Word 2010: Seitenformatierung

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Seitenformatierung

Die Seitenformatierung ist nach der Zeichen- und Absatzformatierung die dritte und letzte Formatierungskategorie. Seitenformatierung meint das Aussehen und die Gestaltung der (Druck-)Seite. Wie groß (A4, A5) ist meine Seite ? Wie breit ist der Rand der Seite? Welche Seitenorientierung - Hoch bzw. Querformat - hat die Seite? Wie gestaltet man Kopf- und Fußzeile? Wie schaltet man die Seitennummerierung an?

Seitenumbruch

Früher, als mancher noch mit der Schreibmaschine gearbeitet hat, musste man ein neues Blatt einlegen, wenn die alte Seite vollgeschrieben war. Word beginnt eine neue Seite automatisch. Es vollzieht vergleichbar zum Zeilenumbruch einen automatischen Seitenumbruch. Einen manuellen Seitenwechsel fügt man mit (STRG+EINGABE) ein. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn man ein neues Kapitel mit einer frischen Seite beginnen möchte. ALternativ über Registerkarte Einfügen/Gruppe Seite/Menüpunkt Seitenumbruch (ALT+I,B).

Die Länge einer Seite bzw. die Anzahl der Wörter und Buchstaben, die auf eine Seite passen, ist von mehreren Dingen abhängig:

  1. Größe der Seite bzw. des Papiers: Je größer das Papier, desto mehr Platz ist für den Text vorhanden.
  2. Randeinstellungen: Je breiter der Rand und damit ein Bereich der Seite, der nicht bedruckt werden darf, desto weniger Platz ist auf der Seite für den Text.
  3. Zeichenformatierung: Die Schriftgröße bestimmt entscheidend, wie viele Buchstaben in eine Zeile und wie viele Zeilen auf ein Blatt passen. Je größer die Schrift, desto weniger Buchstaben und Zeilen haben Platz. Neben der Schriftgröße spielt auch die Auswahl der Schriftart eine wichtige Rolle, was die räumliche Ausdehnung eines Textes angeht. Eine proportionale Schriftart braucht weniger Platz als eine nicht proportionale Schriftart. Klar, Buchstaben wie das i beispielsweise sparen bei der proportionalen Schriftart Platz ein.

Seite einrichten

Die Einstellungen zur Größe und Ausrichtung der Seite, ebenso wie die Randeinstellungen, werden in der Registerkarte Seitenlayout/Gruppe Seite einrichten (ALT+S und mit TAB weiter zu den einzelnen Menüpunkten) gemacht. Außerdem lässt sich in der Gruppe "Seite einrichten" ein Dialogfenster "Seite einrichten" mit den Registerkarten SEITENRÄNDER, PAPIER und LAYOUT öffnen.

Seitenränder

Auf der Registerkarte SEITENRÄNDER des Dialogfensters "Seite einrichten" tätigt man die Einstellungen zu SEITENRÄNDERN, AUSRICHTUNG und ANZAHL DER SEITEN pro Blatt. Alternativ hierzu kann man diese im Register Seitenlayout/Gruppe Seite einrichten/Menüpunkt vorgegebene Formatvorlagen für die Seitenränder einstellen.

Seitenränder

Seitenrand meint den nicht bedruckten Rahmen um eine Seite. Die Breite des Rahmens ist außen durch den Papierrand und innen durch die Ausdehnung des Textes (Textbegrenzung) definiert. Unter Textbegrenzung versteht man die gedachte Linie, an der sich der Text ausrichtet. Der Text beginnt an der linken bzw. oberen Textbegrenzung und endet an der rechten bzw. unteren Textbegrenzung. Die Absatzformatierung EINZUG 0 cm liegt genau auf dieser Textbegrenzungslinie. Wenn der EINZUG erhöht wird, dann wird zum Rand noch der Einzug hinzu addiert. Wenn also z.B. auf einer Seite beim linken Rand 2,5 cm eingestellt sind und der Absatz einen linken Einzug von 2 cm aufweist, dann befindet sich der erste Buchstabe in diesem Absatz und damit die linke Textbegrenzung 4,5 cm (linker Rand + linker Einzug) vom linken Papierrand entfernt.

