Access 2010: Arbeiten in der Tabellen-Datenblattansicht

Arbeiten in der Tabellen-Datenblattansicht

Datensatz löschen

Um einen ganzen Datensatz (eine Zeile) zu löschen, gibt es zwei Wege

entweder

1. navigiert man in die entsprechende Zeile
2. markiert mit SHIFT+LEER die gesamte Zeile
3. öffnet mit SHIFT+F10 das Kontextmenü
4. wählt mit PFEILTASTE AB "Datensatz löschen"
5. EINGABE

oder

1. navigiert in die entsprechende Zeile
2. wählt im Register START Gruppe DATENSÄTZE den Menüpunkt LÖSCHEN (kurz: ALT+R, KL)
3. wählt mit PFEILTASTE AB "Datensatz löschen"
4. EINGABE

In beiden Fällen öffnet sich ein Sicherheitsfenster, in dem man noch einmal gefragt wird, ob man den Datensatz wirklich löschen möchte. Diese Frage beantwortet man mit dem JA-Schalter oder wechselt mit RECHTS zum NEIN-Schalter, um den Löschvorgang abzubrechen.

Der Fokus befindet sich anschließend im Datensatz unterhalb des gelöschten Datensatzes in der ersten Spalte.

Spalte löschen

Innerhalb der Datenblattansicht ist es möglich, direkt eine Spalte der Tabelle und alle Einträge dieser Spalte in allen Datensätzen zu löschen. Dieser Befehl sollte nur mit größter Vorsicht benutzt werden. Vor dem Löschen der Spalte wird zwar ein Dialogfeld mit einer Sicherheitsabfrage eingeblendet, aber dieses wird durch ein unachtsames Drücken von EINGABE automatisch mit JA beantwortet. Es ist anschließend nicht mehr möglich, die Aktion rückgängig zu machen.

Um eine Spalte zu löschen, navigiert man innerhalb eines beliebigen Datensatzes in die Spalte, die gelöscht werden soll.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten eine ganze Spalte zu löschen
entweder

1. mit STRG+LEER die gesamte Spalte markieren
2. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
3. mit PFEILTASTE AUF "Feld löschen" wählen
4. EINGABE
5. Beantworten der Sicherheitsabfrage des erscheinenden Dialogfeldes mit JA.

oder

1. im Register START Gruppe DATENSÄTZE den Menüpunkt LÖSCHEN wählen (kurz: ALT+R, KL)
2. mit PFEILTASTE AB "Spalte löschen" wählen
3. EINGABE
4. Sicherheitsabfrage mit JA beantworten

Der Fokus befindet sich anschließen in der ersten Zeile rechts neben der gelöschten Spalte.

Datensatz auswählen

Soll ein Datensatz oder vielleicht sogar alle Datensätze einer Tabelle auf einmal ausgewählt werden, etwa um sie über die Zwischenablage in eine andere Tabelle oder in ein anderes Dokument zu kopieren, geht man wie folgt vor.

1. Navigieren zum gewünschten Datensatz.
2. mit SHIFT LEER den Datensatz markieren
3. mit SHIFT AUF/AB die darüber/darunterliegenden Datensätze ebenfalls markieren
   mit ENDE markiert man alle Datensätze bis zum Ende und mit POS1 alle Datensätze bis zum Anfang
   STRG+A markiert alle Datensätze gleichzeitig.
4. mit SHIFT F10 öffnet sich das Kontextmenü über welches man die markierten Datensätze nun AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN und EINFÜGEN (kurz: STRG+X, STRG+C und STRG+V) kann.

Um einen / mehrere Datensätze einzufügen, muss der Fokus vor dem Einfügen zuerst eine Zeile unter den letzten Datensatz gesetzt werden (erste leere Datensatzzeile). Diese Zeile muss dann mit SHIFT+F2 markiert werden, um danach mit STRG+C die neuen Datensätze einzufügen.

