Excel 2010: Erste Schritte in der Tabellenkalkulation

Erste Schritte in der Tabellenkalkulation

In diesem Kapitel erfährt man:

• was Excel für ein Programm ist;
• wie Excel gestartet und beendet wird;
• welche besonderen Einstellungen für blinde Anwender empfehlenswert sind;
• was eine Arbeitsmappe und ein Arbeitsblatt ist.

Excel, was ist das?

Excel ist eine Software zur Tabellenkalkulation. Beim ersten Öffnen erkennt man, dass es sich um eine große Tabelle handelt.

In Word kann man zwar auch Tabellen erstellen, aber diese eignen sich nur zum Darstellen von Inhalten. In einer Word-Tabelle kann zum Beispiel wunderbar ein Stundenplan erstellt werden.

Excel-Tabellen eignen sich dann, wenn man Zahlen in Tabellen eintragen und diese miteinander verknüpfen möchte. Unter Verknüpfen versteht man, dass die Werte z.B. addiert werden. Texte in Exceltabellen haben nur den Sinn, Zahlen zu erläutern. Anhand eines Einkaufszettels wird das klar:

Butter	1,23
Milch	0,95
Brot	2,85
Gesamtpreis	5,03

Außerdem kann mit Excel sehr einfach ein Gesamtpreis berechnet werden.

Die Arbeit mit Excel lässt sich am einfachsten erlernen, indem die folgenden Kapitel der Reihe nach durchgearbeitet werden.

Excel starten und beenden

Excel ist genauso wie Word unter START / PROGRAMME / MICROSOFT OFFICE zu finden. In dieser Liste wählt man MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010 aus und aktiviert (startet) das Programm mit Hilfe von [Eingabe].

Alternativ kann Excel auch über START / AUSFÜHREN gestartet werden, indem in das Eingabefeld "Excel" eingetippt und mit [Eingabe] bestätigt wird.

Beenden lässt sich das Programm in gewohnter Weise mit DATEI / BEENDEN (kurz: [Alt]+[d],[b] oder [Alt]+[F4]).

Eine Arbeitsmappe speichern

Zur "Good Practice" für Braillezeilen-Nutzer gehört es, den Zellcursor vor dem Speichern auf die Zelle A1 zu positionieren und erst dann zu speichern. Dies ist notwendig, da EXCEL sich beim Speichern die Position des Cursors merkt und beim Öffnen wieder an diese Position springt. In der Praxis führt dies oft dazu, dass man keinen Überblick über den Inhalt mehr hat.

Beispielsweise ist beim Speichern der Cursor in der linken, unteren Ecke stehen geblieben. Man öffnet die Arbeitsmappe und möchte sich einen Überblick verschaffen. Dabei geht man mit den Pfeiltasten nach rechts und nach unten; mit dem Ergebnis, dass dort nichts steht. Die Mappe ist vermeintlich leer!

Hinweis: Mit der Tastenkombination [Strg]+[Pos1] gelangt man schnell an den Anfang der Arbeitsmappe (Position A1).

Arbeitsmappe - Tabellen

Wird EXCEL gestartet, öffnet sich automatisch eine leere Standardarbeitsmappe. In einer Mappe befinden sich mehrere Tabellen. In der Standardmappe sind die Tabellen 1 - 3. Die Mappe kann aber auf bis zu 256 Tabellen erweitert werden. In der Praxis legt man in eine Mappe alle Tabellen, die thematisch zusammengehören und meist mathematisch in Beziehung stehen. Wird beispielsweise in einer Tabelle eine Zelle geändert und ist diese mit einer Zelle in der zweiten Tabelle verknüpft, ändert sich auch die Zelle in der zweiten Tabelle. In die Mappe können auch Diagramme eingefügt werden. Diagramme dienen der visuellen Darstellung oder Auswertung der Daten aus den verknüpften Tabellen. Die Handhabung und das Erstellen von Diagrammen gestaltet sich für Blinde schwieriger. Mehr dazu gibt es im entsprechenden Kapitel.

Arbeitsmappen öffnen

Das Öffnen einer Arbeitsmappe funktioniert, wie bei allen Office-Programmen, über das Register DATEI, Menüpunkt ÖFFNEN ([Alt]+[d],[h]) oder per Shortcut [Strg]+[o]. Möchte man mehrere Arbeitsmappen öffnen, wird dieser Vorgang wiederholt oder man markiert im Öffnen-Dialog gleich mehrere Arbeitsmappen mit [Shift]+[AB] bzw. [Shift]+[AUF]. (Hinweis: Eine Arbeitsmappe entspricht einer Excel-Datei).

Wechseln zwischen mehreren Arbeitsmappen

Die einfachste Möglichkeit zwischen mehreren, geöffneten Mappen hin und her zu wechseln ist, zwischen den verschiedenen Mappen in der Taskleiste mit [Alt]+[TAB] zu wechseln. Die [Alt]-Taste wird dabei gedrückt gehalten und die [TAB]-Taste so oft gedrückt, bis die gewünschte Mappe angezeigt wird.

Meist ist Excel auch so eingestellt, dass man nicht mit [Alt]+[TAB] zwischen den Arbeitsmappen wechseln kann, da alle Mappen sich in nur einem Excelfenster öffnen. Man wechselt dann zwischen den einzelnen Arbeitsmappen mit [Strg]+[F6].