SEITENRÄNDER im Dialogfenster SEITE EINRICHTEN hat insgesamt 5 Drehfelder und eine Ausklappliste:

  • OBEN (ALT+O): Gibt den Abstand in cm zwischen oberen Papierrand und oberem Textrand an.
  • UNTEN (ALT+U): Gibt den Abstand in cm zwischen unterem Papierrand und unterem Textrand an.
  • LINKS (ALT+L): Gibt den Abstand in cm zwischen linkem Papierrand und linkem Textrand an.
  • RECHTS (ALT+R): Gibt den Abstand in cm zwischen rechtem Papierrand und rechtem Textrand an.
  • BUNDSTEG (ALT+D): Ein zusätzlicher Rand, der je nach BUNDSTEGPOSITION noch zu einer der vier Randeinstellungen hinzugerechnet wird. Unter Bundsteg versteht man den Raum, den eine Heftung durch die Löcher oder eine Bindung durch das Zusammenkleben am Rand benötigt. Möchte man z.B. seine Seiten am linken Rand lochen, um sie abzuheften, dann stellt man unter BUNDSTEG 2 cm und als BUNDSTEGPOSITION LINKS ein.
  • BUNDSTEGPOSITION (ALT+N): Ausklappliste, die angibt, wo auf der Seite sich der Bundsteg befindet (LINKS, RECHTS, OBEN, UNTEN).

SEITENRÄNDER in der Gruppe "Seite einrichten" hat eine Ausklappliste mit 5 Formatvorlagen sowie einen Auswahlpunkt BENUTZERDEFNIERTE SEITENRÄNDER:

  • NORMAL
  • SCHMAL
  • MITTEL
  • BREIT
  • GESPIEGELT

Achtung: Eine Randeinstellung von 0 cm führt in der Regel zu einer Warnung beim Ausdrucken, denn fast jeder Drucker braucht für die Papierführung einen minimalen (0,3 - 1 cm ) Randbereich, den der Drucker nicht bedrucken kann. Falls man die Warnung ignoriert, dann wird ein Teil des Textes beim Ausdrucken abgeschnitten. Im Fall der Warnung ist es besser, den Schalter KORRIGIEREN in dem Dialogfenster der Warnung auszuwählen, denn dann werden die Randeinstellungen den minimalen Anforderungen des Druckers automatisch angepasst.

Ausrichtung

Ausrichtung ist sowohl ein Menüpunkt in der Gruppe SEITE EINRICHTEN im Register SEITENLAYOUT (Ausklappliste mit Pfeilstaste) (kurz:ALT+S,O) als auch im Dialogefeld "Seite einrichten" und bietet zwei Auswahlschalter:

  • HOCHFORMAT (ALT+H): Ist standardmäßig eingestellt. Die Seite ist höher als breit. Bei A4 z.B. ist die Seite ca. 29,7 cm hoch und 21 cm breit.
  • QUERFORMAT (ALT+Q): Die Seite ist breiter als hoch. Bei A4 z.B. ist die Seite ca. 21 cm hoch und 29,7 cm breit.

Format

Genormte Papiergrößen stellt man in der Registerkarte Seitenlayout/Gruppe Seite einrichten/Menüpunkt Papier ein (ALT+S,S1) ein. In der Regel verwendet man in Deutschland Papier der Größe A4. A4 hat eine Ausdehnung von 29,7 cm x 21 cm. In der Auskallpliste sind zahlreiche weiteree genormte Papiervorlagen zu finden. Falls man Papier mit anderen Ausdehnungen bedrucken möchte, kann man das Dialogfenster "Seite einrichten" öffnen und in der Registerkarte PAPIER in den Drehfeldern BREITE (ALT+T) und HÖHE (ALT+H) auch individuelle Papiergrößen einrichten.

Layout

Unter der Registerkarte LAYOUT im Dialogfenster "Seite einrichten" werden vor allem Einstellungen zu Kopf- und Fußzeile getätigt. Altrnativ: Register Einfügen/Gruppe Kopf- und Fußzeile/ Menüpunkte Kopfzeile bzw. Fußzeile bzw. Seitenzahl (ALT+I,P; ALT+I,U; ALT+I,NT)(je Aufklapplisten). Siehe nachfolgendes Kapitel.

