des Einzugs festgelegt werden können (ALT+S und weiter mit TAB). Auch in dieser Gruppe lässt sich das Dialogfenster ABSATZ mit TAB erreichen (Kurz: ALT+S,PB).

Einzüge und Abstände

Ausrichtung

Unter der Absatzausrichtung muss man sich eine Linie denken, an der sich die Textzeilen ausrichten. Die Textzeilen stehen an dieser Linie schön übereinander ausgerichtet. Am anderen Ende der Textzeilen findet man jedoch den optisch etwas unschönen, sogenannten Flattersatz vor, da sich die Länge der Textzeilen immer etwas unterscheiden.

  • LINKS: Diese Einstellung ist standardmäßig bei Word eingestellt. Die gedachte Linie, an der sich jede Textzeile ausrichtet, befindet sich am linken Rand. Am rechten Rand findet man Flattersatz vor. Die Linie am linken Rand zu ziehen ist in der Regel sinnvoll, da das Auge beim Lesen immer am linken Rand beginnt und dort die Orientierung für die nächste Zeile braucht.(STRG+L)
  • RECHTS: Diese Einstellung ist eher selten. Die gedachte Linie befindet sich rechts und links wäre der Flattersatz. Die Ausrichtung RECHTS wird, wie gesagt, nur sehr selten bei Fließtext (längeren Texten) verwendet. Klassisch verwendet man die Absatzausrichtung RECHTS beim Datum zu Beginn eines Briefes. Hier steht nur das Datum in einer Zeile bzw. einem Absatz am rechten Rand der Seite. Außerdem findet die Absatzausrichtung RECHTS ihre Anwendung beim schriftlichen Addieren, denn hier ist ja entscheidend, dass der Einer über dem Einer steht und der Zehner über dem Zehner usw.(STRG+R)
  • ZENTRIERT: Zentriert bedeutet, dass die gedachte Linie genau in der Mitte jeder Zeile verläuft. So entsteht sowohl links als auch rechts Flattersatz. Allerdings wird ZENTRIERT ebenfalls nur in Sonderfällen eingesetzt. So werden häufig Überschriften zentriert ausgerichtet. Da Überschriften selten länger als eine Zeile sind, entsteht in diesem Fall kein Flattersatz.(STRG+E)
  • BLOCKSATZ: Schließlich gibt es die Absatzausrichtung BLOCKSATZ. Beim Blocksatz gibt es zwei gedachte Linien, nämlich sowohl links als auch rechts. Der Text bildet also sowohl links als auch rechts eine gerade Kante. Wie kann das sein, wenn doch die Zeilenlängen unterschiedlich sind? Word bedient sich hier eines kleinen Tricks. Es variiert die Abstände zwischen den Wörtern einer Zeile etwas. So kann Word die ungleichen Gesamtlängen der Zeilen ausgleichen. Das Auge stört sich beim Lesen in der Regel nicht an diesen kleinen Unterschieden im Abstand zwischen den Worten. Erst, wenn ein sehr langes Wort am Ende einer Zeile vorkommt, kann es sein, dass der Abstand zwischen den Worten sehr groß und unschön wird. In diesem Fall sollte man entweder das lange Wort trennen oder die automatische Silbentrennung einschalten. Blocksatz wird in der Regel in allen gedruckten Medien wie Büchern und Zeitungen verwendet.(STRG+B)

Einzug

Standardmäßig dehnt sich ein Absatz über die gesamte Seitenbreite aus (Abzüglich des Seitenrands). Um die Ausdehnung eines Absatzes zu verkleinern, verwendet man die Absatzformatierung EINZUG. Dabei wird die linke, bzw. rechte Begrenzung des Textes verschoben. Diese Einstellung ist in der Gruppe ABSATZ im Register SEITENLAYOUT zu finden (Oder über Dialogfenster "Absatz").

  • LINKS: Die linke Begrenzungslinie des Textes im jeweiligen Absatz wird verschoben. Die Angabe erfolgt in cm und meint den Abstand des linken Rands der Seite zur linken Begrenzungslinie des Textes.(ALT+S,IL)
  • RECHTS: Die rechte Begrenzungslinie des Textes im jeweiligen Absatz wird verschoben. Die Angabe erfolgt in cm und meint den Abstand des rechten Rands der Seite zur rechten Begrenzungslinie des Textes.ALT+S,IR)

Der Wert des linken bzw. rechten Einzugs kann auch negativ sein. In diesem Fall ragt der Text des Absatzes in den eigentlich leeren Randbereich der Seite hinein. Näheres siehe Seitenformatierung

  • SONDEREINZUG: Möchte man zusätzlich, dass sich die erste Zeile vom restlichen Absatz im Einzug unterscheidet, kann man dies im Dialogfenster "Absatz" einstellen.
    • ERSTE ZEILE: Die linke Begrenzungslinie der ersten Zeile wird nach rechts verschoben. Die Angabe erfolgt in cm und meint den Abstand des linken Rands des Absatzes zur linken Begrenzungslinie der ersten Zeile. Den Einzug der ersten Zeile um ein Zeichen verwenden häufig Bücher, um kenntlich zu machen, dass nun ein neuer Absatz beginnt.
    • HÄNGEND: Die linke Begrenzungslinie des Absatzes mit Ausnahme der ersten Zeile wird nach rechts verschoben. Die Angabe erfolgt in cm. Diese Einstellung wird häufig bei Nummerierungen verwendet. Dabei steht in der ersten Zeile zu Beginn eine Ziffer, die vor dem gesamten, restlichen Absatz steht.

Abstand

  • VOR / NACH: Unter dem Abstand VOR bzw. NACH versteht man den Abstand des Absatzes zum Text des vorhergehenden oder nachfolgenden Absatzes (ALT+S und TAB bis ABSATZABSTAND VOR bzw. NACH oder über Dialogfenster "Absatz"). Die Maßangabe erfolgt in pt und bedeutet "Punkt". Eine Schriftgröße 12 hat 12pt. Um den Abstand auf eine Zeichenhöhe zu setzen, müsste man in diesem Fall 12 pt einstellen. Standardmäßig ist unter NACH ein Abstand von 6 pt eingestellt. So ist optisch der Abstand zwischen zwei Zeilen bei einem normalen Zeilenwechsel (sei es durch den automatischen Umbruch oder durch den manuellen Zeilenwechsel UMSCHALT+EINGABE) und zwei aufeinanderfolgende Zeilen zwischen denen ein Absatzwechsel (EINGABE) liegt, durch den unterschiedlichen Abstand zu unterscheiden.
  • Zeilenabstand: Damit ist der Abstand zwischen den Zeilen innerhalb eines Absatzes gemeint (ALT+R und TAB bis ZEILEN- und ABSATZABSTAND oder über Dialogfenster "Absatz"). Üblicherweise steht der auf EINFACH. Folgende Zeilenabstände gibt es:
    • EINFACH: Jede Zeile ist so hoch, wie die eingestellte Schriftgröße benötigt
    • 1,5 ZEILEN: Jede Zeile hat die Hälfte mehr Platz, als die Schriftgröße benötigt
    • DOPPELT: Jede Zeile hat doppelt so viel Platz. In dieser Einstellung entsteht unter jeder Zeile eine optische Leerzeile. Diese Einstellung wird manchmal verwendet, um Platz für handschriftliche Korrekturen zu lassen.
    • MEHRFACH: Hier können genauere Zeilenabstände eingestellt werden. Das genaue MAß wird im Eingabefeld MAß angegeben. Die Angabe erfolgt in Zeilenhöhen. Die Zeilenhöhe wird von der eingestellten Schriftgröße bestimmt. Also 1 bedeutet einfache Zeilenhöhe, 2 bedeutet doppelte Zeilenhöhe. Achtung: Eine Angabe weniger als 1 (z.B. 0,5) ist auch möglich. Dies führt jedoch zu abgeschnittenen Buchstaben und damit zu unleserlichem Text.
    • MINDESTENS, GENAU: Ähnlich wie MEHRFACH. Die Maß-Angabe erfolgt hier jedoch in pt und ist damit unabhängig von der eingestellten Schriftgröße.

Tabulatoren

Tabulatoren, oder auch Tabstopps, sind nicht druckbare Zeichen. Ein Tabstopp wird mit der TAB-Taste erzeugt. Er dient dazu, einen Abstand innerhalb einer Zeile zu erzeugen. Die horizontale Position des Textes, der einem Tabstoppzeichen folgt, kann individuell eingestellt werden. Es ist auch möglich, mehrere Tabstopppositionen zu vergeben, d.h. der erste Tabstopp richtet sich an der ersten Tabstoppposition aus, der zweite Tabstopp an der zweiten Tabstoppposition. Die Tabstopppositionen beziehen sich immer auf eine Zeile. So kann man mit Hilfe von Tabstoppzeichen Text in mehreren Zeilen wie in einer Tabelle ausrichten. Eingestellte Tabstopppositionen vererben sich auf neu erstellte, nachfolgende Absätze. Die Einstellungen zu Tabstopppositionen erfolgen im Dialogfenster "Absatz" (Kurz: ALT+B innerhalb des Dialogfensters)

Tabstoppposition

Im Eingabefeld TABSTOPPOSITION erfolgt die Erstellung einer neuen Tabstoppposition durch die Angabe des Abstands des Tabstopps vom linken Rand in cm. Mit der Schaltfläche FESTLEGEN (ALT+E) wird der Tabstopp festgelegt und eine zweite, dritte usw. Tabstoppposition kann vergeben werden. Vom Eingabefeld aus kann man mit ABWÄRTS überprüfen, welche Tabstopppositionen schon vergeben wurden. Über die Schaltfläche LÖSCHEN (ALT+N) kann man die mit den Pfeiltasten ausgewählte Tabstoppposition löschen. Über die Schaltfläche ALLE LÖSCHEN (ALT+A) kann man alle Tabstopps entfernen.

Standardtabstopps

In Word ist eine Standardposition für Tabstopps automatisch eingestellt: STANDARDTABSTOPPS. Genauer gesagt ist es der standardmäßige Abstand zwischen den Standardtabstopps. Dieser kann hier verändert werden. Wenn hier beispielsweise 3 cm eingestellt ist, dann ist die erste Tabstoppposition einer Zeile bei 3cm, die zweite bei 6cm, die dritte bei 9 cm usw. Falls eine Tabstopposition festgelegt wurde, dann sind die nachfolgenden Tabstopppositionen durch die STANDARDTABSTOPPS festgelegt.

Ausrichtung

Unter Ausrichtung versteht man die Ausrichtung des Textes am Tabstopp. Die Ausrichtung wird durch einen Auswahlschalter festgelegt. Vorher sollte unter TABSTOPPPOSITION eine neue Position eingestellt oder eine bestehende Tabstoppposition mit den Pfeiltasten ausgewählt worden sein. Am Ende wird das Ganze mit der Schaltfläche FESTLEGEN (ALT+E) abgeschlossen.

  • LINKS: Die standardmäßige Ausrichtung am Tabstopp. Der Tabstopp steht links vom Text.
  • RECHTS: Der Tabstopp steht rechts vom Text.
  • Zentriert: Der Tabstopp steht genau in der Mitte des Textes.
  • Dezimal: Wenn der Text eine Zahl mit Komma ist, dann steht das Komma genau an der Tabstoppposition. Alles vor dem Komma steht links, alles nach dem Komma rechts von der Tabstoppposition.
  • Vertikale Linie: An der Tabstoppposition wird eine vertikale Linie gezeichnet. Der Text wird hiervon nicht beeinflusst.
Füllzeichen

Füllzeichen bietet die Möglichkeit, den leeren Bereich im Text, den der Tabulator erzeugt, zu füllen. Die Auswahlschalter bieten an:

  • 1 OHNE : ohne Füllzeichen. Dies ist voreingestellt.
  • 2 .... : eine gepunktete Linie
  • 3 ---- : eine gestrichelte Linie aus Minuszeichen
  • 4 ____ : Unterstriche

Aufzählungszeichen/Nummerierung

Word ist so voreingestellt, dass einem Absatz, der mit einer Nummerierung beginnt, nach EINGABE die Formateigenschaft eines nummerierten Absatzes hinzugefügt wird. Gleichzeitig wird der nächste Absatz ebenfalls als nummerierter Absatz erzeugt und ihm eine Nummer (die dem vorherigen Absatz nachfolgt) vorangestellt. Nachträglich eingefügte Absätze werden automatisch nummeriert und auch bereits erstellte, nachfolgende Absätze werden automatisch neu nummeriert, wenn ein Absatz und damit eine Nummer neu eingefügt wird.

Warnung:

Wie in den Einstellungen zu Word beschrieben, ist zu empfehlen, diese Automatismen abzuschalten. Man läuft sonst als Braillezeilenbenutzer Gefahr, dass man etwas unbeabsichtig verändert und es nicht mitbekommt. Man denke hier nur z.B. an eine nummerierte Klassenarbeit, in die man einen Absatz einfügt, um eine Antwort unter die erste Aufgabe zu schreiben. Automatisch würde die Antwort fortlaufend nummeriert und die anderen Aufgaben entsprechend um eine Nummer verschoben. Informationen des Lehrers, der während der Arbeit eine Information zu einer Aufgabe gibt, würden zur falschen Aufgabe verweisen. In Schulbüchern, die eigens für blinde Schüler als Word-Dokumente übertragen werden, werden diese Nummerierungen und Aufzählungszeichen nicht verwendet. Stattdessen wird das ganze über Word: Formatvorlagen gelöst, die genauso aussehen, aber auf den Automatismus verzichten. Trotz der Warnung sei hier die automatische Nummerierung und Aufszählung beschrieben.

Nummerierung

Um einen Absatz oder mehrere Absätze automatisch zu nummerieren, wählt man das Register Start/Gruppe Absatz/Menüpunkt Nummerierungzeichen (ALT+R,N). Hier öffnet sich nun eine Ausklappliste und man wählt mit den Pfeiltasten eine Nummerierung aus. Folgende Formen werden standardmäßig angeboten:

  • Ohne
  • 1. 2. 3.
  • 1) 2) 3)
  • (1) (2) (3)
  • a) b) c)
  • a. b. c.
  • i. ii. iii.

Die Absätze sind standardmäßig als hängende Absätze formatiert, sodass die Nummer immer vor dem Absatz steht, auch wenn der Absatz über mehrere Zeilen geht.

