PowerPoint 2010

Grundlegendes zu PowerPoint / Begriffserklärungen

Bevor beschrieben wird, wie man mit PowerPoint eine neue Präsentation erstellt, sollen vorab zum besseren Verständnis ein paar PowerPoint Begriffe erklärt werden:

Präsentation

Eine Präsentation ist eine Datei, die in PowerPoint erstellt wurde. Sie kann aus beliebig vielen Folien bestehen. Die Folien können Texte, Bilder, Diagramme oder Tabellen enthalten.

Im engeren Sinn bedeutet der Begriff "Präsentation", dass ein Inhalt einem Publikum möglichst spannend vorgestellt wird. Das gesprochene Wort wird durch Texte, Bilder, Symbole, Graphiken oder Filme ergänzt. Die Vorführung ist abhängig von einer Präsentationsfläche. In der Regel ist die Präsentationsfläche eine Leinwand. Das Bild wird über einen Beamer oder über einen Overheadprojektor übertragen. Als Präsentationsflächen können aber auch Whiteboards, Flipcharts, Pinnwände oder Tafeln dienen.

Folie

Jede neue Seite/ jedes neue Blatt einer Präsentation wird als Folie bezeichnet.

Eine Folie wird standardmäßig im Querformat erstellt und hat auf dem Bildschirm das Format:
Bildschirmpräsentation (4:3), Breite: 25,40cm, Höhe: 19,05cm. Dieses Format kann aber je nach Ausgabemedium angepasst werden.

Im Ausdruck hat eine Folie die Größe eines DIN A4 Blattes, das im Querformat mit den Maßen: 21cm x 29,7cm erstellt wurde.

Folienlayout

Jede Folie besteht aus einzelnen Bereichen, Platzhalter genannt, die während des Erstellens mit verschiedenen Inhalten gefüllt werden.

Im Folienlayout werden der Typ und die Größe der einzelnen Platzhalter sowie deren Anordnung bestimmt. Die Standardeinstellung für eine neue Folie ist das Layout "Titel und Inhalt". Dieses Layout enthält einen Platzhalter für einen Titel und darunter einen Inhaltsplatzhalter. Will man aber zum Beispiel etwas vergleichen, so braucht man zwei Inhaltsplatzhalter nebeneinander, dies wäre im Layout "Vergleich" vordefiniert.

Es werden vier Platzhalter unterschieden, die in unterschiedlicher Anzahl und Position innerhalb der verschiedenen Layouts zur Verfügung stehen.

1. Titelplatzhalter, Untertitelplatzhalter für Titel
2. Inhaltsplatzhalter bzw. Objektplatzhalter können sowohl mit Text als auch mit Objekten wie Grafiken, ClipArts, Diagrammen, .... gefüllt werden.
3. Textkörperplatzhalter bzw. Textplatzhalter nur für Texte
4. Platzhalter bzw. Bildplatzhalter können nur mit grafischen Objekten gefüllt werden. Es kann kein Text eingetippt werden.

Teilweise benennt JAWS die Platzhalter im Folienfenster leicht anders als im Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit".

Foliendesign

Im Foliendesign werden das Foliendesign, ein zugehöriges Farbschema und eine Schriftartengruppe für einzelne oder alle Folien festgelegt.

Zusätzlich kann der Folienhintergrund formatiert werden.

Das Foliendesign bestimmt das Aussehen einer Folie. Hier stellt PowerPoint eine Vielzahl von Designs zur Verfügung. Gleichzeitig bestimmt ein Design auch die Anordnung und Größe der einzelnen Platzhalter innerhalb eines Layouts.

Master

Im Master wird die Gestaltung aller Folien, Handzettel und Notizenseiten festgelegt.

Es wird folglich zwischen dem Folienmaster, dem Handzettelmaster und dem Notizenmaster unterschieden.

Im Master werden das Design der Folien, das Aussehen der Schriften, die Aufzählungszeichen, die Anordnung und Größe der Platzhalter, sowie die Anordnung der Fußzeilenfelder bestimmt. Im Folienmaster können sogar neue Folienlayouts erstellt werden.

Entwurfsvorlage

Die Entwurfsvorlage enthält alle Master und das Foliendesign mit Farbschemata, Schriftartengruppe und Hintergrund.

Entwurfsvorlagen haben die Endung .potx (PowerPoint-Vorlage).

Sie können als Vorlage für neu zu erstellende Präsentationen diesen.

Erste Schritte in PowerPoint

PowerPoint Starten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um PowerPoint zu starten.

• PowerPoint ist genauso wie Word über das Startmenü zu finden.
  • Mit STRG+ESC das Startmenü öffnen.
  • Mit den Pfeiltasten AUF/AB erst "Programme", RECHTS, dann "Microsoft Office", RECHTS
  • und hier aus der Liste "Microsoft PowerPoint 2010" wählen.
  • Mittels EINGABE wird das Programm aktiviert (gestartet).

Auf einigen Rechnern befindet sich "Microsoft PowerPoint 2010" in der obersten Ebene des Startmenüs und man muss sich nicht durch die Unterlisten bewegen.

• Alternativ kann PowerPoint auch über START / AUSFÜHREN gestartet werden, indem in das Eingabefeld "PowerPoint" eingetippt und mit EINGABE bestätigt wird.
• Eine Präsentation kann auch über den Arbeitsplatz oder im Windows-Explorer geöffnet werden. Eine PowerPoint-Präsentation erkennt man an der Endung .pptx bzw. .ppt.

Eine bereits bestehende Präsentation öffnen

Um eine bereits bestehende Präsentation zu öffnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Man öffnet die Präsentation vom Arbeitsplatz aus.
• Man öffnet das Dokument von PowerPoint aus über das Register DATEI Menüpunkt ÖFFNEN (kurz: ALT+D,H bzw. STRG+O).
  Hierdurch öffnet sich das Dialogfenster "Öffnen" (siehe Kapitel: Dialogfenster "Öffnen").
• Handelt es sich um eine Datei, die zuletzt verwendet wurde, so kann man diese auch über das Register DATEI Menüpunkt "Zuletzt verwendet" (kurz: ALT+D,V) öffnen. (siehe: zuletzt verwendete Präsentation öffnen)

Dialogfenster "Öffnen"

Standardmäßig sucht PowerPoint seine Dateien im Ordner "Eigene Dateien".

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld mit SHIFT+TAB in die Listenansicht der Ordner wechseln. Mit den Pfeiltasten kann der gewünschte Ordner ausgewählt werden. Durch Betätigen von EINGABE gelangt man in den ausgewählten UNTERORDNER. Mit RÜCK-Taste kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner. Im neu gewählten Ordner kann die gesuchte Datei mit den Pfeiltasten ausgewählt und mit EINGABE geöffnet werden.

Alternativ kann der Ort und Name der Datei (Pfadname) direkt über das Eingabefeld "Dateiname" eingegeben werden. Dazu gibt man den Pfad wie folgt ein:

E:\Eigene Dateien\Präsentationen\Übungspräsentation

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads wie später im Kapitel Eine Präsentation an einem bestimmten Ort speichern noch beschrieben wird.

zuletzt verwendete Präsentation öffnen

Will man eine Präsentation bearbeiten, die man "zuletzt" bearbeitet hat, so kann man dies schnell über das Register DATEI Menüpunkt "Zuletzt verwendet" (kurz: ALT+D,V) tun.
Es öffnet sich eine Liste der zuletzt bearbeiteten Präsentationen. Mit TAB springt man in diese Liste, wählt mit AUF/AB die gesuchte Präsentation aus und öffnet sie mittels EINGABE.

Zwischen mehreren offenen Präsentationen wechseln

Hat man mehrere Präsentationen geöffnet, gibt es mehrere Möglichkeiten zwischen den Präsentationen zu wechseln.

• Man wechselt mit ALT+TAB zwischen den Präsentationen, man wechselt damit aber auch in alle anderen geöffneten Programme.
• Man wechselt die Präsentation über das Register ANSICHT Gruppe FENSTER Menüpunkt "Fenster wechseln" (kurz: ALT+F,W). Es erscheint eine Liste aller geöffneten Präsentationen. Mit AUF/AB sucht man die gewünschte Präsentation und wählt sie mit EINGABE aus.
• Man wechselt mit STRG+F6 ringförmig von Präsentation zu Präsentation.

Das PowerPoint Anwendungsfenster

Nach dem Start von PowerPoint wird das PowerPoint Anwendungsfenster geöffnet. Es enthält die typischen Windows-Standardelemente wie Titelleiste, Symbolleiste und Statusleiste.

Auf dem Bildschirm erscheint für sehende Nutzer ein viergeteilter Bereich. Ein fünfter Bereich kann noch hinzugefügt werden.

Durch mehrmaliges Drücken von F6 können die verschiedenen Fensterbereiche ringförmig angesteuert werden.

FOLIENFENSTER

In der Mitte des Fensters erscheint eine leere Folie, die bearbeitet wird (Titel, Text, Bild).
Dieser als FOLIENFENSTER bezeichnete Bereich wird nach dem Fertigstellen während des Vortags und der Übertagung auf einen Beamer ausschließlich zu sehen sein.

Register FOLIEN und GLIEDERUNG

Links vom Folienfenster befindet sich ein Ausschnitt mit zwei Registern: FOLIEN und GLIEDERUNG.
Im Register FOLIEN werden die Folien durchnummeriert und können als Miniaturansicht betrachtet werden.
Im Register GLIEDERUNG werden alle Textinformationen einer Präsentation auf einen Blick angezeigt.
Dieses Register eignet sich für blinde PC-Anwender besonders gut, da alle Textinformationen der Folien in der durchnummerierten Abfolge dargestellt werden.
Die Nummerierung der Folie, die Gesamtzahl der Folien (in der Folienansicht), sowie das jeweilige Register ("Gliederungsreiter", "Miniaturansicht der Folien") wird von JAWS angesagt. Mit STRG+SHIFT+TAB kann zwischen der Gliederungsansicht und der Folienansicht gewechselt werden.

MULTIFUNKIONSLEISTE

Oberhalb dieser beiden Fenster befindet sich die Multifunktionsleiste (JAWS: Menüleiste).
Fast alle Befehle und Funktionen von PowerPoint werden über die Multifunktionsleiste aufgerufen. Die Multifunktionsleiste ist in Register und Gruppen unterteilt. Sie kann mit STRG+F1 ein- und ausgeblendet werden.
Die Steuerung erfolgt am besten mit den bekannten Kurztasten-Kombinationen; für das Register DATEI ALT+D, für START ALT+R usw.
Mit Hilfe von ALT und mehrmals RECHTS bzw. ALT und mehrmals LINKS kann man die Register wie Datei, Start, Einfügen, Entwurf, ... nacheinander anwählen. Durch TAB oder AB springt man in das angewählte Register, in welchem man mit STRG+RECHTS/STRG+LINKS von Gruppe zu Gruppe und mit TAB bzw. SHIFT+TAB von Menüpunkt zu Menüpunkt navigieren kann. Durch AUF gelangt man wieder zurück in die Registerleiste.

NOTIZENFENTER

Unter dem Folienfenster können in einem Notizenfenster ergänzende Notizen, die für den Vortrag wichtig sind, geschrieben werden.
JAWS sagt diesen Bereich an ("Notizenausschnitt"). Auf der Braillezeile blinkt der Cursor im Eingabefeld

AUSWAHL UND SICHTBARKEIT

Durch Drücken von ALT+F10 kann noch ein fünfter Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" rechts neben dem FOLIENFENSTER geöffnet bzw. durch ein weiteres ALT+F10 wieder geschlossen werden. Dieser Bereich ist standardmäßig nach dem Öffnen von PowerPoint NICHT geöffnet.
Der Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" enthält eine Liste aller Objekte und Platzhalter die auf einer Folie vorhanden sind. Über diese Liste

• können Objekte markiert (auch mehrere gleichzeitig) werden, um sie bearbeiten zu können
• kann die Reihenfolge der Objekte verändert werden
• können Objekte ein- und ausgeblendet werdet
• können mehrere Objekte zu einer Gruppe zusammengefasst werden.

Eine Präsentation speichern

Eine Präsentation speichert man über das Register DATEI. Mit AB wählt man den Menüpunkt "Speicher" und bestätigt ihn mit EINGABE (kurz: ALT+D,C).

Alternativ kann man auch mit STRG+S "speichern".

Wurde die Präsentation noch nie gespeichert, öffnet sich das Dialogfeld "Speichern unter" und der Präsentation muss ein Name gegeben werden. Ansonsten wird die Präsentation unter ihrem bisherigen Namen gespeichert und die vorherige Version ist damit überschrieben.

Im Dialogfeld "Speichern unter" steht der Cursor im kombinierten Eingabefeld "Dateiname", hier schlägt PowerPoint einen Namen vor, den man mit EINGABE akzeptieren oder übertippen kann. Mit EINGABE wird die Datei im Standardordner für Präsentationen mit der voreingestellten Endung gespeichert. Wie diese geändert werden können wird später beschrieben.

Schließt oder beendet man PowerPoint ohne alle Aktionen gespeichert zu haben, so fragt das System "Möchten sie die Änderungen in Dateiname speichern?". Beantwortet man diese Frage mit dem "Speichern"- Schalter, so werden auch die letzten Änderungen gespeichert. Man kann aber auch mit TAB "Nicht Speichern" oder "Abbrechen" auswählen, um die noch nicht gespeicherten Änderungen zu verwerfen.

Eine Präsentation an einem bestimmten Ort speichern

Standardmäßig werden die PowerPoint-Dateien in dem Ordner "Eigene Dateien" gespeichert.

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld "Speichern unter" mit TAB in die Listenansicht der Ordner springen. Mit den Pfeiltasten kann man den gewünschten Ordner auswählen. Durch Betätigen von EINGABE gelangt man in den ausgewählten UNTERORDNER. Mit RÜCK-Taste kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner zurück. Im neu gewählten Ordner gelangt man durch TAB in das kombinierte Eingabefeld "Dateiname". Dort wird der Dateiname eingetragen und anschließend mit EINGABE die Speicherung ausgelöst.

Der Pfad der Präsentation kann aber auch direkt im Eingabefeld "Dateiname" eingeben werden In der EDV Sprache bedeutet Pfadname, dass die Datei mit Ort (Ordner) und Dateiname angesprochen wird, Beispiel für den vollständigen Pfadnamen unserer Datei "Übungspräsentation":

E:\Eigene Dateien\Übungen\Übungspräsentation

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads, indem schon bekannte Ordner nach Eingabe des ersten Buchstabens vorgeschlagen werden. Nach Eingabe von "E:\E" schlägt Windows alle Dateien/Ordner in einer Liste vor, die mit "E:\E" beginnen (ist die Liste leer, gibt es keine Dateien/Ordner mit dem Anfangsbuchstaben "E"!) z.B. "E:\Eigene Dateien". Mit AUF/AB kann man die Liste durchsuchen. Windows 7 vervollständigt automatisch den Pfadnamen mit dem ausgewählten Namen, so dass man z.B. gleich mit "\Ü" für "\Übungen" weitertippen kann. Als letztes gibt man einen Dateinamen z.B. "\Übungspräsentation" an. Handelt es sich im Eingabefeld "Dateiname" um einen Ordner, so bewirkt EINGABE, dass in diesen Ordner gewechselt wird. Handelt es um einen Namen, so bewirkt EINGABE das Speichern der Präsentation unter diesem Namen im angegebenen oder aktuellen Ordner.

Einen anderen Ordner als Standardordner festlegen

Wenn die erstellten Präsentationen grundsätzlich oder häufig in einen anderen, neu erstellten Ordner gelegt werden sollen, kann im Register DATEI Menüpunkt OPTIONEN diese Einstellung vorgenommen werden. Vorgehen:

• ALT+D, O
• Es öffnet sich das Dialogfenster "PowerPoint-Optionen".
• Mit AB/AUF den Menüpunkt "Speichern" wählen.
• Mit TAB in das Listenfeld STANDARDSPEICHERORT springen.
• Dort den PFAD eintragen (Beispielsweise C:\Dokumente und Einstellungen\Präsentationen).
• EINGABE schließt das Dialogfenster

Eine Präsentation mit einem anderen Dateityp speichern

Im Dialogfeld SPEICHERN UNTER befindet sich unter dem Eingabefeld "Dateiname" das Eingabefeld "Dateityp". Standardmäßig ist hier die Dateiendung "PowerPoint-Präsentation" (.pptx) eingestellt, die das Programm üblicherweise verwendet.

PowerPoint bietet hier in einer Ausklappliste ältere PowerPoint-Versionen an.
Ebenso kann das Dateiformat Webseite mit der Endung .html ausgewählt werden.
Präsentationen lassen sich auch als Bilddateien speichern (JPEG-Format mit der Dateiendung .jpg, PNG-Format mit der Dateiendung .png oder im TIFF-Format mit der Dateiendung .tiff). PowerPoint speichert die Bilddateien in einem neuen Unterordner. Wenn Präsentationen als Bilddatei gespeichert werden, kann die Dateigröße deutlich verkleinert werden, wenn man den Ordner komprimiert. Dies ist manchmal beim Versenden von PowerPoint-Dateien von großer Bedeutung. Ein ZIP-komprimierter Ordner in PowerPoint ist fast genauso groß wie die Ursprungsdatei.

Präsentationen können auch als Textdatei im RTF-Format mit der Dateiendung .rtf (Rich Text Format) gespeichert werden.

Vorgehen:

• ALT+D, T
• Mit TAB in das Listenfeld DATEITYP
• mit AUF/AB GLIEDERUNG/RTF wählen.

Aber Achtung: Dateien, die nicht im Format "PowerPoint-Präsentation" gespeichert wurden, können unter Umständen später nicht mehr mit PowerPoint verändert werden, also auch immer einmal als "PowerPoint-Präsentation" speichern.

Eine Präsentation schließen

Manchmal möchte man eine einzelne Präsentation schließen, ohne PowerPoint zu beenden: dies kann man über das Register DATEI Menüpunkt SCHLIEßEN (kurz: ALT+D,L). Noch kürzer geht es über die Tastenkombination STRG+F4.

PowerPoint beenden

Zum Beenden von PowerPoint gibt es zwei Möglichkeiten:

• über das Register DATEI Menüpunkt BEENDEN (kurz: ALT+D, B)
• oder ganz kurz: ALT+F4

Ansichten im Vergleich

PowerPoint bietet zur Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen unterschiedliche Ansichten an.
Sie können im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN ausgewählt werden.

Nach dem Öffnen von PowerPoint erscheint die Normalansicht, in der alle zur Bearbeitung wichtigen Bereiche angesteuert werden können. Für sehende PC-Anwender hat jede Ansicht seine eigenen Bearbeitungsvorteile.

Normalansicht

In die Normalansicht wechselt man im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt NORMAL (kurz: ALT+F, L).

Die Normalansicht ist die Standartansicht von PowerPoint.

Die Normalansicht besteht aus den Bereichen:

• Miniaturansicht der Folien bzw. Gliederungsansicht (zwei Register in einem Bereich)
• Folienbereich
• Notizenbereich
• Menüleiste
• Zusätzlich kann der Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" mittels ALT+F10 ein-/ausgeblendet werden, um mehr Möglichkeiten der Markierung von Objekten/ Platzhaltern zu haben.

Mit F6 werden ringförmig alle Fensterbereiche angesprungen.

Nutzungsmöglichkeiten der Normalansicht:

• Im Register GLIEDERUNG Text eingeben und bearbeiten.
• Sehende bearbeiten vor allem im Folienfenster ihre Folien auch den Text.
• Grafiken einfügen und bearbeiten
• Objekte zeichnen
• Animationseffekte einfügen
• Notizen erfassen

Im Folienfenster springt man ringförmig mit TAB die Platzhalter und Objekte einer Folie an und kann sie dadurch auswählen, markieren und bearbeiten.

Foliensortierungsansicht

In die Foliensortierungsansicht wechselt man im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt FOLIENSORTIERUNG (kurz: ALT+F, I).

Für sehende PC-Anwender erscheinen dann alle erstellten Folien in Miniaturansicht auf dem Desktop. Diese Ansicht eignet sich besonders bei umfangreichen Präsentationen, wenn Folien gelöscht, eingefügt oder verschoben werden sollen, da die Reihenfolge mit "einem Blick" erfasst werden kann.

JAWS sagt in dieser Ansicht, die Nummer der Folie und den Titel an, auf der Braillezeile wird weder in der Foliensortierungsansicht noch im FOLIENREGISTER der Normalansicht etwas dargestellt.

Mit RECHTS/ LINKS kann sehr einfach durch die Folien gewandert werden.
Mit den bekannten Befehlen können die Folien gelöscht ENTF, ausgeschnitten STRG+X, kopiert STRG+C und verschoben STRG+V werden.

Nutzungsmöglichkeiten:

• Folien einfügen, löschen, kopieren, verschieben
• Animationseffekte einfügen

Notizenseite

In die Notizenansicht wechselt man im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt NOTIZENSEITE (kurz: ALT+F, T).

Für sehende PowerPoint-Nutzer ist die Folie in der oberen Hälfte auf einem DIN A4 Blatt verkleinert dargestellt, in der unteren Hälfte des Blattes können nun Notizen hinzugefügt werden. Diese werden dann häufig ausgedruckt und bei einem Vortrag neben den PC gelegt und gelesen. Bei einem Vortrag ist es besonders günstig, wenn die Inhalte im Kopf sind und frei gesprochen werden. Bei Zahlen und Fakten, die nicht im Kopf sind, sollten diese auf der Folie dargestellt werden. Bei einem erforderlichen Ausdruck ist es also für blinde PC-Anwender zu überlegen, ob die Notizen auch in Word oder im Editor erstellt und ausgedruckt werden können. Wenn die Folien bei der Präsentation nicht auf der Braillezeile mitgelesen werden müssen, kann der Vortragende die Notizen auf der Braillezeile lesen.

Wechselt man in die Notizenansicht, so muss mit TAB der Fokus auf die Folie setzen. Mit mehrmals TAB gelangt man zu den Notizen, kann sie lesen und bearbeiten.

Während der Bildschirmpräsentation können Notizen in JAWS mit STRG+SHIFT+N gelesen werden. Die Tastenkombination STRG+SHIFT+N muss pro Folie neu gedrückt werden, um die Notizen zu lesen.

In der Normalansicht können die Notizen zwar mit F6 angesprochen und bearbeitet werden, JAWS liest sie aber nicht vor.

