Excel 2010: Zellformatierung

Zellenformatierung

In diesem Kapitel geht es darum, wie man die Inhalte der Zellen formatiert.

Dabei geht es nicht nur um: Schriftarten, -größen, -farben usw.,
sondern auch um: Zahlenformate wie Datum, Zahlen, Währung, usw.
und um: Rahmen und Hintergründe sowie die Ausrichtung der Zellinhalte.

Dialogfenster "Zellen formatieren" öffnen

Alle Formatierungen lassen sich im Dialogfenster "Zellen formatieren" vornehmen.
Das Dialogfenster wird über das Register START Gruppe ZAHL Menüpunkt "Zellen formatieren" (kurz: ALT+R,F,M) oder noch kürzer über STRG+1 geöffnet.

Das Dialogfenster besteht aus mehreren Registerkarten. Mit STRG+TAB wechselt man von Registerkarten zu Registerkarte.

Schriftarten, Schriftschnitt, Schriftgrad und Schriftfarben

Die Schriftart, Schriftgröße und -farbe wird in der Registerkarte SCHRIFT geändert.
Um zu dieser zu gelangen, drückt man wiederholt STRG+TAB.

Durch Drücken von TAB bzw. SHIFT+TAB navigiert man durch die Registerkarte.

• Genauso wie bei Word und Co. kann man im Eingabefeld "Schriftart" mit den Pfeiltasten die gewünschte Schriftart heraussuchen.
• Den Schriftgrad wählt man im Eingabefeld "Schriftgrad".
• Den Schriftschnitt, ob "Fett, Kursiv oder Standard" sucht man im Eingabefeld "Schriftschnitt" aus.
• Die Farbe wird über die Ausklappliste Farbe ausgewählt.

JAWS gibt über die Sprachausgabe die voreingestellte Farbe an. Mit der Pfeiltaste AB wird die Auswahlliste geöffnet. Zuerst wird "Farbe automatisch" angeboten. Diese ist normalerweise automatisch eingestellt und gewährleistet, dass keine weiße Schrift auf weißem Hintergrund oder eine andere, unlesbare Farbkombination eingestellt ist. Will man eine bestimmte Farbe wählen, navigiert man anschließend durch eine Matrix von Farben, die jeweils von JAWS benannt werden. Zur besseren Orientierung sei erwähnt, dass durch die Pfeiltasten RECHTS oder LINKS die Grundfarben und mit den Pfeiltasten AUF die jeweilig dunkleren und mit AB die jeweilig helleren Farbtöne ausgewählt werden können.

Hinweis zu JAWS:
Zur Kontrolle kann man sich mit JAWS-Taste+F den Schriftgrad und die aktuellen Attribute der Zelle ansagen lassen.

Tastenkombinationen für den Schriftschnitt: fett, kursiv und unterstrichen

Am leichtesten lassen sich die Zellinhalte fett, kursiv oder unterstrichen formatieren, in dem man Tastenkombinationen einsetzt. Man erspart sich den Weg über das Dialogfenster "Zellen formatieren", in dem man in der Registerkarte SCHRIFT im Menüpunkt SCHRIFTSCHNITT ebenfalls den Schriftschnitt auswählen kann.

Tastenkombinationen:

• STRG+SHIFT+F für Fettdruck,
• STRG+SHIFT+K für Kursivdruck und
• STRG+SHIFT+U für Unterstreichungen.

Die Einstellung kann entweder für die ganze Zelle beim Fokussieren der Zelle oder nach dem Abschließen des Eingabevorgangs vom System übernommen werden. Ändert man die Schrift auf Fett während der Eingabe in einer Zelle, wird die Änderung nicht für alle Zeichen in der Zelle übernommen, sondern nur ab der Stelle der Änderung.

Hintergrundfarbe des Zellinhaltes ändern

Zur Hervorhebung von bestimmten Zellen bietet es sich nicht nur an, die Schriftfarbe zu ändern, sondern auch die Hintergrundfarbe der Zellen.

Meist wählt man in Excel zur Hervorhebung eine Hintergrundfarbe wie gelb oder ein helles Grau.
Möchte man eine besondere Zahl kenntlich machen, z.B. eine negative Zahl, wählt man meist eine rote Schriftfarbe.