Aufzählung

Aufzählung funktioniert ähnlich wie Nummerierung. Der Menüpunkt heißt AUFZÄHLUNGSZEICHEN (ALT+R,U). Der einzige Unterschied ist, dass statt fortlaufenden Nummern Aufzählungszeichen verwendet werden. Hier wird von Word angeboten:

  • OHNE
  • gefüllte Kreise
  • hohle Kreise
  • gefüllte Quadrate
  • Office Symbol (bunte Kleckse)
  • sternförmige Aufzählungszeichen
  • Pfeilförmige Aufzählungszeichen
  • Spiegelstriche

Format der Aufzählungszeichen ändern

Über die Schaltfläche „Neue Aufzählungszeichen definieren“ (ALT+R,N mit anschlißend ALT+N) im Menüpunkt NUMMERIERUNG oder im Menüpunkt AUFZÄHLUNGSZEICHEN kann man individuelle Einstellungen zur gewählten Nummerierungs- bzw. Aufzählungsform und deren Formatierung durchführen.

Rahmen und Schattierungen

Unter einem Rahmen versteht man ein Rechteck, das den zu formatierenden Absatz einschließt. Schattierung meint das gleiche wie Rahmen, nur mit dem Unterschied, dass das Rechteck mit einer bestimmten Farbe, in der Regel grau gefüllt ist.

Rahmen

Im Register Start/ Gruppe Absatz/ Menüpunkt Rahmen und Schattierungen (ALT+R,D) findet man in dem Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG auf der ersten Registerkarte RAHMEN die Einstellungen, um einen Rahmen um einen Absatz herum zu erzeugen.


Einstellung

Unter EINSTELLUNG im Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG ist standardmäßig OHNE (ALT+H) eingestellt. Das meint, dass kein Rahmen um den Absatz erzeugt wird. Weiterhin gibt es KONTUR (ALT+K). Dies meint, dass ein Rahmen um den Absatz erzeugt wird. Schattiert (ALT+A) erzeugt ebenfalls einen Rahmen, nur dass der Rahmen einen kleinen Schatten wirft.

Linienart

Unter LINIENART (ALT+L) kann man verschiedene Arten von Linien auswählen (durchgezogene Linie, gepunktete Linie, gestrichelte Linie ...).

Farbe

In FARBE (ALT+B) kann man mit den Pfeiltasten eine Rahmenfarbe festlegen (die Sprachausgabe sollte die Farbe ansagen). Standardmäßig ist als Rahmenfarbe schwarz eingestellt.

Breite

In BREITE (ALT+I) kann die Strichstärke des Rahmens gewählt werden. Die Maßeinheit ist hier pt. Standardmäßig ist hier 1/2 pt eingestellt, was schon einen gut erkennbaren, dicken Rahmen erzeugt.

Rahmenlinien oben / unten

Einmal TAB nach der Ausklappliste zur BREITE landet man auf dem Schalter RAHMENLINIE OBEN und einen weiteren TAB entfernt findet man den Schalter RAHMENLINIE UNTEN. Mit EINGABE kann man jeweils diese Schalter aktivieren. Sie erzeugen bei EINSTELLUNG OHNE (ALT+H) eine Linie über bzw. eine Linie unter dem Absatz. Mit dieser Technik kann man z.B. schnell eine durchgängige Linie unter einem Absatz erzeugen.

Schattierung

Im Register Start/Gruppe Absatz/Menüpunkt Rahmen und Schattierung (ALT+R,D) findet man in dem Dialogfeld auf der dritten Registerkarte SCHATTIERUNG (STRG+TAB) die Einstellungen, um ein gefülltes Rechteck hinter einem Absatz zu erzeugen. Unter AUSFÜLLEN kann man die Farbe der Füllung auswählen. Wichtig ist es hier, einen entsprechenden Kontrast zur Schriftfarbe zu wählen. Schwarze Schrift wäre auf schwarzer Füllung nicht mehr zu erkennen. Aber z.B. GRAU MIT 10% erzeugt eine erkennbare Füllung, auf der schwarze Schrift noch gut gelesen werden kann.

Absatzformate zurücksetzen

Mit der Tastenkombination STRG+Q kann man alle manuellen Absatzformatierungen wieder auf die Standardeinstellungen der Formatvorlage zurücksetzen. Mit STRG+UMSCHALT+N kann man die Formatvorlage Standard auswählen - das sind die Einstellungen, die gültig sind, wenn man ein neues Word Dokument erstellt.

Absatzformatierung übertragen

Um an mehreren Orten die gleiche Absatzformatierung zu erzeugen, kann man die Formatierung auch kopieren und einfügen. Im Unterschied zum Übertragen der Zeichenformatierung muss man den Text nicht vorher markieren.

  1. Cursor in den formatierten Text stellen
  2. STRG+UMSCHALT+C kopiert die Formatierung
  3. Cursor in den neu zu formatierenden Text stellen
  4. STRG+UMSCHALT+V fügt die Formatierung dem markierten Text zu
  5. ... Die Formatierung kann beliebig oft eingefügt werden.

Tastenkombinationen zum schnellen Formatieren

Standard zurücksetzen STRG+UMSCHALT+N
Blocksatz STRG+B
Rechtsbündig STRG+R
Linksbündig STRG+L
Zentriert STRG+E
Einrückung stufenweise STRG+M
Einrückung stufenweise rückgängig machen STRG+UMSCHALT+M
Hängender Einzug stufenweise STRG+T
Hängenden Einzug stufenweise rückgängig machen STRG+UMSCHALT+T
Verschiedene Zeilenabstände im Absatz STRG+5 (1,5 zeilig); STRG+2 (doppelzeilig); STRG+1 (einzeilig)
Rücksetzen zugewiesener Absatzformate STRG+Q

Übungen Absatzformatierung

Übung 1

Diese Übung gibt es auch als Download

Verändere die folgenden Absätze durch die beschriebenen, wordeigenen Shortcuts:

Der Standardabsatz ist linksbündig (Flattersatz). Er wird automatisch gewählt, wenn man ein neues Word Dokument beginnt. Zum Zurücksetzen gibt es den Shortcut (STRG+UMSCHALT+N). Das ist hier nötig.

Will man einen veränderten Absatz nicht vollständig zum Standardabsatz machen und er soll dennoch linksbündig werden, ohne die anderen Änderungen zurückzusetzen, kann man auch (STRG+L) eingeben.

In Büchern benutzt man für die normalen Absätze meist Blocksatz. Der linke und der rechte Rand sind gerade ausgerichtet. Das wird dadurch erreicht, dass die Abstände zwischen den Wörtern unterschiedlich breit sind. (STRG+B)

Rechtsbündige Absätze machen selten Sinn. Vielleicht kann man es trotzdem manchmal brauchen (STRG+R).

In Gedichten werden Absätze oft zentriert, das heißt, sie werden so umgebrochen, dass jede Zeile mittig ausgerichtet ist. Rechts und links hat man dann Flattersatz (STRG+E).

In Büchern wird manchmal ein ganzer Absatz links eingerückt. Word rückt beim entsprechenden Shortcut stufenweise jeweils um weitere 1,25 cm ein (STRG+M).

Probiere das mit dem stufenweisen Einzug jetzt nochmals. Du kannst es nämlich auch stufenweise wieder rückgängig machen (STRG+UMSCHALT+M).

1. Hängenden Einzug braucht man oft bei nummerierten Absätzen, bei Listen aller Art oder bei Spiegelstrichen. Auch das geht stufenweise in Schritten von je 1,25 cm vorwärts und rückwärts (STRG+T) oder (STRG+UMSCHALT+T).

Wenn der Zeilenabstand innerhalb eines Absatzes 1,5zeilig sein soll, erreicht man das ganz schnell durch (STRG+5). Es gibt aber auch die Möglichkeit, den doppelten Zeilenabstand einzustellen (STRG+2). Zum Schluss machst du den Zeilenabstand wider einzeilig (STRG+1)

Achtung: Dieser Absatz enthält eine Kombination von Veränderungen. Du kannst all diese Veränderungen auf einen Schlag mit dem Shortcut: (STRG+UMSCHALT+N) in die Absatzformatierung Standard zurücksetzen.

Diesem Absatz ist eigentlich die definierte Formatvorlage Liste zugewiesen. Dann wurde er von Hand zum Blocksatz gemacht. Man kann ihm die ursprünglich zugewiesenen Absatzeigenschaften mit einem Shortcut zurückgeben (STRG+Q). Übung Absatzformatierung

Übung 2

Stelle Dein Lieblingskochrezept als Aufzählung dar.

Übung 3

Erstelle die aktuellen Tabelle der Fußball-Bundesliga als nummerierte Liste (enthalten sollte sein: Platz, Name des Vereins, Punkte, Tore).

Seitenformatierung

Die Seitenformatierung ist nach der Zeichen- und Absatzformatierung die dritte und letzte Formatierungskategorie. Seitenformatierung meint das Aussehen und die Gestaltung der (Druck-)Seite. Wie groß (A4, A5) ist meine Seite ? Wie breit ist der Rand der Seite? Welche Seitenorientierung - Hoch bzw. Querformat - hat die Seite? Wie gestaltet man Kopf- und Fußzeile? Wie schaltet man die Seitennummerierung an?

Seitenumbruch

Früher, als mancher noch mit der Schreibmaschine gearbeitet hat, musste man ein neues Blatt einlegen, wenn die alte Seite vollgeschrieben war. Word beginnt eine neue Seite automatisch. Es vollzieht vergleichbar zum Zeilenumbruch einen automatischen Seitenumbruch. Einen manuellen Seitenwechsel fügt man mit (STRG+EINGABE) ein. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn man ein neues Kapitel mit einer frischen Seite beginnen möchte. ALternativ über Registerkarte Einfügen/Gruppe Seite/Menüpunkt Seitenumbruch (ALT+I,B).

Die Länge einer Seite bzw. die Anzahl der Wörter und Buchstaben, die auf eine Seite passen, ist von mehreren Dingen abhängig:

  1. Größe der Seite bzw. des Papiers: Je größer das Papier, desto mehr Platz ist für den Text vorhanden.
  2. Randeinstellungen: Je breiter der Rand und damit ein Bereich der Seite, der nicht bedruckt werden darf, desto weniger Platz ist auf der Seite für den Text.
  3. Zeichenformatierung: Die Schriftgröße bestimmt entscheidend, wie viele Buchstaben in eine Zeile und wie viele Zeilen auf ein Blatt passen. Je größer die Schrift, desto weniger Buchstaben und Zeilen haben Platz. Neben der Schriftgröße spielt auch die Auswahl der Schriftart eine wichtige Rolle, was die räumliche Ausdehnung eines Textes angeht. Eine proportionale Schriftart braucht weniger Platz als eine nicht proportionale Schriftart. Klar, Buchstaben wie das i beispielsweise sparen bei der proportionalen Schriftart Platz ein.

Seite einrichten

Die Einstellungen zur Größe und Ausrichtung der Seite, ebenso wie die Randeinstellungen, werden in der Registerkarte Seitenlayout/Gruppe Seite einrichten (ALT+S und mit TAB weiter zu den einzelnen Menüpunkten) gemacht. Außerdem lässt sich in der Gruppe "Seite einrichten" ein Dialogfenster "Seite einrichten" mit den Registerkarten SEITENRÄNDER, PAPIER und LAYOUT öffnen.

Seitenränder

Auf der Registerkarte SEITENRÄNDER des Dialogfensters "Seite einrichten" tätigt man die Einstellungen zu SEITENRÄNDERN, AUSRICHTUNG und ANZAHL DER SEITEN pro Blatt. Alternativ hierzu kann man diese im Register Seitenlayout/Gruppe Seite einrichten/Menüpunkt vorgegebene Formatvorlagen für die Seitenränder einstellen.

Seitenränder

Seitenrand meint den nicht bedruckten Rahmen um eine Seite. Die Breite des Rahmens ist außen durch den Papierrand und innen durch die Ausdehnung des Textes (Textbegrenzung) definiert. Unter Textbegrenzung versteht man die gedachte Linie, an der sich der Text ausrichtet. Der Text beginnt an der linken bzw. oberen Textbegrenzung und endet an der rechten bzw. unteren Textbegrenzung. Die Absatzformatierung EINZUG 0 cm liegt genau auf dieser Textbegrenzungslinie. Wenn der EINZUG erhöht wird, dann wird zum Rand noch der Einzug hinzu addiert. Wenn also z.B. auf einer Seite beim linken Rand 2,5 cm eingestellt sind und der Absatz einen linken Einzug von 2 cm aufweist, dann befindet sich der erste Buchstabe in diesem Absatz und damit die linke Textbegrenzung 4,5 cm (linker Rand + linker Einzug) vom linken Papierrand entfernt.

SEITENRÄNDER im Dialogfenster SEITE EINRICHTEN hat insgesamt 5 Drehfelder und eine Ausklappliste:

  • OBEN (ALT+O): Gibt den Abstand in cm zwischen oberen Papierrand und oberem Textrand an.
  • UNTEN (ALT+U): Gibt den Abstand in cm zwischen unterem Papierrand und unterem Textrand an.
  • LINKS (ALT+L): Gibt den Abstand in cm zwischen linkem Papierrand und linkem Textrand an.
  • RECHTS (ALT+R): Gibt den Abstand in cm zwischen rechtem Papierrand und rechtem Textrand an.
  • BUNDSTEG (ALT+D): Ein zusätzlicher Rand, der je nach BUNDSTEGPOSITION noch zu einer der vier Randeinstellungen hinzugerechnet wird. Unter Bundsteg versteht man den Raum, den eine Heftung durch die Löcher oder eine Bindung durch das Zusammenkleben am Rand benötigt. Möchte man z.B. seine Seiten am linken Rand lochen, um sie abzuheften, dann stellt man unter BUNDSTEG 2 cm und als BUNDSTEGPOSITION LINKS ein.
  • BUNDSTEGPOSITION (ALT+N): Ausklappliste, die angibt, wo auf der Seite sich der Bundsteg befindet (LINKS, RECHTS, OBEN, UNTEN).

SEITENRÄNDER in der Gruppe "Seite einrichten" hat eine Ausklappliste mit 5 Formatvorlagen sowie einen Auswahlpunkt BENUTZERDEFNIERTE SEITENRÄNDER:

  • NORMAL
  • SCHMAL
  • MITTEL
  • BREIT
  • GESPIEGELT

Achtung: Eine Randeinstellung von 0 cm führt in der Regel zu einer Warnung beim Ausdrucken, denn fast jeder Drucker braucht für die Papierführung einen minimalen (0,3 - 1 cm ) Randbereich, den der Drucker nicht bedrucken kann. Falls man die Warnung ignoriert, dann wird ein Teil des Textes beim Ausdrucken abgeschnitten. Im Fall der Warnung ist es besser, den Schalter KORRIGIEREN in dem Dialogfenster der Warnung auszuwählen, denn dann werden die Randeinstellungen den minimalen Anforderungen des Druckers automatisch angepasst.