Leseansicht

In die Leseansicht wechselt man im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt LESEANSICHT (kurz: ALT+F, S).

In der Leseansicht wird die Präsentation vorgeführt, jedoch im Gegensatz zur Bildschirmpräsentation nicht im Vollbildmodus, sondern lediglich im PowerPoint Fenster.

Bildschirmpräsentation

In die Bildschirmpräsentation wechselt man Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION Gruppe BILDSCHIRMPRÄSENTATION STARTEN Menüpunkt "Von Beginn an" (kurz: ALT+L, O) oder ganz kurz mit F5.

Auf dem Bildschirm erscheinen die Folien nun im Vollbildmodus, also so wie sie der Zuhörer sehen soll. Sie könnten jetzt über einen Beamer auf eine Leinwand übertragen werden. Die Ansicht Bildschirmpräsentation dient also zur Präsentation und zur Kontrolle der Präsentation.

Mit LEER, EINGABE oder BILDAB wechselt man zur nächsten Folie und mit RÜCK-Taste oder BILDAUF zur vorhergehenden. Die Bildschirmpräsentation wird mit ESC oder "-" beendet. Ist man am Ende der Präsentation angelangt, wird eine schwarze Folie mit einem Hinweistext angezeigt.

Wie eine Bildschirmpräsentation erzeugt wird, die automatisch abläuft, wird an einer späteren Stelle erläutert.

Um eine bestimmte Folie einzublenden öffnet man mittels SHIFT+F10 das Kontextmenü. Hier wählt man mit AB "Gehe zu ..." und öffnet mit RECHTS eine Liste aller Folien mit Nr. und Titel. Mit AUF/AB kann man die Liste durchgeben und durch EINGABE eine Folie auswählen, die dann angezeigt wird.

Über das Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION Gruppe BILDSCHIRMPRÄSENTATION STARTEN Menüpunkt "Ab aktueller Folie" (kurz: ALT+L,U) kann man die Bildschirmpräsentation mit der Folie starten, die gerade bearbeitet wird. Dies ist sehr hilfreich, wenn man die aktuelle Präsentation beim Erstellen kontrollieren möchte.

Während eines Vortrags kann man mit einen Punkt "." einen schwarzen Bildschirm erzeugen (für Pausen). Beim nächsten "." wird die Präsentation weiter angezeigt.

Vorgehen: Die Normalansicht/Gliederungsbearbeitung in Extras/Optionen als Standardansicht einstellen

Die Standardansicht mit der PowerPoint beim Aufruf beginnt, kann über das Register DATEI Menüpunkt "Optionen" (kurz: ALT+D, O) festgelegt werden.

• Es öffnet sich das Dialogfeld "PowerPoint-Optionen".
• Mit AUF/AB wechselt man zur Optionengruppe "Erweitert".
• Durch mehrmals TAB (oder ALT+O) sucht man die Ausklappliste "Alle Dokumente in dieser Ansicht öffnen".
  Für blinde PC-Anwender bietet sich besonders die Ansicht "Normal, Gliederung, Notizen und Folien" an. In dieser öffnet PowerPoint in der Normalansicht mit den Bereichen FOLIENFENSTER, dem Register "Gliederung" und dem NOTIZENFENSTER. Diese drei Bereiche können so sofort mit F6 angesprochen werden.
• Mit EINGABE wird die neue Einstellung übernommen und das Dialogfenster geschlossen.

Eine erste Präsentation im Register Gliederung erstellen

In der Gliederungsbearbeitung können Überschriften und Aufzählungspunkte auf einfache Weise erzeugt werden. Der gesamte eingegebene Text wird auf der Braillezeile dargestellt.

Aber Achtung: gibt man mehr Fließtext ein als in eine Zeile passt, so erzeugt PowerPoint am Zeilenende einen automatischen Zeilenumbruch. Die Zeilen der Folienansicht haben aber eine andere Länge als die Zeilen der Gliederungsansicht, so dass die automatisch erzeugten Zeilenumbrüche der Gliederungsansicht nicht mit denen der Folienansicht übereinstimmen. Der Betrachter sieht später die Zeilenumbrüche der Folienansicht.
Will man einen Zeilenumbruch an einer bestimmten Stelle haben, muss man ihn mit SHIFT+EINGABE erzwingen.

Die folgende Übung sollte parallel zum Lesen dieses Textes in PowerPoint erarbeitet werden.

PowerPoint starten

• PowerPoint über den Startschalter öffnen.
• Mit F6 in die Miniaturansicht/Gliederungsansicht der Folien wechseln.
• Wurde als Standartansicht "Normal, Gliederung, Notizen und Folien" eingestellt (siehe Vorgehen: Die Normalansicht/Gliederungsbearbeitung in Extras/Optionen als Standardansicht einstellen), so befindet sich der Cursor nun bereits in der Registerkarte Gliederung.
  Ansonsten muss mit STRG+SHIFT+TAB noch von der Registerkarte Miniaturansicht zur Registerkarte Gliederung gewechselt werden.

Der Cursor befindet sich in der Titelzeile der ersten Folie, so dass mit der Eingabe des Titels begonnen werden kann.

Titel und Untertitel erzeugen

Der Titel ist die Überschrift. Das Publikum sieht an der auffällig anders formatierten Überschrift, um was es geht.
Die Unterpunkte sind zwar immer noch deutlich zu lesen, werden aber dennoch auffällig kleiner dargestellt.
Der Titel unserer ersten Präsentation soll heißen: "Was ist eine Sehbehinderung?". Suche einen passenden Untertitel dazu.

1. Nach Starten von PowerPoint steht der Cursor in der Titelzeile der ersten Folie. Diese Folie hat das Layout "Titelfolie" und besteht aus den beiden Platzhaltern Titel und Untertitel.
   Der Titel "Was ist eine Sehbehinderung?" kann nun eingetippt werden.
2. Durch tippen von EINGABE wird automatisch eine neue Folie erzeugt und der Cursor springt in die Titelzeile der nächsten Folie.
3. Mit TAB wandelt man den Titel der neuen Folie in einen Untertitel oder Listentext der vorherigen Folie um.
   Die neue Folie ist damit gelöscht.
4. Überlege Dir einen Untertitel und gebe diesen ein.
5. Erzeuge mit EINGABE, SHIFT+TAB eine zweite Folie.
6. Jede neue Folie hat das Layout "Titel und Inhalt" und bietet Platz für mehr Text.
   Als erstes muss wieder ein Titel eingegeben werden, der mit EINGABE, TAB abgeschlossen wird.
7. Der Cursor steht nun im zweiten Platzhalter der Folie "Inhalt".
8. Nun kann der Inhalt der Folie eingetippt werden.
   Der Text kann wie in Word als Text einer Liste eingegeben und später oder sofort formatiert werden.
   Wird am Ende des Textes EINGABE betätigt, so wird ein zweiter Text in derselben Ebene erzeugt. Jedes weitere EINGABE erzeugt einen Listentext derselben Ebene.
   Jeder neue Listentext beginnt in einer neuen Zeile mit einem Aufzählungszeichen. Falls dieses nicht gewünscht ist kann, es durch RÜCK-Taste gelöscht werden und ist somit auch für nachfolgende Listentexte gelöscht.
   Versuche in der Übung mind. zwei Punkte der Ebene eins zu erzeugen.
9. Mit einem TAB (irgendwo in der Zeile) wird eine weitere tiefere Gliederungsebene erzeugt.
   Der Text wird ein Stück weiter nach rechts eingerückt und erhält ein neues Aufzählungszeichen.
   Versucht in der Übung zum letzten Punkt noch zwei Unterpunkte zu finden. Jeder Unterpunkt wird durch EINGABE abgeschlossen.
10. Mit SHIFT+TAB geht man wieder eine Ebene zurück bis zu der Ebene, die eine neue Folie erzeugt.
    Wenn also wie hier durch zwei TAB's die zweite Gliederungsebene erzeugt wurde, muss zweimal SHIFT+TAB eingegeben werden, um die Titelebene einer neuen Folie anzusteuern.
    Erzeuge eine dritte Folie.
11. Gebe auch der dritten Folie einen Titel und als Inhalt mind. zwei Unterpunkte ein.
12. Auf diese Weise können in der Gliederungsansicht beliebig viele Folien mit Text gefüllt werden.

Grafiken und Symbole, die auf der Folie enthalten sind, werden in der Gliederungsebene nicht dargestellt.

Präsentation speichern und PowerPoint beenden

Über das Register DATEI Menüpunkt SPEICHER (kurz: ALT+D,C) kann unsere erste Präsentation nun unter dem Namen "Erste_Präsentation" gespeichert werden.

Mittels ALT+F4 kann PowerPoint beendet werden und unsere erste Präsentation ist fertig.

Hier ein erstes Beispiel für eine Erste_Präsentation: Erste_Präsentation.pptx

Einfügen und Formatieren von Text

Titelfolie

Nach dem Öffnen einer bereits bestehenden oder neuen Datei befindet man sich in der ersten Folie. In PowerPoint wird in der Standardeinstellung für die erste Seite das Layout "Titelfolie" gewählt. Diese Folie ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Für sehende sind die Bereiche im Folienfenster durch Kästen mit gestrichelter Linie zu sehen. In der Mitte der Folie ist zentriert ein Kasten für den Titel markiert. Tippt man in der Gliederungsansicht einen Titel in die erste Zeile, so erscheint dieser fett und groß in diesem zentrierten Feld.

Gibt man nach dem Titel noch weiteren Text in der zweiten Ebene ein ("Titel", [Eingabe], [TAB], "Text 2. Ebene"), erscheint dieser im zweiten Bereich. Dieser liegt ebenfalls zentriert unterhalb des Titelbereiches. Hier könnte der Referent oder ein Untertitel des Vortrages erscheinen. Der voreingestellte Font ist kleiner als der Font des Titels und nicht fett gedruckt.

Beide Bereiche sind reine Textfelder. Es könne keine Grafiken eingefügt werden.

Eine Folie mit dem Layout "Titelfolie" ist wirklich nur als Titelfolie geeignet. Da der zweite Bereich noch unterhalb des Titels steht, kann hier nicht viel Text eingegeben werden. Man sollte sich auf maximal vier bis fünf Zeilen beschränken.

weitere Folien

Mit Ausnahme der ersten Folie, erzeugt PowerPoint jede weitere Folie im Layout "Titel und Inhalt". Auch dieses Layout besteht aus zwei Bereichen/ Platzhaltern, dem Titel (Textbereich) und dem Inhalt (Bereich für Text und Objekte, wie Grafiken).

Der Titel ist ein großes Feld, das sich über der gesamten Breite am Kopf der Folie befindet. Das zweite Feld befindet sich als großer Platzhalter darunter.

Wenn in der Gliederungsbearbeitung Text eingefügt wird, ist für den sehenden PC-Anwender Folgendes wahrnehmbar:
Im Folienfeld wird ein Rahmen auf der Folie mit Text gefüllt und ist in seiner optischen Wirkung direkt bei der Eingabe offensichtlich.

• Passt das Aussehen des Textes?
• Wäre eine andere Schriftart besser?
• Ist die Textfarbe kontrastreich, groß genug und zum Inhalt passend?
• Ist der Titel zu lang und zu groß?
• Sollte der Text nicht zentral sondern linksbündig eingegeben werden?
• Der Text wird in seiner optischen Wirkung direkt überprüft.

In PowerPoint kann die Schriftgröße und die Schriftart geändert werden. Die Lesbarkeit einer Folie ist ganz entscheidend von diesen Faktoren abhängig. Schriften können altmodisch, verspielt oder schlicht wirken. Wichtig zu wissen ist, ob die gewählte Schriftart und -größe für die Zuschauer gut lesbar ist und zum Inhalt passt.

Die grundsätzliche Überlegung sollte sein, ob die Änderungen der Schriftart und Schriftgröße für einen Titel oder Untertitel geändert werden sollen oder für alle Folien. In einer Präsentation wirkt es besonders professionell, wenn die Folien "einheitlich" gestaltet werden. PowerPoint-Präsentationen, die mit allen "Tricks" hergestellt werden, wirken auf den Zuhörer und Zuschauer häufig überladen und lenken vom eigentlichen Thema ab. Eine Textfolie sollte das Wesentliche enthalten. Dabei sollte Folgendes beachtet werden:

• Den Text auf Kernaussagen reduzieren.
• Keine ganzen Sätze verwenden, sondern wesentliche Stichpunkte nennen.
• Abkürzungen vermeiden.
• Wesentliches kann hervorgehoben werden.

Hervorhebungen

empfehlenswert:

• Fettdruck
• Helle Schrift auf dunklem Hintergrund (gelbe oder weiße Schrift auf dunkelblauem Hintergrund)
• Die Schrift "Schatten" erklärt sich durch den Namen. Hinter jedem Buchstaben ist ein leichter Schatten sichtbar.
  Schattenfarbe und -größe können nicht verändert werden, dagegen die Schattenausrichtung und -stärke. Empfehlenswert ist ein Schatten, der eng am Buchstaben anliegt und nicht dunkler ist als die Schriftfarbe.

Nicht empfehlenswert:

• Unterstrichen (ist für Schwarzschriftbuchstaben mit sogenannten Unterlängen problematisch wie j und g)
• Kursiv (Bei der Projektion werden kursiv gestellte Buchstaben wegen ihrer Schrägstellung nicht deutlich genug wahrgenommen.)
• Relief-Schriften erscheinen auf weißem Hintergrund fast unsichtbar. Der dreidimensionale Reliefcharakter ist nur auf farbigem Hintergrund sichtbar.

Es ist grundsätzlich empfehlenswert, die klassische Hervorhebung Fettdruck zu benutzen. Zur Unterscheidung - falls eine zweite, deutlich sichtbare Texthervorhebung eingesetzt werden sollte -kann eine zweite Schriftfarbe gewählt werden.

Um den Text individuell zu formatieren, kann dies vor, während oder nach der Texteingabe geschehen.

Zu weiteren Informationen siehe Word Zeichenformatierung. (Diese Seite ist leider noch nicht auf Word 2010 umgestellt, doch die allgemeinen Infos zur Textformatierung gelten immer noch.)

Die Formatierung erfolgt wie in Word über das Register START Gruppe SCHRIFTART und dem entsprechenden Menüpunkt oder über eine Kurz-Tastenkombination

• fett: [Alt]+[r],[1] oder [Strg]+[Shift]+[f]
• kursiv: [Alt]+[r],[2] oder [Strg]+[Shift]+[k]
• unterstrichen: [Alt]+[r],[3] oder [Strg]+[Shift]+[u]
• Textschatten: [Alt]+[r],[5]
• Wechsel zwischen Groß- und Kleinschreibung:[Alt]+[r],[7]
  es öffnet sich ein Menü in dem man mit [AUF]/[AB] wählen kann zwischen:
  • Ersten Buchstaben im Satz großschreiben
  • kleinbuchstaben
  • GROSSBUCHSTABEN
  • Erste Buchstabe im Wort Großschreiben
  • gROSS-/kLEINSCHREIBUNG umkehren.
    

Durch [Shift]+[F3] wird der markierte Text abwechselnd in GRUSSBUCHSTABEN, kleinbuchstaben und Erste Buchstabe im Word Großbuchstabe umgewandelt.

• Textfarbe: [Alt]+[r],[f][b], mit [TAB] oder Cursor-Tasten eine voreingestellte Farbe wählen oder mit [w] "Weitere Farben ..." wählen. (Genaueres unter: Extra - Dialogfenster FARBE)

Standardmäßig zeigt die Braillezeile mit Jaws nur die Formatierung Großbuchstaben bzw. Kapitälchen mit dem Punkt 7 an. Andere Formatierungen werden zunächst nicht angezeigt. Wenn man die Formatierung von einem Textteil genauer wissen möchte, dann liest die Sprachausgabe mit [JAWS-Taste]+[f] die Formatierungseigenschaften an der Cursorposition vor.

Die Schriftgröße und -art einstellen

Die Schriftgröße wird in Punkt angegeben. Da ein Punkt ca. 0,04 cm groß ist, entsprichen 4 Punkte einen Millimeter, 12 Punkte demnach 3 Millimetern. Damit ist noch nicht klar, in welcher Schriftgröße am besten PowerPoint gestaltet werden sollte.

Sie ist von folgenden Kriterien abhängig:

• Dem Ausgabemedium (Beamer, O-Folie)
• Dem Abstand zwischen dem Betrachter und dem Ausgabemedium
• Dem Abstand zwischen Leinwand und Projektor
• Zu große und auch zu fette Schriften wirken unangenehm und erschlagen den Betrachter.
• Zu kleine Schriften lassen den Inhalt unwichtig erscheinen und prägen sich nicht gut ein.
• Zu viele Schriftarten irritieren.

Im Allgemeinen sollte je nach Schriftart die Schriftgröße für eine Präsentation nicht kleiner als 16 Punkt sein. Als klare, serifenlose Schriftarten eignen sich hier besonders die Schriftarten: Arial und Verdana. Weniger bekannt, aber auch geeignet, sind die Schriftarten Franklin Gothic oder AvantGarde. Sie wirken etwas moderner.

In einer Präsentation sollte nur eine Schriftart verwendet werden. Schriften, die zu einer Familie gehören, können vermischt werden, wie Arial Black (Überschrift), Arial und Arial Narrow. Das Aussehen unterscheidet sich nur durch die Stärke der Linie.

Einstellen der Schriftgröße

Die Schriftgröße kann im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt "Schriftgrad" eingestellt werden (kurz: [Alt]+[r],[f][s]).

Es öffnet sich eine Ausklappliste, in der mit [AUF]/[AB] eine Schriftgröße ausgewählt werden kann.

Eine beliebige Schriftgröße kann im Dialogfenster "Schriftart" eingestellt werden. Dieses wird im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt "Dialogfeld Schriftart" ([Alt]+[r],[f][n]) geöffnet.
Mit [TAB] zur Option SCHRIFTGRAD springen und den Schriftgrad direkt eintippen. Mit [Eingabe] wird der eingetippte Wert übernommen und das Dialogfenster geschlossen.

Schriftart wählen

Die Schriftart wählt man im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt "Schriftart" (kurz: [Alt]+[r],[f][f]). Mit [AUF]/[AB] kann in einer Ausklappliste der gewünschten Font auswählen und mit [Eingabe] übernehmen werden.

Im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS kann die Schriftart für alle Folien in einem Arbeitsgang unter dem Menüpunkt SCHRIFTARTEN geändert werden ([Alt]+[u], [t][f]). Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem die zur Verfügung Schriftarten angezeigt werden. Mit [AB]/[AUF] kann eine neue Schriftart gewählt und mit [Eingabe] bestätigt werden kann.

Einstellung: Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen / Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen

Um zu vermeiden, dass man über das Textfeld hinaus schreibt, bietet sich für blinde PC-Anwender folgende Arbeitsweise an: Mit einer Autokorrektur-Einstellung passt sich die Schriftgröße automatisch an das Textfeld an, d.h. PowerPoint verkleinert automatisch den Schriftgrad sobald der Text mit dem eingestellten Schriftgrad nicht mehr ins Textfeld passt.

Dazu folgende Einstellung vornehmen (sollte standardmäßig eingestellt sein):

• Register DATEI Menüpunkt OPTIONEN ([ALT]+[d],[o])
• mit [AB] Dokumentprüfung auswählen und mit [TAB] zu "AutoKorrektur-Optionen...", [Eingabe]
• Es öffnet sich das Dialogfenster "AutoKorrektur" mit mehreren Registerkarten.
• Mit [Strg]+[TAB] die Registerkarte "AutoFormat während der Eingabe" öffnen
• Mit einmal [TAB] zu den Kontrollkästchen
• Mit mehrmals [AB] zum Kontrollkästchen "Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen" dieses kann mit [Leer] wechselweise aktiviert und deaktiviert werden, es sollte aktiviert sein.
• Durch ein weiteres [AB] zum Kontrollkästchen: "Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen"
  auch dieses mit [Leer] aktivieren.
• Durch [Eingabe] werden die Einstellungen übernommen und das Dialogfenster "AutoKorrektur" geschlossen.
• Man befindet sich wieder im Dialogfenster der Optionen, welches ebenfalls mit [Eingabe] geschlossen werden muss.

Ob man schon bei der Schriftgröße von 16 Punkten oder weniger angelangt ist, kann man nur im Dialogfenster "Schriftart" überprüfen. Dieses wird über das Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt "Schriftart..." geöffnet (kurz: [Alt]+[r],[f][n]). Mit [TAB] zur Option "Schriftgrad" gehen. Jaws liest nun die aktuelle Schriftgröße vor. Mit [Eingabe] wird das Fenster wieder geschlossen.
Sollte der Schriftgrad schon kleiner als 16 sein, so ist zu überlegen, ob der Text gekürzt oder auf zwei Folien aufgeteilt werden kann.
Kürzt man den Text, so wird der Schriftgrad ebenfalls automatisch angepasst, d.h. wieder erhöht bis zu dem Schriftgrad, der ursprünglich eingestellt war.

Ausrichtung des Textes

Die Textausrichtung kann im Register START Gruppe ABSATZ und entsprechenden Menüpunkt eingestellt werden. Es werden vier horizontale Absatzausrichtungen unterschieden:

• [Alt]+[r],[a][l] oder [Strg]+[l] Text linksbündig ausrichten
• [Alt]+[r],[a][y] oder [Strg]+[e] Text zentrieren
• [Alt]+[r],[a][b] oder [Strg]+[r] Text rechtsbündig ausrichten
• [Alt]+[r],[a][z] Blocksatz

Der Blocksatz sollte vermieden werden. Da PowerPoint über keine integrierte Silbentrennung verfügt, werden die Worte zu weit auseinandergezogen.

Zeilenabstand

Die Abstände zwischen den Zeilen werden im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt "Zeilenabstand" festgelegt (kurz: [Alt]+[r],[b]). Mit [AUF]/[AB] kann ein Zeilenabstand aus einer Liste gewählt und mit [Eingabe] übernommen werden.

Innerhalb eines Absatzes sollten sie zwischen 1 Zeile und maximal 1,5 Zeilen liegen. Sowohl zu eng liegende Zeilenabstände, als auch zu weit auseinanderstehende Zeilenabstände werden als Einheit wahrgenommen.

Absatzabstände

Voreingestellt sind 7,68 Pt. vor einem Absatz und kein Abstand danach. Diese Einstellung sollte nicht vergrößert werden, da der Text sonst nicht mehr zusammengehörig wirkt.