Kopf- und Fußzeile

Kopf- und Fußzeile sind übergeordnete, zusätzliche Informationen, die auf den Seiten eines Dokuments oben (Kopfzeile) oder unten (Fußzeile) ausgegeben werden. Sehr häufig wird in Kopf- bzw. Fußzeilen die aktuelle Seitenzahl angegeben. In der Regel befindet sich die Kopf- bzw. Fußzeile innerhalb des Seitenrandes. Die Inhalte der Kopf- bzw. Fußzeile sind beim Lesen in der Ansicht WEBLAYOUT nicht sichtbar. Erst, wenn man in die Ansicht SEITENLAYOUT wechselt, sind Kopf- und Fußzeile visuell erkennbar. Allerdings ist der Text der Kopf- bzw. Fußzeile ausgegraut, d.h. der Cursor landet beim normalen Navigieren durch den Text niemals in der Kopf- bzw. Fußzeile. Damit ist auch in der Ansicht SEITENLAYOUT die Kopf- bzw. Fußzeile für die Braillezeile unsichtbar. Aus diesem Grund kann man in der Ansicht WEBLAYOUT bleiben. Um in Kopf- bzw. Fußzeile zu gelangen, wählt man Register Einfügen/Gruppe Kopf- und Fußzeile/Menüpunkt Fußzeile (ALT+I,U)bzw. Menüpunkt Kopfzeile (ALT+I,P). Mit ABWÄRTS gelangt man in die verschiedenen Formatvorlagen der Kopf-bzw.Fußzeile. Mit EINGABE bestätigt man eine Vorgabe (empfohlen: Menüpunkt Kopfzeile bearbeiten/Fupßzeile bearbeiten) und befindet sich anschließend mit dem Cursor in der Fußzeile/Kopfzeile.

Kopf- und Fußzeile gestalten

Man wechselt in den Menüpunkt KOPFZEILE (ALT+I,P) bzw. FUßZEILE (ALT+I,U). In der KOPFZEILE bzw. FUßZEILE schreibt man einen beliebigen Text, z.B. den Titel des aktuellen Dokuments. Mit ALT+A,W verlässt man die KOPFZEILE bzw. FUßZEILE wieder. Auf jeder Seite des Dokuments befindet sich nun der Titel des Dokuments in der Kopfzeile bzw. Fußzeile. Es ist zunächst völlig egal, auf welcher Seite man sich befindet, wenn man in die KOPF- oder FUßZEILE wechselt. Jede Änderung bezieht sich auf alle Seiten. Den Text in KOPF- und FUßZEILE kann man wie gewohnt mit Zeichen- und Absatzformatierung gestalten. Angenommen, Sie möchten nachträglich Änderungen in der Fußzeile vornehmen möchten, müssen Sie folgende Schritte tätigen:

  • Über den Menüpunkt FUßZEILE (ALT+I,U) die Ausklappliste öffnen und mit PFEIL ABWÄRTS zu FUßZEILE BEARBEITEN, mit EINGABE bestätigen.
  • Achtung! An dieser Stelle entstehen Schwierigkeiten für Jaws-Nutzer: Von Jaws werden die Inhalte der Fußzeile weder von der Sprachausgabe angesagt noch von der Braillezeile angezeigt.
  • Durch das Betätigen von FUßZEILE BEARBEITEBN öffnet sich ein Kop- und Fußzeilentool, in dem sich der Fokus befindet.
  • Sie müssen nun mit TAB bis zur Gruppe KOPF- UND FUßZEILEN navigieren, um dort erneut die Ausklappliste von dem Menüpunkt FUßZEILE in der Gruppe KOPF-UND FUßZEILE zu betätigen.
  • Nun wählen sie erneut FUßZEILE BEARBEITEN mit EINGABE aus.
  • Jetzt steht der Cursor in der Fußzeile und Jaws erkennt den Inhalt der Fußzeile. Somit können nun Änderungen vorgenommen werden.
  • Die Fußzeile schließen Sie mit ALT+A,W.
Abschnittswechsel - Verschiedene Kopf- und Fußzeilen

