Excel 2010: Einsatz von Diagrammen

Einsatz von Diagrammen

Mit Diagrammen kann man Zahlenreihen zu einer leicht zu lesenden Aussage oder einem Ergebnis zusammenfassen. Um aussagekräftige Diagramme zu bekommen, muss jedoch im Vorfeld genau überlegt werden, welcher Diagrammtyp geeignet ist.

Verschiedene Diagrammtypen

Am häufigsten werden Säulen-, Balken- und Liniendiagramme verwendet.

Säulendiagramme

Will man z.B. die Entwicklung der Schülerzahl einer Schule über mehrere Jahre darstellen, kann man sehr gut ein Säulendiagramm benutzen. Für jedes Jahr wird eine Säule gezeichnet. Der Vergleich der Schülerzahlen lässt sich dann sehr leicht über die Höhe der Säulen ablesen.

Allgemein kann man sagen, dass sich Säulendiagramme eignen, Entwicklungen über einen Zeitraum darzustellen, deren Daten in festen Zeiträumen erhoben werden.

Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen Säulendiagramm.

Balkendiagramm

In der Schulkioskbesprechung soll es um die Absatzzahlen der verkauften Produkte gehen: Wie viele Brezeln, Saftflaschen, Snickers oder Hanuta wurden im Schuljahr verkauft? Der Kioskmanager wählt für die Darstellung ein Balkendiagramm, weil die Stückmenge im Diagramm die wichtige Information ist und leichter waagrecht abgelesen werden kann. Am linken Rand befindet sich der Produktname.

Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen Balkendiagramm.

Liniendiagramm

Aktienkurse und Temperaturverläufe sind typische Beispiele für den Einsatz eines Liniendiagramms.

Ein Liniendiagramm zeichnet sich dadurch aus, dass eine kontinuierliche Änderung, meist über einen Zeitraum, stattfindet. Würde man Temperaturen mit einem Balkendiagramm darstellen, würde dies bedeuten, dass eine Temperatur nur zu den angegebenen Zeitpunkten bestanden hätte. In Wirklichkeit ist die Temperatur einem ständigen Wechsel unterworfen.

Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen: Liniendiagramm .

Kreisdiagramm

Die Aufteilung der Sitze bei den Bundestagswahlen oder die Stimmenaufteilung der Klassensprecherwahl lässt sich sehr gut mit einem Kreisdiagramm darstellen. Ein Kreisdiagramm stellt immer die Aufteilung einer ganzen Menge oder von 100 Prozent dar. Ein wie großes Stück Kuchen haben Max, Gisela, ... vom ganzen Kuchen bekommen...

Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen: Kreisdiagramm

Objekt markieren

Es gibt zwei Möglichkeiten ein Objekt innerhalb eines Arbeitsblattes zu markieren.

Objekt auswählen über den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit"

Man kann einmal mit [Alt]+[F10] den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" öffnen. Leider wechselt der Fokus nicht direkt mit dem Öffnen in diesen Bereich sondern man muss mit mehrmals [F6] in diesen Bereich wechseln. Dieser Bereich liegt einmal [F6] nach dem Datenblatt, dies muss man wissen, da JAWS diesen Bereich nicht benennt, sondern gleich den Namen des Objektes vorliest bzw. "Alle anzeigen" falls kein Objekt vorhanden ist.

Sind mehrere Objekte vorhanden, so wechstelt man mit [AUF]/[AB] von Objekt zu Objekt. Hat man das erste bzw. letzte Objekt erreicht, spring ein weiteres [AUF] bzw. [AB] nicht ans Listenende bzw. an den Listenanfang, sondern bleibt stehen.

Steht der Fokus auf einem Objekt, so markiert man es mit [Eingabe].

Vorteil des Fensterbereiches "Auswahl und Sichtbarkeit", man kann die Objekte umbenennen, um sie besser unterscheiden zu können. Ist ein Objekt markiert, so kann man ihm mittels [F2] einen neuen Namen eingeben. Achtung: der alte Name wird nicht überschrieben, sondern man tippt vor den alten. Man muss ihn expliziet löschen.

