Word 2010: Editorfunktionen von Word - Mit Texten arbeiten

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Editorfunktionen von Word - Mit Texten arbeiten

Als Textverarbeitungsprogramm bietet Word mächtige Editorfunktionen an. Darunter versteht man den Umgang mit dem reinen Text, also das Eingeben und Verändern von Text. Nicht dazu gehört die Gestaltung, das Aussehen des Textes (siehe dazu Formatierung).

Text lesen

Beim Lesen in einem Word-Dokument befindet man sich nach dem Öffnen am Beginn des Dokuments. Der Cursor (Schreibmarke) steht links vom ersten Buchstaben. An der Braillezeile wird dies durch das Blinken der Punkte 7,8 des ersten Zeichens angezeigt.

Lesen mit den Lesetasten

Die Braillezeile zeigt die ersten Zeichen des Dokuments an. Bei einer Braillezeile mit 40 Braillemodulen werden entsprechend die ersten 40 Zeichen des Dokuments angezeigt. Um die nächsten 40 Zeichen zu lesen, kann man in der Regel nicht einfach in die nächste Zeile wandern, da eine Bildschirmzeile meist mehr als 40 Zeichen beinhaltet. Zum Lesen an der Braillezeile verwendet man deswegen die sogenannten Lesetasten, die sich meist links bzw. rechts der 40 Brailleelemente befinden. Mit der rechten Lesetaste springt man in Leserichtung um 40 Zeichen nach rechts bzw. eine Zeile nach unten, wenn man am Ende der Zeile angekommen ist. Mit der linken Lesetaste springt man in umgekehrter Richtung wieder zurück.

Mit den Lesetasten kann man also den ganzen Text erfassen. Nun gibt es allerdings noch eine Reihe anderer Möglichkeiten, um sich im Text zu bewegen:

Navigation in Texten

Cursorbewegungen

Auf der Tastatur findet man die Pfeiltasten (LINKS, RECHTS, AUFWÄRTS, ABWÄRTS). Damit kann man den Cursor im Worddokument um jeweils ein Zeichen nach links bzw. rechts oder um jeweils eine Zeile nach oben bzw. unten bewegen. Daneben gibt es eine Reihe weiterer Tastenkombinationen, die Word zum Bewegen des Cursors zur Verfügung stellt:

Navigation Parameter Taste
Zeichen nach rechts RECHTS
Zeichen nach links LINKS
Zeile nach oben AUFWÄRTS
Zeile nach unten ABWÄRTS
Wort rechts STRG+ RECHTS
Wort links STRG+ LINKS
Beginn Zeile POS1
Ende Zeile END
Beginn Dokument STRG+ POS1
Ende Dokument STRG+ END
Absatz nach oben STRG+ AUF
Absatz nach unten STRG+ AB
Satz nach oben (links) ALT+ AUF
Satz nach unten (rechts) ALT+ AB

Anmerkung zur Tabelle: Die Parameter-Taste muss jeweils gedrückt gehalten werden, während die 2. Taste betätigt wird.

Suchen

Mit dem Word-Befehl Suchen (STRG+F) kann man ein Dokument nach einer beliebigen Zeichenkette (Wort, Zahl oder eine andere, beliebige Kombination der in Word zur Verfügung stehenden Zeichen) suchen. Zum Aufruf des Suchen-Dialogs gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • (ALT+R,FD) (Suchen)
  • (STRG+F) (Finden)
  • (STRG+H) (Suchen und Ersetzen), danach ALT+S (Auf diese Weise springt man in die entsprechende Register-Karte, die dem Suchfeld von Word2003/2007 entspricht.)

Nach der Eingabe des Suchbegriffs wird mit der EINGABE-Taste der Such-Vorgang ausgelöst. Mit ESC wird der Suchen-Dialog beendet und der im Text gefundene Suchbegriff ist markiert. Falls der Suchbegriff häufiger im Text vorkommt, können mit der Tastenkombination (STRG+BILDAB) weitere Stellen aufgefunden werden, ohne, dass der Suchen-Dialog erscheint.

Schulbücher, die für blinde Schüler als Word-Dokumente zur Verfügung stehen, sind in der Regel mit den Seitenzahlen des ursprünglichen Textes (Schulbuches) versehen. Zu Beginn jeder Seite ist diese z.B. für Seite 20 mit ((20)) gekennzeichnet. Über den Befehl Suchen (STRG+F) und der Eingabe ((20 kann man sehr schnell auf die entsprechende Seite gelangen.