Ausrichtung

Ausrichtung ist sowohl ein Menüpunkt in der Gruppe SEITE EINRICHTEN im Register SEITENLAYOUT (Ausklappliste mit Pfeilstaste) (kurz:ALT+S,O) als auch im Dialogefeld "Seite einrichten" und bietet zwei Auswahlschalter:

  • HOCHFORMAT (ALT+H): Ist standardmäßig eingestellt. Die Seite ist höher als breit. Bei A4 z.B. ist die Seite ca. 29,7 cm hoch und 21 cm breit.
  • QUERFORMAT (ALT+Q): Die Seite ist breiter als hoch. Bei A4 z.B. ist die Seite ca. 21 cm hoch und 29,7 cm breit.

Format

Genormte Papiergrößen stellt man in der Registerkarte Seitenlayout/Gruppe Seite einrichten/Menüpunkt Papier ein (ALT+S,S1) ein. In der Regel verwendet man in Deutschland Papier der Größe A4. A4 hat eine Ausdehnung von 29,7 cm x 21 cm. In der Auskallpliste sind zahlreiche weiteree genormte Papiervorlagen zu finden. Falls man Papier mit anderen Ausdehnungen bedrucken möchte, kann man das Dialogfenster "Seite einrichten" öffnen und in der Registerkarte PAPIER in den Drehfeldern BREITE (ALT+T) und HÖHE (ALT+H) auch individuelle Papiergrößen einrichten.

Layout

Unter der Registerkarte LAYOUT im Dialogfenster "Seite einrichten" werden vor allem Einstellungen zu Kopf- und Fußzeile getätigt. Altrnativ: Register Einfügen/Gruppe Kopf- und Fußzeile/ Menüpunkte Kopfzeile bzw. Fußzeile bzw. Seitenzahl (ALT+I,P; ALT+I,U; ALT+I,NT)(je Aufklapplisten). Siehe nachfolgendes Kapitel.

Kopf- und Fußzeile

Kopf- und Fußzeile sind übergeordnete, zusätzliche Informationen, die auf den Seiten eines Dokuments oben (Kopfzeile) oder unten (Fußzeile) ausgegeben werden. Sehr häufig wird in Kopf- bzw. Fußzeilen die aktuelle Seitenzahl angegeben. In der Regel befindet sich die Kopf- bzw. Fußzeile innerhalb des Seitenrandes. Die Inhalte der Kopf- bzw. Fußzeile sind beim Lesen in der Ansicht WEBLAYOUT nicht sichtbar. Erst, wenn man in die Ansicht SEITENLAYOUT wechselt, sind Kopf- und Fußzeile visuell erkennbar. Allerdings ist der Text der Kopf- bzw. Fußzeile ausgegraut, d.h. der Cursor landet beim normalen Navigieren durch den Text niemals in der Kopf- bzw. Fußzeile. Damit ist auch in der Ansicht SEITENLAYOUT die Kopf- bzw. Fußzeile für die Braillezeile unsichtbar. Aus diesem Grund kann man in der Ansicht WEBLAYOUT bleiben. Um in Kopf- bzw. Fußzeile zu gelangen, wählt man Register Einfügen/Gruppe Kopf- und Fußzeile/Menüpunkt Fußzeile (ALT+I,U)bzw. Menüpunkt Kopfzeile (ALT+I,P). Mit ABWÄRTS gelangt man in die verschiedenen Formatvorlagen der Kopf-bzw.Fußzeile. Mit EINGABE bestätigt man eine Vorgabe (empfohlen: Menüpunkt Kopfzeile bearbeiten/Fupßzeile bearbeiten) und befindet sich anschließend mit dem Cursor in der Fußzeile/Kopfzeile.

Kopf- und Fußzeile gestalten

Man wechselt in den Menüpunkt KOPFZEILE (ALT+I,P) bzw. FUßZEILE (ALT+I,U). In der KOPFZEILE bzw. FUßZEILE schreibt man einen beliebigen Text, z.B. den Titel des aktuellen Dokuments. Mit ALT+A,W verlässt man die KOPFZEILE bzw. FUßZEILE wieder. Auf jeder Seite des Dokuments befindet sich nun der Titel des Dokuments in der Kopfzeile bzw. Fußzeile. Es ist zunächst völlig egal, auf welcher Seite man sich befindet, wenn man in die KOPF- oder FUßZEILE wechselt. Jede Änderung bezieht sich auf alle Seiten. Den Text in KOPF- und FUßZEILE kann man wie gewohnt mit Zeichen- und Absatzformatierung gestalten. Angenommen, Sie möchten nachträglich Änderungen in der Fußzeile vornehmen möchten, müssen Sie folgende Schritte tätigen:

  • Über den Menüpunkt FUßZEILE (ALT+I,U) die Ausklappliste öffnen und mit PFEIL ABWÄRTS zu FUßZEILE BEARBEITEN, mit EINGABE bestätigen.
  • Achtung! An dieser Stelle entstehen Schwierigkeiten für Jaws-Nutzer: Von Jaws werden die Inhalte der Fußzeile weder von der Sprachausgabe angesagt noch von der Braillezeile angezeigt.
  • Durch das Betätigen von FUßZEILE BEARBEITEBN öffnet sich ein Kop- und Fußzeilentool, in dem sich der Fokus befindet.
  • Sie müssen nun mit TAB bis zur Gruppe KOPF- UND FUßZEILEN navigieren, um dort erneut die Ausklappliste von dem Menüpunkt FUßZEILE in der Gruppe KOPF-UND FUßZEILE zu betätigen.
  • Nun wählen sie erneut FUßZEILE BEARBEITEN mit EINGABE aus.
  • Jetzt steht der Cursor in der Fußzeile und Jaws erkennt den Inhalt der Fußzeile. Somit können nun Änderungen vorgenommen werden.
  • Die Fußzeile schließen Sie mit ALT+A,W.
Abschnittswechsel - Verschiedene Kopf- und Fußzeilen

Die Kopf- und Fußzeile vor und nach einem Abschnittswechsel kann individuell unterschiedlich gestaltet werden. Zunächst fügt man in sein Dokument einen Abschnittswechsel ein: Man geht in die Registerkarte Seitenlayout/ Gruppe Seite einrichten und aktiviert die Aufklappliste in dem Menüpunkt Umbrüche (ALT+S,B). In dieser betätigt man den Auswahlschalter ABSCHNITTSWECHSEL NÄCHSTE SEITE mit EINGABE. Anschließend gestaltet man die Kopf- und Fußzeile im ersten Abschnitt wie gewohnt (Siehe vorherige Kapitel). Nun kann die Kopf- und Fußzeile des zweiten Abschnitts gestaltet werden, indem der Cursor auf die zweite Seite gesetzt wird und der Menüpunkt KOPF-bzw. FUßZEILE betätigt wird. Dabei ist die Registerkarte KOPF- und FUßZEILENTOOLS geöffnet. Bevor man beginnt, die Kopf- und Fußzeile des 2. Abschnitts zu verändern, muss innherhalb der Reisterkarte unter der Gruppe NAVIGATION der Menüpunkt MIT VORHERIGER VERKNÜPFEN deaktiviert werden. Auf diese Weise wird die Verknüpfung mit dem ersten Abschnitt gelöst. Dann erst kann ich die Kop- und Fußzeile des 2. Abschnitts unabhängig vom ersten Abschnitt gestalten.

Felder / automatische Inhalte

Felder sind Platzhalter für sich ändernde Daten. Ein typisches Beispiel für ein Feld ist die Seitenangabe in der Fußzeile. Je nach dem, auf welcher Seite man sich befindet, zeigt dieses Feld eine andere Zahl an. Ohne diese Möglichkeit müsste man ja auf jeder Seite die Information per Hand einfügen. Wenn man nachträglich eine neue Seite einfügen würde, dann müsste man alle Seitenangaben noch einmal überarbeiten. Diese nervige Aufgabe übernimmt Word mit einem Feld.

Einfügen eines Feldes

Das Einfügen eines Feldes wird im Folgenden an dem Beispiel "Seitenzahl" dargestellt. Über die Registerkarte Einfügen/Gruppe Kopf- und Fußzeile/Menüpunkt Seitenzahl öffnet man die Ausklappliste SEITENZAHL (ALT+I,NT). In der Ausklappliste kann man wählen, ob die Seitenzahlen am Seitenanfang oder am Seitenende stehen sollen. Hierbei öffnen sich erneut Ausklapplisten, die über verschiedene Formatvorlagen (Navigation mit Pfeiltasten), zum Beispiel ob die Seitenzahl links, rechts oder mittig stehen soll. Mit EINGABE schließen wir den Vorgang ab. An der Einfügestelle im Dokument und auf der Braillezeile steht nun eine Ziffer (je nach dem, auf welcher Seite des Dokuments man sich gerade befindet). Das Feld wird von der Sprachausgabe als "Eingabe Feld" angekündigt. Mit dem Befehl ALT+F9 kann man die sogenannte Feldfunktion des Feldes anzeigen lassen bzw. wieder ausschalten. In unserem Fall steht hier { PAGE }. Das ist der Feldfunktionsbefehl für "aktuelle Seitenzahl" der wordeigenen Programmiersprache. Wenn man das Ganze in der Fuß- bzw. Kopfzeile einfügt, dann erscheint das Feld auf jeder Seite und zeigt auf jeder Seite die jeweilige Seitennummer an.

Weitere wichtige Angaben für die Kopf- bzw. Fußzeile, die man über Felder realisieren kann, sind:

  • Seitenzahl des gesamten Dokuments: Durch die Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie Dokumentinformation auswählen. Unter Feldnamen NUMPAGES auswählen.
  • Autor: Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch die Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie Dokumentinformation auswählen. Unter Feldnamen AUTHOR auswählen.
  • Datum: Kategorie DATUM UND UHRZEIT
    • Feldnamen: SAVEDATE (fügt das Datum ein, an dem das Dokument zuletzt gespeichert wurde):Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie DATUM UND UHRZEIT auswählen und unter Feldnamen SAVEDATE auswählen.
    • Feldnamen: DATE (fügt das aktuelle Datum ein): Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie DATUM UND UHRZEIT auswählen und unter Feldnamen DATE auswählen.
    • Feldnamen: PRINTDATE (fügt das Datum ein, an dem das Dokument gedruckt wurde): Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie DATUM UND UHRZEIT auswählen und unter Feldnamen PRINTDATE auswählen.
  • Feldfunktion FILENAME (fügt Speicherort und Namen der Datei ein): Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie ALLE auswählen und unter Feldnamen FILENAME auswählen.
Abkürzungen

Um das aktuelle Datum einzufügen, gibt es im Register Einfügen/ Gruppe Text den Menüpunkt DATUM und UHRZEIT. Es öffnet sich ein UHRZEIT ein eigenes Dialogfenster DATUM UND UHRZEIT.

Formatvorlagen

Unter einer Formatvorlage versteht man eine Art Container für Zeichen- und Absatzformatierung, d.h. in einer Formatvorlage speichert man Eigenschaften zur Zeichen- und Absatzformatierung ab. Einen beliebigen Text oder Absatz kann man anschließend mit dieser Formatvorlage formatieren. Dem Text bzw. Absatz werden dabei genau diese Formatierungseigenschaften zugewiesen.

Word bringt standardmäßig schon eine Reihe von Formatvorlagen mit. Hervorzuheben sind hier die Formatvorlagen STANDARD (der normale Text) und die ÜBERSCHRIFTEN Formatvorlagen. Hier sind schon sinnvolle Formatierungseigenschaften vergeben worden.

Formatvorlagen sind eine elegante Möglichkeit, um Text sehr schnell und effizient zu formatieren. Mit nur einem Befehl (Zuweisen der Formatvorlage) wird einem Text eine Kombination von mehreren Formateigenschaften zugewiesen.

Nachträgliche Änderungen der Formatierung sind ein weiterer Vorteil von Formatvorlagen. Während man bei manuellen Formatierungen jeden einzelnen Textteil neu bearbeiten muss, um eine neue Formatierung zuzuweisen, ändert man bei der Formatierung über Formatvorlagen nur an einer Stelle, nämlich in der Formatvorlage selbst. Die Änderungen werden automatisch an allen Textstellen vollzogen, die mit dieser Formatvorlage formatiert sind.

Insbesondere für Braillezeilennutzer sind Formatvorlagen eine einfache Möglichkeit, in einem Dokument verlässliche und schnelle Formatierungen vorzunehmen. Die optische Kontrolle eines Dokuments vor der Druckausgabe durch Sehende kann mit Hilfe von Formatvorlagen reduziert werden.

Ein Dokument mithilfe von Formatvorlagen mit Gliederungsebenen zu versehen, verschafft auch blinden Nutzern einen Überblick über ein Dokument. Die Möglichkeiten, die dadurch für die Navigation über die Gliederungsansicht entstehen, findet man in gedruckten Brailletexten nicht. Insbesondere für Sachtexte ist die Navigation ein entscheidender Vorteil des digitalen Dokuments gegenüber dem gedruckten Papier.

Einem Absatz eine Formatvorlage zuweisen - am Beispiel Überschrift 1

Eine Überschrift wird in der Regel anders formatiert als der normale Text. Eine Überschrift weist meist einen größeren Schriftgrad auf und als Schriftschnitt wird fett gewählt. Häufig wird einer Überschrift zusätzlich die Absatzformatierung Ausrichtung zentriert zugewiesen. Die manuelle Formatierung von jeder Überschrift in einem längeren Text wäre sehr mühselig. Überall müssten diese verschiedenen Formate zugewiesen werden. Ein aufmerksamer Leser erinnert sich vielleicht an das Kopieren der Formatierung und könnte sagen, dass es mit dieser Technik doch nur einmal notwendig ist, die Formatierung einzustellen und dann die restlichen Formatierungen einfach zu kopieren. Das stimmt - wenn man allerdings am Ende der Arbeit erkennt, dass die Schriftgröße doch vielleicht etwas größer sein sollte, fängt man wieder von vorne an. Word hilft uns an dieser Stelle mit Formatvorlagen und im speziellen hier mit der Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1.