Das Fenster "Auswahl und Sichtbarkeit" steht alles Benutzern zur Verfügung, also auch jeden, die kein JAWS verwenden.

Objekt auswählen über das Dialogfenster "Objekt auswählen"

JAWS Nutzer erhalten einen Überblick über die Objekte, die sich innerhalb des Arbeitsblattes befinden mittest der Tastenkombination [Strg]+[Shift]+[o].

Entweder meldet JAWS, dass das Arbeitsblatt keine Objekte enthält oder es öffnet sich das Dialogfenster "Objekt auswählen". Mit den Pfeiltasten kann nun ein Objekt ausgewählt werden und mit [Eingabe] oder OK bestätigt werden. Hiernach ist das ausgewählte Objekt markiert und das Dialogfenster geschlossen.

JAWS gibt hinter dem Objektnamen noch die Platzierung des Objektes an, z.B. D1-J15, d.h. die linke obere Ecke des Objektes liegt in Zelle D1 und die rechte untere in J15.

Informationen über Objekte mittels JAWS

Ist ein Objekt markiert, so liefert die Tastenkombination [Strg]+[JAWS]+[c] eine Beschreibung des Diagramms.

Es beschreibt

• den Diagrammtyp.
• den Diagrammtitel.
• den sichtbaren Bereich.
• den Bereich, in dem Werte eingetragen sind.
• die Bezeichnung der Achsen.

Diagramme aus einer Tabelle erstellen

Säulendiagramm erstellen

Aus der Schülerstatistik soll ein Säulendiagramm (siehe Tabelle) erstellt werden:

Schuljahr	Schülerzahl	Lehrerzahl
2008	96	10
2007	89	8
2006	88	7
2005	91	10
2004	95	9
2003	96	9
2002	90	8
2001	87	7
2000	70	6

An der X-Achse sollen die Schuljahre und an der Y-Achse die Schülerzahl bzw. die Lehrerzahl aufgetragen werden. Die Excel-Tabelle mit den Werten sollte hier heruntergeladen werden: Beispiel_Saeulendiagramm_Daten.xlsx

Zuerst müssen die Daten markiert werden, von denen ein Diagramm erzeugt werden soll. In unserem Beispiel sind dies die Zellen von B1 bis B10 (Schülerzahlen). Die Lehrerzahlen könnten gleich mit markiert werden, da später auch gezeigt werden soll, wie man nachträglich einen Datensatz einfügt, markieren wir ersteinmal nur die Schülerzahl.

Über das Register EINFÜGEN Gruppe DIAGRAMME Punkt "Säule" (kurz: [Alt]+[i],[u]) erhält man eine Liste der verfügbaren Säulendiagramme. Mit [AUF]/[AB] springt man von Gruppe zu Gruppe (wie 2D-, 3D-Darstellung und weitere, JAWS sagt die jeweilige Gruppe an und mit [->]/[<-] springt man zu den einzelnen Darstellungsunterformen. Durch [Eingabe] wird ein erstes Diagramm in der Arbeitsmappe erzeugt.

Excel hat die Zelle B1 "Schülerzahl" automatisch als Name der Datenreihe erkannt.

Die Y-Achsen-Skalierung wurde den Werten unserer Zahlenreihe angepaßt (von 0 bis 120). Die X-Achse verläuft von 1 bis 9 und enthält noch nicht die entsprechenden Jahreszahlen.

Das Diagramm muss nun schrittweise unseren Wünschen angepaßt werden.
Dies geschied über das Register DIAGRAMMTOOLS mit den Unterregistern ENTWURF, LAYOUT und FORMAT. Diese Register können nur dann angesprochen werden, wenn der Fokus auf einem Diagramm steht, ansonsten ist dieses Register nicht vorhanden. Nach Einfügen eines Diagramms, steht der Fokus auf dem neu erzeugten Diagramm.