Suchbegriffe gibt man am besten ohne Endungen ein, so werden zum Beispiel mit der Suche nach Menschenrecht auch die Formen Menschenrechte, Menschenrechten und Menschenrechts gefunden.

Gliederungsansicht - Überblick über ein Dokument bekommen

Mit Hilfe der Gliederungsansicht kann man sich nur die Überschriften eines Textes anzeigen lassen. Dadurch ist es auch für einen Braillezeilennutzer möglich, sich relativ rasch einen Überblick über die Inhalte eines Textes machen zu können.

Mit der Tastenkombination (ALT+STRG+G) wechselt man in die Gliederungsansicht. Die Gliederungsansicht zeigt eine Art Inhaltsverzeichnis an, wenn man sich dort mit dem Befehl (ALT+UMSCHALT+9) nur Überschriften bis zur Ebene 9 anzeigen lässt bzw. den normalen Text über diesen Befehl ausblendet.

Einschub: Das Ebenenkonzept

Der Begriff "Ebenen" meint eine Hierarchie der Überschriften. Eine Hauptüberschrift hat die Ebene 1. Die Unterüberschriften zur Hauptüberschrift haben die Ebene 2. Sind unterhalb dieser Unterüberschriften weitere Überschriften, dann sind diese in Ebene 3 gehalten. Beispiel: Nehmen wir an, wir schreiben ein Buch zu den Tieren der Welt. Dann müsste man dieses Buch systematisieren und in Kapitel einteilen. Eine sinnvolle Struktur ist die nach den Klassen. Das Inhaltsverzeichnis sähe dann auszugsweise so aus:

  • Tiere (Ebene 1)
    • Säugetiere (Ebene 2)
      • Raubtiere (Ebene 3)
        • Löwe (Ebene 4)
        • Tiger (Ebene 4)
      • Paarhufer (Ebene 3)
        • Rind (Ebene 4)
        • Hirsch (Ebene 4)
Überblick gewinnen

Mit (ALT+UMSCHALT+1) werden entsprechend nur Überschriften der Ebene 1 angezeigt, mit (ALT+UMSCHALT+2) Überschriften, die mindestens der Ebene 2 angehören usw..

Mit dem gewohnten Pfeil nach oben bzw. unten wandert man durch die Überschriften. An der richtigen Stelle angekommen schaltet man mit (ALT+A,W) wieder zurück in das Weblayout. Die Cursorposition wird auf Bildschirm und Braillezeile sichtbar. Jawsnutzer haben zusätzlich mit der mit der Schnellnavigation (Jaws+Y) die Möglichkeit durch das Drücken von dem Buchstabe "H" von Überschrift zu Überschrift zu springen.

Dies funktioniert allerdings nur, wenn im Text die Überschriften-Formatvorlage verwendet wurde - näheres siehe Formatvorlagen. Viele Schulbücher, die für blinde Schüler in Word-Dokumente übertragen wurden, sind schon mit Überschriften versehen.

Text bearbeiten - Schreiben in Word

Text eingeben

Wenn ein neues Dokument geöffnet wurde, dann kann man direkt mit der Texteingabe starten. In der Regel gibt man den Text ähnlich wie bei einer Schreibmaschine über die Tastatur ein. Die Fähigkeit, mit dem 10-Finger-System Text einzugeben, ist von großem Vorteil für die Arbeitsgeschwindigkeit. Deswegen ist es sinnvoll - sofern noch nicht geschehen - einen Schreibmaschinenkurs zu absolvieren.

Tastatur

Bei der Eingabe über die Tastatur wird der Text bis zum Rand der Bildschirmzeile geschrieben. Früher musste man an dieser Stelle bei der Eingabe über eine Schreibmaschine manuell einen Zeilenvorschub auslösen, um in eine neue Zeile wechseln zu können. Der PC nimmt uns diese Aufgabe ab. Word schreibt den Text automatisch in der nächsten Zeile weiter.