Die Farbe des Hintergrundes wird folgendermaßen geändert:

• Öffnen des Dialogfensters "Zellen formatieren" mit STRG+1 oder über das Register START Gruppe ZAHL Menüpunkt "Zellen formatieren" (kurz: ALT+R,F,M)
• Wechseln auf die Registerkarte "Ausfüllen" mit STRG+TAB oder STRG+RECHTS/ STGR+LINKS
• Im Register "Ausfüllen" geht man mit TAB auf die Schaltfläche "Keine Farbe". Aktiviert man diese, kann man Hintergrundfarben entfernen. Zur Farbauswahl gelangt man von dieser Stelle an mit den Pfeiltasten AB oder AUF, bzw. LINKS oder RECHTS. Die Farbpalette ist genauso wie im Abschnitt Schriftfarben (siehe oben) angeordnet.
• Die Auswahl wird mit OK abgeschlossen.

Zellinhalte ausrichten

Inhalte einer Zelle können linksbündig, zentriert, rechtsbündig bzw. nach oben oder unten ausgerichtet werden.

Die Ausrichtung der Inhalte wird im Dialogfenster "Zellen formatieren" in der Registerkarte "Ausrichtung" vorgenommen.

Zum Öffnen geht man folgendermaßen vor:

• ALT+R,F,M oder STRG+1
• Wechseln mit STRG+TAB auf die Registerkarte "Ausrichtung"

Den Text kann man in der Horizontalen wie auch in der Vertikalen ausrichten. Dabei ist die Ausrichtung zur Zelle gemeint. Horizontal meint die Verteilung des Textes auf den rechten und linken Rand der Zelle bezogen. Die vertikalen Einstellungen beziehen sich auf die Verteilung des Textes zwischen oberer und unterer Zellenbegrenzung.

• Mit ALT+H gelangt man in die Ausklappliste "Horizontal", aus der man mittels AUF/AB Folgendes auswählen kann:
  • Standard
  • Links (Einzug)
    Der Text wird linksbündig ausgerichtet, das heißt, der Text beginnt am linken Zellenrand. Mit TAB kann man in das Eingabefeld "Einzug" wechseln, in dem man den Abstand von Links eingeben kann.
  • Zentriert
    Der Text wird in der Horizontalen an der imaginären Mittellinie der Zelle ausgerichtet.
  • Rechts (Einzug)
    Der Text wird rechtsbündig ausgerichtet. Den Abstand vom rechten Rand kann man wie beim Einzug links einstellen.
  • Ausfüllen
    Die Zelle wird mit dem Zellentext so ausgefüllt, bis die Zelle voll ist. Beispiel: steht in der Zelle "123" so wird so oft "123123..." hintereinander eingefügt, bis die Zelle mit dieser Zeichenkombination gefüllt ist. Dies macht Sinn bei Füllzeichen, "----", um eine optische Trennung von Zellen zu erreichen.
  • Blocksatz
    Der Text wird über die Zelle verteilt.

• Die Ausklappliste zur "Vertikalen" Ausrichtung in der Zelle erreicht man mit ALT+V. Dort stehen zur Verfügung:
  • Oben
    Der Text beginnt am oberen Zellenrand.
  • Zentriert
    Der Text wird zentriert dargestellt.
  • Unten
    Der Text wird auf den unteren Rand gesetzt.
  • Blocksatz
    Der Text wird durch Laufweitenänderung der Schrift über die ganze Zelle verteilt.
  • Verteilt
    Der Text wird auf die ganze Zelle durch Schriftgrößenänderung oder Laufweitenänderung der Schrift verteilt.

Der Text kann teilweise auch direkt über das Register START Gruppe AUSRICHTUNG ausgerichtet werden. Mittels der Tastenkombinationen geht dies oft schneller als über das Dialogfeld "Zellen formatieren".

Hier die Tastenkombinationen:

"Horizontal"

• Links: ALT+R,A,L
• Zentriert: ALT+R,A,Y
• Rechts: ALT+R,A,B
• Einzug schrittweise verkleinern: ALT+R,5
• Einzug schrittweise vergrößern: ALT+R,6

"Vertikal"

• Oben: ALT+R,A,T
• Zentriert: ALT+R,A,U
• Unten: ALT+R,A,S

Zeilenumbruch in der Zelle

Standardmäßig schreibt Excel den Text in der Zelle in eine Zeile. Bei Spaltenüberschriften kommt es immer mal wieder vor, dass die Überschrift länger ist als die Zellenbreite. Möchte man die Zellenbreite aber nicht verbreitern, empfiehlt es sich, einen Zeilenumbruch in der Zelle einzustellen. Dieser kann per Hand mit ALT+EINAGBE eingefügt werden oder automatisiert im Dialogfeld "Zellen formatieren" eingestellt werden.