Vorgehen

Um einem Absatz die Formatvorlage zuzuweisen, stellt man den Cursor in den Absatz. Danach öffnet man mit STRG+UMSCHALT+S das Dialogfeld "Formatvorlagen übernehmen". Dort wählt man mit den Pfeiltasten AUFWÄRTS bzw. ABWÄRTS aus der Ausklappliste für Formatvorlagen die Formatvorlage, in unserem Fall Überschrift 1, und bestätigt mit EINGABE. Etwas schneller kommt man beim Formatieren einer Überschrift zum Ergebnis, wenn man in der Ausklappliste Formatvorlage statt die Pfeiltasten zu verwenden ein Ü eingibt. Der Cursor springt in der Ausklappliste zum ersten Eintrag mit Ü. Das Dialogfenster lässt sich allerdings über die Tastatur nicht wieder schließen und ist optisch noch auf dem Bildschirm sichtbar. JAWS-Benutzer haben allerdings beim weiteren Arbeiten im Textfeld keine Schwierigkeiten, da das Fenster JAWS nicht behindert. Alternativ kann man über die Registerkarte Start/Gruppe Formatvorlagen die gewünschte Formatvorlage auswählen (ALT+R,H). Eventuell müssen Jaws-Nutzer, bevor sie mit den Pfeiltasten die Formatvorlage auswählen können, die Ausklappliste zuerst mit ALT+PFEIL RUNTER öffnen. Schon ist der Text formatiert. Mit Jaws kann man sich mit dem Befehl JAWS-Taste+F die Formatierung ansagen lassen. Dabei sollte auch vorkommen - Vorlage: Überschrift

Abkürzungen

Etwas schneller kommt man beim Formatieren einer Überschrift zum Ergebnis, wenn man in der Ausklappliste Formatvorlage statt die Pfeiltasten zu verwenden ein Ü eingibt. Der Cursor springt in der Ausklappliste zum ersten Eintrag mit Ü.

Noch schneller kann man über die wordeigenen Shortcuts Überschrift-Formatvorlagen erzeugen. Diese sind:

  • Überschrift 1: ALT+1
  • Überschrift 2: ALT+2
  • Überschrift 3: ALT+3

Absatzteile formatieren über Formatvorlagen

In der Regel wird man Formatvorlagen in ganzen Absätzen verwenden. Es ist allerdings auch möglich, über Formatvorlagen nur Teile eines Absatzes zu formatieren. In diesem Fall markiert man den Textteil und weist die Formatvorlage zu. Da sich Eigenschaften der Absatzformatierung immer nur auf ganze Absätze beziehen, werden im Fall der Zuweisung der Formatvorlage zu einem markierten Textteil nur die Zeichenformatierungen der Formatvorlage zugewiesen.

Formatierungen und Formatvorlagen entfernen

Um einen Text neu zu formatieren und alte, ungewollte Formatierungen zu entfernen, empfiehlt es sich, alles zu markieren (STRG+A) und dem Text die Formatvorlage STANDARD zuzuweisen (STRG+UMSCHALT+N). Gegebenenfalls kann man manuelle Formatierungen über die Befehle STRG+LEER (Zeichenformatierung) und STRG+Q (Absatzformatierung) auf die Einstellungen der Formatvorlage zurücksetzen.

Eigenschaften der Formatvorlagen

Optische Eigenschaften

Formatvorlagen basieren auf den gleichen Einstellungen wie die manuelle Formatierung. Damit kann man das optische Aussehen des Textes gestalten. Um auszulesen, welche Formatierung ein Text bzw. Textteil aufweist, stellt man den Cursor in den entsprechenden Text und erkundet die Einstellungen in den beiden Menügruppen SCHRIFTART und ABSATZ in Register START (ALT,R). Alternativ lässt man sich die Einstellungen von Jaws über die Sprachausgabe ansagen: JAWS-Taste+F. Wenn man sich die Eigenschaften eines Absatzes (einer Überschrift) ansagen lässt, vernimmt man bekannte Einstellungen aus der Zeichen- und Absatzformatierung, wie z.B. Schriftart, Schriftschnitt, Schriftgröße, Ausrichtung, Einzug etc. Eine Einstellung ist jedoch für den Leser des ECDL-Wikis neu: GLIEDERUNGSEBENE.


Bedeutungstragende Eigenschaften - Gliederungsebenen

Gliederungsebene ist eine Einstellung der Absatzformatierung. Man findet das Eingabefeld dazu in der Registerkarte Ansicht/Gruppe Dokumentansicht/Gliederung (ALT+F,U).

Wenn man sich in der Gliederungsansicht befindet eröffnet sich eine neue Registerkarte (ALT+U). Die Registerkarte besteht aus den Gruppen "Gliederungstools","Zentraldokument" und "Schließen".

Die Ausklappliste GLIEDERUNGSEBENE (ALT+U,U)in der Gruppe GLIEDERUNGSTOOLS bietet die Einstellungen Textkörper, Ebene 1, Ebene 2, Ebene 3 ... bis Ebene 9 an. Man schließt die Gliederungsebene mit dem Menüpunkt GLIEDERUNGSEBENE SCHLIEßEN in der Gruppe SCHLIEßEN (ALT+U,C).

Wo wird die Gliederungsebene verwendet?

Der normale Text (Formatvorlage STANDARD) verwendet als Gliederungsebene TEXTKÖRPER. Die Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1 verwendet die Gliederungsebene EBENE 1. Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 2 verwendet die Gliederungsebene EBENE 2. ÜBERSCHRIFT 3 entsprechend EBENE 3 usw.

Was sind Gliederungsebenen?

Als wir uns mit dem Thema Navigation in Texten auseinandergesetzt hatten, kam die Ansicht GLIEDERUNGSANSICHT vor. In der GLIEDERUNGSANSICHT konnte man die unterschiedlichen Ebenen ausblenden, um sich einen Überblick über das Dokument zu verschaffen. Genau diese Funktion wird über die Gliederungsebenen realisiert. Dabei bedeutet Gliederungsebene EBENE 1: die wichtigsten Überschriften. EBENE 2 sind die Überschriften, die einer Überschrift der EBENE 1 untergeordnet sind. Entsprechend sind Überschriften der EBENE 3 einer Überschrift der EBENE 2 untergeordnet. Am besten erkennt man das an einem Beispiel.

Ein Beispiel zu Gliederungsebenen

Nehmen wir an, wir schreiben einen Text über die Länder und Städte der Welt. Wie würde man diesem Text eine inhaltliche Struktur geben? Folgender Vorschlag: Man sortiert die Länder nach Kontinenten und die Städte nach Ländern. Dann ergäbe sich folgende Zuweisung der Gliederungsebenen: EBENE 1: Kontinente EBENE 2: Länder EBENE 3: Städte

Wie sähe dann die Struktur der Überschriften unseres Textes aus, wenn man exemplarisch über die Länder Deutschland, Frankreich, USA, Indien und China und die Städte Berlin, Heidelberg, Paris, New York, Chicago, Peking und Bombay schreiben wollte? Lösung:

EBENE 1: Europa

EBENE 2: Deutschland

EBENE 3: Berlin

EBENE 3: Heidelberg

EBENE 2: Frankreich

EBENE 3: Paris

EBENE 1: Nordamerika

EBENE 2: USA

EBENE 3: New York

EBENE 3: Chicago

EBENE 1: Asien

EBENE 2: China

EBENE 3: Peking

EBENE 2: Indien

EBENE 3: Bombay

Erklärung: Heidelberg und Berlin gehören zu Deutschland und Deutschland gehört zu Europa. Paris gehört zu Frankreich und Frankreich gehört zu Europa. New York und Chicago gehören zu den USA und die USA liegen in Nordamerika...

Gliederungsebenen vergeben Bedeutung

Die Formatierungseigenschaft Gliederungsebene ist die einzige Formatierung, die keinen Einfluss auf das Aussehen eines Textes nimmt. Vielmehr lässt sie einem Absatz eine Bedeutung zukommen, die man z.B. mit sehr wichtig, wichtig und weniger wichtig umschreiben könnte. Der Computer bekommt über die Gliederungsebene eine bedeutungstragende Information über den Absatz. Das ist besonders als Braillezeilennutzer wichtig. Ein sehender Anwender erkennt beim Lesen eines Textes anhand der Schriftgröße die Wichtigkeit. Ein mit einer sehr großen Schriftgröße formatierter Absatz ist eine sehr wichtige Überschrift, eine mittelgroße Schriftgröße macht eine lediglich wichtige Überschrift kenntlich und Schriftgröße kaum größer als der Standardtext weist den Leser darauf hin, dass es sich hier um eine untergeordnete Überschrift handelt. All diese optischen Informationen bekommt man als Brailleleser in der Regel beim Lesen gar nicht mit. Man ist auf den PC angewiesen. Dazu muss der PC allerdings die Information haben. Diese Information bekommt er durch die Zuweisung von Gliederungsebenen, die der Nutzer dann z.B. über die Gliederungsansicht auslesen kann.

Eigenschaften der Formatvorlagen verändern am Beispiel der Formatvorlage Standard

Wenn man Word startet und drauf los schreibt, dann ist dieser Text auch schon formatiert. Er hat eine Schriftart, eine Schriftgröße, ist linksbündig ausgerichtet usw.. Diese Formatierungseigenschaften bekommt der Text über die Formatvorlage STANDARD zugewiesen. STANDARD ist sozusagen die Mutter aller Formatvorlagen. Möchte man die Schriftgröße des Textes verändern, dann reicht es aus, wenn man die Schriftgröße der Formatvorlage STANDARD ändert. Dazu geht man in das Dialogfenster FORMATVORLAGE ÄNDERN. Hierfür navigiert man in das Register Start/Gruppe Formatvorlagen und öffnet die Ausklappliste mit den Formatvorlagen (ALT+R,H). Der Cursor steht auf der Formatvorlage STANDARD. Nun drückt man die KONTEXTMENÜTASTE und wählt mit den PFEILTASTEN NACH UNTEN den Menüpunkt ÄNDERN aus und bestätigt dies mit EINGABE. Es öffnet sich jetzt das Dialogfenster FORMATVORLAGE ÄNDERN.

Dialogfenster Formatvorlage ändern

Hier findet man in TAB-Reihenfolge:

  • NAME (ALT+N): Den Namen der Formatvorlage - in unserem Beispiel Standard
  • FORMATVORLAGENTYP: Hier gibt es folgende Einstellungen: ABSATZ, ZEICHEN, TABELLE, LISTE. Üblicherweise wird hier ABSATZ ausgewählt. Die anderen Optionen sind Spezialfälle.
  • FORMATVORLAGE BASIERT AUF: Dieser Eintrag ist für alle Formatvorlagen wichtig, außer der Formatvorlage STANDARD, bei welcher diese Funktion nicht verfügbar ist. Hintergrund ist, dass viele Formatvorlagen auf STANDARD basieren. Angenommen, man hat einen Text geschrieben und entscheidet sich, dass man kurzfristig die Schriftart ändern möchte. Nun müsste man diese Änderung in sämtlichen Formatvorlagen durchführen, die im Dokument verwendet werden, obwohl wahrscheinlich in allen Formatvorlagen die gleiche Schriftart eingestellt ist. Um diese Umstände zu umgehen, bedient sich Word eines Tricks aus der Biologie, genauer gesagt aus der Vererbungslehre. In Word wird die Schriftart in der Formatvorlage STANDARD einmal eingestellt. Die anderen Formatvorlagen basieren auf STANDARD, d.h. sie bekommen alle Formatierungseigenschaften automatisch von Standard vererbt. Wenn man nun in STANDARD die Schriftart ändert, dann wird die veränderte Schriftart automatisch allen anderen Formatvorlagen zugewiesen, die ihre Eigenschaften von Standard erben. Natürlich kann man die vererbten Eigenschaften auch bewusst abändern. So werden die Überschriften zwar die Schriftart von Standard erben, aber die gleichzeitig vererbte Schriftgröße wird zu klein für eine Überschrift sein. Diese zusätzlichen, sozusagen von der Formatvorlagenmutter abweichenden Eigenschaften stellt man in jeder Formatvorlage ganz gezielt ein.
  • FORMATVORLAGE FÜR FOLGEABSATZ (ALT+A): Damit man beim Schreiben nicht für jeden Absatz die Formatvorlage einstellen muss, wird über diese Einstellung eine Formatvorlage festgelegt, die eingestellt wird, wenn man mit EINGABE einen Absatz beendet und einen neuen beginnt. Üblicherweise wird hier auch STANDARD enthalten sein. Nur bei Formatvorlagen wie z.B. Aufzählungen oder Nummerierungen wird hier die gleiche Formatvorlage wie unter NAME eingestellt, denn meist folgt einem solchen Absatz ein gleichförmiger.
  • Die folgenden Ausklapplisten und Schaltflächen sind eine Zusammenstellung der gebräuchlichsten Zeichen- und Absatzformatierungseinstellungen. Man kann allerdings bei der Einstellung dieser Eigenschaften auch gleich in die ausführlichen und aus der Zeichen- bzw. Absatzformatierung bekannten Dialogfenster wechseln - Menü FORMAT (ALT+F).
  • NEUE AUF DIESER VORLAGE BASIERENDE DOKUMENTE: Das aktivierte Kontrollfeld bewirkt im Gegensatz zum Kontrollfeld NUR IN DIESEM DOKUMENT (ALT+N), dass die Änderungen in die zugrundeliegende Dokumentvorlage gespeichert werden. Das bedeutet, dass nicht nur der aktuelle Text, sondern auch alle künftig bearbeiteten Texte diese Änderungen berücksichtigen werden.
  • FORMAT (ALT+F): Hier öffnet sich ein Menü, das dem Menü FORMAT in der Menüleiste in Word entspricht. Hier kann man die bekannten Dialogfenster zu ZEICHEN (heißt hier SCHRIFTART), ABSATZ, TABSTOPP, RAHMEN UND SCHATTIERUNG (heißt hier nur RAHMEN), NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN (heißt hier NUMMERIERUNG) öffnen und die Einstellungen für die jeweilige Formatvorlage treffen.

Wichtig ist hier nur noch der Menüeintrag TASTENKOMBINATIONEN. Damit kann man einer häufig verwendeten Formatvorlage eine eigene (schnelle) Tastenkombination vergeben (wie bei ÜBERSCHRIFT 1 und ALT+1 schon geschehen).