Buchstaben, Zahlen, Satzzeichen auf der Tastatur

Über die Tastatur gibt man alle Buchstaben, Zahlen und Satzzeichen ein. Diese erscheinen beim Schreiben sofort auf der Braillezeile. Wichtig ist es, die Tastatur und ihre einzelnen Tasten gut zu kennen: siehe IT: Tastatur

Sonderzeichen

Manche Zeichen existieren auf der Tastatur nicht. Diese muss man über einen Umweg - eine Tastenkombination oder über einen Menübefehl - eingeben. Wichtige Zeichen, die im Schulalltag vorkommen, die nicht auf der Tastatur zu finden sind, sind z.B. französische Sonderzeichen, wie z.B. alle Buchstaben mit Accent. Die Tastenkombinationen von internationalen Zeichen, die nicht auf der Tastatur zu finden sind, findet man auf der Seite Word: Internationale Zeichen. Hierzu nur ein kleiner Ausschnitt: Wenn man z.B. im Französischen ein é (e mit Akut) erzeugen möchte, dann gibt man diesen Buchstaben mit ´,e (Akut, e) ein.

In Computer-Braille bzw. 8-Punkt-Braille oder auch Euro-Braille genannt, sind nicht alle Zeichen, die Windows zur Verfügung stellt, definiert. Das resultiert aus der Tatsache, dass es in 8-Punkt-Braille "nur" 2^8 Möglichkeiten, also genau 256 Zeichen gibt. Die modernen Zeichencodes in Windows (Unicode) umfassen 2^16 = 65536 bzw. in der neuesten Version sogar 2^20+2^16 = 1114112 Zeichen.

Grundsätzlich gilt jedoch: Alle Zeichen, die auf der Tastatur aufgedruckt sind, sind in Eurobraille enthalten.

Zeichenkodierungen und Braille ist ein wichtiges Thema für fortgeschrittene Benutzer. Es lässt sich jedoch nicht in 2 Sätzen abhandeln. Deswegen sei an dieser Stelle auf die Seite Eurobraille verwiesen.

Alle Sonderzeichen findet man in der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe SYMBOL. Mit Der TAB-Taste bis WEITERE SYMBOLE navigieren und mit EINGABE bestätigen. Es öffnet sich ein Dialogfenster. Zunächst muss ggf. in der Ausklappliste die richtige Schriftart ausgewählt werden. Daraufhin kann mit TAB in das Suchfeld gesprungen werden. Mit der Sprachausgabe werden die Namen der Zeichen angesagt, wenn man die Tabelle mit den Pfeiltasten erkundet. Mit EINGABE kann man das Zeichen einfügen. Mit ESC schließt man das Dialogfenster wieder.

Die Sonderzeichen kann man auch über die Tastatur eingeben. Den Code für eine Eingabe über die Tastatur ermittelt man, indem man das gesuchte Zeichen mit den Pfeiltasten auswählt und mit 2mal TAB in das Eingabefeld ZEICHENCODE springt. Den dort enthaltenen dezimalen ASCII-Code gibt man bei gedrückter ALT-Taste mit vorangestellter 0 auf dem Ziffernblock (die anderen Zahlen funktionieren nicht!) ein und lässt abschließend die ALT-Taste wieder los. Beispiel: Um in einem Text ein umgedrehtes Ausrufezeichen zu erzeugen ¡ schaut man in der Tabelle nach, welchen Code (ASCII dezimal) das Zeichen hat. In unserem Fall ist das 161. Das Zeichen erzeugt man demnach mit ALT+0161.

Nichtdruckbare Zeichen

Einige Zeichen, die man in Word über die Tastatur eingibt, werden am Bildschirm bzw. auf der Braillezeile nur angezeigt, wenn man die nicht-druckbaren Zeichen einblendet (STRG+*). Es wird empfohlen, diese nichtdruckbaren Zeichen anzuzeigen, da sie eine Orientierung im Dokument geben - also z.B. an welcher Stelle ein Absatz zu Ende ist.

Welches sind diese Zeichen und welche Funktion haben sie?

Absatzende-Zeichen:

Dieses Zeichen wird durch Drücken der EINGABE-Taste erzeugt. Das Absatzende-Zeichen schließt einen Absatz ab. Ein Absatz bildet in der Textverarbeitung eine Einheit und hat für bestimmte Funktionen, auf die wir hier noch zu sprechen kommen werden, eine hohe Bedeutung. In Braille wird das Absatzende-Zeichen durch das Eurobraille-Zeichen mit den Punkten 1458 repräsentiert.

