Word 2010: Serienbriefe

Aus Augenbit
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Serienbriefe/Seriendruck

Warum braucht man das, für was ist das?

In früheren Zeiten waren in großen Firmen der Telekommunikationsbranche oder großen Versicherungen ganze Heere von Mitarbeitern angestellt, um Briefe zu schreiben, die sich nur in der Adresse und der Anrede unterschieden. Heute gibt es diese Art von Tätigkeiten fast nicht mehr. Die Aufgabe übernimmt die Serienbrieffunktion der modernen Textverarbeitungsprogramme. Ein Serienbrief besteht aus zwei Teilen, nämlich zum einen aus dem eigentlichen Text, im folgenden Hauptdokument genannt und zum anderen aus einer Tabelle, im Folgenden als Datenquelle bezeichnet, die die sich unterscheidenden Elemente des Briefes enthält. Mit der Serienbrieffunktion wird pro in der Tabelle enthaltenem Datensatz (Zeile) jeweils ein Brief erzeugt. Diese Serienbriefe bestehen aus dem Text des Hauptdokuments und dem Inhalt des jeweiligen Datensatzes. In Word 2010 werden die Serienbriefe unter der allgemeinen Bezeichnung Seriendruck geführt.

Beispiel

Als einfaches Beispiel dient uns ein Brief eines Klassenlehrers an die Eltern der Schüler seiner Klasse. Der Lehrer möchte über eine bevorstehende Klassenfahrt informieren. Für die Erstellung des Briefs braucht er zum einen das Hauptdokument, mit dem eigentlichen Text und zum anderen eine Tabelle, mit den Namen und Anschriften der Eltern. Diese Tabelle bekommt der Lehrer aus dem Sekretariat der Schule.

Der Text des Hauptdokuments könnte folgendermaßen aussehen:

Sehr geehrte Familie XXXX, in der Woche nach den Osterferien fährt die Klasse 9a ins Landschulheim. Wir werden ...

...

...

Mit freundlichen Grüßen,

Klassenlehrer L. Braille

Ilvesheim am 15.01.2007

Der Brief ist nun eigentlich fertig, was fehlt sind die Namen der Familien an der Stelle XXXX. Hier kommt nun die Serienbrieffunktion von Word ins Spiel. Die Familiennamen der Schüler sind in der Tabelle mit den Schüleradressen enthalten. Die Tabelle könnte so aussehen:

Name Vorname Adresse
Müller Peter Am Kräherwald 11, 70193 Stuttgart
Maier Melanie Kloster 2, 78713 Schramberg
Krause Helmut Schlossstr. 23, 68549 Ilvesheim

Für unser vereinfachtes Beispiel bedeutet das, dass wir insgesamt 3 Serienbriefe erzeugen müssen, da die Tabelle drei Datensätze enthält. Damit dies gelingt, muss das Hauptdokument und die Tabelle mit den Datensätzen verbunden werden. Die Verbindung erfolgt über die sogenannten Seriendruckfelder oder auch Platzhalter genannt. In unserem Beispiel sind die Bezeichnungen der Platzhalter durch die erste Zeile der Tabelle definiert. Also Name, Vorname, Adresse. Im Hauptdokument muss nun an der Stelle XXXX der Platzhalter "Name" eingefügt werden. Dies geschieht über ein sogenanntes Feld. Ein Feld ist ein Element in einem Wordtext hinter dem sich ein Befehl versteckt. In unserem Fall lautet der Befehl etwa: "Gehe in die Serienbrieftabelle in die Spalte mit einem bestimmten Namen und schreibe den Inhalt der Zelle in dieser Spalte an die Stelle des Feldes." Ein Feld erkennt man an den doppelten Anführungszeichen bei XXXX. Wie sieht das auf der Braillezeile aus? /XXXX. Die Sprachausgabe sagt ein Feld ebenfalls an.

Vorgehen

Zum Erstellen eines Serienbriefes öffnet man ein neues Word-Dokument und wählt die Registerkarte Sendungen/Gruppe Seriendruck starten/Menüpunkt Seriendruck starten (ALT+G,I). Es öffnet sich die Ausklappliste SERIENDRUCK STARTEN, in der man den Menüpunkt SERIENDRUCK-ASSISTENT mit SCHRITT FÜR SCHRITT-ANWEISUNGEN mit EINGABE auswählen muss. Eine Art Assistent geleitet den Nutzer durch die Erstellung des Serienbriefes:

Schritt 1: Dokumenttyp

Als Erstes wird gefragt, welche Art von Dokument man erstellen möchte. Hier wählt man Briefe. Mit TAB landet man auf WEITER und aktiviert mit LEER.