Formatvorlagen erstellen

Um eine neue Formatvorlage zu erstellen, öffnet man das Dialogfeld FORMATVORLAGEN (ALT+STRG+UMSCHALT+S)in der Registerkarte Start/Gruppe Formatvorlagen/Menüpunkt Formatvorlage und navigiert mit TAB zu NEUE FORMATVORLAGE. Es öffnet sich das Dialogfenster NEUE FORMATVORLAGE. Es ist identisch zum Dialogfenster FORMATVORLAGE ÄNDERN. Wichtig ist hier im Unterschied zum Ändern, gleich zu Beginn unter NAME (ALT+N) der neu zu erstellenden Formatvorlage einen passenden Namen zu vergeben. Die restlichen Einstellungen sind wie unter FORMATVORLAGE ÄNDERN vorzunehmen. Am einfachsten ist es, unter FORMATVORLAGE BASIERT AUF (ALT+B) eine ähnliche, schon existierende Formatvorlage auszuwählen - im Zweifelsfall STANDARD. Anschließend muss man lediglich die sich unterscheidenden Formatierungseinstellungen vornehmen. Falls man die Formatvorlage dauerhaft auch in anderen Dokumenten benutzen möchte, sollte man nicht vergessen, das Kontrollfeld ZUR LISTE DER SCHNELLFORMATVORLAGEN HINZUFÜGEN (ALT+S) zu aktivieren.

  • AUTOMATISCH AKTUALISIEREN (ALT+N): Diese Einstellung ist mit großer Vorsicht zu genießen. Alle manuellen Formatierungen werden in die Formatvorlage übernommen!! Das kann zu ungewollten Formatierungen an vielen Stellen im Dokument führen. Am besten ist es, dieses Kontrollfeld nicht zu aktivieren!

Besondere, selbsterstellte Formatvorlagen

Im Kapitel Aufzählungszeichen / Nummerierung hatten wir davon gesprochen, dass die automatische Nummerierung im Alltag zu Chaos führen kann. Insbesondere als Braillezeilennutzer mit dem kleinen Aussschnitt von 40 Zeichen bekommt man manche automatische Änderungen oft schlecht mit. Beispielsweise kann die automatische Nummerierung bewirken, dass eine unbedacht eingefügte Absatzmarke die Nummerierung des ganzen Dokuments verändert. Deswegen empfiehlt es sich, auf die Automatismen ganz zu verzichten. Siehe dazu Word: Einstellungen. Statt den automatischen Nummerierungen und Aufzählungen verwendet man eigene Formatvorlagen. Damit nicht jeder seine eigenen Formatvorlagen erstellen muss, sei hier eine Dokumentvorlage abgelegt, die man als Normal.dot verwenden kann. Alle im folgenden Abschnitt beschriebenen Formatvorlagen sind in dieser Dokumentvorlage enthalten. Näheres zu Dokumentvorlagen bitte im Kapitel Dokumentvorlagen

Formatvorlagen zur Gliederung eigener Dokumente

Will man eigene Dokumente mit einer Gliederung versehen, um die Möglichkeiten der Gliederungsansicht nutzen zu können, verwendet man die Formatvorlagen Überschriften 1 bis 9 und weist sie den eigenen Überschriften zu.

In Word sind für die Gliederungsebenen 1 bis 3 standardmäßig Shortcuts definiert. Für die weiteren Überschriftsebenen (Überschrift 4, Überschrift 5, usw.), muss der längere Weg über STRG+UMSCHALT+S gewählt werden. Das Dialogfenster lässt sich allerdings wie weiter oben schon erwähnt nicht schließen, was JAWS-Nutzer jedoch nicht beeinträchtigt.

- Überschrift 1 (ALT+1)

- Überschrift 2 (ALT+2)

- Überschrift 3 (ALT+3)

Formatvorlagen zur Gestaltung von Texten

Will man die Möglichkeiten von Formatvorlagen voll ausnutzen, sollte man für seine bevorzugten Absatzformate, die man immer wieder verwendet, alle gewünschten Eigenschaften festlegen und für die jeweilige Vorlage einen Namen vergeben. Auf diese Weise kann man diese Eigenschaften schnell zuweisen. Gleichzeitig weiß man immer, welche Form der aktuelle Absatz hat.

Wenn der Cursor irgendwo im Absatz steht, kann man auch hier mit (STRG+UMSCHALT+S) in die Ausklappliste FORMATVORLAGEN wechseln und die gewünschte Vorlage auswählen und zuweisen.

Die nachfolgende Liste beinhaltet selbstdefinierte Formatvorlagen für die Formatierung von Absätzen:

  • Standard: Jeder Absatz ist in der ersten Zeile um ein Zeichen eingerückt: So erkennt man den Beginn eines Absatzes und kann einen bloßen Zeilenumbruch von ihm unterscheiden.
  • ab - Absatz Block: Ein Absatz in Blocksatz basierend auf Standard.
  • ar - Absatz rechts: Ein Absatz mit der Ausrichtung rechtsbündig basierend auf Standard.
  • az - Absatz zentriert: Ein Absatz mit der Ausrichtung zentriert basierend auf Standard.
  • an - Absatz nummeriert: Ein Absatz, der die automatische Nummerierung ersetzen kann. Er stellt die ersten Zeichen vor den Text (z.B. die Nummerierung, die man von Hand eingeben muss). Anschließend folgt der weitere Text der ersten Zeile getrennt von einem Tabulator. Der Beginn des Textes nach dem Tabulator entspricht der Einrückung des Textes in den restlichen Zeilen. (Statt "an" kann auch die Formatvorlage "Liste" bzw. "Liste1" etc. verwendet werden).
  • as - Absatz Spiegelstrich: Ein Absatz, der die automatische Aufzählung ersetzen kann. Er ist ähnlich wie "an" aufgebaut. Statt der Nummer schreibt man ein beliebiges Aufzählungszeichen - z.B. einen Spiegelstrich bzw. Minus "-" . Die Einrückungen des Textes entsprechen den Einrückungen von "an". (Statt "as" kann auch die Formatvorlage "Liste" bzw. "Liste1" etc. verwendet werden)
  • ae - Absatz eingerückt: Ein Absatz, der die gleiche Einrückung aufweist, wie der Text in den Absätzen "an" und "as". (Statt "ae" kann auch die Formatvorlage "Liste bzw. "Liste1" etc. mit vorangestelltem TAB verwendet werden)
  • aa - Absatz Anschrift: Ein Absatz, der den Nutzer bei der Erstellung einer Anschrift in einem Brief unterstützt.

Übung Formatvorlagen

Übung Formatvorlagen

Tabellen

Tabellen erstellen

Eine Tabelle erstellt man in Word 2010 über das Register Einfügen/Gruppe Tabellen/Menüpunkt Tabelle (kurz: ALT+I,4). In der sich öffnenden Ausklappliste gibt es zwei Möglichkeiten die Spalten- und Zeilenanzahl der einzufügenden Tabelle festzulegen.

  1. Die Ausgangstabelle besitzt eine Zeile und eine Spalte. Mit jedem ABWÄRTS wird eine Zeile hinzugefügt und mit jedem PFEIL RECHTS eine Spalte. JAWS benennt sie z.B. "5x6 Tabelle" d.h. die einzufügende Tabelle hat 5 Spalten und 6 Zeilen. Mit EINGABE wird die entsprechnde leere Tabelle in das Word Dokument eingefügt. Auf diese Weise kann maximal eine Tabelle der Größe 10 Spalten und 8 Zeilen eingefügt werden.
  2. Die zweite Möglichkeit eine Tabelle beliebiger Größe einzufügen besteht darin, mit AUFWÄRTS den Menüpunkt TABELLE EINFÜGEN auszuwählen. Es öffnet sich das Dialogfenster TABELLE EINFÜGEN. Hier kann sofort eine Spaltenzahl zwischen 1 und 63 eingetippt werden. Mit TAB springt man zur Eingabe der Zeilenanzahl, ebenfalls ein Wert zwischen 1 und 63. Mit einem weiteren TAB erreicht man die Optionen zur EINSTELLUNG FÜR DIE OPTIMALE BREITE. Hier gibt es drei Möglichkeiten:
    1. Feste Spaltenbreite
      durch TAB gelangt man in das Eingabefeld für die Spaltenbreite, die hier in cm eingetippt werden kann, zusätzlich kann auch das Wort "Auto" eingetippt oder mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS gewählt werden, d.h. die Spaltenbreite ist nicht für alle Spalten gleich, sondern richtet sich in jeder Spalte nach dem "breitesten" Text, der eingegeben wurde.
      Wird eine feste Spaltenbreite in cm eingetippt, so hat jede Spalte der leeren Tabelle diese Breite, sie wird aber ebenfalls an die Textbreite angepasst, wenn zu lange Wörter eingegeben werden.
    2. obtimale Breite: Inhalt
    3. Optimale Breite: Fenster

Mit EINGABE fügt man die Tabelle in sein Dokument ein.

Die Tabellenlinien sind schwarz, der Hintergrund ist nicht gefüllt und der eingegebene Text ist schwarz.

Text eingeben

Um Text in eine Tabelle einzugeben, muss man lediglich den Cursor in die entsprechende Zelle stellen. Hier kann man direkt den gewünschten Text eingeben. Wird die Tabellenbreite überschritten, so fügt Word automatische einen Zeilenumbruch zwischen zwei Wörtern ein. Überschreitet ein einzelnes Wort die Spaltenbreite, so passt Word die Spaltenbreite falls möglich an oder fügt mitten im Wort einen Zeilenumbruch ein.

Text löschen

Innerhalb einer Zelle kann man, wie in einem Text-Absatz, mit ENTF bzw. RÜCK-TASTE löschen. Möchte man den Inhalt mehrerer Zellen löschen, dann markiert man die Zellen vorher und löscht mit ENTF.

ACHTUNG: Sind mehrere Zellen markiert und man drückt die RÜCK-TASTE so werden die ganzen Zellen und nicht nur der Inhalt gelöscht. Man wird gefragt, ob nachdem die Zellen gelöscht sind

  • die nachfolgenden rechten Zellen nach links aufrücken sollten,
  • oder die darunterliegenden Zellen nach oben verschoben werden sollen
  • oder die ganzen Zeilen, die die markierten Zellen beinhalten gelöscht werden sollen
  • oder die ganzen Spalten, die die markierten Zellen beinhalten gelöscht werden sollen.

Löscht man weder ganze Zeilen noch spalten so fehlen diese am Zeilen-/ Spaltenende, die Tabelle bildet kein Rechteck mehr. Dies sollte vermieden werden, weil dadurch die Tabellenspalten verrutschen und entsprechend die Inhalte einer Zelle in die falsche Spalte verschoben werden. Dies führt zu Schwierigkeiten beim Auslesen der Tabelle mit einer Braillezeile.

Tabelle erweitern / Zeilen und Spalten löschen

  • Eine neue Zeile am Ende einfügen: Dazu setzt man den Cursor in der letzten Zeile in die Zelle am rechten Rand der Tabelle. Mit TAB wird eine neue Zeile erzeugt.
  • Eine neue Zeile an einer beliebigen Stelle einfügen:
    Im Register Tabellentools-Layout/Gruppe Zeilen und Spalten/Menüpunkte "Darüber einfügen" (kurz: ALT+J,L,A) bzw. Menüpunkt "Darunter einfügen" (kurz: [ALT+J,L,6) wird eine ganze Zeile unter bzw. über der Zeile , in der sich der Cursor befindet, eingefügt.
  • Eine neue Spalte einfügen:
    Im Register Tabellentools-Layout/Gruppe Zeilen und Spalten/ Menüpunkte "links einfügen" (kurz: ALT+J,L,3) bzw. Menüpunkt "rechts einfügen" (kurz: ALT+J,L,5) wird eine ganze Spalte links bzw. rechts neben der Spalte, in der sich der Cursor befindet, eingefügt.
  • Eine Zeile bzw. Spalte löschen:
    Im Register Tabellentools-Layout/Gruppe Zeilen und Spalten/ Menüpunkte "löschen" (kurz: ALT+J,L,Ö) können Zeilen oder Spalten gelöscht werden. Es öffnet sich eine Ausklappliste, in der man mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS zwischen folgenden Punkten wählen kann:
    • Zellen löschen - nur die markierten Zellen (bzw. die Zelle, in der sich der Cursor befindet) werden gelöscht
    • Spalten löschen - die ganzen Spalten der markierten Zellen (bzw. der Zelle, in der sich der Cursor befindet) werden gelöscht
    • Zeilen löschen - die ganzen Zeilen der markierten Zellen (bzw. der Zelle, in der sich der Cursor befindet) werden gelöscht
    • Tabelle löschen

Navigation in Tabellen

Innerhalb von Tabellen gibt es verschiedene Befehle, mit denen man sich schnell und zielsicher bewegen kann, bzw. mit denen man Teile der Tabelle markieren (erweitern) kann.

Navigation in Tabellen Taste Bemerkung
nächster/ vorheriger Buchstabe PFEIL LINKS/RECHTS ist der letzte Buchstabe eine Zelle erreicht, wird in die nächste Zelle gesprungen
nächste/ vorherige Textzeile AUFWÄRTS7ABWÄRTS Zeile für Zeile innerhalb der selben Zelle, ist die letzte Zeile der Zelle erreicht, so springt man in die nächste Zelle unterhalb / oberhalb
nächste Zelle TAB
vorherige Zelle SHIFT+TAB
Beginn Spalte ALT+BILDAUF
Ende Spalte ALT+BILDAB
Beginn der Tabellenzeile ALT+POS1
Ende der Tabellenzeile ALT+ENDE
erste Zelle der ersten Zeile und Spalte STRG+POS1

Markieren

Entsprechend kann jeweils mit gleichzeitigem Drücken von SHIFT innerhalb von Tabellen mit den Befehlen der Cursorbewegungen (Ausnahme: TABULATOR-Taste) markiert werden.

Wenn der Cursor innerhalb einer Zelle mit Text steht, wird zunächst der Text markiert. Genau so, wie in einem normalen Absatz. Sobald die Markierung das erste oder letzte Zeichen einer Zelle überschreitet, stellt Word auf die Markierung von Zellen um. Nun kann man mit den Cursorbewegungen jeweils ganze Zellen markieren. Will man also eine oder mehrere Zellen markieren, dann stellt man den Cursor ans Ende des Textes einer Zelle und markiert mit SHIFT+PFEIL RECHTS die gesamte Zelle. Jede weitere Cursorbewegung (nach rechts, oben oder unten) bei gehaltener SHIFT-Taste markiert weitere, benachbarte Zellen. Hat man zwei oder mehrere nebeneinander gelegene Zellen markiert und wandert mit dem Cursor nach unten, dann werden der gesamten Markierung in der neuen Zeile ebenfalls zwei oder mehrere Zellen hinzugefügt. Die Markierung hat entsprechend immer das Aussehen eines Rechtecks.