Zeilenwechsel-Zeichen

Der manuelle Zeilenwechsel wird durch UMSCHALT+EINGABE erzeugt. Ein Zeilenwechsel erzeugt eine neue Zeile. Der Absatz bleibt jedoch der gleiche. Das Zeilenwechsel-Zeichen wird zwar am Bildschirm angezeigt, der Screenreader Jaws ignoriert das Zeilenwechselzeichen aber völlig - sowohl Sprachausgabe als auch Braillezeile sagen nichts an.

Leerzeichen

Das Leerzeichen wird mit der LEER-Taste erzeugt. Es erzeugt einen Abstand zwischen Wörtern. Bei ausgeschalteten, nichtdruckbaren Zeichen zeigt die Braillezeile einfach ein leeres Element an. Bei eingeschalteten, nichtdruckbaren Zeichen wird das Eurobraille-Zeichen mit den Punkten 37 angezeigt.

geschütztes Leerzeichen

Das geschützte Leerzeichen wird verwendet, um zu verhindern, dass Worte durch das Zeilenende getrennt werden. Erzeugung: STRG+UMSCHALT+LEER

Eurobraille:

Tabulator-Zeichen

Das Tabulator-Zeichen wird mit der TAB-Taste erzeugt. Damit kann man den nachfolgenden Text an eine bestimmte Position bringen. Näheres siehe Absatzformatierung

Zusammenfassende Tabelle

Zeichen Erzeugung Braillezeichen
Absatzende EINGABE 1458
Zeilenwechsel UMSCHALT+EINGABE
Leerzeichen LEER 37
geschütztes Leerzeichen STRG+UMSCHALT+LEER
Tabulator TAB
Übung: Text eingeben

Schreibe den Text Was ist eine Textverarbeitung in ein Word-Dokument ohne Fehler ab. In der Klasse kann man auch einen Schnellschreibwettbewerb mit den Klassenkameraden durchführen. Bei Fehlern werden 10 Sekunden hinzugerechnet.

Text korrigieren

Zu Zeiten, als man noch mit der Schreibmaschine geschrieben hat, waren Änderungen in einem Dokument recht aufwändig. Kleine Änderungen konnte man noch mit Tippex vornehmen, aber an das Einfügen von ganzen Worten oder Sätzen war mit dem erneuten Schreiben einer Seite verbunden. In einem Textverarbeitungsprogramm ist das Ändern eines Textes ganz einfach.

Einfügen

Man positioniert den Cursor an der entsprechenden Stelle und gibt einfach den fehlenden Text ein. Der nachfolgende Text wird dabei nach rechts/unten weitergeschoben. Dieses Verhalten von Word besteht, wenn sich Word im Einfüge-Modus befindet (siehe nachfolgendes Kapitel Überschreiben).

Löschen

Statt Tippex bietet Word zwei Tasten an, mit denen man Text löschen kann:

  • ENTFERNEN-Taste: Damit löscht man den Buchstaben, auf dem der Cursor sich befindet.
  • RÜCK-Taste: Damit löscht man den Buchstaben links vom Cursor

Bei gedrückt gehaltener STRG-Taste kann man die beiden Tasten auch zum wortweisen Löschen verwenden.

Löschen kann man damit übrigens auch alle nichtdruckbaren Zeichen. Um beispielsweise einen Absatzwechsel wieder rückgängig zu machen, positioniert man den Cursor vor dem Absatzende-Zeichen und drückt die ENTF-Taste. Die beiden Absätze sind nun zu einem verschmolzen. Die Eigenschaften des Absatzes (siehe Absatzformatierung) werden von den Eigenschaften des ursprünglich oberen Absatzes bestimmt.

Man kann auch ganze Textteile auf einmal löschen, indem man den zu löschenden Text vorher markiert (siehe nachfolgendes Kapitel Markieren) und anschließend ENTF oder RÜCK betätigt.

Überschreiben

Einen Text kann man mit neuem Text einfach überschreiben, indem man den ursprünglichen Text vorher markiert (siehe nachfolgendes Kapitel Markieren).

Eine zweite Möglichkeit zum Überschreiben von Text besteht durch den Überschreib-Modus, den man mit der Tastenkombination ALT+STRG+I einschaltet. Dann überschreibt jedes neu geschriebene Zeichen das ursprünglich rechts stehende Zeichen. Ein erneutes Betätigen von ALT+STRG+I schaltet den Überschreib-Modus wieder aus und Word kehrt in den standardmäßig eingestellten Einfüge-Modus (jedes neu eingefügte Zeichen schiebt den dahinterstehenden Text nach rechts) zurück.