Dafür muss zunächst das Dialogfenster mit STRG+1 geöffnet und mit STRG+TAB in die Registerkarte "Ausrichtung" gewechselt werden. Wechselt man durch mehrmals TAB zum "Zeilenumbruch" und (de-)aktiviert ihn mit LEER (kurz: ALT+U) und schließt den Vorgang durch OK (bzw. EINGABE) ab.

Zellen mit Zeilenumbruch lassen sich auf der Braillezeile nur vernünftig im "Strukturierten Modus" lesen. Sollte man im "Flächenmodus" sein und der Text ergibt keinen Sinn, sollte man den Modus wechseln.

Format verschiedener Zahlenwerte festlegen

Für bestimmte Zahlen ist es manchmal wünschenswert, eine bestimmte Anzahl von Dezimalstellen anzuzeigen. Auch eine Datumsangabe soll in einer bestimmten Art und Weise dargestellt werden. Excel bietet in solchen Fällen die Möglichkeit, im Dialogfeld "Zellen formatieren" Registerkarte ZAHLEN die Zellen entsprechend zu formatieren.

Dort stehen verschiedene Kategorien wie Standard, Zahl, Währung, Buchhaltung, Datum, Uhrzeit, Prozent, Bruch, Wissenschaft, Text, Sonderformat und Benutzerdefiniert zur Verfügung, für die man die gewünschten Formatierungen einstellen kann.

Zahlenwerte

Die Anzahl der Dezimalstellen und die Darstellung eines Tausenderpunkts legt man in der Kategorie ZAHL fest.

Möchte man z.B. immer nur zwei Stellen nach dem Komma angezeigt haben, gibt man im Feld "Dezimalstellen" (kurz: ALT+D) die Anzahl der Nachkommastellen ein.

Durch Setzen des Kontrollfeldes "Mit 1000er-Trennzeichen" (Kurz: ALT+R) bekommt man einen Punkt (.) als Trennzeichen. Am Beispiel 778.889,00 dient der Punkt dem besseren Erlesen der Tausenderstelle und das Komma zur Abtrennung der Dezimalstellen.

Im Feld "Negative Zahlen" (kurz: ALT+N) kann man wählen, ob negative Zahlen mittels vorgestelltem "-" (1.) angezeigt werden oder als rote Zahl (2.) oder als viertes mit "-" und rot.

Datumswerte

In der Kategorie Datum kann man in der Liste TYP (kurz: ALT+P) das gewünschte Format des Datums auswählen.

Währungen

Unter der Kategorie "Währung" wählt man in der Ausklappliste "Symbol" das Währungssymbol (kurz: ALT+S) und legt die Anzahl der "Dezimalstellen" im Eingabefeld (kurz: ALT+D) fest.

Prozentwerte

Möchte man Prozente in der Prozentdarstellung haben, wird die Zelle mit der Kategorie PROZENT formatiert. Im Eingabefeld Dezimalstellen kann man die Nachkommastellen festlegen.

Text

Die Kategorie TEXT ist dann sinnvoll, wenn man Zahlen als Text behandeln will. Dann kann man mit diesen Zahlen keine Berechnungen durchführen.

Sonderformat

Unter Sonderformat findet man als Typ (kurz: ALT+P) Formate für Postleitzahlen, Versicherungsnummern, ISBN-Nummern, ....

Wichtigste Formate

Die wichtigsten Formate kann man auch direkt über das Register START Gruppe ZAHL definieren. Kennt man die Tastenkombinationen, so geht dies schneller als über das Dialogfeld "Zellen formatieren":

• ALT+R,A,N, EINGABE definiert eine Zahl als Euro-Wert
• ALT+R,A,N,AB, EINGABE definiert eine Zahl als US-Dollar-Wert.

Diese Werte haben automatisch einen Tausenderpunkt.

• ALT+R,P oder STRG+SHIFT+P definiert eine Zahl als Prozentwert.
• ALT+T,8 schaltet den Tausenderpunkt ein.

zusätzlich kann man bei den vorgenannten Typen noch die Anzahl der Nachkommastellen um jeweils eine erhöhen: ALT+R,0 beziehungsweise erniedrigen: ALT+R,9