Schritt 2: Startdokument

Hier wählt man AKTUELLES DOKUMENT VERWENDEN. Dadurch wird das aktuell geöffnete Word-Dokument zum Hauptdokument des Serienbriefes. Mit TAB gelangt man wieder auf WEITER.

Schritt 3: Empfänger wählen

Hier legt man die Datenquelle des Serienbriefes fest. Man wählt VORHANDENE LISTE VERWENDEN, wenn man schon eine Datei hat, die eine Tabelle enthält. Diese Datei kann entweder ein Word-Dokument mit einer Tabelle oder auch eine Excel-Tabelle sein. Mit TAB landet man auf dem Link DURCHSUCHEN, den man mit der LEERTaste aktiviert. Im sich öffnenden Dialogfenster DATENQUELLE AUSWÄHLEN, das in seinem Aufbau dem Dialogfenster ÖFFNEN entspricht, wählt man die Datei mit der Tabelle aus. Es öffnet sich das Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER. Hier befindet man sich in einer Liste mit den Datensätzen der Tabelle. Mit den Pfeiltasten AUF und AB kann man einzelne Datensätze anspringen und gegebenenfalls durch Drücken der LEER-Taste deaktivieren. "Nicht aktiviert" bedeutet, dass der jeweilige Datensatz für die Serienbrieferstellungen nicht verwendet wird. Standardmäßig sind alle Datensätze aktiviert. Durch mehrmaliges TAB gelangt man auf dem Schalter OK, mit dem man das Dialogfenster beendet. Nun befindet man sich wieder im Aufgabenbereich SERIENDRUCK, springt mit TAB auf WEITER und aktiviert wieder mit der LEER-Taste.

Schritt 4: Brief schreiben

An dieser Stelle schreibt man nun das Hauptdokument bzw. den eigentlichen Brief. Mit F6 verlässt man den Aufgabenbereich und fängt an zu schreiben. An den Stellen, an denen man Platzhalter einfügen möchte, geht man wie folgt vor:

Man wechselt mit F6 in den Aufgabenbereich Seriendruck und wählt den LINK WEITERE ELEMENTE. Im sich öffnenden Dialogfenster SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN wählt man den benötigten Platzhalter mit den Pfeiltasten aus und fügt ihn über EINFÜGEN (ALT+E) in das Hauptdokument ein. Mit ESC verlässt man das Dialogfenster wieder. Im Dokument sollte nun ein Feld eingefügt sein, das den Namen des Platzhalters trägt. Diesen Vorgang wiederholt man so oft, bis alle benötigten Platzhalter im Text platziert sind.

Schließlich wählt man im Aufgabenbereich SERIENDRUCK (F6) wieder den Link WEITER aus und gelangt zu:

Schritt 5: Vorschau auf ihre Briefe

Hier wird nun der Text statt mit den Platzhalternamen schon mit den Inhalten des ersten Datensatzes angezeigt. Im Aufgabenbereich SERIENDRUCK (F6) kann man auch die anderen Datensätze anzeigen lassen, indem man den Schalter >> wählt und mit der LEERTaste jeweils um einen Datensatz weiterspringt. Mit F6 kann man dann das Ergebnis im Dokument anschauen.

Schließlich wählt man im Aufgabenbereich SERIENDRUCK (F6) wieder den Link WEITER aus und gelangt zu:

Schritt 6: Seriendruck beenden

Hier wählt man im AUFGABENBEREICH Seriendruck den Link INDIVIDUELLE BRIEFE BEARBEITEN. Im sich öffnenden Dialogfenster SERIENDRUCK IN EIN NEUES DOKUMENT wählt man ALLE (ALT+A) und schließt mit EINGABE den Dialog ab. Nun wird ein neues Dokument erzeugt, das alle Serienbriefe enthält. Pro Datensatz wird das Hauptdokument eingefügt und mit den Daten des Datensatzes versehen. Wenn also in der Tabelle mit der Datenquelle 10 Datensätze (Zeilen) vorhanden sind, dann sollte das neu erzeugte Dokument aus 10 Teilen bestehen, die sich nur durch die unterschiedlichen Inhalte der Datensätze unterscheiden. Nach jedem Teil wird automatisch ein Seitenumbruch eingefügt. Nun kann man das Dokument nochmals Nachbearbeiten und am Ende ausdrucken bzw. abspeichern.