Übung Text korrigieren

Das Word-Dokument Fehlertext enthält einige Rechtschreibfehler. Korrigiere diese, sodass der Text am Ende fehlerfrei ist.

Text markieren

Markieren mit Cursorbewegungen

Um Texte bzw. Textteile zu kopieren oder zu formatieren, ist es notwendig, den betreffenden Textteil markiert zu haben. Zum Markieren gibt es verschiedene Tastenkombinationen. Die Tastenkombinationen aus dem Absatz Cursorbewegungen kann man auch zum Markieren von Text verwenden, wenn man jeweils die UMSCHALT-Taste zusätzlich gedrückt hält. Um also z.B. den Absatz ab der aktuellen Cursorposition bis zum Ende zu markieren, drückt man STRG+UMSCHALT+ABWÄRTS. Um ein Wort nach rechts zu markieren, drückt man STRG+UMSCHALT+RECHTS. Die Markierung wird wieder aufgehoben, wenn der Cursor ohne UMSCHALT bewegt wird. Will man an den Anfang der ursprünglich markierten Stelle, bewegt man den Cursor nach links, ans Ende entsprechend nach rechts.

Markieren des gesamten Textes

Mit der Tastenkombination STRG+A wird der gesamte Text markiert.

Der Markierungsmodus

Daneben gibt es den Markierungsmodus. Der Markierungsmodus wird mit einmaligem Drücken der F8-Taste an der aktuellen Cursorposition ausgelöst. Danach können alle bekannten Cursorbewegungen durchgeführt werden und der Text ist von der Auslösestelle bis zur neuen Cursorposition markiert. Mit 2 mal (ESC) schaltet man den Markierungsmodus wieder aus. Die Markierung kann nun wie gehabt durch Bewegen des Cursors aufgehoben werden.

Man kann den Markierungsmodus auch mit dem Suchbefehl kombinieren. Am Beginn der Textstelle, die markiert werden soll, mit F8 den Markierungsmodus einschalten, mit (STRG+F) nach einer beliebigen Zeichenkette im Text suchen und schon ist der Text zwischen Auslösestelle und Suchwort markiert. So kann man z. B. eine Schulbuchseite kopieren. Man setzt den Cursor an den Beginn einer Seite, schaltet mit F8 den Markierungsmodus ein, sucht nach (( , um zum Ende der Schulbuchseite zu gelangen, und kopiert den Text mit (STRG+C).

Der Markierungsmodus bietet noch mehr
  • 1 mal F8 Markierungsmodus ein
  • 2 mal F8 das aktuelle Wort ist markiert
  • 3 mal F8 der aktuelle Satz ist markiert
  • 4 mal F8 der aktuelle Absatz ist markiert
  • 5 mal F8 der gesamte Text ist markiert

Markierungen in der Gliederungsansicht

Sehr elegant kann man in der Gliederungsansicht markieren. Angenommen, man möchte gerne ein Unterkapitel bzw. eine Aufgabe auf einer Seite markieren und kopieren. In der Gliederungsansicht geht das ganz einfach. Man markiert hier einfach die entsprechende Überschrift. Dadurch ist nicht nur die Überschrift markiert, sondern auch die Überschriften und Texte aller darunterliegenden Ebenen. Mit dem Tastenkürzel (ALT+UMSCHALT+Nummer der Ebene) - also z. B. (ALT+UMSCHALT+2) für Überschriften bis zur Ebene 2 - kann man die Unterebenen ausblenden. Anschließend markiert man das gesamte Kapitel, indem man die Zeile mit der Überschrift markiert, in unserem Beispiel die Überschrift des zu markierenden Textteils. Dadurch wird der gesamte, zu jener Überschrift gehörende Text markiert. Anschließend kann man sehr einfach alle Aufgaben, die zu dieser Überschrift gehören, mit (STRG+C) kopieren.

Beispielhaftes Vorgehen:

Gehe in die Gliederungsansicht (ALT+STRG+G) und zeige alle Überschriften bis Ebene 2 an (ALT+UMSCHALT+2). Nun wähle eine Überschrift, markiere diese Zeile mit (Pos1, UMSCHALT+End) und kopiere sie in die Zwischenablage. Öffne dann ein neues Dokument und füge den Text ein. Du wirst selber sehen, was du alles kopiert hast.