Der Abstand vor und nach einem Absatz wird im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt ABSATZ (kurz: [Alt]+[r],[p][g]) definiert. Es öffnet sich das Dialogfenster "Absatz".

Mit [TAB] springt man von Menüpunkt zu Menüpunkt.

Im Menüpunkt "Abstand Vor:" wird der Abstand von und im Menüpunkt "Abstand Nach:" der Abstand nach einem Absatz definiert.

In diesem Dialogfenster kann auch den Zeilenabstand nochmal definiert werden. Es kann hier Punktgenau festgelegt werden, dazu muss unter "Zeilenabstand" in einer Ausklappliste "Genau" ausgewählt werden. Hiernach kann nach einem weiteren [TAB] der genaue Wert unter "Maß" eingetippt werden.

Markieren von Text

Änderungen der Schriftart, des Schriftgrads, der Schriftfarbe, fett, kursiv, des Blocksatzes, des Zeilenabstandes ... wirken sich aus

• entweder auf markierten Text
• oder wenn kein Text markiert ist, für Text, der nach der Änderung im gleichen Platzhalter eingegeben wird,
  d.h. wird die Textfarbe Rot gewählt und man tippt danach z.B. den Titel ein, wird dieser in Rot dargestellt. Gibt man danach Text in der ersten Ebene (des Inhaltsplatzhalters) ein, so ist dieser wieder schwarz.

Will man nachträglich etwas an seinem Text verändern, so muss man ihn vorher markieren.
Dies geht am einfachsten in der Gliederungsansicht.

Um Text zu markieren positioniert man den Cursor an den Anfang oder das Ende der Textstelle, die markiert werden soll und hält die [Shift]-Taste gedrückt, während man mit den Cursor-Tasten über den zu markierenden Bereich geht.

Ganze Wörter und Abschnitte markiert man folgendermaßen:

Buchstabe markieren

[Shift]+[->] / [Shift]+[<-] markiert Zeichen für Zeichen.
Man muss [Shift] solange gedrückt halten, bis man mit den Pfeiltasten am Anfang/ Ende des zu markierenden Textes angekommen ist.

Wort markieren

[Strg]+[Shift]+[->] / [Strg]+[Shift]+[<-] markiert den Text von der aktuellen Cursorposition bis zum Wortende/ -anfang.
Der Cursor steht danach hinter/ vor dem nächsten Wort und man kann mit der gleichen Tastenkombination das nächste Wort hinzunehmen.

Absatz markieren

[Strg]+[Shift]+[AUF]/ [Strg]+[Shift]+[AB] markiert den Text von der aktuellen Cursorposition bis zum Absatzanfang/ -ende.
Der Cursor steht danach vor/ nach dem aktuellen Absatz und der nächste Absatz kann mit der gleichen Tastenkombination hinzugenommen werden.

Zeile markieren

[Shift]+[Pos1]/ [Shift]+[Ende] markiert den Text von der aktuellen Cursorposition bis zum Zeilenanfang/ -ende.
Der Cursor steht danach vor/ hinter der aktuellen Zeile. Um eine weitere Zeile hinzuzunehmen, geht man mit [Shift]+[AUF]/[Shift]+[AB] eine Zeile nach oben bzw. unten. Aber Achtung: das Zeilenende der Gliederungsansicht entspricht nicht immer dem Zeilenumbruch auf der Folie.

Gesamten Text markieren

[Strg]+[a] markiert den gesamten Text des Dokumentes

Aufzählungen und Nummerierungen

Mit einer Aufzählung oder einer Gliederung (Nummerierung) kann der Text sinnvoll strukturiert werden.
Die einzelnen Punkte erhalten einen Zusammenhang. Diese Struktur ist für das Publikum eine wichtige Hilfe, um die Zusammenhänge nachvollziehen zu können. Deshalb erzeugt PowerPoint in dem Platzhalter "Inhalt" automatisch eine Liste.

Das Format für Aufzählungszeichen und Nummerierungen kann im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt "Aufzählungszeichen" (kurz: [Alt]+[r], [g]) bzw. Menüpunkt "Nummerierung" (kurz: [Alt]+[r], [n]) eingegeben werden.

In beiden Fällen öffnet sich eine Ausklappliste, in der mit [TAB] ein Aufzählungszeichen (Punkt, Strich, Pfeil, Haken, ...) bzw. eine Nummerierungsart (Nummer mit Punkt, Nummer mit Klammer zu, römische Zahl, Buchstabe, ...) ausgewählt werden kann. [Eingabe] übernimmt die gewählte Form.

Will man mehr als nur die Form festlegen, so kann man dies im Dialogfenster "Nummerierung und Aufzählungszeichen". Man öffnet es ebenfalls im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt "Aufzählungszeichen" (kurz: [Alt]+[r], [g]) indem man mit [AB] den letzten Punkt "Nummerierung und Aufzählungszeichen ..." auswählt.

Das Dialogfenster besteht aus zwei Registerkarten (Aufzählungszeichen und Nummerierung), die mit [Strg]+[TAB] gewechselt werden können.

In der Registerkarte "Aufzählungszeichen" kann ebenfalls ein Aufzählungszeichen ausgewählt werden, darüber hinaus kann aber auch die Schriftgröße (proportional zum Text) und die Farbe der Symbole eingestellt werden.
Mit [TAB] springt man von Option/Schalter zu Option/Schalter und mit den Cursor-Tasten wählt man den gewünschten Wert.
Unter dem Schalter "Bild..." kann ein beliebiges oder vordefiniertes Bild ausgewählt werden.
Unter dem Schalter "Anpassen..." öffnet sich das Dialogfenster "Symbol". Hier kann der Font verändert werden und ein beliebiges Zeichen ausgewählt werden.
Die Schalter werden durch [Eingabe] aktiviert.
PowerPoint unterscheidet nicht zwischen Haupt- und Unterebenen. Allen Ebenen wird das gleiche Symbol zugeordnet.

In der Registerkarte Nummerierungen kann die Nummerierungsart festgelegt werden. Dabei kann zwischen arabischen und römischen Zahlen, sowie Buchstaben gewählt werden. Ebenfalls kann die Zeichengröße und -farbe festgelegt werden.
Unter der Option "Beginnen bei:" kann festgelegt werden, mit welchem Wert die Nummerierung beginnen soll. Normalerweise beginnt die Nummerierung auf jeder neuen Folie wieder mit Ziffer 1.

Zuschauer können Symbole und Aufzählungszeichen schneller erfassen als Zahlen.

Die Art der Aufzählungen und Nummerierungen können vor der Texteingabe im Folienmaster festgelegt oder danach erzeugt werden, wenn der entsprechende Text markiert wurde. Für blinde PC-Anwender ist es sinnvoll, dies vor dem Beginn der Präsentation im Folienmaster zu tun.

Nummerierungsbeispiele und Aufzählungsbeispiele können auf den folgenden Seiten betrachtet werden: Word: Nummerierung Word: Aufzählung. (Diese Seite ist leider noch nicht auf Word 2010 umgestellt, doch die allgemeinen Infos gelten immer noch.)

Zeilenumbruch einfügen

Bei der Eingabe eines Fließtextes bewirkt [Eingabe] dass ein Zeilenumbruch erzeugt wird. Gleichzeitig beginnt aber auch ein neuer Aufzählungspunkt mit einen Aufzählungszeichen oder einer Nummerierung. Will man einen Zeilenumbruch erzwingen, ohne dass eine neuer Aufzählungspunkt beginnt, so kann man dies mit [Shift]+[Eingabe]. Der Text wird automatisch korrekt eingerückt so wie beim automatischen Zeilenumbruch.

Text löschen

Der Text einer Folie kann, wie in jedem Dokument, gelöscht werden.

• [Entf]-Taste: Damit löscht man den Buchstaben rechts vom Cursor.
• [Rücktaste]: Damit löscht man den Buchstaben links vom Cursor.
• Einen Text kann man mit neuem Text einfach überschreiben, indem man den ursprünglichen Text vorher markiert.

Text kopieren und verschieben

Die Editorfunktionen unterscheiden sich nicht zwischen Word und PowerPoint.

Kopieren

1. Zunächst muss man den Text, den man kopieren bzw. verschieben möchte, markieren.
2. Im zweiten Schritt kopiert man den markierten Text mit [Strg]+[c] in die sogenannte Zwischenablage.
3. Anschließend stellt man den Cursor an die Stelle in der Präsentation, an der man den zu kopierenden Text einfügen möchte.
4. Schließlich fügt man den Text mit [Strg]+[v] ein.
5. Wenn der Text in eine andere Präsentation kopiert werden soll, kann dies über die Zwischenablage geschehen, in dem mit [Strg]+[F6] in die zweite Präsentation gewechselt und der Text dann mit [Strg]+[v] hineinkopiert wird.
   

Verschieben

Beim Verschieben geht man genauso vor, wie beim Kopieren, nur mit dem Unterschied, dass man statt [Strg]+[c] (Kopieren) den Befehl [Strg]+[x] (Ausschneiden) verwendet.

Den Befehl Rückgängig/ Widerrufen und Wiederherstellen verwenden

• Mit [Strg]+[z] kann der letzte Befehl rückgängig gemacht werden.
• Mit dem Befehl [Strg]+[y] können die rückgängig gemachten Befehle wiederhergestellt werden.
• Mehrmaliges Betätigen von [Strg]+[z] macht die letzten Befehle rückgängig (bis zu 20 Befehle können rückgängig gemacht werden).
  Beim Experimentieren kann diese Zahl schnell erreicht werden. Falls man diese Anzahl erhöhen möchte, kann sie bis auf eine maximale Anzahl von 150 erweitert werden.
  Einstellung:
  • Register DATEI Menüpunkt "Optionen" ([Alt]+[d],[o])
  • mit [AB] auf "Erweitert"
  • mit [TAB] zur Option "Maximale Anzahl von Rückgänigvorgängen"
  • Anzahl eintippen
  • [Eingabe]
• mit [Alt]+[2] öffnet sich eine Liste der letzten Aktionen, mit [AB] kann man so mehrere Aktionen gleichzeitig markieren und durch [Eingabe] gleichzeitig rückgängig machen.

Übung: Formatierungen im Text

In der 2. Übung können die wichtigsten Formatierungen erarbeitet werden. Übung2-Formatierung.pptx

Die automatische Rechtschreibprüfung

Die Rechtschreibprüfung unterscheidet sich nicht wesentlich von der in Word (siehe: Word 2010 Rechtschreibprüfung)

Leider wurden einige Tastaturkürzel geändert, hier eine Liste der Kurztasten in PowerPoint:

• ALT+Ä - Ändern in (Fokus in das Eingabefeld "Ändern in" setzten, hier kann ein neues Wort eingetippt werden)
• ALT+I - Ignorieren
• ALT+E - Alle ignorieren
• ALT+N - Ändern (Das Wort wird im Dokument geändert, so wie es im Eingabefeld "Ändern in" eingetippt wurde oder in der Vorschlagliste ausgewählt wurde.)
• ALT+A - Alle ändern
• ALT+Z - Hinzufügen (ins Wörterbuch)
• ALT+V - Vorschlagen (springe in die Vorschlagliste)
• ALT+K - AutoKorrektur

Die dem Wörterbuch zugrundeliegende Sprache wird nicht im Dialogfenster Rechtschreibung gewählt, sondern im Register DATEI Menüpunkt OPTIONEN (ALT+D,O). Es öffnet sich das Dialogfenster PowerPoint Optionen. Hier mit AB die Optionsgruppe SPRACHEN auswählen. Mit TAB gelangt man zur Liste der bereits verwendeten Sprachen und durch nochmals TAB zur Ausklappliste "Weitere Bearbeitungssprachen hinzufügen". Mit mehrmals AUF/AB und einem anschließenden EINGABE wird eine weitere Sprache aus einer langen Liste an Sprachen ausgewählt. Mit abermals TAB gelangt man zum Schalter HINZUFÜGEN und fügt diese Sprache mit EINGABE ein.

Will man eine Sprache aus der Liste der zugrundeliegenden Sprachen löschen, so bleibt man in der Liste der "Bearbeitungssprachen" und wählt mit AUF/AB eine Sprache aus. Durch TAB gelangt man anschließend zum Schalter "Entfernen" und entfernt die Sprache mit EINGABE. Die Standardsprache kann nicht entfernt werden! Der Schalter "Entfernen" steht dann nicht zur Verfügung.

Eine Überprüfung der Grammatik ist in PowerPoint nicht möglich.

Da in Word wesentlich detaillierter die Rechtschreibung überprüft und Grammatikvorschläge gemacht werden, kann die Möglichkeit genutzt werden, den Text der Gliederungsansicht als RTF Datei zu speichern und in Word zu überprüfen. Dazu öffnet man über das Register DATEI Menüpunkt "Speichern unter" (kurz: ALT+D,T) das Dialogfeld SPEICHERN UNTER und wählt hier als DATEITYP Gliederung/ RTF wählen.

Diese Datei kann anschließend in Word geladen und überprüft werden.

Foliengestaltung: Folienlayout, Hintergrund, Foliendesign und Entwurfsvorlagen

PowerPoint bietet für die Gestaltung von Folien eine Reihe von fertigen Voreinstellungen an:

Folienlayout

Im Folienlayout wird bestimmt wie viele, welche und an welcher Position Platzhalter auf einer Folie enthalten sind.
Die Platzhalter werden sehenden als Rahmen angezeigt, in denen Texte und/oder Grafiken eingefügt werden können. Bei den Textplatzhaltern wird zwischen Titel, Untertitel und Text unterschieden. Der Platzhalter Inhalt kann sowohl mit Text als auch mit Grafiken gefüllt werden. Als letztes gibt es noch einen reinen Bildplatzhalter für Objekte wie Bilder, Diagramme, ...

Hintergrund

Der Hintergrund jeder Folie kann einzeln oder für alle Folien gleichzeitig gestaltet werden.
Möglich sind einfarbige Hintergründe, Farbverläufe, Texturen (Muster) oder Grafiken, die man selbst erstellt hat.

Foliendesign

Mit dem Foliendesign wird der Hintergrund der Folien bestimmt. Die Folien können mit Farben oder dezenten Formen und Bildern, die hinter dem Text erscheinen, attraktiv (oder auch überladen) gestaltet werden.

Entwurfsvorlage

In den Entwurfsvorlagen können alle Layout- und Design-Einstellungen gespeichert und für nächste Präsentationen als Vorlage verwendet werden.

Das Folienlayout zuweisen

Wird die neue Folie durch [Eingabe] in der obersten Ebene der Gliederungsansicht erzeugt, so hat die neue Folie immer das Layout der aktuellen Folie, mit einer Ausnahme: handelt es sich bei der aktuellen Folie um eine Titelfolie, so hat die neue Folie das Layout "Titel und Inhalt".

Will man eine neue Folie mit einem anderen Layout erzeugen, so kann man dies, indem man die neue Folie über das Register START Gruppe FOLIEN Menüpunkt "Neue Folie" (kurz: [Alt]+[r],[i]) einfügt. PowerPoint bietet eine Liste von Layouts an, zwischen denen mit [TAB] gewählt werden kann. Mit [Eingabe] wird eine neue Folie des ausgewählten Layouts hinter die aktuelle Folie eingefügt. Der Cursor steht hiernach an der ersten Stelle dieser neuen Folien, der Regel im Titelplatzhalter.

Das Folienlayout sollte immer vor dem Erstellen des Textes ausgewählt werden. Theoretisch kann man das Layout noch nachträglich ändern, dies kann aber zu Problemen führen, wenn PowerPoint den Text, die Grafiken nicht richtig den neuen Platzhaltern zuordnen kann.

Um ein Layout nachträglich zu ändern, positioniert man den Cursor in die zu ändernde Folie oder markiert mehrere Folien und wählt im Register START Gruppe FOLIEN Menüpunkt "Layout" (kurz: [Alt]+[r],[l]) aus der Liste der Layouts mit [TAB] ein neues Layout.

Das Folienlayout bestimmt, wie viele, welche und an welcher Position Platzhalter auf der Folie enthalten sind. Die Platzhalter werden sehenden als Rahmen angezeigt, in denen Texte und/oder Grafiken eingefügt werden können.

Die Größe und Position der Platzhalter können von Design zu Design unterschiedlich sein. Die hier beschriebenen Positionen gelten für das Standarddesign "Larissa" und die meisten anderen Designs. Die Anzahl und der Typ des Platzhalters sind in allen Designs gleich. Weitere Erläuterungen zu den Designs folgen im Kapitel Das Foliendesign

Es werden vier Arten von Platzhalten unterschieden:

1. Titel

   Dieser Platzhalter ist für Titel gedacht. Es kann nur Text eingefügt werden. Der Text wird standardmäßig in fett und mit hohem Schriftgrad gedruckt.
   Der Titelplatzhalter ist so ausgelegt, dass nur eine Zeile eingefügt werden sollte. Der Text wird meist zentriert.

2. Untertitel

   Der Untertitel ist ebenso wie der Titelplatzhalter ein reiner Textplatzhalter. Der Text wird nicht ganz so groß wie der Titel und nicht fett gedruckt. Dieser Platzhalter ist für ein bis zwei Zeilen gedacht. Auch hier wir der Text zentriert.

3. Textplatzhalter

   Dies ist ein Platzhalter in den Text in Normalgröße eingefügt werden kann.

4. Inhaltsplatzhalter (JAWS: Objekt Platzhalter)

   Dies ist der am meisten gebrauchte Platzhalter auf Folien. In ihn kann Text in Standardgröße eingegeben werden ebenso wie auch Bilder, Objekte, Tabellen, ... eingefügt werden können. Text und Objekte können gleichzeitig eingefügt werden.

5. Bildplatzhalter

   In diesen können nur Objekte wie Tabellen, Diagramme, Bilder, ... eingefügt werden.

Bei dem genannten Erscheinungsbild des Fonts sowie des Blocksatzes der beschriebenen Platzhalter handelt es sich um die Standardeinstellung, die der Platzhalter nach dem erzeugen einer neuen Folie hat. Das Aussehen (Schriftgrad, Schriftart, Farbe, ...) kann nachträglich für einzelne Folien jederzeit verändert werden oder über den Folienmaster für alle Folien gleichzeitig.

Die Platzhalter einer Folie sind durchnummeriert, dies entspricht der Zahl in Klammern.

Folgende Layouts stehen zur Verfügung:

1. Titel

   Auf der Folie befinden sich zwei Platzhalter. In der Mitte zentriert ein Titelplatzhalter (1) und darunter ebenfalls zentriert ein Untertitelplatzhalter (2).

2. Titel und Inhalt

   Diese Folien enthalten ebenfalls zwei Platzhalter. Am oberen Rand befindet sich über die gesamte Breite ein Titelplatzhalter (1). Darunter ist die Folie komplett mit einem Inhaltsplatzhalter (2) gefüllt.

3. Abschnittsüberschrift

   Diese Folie enthält nur in der unteren Hälfte der Folie zwei Platzhalter. Der obere Platzhalter ist ein Textplatzhalter (2) in den linksbündig Text eingegeben werden kann. Die letzte Zeile des Textes ist am unteren Rand des Platzhalters ausgerichtet. Unter diesem Platzhalter befindet sich noch ein Titelplatzhalter (2). Der Text ist hier fett und größer aber ebenfalls linksbündig und nicht wie sonst in Titelplatzhaltern üblich zentriert.

4. Zwei Inhalte

   Diese Folie enthält drei Platzhalter. Oben über die ganze Breite wieder einen Titelplatzhalter (1), darunter bis an den unteren Rand ist die Folie in der Mitte vertikal geteilt. Links (2) und (3) befinden sich zwei gleichgroße Inhaltsplatzhalter.

5. Vergleich

   Diese Folie ist genauso aufgebaut, wie die Folie "Zwei Inhalte" außer, dass sich über jedem der beiden Inhaltsplatzhalter noch ein kleiner Textplatzhalter für eine Überschrift befindet. Links Textplatzhalter (2) und Inhaltsplatzhalter (3), rechts sind Textplatzhalter (4) und Inhaltsplatzhalter (5). Über der ganzen Folie befindet sich wieder der Titel (1).

6. Nur Titel

   Diese Folie hat nur einen Platzhalter am oberen Rand für einen Titel (1).

7. Leer

   Diese Folie ist ganz leer.

8. Inhalt mit Überschrift

   Diese Folie enthält drei Platzhalter. Die Folie ist senkrecht ungefähr gedrittelt. Im linken Drittel oben ein schmaler Titelplatzhalter (1) (linksbündiger, fetter, größerer Text am unteren Rand des Platzhalters ausgerichtet) und darunter ein Textplatzhalter (3). Rechts (ca. 2/3 der Folie) daneben befindet sich ein großer Inhaltsplatzhalter (2). Dieses Layout ist für Grafiken geeignet, die links daneben mit Titel und Beschreibung versehen werden.

9. Bild mit Überschrift

   Dieser Platzhalter besteht aus einem großen Bildplatzhalter (2) für Objekte wie Grafiken, Diagramme, darunter (im unteren Viertel) befinden sich zwei schmale Platzhalter für einen Titel (1) und ganz am unteren Rand noch für ein Text in einem Textplatzhalter (3).

Welche Platzhalter sich auf der Folie befinden, erfährt man über den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit", der mit [Alt]+[F10] erst geöffnet werden muss. Nach dem Öffnen dieses Fensterbereiches wechselt der Fokus in den Folienbereich. Mit einmal [F6] wird der Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" angesprungen. JAWS nennt diesen Bereich "Alle Folien". Beim ersten Öffnen steht der Fokus nun gleich in der Liste aller Platzhalter, JAWS nennt einen Platzhalter. Sollte dies nicht der Fall sein, so muss mit [TAB] zu der Liste der Platzhalter gesprungen werden. Hat JAWS einen Platzhalter benannt, so kann man mit [AUF]/[AB] die Liste der Platzhalter durchgehen. Durch [Eingabe] wählt man den Platzhalter aus.

Ist ein Platzhalter markiert so kann man ihm einen neuen Namen geben, um später leichter zu erkennen, was der Platzhalter beinhaltet. Um den Namen eines Platzhalters zu ändern, markiert man ihn, klickt [F2] und kann gleich den neuen Namen eingeben, z.B. "Platzh. Bild Erdbeere" oder "Platzh. Nährwehrte". Achtung, der alte Name wird nicht übertippt, sondern muss gelöscht werden ([Shift]+[Ende],[Rück-Taste]). [Eingabe] schließt die Eingabe des neuen Namens ab.