Spaltenköpfe und Zeilenköpfe

Für das Auslesen von Tabellen sind jeweils die Kopfzellen der Spalten und Zeilen von großer Bedeutung. Hier sind meist Informationen untergebracht, die man benötigt, um den Sinn einer Zelle zu verstehen. Machen wir uns das am besten an einem Beispiel klar.

Eine Tabelle zeigt die Städte Berlin, München und Hamburg mit Daten zu Einwohnerzahl und Fläche in km^2.

Berlin München Hamburg
Einwohner 3.404.037 1.336.983 1.754.317
Fläche in km^2 891,85 310,43 755,264

Die Braillezeile zeigt bei diesem Beispiel in Zeile 2 folgendes an: Einwohner 3.404.037 1.336.983 1.754.31

Die Zeile verrät nicht, welche Stadt wie viele Einwohner hat. Dazu muss man sich schon die Reihenfolge der Städte aus Zeile 1 merken. Bei komplexeren Tabellen kann man sich leicht vorstellen, dass das Ganze unüberschaubar und damit beim Auslesen auch sehr fehleranfällig wird. Deswegen bietet der Screenreader Jaws die Möglichkeit an, in den "strukturierten Modus" zu wechseln (Tastenkombination vom Braillezeilenmodell abhängig - ist am besten über Jaws-Hilfe zum jeweiligen Braillezeilenmodell zu erfahren). Hier werden Informationen nur zu der Zelle gegeben, in der man sich gerade mit dem Cursor befindet. Die Informationen enthalten neben dem Inhalt der Zelle auch Informationen zum Ort und bei vorheriger Kenntlichmachung der Zeilenköpfe bzw. Spaltenköpfe auch diese Informationen. Nehmen wir in unserem Beispiel die Zelle, die 3.404.037 anzeigt. Auf der Braillezeile erscheint im strukturierten Modus die Information:

tbl1r2s2 3.404.037

Übersetzt heißt tbl1r2s2: Tabelle1 Reihe2 Spalte2: Also steht der Cursor in der Tabelle1 auf der Seite in deren 2. Spalte und 2. Reihe. Dazu muss man allerdings immer noch ein gutes Gedächtnis haben, um sich zu merken, welche Stadt in der 2. Spalte steht, um die Zahl richtig zuzuordnen.

Richtig gut wird es, wenn man Jaws beibringt, wo sich die Zeilenköpfe bzw. Spaltenköpfe der Tabelle befinden. Also in unserem Fall die Spalte 1 mit den Angaben Einwohner und Fläche bzw. die Reihe 1 mit den Namen der Städte. Wenn man dies einstellt (Genaueres siehe weiter unten), dann zeigt uns Jaws Folgendes an:

tbl1r2s2 Einwohner Berlin 3.404.037

PERFEKT!

Wie gibt man dem Screenreader Jaws die Information, wo sich die Zeilenköpfe bzw. Spaltenköpfe befinden?

Dazu sucht man die Zelle, die sich sowohl in der Zeile der Spaltenköpfe als auch in der Spalte der Zeilenköpfe befindet. Sehr häufig ist das, wie auch in unserem Beispiel, die erste Zelle oben links, also R1S1 bzw. die Zelle in Reihe 1 und Spalte 1. In diese Zelle stellt man den Cursor und fügt über das Menü EINFÜGEN (Gruppe: Hyperlinks)in Word eine TEXTMARKE (ALT+I,K) mit der Bezeichnung Title (oder Title1, Title2, Title3...) ein. Dazu gibt man den Namen der Textmarke (also Title) in das Eingabefeld TEXTMARKENNAME ein und bestätigt mit EINGABE. Die Textmarke selbst ist später im Text nicht zu erkennen. In einem Word-Dokument ist der Name der Textmarke (Title) nur einmal zulässig. Deswegen muss bei mehreren Tabellen in einem Dokument eine Ziffer an Title angehängt werden. Also Title2, Title3...

Tabelle Formatieren

Spaltenbreite und Zeilenhöhe einstellen

Über das Register Tabellen-Layout/Gruppe Zellengröße/Menüpunkt Tabelleneigenschaft (kurz: ALT+J,L,O) öffnet man das Dialogfenster TABELLENEIGENSCHAFTEN.

Dieses Dialogfenster besteht aus mehreren Registerkarten, zwischen denen man mit STRG.+SHIFT+TAB wechselt.

Höhe

Auf der Registerkarte ZEILE (ALT+L) kann man die Höhe einer Zeile einstellen. Dazu muss das Kontrollfeld HÖHE DEFINIEREN (ALT+H) oder mehrmals TAB aktiviert sein (LEER aktiviert/deaktiviert das Kontollfeld). Im nebenstehenden Eingabefeld TAB gibt man die Höhe der Zeile in cm an. Unter ZEILENHÖHE (ALT+Z) kann man in einer Ausklappliste zusätzlich einstellen, ob die Zeile MINDESTENS oder GENAU der Angabe entsprechen soll.

Breite

Auf der Registerkarte SPALTE (ALT+S) kann man die bevorzugte Breite einer Spalte einstellen. Dazu muss das Kontrollfeld BEVORZUGTE BREITE (ALT+B) aktiviert sein. Im nebenstehenden Eingabefeld TAB gibt man die Breite der Spalte in cm an.

Sehr praktisch, vor allem für blinde Nutzer, ist die Möglichkeit, die Einstellung der Breite der Spalten Word zu überlassen. Word stellt abhängig von den der Wort- und Textlänge in den einzelnen Zellen eine optimale Breite der Spalten ein. Minimum dabei ist die Länge des längsten Wortes in einer Spalte. Dazu stellt man den Cursor in die Tabelle und wählt im Register Tabellentools-Layout/Gruppe Zellengröße den Menüpunkt AUTOANPASSEN (kurz: ALT+J,L,F) und wählt mit ABWÄRTS den Untermenüpunkt INHALT AUTOMATISCH ANPASSEN.

Wenn man nur ein besonders langes Wort in einer Spalte hat, kann man durch Trennen des Wortes mit einem Trennstrich verhindern, dass die gesamte Spalte nur wegen des einen Wortes entsprechend breit wird.

Umgekehrt kann man durch die Verwendung eines geschützten Leerzeichens (STRG+SHIFT+LEER) statt eines normalen Leerzeichens zwischen zwei Wörtern die minimale Breite der Spalte auf die Breite der beiden, neben einander stehenden Worte erzwingen. Ein geschütztes Leerzeichen bewirkt, dass die beiden durch das geschützte Leerzeichen getrennten Worte immer in einer Zeile stehen.

Textausrichtung

Die horizontale Textausrichtung in einer Zelle lässt sich genauso einstellen, wie die Textausrichtungin normalem Text, also mit den Befehlen:

  • Linksbündig (STRG+L)
  • Rechtsbündig (STRG+R)
  • Zentriert (STRG+E)
  • Blocksatz (STRG+B)

In Zellen ist auch eine vertikale Ausrichtung möglich. Man kann einstellen, ob der Text oben, in der Mitte oder unten steht. Diese Einstellung macht sich besonders bemerkbar, wenn der Text nicht die gesamte Höhe der Zelle einnimmt. Dazu stellt man den Cursor in die zu formatierende Zelle.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten die vertikale Ausrichtung einzustellen

  • Man öffnet im Register Tabellentools-Layout/Gruppe Zellengröße/Menüpunkt Tabelleneigenschaften(kurz: ALT+J,L,O) das Dialogfenster TABELLENEIGENSCHAFTEN.
    Auf der Registerkarte ZELLE gibt es die Optionen zur vertikalen Ausrichtung:
    • OBEN (ALT+B)
    • ZENTRIERT ([ALT+Z)
    • UNTEN (ALT+U)
  • Eine andere Möglichkeit gibt es im Register Tabellen-Layou/Gruppe Ausrichtung. Hier stehen folgende Menüpunkte zur Verfügung:
    • oben links ausrichten ALT+J,L,T,L
    • oben zentriert ausrichten ALT+J,L,J
    • oben rechts ausrichten ALT+J,L,T,R
    • Mitte links ausrichten ALT+J,L,C,L
    • Mitte zentriert ausrichten ALT+J,L,C,C
    • Mitte rechts ausrichten ALT+J,L,C,R
    • unten links ausrichten ALT+J,L,B,L
    • unten Mitte ausrichten ALT+J,L,B,C
    • unten rechts ausrichten ALT+J,L,B,R

Zellrahmen

Jede Zelle ist mit einem Rahmen umgeben. Das Aussehen des Rahmens kann verändert werden. Dazu positioniert man entweder den Cursor

  • in die Tabelle, wenn man die Veränderung auf die gesamte Tabelle anwenden möchte,
  • oder markiert einzelne Zellen, wenn man die Veränderung nur auf diese bestimmten Zellen beziehen möchte.

Wählt man im Register Tabellen-Tools-Entwurf/Gruppe Rahmenlininien zeichen/Menüpunkt Rahmen und Schattierung (kurz: ALT+J,L]U, so öffnet sich das Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG.

In der Registerkarte RAHMEN können die die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden.

Das Dialogfenster ist in drei Teile eingeteilt:

  • Zuerst kann mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS zwischen folgenden Optionen gewählt werden:
  • Ohne - keine Linien werden gezeichnet
  • Kontur - es wird lediglich ein Rahmen um die gesamte Tabelle bzw. den gesamten markierten Bereich gezeichnet, innen liegende Linien werden gelöscht.
  • Alle - alle Linien innen und außen werden gezeichnet
  • Raster - alle Linien werden gezeichnet, aber Änderungen an der Linienbreite, -farbe oder -art betreffen nur die Außenlinien
  • Anpassen - die Linien werden gemäß den im dritten Teil vorgenommenen Anpassungen gezeichnet
Man positioniert den Fokus auf die Gewünschte Wahl und springt mit TAB in den zweiten Teil.
  • Im zweiten Teil kann folgendes formatiert werden:
  • Linienart (gepunktet, durchgezogen, gestrichelt
    Mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS wählt man die Linienart und springt mit TAB zu nächsten Option.
  • Linienfarbe
    Mit den Pfeiltasten kann eine Farbe gewählt werden oder unter WEITERE FARBEN das Dialogfenster FARBEN geöffnet werden, mit EINGAEBE auswählen. Mit TAB springt man zur nächsten Option.
  • Linienbreite
    Mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS wählt man aus einer Liste eine Linienbreite und springt mit TAB in den 3. Teil.
  • Im dritten Teil der Registerkarte können nun die einzelnen Anpassungen vorgenommen werden, wird hier eine

Änderung vorgenommen, so wird im ersten Teil automatisch "Anpassen" angewählt.
Mit TAB springt man nacheinander die Rahmenlinienarten an. Man blendet sie mit EINGABE wechselweise an oder aus. Hat man im ersten Teil "Alle" gewählt, sind alle eingeblendet, und man kann sie einzeln ausblenden.
Folgende Rahmenlinien stehen zur Auswahl:

  • Rahmenlinie oben
  • innere horizontale Rahmenlinie
  • Rahmenlinie unten
  • Rahmenlinie links
  • innere vertikale Rahmenlinie
  • Rahmenlinie rechts
  • Rahmenlinie diagonal nach oben (von unten links)
  • Rahmenlinie diagonal nach unten (von oben links)
  • Daneben (weiteres TAB) kann in der Ausklappliste "ÜBERNEHMEN FÜR" zwischen folgendem gewählt werden:
  • Tabelle
  • Absatz
  • Zelle (sind mehrere Zellen markiert, gelten sie Änderungen für alle markierte)
  • Text

Standardmäßig ist nach dem Erstellen einer neuen Tabelle die Einstellung ALLE aktiv. Das heißt, dass sämtliche Begrenzungslinien der Tabelle als feine Linie gedruckt werden. Sehr häufig wird eine Tabelle jedoch auch als Möglichkeit verwendet, um Text auf einer Seite zu positionieren. In diesem Fall sind die Begrenzungslinien unerwünscht. Man wählt entsprechend als Einstellung für den Rahmen die Einstellung OHNE. Als Beispiel für ein Layout einer Seite durch eine unsichtbare Tabelle dient FAQ: Lebenslauf erstellen in diesem Wiki. Es beinhaltet das Erstellen eines tabellarischen Lebenslaufs für eine Bewerbung.

Zellschattierung

Zusätzlich zum Zellrahmen können die gesamte Tabelle oder auch einzelne Zellen mit einem (farbigen) Schatten hinterlegt werden.

Dazu positioniert man entweder

  • den Cursor in der Tabelle, wenn man die Veränderung auf die gesamte Tabelle anwenden möchte,
  • oder markiert einzelne Zellen, wenn man die Veränderung nur auf diese bestimmten Zellen beziehen möchte.

Im schon bekannten Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG, das unter Register Tabellentools-Entwurf/Gruppe Rahmenlinien zeichnen/Menüpunkt Rahmen und Schattierung(kurz: ALT+J,T,U) geöffnet wird, kann man auf der Registerkarte SCHATTIERUNG die Farbe der Schattierung einstellen.

Tabellen umwandeln

Tabelle in Text

Manchmal ist es hilfreich, eine Tabelle in einen normalen Text umzuwandeln. Diese Funktion bietet Word an. Die Begrenzung zwischen Zellen innerhalb einer Zeile wird durch ein zu definierendes Zeichen (z.B. ":") kenntlich gemacht. Eine neue Zeile wird durch ein Absatzende-Zeichen kenntlich gemacht.

Vorgehen:

Um eine Tabelle in einen Text umzuwandeln, stellt man den Cursor in die Tabelle und wählt im Register Tabellentools-Layout/Gruppe Daten/Menüpunkt In Text konvertieren (ALT+JL,V).

Im sich öffnenden Dialogfenster TABELLE IN TEXT UMWANDELN wählt man eine der Optionen TEXT TRENNEN DURCH:

  • ABSATZMARKEN (ALT+B): Trennt den Text zwischen den ursprünglichen Zellen durch ein Absatzende-Zeichen voneinander. Dadurch verliert man jedoch die Information, wo eine Zeile zu Ende ist.
  • TABSTOPPS ([ALT+T): Trennt den Text zwischen den ursprünglichen Zellen durch ein Tabstopp-Zeichen voneinander.
  • SEMIKOLONS (ALT+S): Verwendet ein ";" als Trennungszeichen zwischen den ursprünglichen Zellen.
  • ANDERE (ALT+A): Hier kann man im Eingabefeld selbst ein beliebiges Zeichen definieren.