Wenn du nun aber nur einen Abschnitt mit der Überschriftenebene 3 (also den aktuellen Unterabschnitt) kopieren möchtest, dann musst man wohl wie vorgehen?. Kleiner Tipp: Gliederungsansicht, Ebene 3 anzeigen, die entsprechende Überschrift suchen, markieren, kopieren und in ein neues Dokument einfügen.

Markierungen mit dem Spaltenmodus

In der Regel markiert Word den Text zeilenweise nach unten oder nach oben ab der aktuellen Cursorposition. Manchmal, z.b. in durch Tabstops tabellenartig geordneten Zeilen, möchte man eine Spalte markieren. Dies gelingt mit dem Spaltenmodus (STRG+UMSCHALT+F8). Nun kann ab der aktuellen Cursorposition mit den Pfeiltasten Spaltenweise markiert werden.

Text umbauen

Suchen/Ersetzen

Einen Begriff Suchen und Ersetzen

Immer wieder kommt es vor, dass man gerne ein Wort durch ein anderes ersetzen möchte. Das scheint nicht schwer, man löscht einfach das alte Wort aus und schreibt das neue Wort stattdessen hin. Kein Problem. Problematischer wird es allerdings, wenn man einen längeren Text hat, in dem das Wort sehr häufig vorkommt. Suchen und Ersetzen ist für solche Fälle das richtige Werkzeug.

Das Dialogfenster SUCHEN UND ERSETZEN hat neben der Registerkarte SUCHEN eine weitere Registerkarte - ERSETZEN. Mit der Tastenkombination STRG+H ruft man das Dialogfenster Suchen und Ersetzen direkt mit der Registerkarte ERSETZEN auf. Hier gibt es zwei Eingabefelder: SUCHEN NACH und ERSETZEN DURCH. Im Eingabefeld SUCHEN NACH gibt man das zu ersetzende Wort ein und entsprechend im Eingabefeld ERSETZEN DURCH das neue Wort.

Beispiel: Man hat einen Text über Günther Grass geschrieben. Folglich taucht der Name Günther Grass häufig in unserem Beispieltext auf. Jetzt stellt man jedoch beim Korrekturlesen fest, dass der gute Günther gar nicht mit h geschrieben wird - der Mann heißt Günter. Also:

  1. STRG+H ruft SUCHEN UND ERSETZEN auf
  2. Ins Eingabefeld SUCHEN NACH schreibt man "Günther"
  3. im Eingabefeld ERSETZEN DURCH schreibt man "Günter"

Nun kann man entweder mit der Schaltfläche ALLE ERSETZEN (ALT+A) alle Günther durch Günter ersetzen. Wenn man allerdings Bedenken hat, dass vielleicht auch noch andere Günthers vorkommen, die nichts mit Grass zu tun haben und mit h geschrieben werden, dann sollte man jeden Günther vor dem Ersetzen kontrollieren. Dazu verwendet man die Schaltfläche Weitersuchen (ALT+W) und geht kurz mit ESC aus dem Dialogfenster in den Text. Man findet dort den gefundenen Günther markiert. Man kehrt nach der Kontrolle mit STRG+H zurück in das Dialogfenster und kann nun entweder mit STRG+E den Günther ersetzen oder mit STRG+W den nächsten Günther aufsuchen, wo das Spiel erneut beginnt.

Alternative: Da das Dialogfenster den "Blick" auf die Braillezeile immer wieder verstellt, bietet sich auch die Möglichkeit an, das neue Wort in die Zwischenablage zu legen, das zu ersetzende Wort in das SUCHEN-Dialogfenster einzutragen, zu suchen, das gefundene, markierte Wort mit dem Inhalt der Zwischenablage zu überschreiben (STRG+V) und mit STRG+BILDAB gleich zur nächsten Fundstelle zu springen, um es wieder mit STRG+V zu überschreiben.

Exkurs Suchen und Ersetzen für Fortgeschrittene

Tipps und Tricks: Über den Schalter ERWEITERN (ALT+E) bekommt man im Dialogfenster SUCHEN UND ERSETZEN einige weitere Möglichkeiten zur Verfügung gestellt.

