Word 2010: Dokumentvorlagen

Aus Augenbit
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Unter einer Dokumentvorlage versteht man ein Dokument, das als Muster für ein häufig verwendeten Typ eines Dokuments dient. So kann man z.B. ein Muster für einen Brief erstellen, der schon viele Elemente und Angaben enthält, die bei jedem Brief gleich sind, wie z.B. die Absenderadresse oder der Briefkopf.

Global kann man sagen, dass eine Dokumentvorlage neben Voreinstellungen zu Zeichen-, Absatz- und Zeichenformatierung und Einstellungen zu Formatvorlagen auch ganze Textteile und Grafiken enthalten kann.

Erstellen einer Dokumentvorlage

Um eine Dokumentvorlage zu erzeugen, erstellt man zunächst ein ganz normales Word-Dokument und gestaltet es so, dass alle gleich bleibenden Elemente eintragen werden. Also z.B. Absenderadresse. Weiterhin kann man Platzhalter eintragen für Elemente, die immer ausgefüllt werden müssen, aber variieren. Solch ein Element ist z.B. die Empfängeradresse, die man mit Platzhaltern wie z.B. Vorname Name oder Strasse Hausnummer versieht. Diese Platzhalter muss man später beim eigentlichen Schreiben des Dokuments nur überschreiben - der Vorteil ist, dass dann die in der Dokumentvorlage eingestellte Formatierung, wie z.B. Schriftgröße oder Schriftart beibehalten wird.

Nachdem die Vorlage gestaltet ist, speichert man das Dokument unter einem aussagekräftigen Namen (z.B. Petras Briefvorlage ) ab und wählt im Dialogfenster SPEICHERN UNTER unter DATEITYP statt Dokument (.doc) den DATEITYP Dokumentvorlage (.dot).

Wenn man die Dokumentvorlage verwenden möchte, dann geht so vor:

  • Im Menu DATEI wählt man den Eintrag NEU...(ALT+D,N)
  • Man befindet sich nun im Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT und wählt mit TAB den Eintrag NEU AUS VORHANDENEM aus.
  • Im sich öffnenden Dialogfenster wählt man die gewünschte Dokumentvorlage mit den Pfeiltasten an und mit EINAGABE aus. Schon wird ein Abbild der Dokumentvorlage als neues Dokument erstellt.

Das Abbild enthält alle Elemente der Dokumentvorlage. Das erstellte Dokument kann man genauso bearbeiten, wie ein übliches Dokument in Word. Man kann die restlichen Elemente wie z.B. den Text des zu schreibenden Briefes vervollständigen und abschließend speichern bzw. ausdrucken.

Ändern von Dokumentvorlagen

Falls man eine bestehende Dokumentvorlage ändern möchte, dann ist es notwendig, die Dokumentvorlage aus einem geöffneten Word über das Menü DATEI, ÖFFNEN (ALT+D,H) zu öffnen. Wenn man eine Dokumentvorlage z.B. aus dem Windows-Explorer öffnet, wird nur eine Abbild erstellt.

Der Pfad zu den Dokumentvorlagen auf einem PC ist auf dem Menü Datei unter Optionen - Erweitert - Allgemein - Dateispeicherorte unter dem Eintrag VORLAGEN auszulesen. Meist liegt er unter Windows 7 unter TEMPLATES.

Normal.dot - die wichtigste Dokumentvorlage

Die wichtigste Dokumentvorlage von Word ist die Dokumentvorlage, auf der ein neues Dokument basiert, wenn Word startet bzw. wenn man ein neues Dokument erzeugt (z.B. mit STRG+N). Diese Dokumentvorlage nennt sich Normal.dot und befindet sich ebenfalls im Vorlagenordner. Wenn man die Normal.dot verändern möchte, dann muss man alle geöffneten Dokumente schließen (ALT,D,L). Nun öffnet man die Normal.dot, verändert bzw. gestaltet die Vorlage neu und speichert sie abschließend ab (STRG+S). Hier ist auch der Ort, um z.B. die Standardschriftart oder die Standardschriftgröße einzustellen. Also wenn man z.B. möchte, dass Word nicht die voreingestellte Schriftart Times New Roman beim Start aufzeigt sondern Arial, der sollte am besten in der Normal.dot im Formatvorlage Standard die Schriftart abändern (siehe Word: Formatvorlagen). Achtung, wenn man z.B. Text in die Normal.dot einträgt, dann erscheint dieser Text bei jedem Start von Word bzw. bei jedem neuen Dokument.

Übung

Erstelle eine Dokumentvorlage für Deinen persönlichen Briefe. Eine Anleitung zum Aussehen eines Briefes findest Du hier