Text in Tabelle

Umgekehrt funktioniert dies übrigens auch. Über das Register Einfügen/Gruppe Tabelle/Menüpunkt Tabelle.

Dazu muss ein sich wiederholendes Zeichen im Text enthalten sein, welches die späteren Zellinhalte voneinander abtrennt. So kann beispielsweise der Text:

Deutschland : England : Frankreich : Spanien

eins: zwei: drei: vier

in eine Tabelle mit vier Spalten und zwei Zeilen umgewandelt werden.

Dazu markiert man den umzuwandelnden Text, und wählt im Register Einfügen/Gruppe Tabelle/Menüpunkt Tabelle in der Ausklappliste den Punkt TEXT IN TABELLE UMWANDELN.

Es öffnet sich das Dialogfenster TEXT IN TABELLE UMWANDELN, in der man als erstes wieder die SPALTENZAHL - in unserem Fall "4" - und die ZEILENZAHL - in unsrem Fall "2" eingibt.
Mit TAB springt man jeweils weiter.
Schließlich wählt man noch unter TEXT TRENNEN BEI das Trennzeichen. Mit ABWÄRTS wählt man zwischen den Optionen

  • Anbsätze
  • Tabstopps
  • Semikolons
  • Andere (hier steht der in einem Eingabefeld. Die Eingabe wird durch TAB abgeschlossen)

Mit TAB wird die Wahl übernommen.
In unserem Falle gibt man unter ANDERE ":" ein.

Mit EINGABE schließt man das Dialogfenster und bewirkt die Umwandlung.

Übung Tabellen

Erstelle eine sinnvolle Tabelle zu folgenden Ländern: Deutschland, Frankreich, USA, China und Indien. Die Tabelle sollte folgende Informationen enthalten: Fläche des Landes, Einwohnerzahl, Bruttoinlandsprodukt (BIP). Die Angaben sind bei Wikipedia zu recherchieren. Die Tabelle sollte so gestaltet sein, dass Jaws im Strukturierten Modus die Zeilentitel und Spaltentitel mit anzeigt.

Grafiken

Grafiken einfügen

In Word lassen sich neben Text auch Grafiken einfügen. Dies geschieht über die Registerkarte Einfügen/Gruppe Illustrationen/Menüpunkt Grafik aus Datei (kurz: ALT+I,9). Im sich öffnenden Dialogfenster GRAFIK EINFÜGEN, das dem Dialogfenster ÖFFNEN ähnelt, werden Grafikdateien angezeigt. Standardmäßig sucht Word zunächst im Ordner EIGENE BILDER, der ein Unterordner von EIGENE DATEIEN ist. Nach der Auswahl der Grafik springt man mit 4 mal TAB auf den Schalter EINFÜGEN. Da dieser verschiedene Optionen hat, ggf. mit PFEILTASTE ABWÄRTS betätigen. Die Standardoption ist EINFÜGEN (ALT+E). Daneben gibt es die Option MIT DATEI VERKNÜPFEN (ALT+ V) (zu erreichen über die Pfeiltasten, wenn der Fokus auf dem Schalter EINFÜGEN steht.) Der Unterschied zwischen EINFÜGEN UND MIT DATEI VERKNÜPFEN (ALT+U):

  • EINFÜGEN: Die Grafik wird fest in das Word-Dokument eingebettet und auch mit abgespeichert. Da Word kein Grafikspezialist ist, steigt die Dateigröße enorm.
  • MIT DATEI VERKNÜPFEN: Die Grafik wird nur als Link in das Word-Dokument geschrieben. Das heißt, wenn das Dokument auf einen anderen Rechner kopiert wird, dann ist es wahrscheinlich, dass auf dem anderen Rechner der Link zur Datei nicht mehr funktioniert und die Grafik entsprechend im Word-Dokument nicht mehr angezeigt werden kann - es sei denn, man kopiert auch die verknüpfte Datei auf den anderen Rechner. Daher empfiehlt es sich, miteinander verknüpfte Dateien in einen gemeinsamen Ordner zu legen, den man gegebenenfalls komplett auf einen anderen Rechner kopieren kann. Der Vorteil ist, dass nachträgliche Änderungen in der Grafik sofort übernommen werden. Da die Grafikdatei nicht mit abgespeichert wird, bleibt die Dateigröße nahezu unverändert.

Grafiken verändern

Steht der Cursor über der eigentlichen Grafik - leider sagt dies Jaws bzw. die Sprachausgabe nicht an - kann man über das Kontextmenü und dessen Eintrag GRAFIK FORMATIEREN(ALT+O) die Grafik nachträglich verändern. Im sich öffnenden Menü kann man die HÖHE (ALT+T) und BREITE (ALT+B) der Grafik durch Angaben in cm verändern. Achten sollte man auf das aktivierte Kontrollfeld SEITENVERHÄLTNIS SPERREN, denn sonst kann die unsymetrische Veränderung von Höhe oder Breite zu optisch unschönen Verzerrungen der Grafik führen. Um die Grafik zukünftig zu erkennen, kann man über das das Menü GRAFIK FORMATIEREN den Menüpunkt ALTERNATIVTEXT auswählen. Hier kann man zu der Grafik einen Titel und eine Beschreibung hinzufügen.

Grafiken kopieren, verschieben, löschen

Eine Grafik kann, wie Text auch, kopiert, verschoben oder gelöscht werden. Dazu stellt man den Cursor auf die Grafik - wie schon gesagt, zeigt Jaws bzw. die Sprachausgabe dies leider nicht an - und kopiert mit STRG+C, schneidet aus mit STRG+X und löscht mit ENTF. An einer beliebigen, anderen Stelle oder auch in einem anderen Dokument kann die zuvor kopierte bzw. ausgeschnittene Grafik mit STRG+V wieder eingefügt werden.

Serienbriefe/Seriendruck

Warum braucht man das, für was ist das?

In früheren Zeiten waren in großen Firmen der Telekommunikationsbranche oder großen Versicherungen ganze Heere von Mitarbeitern angestellt, um Briefe zu schreiben, die sich nur in der Adresse und der Anrede unterschieden. Heute gibt es diese Art von Tätigkeiten fast nicht mehr. Die Aufgabe übernimmt die Serienbrieffunktion der modernen Textverarbeitungsprogramme. Ein Serienbrief besteht aus zwei Teilen, nämlich zum einen aus dem eigentlichen Text, im folgenden Hauptdokument genannt und zum anderen aus einer Tabelle, im Folgenden als Datenquelle bezeichnet, die die sich unterscheidenden Elemente des Briefes enthält. Mit der Serienbrieffunktion wird pro in der Tabelle enthaltenem Datensatz (Zeile) jeweils ein Brief erzeugt. Diese Serienbriefe bestehen aus dem Text des Hauptdokuments und dem Inhalt des jeweiligen Datensatzes. In Word 2010 werden die Serienbriefe unter der allgemeinen Bezeichnung Seriendruck geführt.

Beispiel

Als einfaches Beispiel dient uns ein Brief eines Klassenlehrers an die Eltern der Schüler seiner Klasse. Der Lehrer möchte über eine bevorstehende Klassenfahrt informieren. Für die Erstellung des Briefs braucht er zum einen das Hauptdokument, mit dem eigentlichen Text und zum anderen eine Tabelle, mit den Namen und Anschriften der Eltern. Diese Tabelle bekommt der Lehrer aus dem Sekretariat der Schule.

Der Text des Hauptdokuments könnte folgendermaßen aussehen:

Sehr geehrte Familie XXXX, in der Woche nach den Osterferien fährt die Klasse 9a ins Landschulheim. Wir werden ...

...

...

Mit freundlichen Grüßen,

Klassenlehrer L. Braille

Ilvesheim am 15.01.2007

Der Brief ist nun eigentlich fertig, was fehlt sind die Namen der Familien an der Stelle XXXX. Hier kommt nun die Serienbrieffunktion von Word ins Spiel. Die Familiennamen der Schüler sind in der Tabelle mit den Schüleradressen enthalten. Die Tabelle könnte so aussehen:

Name Vorname Adresse
Müller Peter Am Kräherwald 11, 70193 Stuttgart
Maier Melanie Kloster 2, 78713 Schramberg
Krause Helmut Schlossstr. 23, 68549 Ilvesheim

Für unser vereinfachtes Beispiel bedeutet das, dass wir insgesamt 3 Serienbriefe erzeugen müssen, da die Tabelle drei Datensätze enthält. Damit dies gelingt, muss das Hauptdokument und die Tabelle mit den Datensätzen verbunden werden. Die Verbindung erfolgt über die sogenannten Seriendruckfelder oder auch Platzhalter genannt. In unserem Beispiel sind die Bezeichnungen der Platzhalter durch die erste Zeile der Tabelle definiert. Also Name, Vorname, Adresse. Im Hauptdokument muss nun an der Stelle XXXX der Platzhalter "Name" eingefügt werden. Dies geschieht über ein sogenanntes Feld. Ein Feld ist ein Element in einem Wordtext hinter dem sich ein Befehl versteckt. In unserem Fall lautet der Befehl etwa: "Gehe in die Serienbrieftabelle in die Spalte mit einem bestimmten Namen und schreibe den Inhalt der Zelle in dieser Spalte an die Stelle des Feldes." Ein Feld erkennt man an den doppelten Anführungszeichen bei XXXX. Wie sieht das auf der Braillezeile aus? /XXXX. Die Sprachausgabe sagt ein Feld ebenfalls an.

Vorgehen

Zum Erstellen eines Serienbriefes öffnet man ein neues Word-Dokument und wählt die Registerkarte Sendungen/Gruppe Seriendruck starten/Menüpunkt Seriendruck starten (ALT+G,I). Es öffnet sich die Ausklappliste SERIENDRUCK STARTEN, in der man den Menüpunkt SERIENDRUCK-ASSISTENT mit SCHRITT FÜR SCHRITT-ANWEISUNGEN mit EINGABE auswählen muss. Eine Art Assistent geleitet den Nutzer durch die Erstellung des Serienbriefes:

Schritt 1: Dokumenttyp

Als Erstes wird gefragt, welche Art von Dokument man erstellen möchte. Hier wählt man Briefe. Mit TAB landet man auf WEITER und aktiviert mit LEER.

Schritt 2: Startdokument

Hier wählt man AKTUELLES DOKUMENT VERWENDEN. Dadurch wird das aktuell geöffnete Word-Dokument zum Hauptdokument des Serienbriefes. Mit TAB gelangt man wieder auf WEITER.

Schritt 3: Empfänger wählen

Hier legt man die Datenquelle des Serienbriefes fest. Man wählt VORHANDENE LISTE VERWENDEN, wenn man schon eine Datei hat, die eine Tabelle enthält. Diese Datei kann entweder ein Word-Dokument mit einer Tabelle oder auch eine Excel-Tabelle sein. Mit TAB landet man auf dem Link DURCHSUCHEN, den man mit der LEERTaste aktiviert. Im sich öffnenden Dialogfenster DATENQUELLE AUSWÄHLEN, das in seinem Aufbau dem Dialogfenster ÖFFNEN entspricht, wählt man die Datei mit der Tabelle aus. Es öffnet sich das Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER. Hier befindet man sich in einer Liste mit den Datensätzen der Tabelle. Mit den Pfeiltasten AUF und AB kann man einzelne Datensätze anspringen und gegebenenfalls durch Drücken der LEER-Taste deaktivieren. "Nicht aktiviert" bedeutet, dass der jeweilige Datensatz für die Serienbrieferstellungen nicht verwendet wird. Standardmäßig sind alle Datensätze aktiviert. Durch mehrmaliges TAB gelangt man auf dem Schalter OK, mit dem man das Dialogfenster beendet. Nun befindet man sich wieder im Aufgabenbereich SERIENDRUCK, springt mit TAB auf WEITER und aktiviert wieder mit der LEER-Taste.

Schritt 4: Brief schreiben

An dieser Stelle schreibt man nun das Hauptdokument bzw. den eigentlichen Brief. Mit F6 verlässt man den Aufgabenbereich und fängt an zu schreiben. An den Stellen, an denen man Platzhalter einfügen möchte, geht man wie folgt vor:

Man wechselt mit F6 in den Aufgabenbereich Seriendruck und wählt den LINK WEITERE ELEMENTE. Im sich öffnenden Dialogfenster SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN wählt man den benötigten Platzhalter mit den Pfeiltasten aus und fügt ihn über EINFÜGEN (ALT+E) in das Hauptdokument ein. Mit ESC verlässt man das Dialogfenster wieder. Im Dokument sollte nun ein Feld eingefügt sein, das den Namen des Platzhalters trägt. Diesen Vorgang wiederholt man so oft, bis alle benötigten Platzhalter im Text platziert sind.

Schließlich wählt man im Aufgabenbereich SERIENDRUCK (F6) wieder den Link WEITER aus und gelangt zu:

Schritt 5: Vorschau auf ihre Briefe

Hier wird nun der Text statt mit den Platzhalternamen schon mit den Inhalten des ersten Datensatzes angezeigt. Im Aufgabenbereich SERIENDRUCK (F6) kann man auch die anderen Datensätze anzeigen lassen, indem man den Schalter >> wählt und mit der LEERTaste jeweils um einen Datensatz weiterspringt. Mit F6 kann man dann das Ergebnis im Dokument anschauen.

Schließlich wählt man im Aufgabenbereich SERIENDRUCK (F6) wieder den Link WEITER aus und gelangt zu:

Schritt 6: Seriendruck beenden

Hier wählt man im AUFGABENBEREICH Seriendruck den Link INDIVIDUELLE BRIEFE BEARBEITEN. Im sich öffnenden Dialogfenster SERIENDRUCK IN EIN NEUES DOKUMENT wählt man ALLE (ALT+A) und schließt mit EINGABE den Dialog ab. Nun wird ein neues Dokument erzeugt, das alle Serienbriefe enthält. Pro Datensatz wird das Hauptdokument eingefügt und mit den Daten des Datensatzes versehen. Wenn also in der Tabelle mit der Datenquelle 10 Datensätze (Zeilen) vorhanden sind, dann sollte das neu erzeugte Dokument aus 10 Teilen bestehen, die sich nur durch die unterschiedlichen Inhalte der Datensätze unterscheiden. Nach jedem Teil wird automatisch ein Seitenumbruch eingefügt. Nun kann man das Dokument nochmals Nachbearbeiten und am Ende ausdrucken bzw. abspeichern.