Im Register ANSICHT, Gruppe FENSTER, "Fenster wechseln" ([Alt]+[f],[w]) werden alle geöffneten Arbeitsmappen aufgelistet. Mit (mehrmals) [AUF]/ [AB] kann man eine Mappe auswählen und durch [Eingabe] hineinspringen. Mittels der Kurztasten [Alt]+[f][w][1], [2], [3] usw. kann gezielt auf eine Mappe zugegriffen werden.

Wechseln zwischen den Arbeitsblättern

Unter Arbeitsblätter versteht man die verschiedenen Tabellen und Diagramme, die einer Mappe zugeordnet sind. Sie werden auch Blattregister genannt. Register deshalb, weil diese wie Registerkarten am unteren, linken Rand des Anwendungsfensters angeordnet sind. Zwischen den einzelnen Tabellen (Blattregistern) wechselt man am besten mit den Kurztasten.

1. Nächste Tabelle: [Strg]+[Bild AB]
2. Vorherige Tabelle: [Strg]+[Bild AUF]
3. eine Liste über alle vorhandenen Tabellen erhält man mit: [Strg]+[Shift]+[s] (JAWS-Kurztaste)

Das Anwendungsfenster

Das Anwendungsfenster von EXCEL besteht im Wesentlichen aus folgenden Elementen:

• Tabelle

Die Tabellen sind aufgebaut wie ein Schachbrett. Die Spalten werden mit A, B, C, usw. bezeichnet. Die Zeilen sind mit 1, 2, 3, usw. angegeben.

• Zellzeiger

Die aktive Zelle bezeichnet man als "aktive Zelle" oder "Zellzeiger".

• Titelleiste

Die Titel-, Multifunkions- und Symbolleisten befinden sich, wie bei Word, am oberen Rand des Anwendungsfensters.

1. In der Titelleiste steht bei Neustart von Excel normalerweise Mappe1. Speichert man die Mappe, erscheint statt dessen der Name, unter dem die Mappe gespeichert wurde.
2. Multifunktionsleiste: Die unterhalb liegende "Multifunktionsleiste" ist ebenso mit der von Word zu vergleichen. Sie ist in einzelne Register unterteilt, die wiederum in Gruppen unterteilt sind. Die Steuerung erfolgt am besten mit den bekannten Kurztasten-Kombinationen; für das Register DATEI [Alt]+[d], für START [Alt]+[r] usw. Mit Hilfe von [Alt],[->] bzw. [Alt],[<-] kann man die Register nacheinander anwählen. Durch [TAB] oder [AB] springt man in das angewählte Register, in welchem man mit [->]/[<-] von Gruppe zu Gruppe und mit [TAB] bzw. [Shift]+[TAB] von Menüpunkt zu Menüpunkt gehen kann. Durch mehrmaliges [AUF] kommt man wieder in die Registerleiste. Weitere Informationen zur Menüsteuerung erhält man im Modul Grundlagen unter Tastaturbedienung.
3. Symbolleiste: Unterhalb der Menüleiste befindet sich die Symbolleiste. Diese ist überwiegend für die Bedienung mit der Maus geeignet.

• Bearbeitungsleiste

Unterhalb der "Symbolleiste" befindet sich die "Bearbeitungsleiste". In dieser kann der Inhalt der Zellen bearbeitet werden. In die Bearbeitungsleiste gelangt man (evtl. mehrmals) mit der Funktionstaste [F6].

• Blattregister

Unter Blattregister versteht man die verschiedenen Tabellen und Diagramme, die einer Mappe zugeordnet sind. Register deshalb, weil diese, wie Registerkarten, am unteren, linken Anwendungsfensterrand angeordnet sind.

Die Excel-Hilfe-Funktion verwenden

Die Hilfefunktion von Excel wird mit [F1] aufgerufen. Das Hilfefenster öffnet sich am linken Rand des Bildschirms. Der Fokus befindet sich automatisch im Eingabefeld "Suche nach". Der Suchbegriff kann also gleich eingetippt werden. Die Eingabe wird mit [EINGABE] abgeschlossen. Um auf die Suchergebnisse zugreifen zu können muss mehrmals (3mal) die [TAB]-Taste gedrückt werden. Die Suchergebnisse folgen nach dem Link "weiter".

Da es sich bei der "Eingabeliste" um LINKS handelt, wechselt man zwischen ihnen mit [TAB] ([Shift]+[TAB] für rückwärts). Hat man das gewünschte Ergebnis erreicht, folgt man dem Link mit [Eingabe].

Der aufgerufene Hilfetext erscheint und überschreibt die gefundenen Links. Am Seitenanfang befindet sich immer der Link "Alle anzeigen". Dieser kann durch mehrmals [TAB] angesprungen und mittels [Eingabe] gewählt werden, wenn man den vollständigen Hilfetext angezeigt bekommen möchte. Dieser unterscheidet sich von der Kurzfassung um die Links, die im Hilfetext enthalten sind. Für Einsteiger sollte der vollständige Hilfetext gewählt werden.

Mit [Alt]+[TAB] kann zwischen dem Hilfefenster und Excel gewechselt werden. Mit [Alt]+[F4] wird die Hilfe geschlossen.

Mappe schließen

Die Arbeitsmappe wird über das Register DATEI Menüpunkt BEENDEN geschlossen ([Alt]+[d],[b]).