  • Die Suche berücksichtigt in der Standardeinstellung die Groß-/Kleinschreibung nicht. Wer dies möchte, aktiviert das Kontrollfeld GROß-/KLEINSCHREIBUNG (ALT+K).
  • Die Suche unterscheidet nicht zwischen ganzen Worten und nur Wortteilen. Wer also z.B. die Heide sucht, aber nicht Heidelberg, der muss das Kontrollfeld NUR GANZES WORT SUCHEN (ALT+N) suchen.
  • Über den Schalter SONSTIGES kommt man in eine Auswahlliste, in der man z.B. nach Absatzmarken oder Leerzeichen suchen kann. Diese besonderen Zeichen werden im Eingabefeld SUCHEN NACH durch bestimmte Zeichen repräsentiert, die mit ^ beginnen. Also z.B. das Absatzzeichen ist ^P, das Leerzeichen ^W.

Bei Texten mit nummerierten Zeilen, die in der Regel mit Zeilennummer und anschließendem Tabulator formatiert sind, kann man mit Zahl^t innerhalb der Suche die nummerierten Zeilen finden. Beispiel: Der Schüler soll in Zeile 5 ein Synonym für ein Wort finden. Dazu geht er mit STRG+F in die Suche, gibt hier 5^t ein und findet die Zahl 5 im Text. Die Eingabe von ^t im Anschluss verhindert, dass eine beliebige Zahl 5 in einem anderen Kontext gefunden wird. Mit der Suche nach ^#^t kann man auch alle weiteren nummerierten Zeilen nach und nach (STRG+BILDAB) anspringen. Interessant werden diese Möglichkeiten erst, wenn man mehrere Zeichen kombiniert. So kann man z.B. mit "^PGünther" nur den Günther suchen, der am Beginn eines Absatzes steht.

  • Über den Schalter FORMAT (ALT+F) kann man noch die Suche weiter verfeinern. Hier kann man zusätzlich die Formatierung des Wortes einstellen. Wenn man also z.B. nur den Günther sucht, der in einer Überschrift Ebene 1 vorkommt, dann kann man hier als Suchkriterium Formatvorlage Überschrift1 einstellen.
  • Im Eingabefeld ERSETZEN ist u.a. der Befehl ^& sehr hilfreich, denn er setzt den Suchbegriff in das Eingabefeld ERSETZEN wieder ein. Vor und nach dem ^& können verschiedene Ergänzungen gemacht werden.

Eine sehr ausführliche Darstellung dieser Suchen- und Ersetzen Optionen findet man in der Hilfe von Word unter:

Inhaltsverzeichnis / Arbeiten mit Text / Suchen und Ersetzen / Suchen und Ersetzen von Text oder anderen Elementen / Codes für Dokumentelemente, die gesucht und ersetzt werden können. (Muss noch überprüft werden!!)

Übung Suchen und Ersetzen

Öffne den Text Textverarbeitung.doc und ersetze "Textverarbeitung" durch "Schriftverarbeitung". Kontrolliere das Ergebnis.

Text kopieren/verschieben

Manchmal möchte man schon verfassten Text an einer anderen Stelle haben oder man möchte Teile eines älteren Dokuments in einem aktuell zu bearbeitenden Dokument erneut verwenden. Schließlich kommt es vor, dass man Inhalte aus anderen Anwendungen, z.b. aus dem Web-Browser, in sein Word-Dokument einfügen möchte. Dazu gibt es das Konzept "Kopieren / Verschieben". Zur Unterscheidung zwischen Kopieren und Verschieben sollte man sich klar machen: Beim Kopieren wird eine Kopie (Duplikat) erstellt. Das kopierte Element ist also am Ende des Vorgangs 2 mal an unterschiedlichen Orten vorhanden. Beim Verschieben wird nur der Ort des Elements geändert, es wird also von einer Stelle an eine andere verschoben.

Vorgehen

Kopieren:

  1. Zunächst muss man den Text, den man kopieren bzw. verschieben möchte, markieren.
  2. Im zweiten Schritt kopiert man den markierten Text mit STRG+C in die sogenannte Zwischenablage. Das ist ein Speicher, den der Computer verwaltet.
  3. Anschließend stellt man den Cursor an die Stelle im Dokument, an der man den zu kopierenden Text einfügen möchte.
  4. Schließlich fügt man den Text mit STRG+V ein.

Verschieben:

Beim Verschieben geht man genauso vor, wie beim Kopieren, nur mit dem Unterschied, dass man statt STRG+C (Kopieren) den Befehl STRG+X (Ausschneiden) verwendet.

Weitere Hinweise
Mehrmaliges Einfügen

Das kopierte bzw. ausgeschnittene Element kann beliebig oft eingefügt (STRG+V) werden.