Ausgabevorbereitung

Vor dem Ausgeben bzw. Drucken sollte der Text auf Rechtschreibfehler überprüft werden. Dazu bietet Word die interne Rechtschreibprüfung.

Rechtschreibprüfung

Mit Hilfe der Rechtschreibprüfung kann man sehr schnell und effektiv für die korrekte Schreibweise der eigenen Texte sorgen. Wichtig ist es zu verstehen, wie Word ein Wort als falsch geschrieben erkennt:

Word hat ein internes Wörterbuch - eine Art Worttabelle. Jedes Wort, das nicht in der Tabelle vorkommt, erkennt Word als falsch geschrieben. Es kann zwei Ursachen haben, wenn ein Wort nicht in der Tabelle vorkommt: Zum einen kann das Wort wirklich falsch geschrieben sein, zum anderen kann es sein, dass das Wort richtig geschrieben ist, aber einfach nicht in der Liste vorkommt. Sehr häufig ist dies bei Eigennamen der Fall. Für solche Fälle gibt es das Benutzerwörterbuch, das der Nutzer führen bzw. erweitern kann, sodass die Rechtschreibprüfung unbekannte Wörter erlernen kann.

Vorgehen

Mit F7 durchsucht die Rechtschreibprüfung den Text ab dem Absatz der aktuellen Cursorposition. Sobald Word einen Fehler feststellt, wird das Dialogfenster RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK geöffnet (Alternativ über das Register Überprüfen/Gruppe Dokumentprüfung/ Menüpunkt Rechtschreibung und Grammatik (kurz: ALT+P,S)).

Der Cursor steht direkt hinter dem fehlerhaften Wort im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH des Dialogfensters, das den Text rund um den gefundenen Fehler anzeigt (ALT+M). In der Auswahlliste VORSCHLÄGE (ALT+V oder mit TAB) werden von Word alternative Vorschläge gemacht. Word vergleicht seine Wörtertabelle anhand von Ähnlichkeitskriterien mit dem als falsch erkannten Wort. Daraus ergeben sich ein oder mehrere Vorschläge, die Word in der Auswahlliste VORSCHLÄGE präsentiert. Mit ABWÄRTS kann die Liste durchwandert werden. Wenn ein Vorschlag gefällt bzw. als richtig angesehen wird, wählt man das Wort in der Auswahlliste VORSCHLÄGE und aktiviert den Schalter ÄNDERN (ALT+D oder mit TAB). Word überschreibt nun das als falsch erkannte Wort direkt im Text mit dem ausgewählten Vorschlag. Im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH erscheint der nächste Fehler.

Es kann vorkommen, dass Word ein Wort zwar als falsch erkennt, aber keine Vorschläge anbietet. In der Auswahlliste VORSCHLÄGE (ALT+V) erscheint: KEINE RECHTSCHREIBVORSCHLÄGE. Nun gibt es mehrere Möglichkeiten:

  1. Das Wort ist richtig, Word kennt es nicht.
  2. Das Wort ist falsch und Word konnte keine Ähnlichkeit zu einem ihm bekannten Wort feststellen.
  • Im Fall eins wählt man den Schalter ZUM WÖRTERBUCH HINZUFÜGEN (ALT+H oder TAB). Das Benutzerwörterbuch wird um das Wort ergänzt und dieses in Zukunft nicht mehr als falsch erkannt.
  • Im Fall zwei korrigiert man das Wort (am besten nach einem Blick in den Duden) direkt im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH und aktiviert den Schalter ÄNDERN (ALT+D).

Weitere Möglichkeiten, mit einem als falsch erkannten Wort umzugehen sind:

  • EINMAL IGNORIEREN (ALT+I]): Das erkannte Wort wird von der Rechtschreibprüfung an dieser Stelle von der Rechtschreibprüfung ignoriert. Wenn man z.B. absichtliche Falschschreibungen eines Wortes im aktuellen Text beibehalten möchte.
  • ALLE IGNORIEREN (ALT+G]): Das Wort wird ab sofort im gesamten Dokument von der Rechtschreibprüfung ignoriert.
  • ALLE ÄNDERN (ALT+L): Das Wort wird an allen Stellen im Text geändert - entsprechend der Auswahl unter VORSCHLÄGE bzw. der manuellen Korrektur im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH.
  • Kontrollfeld GRAMMATIK ÜBERPRÜFEN (ALT+A): Die Aktivierung des Kontrollfelds bezieht auch die Word-eigene Grammatikprüfung in die Rechtschreibprüfung mit ein. Findet Word nun einen Grammatik Fehler, so steht der Schalter ALLE ÄNDERN (ALT+L) nicht zur Verfügung.

Fremdsprachliche Texte

In fremdsprachlichen Texten oder Textteilen kann man die Sprache über das Register Überprüfen/Gruppe Sprache/Menüpunkt Sprache/ Untermenüpunkt "Sprache für die Korrekturhilfen festlegen" (kurz: ALT+P,P,L) für vorher markierte Textteile einstellen. Dadurch verwendet Word das Wörterbuch entsprechend der eingestellten Sprache, insofern ein Wörterbuch der betroffenen Sprache vorhanden ist.

Ebenso kann man während der Rechtschreibprüfung die Sprache für einen fehlerhaftes Wort verändern. Hat Word ein Wort als Fehler markiert, weil es aus einer anderen Sprache ist, kann man mit TAB zur Ausklappliste WÖRTERBUCHSPRACHE springen. Hier kann man mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS die gewünschte Sprache auswählen und durch EINGABE bestätigen. Wird das als fehlerhaft markierte Wort in der nun gewählten Sprache gefunden, so springt Word automatisch zum nächsten fehlerhaften Wort.

Da die Liste der Sprachen sehr lang ist, kann man statt mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS auch zuerst den Anfangsbuchstaben der Sprache eintippen, so das der Fokus auf die erste Sprache mit diesem Buchstaben gestellt wird und dann die Suche fortsetzen.

Optische Kontrolle

Schließlich ist die optische Kontrolle vor einem Ausdruck sinnvoll. Dafür bietet Word im Register Ansicht/Gruppe Dokumentansicht/Menüpunkt Vollbild-Lesemodus (kurz: ALT+F,M) die Vollbild-Leseansicht. Hier wird das Dokument so angezeigt, wie es später gedruckt würde. Diese Funktion ist für blinde Benutzer nicht zu verwenden. Es ist trotz allem unerlässlich, zumindest bei wichtigen Dokumenten das Layout durch einen sehenden Menschen überprüfen zu lassen. Hierzu ein Zitat aus dem Erfahrungsbericht "Erfahrungen mit LaTeX an der Schloss-Schule Ilvesheim" von Rolf Bernd. Er schreibt über die Vorteile von LaTeX als Textverarbeitung im Vergleich zu Word:

"Man kann die Befehle relativ schnell lernen, die nötig sind, um einen perfekten Schwarzschriftausdruck zu erzeugen. Der Vorteil: Bei LaTeX behalten auch Blinde immer die Kontrolle über das Layout des Schwarzschriftdokumentes. Die Befehle zur Gestaltung des Dokumentes stehen direkt im Text. Wer ihre Bedeutung kennt, weiß wie sie sich auswirken und dass sie von LaTeX nach allen Regeln der Buchdruckerkunst umgesetzt werden. So gesehen ist LaTeX vielleicht die ideale Textverarbeitung für Blinde, unter dem Motto: "What you say is what you get". Man muss LaTeX eben nur sagen, was man will. Dagegen war der Slogan: "What you see is what you get" für Blinde schon immer eine zweifelhafte Verheißung."

Genau das ist das Problem. Bei Word kann man sich nie sicher sein, wie sich die Befehle am Ende auswirken. Es gibt (zu) viele Parameter, die den Ausdruck bestimmen (z.B. die Wahl des Druckers, die das Aussehen des Dokuments bestimmt). Allerdings lässt sich festhalten, wenn man als blinder Mensch die in diesem Wiki beschriebenen Techniken beherzigt, hat man gute Chancen, sehr erfolgreich seine Word-Dokumente für sehende Menschen zu gestalten. Die beiden wichtigsten Regeln dafür sind:

  1. Alle Automatismen von Word abzustellen: siehe Word_2010: Einstellungen
  2. Formatieren durch Word_2010: Formatvorlagen, deren Layout bekannt und überprüft ist.

Drucken

Drucken aus dem Textverarbeitungsprogramm bietet sich an, wenn der Text neu erstellt, gelesen oder verändert wurde. In Word für Windows befindet sich im Menü DATEI das Untermenü DRUCKEN (ALT+D,U). Mit diesem wird das DIALOGFENSTER DRUCKEN geöffnet. In Word lässt sich das Dialogfenster DRUCKEN auch mit der Tastenkombination STRG+P aufrufen.

Anzahl der Ausdrucke

Standardmäßig befindet sich der Cursor im Eingabefeld EXEMPLARE (ALT+E). In diesem kann die Zahl der gewünschten Ausdrucke festgelegt werden. Jaws gibt über die Sprachausgabe die Möglichkeit an, wie sich die Anzahl ändern lässt. Entweder wird die Anzahl mittels der Pfeiltasten jeweils um eins erhöht bzw. verringert oder die Anzahl wird per Tastatur direkt eingegeben. Auf der Braillezeile wird die eingestellte Anzahl angezeigt.

Name - Auswahl des Druckers

Durch mehrmaliges Drücken der TAB Taste lässt sich die Ausklappliste DRUCKER (ALT+W) zum Auswählen des Druckers finden. Sind mehrere Drucker installiert, kann an dieser Stelle über die Pfeiltasten ein anderer Drucker als Druckziel gewählt werden. Gibt es keine Wahlmöglichkeit oder wird der Drucker nicht explizit ausgewählt, gelangt der Druckauftrag auf den "Standarddrucker".

ACHTUNG: Die Auswahl eines anderen Druckers kann Einstellungen der Textverarbeitung verändern. So stellen manche Drucker nur eine Standardschriftart zur Verfügung. Die anderen Schriftarten können nicht mehr ausgewählt werden. Ebenso hat jeder Drucker individuelle Randeinstellungen - d.h. der druckbare Bereich kann sich durch die Auswahl eines anderen Druckers verändern. Dadurch kann es z.B. passieren, dass sich die Seitenzahl eines mehrseitigen Dokuments durch die Auswahl eines anderen Druckers verändert.

Seitenbereich

Im Seitenbereich muss man sich für eine von drei Einstellungen entscheiden:(ALt+I)

  • ALLE SEITEN: Druckt alle Seiten des Dokuments aus
  • AKTUELLE SEITE (ALT+T): Druckt die Seite aus, in der der Cursor aktuell platziert ist
  • SEITEN (ALT+C): Im Eingabefeld kann man die genauen Seiten über die Seitenzahl angeben, die gedruckt werden sollen. Die Seitenzahlen werden durch Komma getrennt. Möchte man mehrere zusammenhängende Seiten drucken, dann gibt man den Seitenbereich an.

Beispiele:

  • 8 : Druckt nur die Seite 8 des Dokuments aus
  • 1,4,6,20 : Druckt die Seiten eins, vier, sechs und zwanzig des Dokuments aus
  • 2-10 : Druckt die Seiten 2 bis 10 des Dokuments aus
  • 1,5-10: Druckt die Seiten 1 und 5 bis 10 des Dokuments aus

Eine Seite/Mehrere Seiten pro Blatt

Über die Ausklappliste 1 SEITE PRO BLATT (ALT+O) kann man einstellen, dass 2 Seiten oder 4 Seiten pro Blatt ausgedruckt werden. Dies spart Blätter und Druckkosten, geht allerdings zu Lasten der Schriftgröße, denn die wird entsprechend halbiert, geviertelt...

Einseitig/Doppelseitig

Die Ausklappliste EINSEITIGER DRUCK (ALT+K) kann zu DOPPELSEITIGEM DRUCK geändert werden und bewirkt so, dass zunächst alle ungeraden Seiten ausgedruckt werden. Anschließend legt man den Stapel erneut in den Drucker. Nun werden die geraden Seiten aufgedruckt. Da die Reihenfolge eingehalten wird, wird z.B. die erste Seite auf die Vorderseite und die zweite Seite auf die Rückseite des ersten Blatts aufgedruckt... Achtung: Beim Einlegen der Blätter für den zweiten Durchgang muss unbedingt die Papierausrichtung - oben bzw. unten und vorne bzw. hinten beachtet werden. Am sichersten ist es, vorher mit wenigen Seiten einen Probeausdruck zu machen, um die richtige Ausrichtung der Blätter herauszufinden.

Sortiert/Getrennt

Die Ausklappliste SORTIERT (ALT+L) kann zu GETRENNT geändert werden. Wenn man ein mehrseitiges Dokument mehr als einmal druckt,kann man wählen, ob jedes Dokumemt nacheinander komplett (SORTIERT 1;2;3) oder jeweils alle ersten Seiten, dann alle zweiten Seite usw. (GETRENNT 1;1;1;...2;2;2;...) gedruckt werden sollen.

Ausrichtung

Mit der Ausklappliste HOCHFORMAT kann zwischen HOCHFORMAT und QUERFORMAT gewählt werden (ALT+T).

Format

Mit der Ausklappliste FORMAT kann zwischen A4-Format, A3-Format usw. gewählt werden (ALT+G).

Das hier beschriebene Vorgehen zum Starten von Druckaufträgen funktioniert nicht nur bei Textverarbeitungsprogrammen. Ähnliche Druckdialoge werden auch bei anderen Programmen aufgerufen.

Hilfe

Word bietet eine eigene Hilfe, in der man sich Unterstützung zu den einzelnen Funktionen des Programms holen kann. Dazu öffnet man die Hilfe mit F1. Der Cursor steht anschließend im Aufgabenbereich WORD-HILFE im Eingabefeld SUCHEN. Hier gibt man eine Frage oder ein Stichwort zum gesuchten Hilfetext ein, z.B. "Datei speichern". Nach Betätigen der EINGABE-Taste findet man unter ERGEBNISSE (mehrmaliges TAB) Links zu den Hilfetexten. Diese kann man mit AUF und AB durchsuchen und mit EINGABE aufrufen. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Hilfetext. Sehr häufig findet man unterhalb des Hilfetextes weitere, zum Thema gehörige Links zu weiterführenden Hilfetexten.