In der Gliederungsansicht wird die erste Zeile immer als Titel angesehen und in den Titelplatzhalter (1) eingetragen, der dann folgenden Text der ersten Ebene wird in den Platzhalter der Nummer (2) eingetragen, die anderen Platzhalter kann man hier nicht erreichen, solange kein Text eingegeben wurde.

Will man z.B. im Layout Vergleich den rechten Textplatzhalter (4) füllen so muss folgendermaßen vorgegangen werden:

1. In der Gliederungsansicht den Fokus auf die entsprechende Folie setzen
2. falls noch nicht geschehen mit [Alt]+[F10] den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" öffnen, der Fokus steht nun im Folienfenster
3. mit [F6] den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" anspringen (JAWS: "alle Folien - PowerPoint")
4. nennt JAWS einen Platzhalter so steht man in der Liste der Platzhalter, ansonsten mit [TAB] zur Liste springen
5. Innerhalb der Liste der Platzhalter mit [AUF]/[AB] den Platzhalter suchen, der mit Text gefüllt werden soll
6. [Eingabe] setzt den Fokus innerhalb der Folienansicht in diesen Platzhalter.
7. Text eingeben (es darf sich nicht um einen Bildplatzhalter handeln)
8. Die Texteingaben mit [Esc] anschießen
9. Um noch weitere Platzhalter zu füllen wieder mit [F6] in die Liste der Platzhalter
10. mit [AUF]/[AB] einen neuen Platzhalter durch [Eingabe] auswählen
11. Text eingeben, mit [Esc] abschießen
12. evtl. die letzten drei Punkte wiederholen solange, bis alle Platzhalter mindestens ein Zeichen enthalten.

Auf dieses Weise kann man alle Platzhalter mit Inhalt füllen.

Geht man nun mit [F6] zurück in die Gliederungsansicht, erscheint der eingegebene Text in Form einer nummerierten Aufzählung. JAWS nennt eine Nummer (entspricht der Platzhalternummer) gefolgt von dem eingegebenen Text. Dieser kann hier wie gewohnt verändert werden. Aber ACHTUNG, durch ein [Rücktaste] vor dem ersten Zeichen des Textes wird die Platzhalternummer gelöscht und der Text rutscht in den vorherigen Platzhalter. Der Platzhalter ist wieder aus der Gliederungsansicht verloren.

Übung: Ein Folienlayout zuweisen am Beispiel "Obstsorten"

Die nächste Übung soll die Vorgehensweise verdeutlichen, wie ein Folienlayout einer Folie, bzw. allen Folien zugewiesen werden kann.

Es soll eine PowerPoint-Präsentation über gesunde Ernährung erstellt werden.

Dazu ist es notwendig folgende Bilder auf den eigenen Rechner runterzuladen Obstsorten-Bilder.zip. Nach dem extrahieren sollten die JEPG-Bilder im Präsetationsordner\Obstsorten-Bilder liegen.

• Nun starten wie PowerPoint
• Auf der ersten Folie mit dem Layout "Titel" geben wir in der Gliederungsansicht der Präsentation den Titel "Gesunde Ernährung" ([Eingabe],[TAB]) und als Untertitel "Eine Übungspräsentation von Augenbit"

Auf den weiteren Folien werden immer wieder Nahrungsmittel erklärt. Besonders eindrücklich können die gesunden Ernährungselemente mit einem Bild und danebenstehendem Text erklärt werden. In unserem Beispiel bietet sich folgendes Layout an: Oben soll sich der Titel, dann darunter links ein Textfeld mit Aufzählungen befinden und rechts daneben ein Bild der Obstsorte eingefügt werden. Dies entspricht dem Layout "Inhalt mit Überschrift".

• Wir erzeugen also in PowerPoint unter dem Register START Gruppe FOLIEN Menüpunkt "Neue Folie" (kurz: [Alt]+[r],[i]) eine zweite Folie. Mit [TAB] wählen wir "Inhalt mit Überschrift" und fügen die Folie durch [Eingabe] ein.
• Gleich nach dem Einfügen können wird in der Gliederungsansicht den Titel "Obstsorten" eingeben.
• Nun öffnen wir den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" ("Alle Folien") mit [Alt]+[F10] und setzen den Fokus durch [F6] in diesen Bereich.
• Mit [TAB] gehen wir zur Liste der Platzhalter und wählen mit [AB] den "Textplatzhalter 3". Durch [Eingabe] aktivieren wir ihn.
• Da in diesem Falle "Textplatzhalter 3" Fließtext und keine Liste erwartet, erzeugen wir im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt "Aufzählungszeichen" ([Alt]+[r],[g]) eine Aufzählung. Mit [TAB] ein Aufzählungszeichen aussuchen und mit [Eingabe] bestätigen.
• Wie in der Gliederungsansicht können wir nun eine Liste der Obstsorten eingeben:
  • "Apfel" mit den Unterpunkten ([Eingabe], [TAB]) "Jonagold" und "Braeburn"
  • wieder auf erster Ebene [Eingabe], [Shift]+[TAB], "Birne"
  • ebenfalls auf erstes Ebene "Beerenobst" mit den Unterpunkten "Erdbeeren", "Blaubeeren", "Johannisbeeren"
  • und wieder auf erster Ebene "usw."
• Da der der Schriftgrad standardmäßig recht klein eingestellt ist, markieren wir mit [Strg]+[a] den gesamten Text des Platzhalters (wir befinden uns in der Folienansicht und nicht in der Gliederungsansicht, wo [Strg]+[a] den Text aller Folien markieren würde.
• Im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt "Schriftgrad" ([Alt]+[r],[f][s]) erhöhen wir den Schriftrad auf 20.
• Mit [Esc] beenden wird die Texteingabe.
• Nun soll noch ein Bild mit Äpfeln links neben den Text eingefügt werden. Dazu geben wir wieder mit [F6] in den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" ("Alle Folien")
• Mit [AB] "Inhaltsplatzhalter 2" mit [Eingabe] aktivieren
• Ein Bild fügt man im Register EINFÜGEN Gruppe BILDER Menüpunkt GRAFIK ein ([ALT]+[i],[g]). Es öffnet sich das Dialogfenster "Grafik einfügen". Dies ist genauso wie das Dialogfeld "Öffnen" aufgebaut. Im Eingabefeld "Dateiname" kann nun gleich der Pfadname der Grafikdatei ...\Obstsorten-Bilder\Braeburn.JPG eingeben werden. Mit [Eingabe] wird das Bild geladen.

Die zweite Folie ist nun fertig.

Die dritte Folie beginnt mit dem Titel "Apfel". Im "Textplatzhalter 3" stehen alle wichtigen Informationen zum Apfel: Kaloriengehalt, Vitamine, Mineralstoffe, Spurenelemente etc... Im rechten Teil ist ein schöner, frischer Apfel zu sehen.

Die vierte Folie beschreibt die "Birne" ... Hier könnte eine grundsätzliche Überlegung erfolgen, ob es sinnvoll ist, über jede Obstsorte zwei Folien zu erstellen. Auf der ersten Folie könnten die verschiedenen Sorten beschrieben werden wie z.B. Gala, Elstar, Jonagold, Golden Delicious usw., daneben könnte ein Bild mit den verschiedenen beschriebenen Sorten eingefügt werden. Die nächste Folie würde dann die Inhaltsstoffe, also den "ernährungswissenschaftlichen" Bereich beschreiben.

Da nun alle Folien den gleichen Aufbau haben, können wir uns die Arbeit ein wenig erleichtern, indem wir von der Gliederungsansicht (Folie 3) mit [Strg]+[Shift]+[TAB] in das Register "Folien" wechseln. Da wir gerade Folie 3 bearbeiten, ist auch im Register Folie die Folie 3 markiert. Mit [Strg]+[c] kopieren wir diese in die Zwischenablage und fügen sie dann mehrmals mit [Strg]+[v] hinter Folie 3 als Kopie ein. Nun können wir zurück in die Gliederungsansicht und den Text hier überschreiben. Fontgröße, Zuordnung zum Platzhalter, ... wird alles mit kopiert.

Wir müssen nur daran denken die Bilder auszutauschen. Dies geschieht folgendermaßen.

• Mit [F6] zu "Auswahl und Sichtbarkeit" ("Alle Folien")
• mit [TAB] zur Platzhalterliste und mit [AB] zum Inhaltsplatzhalter 2 mit [Eingabe] aktivieren.
• mit [Shift]+[F10] das Kontextmenü öffnen und mit [AB] zu "Bild ändern ..."
• es öffnet sich wieder das Dialogfeld "Grafik einfügen" und eine neue Grafik kann ausgewählt werden.

Würde die neue Grafik wieder über das Register EINFÜGEN eingefügt, so würde eine zweite Grafik eingefügt und nicht die alte ersetzt.

Ebenfalls über das Kontextmenü einer Grafik kann die Größe und die Position noch unter "Größe und Position ..." geändert werden. Die Einzelheiten werden aber später noch einmal beschrieben.

In unserem Beispiel haben wir den Font nur für eine Folie geändert, wie man den Font automatisch für alle Folien eines Layouts gleichzeitig ändert, wird später im Kapitel ....<a href="Folienmaster ....">Folienmaster </a> erläutert.

Sind alle Folien erstellt, mit Text und Bild gefüllt ist die erste Version unsere Präsentation fertig. Die Obstsorten können als Text und Bild betrachtet werden.

Sie sollte unter dem Namen "Obstsorten.pptx" gespeichert werden.

Hier kann eine entsprechende Beispieldatei Obstsorten.pptx heruntergeladen und angesehen werden.

Den Hintergrund einer Folie ändern

In der soeben erstellten Präsentation "Obstsorten.pptx" ist die Hintergrundfarbe weiß und die Schriftfarbe schwarz.

Während der Bearbeitung einer Präsentation kann jeder Folie einzeln eine andere Hintergrundfarbe zugeordnet werden. Für alle Folien gleichzeitig erfolgt dies im <a href="Folienmaster ....">Folienmaster </a>

Der Weg für mehrere oder auch alle Folien ist derselbe. Hierzu geht man in das Register ENTWURF Gruppe HINTERGRUND Menüpunkt "Hintergrund formatieren" ([Alt]+[u],[g])

Es öffnet sich das Dialogfenster "Hintergrund formatieren".

Dieses Dialogfenster hat mehrere Optionsgruppen, die mit [AUF]/[AB] ausgewählt werden. Mit [TAB] springt man zu den Optionen der Gruppe. Die erste Gruppe ist die Füllung. Hier muss man zuerst mit [AUF]/[AB] entscheiden, ob man für den Hintergrund

• eine einfarbige Füllung
• einen Farbverlauf
• eine Bild- oder Texturfüllung
• oder eine Musterfüllung

haben möchte. Mit [TAB] springt man dann zu den weiteren Angaben zum Hintergrund. Bei einer einfarbigen Füllung kann die Farbe ausgewählt aus einer vorgegebenen Liste ausgewählt oder frei eingegeben werden. Zusätzlich gibt man noch einen Transparenzwert an. 0% bedeutet, dass die Folie ganz mit der Farbe gefüllt ist. Der Hintergrund ist undurchsichtig. Bei einer Transparenz von 50% ist der Hintergrund leicht durchsichtig. Die Farbe ist also schwächer/ dünner aufgetragen sie wirkt heller. Bei einer Transparenz von 100% ist der Hintergrund durchsichtig, man sieht ihn nicht mehr. Dies macht keinen Sinn.

Bei einer Bild- oder Texturfüllung kann man ein eigenes Bild aus einer Datei in den Hintergrund legen, dies macht Sinn, wenn es sich z.B. um das Logo der Firma handelt, für die Ihr den Vortrag haltet. Oder man wählt eine Textur aus, wie einen Holzhintergrund, dies wäre für unsere Obstpräsentation auch ein sinnvoller Hintergrund, wählt man anschießend noch eine Transparenz von 50% so ist die Holzmaserung nur leicht zu erkennen.

Hier alle Möglichkeiten zu beschreiben, würde den Rahmen sprengen.

Am Ende des Dialogfensters "Hintergrund formatieren" gibt es drei Schalter:

• Hintergrund zurücksetzen

da der Hintergrund bei Änderungen immer gleich mit geändert wurde, um den Effekt zu sehen, bedeutet Hintergrund zurücksetzen, dass keine dieser Änderungen übernommen wird und der Hintergrund unverändert bleibt. Es entspricht einem "Abbrechen".

• Schließen

die Änderung wird nur für die aktuelle Folie bzw. alle markierten Folien übernommen.

• Für alle übernehmen

die Änderungen für den Hintergrund werden für alle Folien übernommen. Eine Präsentation bei der jede Folie einen völlig unterschiedlichen Hintergrund hat, wirkt unruhig und lenkt den Betrachter von Text ab.
Durch den Schalter "Für alle übernehmen" wird das Dialogfenster nicht geschlossen. Es muss anschließend noch der Schalter SCHLIEßEN gedrückt werden.

Für Obstsorten.pptx soll nun ein passender, kontrastreicher Hintergrund gefunden werden. Die Schriftfarbe soll schwarz bleiben. Zu schwarz sind alle hellen Farben kontrastreich (gelb, hellblau, hellgrün usw.).

Übung: Hintergrund setzen

Alle nun folgenden Schritte sollten nebenher als Übung ausgeführt werden:

• Die Datei "Obstsorten.pptx" wieder in PowerPoint öffnen.
• im Register ENTWURF Gruppe HINTERGRUND Menüpunkt "Hintergrund formatieren" ([Alt]+[u],[g]) das Dialogfenster "Hintergrund formatieren" öffnen.
• mit [AUF]/[AB] "Füllung" wählen
• mit [TAB] zu den Optionen
• mit [AUF]/[AB] einfarbige Füllung wählen
• mit [TAB] zu Farbe
• durch [Eingabe] öffnet sich ein Menü in dem eine Farbe direkt mit den Cursor-Tasten ausgewählt werden kann oder man definiert eine Farbe über den Menüpunkt "Weitere Farben..." mittels der RGB Werte selbst. (Genaueres unter: Extra - Dialogfenster FARBE)
  In der Übungsdatei könnten die Farbwerte für hellgelb eingetragen werden:
  • ROT 255
  • GRÜN 255
  • BLAU 150
• ist eine Farbe gewählt, mit [TAB] auf den Schalter "Für alle übernehmen" und mit [Eingabe] bestätigen.
• mit [Shift]+[TAB] auf den Schalter [Schließen] und mit [Eingabe] das Dialogfenster "Hintergrund formatieren" schließen.

Alle Folien unserer Präsentation haben nun einen farbigen Hintergrund.

Hier kann die neue Beispiel-Präsentation mit hellgelbem Hintergrund Obstsorten_mit_Hintergrund.pptx heruntergeladen werden.

Das Foliendesign

Im Foliendesign wird der Hintergrund der Folien durch bereits fertiggestellte Hintergrundbilder bestimmt. Die Folien können mit Farben oder dezenten Formen und Bildern, die hinter dem Text erscheinen, attraktiv (oder auch überladen) gestaltet werden. Mit der Zuweisung eines Foliendesigns ändert sich auch die Textformatierung. Das Folienlayout (die Anzahl und Art der Platzhalter) bleibt erhalten, es verändert sich aber evtl. die Größe der Platzhalter und in einigen Designs auch die Positionierung der Platzhalter.

Das Foliendesign wird im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Designs Ausklappliste" [Eingabe] (kurz: [Alt]+[u],[d]) bestimmt. Es öffnet sich die Ausklappliste "Alle Designs". Das erste Design ist immer das aktuelle Design, das JAWS mit Namen benennt. Man kann hier also abfragen, welches Design aktuell benutzt wird.

Das Standard Design ist "Larissa".

In der Ausklappliste können mit [TAB] bzw. [Shift]+[TAB] alle aktuell in PowerPoint integrierten Designs ausgewählt werden. Bei der Auswahl eines neuen Designs werden alle Folien gleichzeitig verändert.

Will man das ausgewählte Design nur für die aktuelle Folie bzw. markierten Folien übernehmen, kann man dies über ein Kontextmenü. Bevor das ausgewählte Design mit [Eingabe] bestätigt wird, öffnet man mit [Shift]+[F10] das Kontextmenü und wählt mit [AB]

• Für alle gleichartigen Folienüber nehmen

um das Design aller Folien, die das gleiche alte Design habe wie die aktuelle zu ändern

• Für alle Folien übernehmen

um das Design aller Folien zu ändern

• Für ausgewählte Folien übernehmen

um das Design der aktuellen bzw. aller markierten Folien zu ändern.

Es ist nicht sinnvoll, mehrere verschiedene Designs in einer Präsentation zu verwenden. Sie verwirren die Zuschauer unnötig. Es sollten nur dann Änderungen der Farbgebung und Hintergrundgestaltung vorgenommen werden, wenn es zwingende, inhaltliche Gründe dafür gibt.

Um zu beschreiben, was ein Design ausmacht, hier beispielhaft die Beschreibung einiger Designs:

• das Design "Anake"
  Alle Folien dieses Designs haben einen Hintergrund eines Farbtons. Von oben rechts nach unten links wird die Farbe heller, von oben links sieht es aus als fielen Sonnenstrahlen auf die Folie, die Farbe ist strahlenartig heller.
  Alle Titel sind in einer farbigen Schrift mit 3D Effekt und Schatten. Untertitel und Texte sind immer in weißer Schrift. Das Standardaufzählungszeichen ist ein Quadrat mit einem Punkt darin. Die Anordnung der Platzhalter entspricht dem des Designs "Larissa".
• Das Design "Counture"
  legt um jede Folie einen verspielten geschwungenen Rahmen. Vom Rahmen gehen immer wieder Blätter/ Schleifen, ... ab. Vielleicht für einen Märchenvortrag. Durch diesen Rahmen sind alle Platzhalter kleiner und auch die Fonts sind kleiner gewählt.
• Im Design "Slipstream"
  stehen die Titel im Folienlayout Vergleich, Zwei Inhalte und "Titel und Inhalt" unten statt oben. Die Titel spiegeln sich auf dem Untergrund. Und das Standardaufzählungszeichen ist eine Raute bestehend aus vier Quadraten.
• Alle Folien des Designs "Nerus"
  haben einen Rand aus farbigen Streifen und je nach Layout einen oder mehrere gefüllte Kreise auf der Folie.

Diese kleine Aufzählung ist vollständige Designbeschreibung, sie soll lediglich verdeutlichen, was die Wahl des Designs bewirkt. Die Wahl des Designs bestimmt gravierend den Aufbau und das Erscheinungsbild der Folie.

Nach der Wahl eines Designs, das an erster Stelle stehen sollte, können am Design noch verschiedene Änderungen vorgenommen werden.

Farbschemata eines Designs

Jedem Design ist ein Farbschemata zugeordnet, dass nachträglich verändert werden kann.

Im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Farben" (kurz: [Alt]+[u], [t][r]) kann man mit [AUF]/[AB] aus einer Liste von Farbschematas eines auswählen. Jedes Farbschema besteht aus acht Farben.

Zur Erläuterung ein Beispiel: im Design "Cronus" ist jeder Titel in hellblauer Schrift und weiß hinterlegt, jeder Untertitel weiße Schrift vor braunrotem Hintergrund, Inhalt schwarze Schrift hellblau hinterlegt und der untere Rand ist mittelblau. Dies entspricht dem Farbschema Cronus. Wählt man nun ein anderes Farbschema so werden alle Farben ausgetauscht. Das Farbschemata "Elementar" enthält nur Blautöne, oder Farbschemata "Papier" nur dezente Farben, der Titel ist nun beige, die Untertitel sind weiße Schrift grau hinterlegt, der Inhalt sehr hell beige und der untere Balken beige.

Nicht immer sind alle Farben benutzt. Das Standard Design Larissa hat z.B. keine Hintergrundformen und standardmäßig schwarze Schrift vor weißem Hintergrund, hier ändert die Wahl eines neuen Farbschemata nichts. Erst wenn eine Hintergrundfarbe über Hintergrundformatieren gewählt wurde, so ändert ein neues Farbschema auch die Hintergrundfarbe.

Schriftarten

Genauso wie jedem Design ein Farbschemata zugeordnet ist, so ist auch jedem Design eine Gruppe von Schriftarten zugeordnet. Diese Gruppe besteht aus zwei Schriftarten/-größen. Eine für die Überschriften und eine für den restlichen Text.

Im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Schriftarten" (kurz: [Alt]+[u], [t][f]) kann man mit [AUF]/[AB] aus einer Liste von Schriftarten Gruppen eine auswählen.

Standartmäßig werden das Farbschemata wie auch die Schriftartengruppe für alle Folien gleichzeitig übernommen. Will man dies nicht, so kann man dies genauso wie beim Zuweisen des Designs über das Kontextmenü.

Hintergrund

Als drittes kann jedem Foliendesign noch ein Hintergrund zugeordnet werden. Wie dies geschieht wurde bereits in Kapitel Den Hintergrund einer Folie ändern.

Ein Foliendesign zuweisen am Beispiel "Obstsorten-Design"

Die nächste Übung soll die Vorgehensweise verdeutlichen, wie ein Foliendesign einer Folie, bzw. allen Folien zugewiesen werden kann.

Während der Bearbeitung einer Präsentation kann jeder Folie einzeln ein anderes Design zugeordnet werden. Der Weg für mehrere oder auch alle Folien ist derselbe.

Eigentlich sollte man sich vor der Erstellung einer neuen Präsentation Gedanken über das passende Design machen und das Design als aller erstes zuweisen. Damit kann man sich einige Probleme/ Arbeit ersparen.

