Bedienung der Menübänder in Microsoft Office

Menübänder statt Menü- und Symbolleiste

Mit Office 2007 wagte Microsoft eine grundlegende Veränderungen am Bedienungskonzept seiner Office Produkte und ersetzte die altgedienten Kombination aus Menü- und Symbolleisten durch größere und grafischer angelegte Menübänder (engl. Ribbons), welche man sich wie eine Kreuzung der beiden oben genannten Elemente vorstellen muss. Anlass war eine Untersuchung, bei der Microsoft Kunden nach ihren Wünschen bezüglich neuer Funktionen gefragt worden waren. Wie sich herausstellte waren die meisten gewünschten Funktionen bereits in den bestehenden Office Produkten enthalten, wurden von den Anwendern aber nicht gefunden.

Menübänder bestehen aus zahlreichen bildhaften Darstellungen (Icons), welche teilweise durch ein beschreibendes Schlüsselwort ergänzt werden. Der Anwender soll aus den Darstellungen die Funktion möglichst intuitiv erahnen können. Innerhalb eines Menübandes sind die einzelnen Funktionen wiederum in logischen Gruppen zusammengefasst. Werkzeuge zum Ausrichten von Text (linksbündig, mittig, rechtsbündig) stehen beispielsweise direkt nebeneinander. Die grafiklastige Darstellung der Menübänder richtet sich eindeutig an die Bedürfnisse visuell arbeitender Anwender, die Funktionen bevorzugt mit der Maus anwählen. Dennoch ist aber eine vollständige Bedienung mit der Tastatur möglich.

In den folgenden Videos werden die Möglichkeiten der Bedienung mit der Tastatur und dem Screenreader JAWS genauer betrachtet. Die Spracheinstellung sind zum besseren Verständnis der Videos so eingestellt, dass die Tutormeldungen, Zugriffstasten und das Tastaturecho aktiviert sind. Das bringt eine höhere Sprachfülle aber eben auch bessere Nachvollziehbarkeit der Aktionen mit sich. Im  normalen Arbeitsbetrieb empfiehlt es sich aber, dies in den Einstellungen von JAWS zu deaktivieren.

Ohne weitere Vorbereitungen kann man die Menübänder nutzen, wie in der "Benutzung der Menübänder" vorgestellt wird. Eine Erleichterung bietet die Symbolleiste für den Schnellzugriff, deren Nutzung im 2. Video vorgestellt wird.

JAWS bietet mit den virtuellen eine eigene Lösung, wobei die Menübänder "aufbereitet" werden und die Bedienung analog zur Nutzung der alten Menüs gestaltet ist.

Benutzung der Menübänder

Durch den Wegfall eines Programmmenüs wurde die ursprünglich zur Menüsteuerung benötigte Taste ALT frei. ALT ermöglich nun den Wechsel zwischen einzelnen Menübändern. Durch einmaliges Drücken von ALT wird unter jeder Registerkarte eine Kurztaste zum Anspringen des jeweiligen Menübandes angezeigt. Manche Kurztasten korrespondieren mit dem ersten Buchstaben des Menübandnamens (D für Datei o.ä.) andere scheinen eher zufällig gewählt (F für Ansicht). Auch zweistellige "Kurztasten" sind möglich. Von Fremdanbietern eingebundene Menübänder werden beispielsweise mit Y1, Y2, Y3 usw. belegt. Um ein solches Menüband auszuwählen müssen die Tasten ALT,Y und 1 in Serie eingegeben werden. Eine andere Möglichkeit zwischen Menübändern zu wechseln ist es zunächst ALT zu drücken und dann mit RECHTS oder LINKS zwischen den verschiedenen Menübändern umzuschalten. Um zu den Einträgen auf einem Menüband zu gelangen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Auf dem aktiven Menüband lässt sich wahlweise mit TAB (Rückwärts mit UMSCHALT+TAB) oder mit RUNTER, HOCH zwischen einzelnen Einträgen wechseln. Benutzt man RUNTER und HOCH und kommt damit zu einer Ausklappliste, so bleibt der Cursor aber leider an dieser hängen und man kann nur noch durch die Elemente der Ausklappliste navigieren (So zum Beispiel bei der Ausklappliste für die gewünschte Schriftart). Eine elegante Lösung ist mit STRG+ PFEIL RECHTS/LINKS kann man innerhalb des Menübandes zwischen den einzelnen Gruppen wechseln und daraufhin mit PFEIL RECHTS/LINKS die verschiedenen Menüpinkte auswählen. Auch eine Ansteuerung über Kurztasten ist möglich. Allerdings gilt hier die Einschränkung, dass die Kurztasten für Menübandeinträge nur dann angezeigt werden (und damit auch nur dann anwählbar sind), wenn ein Menüband (auch das aktuell aktive) über die entsprechende Kurztaste aufgerufen wurde. Möchte ein Anwender eine Funktion also über die Kurztaste des Menübandes aufrufen, muss er zunächst mit ALT+Kurztaste Menüband das gewünschte Menüband öffnen und kann dann die Kurztaste des Menübandeintrages auswählen. Die Kurztasten der Menübandeinträge erscheinen leider meist recht lieblos gewählt worden zu sein. Die Formatierung "fett" hat beispielsweise die Kurztaste 1, "kursiv" die 2 und "unterstrichen" die 3. Andere Einträge haben sogar zweistellige Kurztasten. "Linksbündig" hat AL, "mittig" AY und "rechtsbündig" AB. Für den Anwender bedeutet das viel Aufwand um sich die zahlreichen Kurztasten anzueignen. Menübänder bieten im Unterschied zu den klassischen Menüs leider nicht die Möglichkeit der Untermenüs. Die Wege zu einer gewünschten Funktion sind daher mit der Tastatur in der Praxis häufig sehr lang, sofern man nicht die entsprechende Kurztaste auswendig weiß. Glücklicherweise funktionieren viele der aus den alten Office-Versionen bekannten Tastaturkombinationen mit STRG (z.B. STRG+P zum Drucken) auch in den neueren Versionen weiter, sofern sie nicht mit neuen Funktionen belegt wurden. Möchte man ein Menüband verlassen ohne eine Funktion aufzurufen, so kann man dies mit der Taste ESC. Dies ist besonders wichtig, nachdem man das Menüband DATEI geöffnet wurde. Dieses verändert im Unterschied zu den anderen Menübändern den ganzen Fensterinhalt. Seine Einträge verlaufen in vertikaler, statt horizontaler Richtung und es kann nur mit der Taste ESC wieder verlassen werden.