Datensatz sortieren

Die Darstellung jeder Tabelle lässt sich nach einer Spalte sortieren. In der Voreinstellung wird jede Spalte in aufsteigender Reihenfolge nach dem Inhalt der ersten Spalte sortiert. Soll eine Sortierung nach einer anderen Spalte oder in einer anderen Reihenfolge erfolgen, geht man wie folgt vor:

1. in die Spalte, nach der die Tabelle sortieren werden soll, navigieren
2. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
3. innerhalb dieses Kontextmenüs kann mit AUF/ AB zwischen "Von A bis Z sortieren" bzw. "Von Z bis A sortieren" bzw. bei numerischen Werten in der Spalte "Nach Größe sortieren (aufsteigend)" / "Nach Größe sortieren (absteigend)" gewählt werden. (Je nach Datentyp der Spalte, können auch andere Sortierungen angeboten werden.)
4. EINGABE führt die Sortierung aus.

Datensatz suchen

Für das Suchen eines Datensatzes stellt Access gleich eine Reihe unterschiedlicher Werkzeuge bereit. Diese unterscheiden sich beträchtlich in ihrer Komplexität und reichen von der einfachen Textsuche, wie man sie auch aus Anwendungen wie Microsoft Word kennt, bis hin zu komplexen Filterfunktionen.

Suchen und Ersetzen

Register START Gruppe SUCHEN Menüpunkt SUCHEN (kurz: ALT+R,FU oder STRG+F) öffnet das Dialogfeld "Suchen und ersetzen". Das Dialogfeld beinhaltet die beiden Registerkarten "Suchen" und "Ersetzen". STRG+TAB wechselt zwischen diesen beiden Registerkarten.

Dabei handelt es sich um eine einfache Textsuche nach einer beliebigen Zeichenfolge. Im Register "Ersetzen" kann die gefundene Zeichenkette durch eine beliebige andere Zeichenkette ersetzt werden.

Im Register "Suchen" existieren folgende Eingabefelder (mit TAB geht man jeweils zum nächsten Eingabefeld):

• Suchen nach (ALT+S)
  Hier kann die zu suchenden Zeichenfolge eingegeben werden.
• Suchen in (ALT+C)
  mit AUF/ AB kann zwischen "aktuelles Dokument" und dem "aktuellem Feld" (Spalte) in der sich der Fokus befindet gewählt werden. Es wird entweder in der ganzen Tabelle oder nur in der aktuellen Spalte nach der Zeichenkette gesucht.
• Vergleichen (ALT+V)
  hier kann mit AUF/ AB gewählt werden ob die Zeichenkette am "Anfang des Feldinhaltes" erscheinen muss, ob die Zeichenkette "Teil des Feldinhaltes" sein muss oder ob die Zeichenkette dem gesamten Feldinhalt (Ganzes Feld) entsprechen muss.
• Schalter WEITERSUCHEN (ALT+W)
  Die Zeichenkette wird gesucht. Das gleiche geschieht auch, wenn man von beliebiger Stelle (mit Ausnahme des Schalters ABBRECHEN) aus EINGABE drückt. Wird eine Zeichenfolge gefunden, die der gesuchten entspricht, so wechselt der Fokus im Arbeitsbereich in diese Zelle. Jedes weitere WEITER oder EINGABE sucht die nächste Zeichenkette und setzt den Fokus neu.
• Schalter ABBRECHEN
  Die Suche wir abgebrochen und das Dialogfenster geschlossen.
• Suchen (ALT+U)
  hier kann mit AUF/ AB zwischen Aufwärts, Abwärts und alle suchen unterschieden werden.
• Kontrollfeld Groß-/Kleinschreibung beachten (ALT+K)
  mit LEER kann dies wechselweise ein- und ausgeschaltet werden
• Kontrollfeld Formatierung beachten (ALT+F)
  mit LEER kann dies wechselweise ein- und ausgeschaltet werden. Ist das Kontrollfeld aktiviert, wird die Suche auf Ergebnisse, deren Formatierung (Textauszeichnung etc.) genau mit dem Suchbegriff übereinstimmt beschränkt.