1. starten des Programms PowerPoint
2. öffnen der Präsentation "Obstsorten.pptx"
3. im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Designs Ausklappliste" (kurz: [Alt]+[u],[d]) nun ein geeignetes Design auswählen.
   Da wir auf den Nährwertenfolien relativ viel Text haben, sollte der Text Platzhalter im Layout "Inhalt mit Überschrift" relativ breit sein. Das Design "Rhea" erfüllt diese Bedingung.
   Mit [TAB] wählen wir also "Rhea" und bestätigen die Wahl mit [Eingabe].
4. Nun haben alle bisher erstellten Folien das Design Rhea. Folien, die neu eingefügt werden, haben das Design der vorherigen Folie.
5. Leider hat das Design Rhea im Layout "Inhalt mit Überschrift" den Inhaltsplatzhalter links und den Textplatzhalter rechts also andersherum als das Standardlayout "Larissa". PowerPoint schafft es nicht, den Inhalt und die Platzhalter richtig zuzuordnen. Der Text liegt nun teilweise unter dem Bild, weil der Text korrekt nach rechts gerückt wurde das Bild aber nicht mit dem Inhaltsplatzhalter nach links gewandert ist. Dies muss nun nachträglich korrigiert werden. Ordnet man den Folien erneut ihr Layout zu, so schafft PowerPoint die Positionierung korrekt.
   In unserem Falle ist es zum Glück nicht ganz so schwierig.
   1. wir gehen mit [F6] in die Gliederungsansicht
   2. mit [Strg]+[Shift]+[TAB] in die Folienansicht wechseln
   3. mit [AB] auf Folie 2 und dann mit mehrmals [Shift]+[AB] bis zu Folie 6, die Folien 2 bis 6 sind jetzt markiert. Alle haben das Layout "Inhalt mit Überschrift".
   4. im Register START Gruppe FOLIEN Menüpunkt LAYOUT (Kurz: [Alt]+[r],[l]) mit [TAB] das Layout "Inhalt mit Überschrift" auswählen und durch [Eingabe] erneut zuordnen.
   5. die letzten 2 Punkte müssen für alle Layouts einzeln durchgeführt werden, in denen es Probleme gibt. Da es beim Übertragen der Titelfolie keine Probleme gab, brauchen wir dieses Layout nicht neu zuzuordnen.
6. auch wenn man dies vermeiden sollte, wollen wir zeigen, wie man nur einer einzigen Folie ein neues Layout zuordnet, wollen wir nun Folie 1 ein anderes Design zuordnen:
   1. Den Fokus auf Folie 1 setzen.
   2. Im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Designs Ausklappliste" (kurz: [Alt]+[u],[d]) nun mit [TAB] ein neues Design auswählen. Wir wählen "Okeanus".
   3. Statt die Wahl mit [Eingabe] zu bestätigen öffnen wir mit [Shift]+[F10] das Kontextmenü und wählen mit [AB] "Für ausgewählte Folien übernehmen" und dies mit [Eingabe] bestätigen.
7. Nun haben alle Folien das gewünschte Design. Beide Designs haben ein blaues Farbschema. Zu unserem Obst würden aber Brauntöne besser passen.
   Im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Farben" (kurz: [Alt]+[u],[t][r]) wählen wir mit [AB] das Farbschema "Perspektive". Die Bestätigung mit [Eingabe] würde nur das Farbschema aller Folien eines Designs ändern in unserem Falle nur die Farben der Folie 1 da dort der Fokus steht, da aber alle Folien das gleiche Farbschema haben sollen öffnen wir mit [Shift]+[F10] wieder das Kontextmenü und wählen mit [AB] "Für alle Folien übernehmen".
8. Da sowohl das Design Rhea als auch das Design Okeanus eine große Fläche weißen Hintergrundes hat, wollen wir noch den Hintergrund ändern.
   1. Im Register ENTWURF Gruppe HINTERGRUND Menüpunkt Hintergrundformate (kurz: [Alt]+[u],[m]) mit [AB] auf Hintergrund formatieren.
   2. Es öffnet sich das Dialogfenster "Hintergrund formatieren".
   3. Wir befinden uns im Unterpunkt "Füllung" und springen mit [TAB] zu den Optionen.
   4. Wir wählen mit [AB] "Bild und Texturfüllung" und springen mit [TAB] zu weiteren Angaben.
   5. Beim Punkt Textur öffnen wir mit [Eingabe] eine Ausklappliste, in der wir mit den Pfeiltasten Gewebe auswählen und mit [Eingabe] bestätigen.
   6. Da die Farbe des Gewebes (Jute) zu dunkel für schwarze Schrift, sollte noch eine Transparenz von 40% gewählt werden. Mit [TAB] zu Tranzparenzeingabe und 40 eintippen.
   7. Mit [TAB] springen wir zum Schalter "Für alle übernehmen" und bestätigen dies mit [Eingabe]
   8. mit [Shift]+[TAB] springen wir zum Schalter "Schließen" und schließen das Dialogfenster "Hintergrund formatieren".
9. Die Datei nun unter dem Namen Obstsorten_Design speichern.
10. PowerPoint beenden.

Unsere Präsentation über Gesunde Ernährung ist nun endgültig fertig.

Auf der Titelfolie sind der Titel wie auch der Untertitel mit hellblau bzw. dunkelorange umrahmt. Der Titel ist schwarz der Untertitel hellblau. Die anderen Folien haben alle oben einen ganz dunkelblauen breiteren Rand, dem sich ein dunkeloranger schmälerer Streifen anschließt und als letztes folgt noch ein dritter schmaler Balken, der aber nur von der Mitte bis zum rechten Rand geht. Der Hintergrund aller Folien ist ein leicht sichtbares Gewebe wie z.B. Jute oder ein Kartoffelsack.

Hier kann die fertige Präsentation runtergeladen werden Obstsorten_Design.pptx

Was sind Objekte?

In PowerPoint werden alle Texte, Clips, Grafiken - also alle eingefügten oder selbst erzeugten Elemente als Objekte bezeichnet.

Objekte einfügen

Objekte können im Register EINFÜGEN Gruppe TABELLEN, Gruppe BILDER, Gruppe ILLUSTRATIONEN oder Gruppe MEDIEN und dem entsprechenden Menüpunkt:

• Gruppe TABELLE
  • Menüpunkt "Tabelle" (kurz: ALT+I,4)
    um eine Tabelle einzufügen. Es öffnet sich die Ausklappliste: TABELLE EINFÜGEN
• Gruppe BILDER
  • Menüpunkt "Grafik" (kurz: ALT+I,G)
    um eine Grafik / eine Bilddatei einzufügen. Es öffnet sich das Dialogfenster "Grafik einfügen". Es entspricht dem Dialogfenster "Öffnen". Eine beliebige Grafikdatei (Jpeg, GIF, TIFF, ... kann ausgewählt und eingefügt werden).
  • Menüpunkt "ClipArt" (kurz: ALT+I,Ä)
    um ein ClipArt einzufügen. Es öffnet sich der Fensterbereich ClipArt.
    Bei ClipArts handelt es sich um eine Sammlung von universell verwendbaren Illustrationen, Fotos und Sinnbilder, die PowerPoint bereitstellt, z.B.: einen Regiestuhl, ein Eis in der Sonne, ein Auto, eine Eule, eine Frau vor dem Computer, ...
  • Menüpunkt "Screenshot" (kurz: ALT+I,I)
    um ein Screenshot einzufügen. Es öffnet sich die Ausklappliste: "Verfügbare Fenster".
    Bei einem Screenshot handelt es sich um die Kopie eines Windowsfensters zum aktuellen Zeitpunkt.
  • Menüpunkt "Fotoalbum" (kurz: ALT+I,A)
    um ein Fotoalbum, d.h. eine ganze Serie von Fotodateien/ Bilddateien in PowerPoint einzufügen. Jedes Bild erscheint später folienfüllend auf einer neuen Folie. Es öffnet sich eine Ausklappliste.
• Gruppe ILLUSTRATIONEN
  • Menüpunkt "Formen" (kurz: ALT+I,Ö)
    um Formen einzufügen. Es öffnet sich eine Ausklappliste mit den verfügbaren Formen.
    Mit Hilfe von Formen kann man direkt auf einer Folien Hingucker und einfache Zeichnungen erstellen. Zu diesem Zweck stehen einfache geometrische Formen wie Linien, Rechtecke oder Ovale, aber auch komplexere Objekte, wie z.B. Blockpfeile, Sterne oder Sprechblasen zu Verfügung.
  • Menüpunkt "SmartArt" (kurz: ALT+I,M)
    um eine SmartArt/ ein Organigramm einzufügen. Es öffnet sich eine Ausklappliste mit den verfügbaren Darstellungsformen von Organigrammen.
  • Menüpunkt "Diagramm" (kurz: ALT+I,C)
    um ein Diagramm einzufügen. Es öffnet sich das Dialogfenster "Diagramm einfügen".
• Gruppe MEDIEN
  • Menüpunkt "Video" (kurz: ALT+I,V)
    um einen Filmausschnitt einzufügen.
  • Menüpunkt "Audio" (kurz: ALT+I,C)
    um ein Hörspiel einzufügen.

Einige Objekte werden später noch genauer erläutert.
Eine genaue Beschreibung aller Objekte, würde den Rahmen dieses Kurses sprengen.

Positionierung eines Objektes

Grafiken, Tabellen, ScreenShots, SmartArts, Videos, Audiodateien und Diagramme behandelt PowerPoint als Grafik und positioniert sie nach dem Einfügen nach dem gleichen Prinzip.

Besitzt die aktuelle Folie keinen Inhalts- oder Bildplatzhalter, so wird ein neuer Platzhalter eingefügt, der den gesamten Bereich der Folie überdeckt. Die Grafik überlagert alle andern Platzhalter, evtl. schon eingegebene Texte verschwinden hinter der Grafik.

Besitzt die Folie einen LEEREN Inhalts- bzw. Bildplatzhalter, so fügt PowerPoint die Grafik in den ersten leeren Inhalts- bzw. Bildplatzhalter ein. Eine zweite Grafik würde er in einen zweiten leeren Inhalts-, Bildplatzhalter einfügen, falls vorhanden. Ist kein leerer Bild-/Inhaltsplatzhalter mehr im Layout, so wird wieder ein neuer folienfüllender Platzhalter erzeugt, der alles andere überlagert.

Man kann vorher auch einen entsprechenden Platzhalter markieren (siehe nächstes Kapitel), um die Grafik dort einzufügen, dann muss dieser Platzhalter aber ebenfalls leer sein, ansonsten verhält sich PowerPoint wie gerade beschrieben.

Will man also ein Objekt in eine Folie einfügen, so sollte man also auf jeden Fall ein Layout wählen, welches mind. einen Inhalts-/Bildplatzhalter besitzt.

ClipArts werden immer vertikal und horizontal zentriert eingefügt. Sie sind aber wesentlich kleiner als eine Grafik.

Formen positioniert PowerPoint beliebig auf der Folie, sie müssen später separat positioniert werden.

Die Größe aller Objekte und ihre Position kann für alle einheitlich im Dialogfenster "Form formatieren" verändert werden.

Markieren eines Objektes

Um Objekte bearbeiten zu können, müssen sie vorher markiert werden.

JAWS Nutzer haben hier zwei Möglichkeiten:

markieren über den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit"

• falls noch nicht geöffnet mit ALT+F10 den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" öffnen.
• mit F6 in den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" wechseln
• mit TAB in die Liste der Platzhalter und Objekte wechseln
• mit AUF/AB den gewünschten Platzhalter/ das gewünschte Objekt auswählen
• mit LEER oder EINGABE wird der aktuelle Platzhalter/ das aktuelle Objekt markiert alle anderen sind demarkiert
• will man einen zweiten Platzhalter/ Objekt markieren, so wechselt man mit AUF/AB zum nächsten Platzhalter/ Objekt und markiert ihn mit SHIFT+LEER oder SHIFT+EINGABE. Auf diese Wiese können beliebig viele Platzhalter und Objekte markiert werden.

Gibt man nun Text ein, so wechselt der Fokus im Folienbereich in den markierten Platzhalter.

Wählt man ein Register, um etwas an den markierten Bereichen zu verändern, so gelten sie für alle markierten Objekte. Der Fokus steht anschließend im Folienbereich.

markieren über das JAWS Fenster "Objekt auswählen"

JAWS Nutzer haben noch eine zweite Möglichkeit ein Objekt zu markieren. Mit der Tastenkombination STRG+SHIFT+O öffnet sich das Dialogfenster "Objekt auswählen". Es enthält eine Liste aller Platzhalter der aktuellen Folie.

Mit AUF/AB kann der gewünschte Platzhalter ausgewählt werden und mit EINGABE oder OK bestätigt werden. Hiernach ist der ausgewählte Platzhalter/ das Objekt markiert und das Dialogfenster geschlossen. Der Fokus verbleibt in dem Fensterbereich von dem aus das Dialogfenster geöffnet wurde, er wechselt nur in den markierten Platzhalter.

Auf diese Weise kann aber immer nur ein Platzhalter auf einmal markiert werden.

Löschen eines Objektes

• man markiert alle zu löschenden Objekte und Platzhalter
• durch ENTF oder RÜCK-Taste werden alle markierten Objekte/ Platzhalter mit Inhalt gelöscht.

Verschieben oder Kopieren eines Objektes

• markierte Objekte können durch STRG+X gelöscht und in die Zwischenablage kopiert werden oder mit STRG+C nur in die Zwischenablage kopiert werden.
• Objekte aus der Zwischenablage können nur im Folienbereich, in der Folienansicht oder der Gliederungsansicht mit STRG+V wieder eingefügt werden, d.h.
  • Objekte markieren
  • mit STRG+X oder STRG+C in die Zwischenablage kopieren
  • mit SHIFT+F6 in den Folienbereich wechseln
  • mit AUF/AB eine Folie auswählen
  • die Objekte der Zwischenablage mit STRG+V in die neue Folie einfügen

Größe und Position eines Objektes ändern

Ist ein Objekt markiert, werden ein oder mehrere neue Register in die Registerleiste eingefügt. Für alle gibt es das Register OBJEKTTYP FORMAT, wobei OBJEKTTYP für Diagrammtools, Bildtools, Audiotools, Videotools, Zeichentools, usw. ... steht.

Wenn die Objekte markiert sind, erscheint für sehende Nutzer eine rechteckig umrahmte Fläche. Der Rahmen besteht aus einer gestrichelten Linie und wird als Aktivierungsrahmen bezeichnet. Dieser wird in JAWS als Platzhalter bezeichnet. In den Ecken befinden sich sogenannte Ziehpunkte, mit denen der Rahmen größer gezogen werden kann. Der Rahmen kann für blinde PC-Nutzer unproblematisch im Register OBJEKTTYP FORMAT Gruppe GRÖßE Menüpunkt "Höhe" bzw. "Breite" zentimetergenau eingestellt werden.

Alle Objekte haben im Register OBJEKTTYP FORMAT Gruppe GRÖßE die beiden Menüpunkte FORMENHÖHE bzw. Menüpunkt FORMENBREITE. Dieses Register kann erst angesprochen werden, wenn ein Objekt markiert ist. Ist ein Textplatzhalter markiert, so wird dieser als Zeichentool angesehen und besitzt ebenfalls diese Menüpunkte.

Hier kann die Größe eines Objektes millimetergenau angegeben werden oder mit den Pfeiltasten schrittweise erhöht bzw. verkleinert werden. Aber Achtung werden Höhe und Breite nicht im gleichen Verhältnis verändert, so verzerrt man das Bild.

Die Tastaturkürzel für diese Menüpunkte variieren leider von Objekt zu Objekt.

Darüber hinaus gibt es im Register OBJEKTTYP Gruppe GRÖßE noch den Menüpunkt "Größe und Position" (JAWS nennt es "Cursor und Position). Es öffnet sich das Dialogfenster "Form formatieren". Dieses Dialogfenster besteht aus vielen Untergruppen. Mit RECHTS/LINKS wechselt man von Gruppe zu Gruppe und mit TAB zu den Optionen einer Gruppe bzw. mit mehrmals TAB gelangt man irgendwann wieder zu den Optionsgruppen.

Größe

Eine Optionsgruppe ist GRÖßE.
Hier kann ebenfalls die Höhe und Breite millimetergenau angeben werden oder schrittweise mit den Pfeiltasten. Zusätzlich kann das Objekt aber noch gedreht werden. Auch hier kann die Gradangabe sofort eingetippt oder mit den Cursor-Tasten schrittweise verändert werden. Das Objekt dreht sich im Uhrzeigersinn um seinen Mittelpunkt.

Will man das Objekt um die Hälfte verkleinern, ohne zu wissen, wie groß es ist, so kann man dies ebenfalls in dieser Optionsgruppe. Die Höhen- und Breitenangabe unter Skalierung ist eine Prozentangabe. 50% bedeutet, dass das Bild halbiert wird.

Eine weitere Option ist "Seitenverhältnis sperren", welche man mit LEER wechselweise an- und ausschalten kann. Ist diese Option angeschaltet, so bleibt das Seitenverhältnis des Objektes immer konstant. Man verhindert also ein Verzerren des Bildes. PowerPoint passt beim Verändern der Höhe immer automatisch die Breite an, wie auch umgekehrt.

ACHTUNG: Das Kontrollkästchen OPTIMAL FÜR BILDSCHIRMPRÄSENTATION klingt verwirrend. Bei der Aktivierung erfolgt eine automatische Eingabe einer Auflösung. Im Beispiel Grafik_formatieren.pptx wird bei einer Auflösung von 640x480 Bildpunkten das Bild enorm vergrößert. In dem Fall des Bildes von den Birnen auf 75x100cm... Das dürfte nicht optimal sein.

Position

Neben der Optionsgruppe GRÖßE gibt es noch die Optionsgruppe POSITION.

Hier kann die Position des Objektes millimetergenau bestimmt werden. Dabei kann man die horizontale wie auch vertikale Verschiebung von der oberen linken Ecke aus angeben oder aber gesehen von der Mitte der Folie aus. Dabei bewirken negative Werte ein Verschieben nach links bzw. oben.

Als erstes wir der Wert der horizontalen Verschiebung eingetippt, danach springt man mit TAB zur Option VON und kann hier in einer Ausklappliste mit AB wählen zwischen von "Obere linke Ecke" oder "Zentriert". Ein weiteres TAB bringt einen zur vertikalen Verschiebung und ein weiteres TAB wieder zur vertikalen Option VON.

Mit EINGABE werden die Einstellungen übernommen.

Da Textplatzhalter ebenfalls als Zeichentools angesehen werden, kann man auch diese hier verschieben.

Objekte auf der Folie ausrichten

Man kann Objekte nicht nur millimetergenau auf der Folie positionieren, sondern man kann sie auch zueinander ausrichten bzw. innerhalb der Folie ausrichten.

Dazu muss man zuerst im Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" ein oder mehrere Objekte einer Folie markieren. (Zur Wiederholung: Mit F6 in diesen Folienbereich, mit TAB zur Liste der Objekte/ Platzhalter und mit LEER das erste Objekt markieren. Mit AUF/ AB zum nächsten Objekt und dieses mittels SHIFT+LEER zusätzlich markieren. Mit STRG+A werden alle Objekte und Platzhalter einer Folie markiert. )

Sind mehrere Objekte markiert können sie zueinander ausgerichtet werden.

• im Register START Gruppe ANORDNEN Menüpunkt "Ausrichten"
• es öffnet sich eine Ausklappliste, mit folgenden Möglichkeiten:
  • Linksbündig (alle markierten Objekte werden an den linken Rand geschoben)
  • Horizontal zentriert
  • Rechtsbündig
  • Oben ausrichten
  • Vertikal zentrieren
  • Unten ausrichten
  • Horizontal verteilen (die Objekte werden gleichmäßig untereinander angeordnet)
  • Vertikal verteilen

Um ein Zeichnungsobjekt exakt in der Folienmitte zu platzieren, wählt man hintereinander "Horizontal zentrieren" und "Vertikal zentrieren".

Übung: Objekt vertikal oder horizontal verschieben

In der Übung Obstsorten.pptx mit BILDAB zur Folie 2 gehen

Diese Folie besteht aus dem Titel: Obstsorten, einem Platzhalter mit Text und einem Platzhalter mit einer Grafik. Der Titel soll am Ende horizontal zentriert über der Grafik und dem Text stehen, momentan steht er linksbündig über dem Text. Der Textplatzhalter und die Grafik beginnen nicht auf der gleichen Höhe. Dies soll geändert werden.

1. die Datei Obstsorten.pptx in PowerPoint laden
2. mit AB zu Folie 2 gehen
3. mit ALT+F10 den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" einblenden
4. mit F6 in diesen Bereich wechseln
5. mit TAB in die Liste der Platzhalter
6. mit AB zum Titelplatzhalter, mit EINGABE markieren
7. mit ALT und mehrmals RECHTS zum Register ZEICHENTOOLS FORMAT, TAB, mehrmals STRG+RECHTS zur Gruppe GRÖßE, mit mehrmals TAB zum Menüpunkt "Größe und Position", EINGABE
8. Es öffnet sich das Dialogfenster "Form formatieren"; mit RECHTS zur Optionengruppe POSITION
9. mit TAB zur Option HORIZONTAL hier geben wir den Wert 0 ein und springen mit TAB zur Option VON wo wir mit AB "Zentriert" aus der Ausklappliste auswählen. EINGABE.
10. mit TAB zu VERTIKAL, auch hier geben wir den Wert 0 ein, damit der Titel etwas höher rückt. Die Ausrichtung VON "Obere linke Ecke" müssen wir so stehen lassen.
11. mit Eingabe schließen wir das Dialogfenster.

Der Titel steht jetzt zentriert oberhalb der beiden Platzhalter (Text und Bild).

Nun sollen der Text und das Bild auf der gleichen Höhe 4 cm von oben beginnen.

1. Der Fokus steht nun Folienbereich, mit F6 wieder in den Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" wechseln.
2. mit AB zum Inhaltsplatzhalter und diesen mit LEER markieren.
3. Mit AB zum Textplatzhalter und diesen ebenfalls mit SHIFT+LEER markieren.
4. mit ALT+ mehrmals RECHTS zum Register ZEICHENTOOLS FORMAT, TAB, mit mehrmals STRG+RECHTS zur Gruppe GRÖßE, mit mehrmals TAB zum Menüpunkt "Größe und Position", EINGABE
5. Es öffnet sich das Dialogfenster "Form formatieren"; mit RECHTS zur Optionengruppe POSITION
6. mit mehrmals TAB zur Option Vertikal hier geben wir den Wert 4 ein
7. mit Eingabe schließen wir das Dialogfenster.

Beide Platzhalter beginnen nun 4cm vom oberen Rand.