Alternative Bedienung

Die Befehle zum Kopieren, Ausschneiden und Einfügen stehen alternativ zu den Shortcuts auch im Menüband START, in der Gruppe ZWISCHENABLAGE (ALT+R) und auch im KONTEXTMENÜ (APPLIKATIONS-Taste) zur Verfügung.

"Nur" Inhalte Einfügen

Manchmal möchte man beim Kopieren-Vorgang nur den Text kopieren, aber ohne das Format (das Aussehen des Textes). Das kann insbesondere beim Brailleausdruck zu unschönen Ergebnissen (z.B. eingerückte Zeilen) führen. Besonders problematisch können Teile von Internet-Seiten sein. Deswegen empfiehlt es sich in diesen Situationen, statt dem Befehl EINFÜGEN den Befehl INHALTE EINFÜGEN aus der Registerkarte START (ALT+R,V) zu verwenden. Mit TAB bis zu INHALTE EINFÜGEN (oder ALT+R,V,Ü): Im sich öffnenden Dialogfenster wählt man UNFORMATIERTEN TEXT aus und schließt mit EINGABE ab.

Zwischen mehreren Fenstern oder Anwendungen kopieren

Das Kopieren bzw. Verschieben zwischen verschiedenen Word-Dokumenten bzw. unterschiedlichen Anwendungen (vom Internet-Explorer nach Word) funktioniert identisch zum Kopieren innerhalb eines Dokuments. Man muss nur zusätzlich wissen, wie man zwischen 2 geöffneten Word-Dokumenten wechselt (STRG+F6) bzw., wie man zwischen Anwendungen wechselt (ALT+TAB)

Sammeln

Die Zwischenablage kann in Office erweitert werden. In der sogenannten Office-Zwischenablage können bis zu 24 Elemente gesammelt werden. Die Office-Zwischenablage befindet sich im sog. Aufgabenbereich. Der Aufgabenbereich wird nach 2maligem Kopieren automatisch gestartet. Dann werden bis zu 24 kopierte Elemente in der Office Zwischenablage aufgelistet. Jedes Kopieren ergänzt die Liste um einen Eintrag. Am Ende kann man dann über die Schaltfläche ALLE EINFÜGEN (ALT+R und anschließend mit TAB bis zu ZWISCHENABLAGE oder kurz: ALT+R,FO) (alle kopierten Elemente in einem Zug einfügen. Diese Technik empfiehlt sich, wenn man aus einem Text gleich mehrere Elemente gezielt kopieren möchte. Das lästige Wechseln zwischen den Fenstern reduziert sich dadurch stark. Achtung: Wenn man erneut sammeln möchte, empfiehlt es sich, über die Schaltfläche ALLE LÖSCHEN im AUFGABENBEREICH ZWISCHENABLAGE, die vorher gesammelten Elemente aus der Office-Zwischenablage zu entfernen.

Zusammenfassung

Kurz gesagt, Kopieren besteht aus den Schritten Kopieren (STRG+C) und Einfügen (STRG+V), während Verschieben sich zusammensetzt aus Ausschneiden (STRG+X) und Einfügen (STRG+V). In der englisch gefärbten Computersprache spricht man auch von copy+paste und cut+paste.

Übung Kopieren und Einfügen

Schreibe Deine Schulfächer auf. Erstelle nun mit Ausschneiden und Einfügen daraus eine alphabetische Liste. Erstelle einen Ordner mit dem Namen Übungen und speichere die Datei mit dem Namen Schulfächer dort ab.

Rückgängig machen und Wiederherstellen

Manchmal schießt man beim Bearbeiten des Word-Dokuments über sein Ziel hinaus und stellt fest, dass der letzte Befehl bzw. die letzten Befehle dem Text mehr geschadet als genutzt haben. Beispielsweise kann es passieren, dass man einen Teil des Textes unbeabsichtigt gelöscht hat! In diesem Fall kann man den letzten Befehl rückgängig machen (STRG+Z). Mehrmaliges Betätigen von STRG+Z macht die letzten Befehle rückgängig (bis zu 100 Befehle können rückgängig gemacht werden). Falls man feststellt, dass man einen oder mehrere Befehle zu viel rückgängig gemacht hat, kann man mit STRG+Y den/die rückgängig gemachten Befehle wiederherstellen. Übrigens, auch Texteingabe ist ein Befehl.