X-Achsenbeschriftung

Die Beschriftung der X-Achse erfolgt über das Register DIAGRAMMTOOLS-ENTWURF Gruppe DATEN Punkt "Daten auswählen" (kurz: [Alt]+[j][r],[e]).
Es öffnet sich das Dialogfeld "Datenquelle auswählen". Der Fokus steht in einem Eingabefeld, das mit mind. einem [TAB] verlassen werden muss.
Mittels mehrmals [TAB] springt man zu "Horizontale Achsenbeschriftung (Rubrik)" "Bearbeiten" und öffnet mittels [Eingabe] das Dialogfenster "Achsenbeschriftungen" (kurz: [Alt]+[c],[i]).
Im Eingabefeld "Achsenbeschriftungsbereich" können die Werte der X-Achse festgelegt werden. Die Daten können einerseits durch Simikolon getrennt direkt eingeben werden: 2008;2007;2006;2005; .... was aber bei langen Datenreihen zu aufwendig wäre.

Unsere X-Achsenwerte stehen ja schon in Tabelle1 Zelle A2 bis A10 dies kann man durch folgende Syntax eingegeben:

=Tabelle1!$A$2:$A$10

und noch schneller geht es über die Pfeiltasten. Das Drücken der Pfeiltasten und [Pos1] bewegt nicht den Cursor im Eingabefeld, sondern den Cursor im Datenbereich. Mit [Pos1] setzt man den Cursor im Datenbereich auf die Zelle A1 und im Eingabebereich erscheint der passend Text: =Tabelle1!$A$1 Bewegt man den Cursor mit den Pfeiltasten, so wird das Eingabefeld automatisch angepasst. Mit [Shift]+Pfeiltaste wird der Wertebereich erweitert.
Durch [Eingabe] werden die Daten übernommen und der Fokus steht wieder im Dialogfeld "Datenquelle auswählen".

Falls man keine Datensätze bearbeiten möchte, schließt man das Dialogfeld "Datenquelle auswählen" über den "OK" Schalter.

Datensätze hinzufügen, bearbeiten, löschen

Neben der X-Achsen-Beschriftung kann man im Dialogfeld "Datenquelle auswählen" auch Datensätze (wie die Schüler-/Lehrerzahl) bearbeiten, (neue "Hinzufügen" sowie existierende "Bearbeiten" oder "Entfernen"). Dies geschieht im Abschnitt "Legendeneinträgen (Reihen)" ([Alt]+[r]) Nach [Alt]+[r] (oder mehrmals [TAB]) steht der Cursor in dem Listenfeld "Legendeneinträgen (Reihen)" der vorhandenen Datenreihen. Mit [AUF]/[AB] wählt man die Datenreihe aus, die man bearbeiten möchte. (In unserem Beispiel existiert nur die Datenreihe "Schülerzahl".)