Übung: Objekt horizontal und vertikal verschieben, Größe ändern

• In der folgenden Übung Grafik_formatieren.pptx ist die Größe der Bilder nicht identisch. Das sieht bei einer Folie mit einem Textfeld und 4 Bildern, die wie ein Rechteck neben dem Textfeld angeordnet wurden sehr ungenau aus und soll geändert werden
• Das "Bilder-Rechteck" besteht aus jeweils 2 Bildern in zwei Reihen untereinander, oben links (Birnen), unten links (Erdbeeren), oben rechts (Pfirsiche), unten rechts (Bananen).
• Die obere Linie der Bilder beginnt nicht exakt auf der Höhe der ersten Aufzählung im Textfeld.
• der Abstand zwischen dem Textfeld und dem Beginn der linken Bilder (Birnen und Erdbeeren) ist zu groß. Er soll auf 9,00 cm HORIZONTAL verringert werden
• Die Bilder sollen alle eine exakte Größe von 4*6 cm erhalten

1. öffnen der Datei Grafik_formatieren.pptx in PowerPoint
2. mit ALT+F10 den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" einblenden
3. mit F6 in diesen Bereich wechseln
4. mit TAB in die Liste der Platzhalter

Hier merkt man jetzt, warum es sinnvoll sein kann den Platzhaltern neue Namen zu geben. Die vier Bildplatzhalter haben den Namen Picture 4 bis Picture 7, dies ist nichtssagend und scheint aus einer englischen PowerPoint-Version zu kommen.

1. mit AB zum Platzhalter "Picture 7", F2 (um einen neuen Namen zu vergeben), SHIFT+ENDE, RÜCK-Taste um den alten Namen zu löschen und nun "oben rechts Pfirsiche", EINGABE
2. mit AB zum Platzhalter "Picture 6" und ihn umbenennen zu "unten rechts Bananen", "Picture 5" soll heißen "unten links Erdbeeren" und "Picture 4" "oben links Birnen"
3. auch die Textplatzhalter sollen neue Namen bekommen "Rectangle 3" wird zu "Obstsorten" und "Rectangel 2" "Titel"

Nun sollen alle vier Bilder die gleiche Größe von 4 x 6 cm bekommen.

1. alle vier Bilder markieren.
2. mit ALT und mehrmals RECHTS zum Register BILDTOOLS FORMAT, TAB, mehrmals STRG+RECHTS zur Gruppe GRÖßE, mit mehrmals TAB zum Menüpunkt "Größe und Position", EINGABE
3. Es öffnet sich das Dialogfenster "Form formatieren"; mit AB zur Optionengruppe GRÖßE.
4. mit TAB zur Option "Seitenverhältnis sperren" und diese mit LEER deaktivieren. Wir wollen ja dass alle Bilder exakt das Format von 4x6cm haben und nehmen leichtes verzerren in Kauf.
5. mit SHIFT+TAB zur Option BREITE und 6 eingeben
6. mit SHIFT+TAB zur Option HÖHE und 4 eingeben

Jetzt soll das Textfeld auf der gleichen Höhe wie die Bilder beginnen.

1. "Obstsorten" und "oben links Birnen" und "oben rechts Bananen" markieren
2. mit ALT und mehrmals RECHTS zum Register BILDTOOLS FORMAT, TAB, mehrmals STRG+RECHTS zur Gruppe GRÖßE, mit mehrmals TAB zum Menüpunkt "Größe und Position", EINGABE
3. Es öffnet sich das Dialogfenster "Form formatieren";
4. mit RECHTS zur Optionengruppe POSITION
5. mit TAB zu HORIZONTAL und 5 eingeben
6. EINGABE

Textfeld und Bilder beginnen jetzt auf der gleichen Höhe.

Als letztes soll nun der Abstand zwischen dem Textplatzhalter, der bei 2cm beginnt und den linken Obstbildern, die bei 10,3 cm beginnen, auf 9 cm verringert werden. Wir schieben dazu die Bilder auf 9 cm von der linken oberen Ecke.

1. "oben links Birnen" und "unten links Erdbeeren" markieren
2. mit ALT und mehrmals RECHTS zum Register BILDTOOLS FORMAT, TAB, mehrmals STRG+RECHTS zur Gruppe GRÖßE, mit mehrmals TAB zum Menüpunkt "Größe und Position", EINGABE
3. Es öffnet sich das Dialogfenster "Form formatieren";
4. mit RECHTS zur Optionengruppe POSITION
5. mit TAB zu HORIZONTAL und 9 eingeben
6. EINGABE

Hier kann sich nun die fertige Datei heruntergeladen werden Grafik_formatieren_nachher.pptx.

SmartArt

Was ist eine SmartArt?

Mit einer SmartArt lassen sich sehr schnell Ordnungssysteme (hierarchische Strukturen, Abläufe, Beziehungen) darstellen. Diese werden häufig von Firmen und Organisationen genutzt, um den Nutzern im Internet oder Besuchern in Gebäuden einen Überblick zu geben, wer für welchen Bereich verantwortlich ist. Oder um Abläufe oder Beziehungen darzustellen.

PowerPoint bietet für die Darstellung verschiedene Typen von SmartArts an. In der Standardeinstellung handelt es sich um farbige Rechtecke, die mit Linien verbunden sind. In den Vierecken kann der Name einer Person (oder Abteilung), der Prozess, etc. eingetragen werden.

Hier ein Beispiel für eine hierarchische Struktur (auch Organigramm genannt) von oben nach unten. Das erste Rechteck ist auf der Folie oben in der Mitte zu sehen und beinhaltet die "Chefposition". Das Beispiel der Grund- und Hauptschule "Phantasia" soll dies verdeutlichen. Die Datei kann als Fuservorlage hochgeschäumt werden: GHS_Phantasia_Fuservorlage.jpg.

In Schwarzschrift sieht das Beispiel der Schule so aus: GHS_Phantasia_Schwarzschrift.jpg .

In der hierarchischen SmartArt werden folgende Positionen festgelegt:

• Vorgesetzter: dabei handelt es sich um den Chef einer Einrichtung oder Name der Firma bzw. Einrichtung
• Untergebene: sie/ er ist dem Vorgesetzten unterstellt, bzw. Abteilungen einer Firma oder Einrichtung
• Kollegin: sie/ er ist eine gleichberechtigte Person oder Abteilung einer Firma

Im Beispiel der GHS Phantasia ist der Direktor der Einrichtung: Ulrich Maier. Die Schule hat zwei Abteilungen: eine Grundschule und eine Hauptschule. Die Abteilungsleiter der Grundschule (H.J. Franz) und der Hauptschule (Lisa Schmid) sind dem Vorgesetzten Herrn Maier unterstellt. Herr H.J. Franz ist Rektor von 10 Grundschullehrern und Frau Lisa Schmid von 20 Hauptschullehrern. Eine Linie führt aufgrund dessen von Herrn Maier (Direktor) nach unten und verzweigt sich in zwei Arme an denen die Vierecke mit den beiden "Untergebenen" hängen, Herr Franz und Frau Schmid. Sie sind Kollegen. Ihre Felder befinden sich optisch auf einer horizontalen Höhe. Auf der Hälfte der Linie nach unten zweigt sich ein Arm ab zu der Position der stellvertretenden Direktorin, Frau Hauser. Ihr Feld ist das der Assistentin. Von oben nach unten betrachtet gibt es nun oben das Feld von Herrn Maier, in der Mitte an der Seite das Feld von Frau Hauser und unten die beiden Felder der Abteilungsleiter. Unter jede Abteilungsleiter befindet sich noch ein Feld mit der Anzahl der Lehrer.

Neben dem hierarchischen SmartArt-Typ gibt es noch folgende Typen:

• Liste - nicht sequenzielle Informationen anzeigen.
  Auf jeder Ebene hierarchisch von oben nach unten gibt es nur ein Element.
• Prozess - Schritte in einem Prozess oder auf einer Zeitachse anzeigen
• Zyklus - einen kontinuierlichen Prozess anzeigen
  Dem letzten Objekt folgt wieder das erste Objekt.
• Hierarchie - eine Entscheidungsstruktur anzeigen oder ein Organigramm erstellen
  Es geht von oben nach unten oder links nach rechts, aber von einem der oberen Elemente können nach unten / rechts mehrere Objekte abgehen.
• Beziehung - Verbindungen veranschaulichen
  dies ist keine hierarchische Struktur sondern es können Beziehungen dargestellt werden.
• Matrix - Verbindungen veranschaulichen
• Pyramide - Anzeigen der proportionalen Beziehungen zur größten Komponente auf der Ober- oder Unterseite
  Von oben nach unten oder von unten nach oben werden es immer mehr Elemente.
• Grafik - einen Stammbaum mit Bildern zeichnen

Zu jedem Typ gibt es verschiedene Layouts, die das genauere Aussehen der Typen bestimmen (Schatten hinter den Rechtecken, jedes Rechteck in zwei Bereiche geteilt, Verbindungen von oben nach unten oder von links nach rechts, ...).

SmartArt einfügen (Übung: Organigramm_Phantasia Teil 1)

Bevor man eine SmartArt-Grafik erstellt, muss man sich ein Bild davon machen, welcher Typ und welches Layout zum Anzeigen der Daten am besten geeignet sind. Was möchten Sie mit der Grafik vermitteln? Wünschen Sie ein bestimmtes Aussehen?

Beim Einfügen einer SmartArt wird eine Standard-SmartArt mit einer bestimmten Anzahl an Objekten (meist Rechtecken) und Ebenen eingefügt. Bei den meisten Layouts lässt sich die Anzahl der Objekte und Ebenen verändern. Einige Layouts für SmartArt-Grafiken enthalten jedoch eine feste Anzahl von Formen. Beispielsweise sollen mit dem Layout "Entgegengesetzte Pfeile" des Typs Beziehung zwei entgegengesetzte Ideen oder Konzepte dargestellt werden. Nur zwei Formen (Pfeile) können mit Text gefüllt werden, das Layout kann nicht dahingehend verändert werden, dass mehr Ideen oder Konzepte angezeigt werden können.

Nur Organigramm-Layouts des Typs Hierarchie haben Zwischenebenen, die sogenannten Assistenten.

Wir wollen beispielhaft für die Grund- und Hauptschule "Phantasia" ein Organigramm erstellen

• Wir öffnen eine Leere PowerPoint Präsentation.
• Da wir nur das Organigramm erzeugen wollen, brauchen wir keine Titelfolie. Deshalb ändern wir im Register START Gruppe FOLIEN Menüpunkt LAYOUT (kurz: ALT+R,L) das Layout der ersten Folie zu "Titel und Inhalt".
• In der Gliederungsansicht geben wir den Titel "GHS Phantasia - Organigramm" ein.
• Eine SmartArt kann im Register EINFÜGEN Gruppe ILLUSTRATIONEN Menüpunkt SMARTART (kurz: ALT+I,M) eingefügt werden. Es öffnet sich das Dialogfenster "SmartArt-Grafik auswählen".
• Das Dialogfenster "SMARTART-Grafik auswählen" stellt mehrere Typen an SmartArts zur Verfügung, diese wurden oben beschrieben. Mit AUF/AB kann ein Typ ausgewählt werden. Für unser Beispiel wählen wir den Typ Hierarchie.
• Mit TAB kann nun ein SmartArt-Layout ausgewählt werden. JAWS liest zu jedem Layout eine relativ ausführliche Beschreibung vor.
  Für unser Beispiel wählen wir das erste Hierarchie-Layout: Organigramm.
• Durch EINGABE wird die SmartArt in die Folie eingefügt. Da wir einen leeren Inhaltsplatzhalter auf der Folie haben, fügt PowerPoint das Organigramm korrekt in diesen Platzhalter ein.
• Mit ALT+F10 öffnen wir den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit", wechseln mit F6 in diesen, wechseln mit TAB in die Liste der Platzhalter und suchen mit AB den Inhaltsplatzhalter.
• Mit F2 benennen wir diesen um zu "Organigramm". (F2, SHIFT+ENDE (um den alten Namen zu markieren und damit zu überschreiben), "Organigramm", EINGABE)

Ist eine SmartArt markiert kann im Register SMARTART-TOOLS ENTWURF Gruppe LAYOUTS Menüpunkt "Layout ändern" (kurz: ALT+J,F,L) das Layout nachträglich wieder verändert werden. Dies sollte aber nach der Texteingabe nur noch in Ausnahmefällen erfolgen.

Objektfelder einer SmartArt erzeugen, mit Text füllen (Übung: Organigramm_Phantasia Teil 2)

Nach dem Einfügen des Organigramms (wie oben beschrieben) enthält die Folie ein Organigramm, das aus einem "Vorgesetzten" und drei "Untergebenen" besteht. Zwischen dem Vorgesetzten und den Untergebenen verzweigt ein Objekt/ Rechteck nach links. Dies ist ein sogenannter Assistent des Vorgesetzten.

Zusätzlich wird das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" geöffnet. Sollte das Dialogfeld nicht geöffnet werden oder der Fokus nicht in das Dialogfenster gewechselt haben, so öffnet man dieses Fenster mit STRG+SHIFT+F2 bzw. springt mit dem Fokus wechselweise vom Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" zur markierten SmartArt im Folienbereich.

Die Anzahl und die Anordnung der freien Objektfelder ist abhängig von dem gewählten SmartArt Typ und Layout.

Nun müssen die Rechtecke mit Text gefüllt werden, dies zeigen wir nun wieder am Beispiel unserer Grund- und Hauptschule "Phantasia".

• Im Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" kann wie in der Gliederungsansicht eine Aufzählungsliste mit verschiedenen Ebenen eingeben werden. Fünf Menüpunkte sind entsprechend der fünf Rechtecke des eingefügten Organigramms schon vorhanden, der Vorgesetzte (Ebene 1), ein Assistent, drei Untergebene (Ebene 3). Der Fokus steht auf dem obersten Element, dem Vorgesetzten, in unserem Beispiel war das Rektor Maier, diesen Text fügen wir jetzt ein.
• Mit AB gehen wir ins nächste Listenelement dem Assistenten, dies ist Frau Hauser. Sie befindet sich auf einer Zwischenebene zwischen Ebene 1 und 2. JAWS benennt sie auch mit Assistent. Hier geben wir nun den Text "Stellv. Rektorin Hauser" ein.
• Mit AB gehen wir zum nächsten Element, dies ist ein Element der Ebene 2. Durch TAB könnten wir dieses Element in die Ebene 3 bringen und mit SHIFT+TAB in die Ebene 1. Wir wollen hier aber den Grundschulrektor Herrn Franz auf Ebene 2 eintragen "GS Rektor Franz".
• Mit AB gehen wir zum nächsten Element, es ist wieder ein Element der Ebene 2, hier wollen wir eintragen, dass Herrn Franz 10 GS Lehrer unterstellt sind. Also klicken wir TAB, um ein Element der Ebene 3 zu erzeugen und geben "10 GS Lehrer" ein.
• Mit AB gehen wir zum letzten Element, wieder ein Element der Ebene 2. Hier tragen wir "HS Rektorin Schmid" ein.
• Da kein weiteres Element mehr vorgegeben ist, können wir nicht mit AB weitergehen, sondern erzeugen mit EINGABE ein neues Element in der gleichen Ebene wie das vorhergehende.
• Das neue Element ist also auf Ebene 2, durch TAB bringen wir es auf Ebene 3 und geben "20 HS Lehrer" ein.
• Durch 2x ESC beenden wir die Texteingabe und schließen das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein".
• Nun speichern wir die gerade erstellte Präsentation unter "GHS_Phantasia.pptx".

Hier kann die Beispieldatei heruntergeladen werden: GHS_Phantasia.pptx

Da es für Blinde nicht immer einfach ist, festzustellen wie viele Elemente bereits vorgegeben sind, kann man auch als ersten Schritt im Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" mit STRG+A alle Objekte markieren und mit ENTF oder RÜCK-Taste alle Elemente löschen. Danach kann das Erstellen der Liste von Null anfangen.

Die Fontgröße wird während der Eingabe des Textes so angepasst, dass der Text in das Objektfeld (hier Rechteck) passt. Aber Achtung wird in ein Objektfeld zu viel Text eingegeben, wird der Text so klein, dass er für den Betrachter nicht mehr lesbar ist.
Die Fontgröße aller Objektfelder ist gleich groß, sie richtet sich nach dem breitesten Text bzw. an dem Text mit den meisten Zeilen.

Will man einen Zeilenumbruch innerhalb eines Textes erzwingen so benutzt man SHIFT+EINGABE.

Einige Layouts erlauben nur eine beschränkte Anzahl an Objektfeldern. Wird diese Anzahl überschritten, so bezeichnet JAWS diese als ausgeblendet.

Das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" wird durch zweimal Esc geschlossen.

Objektfelder einer SmartArt löschen

Ein Objektfeld kann im Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" nicht nur erzeugt, sondern auch gelöscht werden. Dazu wird erst der gesamte Text des Objektes mit mehrmals RÜCK-Taste gelöscht. Jede weitere RÜCK-Taste bringt das Objekt eine Ebene nach oben. Ist Ebene 1 erreicht, bewirkt das nächste Klicken von RÜCK-Taste, dass das Objekt gelöscht wird.

einen Assistenten erzeugen

Will man einen neuen Assistenten erzeugen (auch Untergebene könnten einen Assistenten haben), so kann man dies leider nicht über eine Tastenkombination im Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein". Trotzdem kann man es ohne das Dialogfenster zu schließen oder zu verlassen. Man wechselt mit AUF/AB zu dem Objektfeld, das einen Assistenten bekommen soll und wechselt mit ALT zu den Registern.
Im Register SMARTART-TOOLS ENTWURF Gruppe GRAFIK ERSTELLEN Menüpunkt "Form hinzufügen" (kurz: ALT+J,F,O) öffnet sich eine Ausklappliste, mit AB wählt man "Assistent hinzufügen" und fügt mit EINGABE den Assistenten unterhalb des aktuellen Objektfeldes ein. Wenn der Assistent wie beschrieben aus dem Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" aufgerufen wurde, steht der Fokus nach dem Einfügen gleich im neuen Objektfeld und kann sofort mit Text gefüllt werden. JAWS meldet, wenn das Einfügen eines Assistenten nicht zulässig ist.

Änderungen an einer SmartArt vornehmen

Will man später noch Änderungen an der SmartArt vornehmen, so kann das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" jederzeit wieder geöffnet werden und Änderungen vorgenommen werden.
Zuerst muss die entsprechende SmartArt markiert werden, danach kann das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" im Register SMARTART-TOOLS ENTWURF Gruppe GRAFIK ERSTELLEN Menüpunkt TEXTBEREICH (kurz: ALT+J,F,X) geöffnet werden oder noch kürzer über die Tastenkombination STRG+SHIFT+F2. Nun kann die Liste der Elemente beliebig verändert werden oder man nutzt das Dialogfenster um die Inhalt der Objekte auszulesen. JAWS benennt die jeweilige Ebene und liest den Inhalt vor.

SmartArt formatieren

Mit wenigen Ausnahmen sind Objektfelder einer SmartArt blau gefüllte Objekte (meist Rechtecke, manchmal Dreiecke, Sechsecke, Pfeile oder Kreise). Der Text innerhalb der Objektfelder ist weiß.

alle Objektfelder gleichzeitig formatieren

Das Aussehen aller Objektfelder gleichzeitig kann man im Register SMARTART-TOOLS ENTWURF Gruppe SMARTART-FORMATVORLAGEN Menüpunkt SCHNELLFORMATVORLAGEN (kurz: ALT+J,F,S) ändern. In einer Ausklappliste kann mit den Pfeiltasten zwischen fünf zwei dimensionalen Formen und neun 3D Vorlagen gewählt werden.

Dabei werden alle Objektfelder einschließlich der Verbindungslinien verändert!

• Einfache Füllung (Standard)
• weiße Kontur - die Objektfelder bekommen einen weißen Rand
• Subtiler Effekt - die Objektfelder bekommen einen hellblauen Farbverlauf von hellblau bis fast weiß, die Schrift ist schwarz
• Moderater Effekt - die Objektfelder bekommen einen Farbverlauf von Mittelblau bis Dunkelblau
• Intensiver Effekt - wie Moderater Effekt nur dass die Objektfelder oben und rechts einen minimalen Rand bekommen, so dass die Rechtecke wie Schalterknöpfe erscheinen.
• Poliert - wie Intensiver Effekt nur noch etwas verstärkt.
• danach kommen neun 3D Effekte, deren Namen fast selbsterklärend sind.

Im Register SMARTART-TOOLS ENTWURF Gruppe SMARTART-FORMATVORLAGEN Menüpunkt FARBEN ÄNDERN (kurz: ALT+J,F,N) können die Farben aller Objektfelder in einem Schritt verändert werden. Es öffnet sich eine Ausklappliste mit verschiedenen Farbvorschlägen. Mit den Pfeiltasten kann ein Farbschema ausgewählt werden (AUF/AB Primärfarben - Farbig - Akzent 1 - Akzent 2 ..., LINKS, RECHTS die verschiedenen Abstufungen).

• die ersten drei Farbschemata sind die Primärfarben
  • Dunkel 1 Kontur - die Objekte sind nur als schwarzer Rahmen ohne Füllung (sprich weiß) dargestellt, die Schrift ist schwarz
  • Dunkel 2 Kontur - die Objekte sind nur als dunkelblauer Rahmen ohne Füllung (sprich weiß) dargestellt, die Schrift ist dunkelblau
  • Dunkel 2 Füllung - die Objekte sind dunkelblau gefüllt mit weißer Schrift
• fünf Farbschemata "Farbige" (die Objektebenen 1 bis 4 bekommen je eine andere Farbe, ab Ebene 4 bleibt die Farbe unverändert).
  Die Objektfelder sind gefüllt und die Schrift ist weiß.
  • blau - weinrot - olivgrün - lila
  • blau - olivgrün - lila - aquamarinblau
  • weinrot - lila - aquamarinblau - orange
  • olivgrün - aquamarinblau - orange - aquamarinblau
  • lila - orange - blau - weinrot
• Akzentfarben 1 bis 6.
  • Jede Akzentfarbe beginnt als erstes mit dem Schemata: Rahmen in Akzentfarbe, Füllung weiß und schwarze Schrift
  • das zweite Farbschema ist Akzentfarbe als Füllfarbe des Objektes und weiße Schrift
  • es folgen drei Farbschemata mit Farbverläufen. Die oberste Objektebene ist die dunkelste und die niedrigste die hellste der gleichen Farbe. Von Farbschema zu Farbschema wird die Farbe heller.

Im Kapitel Extra - Akzentfarben sind die Akzentfarben beschrieben.

Linien zwischen den Objektfeldern formatieren

Auch die Linien zwischen den Objekten können einzeln formatiert werden. Leider ist es für Blinde nicht möglich mehrere Linien gleichzeitig zu markieren. Es ist sogar sehr umständlich auch nur eine Linie zu markieren.