Symbolleiste für den Schnellzugriff

Wie man die Symbolleiste für den Schnellzugriff effektiv nutzen kann, wird im folgenden Video vorgestellt. (Dreh steht noch aus)

Virtuelle Menübänder - JAWS

Das Arbeiten mit Menübändern löste sowohl bei sehenden als auch bei blinden Anwendern ein geteiltes Echo aus. Drittanbieter haben Lösungen entwickelt um die alte und vielen vertrautere Menüstruktur auch in den neuen Office-Produkten nachzubilden. Diese basieren meist auf zum Menü umgebauten Menübändern. FreedomScientific wählte eine andere Herangehensweise und erweiterte den Screenreader Jaws um die Funktion der virtuellen Menübänder. Diese Funktion ist allerdings nicht standardmäßig aktiviert. Unter JAWS+J,HILFSPROGRAMME, EINSTELLUNGSVERWALTUNG, ANDERE PROGRAMME, VIRTUELLE MENÜBÄNDER kann sie mit LEERTASTE ein- und ausgeschaltet werden. Ist die Funktion Virtuelle Menübänder aktiviert ändert sich die Bedienung der Menübänder. Mit ALT wird automatisch das letzte aktive Menüband aktiviert. Mit RECHTS und LINKS lassen sich die anderen Menübänder auswählen. Jaws sagt dabei die Menübandnamen an. Drückt man gleichzeitig ALT und die Kurztaste des gewünschten Menübandes, so kann ein Menüband direkt angesprungen werden. Durch RUNTER oder EINGABE öffnet man ein Menüband, analog zur Bedienung der klassischen Menüs. Da die Einträge auf den Menübändern in logischen Gruppen zusammengefasst sind, denen ein übergeordneter Gruppenname zugeteilt ist kann man nun mit RUNTER und HOCH leicht durch die Gruppennamen navigieren. Erreicht man das Ende der Liste, so springt der Focus automatisch wieder zum ersten Element. Genauso wie man früher ein Untermenü mit RECHTS öffnen konnte, so kann man nun Gruppierung von Funktionen auf dem Menüband öffnen. Weiß man genau welche Gruppe man aufrufen möchte, so kann man alternativ auch den ersten Buchstaben des Gruppennamens auf der Tastatur eingeben. Die Gruppe wird dann sofort betreten. Beginnen mehrere Einträge mit dem gleichen Buchstaben, so springt man durch erneutes Drücken des Anfangsbuchstabens zum nächsten Element und öffnet dieses mit EINGABE. Innerhalb der Gruppierung wird wieder mit RUNTER oder HOCH zwischen einzelnen Einträgen gewechselt oder ein bestimmter Eintrag durch die Eingabe des ersten Buchstabens direkt ausgewählt. Wichtiger Hinweis: Die Tastenkombinationen von Word 2010 (z.B. ALT+I,P) funktionieren nur dann, wenn die virtuellen Menübaänder von Jaws ausgeschaltet sind.

Hinweis: Wer sehend mit virtuellen Menübändern experimentiert wird leicht irritiert. Ein Druck auf RUNTER bewirkt visuell beispielsweise eine sichtbare Bewegung des Focus nach rechts. Die optische Erwartung entspricht nicht der Logik der virtuellen Menübänder. Zum ersten Experimentieren empfiehlt es sich daher mit ausgeschaltetem Bildschirm und Audioausgabe zu arbeiten.