• Durch mehrmals [Shift]+[TAB] gelangt man zu "Entfernen", um einen Datensatz durch [Eingabe] zu entfernen. In unserem Beispiel, würde der Datensatz "Schülerzahl" nun entfernt, was wir aber nicht tun werden.
• Durch ein weiteres [Shift]+[TAB] gelangt man zu "Bearbeiten" um den Datensatz zu bearbeiten. [Eingabe] öffnet das Dialogfeld "Datenreihe bearbeiten" hier kann als erstes der "Reihenname" verändert werden. In unserem Fall steht hier schon "=Tabelle1!$B$1", der Name der Zelle mit dem Inhalt "Schülerzahl". Dies kann mit einem beliebigen Text überschrieben werden, so dass der Datensatz einen anderen Namen/eine andere Beschriftung bekommt. Durch [TAB] gelangt man zum Eingabefeld "Reihenwerte". Hier stehen die Werte, die eingezeichnet werden sollen, in unserem Falle =Tabelle1!$B$2:$B$10. Dies bedeutet die Werte der Tabelle1 von Zelle B2 bis Zelle B10 werden übernommen. Hier könnte man weitere Werte hinzufügen oder entfernen z.B. wenn die Daten für 2009 vorliegen und hinzugefügt werden sollen.
  Durch [Eingabe] werden die geänderten Daten übernommen und der Fokus steht wieder im Dialogfeld "Datenquelle auswählen".
• Durch ein drittes [Shift]+[TAB] gelangt man zu "Hinzufügen". [Eingabe] öffnet wieder das Dialogfeld "Datenreihe bearbeiten". Hier kann ein neuer Datensatz hinzugefügt werden. In unserem Falle wollen wir die Anzahl der Lehrer, die in den Feldern C2 bis C10 stehen hinzufügen. Die Überschrift "Lehrerzahl" steht in Feld C1. Die Vorgehensweise ist hier genauso wie unter "Bearbeiten" beschrieben. Im Eingabefeld "Reihenname" gibt man den Datennamen direkt oder über eine Zelle ein, im Beispiel: =Tabelle1!$C$1:$C$1.
  Mit [TAB] gelangt man zum Eingabefeld "Reihenwerte", in dem die Daten durch Simikolon getrennt eingegeben werden können oder wieder durch nennen der Zellen, in denen die Daten stehen, im Beispiel: =Tabelle1!$C$2:$C$10 oder drittens durch bewegen der Pfeiltasten einschl. [Pos1]. Durch [Eingabe] werden die geänderten Daten übernommen und der Fokus steht wieder im Dialogfeld "Datenquelle auswählen".

Das Dialogfeld "Datenquelle auswählen" schließt man über den "OK" Schalter.

Diagrammüberschrift

Die Diagrammüberschrift wird im Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Punkt "Diagrammtitel" definiert. (kurz:[Alt]+[j][y],[t]). Mit [AUF]/[AB] kann man wählen zwischen:

• "Keine", falls man einen bereits vergebenen Titel löschen möchte
• "Zentrierter Überlagerungstitel" um einen Titel zentriert oben aber noch innerhalb des Diagramms zu erzeugen.
• "Über Diagramm" um einen Titel zentriert über dem Diagramm zu erzeugen.
• "weitere Titeloptionen" hier kann man weitere Optionen für den Titel eingeben.
  Es öffnet sich das Dialogfenster "Diagrammtitel formatieren" in welchem man mittels [TAB] und den Pfeiltasten Farbe, Ausrichtung, Schatten, .... neu definieren kann.

Hat man "Zentrierter Überlagerungstitel" oder "Über Diagramm" mittels [Eingabe] ausgewählt, so kann man den Titel sofort eintippen in unserem Beispiel vergeben wir den Titel "Schüler-/Lehrerstatistik". Die Titeleingabe wird mit [Eingabe], [Esc] abgeschlossen.

Achsentitel

Auch den beiden Achsen kann ein Name zugeordnet werden. Dies erfolgt über Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Punkt "Achsentitel". ([Alt]+[j][y],[i]). Hier kann man mit [AUF]/[AB] zwischen der horizontalen Achse (X-Achse) und vertikalen Achse (Y-Achse) wählen. Nach [Eingabe] kann man zwischen "Keine", der Plazierung der Achse und "weitere Optionen ..." wählen.
In unserem Beispiel wählen wir für die X-Achse "Titel der horizontalen Primärachse", [Eingabe], [AB] "Titel unter Achse", [Eingabe], nun kann man den Titel "Jahreszahl" eingeben und mit [Eingabe], [Esc] abschließen.
Für die Y-Achse wählen wir "Titel der vertikalen Primärachse", [AB] "gedrehter Titel", [Eingabe], nun kann der Titel "Anzahl Personen" eingegeben werden und mit [Eingabe], [Esc] abschließen.

Legende

Da wir zwei Datensätze anzeigen, brauchen wir eine Legende, damit der Betrachter weiß welche Daten z.B. die roten Balken und welche die blaue wieder geben.
Standardmäßig wird die Legende rechts neben der Grafik angezeigt. Über das Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Punkt "Legende" (kurz: [Alt]+[j][y],[l]) können wir die Legene mittels [AUF]/[AB] an einer anderen Stelle positionieren, löschen ("Keine") oder weitere Optionen ändern.