Steht man mit dem Fokus im Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" so springt man mit STRG+SHIFT+F2 zum Folienfenster in die SmartArt. Der Fokus steht nun im Eingabefeld eines Objektfeldes. Mit ESC wechselt man zur Objektebene. Mit TAB kann man nun Objekt für Objekt (egal ob Linie oder Objektfeld) anwählen. Leider benennt JAWS sie alle Objektplatzhalter.

Ob es sich um eine Linie oder ein Objektfeld handelt kann man nur sehr umständlich dadurch feststellen, dass man nun im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN Menüpunkt SCHNELLFORMATVORLAGE (kurz: ALT+J,Z,S,S) die Ausklappliste öffnet. Ist eine Linie markiert, kann man einen Linientyp auswählen (z.B. subtile Linie) ist ein Objektfeld ausgewählt benennt JAWS den Typ einer Vorlage, wie unter alle Objektfelder gleichzeitig formatieren beschrieben z.B. "einfache Füllung", "weiße Kontur", .... Dieser Weg müsste dann für jedes Objekt einzeln gegangen werden.

Dies ist ein umständlicher Weg.

Deshalb sollten Blinde folgenden Weg gehen:

• Steht man mit dem Fokus im Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" so springt man mit STRG+SHIFT+F2 zum Folienfenster in die SmartArt.
• Der Fokus steht nun im Eingabefeld eines Objektfeldes. Mit ESC wechselt man zur Objektebene.
• mit STRG+A werden nun alle Objekte markiert Linien und Objektfelder (nicht der Text).
• im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN Menüpunkt "Form formatieren" (kurz: ALT+J,Z,O) wählen, es öffnet sich das Dialogfenster "Form formatieren".
• Das Dialogfenster "Form formatieren" hat mehrere Optionsgruppen, die mit AB ausgewählt werden können und mit TAB angesprungen werden. Um die Linien zu verändern sind zwei Optionsgruppen von Bedeutung:
  • Linienfarbe
    Mit TAB zu den Optionen
    mit AB wählt man nun zwischen
    • Keine Linie
    • Einfarbige Linie
    • Graduelle Linie (Linie mit Farbverlauf)

am sinnvollsten ist "Einfarbige Linie". Mit TAB springt man zur Farbwahl und öffnet mit EINGABE das Dialogfenster Farbe Dialogfenster FARBE. Hier kann den Linien eine neue Farbe gegeben werden.

• Linienart
  Mit TAB, zu den Optionen springen. Hier kann die Breite der Linien definiert werden. Die Linie ist nämlich meist sehr dünn. Es kann auch noch die Linienart verändert werden, dies ist aber selten sinnvoll. Eine durchgezogene Linie (Standard) ist in der Regel die sinnvollste.

Aber ACHTUNG es sind ja alle Objekte markiert, d.h. man ändert nicht nur die Verbindungslinien der SmartArt, sondern auch die Konturlinien (Umrandung) der Objektfelder. Diese kann man wie unter Objektfeld formatieren beschrieben, rückgängig machen, wobei es sicherlich sinnvoll ist, das zumindest die Linienstärke überall gleich gewählt ist.

einzelne Objektfelder/Objekttexte formatieren

Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN kann man jedes Objektfeld einzeln formatieren.

Dabei kann sowohl das Objektfeld selbst (das Rechteck) als auch der Objekttext formatiert werden.

Dazu markiert man als erstes die SmartArt, die formatiert werden soll, dann öffnet man wieder das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" im Register SMARTART-TOOLS ENTWURF Gruppe GRAFIK ERSTELLEN Menüpunkt TEXTBEREICH (kurz: ALT+J,F,X) oder STRG+SHIFT+F2.

Innerhalb dieses Dialogfensters markiert man das/die Element(e), die formatiert werden sollen. Mit den Pfeiltasten zum ersten Element gehen, das formatiert werden soll, dann mit gedrückter SHIFT-Taste mit AB zum letzten Objekt, das formatiert werden soll.

Soll nur ein Objektfeld formatiert werden, so reicht es, wenn der Cursor innerhalb des Objekttextes positioniert ist, um das Objektfeld zu verändern.

Will man Änderungen am Font vornehmen, so wirken diese nur auf die markierten Buchstaben, man muss also den gesamten Text markieren, den man formatieren möchte.

Objektfeld formatieren

Wählt man im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN Menüpunkt SCHNELLFORMATVORLAGEN (kurz: ALT,J,Z,S,S), so öffnet sich eine Ausklappliste in der man mit LINKS/RECHTS eine Farbe auswählen kann (entsprechend der eben genannten Akzentfarben), mit AUF/AB wählt man das Layout der Objekte (nur Rahmenfarbe, gefüllt, weißer Rahmen, ...). Dreidimensionale Effekte findet man hier nicht. JAWS nennt eine kurze Beschreibung, wie auch die Farbe.

Reichen diese Farben nicht aus oder will man mehr als 4 Ebenen verschiedenfarbig einfärben, so kann man im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN Menüpunkt FÜLLEFFEKT (kurz: ALT+J,Z,S,F) mehr oder andere Farben wählen.
Es öffnet sich das Dialogfenster Farben in dem man eine beliebige Farbe definieren kann, wie unter Dialogfenster FARBE beschrieben.

Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN gibt es noch die beiden Menüpunkte FORMKONTUR und FORMEFFEKTE. Im Menüpunkt FORMKONTUR kann eine Konturfarbe (Randfarbe) definiert werden und unter dem Menüpunkt FORMEFFEKTE kann ein Effekt, wie Schatten, 3D Effekt, ... des Objektes festgelegt werden.

Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMEN Menüpunkt FORM ÄNDERN (kurz: ALT+J,Z,D), kann statt der Rechtecke eine neue Form gewählt werden, z.B. Rauten, Kreise, .... Mit den Pfeiltaten kann man die Formen sortiert nach Gruppen durchgehen. JAWS benennt die Formen. Es stehen alle Formen zur Verfügung, die man auch als Form-Objekt in die Folie einfügen kann, nicht alle dieser Formen eigenen sich aber auch als Objektform in einer SmartArt.

Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMEN Menüpunkt GRÖßER bzw. KLEINER (kurz: ALT+J,Z,G bzw. N) kann die Form schrittweise vergrößert bzw. verkleinert werden.

Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe GRÖßE Menüpunkt FORMENHÖHE bzw. FORMENBREITE kann eine exakte Formengröße angegeben werden.

Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe GRÖßE Menüpunkt "Größe und Position" öffnet sich das Dialogfenster "Form formatieren" hier kann nicht nur die Größe sondern auch eine Drehung und die Position genau festgelegt werden. Es gilt das unter Größe und Position eines Objektes ändern beschriebene. Hier kann auch die Linienart und Linienfarbe des Randes verändert werden. Siehe dazu auch Linien zwischen den Objektfeldern formatieren.

Objekttext formatieren

Will man den Objekttext formatieren, so gilt jede Änderung nur für die markierten Buchstaben. Es reicht also nicht den Cursor in den Text des Objektfeldes zu stellen, sondern man muss den gesamten Text markieren.

Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe WORDART FORMATE Menüpunkt SCHNELLFORMATVORLAGE (kurz: ALT+J,Z,Q) kann die Schrift als 3D Schrift definiert und formatiert werden.

Im Menüpunkt TEXTFÜLLUNG kann eine neue Farbe definiert werden, Menüpunkt TEXTKONTUR legt die Konturfarbe fest und unter Menüpunkt TEXTEFFEKTE kann ein Texteffekt gewählt werden.

Soll nur ein andere Schriftart, eine andere Schriftfarbe oder ein anderer Schriftgrad gewählt werden, so kann man dies wie bei jedem Text im Register START. (Siehe Einfügen und Formatieren von Text). Diese Änderungen reichen in der Regel aus, um eine ansprechende SmartArt zu erstellen. Aber Achtung beim Schriftgrad: wird ein zu großer Schriftgrad gewählt, so wird der Text über das Objektfeld hinausgeschrieben. Der Schriftgradgrad sollte also nur in Ausnahmefällen verändert werden.

Reihenfolge beim Formatieren einer SmartArt

Da beim Formatieren aller Objektfelder gleichzeitig auch die Linien zwischen den Objektfeldern verändert werden, und beim Ändern der Linien auch die Umrandungen der Objektfelder, sollte folgende Reihenfolge eingehalten werden:

1. Formatieren aller Objektfelder gleichzeitig
2. Linien zwischen den Objektfeldern formatieren
3. einzelne Objektfelder formatieren

Übung: SmartArt formatieren

Am Beispiel unseres Organigramms der GHS Phantasia wollen wir nun unser Organigramm noch verschönern.

• öffnen der Datei GHS_Phantasia.pptx in PowerPoint
• mit ALT+F10 den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" öffnen
• mit mehrmals F6 in diesen Fensterbereich wechseln und mit TAB in die Liste der Platzhalter und Objekte
• mit AB zum Platzhalter "Organigramm" wechseln und diesen mit EINGABE markieren.
• Durch STRG+SHIFT+F2 öffnen wir das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" bzw. setzen den Fokus in das Dialogfenster.
• Sagt JAWS nicht "Geben Sie hier Ihren Text ein" so muss STRG+SHIFT+F2 nochmals gedrückt werden.
• Als erstes wollen wir die Strickstärke der Linie verändern:
  • durch STRG+SHIFT+F2 in den Folienbereich wechseln
  • STRG+A alle Objekte markieren
  • im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN Menüpunkt "Form formatieren" (kurz: ALT+J,Z,O) das Dialogfenster "Form formatieren" öffnen
  • mit AB Linienfarbe wählen
  • mit TAB zu den Optionen
  • mit AB "einfarbige Linie" wählen und mit TAB zur Option Farbe EINGABE
  • mit RECHTS wählen wir nun lila
  • EINGABE
  • mit TAB wieder zur Optionengruppe Linienfarbe und mit AB Linienart wählen.
  • mit TAB zur Option Breite. Wir vergrößern diese auf 6.
  • Das Drücken von EINGABE bewirkt nun, dass alle Änderungen übernommen werden und das Dialogfenster "Form formatiert" ist geschlossen.
• Alle Linien sind nun dicker und lila, die Objektfelder sind nun blau mit lila Umrandung.
• mit STRG+SHIFT+F2 wechseln wir wieder in das Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein"
• Nun wollen wir statt der Rechtecke mit den scharfen Ecken lieber Rechtecke mit abgerundeten Ecken haben. Um dies bei allen Objekten gleichzeitig zu ändern markieren wir mit STRG+A den gesamten Text, womit gleichzeitig alle Objektfelder markiert sind.
  • Danach ändern wir die Form der Objektfelder im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMEN Menüpunkt FORM ÄNDERN (kurz: ALT+J,Z,D)
  • mit RECHTS wechseln wir zu "Abgerundetes Rechteck" und bestätigen die Wahl mit EINGABE
• Nun wollen wir für alle Rechtecke einen leichten 3-D Effekt erzeugen und gleichzeitig das Organigramm einfärben.
  Die vorgegebenen Farben bei "Farben ändern" helfen uns aber nicht viel, weil hier Ebenen weise die gleiche Farbe gewählt wird, in unserem Fall ist es sinnvoller den Bereich Grundschule anders einzufärben als den Bereich Hauptschule. Der Fokus sollte immer noch in Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein" stehen. Wenn nicht mit STRG+SHIFT+F2 zu ihm wechseln.
  • Wir markieren jetzt nur Rektor Maier und stellv. Rektorin Hauser.
  • und wählen im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN Menüpunkt SCHNELLFORMATVORLAGE (kurz: ALT+J,Z,S,S) mit RECHTS die Farbe Lila und mit AB "intensiver Effekt"
  • Nun wiederholen wir diesen Schritt für GS Rektor Franz und 10 GS Lehrer nur wählen wir nicht die Farbe Lila sondern Rot.
  • HS Rektorin Schmid und 20 HS Lehrer Blau.
• Die Rechtecke sind für unseren Text sehr knapp bemessen, wir werden als erstes alle Rechtecke auf einmal vergrößern.
  • Dazu markieren wir mit STRG+A alle Objekte im Dialogfenster "Geben Sie hier Ihren Text ein"
  • Im Register SMARTART-TOOLS FORMAT Gruppe GRÖßE Menüpunkt FORMENBREITE (kurz: ALT+J,Z,W) erhöhen wir die Breite von 4,78cm auf 7cm.
  • Der Font wird wieder automatisch angepasst, so dass der Text mit der größten Breite wieder sehr nah an den Ränder ist.
  • Im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt SCHRIFTGRAD (kurz: ALT+R,F,S) verringern wir den Schriftgrad auf 24.

Nun haben wir ein buntes sehr schönes Organigramm erstellt, das wir unter GHS_Phantasia_formatiert speichern. GHS_Phantasia_formatiert.pptx.

Diagramme

Was sind Diagramme?

Ein Diagramm ist eine grafische Darstellung von Daten. Dabei ist die Bandbreite von möglichen Darstellungen sehr groß. In Erdkunde werden beispielsweise häufig sogenannte Achsendiagramme verwendet, wenn zwei (oder mehr) von einander abhängige Messgrößen dargestellt werden. Um die klimatischen Bedingungen in Deutschland darzustellen, wird beispielsweise die durchschnittliche Temperatur und die durchschnittliche Niederschlagsmenge in jeden Monat eines Jahres in Form einer Säule dargestellt. Je höher die Temperatur ist, umso höher ist die Säule usw. Die X-Achse besteht also aus 12 Säulen (die Monate), während auf der y-Achse entweder die Temperaturhöhe in Grad Celsius und/oder die Niederschlagsmenge in Millimeterangabe eingetragen wird.

In einem Liniendiagramm werden die Punkte zwischen den Achsen durch Linien miteinander verbunden. Die folgenden Diagrammtypen können als Tastbild ausgedruckt und mit Hilfe eines Fusers hochgeschäumt werden:

• Säulendiagramm
• Balkendiagramm
• Liniendiagramm
• Kreisdiagramm

Zur Verfügung stehende Diagrammtypen

PowerPoint stellt zwölf Arten von Diagrammtypen zur Verfügung. Diese Diagrammtypen sind in Diagrammuntertypen unterteilt. Auf der Internetseite "Verfügbare Diagrammtypen" von MircoSoft, werden die einzelnen Diagrammtypen und Untertypen genauer erklärt.

• Säulendiagramme
• Liniendiagramme
• Kreisdiagramme
• Balkendiagramme
• Flächendiagramme
• Punkt (XY)-Diagramme
• Kursdiagramme
• Oberflächendiagramme
• Ringdiagramme
• Blasendiagramme
• Netzdiagramme

Zahlen anschaulich darstellen

Mit Hilfe von Diagrammen können in PowerPoint Zahlenreihen anschaulich dargestellt werden. Wesentliche Informationen sind auf diese Weise mit einem "Blick" für die Zuhörer erfahrbar.

Das folgende Beispiel des Statistischen Landesamt Baden-Württemberg aus dem Jahr 2008 soll dies verdeutlichen. In der Beschreibung des Diagramms steht folgender Text: "An den öffentlichen und privaten allgemeinbildenden Schulen wurden im Schuljahr 2006/07 1,29 Mill. Schülerinnen und Schüler unterrichtet. Die erwartete Abnahme der Bevölkerungszahl dürfte dazu führen, dass die Schülerzahl bis 2025 auf knapp unter 1 Mill. absinken könnte – fast 23 % weniger als 2006/07. Im Schuljahr 2006/07 lag die Schülerzahl der Hauptschulen bei rund 183 000. Bis 2025 könnten sie annähernd 60 000 Schüler verlieren. Die Schülerzahl läge dann um nahezu ein Drittel unter dem Stand des Schuljahres 2006/07. An den Realschulen dürfte die Schülerzahl von 244 800 im Schuljahr 2006/07 bis 2025 auf gut 193 000 zurückgehen. Damit läge sie um rund 21 % unter dem Stand von 2006/07. Bei den Gymnasien ist bis 2009/10 mit einem Anstieg der Schülerzahl auf einen Wert von gut 340 000 rechnen – im Vergleich zu rund 333 300 im Schuljahr 2006/07. Mit dem Ausscheiden des „doppelten“ Abiturientenjahrgangs im Sommer 2012 wird sich die Schülerzahl schlagartig um einen Jahrgang verringern. Im Anschluss daran dürfte sie bis 2025 auf gut 251 000 absinken – das wäre knapp ein Viertel weniger als 2006/07."

Hier das vollständige Dokument: Schülerzahlen.pdf , (Statistisches Landesamt Baden-Württemberg, Stuttgart 2008)

Wie könnten diese drei weiterführenden Schularten bildlich dargestellt werden? Im Beispiel dieses PDF-Dokumentes, das der Öffentlichkeit im Internet zur Verfügung gestellt wird, handelt es sich um drei unterschiedlich farbige Linien. Auf der Y-Achse werden die Schülerzahlen in Tausend angegeben - auf der X-Achse die Jahreszahlen von 1980 bis 2025. Man sieht mit einem Blick, dass die Zahlen der Realschüler und Hauptschüler zwischen 1983 und 1995 fast gleich waren. Danach ist der Anteil der Hauptschüler deutlich gesunken (um ca. 100 000). Man sieht außerdem, dass der Anteil der Gymnasiasten im gesamten Zeitraum bis 2008 immer um ca. 100 000 Schüler höher war als der der Realschüler. Der Zukunftsbereich wird andersfarbig mit helleren Linien gezeigt... Ohne Zahlen nachlesen zu müssen, sind diese Interpretationen innerhalb von 5 Minuten möglich und prägen sich als Bild ein.

Ein Diagramm einfügen

Parallel zum Lesen der nächsten Abschnitte, sollten die beschriebenen Funktionen in einer Übung nachvollzogen werden, dazu starten wir PowerPoint und wählen für die erste Seite das Layout "leer", so dass ein folienfüllendes Diagramm eingefügt werden kann. Zur Erinnerung: Register START Gruppe FOLIEN Menüpunkt FOLIENLAYOUT (ALT+R,L) und hier mit den Cursor-Tasten "Leer" auswählen.

Ein Diagramm wird im Register EINFÜGEN Gruppe ILLUSTRATIONEN Menüpunkt DIAGRAMM eingefügt (kurz: ALT+I,C).

Es öffnet sich das Dialogfenster "Diagramm einfügen". Mit AUF/AB kann der Typ des Diagramms ausgewählt werden, wie z.B. Säule, Linie, Kreis, ...

Hat man sich für einen Typ entschieden, so springt man mit TAB zu den Untertypen und kann mit LINKS/RECHTS einen Untertyp auswählen.

Durch EINGABE wird

1. ein Beispieldiagramm in einen freien oder ausgewählten Inhaltsplatzhalter eingefügt (siehe: Positionierung eines Objektes )
2. ein neues Windowsfenster "Diagramm in MicrosoftPowerPoint - MicrosoftExcel" geöffnet. Dieses Fenster entspricht exakt einem MicrosoftExcel 2010 Fenster.

Das Excel Fenster enthält die zum eingefügten Beispieldiagramm gehörenden Daten.

In unserem Beispiel fügen wir ein Diagramm des Typs "Säulen" und Untertyps "gruppierte Säulen" ein. Man erhält ein Beispiel Säulendiagramm an dessen x-Achse 4 Kategorien aufgetragen sind. Zu jeder Kategorie gehören drei Datenreihen, so dass über jeder Kategorie drei Säulen in drei unterschiedlichen Farben gezeichnet sind. (Datenreihe 1 immer blau, Datenreihe 2 immer rot und Datenreihe 3 immer grün). Auf der Y-Achse ist der Wert der Datenreihe eingezeichnet. Die Höhe des Balkens entspricht dem Wert der Datenreihe. Man könnte sich vorstellen, dass Kategorie 1 - 4 die Jahre 2001 - 2004 sind und die Datenreihen die Schüler, Schülerinnen und Lehrer einer Schule darstellen.

Beispiel für ein solches Achsendiagramm (entspricht von den Daten nicht dem in PowerPoint eingefügten Diagramm) kann hier als Fuservorlage heruntergeladen werden gruppierte_Saeulen_Fusservorlage.png.

Mit Hilfe des von PowerPoint eingefügten Beispieldiagramms wollen wir nun unser neues Diagramm über die Schülerzahlen des statistischen Landesamtes Baden-Württemberg, Stuttgart 2008 darstellen.

Daten in Excel eingeben

Eine vollständige Beschreibung der Funktionsweise von Excel findet man unter Excel 2010

Hier soll nur eine kleine Beschreibung der wichtigsten Funktionen am Beispiel der Schülerzahlen erfolgen.

Nach dem Einfügen eines neuen Diagramms steht der Fokus im Windowsfenster "Diagramm in MicrosoftPowerPoint - MicrosoftExcel"

• mit STRG+A werden alle Datenfelder des Datenblattes markiert.
• mit ENTF wird der Inhalt aller Datenfelder gelöscht.
• mit STRG+POS1 springt man in das Datenfeld (A1) (erste Spalte, erste Zeile).

nach jeder Eingabe eines Wertes in ein Datenfeld springt man mit

• TAB in das Feld rechts neben dem aktuellen: A1 - B1 - C1, ....
• AB in das Feld unterhalb des aktuellen C1 - C2 - C3 ...
• POS1 in das erste Feld der gleichen Spalte B3 - B1 ...

Nachdem alle Beispieldaten gelöscht sind, können folgende Daten eingegeben werden:

• Zeile 1:
  • A1: leer
  • B1: "2006/07"
  • C1: "2025"
• Zeile 2:
  • A2: "Hauptschule"
  • B2: "183" (Millionen Schüler, 2006/07)
  • C2: "123" (183 - 60 Millionen Schüler 2025)
• Zeile 3:
  • A3: "Realschule"
  • B3: "244,8"
  • C3: "193"
• Zeile 4:
  • A4: "Gymnasium"
  • B4: "333,3"
  • C4: "251"

Das Datenblatt dient lediglich zur Eingabe der Daten, alle weiteren Änderungen am Erscheinungsbild des Diagramms werden in PowerPoint vorgenommen.

Das Excel Datenblatt wird im Register DATEI Menüpunkt SCHLIEßEN (kurz: ALT+D,B) geschlossen. Nach dem Schließen des Datenblattes steht der Fokus wieder im PowerPoint-Fenster.

formatieren des Diagramms

Ist das Diagramm markiert, so stehen folgende drei Register zur Verfügung:

• DIAGRAMMTOOLS ENTWURF
• DIAGRAMMTOOLS LAYOUT
• DIAGRAMMTOOLS FORMAT

über die das Diagramm formatiert werden kann.