Die Kopf- und Fußzeile vor und nach einem Abschnittswechsel kann individuell unterschiedlich gestaltet werden. Zunächst fügt man in sein Dokument einen Abschnittswechsel ein: Man geht in die Registerkarte Seitenlayout/ Gruppe Seite einrichten und aktiviert die Aufklappliste in dem Menüpunkt Umbrüche (ALT+S,B). In dieser betätigt man den Auswahlschalter ABSCHNITTSWECHSEL NÄCHSTE SEITE mit EINGABE. Anschließend gestaltet man die Kopf- und Fußzeile im ersten Abschnitt wie gewohnt (Siehe vorherige Kapitel). Nun kann die Kopf- und Fußzeile des zweiten Abschnitts gestaltet werden, indem der Cursor auf die zweite Seite gesetzt wird und der Menüpunkt KOPF-bzw. FUßZEILE betätigt wird. Dabei ist die Registerkarte KOPF- und FUßZEILENTOOLS geöffnet. Bevor man beginnt, die Kopf- und Fußzeile des 2. Abschnitts zu verändern, muss innherhalb der Reisterkarte unter der Gruppe NAVIGATION der Menüpunkt MIT VORHERIGER VERKNÜPFEN deaktiviert werden. Auf diese Weise wird die Verknüpfung mit dem ersten Abschnitt gelöst. Dann erst kann ich die Kop- und Fußzeile des 2. Abschnitts unabhängig vom ersten Abschnitt gestalten.

Felder / automatische Inhalte

Felder sind Platzhalter für sich ändernde Daten. Ein typisches Beispiel für ein Feld ist die Seitenangabe in der Fußzeile. Je nach dem, auf welcher Seite man sich befindet, zeigt dieses Feld eine andere Zahl an. Ohne diese Möglichkeit müsste man ja auf jeder Seite die Information per Hand einfügen. Wenn man nachträglich eine neue Seite einfügen würde, dann müsste man alle Seitenangaben noch einmal überarbeiten. Diese nervige Aufgabe übernimmt Word mit einem Feld.

Einfügen eines Feldes

Das Einfügen eines Feldes wird im Folgenden an dem Beispiel "Seitenzahl" dargestellt. Über die Registerkarte Einfügen/Gruppe Kopf- und Fußzeile/Menüpunkt Seitenzahl öffnet man die Ausklappliste SEITENZAHL (ALT+I,NT). In der Ausklappliste kann man wählen, ob die Seitenzahlen am Seitenanfang oder am Seitenende stehen sollen. Hierbei öffnen sich erneut Ausklapplisten, die über verschiedene Formatvorlagen (Navigation mit Pfeiltasten), zum Beispiel ob die Seitenzahl links, rechts oder mittig stehen soll. Mit EINGABE schließen wir den Vorgang ab. An der Einfügestelle im Dokument und auf der Braillezeile steht nun eine Ziffer (je nach dem, auf welcher Seite des Dokuments man sich gerade befindet). Das Feld wird von der Sprachausgabe als "Eingabe Feld" angekündigt. Mit dem Befehl ALT+F9 kann man die sogenannte Feldfunktion des Feldes anzeigen lassen bzw. wieder ausschalten. In unserem Fall steht hier { PAGE }. Das ist der Feldfunktionsbefehl für "aktuelle Seitenzahl" der wordeigenen Programmiersprache. Wenn man das Ganze in der Fuß- bzw. Kopfzeile einfügt, dann erscheint das Feld auf jeder Seite und zeigt auf jeder Seite die jeweilige Seitennummer an.

Weitere wichtige Angaben für die Kopf- bzw. Fußzeile, die man über Felder realisieren kann, sind:

  • Seitenzahl des gesamten Dokuments: Durch die Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie Dokumentinformation auswählen. Unter Feldnamen NUMPAGES auswählen.
  • Autor: Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch die Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie Dokumentinformation auswählen. Unter Feldnamen AUTHOR auswählen.
  • Datum: Kategorie DATUM UND UHRZEIT
    • Feldnamen: SAVEDATE (fügt das Datum ein, an dem das Dokument zuletzt gespeichert wurde):Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie DATUM UND UHRZEIT auswählen und unter Feldnamen SAVEDATE auswählen.
    • Feldnamen: DATE (fügt das aktuelle Datum ein): Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie DATUM UND UHRZEIT auswählen und unter Feldnamen DATE auswählen.
    • Feldnamen: PRINTDATE (fügt das Datum ein, an dem das Dokument gedruckt wurde): Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie DATUM UND UHRZEIT auswählen und unter Feldnamen PRINTDATE auswählen.
  • Feldfunktion FILENAME (fügt Speicherort und Namen der Datei ein): Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie ALLE auswählen und unter Feldnamen FILENAME auswählen.
Abkürzungen

Um das aktuelle Datum einzufügen, gibt es im Register Einfügen/ Gruppe Text den Menüpunkt DATUM und UHRZEIT. Es öffnet sich ein UHRZEIT ein eigenes Dialogfenster DATUM UND UHRZEIT.