Gitternetz

Um das Diagramm leichter lesbar zu gestalten, wollen wir horizontale und vertikale Netzlinien ins Diagramm einfügen. Dazu wählen wir im Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe Achsen Punkt Gitternetzlinien (kurz: [Alt]+[j][y], [g]). Mit [AUF]/[AB] wählt man nun die horizontalen oder vertikalen Gitternetzlinien, [Eingabe], und mit abermals [AUF]/[AB] welche Gittelnetzlinien, [Eingabe]. In unserem Beispiel wählen wir horizontal wie vertikal nur die Hauptgitternetzlinien.

Diagramm Ort wählen

Standardmässig fügt Excel das Diagramm in die aktuelle Tabelle ein und überlagert damit evtl. einige Daten. Im Register DIAGRAMMTOOLS-ENTWURF Gruppe ORT Punkt "Diagramm verschieben" (kurz: [Alt]+[j][r],[m]) kann man einen neuen Ort für das Diagramm wählen. Es öffnet sich das Dialogfenster "Diagramm verschieben". Mit [TAB] kann man wählen, ob man das Diagramm in ein "Neues Blatt" einfügen möchte oder in eine andere der bereits bestehenden Tabellen ("Objekt in") geschoben werden soll. Mit [Leer] wird "Neues Blatt" bzw. "Objekt in" aktiviert. Danach kann man bei "Objekt in" mit [AUF]/[AB] in einer Ausklappliste die Tabelle auswählen, in die das Diagramm als Objekt eingefügt werden soll. Bei "Neues Blatt" muss ein Name für das neue Arbeitsblatt eingetippt werden. Zur Erinnerung mit [Strg]+[Bild AUF]/[Strg]+[Bild AB] wechselt man zwischen den einzelnen Arbeitsblättern/Tabellen. Unser Diagramm verschieben wir nun auf ein neues Arbeitsblatt mit dem Namen "Diagrammblatt". Obwohl unser Diagramm nun in einem neuen Arbeitsblatt liegt, bleibt es mit Tabelle1 verbunden, sprich, werden Daten in der Tabelle verändert, so ändert sich auch das Diagramm.

nachträglich Änderungen am Diagramm vornehmen

Unser Diagramm ist nun fertig. Es könnte aber sein, dass man später nochmal etwas an dem Diagramm ändern möchte. Hierzu muss der Fokus auf das Diagramm gestellt werden. (Siehe: Objekt markieren da man ansonsten wie schon beschrieben nicht auf das Register DIAGRAMMTOOLS zugreifen kann.

Alle oben beschriebenen Funktionen können nun wieder ausgeführt werden und das Diagramm kann damit verändert werden mit einer Ausnahme: Eingegebene Texte wie Titel können so nicht überschrieben werden. Man muss Sie entweder erst löschen und dann neu erzeugen oder man wählt den Titel über Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe AKTUELLE AUSWAHL Punkt "Diagrammelemente" aus (kurz: [Alt]+[j][y],[e]). Man befindet sind nun in einer Ausklappliste in der man mit [AUF]/[AB] jedes Element des Diagramms ansprechen kann. Wählt man hier "Diagrammtitel" [Eingabe], so kann man den alten Titel überschreiben, mit [Eingabe],[Esc] wird der neue Titel übernommen.

Einzelne Diagrammelemente ändern

Über die Ausklappliste im Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe AKTUELLE AUSWAHL Punkt "Diagrammelemente" (kurz: [Alt]+[j][y],[e]) kann man nicht nur Texte verändern, sondern auch alle anderen Objekte des Diagramms. Als erstes kann man sich mit [AUF]/[AB] einen Überblick darüber schaffen, aus welchen Elementen das Diagramm besteht und dann kann man jedes mittels [Eingabe] auswählen. Im Register DIAGRAMMTOOLS-LAYOUT Gruppe AKTUELLE AUSWAHL Punkt "Auswahl formatieren" (kurz: [Alt]+[j][y],[e])