Diagrammtyp ändern

Will man den Diagrammtyp nachträglich verändern, so kann man dies im Register DIAGRAMMTOOLS ENTWURF Gruppe TYP Menüpunkt DIARGAMMTYP ÄNDERN (kurz: ALT+J,R,G).

Es öffnet sich das Dialogfenster "Diagramm ändern", welches genauso aufgebaut ist, wie das Dialogfenster "Diagramm einfügen". Mit AUF/AB kann der neue Typ des Diagramms ausgewählt werden, wie z.B. Säule, Linie, Kreis, ... mit TAB springt man zu den Untertypen und kann diese mit den Pfeiltasten auswählen. Mit EINGABE wird die Auswahl übernommen. Es wird lediglich der Diagrammtyp verändert. Die Daten bleiben unverändert.

Daten auswählen

Das vom PowerPoint vorgegebene Beispieldiagramm hatte drei Datenreihen und vier X-Werte Gruppen, unser Schülerzahlen Diagramm besteht aber nur aus zwei Datenreihen (2006/06 und 2025) und drei X-Werte Gruppen (Hauptschule, Realschule, Gymnasium) leider passt PowerPoint dies nicht automatisch an.

Diese Anpassung muss im Register DIAGRAMMTOOLS ENTWURF Gruppe DATEN Menüpunkt DATEN AUSWÄHLEN (kurz: ALT+J,R,E) korrigiert werden.

Es öffnet sich wieder das Excel-Datenblatt und zusätzlich das Dialogfenster "Datenquelle auswählen". Der Fokus steht im Dialogfenster "Datenquelle auswählen" Eingabebereich "Diagrammdatenbereich".

Dieser ist auf die Beispieldaten eingestellt:

Tabelle1!$A$1:$D$5

das heißt die Werte in Tabelle 1 von Datenfeld A1 (obere linke Ecke) bis Datenfeld D5 (untere rechte Ecke) werden gezeichnet.

In unserem Falle sollen aber die Werte von A1 bis C4 gezeichnet werden. Da der gesamte Text markiert ist, bewegen wir einmal die Pfeiltaste LINKS wodurch das letzte Feld ":$D$5" gelöscht wird und tippen die neue untere rechte Ecke ein: ":$C$4"

Mit EINGABE wird die Änderung übernommen und das Fenster "Datenquelle auswählen" geschlossen. Der Fokus steht nun im Excel Datenblatt, das ebenfalls geschlossen werden muss (ALT+D,B)

Leider muß diese Anpassung auch erfolgen, wenn wir nachträglich noch weitere Werte hinzufügen oder Datenreihen löschen.

Werte ändern

Sollen die Daten nachträglich erweitert werden oder auch nur geändert werden, so kann man im Register DIAGRAMMTOOLS ENTWURF Gruppe DATEN Menüpunkt DATEN BEARBEITEN (kurz: ALT+J,R,D) das Datenblatt jederzeit wieder öffnen.

Titel und Achsentitel vergeben

Im Register DIAGRAMMTOOLS LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Menüpunkt DIAGRAMMTITEL (kurz: ALT+J,Y,T) kann dem Diagramm ein Titel vergeben werden bzw. ein vorhandener Titel gelöscht werden.

Es öffnet sich eine Ausklappliste, in der mittels AB/AUF zwischen folgenden Menüpunkten gewählt werden kann:

Keine

Es wird kein Titel eingefügt, ein bereits vorhandener Titel wird gelöscht.

Zentrierter Überlagerungstitel

Der Titel wird im Diagramm am oberen Rand zentriert eingefügt, die Diagrammgröße verändert sich nicht, es kann jedoch sein, dass sich Teile des Diagramms mit dem Titel überlappen.

Über Diagramm

Der Titel wir oberhalb des Diagramms zentriert eingefügt, das Diagramm wird verkleinert.

weitere Titeloptionen ...

hier können weitere Optionen wie Farbe und Ausrichtung verändert werden.

Nach der Wahl der Platzierung des Titels, kann er direkt eingetippt werden. Die Eingabe wird durch ESC beendet.

Der Diagrammtitel ist Bestandteil des Objektes DIAGRAMM und nicht zu verwechseln mit einem Folientitel. Je nach Layout der Folie ist zu überlegen, ob es nicht auch sinnvoll ist, den Diagrammtitel als Folientitel einzugeben.

Die Achsentitel werden ebenfalls im Register DIAGRAMMTOOLS LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Menüpunkt ACHSENTITEL (kurz: ALT+J,Y,I) vergeben bzw. vorhandene Achsentitel können gelöscht werden.

Es öffnet sich eine Ausklappliste mit folgenden Menüpunkten

Titel der horizontalen Primärachse

mit RECHTS öffnet sich ein Untermenü mit den Untermenüpunkten

Keine

Eine vorhandene Beschriftung wird gelöscht.

Titel unter Achse

Der Titel wird unterhalb der X-Achse eingefügt.

weitere Optionen für den Titel der horizontalen Primärachse

Titel der vertikalen Primärachse

mit RECHTS öffnet sich ein Untermenü mit den Punkten

Keine

Eine vorhandene Beschriftung wird gelöscht.

Gedrehter Titel

Der Titel wird um 90 Grad gedreht parallel zur Y-Achse eingefügt (das Diagramm verkleinert sich leicht).

Vertikaler Titel

Der Titel steht ebenfalls parallel zur Y-Achse. Die einzelnen Buchstaben werden aber nicht gedreht sondern stehen untereinander.

horizontaler Titel

Der Titel steht horizontal neben der Y-Achse, der Titel sollte hier sehr kurz oder in mehrere Zeilen aufgeteilt werden.

weitere Optionen für den Titel der vertikalen Primärachse

Grundsätzlich gilt

• das Einfügen eines (Achsen)Titels verkleinert das Diagramm (bei "horizontaler Titel" ist die Verkleinerung am stärksten).
• Wird der (Achsen)Titel zu lang gewählt, so überlappt er das Diagramm.
• Der (Achsen)Titel kann direkt nach der Wahl der Positionierung eingetippt werden.
  Die Eingabe des Titels wird mit ESC abgeschlossen.
• Wird die Eingabe des (Achsen-)Titels mit ESC abgeschlossen, so ist der (Achsen-)Titel markiert, so dass der Font, der Fontgrad, die Fontfarbe, etc. wie unter Einfügen und Formatieren von Text beschrieben, verändert werden kann.

In unserem Beispiel wollen wir die Titel wie folgt wählen:

• Diagrammtitel "Über Diagramm" soll lauten:
  "Entwicklung der Schülerzahlen an weiterführenden Schulen in Baden-Württemberg"
• der vertikale Achsentitel (x-Achse) soll lauten "erwartete Entwicklung"
• der horizontale Achsentitel soll als "Gedrehter Titel" eingefügt werden und lauten: "Millionen"

Legende, Datenbeschriftungen, Datentabelle

Ebenso wie der Diagrammtitel und die Achsenbeschriftung, können auch die Legende, die Datenbeschriftungen und eine Datentabelle gelöscht, eingefügt und ihre Positionierung bestimmt werden.

Alle drei Menüpunkte sind über das Register DIAGRAMMTOOLS LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN zu erreichten.

Bei allen dreien öffnet sich eine Ausklappliste, in der das gewünschte Layout ausgewählt werden kann.

Eine Legende ist standardmäßig vorhanden. Ihre Position kann neu gewählt werden oder sie kann gelöscht werden.

Eine Datenbeschriftung ist standardmäßig nicht vorhanden. Wählt man im Menüpunkt DATENBESCHRIFTUNG "Anzeigen", so werden die genauen Zahlenwerte in das Diagramm eingefügt, so dass man nicht nur an der Höhe der Säule, Größe des Kreisabschnittes, usw. den Wert abschätzen kann, sondern den exakten Wert ablesen kann.

Zusätzlich kann die Datentabelle noch neben das Diagramm eingefügt werden. Die Tabelle nimmt jedoch viel Platz ein und verkleinert das Diagramm deutlich.

Achsen, Gitternetzlinien

Im Register DIAGRAMMTOOLS LAYOUT Gruppe ACHSEN kann in den Menüpunkten ACHSEN bzw. GITTERNETZLINIEN das Aussehen der Achsen und das Einfügen von Gitternetzlinien definiert werden.

einzelne Diagrammsegmente formatieren

Sehende können innerhalb eines Diagramms jedes Diagrammsegment wie Diagrammlinien, Diagrammbalken oder Kreissegmente, Diagrammbeschriftungen, ... mit der Maus markieren und formatieren. Blinde können dies zwar auch, indem sie zuerst das Diagramm als ganzes Objekt markieren (im Fensterbereich Auswahl und Sichtbarkeit). Werden danach die Pfeiltasten bewegt, so wählt der Fokus nacheinander alle Diagrammsegmente aus. Leider benennt JAWS sie nicht und ein Blinder weiß nicht, welches Segment gerade markiert ist und kann so keine gezielten Änderungen vornehmen.

In Version PowerPoint 2010 gibt es jedoch einen anderen Weg, die Segmente einzeln zu verändern.

Im Register DIAGRAMMTOOLS LAYOUT Gruppe AKTUELLE AUSWAHL Menüpunkt DIAGRAMMELEMENTE (kurz: ALT+J,Z,E) befindet sich eine Ausklappliste mit den Obergruppen der verfügbaren Diagrammsegmente. Innerhalb der Ausklappliste kann mittels AUF/AB navigiert werden. JAWS benennt die Segmente.
Durch EINGABE werden diese Segmente markiert und können formatiert werden.

Sind Obersegmente markiert, so erreicht man nach EINGABE mit LINKS/RECHTS Untersegmente, diese benennt JAWS nicht mehr. Erst wenn man nochmals Register DIAGRAMMTOOLS LAYOUT Gruppe AKTUELLE AUSWAHL Menüpunkt DIAGRAMMELEMENTE (kurz: ALT+J,Z,E) anwählt, liest JAWS das Untersegment vor.

An unserem Beispiel der Schülerzahlen soll erklärt werden, welche Segmente über die Ausklappliste und welche als Untersegmente erreichbar sind.

In unserem Beispiel sind dies:

• Diagrammbereich

der Hintergrund des gesamten Diagramms

• RECHTS Zeichnungsfläche

das Rechteck, welches durch die beiden Seiten X-Achse und Y-Achse beschrieben wird.

• Diagrammtitel

der Diagrammtitel in unserem Beispiel "Entwicklung der Schülerzahlen an weiterführenden Schulen in Baden-Württemberg"

• Horizontale (Kategorie) Achse

X-Achse inklusive der Beschriftung (Gymnasium, Realschule, Hauptschule), nicht der Achsentitel

• Legende

Der gesamte Bereich der Legende, d.h. Text und Farbbeispiel in unserem Beispiel ein kleines blaues Quadrat mit dem Text "2006/07" dahinter und darunter ein kleines rotes Quadrat mit "2025" dahinter.

• RECHTS Reihen "2006/07" Legendeneintrag

dies ist nur der Text "2006/07"

• RECHTS Reihen "2025" Legendeneintrag

dies ist nur der Text "2025"

• Vertikale (Wert) Achse

Y-Achse inklusive der Beschriftungszahlen aber ohne Achsentitel

• Titel von Vertikal (Wert) Achse

Titel der Y-Achse "Millionen"

• Titel von Horizontal (Kategorie) Achse

Titel der X-Achse "erwartete Entwicklung"

• Vertikal (Wert) Achse Hauptgitternetz

Unser Beispiel hat horizontale Gitternetzlinien, die hier alle gleichzeitig formatiert werden können.

• Reihen "2025"

Dies sind alle drei roten Balken, die die Schülerzahlen 2025 beschreiben.
Verändert man die Farbe der drei Balken, so wird die Legende angepasst.

• RECHTS Reihen "2025" Punkt "Hauptschule"
• RECHTS Reihen "2025" Punkt "Realschule"
• RECHTS Reihen "2025" Punkt "Gymnasium"

bei diesen drei Segmenten handelt es sich jeweils um genau einen Balken. Alle drei Balken haben momentan die gleiche Farbe, man könnte ihnen nun unterschiedliche Farben oder Muster geben. Die Legende wird nicht angepasst.

• Reihen "2006/07"

Hier gilt entsprechendes wie für Reihen "2025"

Die Obergruppen werden über die Ausklappliste ausgewählt und sind nach EINGABE markiert, die Untergruppensegmente sind durch RECHTS markiert. Jedes RECHTS markiert ein eines Segment.

Nachdem ein Segment markiert ist, gibt es drei Möglichkeiten sie zu formatieren:

1. Texte werden im Register START Gruppe SCHRIFTART bzw. Gruppe ABSATZ formatiert (siehe Einfügen und Formatieren von Text ). Ist die Obergruppe Legende oder Horizontale (Kategorie) Achse markiert, so verändert man alle zugehörigen Texte gleichzeitig.
2. Linien (Achsenlinien, Konturlinien), gefüllte Segmente (Hintergrund, Balken) werden im Register DIGRAMMTOOLS FORMAT Gruppe FORMENARTEN formatiert, hier gibt es vier Menüpunkte
   1. Schnellformatvorlagen
   2. Fülleffekt
   3. Formkontur
   4. Formeffekt
3. Alle Segmente können im Register DIGRAMMTOOLS FORMAT Gruppe AKTUELLE AUSWAHL Menüpunkt AUSWAHL FORMATIEREN (kurz: ALT+J,Z,M) formatiert werden.
   Je nach markiertem Segment öffnet sich ein entsprechendes Dialogfenster. Diese Dialogfenster bestehen alle aus zwei Bereichen. Im linken Bereich sind Gruppen von Optionen aufgelistet wie:

• Reihenoptionen (oder ähnliches)
• Füllung
• Rahmenfarbe oder Linienfarbe
• Rahmenarten oder Linienart (u.a. die Breite der Linien sowie ihr Aussehen: gestrichelt, gepunktet, durchgezogen, ...)
• Schatten
• Leuchten und weiche Kanten
• 3D-Format
• Ausrichtung (von Text)

mit AUF/AB wählt man eine Gruppe aus. Mit TAB springt man in den rechten Bereich und dann von Option zu Option, so dass auch hier viele Farbänderungen möglich sind. Ist Text markiert, so bezieht sich Füllung auf den Hintergrund des Textes, nicht auf den Text selber, der nur im Register START eingefärbt werden kann.

Diagramm als Objekt formatieren

Ein Diagramm ist ein eingefügtes Objekt und kann so als Einheit, wie jede andere Grafik formatiert werden.

Im Register DIAGRAMMTOOLS FORMAT Gruppe GRÖßE stehen wie bei jedem Objekt die beiden Menüpunkte FORMENHÖHE (kurz: ALT+J,Z,H), FORMENBREITE (kurz: ALT+J,Z,W) und GRÖßE UND POSITION (kurz: ALT+J,Z,S,Z) zur Verfügung. Hierüber kann die Größe und die Position des Diagramms als ein Objekt formatiert werden.

Siehe hierzu Größe und Position eines Objektes ändern .

Auch unser Beispiel Diagramm wollen wir noch etwas vergrößern.

Da wir Größe und Position verändern wollen, öffnen wir das Dialogfenster: "Größe und Position".

• mit AUF/AB "Größe" wählen
• mit TAB springen wir zu den Optionen
• als Höhe geben wir "16" ein und springen mit TAB zur Breite, die wir "22" wählen.
• durch mehrmals TAB wechseln wir wieder zu den Optionsgruppen und wechseln die Gruppe mit AB zu "Position"
• mit TAB wechseln wir zu den Optionen
• horizontal wählen wir "-11" und mit TAB und AB wählen wir bei "Von" den Wert "zentriert". Die obere linke Ecke ist nun 11cm (Breite: 22cm/ 2) rechts vom Mittelpunkt der Folie.
• mit TAB zu vertikal und hier wählen wir "-8" und mit TAB und AB wählen wir bei "Von" ebenfalls "zentriert"
• Mit EINGABE werden unsere Daten übernommen und das Diagramm ist nun mittig auf der Folie.

Damit ist unser Diagramm mit den Schülerzahlen, bereits fertig, wir speichern es unter dem Namen Schuelerzahlen.pptx. Hier kann eine Beispiel Präsentation heruntergeladen werden: Schuelerzahlen.pptx

Was wirkt sich positiv beim Anschauen eines Diagramms aus?

Die Achsenbeschriftung sollte ausreichend groß sein (ab 16pt aufwärts).

Die Farben für die Diagrammsegmente sollten kontrastreich sein, Datenwerte sollten nicht innerhalb eines Diagramms eingetragen werden, da dies sehr überladen wirkt es reicht das Ablesen der Werte über die Achsenbeschriftung oder die Erklärung des Vortragenden.

Da ein Diagramm meist viele Informationen enthält, sollte es möglichst großflächig auf der Folie dargestellt werden. Wird als Folienlayout "leer" gewählt, so fügt PowerPoint das Diagramm folienfüllend ein. Alternativ können die Layouts "Titel und Inhalt" oder "Bild mit Überschrift" gewählt werden. Hier kann der Titel im Titelplatzhalter eingegeben werden und das Diagramm benötigt keinen eigenen Titel mehr.

Beim Einfügen eines Diagramms wählt PowerPoint die Schriftfarben so, dass sie gut zu erkennen sind, d.h. PowerPoint entscheidet selbst, ob die Beschriftung Weiß oder Schwarz ist. Auch die Segmentfarben, werden entsprechend des Foliendesigns gewählt. Wird ein neues Design gewählt, so ändern sich auch die Diagrammfarben. Aber Achtung, hat man Segmente einzeln verändert, so behält PowerPoint diese Änderungen bei. Hat man also die Beschriftung explizit dunkelblau eingefärbt und wechselt dann zu einem Design mit dunklem Hintergrund, so ist die Schrift nicht mehr zu erkennen.

Entwurfsvorlage

Zu einer Entwurfsvorlage gehört das Foliendesign, das Farbschemata, die Schriftartengruppe, sowie alle Änderungen, die ansonsten darüber hinaus am Hintergrund vorgenommen wurden und als letztes ein Folienmaster.

Hat man diese Punkte alle zur eigenen Zufriedenheit definiert, so kann man diese Entwurfsvorlage als "Vorlage" speichern. Dazu wählt man im Register DATEI Menüpunkt "Speichern unter" ([Alt]+[d],[t]) als Dateityp "PowerPoint-Vorlage". Standardmäßig speichert PowerPoint die Vorlagen in einem extra Verzeichnis. Man kann aber jedes beliebige eigene Verzeichnis angeben. Die Entwurfsvorlagen erhalten die Endung .potx

Später kann diese Vorlage immer wieder geöffnet werden und auf Grundlage dieser Vorlage können neue Präsentationen erstellt werden.

Beim Erstellen einer Entwurfsvorlage sollte vielleicht ein sehender helfen, da hier nicht alle Designs, Farbschemata, ... beschrieben werden können.

JAWS benennt zwar die Designs, Farbschemata, Schriftartengruppen, ... die Namen sind aber nicht aussagekräftig.

Es ist nicht sinnvoll, mehrere Entwurfsvorlagen in einer Präsentation zu verwenden. Sie verwirren die Zuschauer unnötig. Es sollten nur dann Änderungen der Farbgebung und Hintergrundgestaltung vorgenommen werden, wenn es zwingende, inhaltliche Gründe dafür gibt.

Extras

Dialogfenster FARBE

Immer wenn irgendwo Farben definiert werden können, öffnet sich das Dialogfenster FARBEN.

Hier kann man die Farbe aus einer Liste von vordefinierten Farben auswählen, wobei die Farben in einem Rechteck angeordnet sind. Mit [->]/[<-] wechselt man die Farbe und mit [AUF]/[AB] ändert sich die Helligkeit. JAWS nennt die Farbe mit Helligkeitsstufe, wie auch die RGB-Definition der Farben.

Darüber hinaus kann man die Farbe selber über den Menüpunkt "Weitere Farben..." definieren (mit [TAB] auswählen).

Die Auswahl von "Weitere Farben..." öffnet das Dialogfenster FARBEN. Es besteht aus den beiden Registern "Standard" und "Benutzerdefiniert". Für Blinde eignet sich nur das Register "Benutzerdefiniert".

• Mit [Strg]+[TAB] zum Register "Benutzerdefiniert" wechseln.
• Mit [TAB] können vier Eingabefelder angeklickt werden, die notwendig sind, um eine Farbe herzustellen. In dem FARBMODELL ([Alt]+[m]) kann zwischen zwei Alternativen unterschieden werden.

1. Im Farbmodell RGB wird eine Farbe aus den Komponenten ROT (R), Grün (G) und Blau (B) hergestellt. Die jeweilige Farbe enthält einen Wert zwischen 0 und 255. Wenn in allen drei Feldern eine 0 steht, ist die Farbe Schwarz. Wenn in allen Feldern eine 255 steht, ist die Farbe Weiß.
2. Im Farbmodell HSL ist die Farbe eine Kombination aus FARBTON (T), SÄTTIGUNG (U) und INTENSITÄT (I). Die Zahlenangaben sind hier wenig hilfreich.

Mit [Eingabe] wird die Zahlenkombination bestätigt und die Farbe übernommen.

Hier einige Farben mit ihren RGB Werten:

• rot
  • rot: 255
  • grün: 0
  • blau: 0
    
• hellrot (grün und blau erhöhen auf ca. 100 - höher wirkt wie rosa)
  
• grün
  • rot: 0
  • grün: 255
  • blau: 0
    
• hellgrün (rot und blau erhöhen bis ca. 200)
  
• blau
  • rot: 0
  • grün: 0
  • blau: 255
    
• hellblau (rot und grün erhöhen bis ca. 200)
  
• gelb
  • rot: 255
  • grün: 255
  • blau: 0
    
• hellgelb (blau erhöhen bis 150)
  
• braun
  • rot: 150
  • grün: 100
  • blau: 50
    
• türkis
  • rot: 150
  • grün: 255
  • blau: 255
    
• helltürkis (rot erhöhen bis 220)
  
• rosa
  • rot: 255
  • grün: 50
  • blau: 255
    
• hellrosa (grün höherstufen ca. auf 150)
  
• lila
  • rot: 150
  • grün: 50
  • blau: 255
    
• helllila (rot erhöhen ca. auf 200, grün erhöhen ca. auf 175)