Mit ESC oder dem Schalter ABBRECHEN kann das Dialogfeld geschlossen werden. Erst nach Schließen des Dialogfensters sieht man, wohin der Fokus gesetzt wurde.

Möchten man Werte der Tabelle durch eine beliebige Zeichenkette ersetzen, wechselt man auf die Registerkarte ERSETZTEN oder öffnet das Dialogfenster gleich mit dieser Registerkarte entweder über STRG+H oder Registerkarte START Gruppe SUCHEN Menüpunkt ERSETZEN (kurz: ALT+R,6)

Das Dialogfeld ERSETZEN ist im Aufbau weitgehend identisch zur Suche. Es enthält zusätzlich das Eingabefeld ERSETZEN DURCH (ALT+D), in welches man die Zeichenkette einträgt, durch welche die Suchergebnisse ersetzt werden sollen.

• Der Schalter WEITERSUCHEN (ALT+W) sucht lediglich nach einem Eintrag, der dem Suchbegriff entspricht.
• Der Schalter ERSETZEN (ALT+E) ersetzt den gefundenen Eintrag durch die gewählte Zeichenkette
• Der Schalter ALLE ERSETZEN (ALT+T) ersetzt ohne weitere Rückfrage alle Einträge, die dem Suchkriterium entsprechen.

Auch die Funktion ERSETZEN muss mit Bedacht eingesetzt werden, da sich der Vorgang nicht rückgängig machen lässt.

Filter

Filter ermöglichen es, Datensätze mit gemeinsamen Eigenschaften aus einer großen Datenmenge herauszusuchen. Dabei kann der Benutzer die Eigenschaften frei wählen. Ein Unternehmen könnte seine Kundendaten zum Beispiel nach den Kriterien "Frau, jünger als 30, älter als 20, Wohnort Mannheim" filtern, um einen Werbe-Serienbrief an diese Zielgruppe zu versenden.

allgemeine Filter

Access bietet für jedes Feld eines Formulars bzw. einer Tabelle allgemeine Filter (AutoFilter), über die sich Datensätze schnell filtern lassen. Abhängig vom Feldtyp, den das zu filternde Feld besitzt, stehen verschiedene Filter zur Verfügung: Zahlenfilter, Textfilter und Datumsfilter.

1. Öffnen der Tabelle, auf welche die Filterkriterien angewandt werden soll
2. Den Fokus in die Spalte setzen nach deren Werten gefiltert werden soll
3. Wählen des Registers START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt FILTERN (kurz: ALT+R, FI)
4. Es öffnet sich ein Kontextmenü in dem mit AUF/ AB bzw. TAB von Menüpunkt zu Menüpunkt gewechselt werden kann.
   • Als erstes werden wieder die beiden oben schon erwähnten Sortierungsmöglichkeiten angeboten (aufsteigend/absteigend nach Alphabet, Datum, Zahl, ...).
   • Hiernach kann der Filter (falls vorhanden) wieder gelöscht werden: "Filter löschen aus ..."
   • Als drittes folgt der eigentliche Filter. Je nach Typ der Daten: Zahlenfilter, Textfilter, Datumsfilter, ....
     Mit RECHTS öffnet sich ein weiteres Untermenü, welches aber für jeden Typ leicht unterschiedlich ist. Beim Zahlenfilter hat man die Wahl zwischen:
     • Gleich...
     • Nicht gleich ...
     • Kleiner als ...
     • Größer als ...
     • Zwischen ...

   Beim Textfilter erscheinen Filter wie:

   • Beginnt mit ...

   oder

   • Enthält ...

   EINGABE bestätigt den gewünschten Filter und öffnet ein Dialogfenster, in dem der Filter näher beschrieben wird. Man befindet sich sofort in einem Eingabefeld, in dem die Zahl, der Buchstabe/ die Buchstabenfolge eingetippt werden kann, nach der man filtern will. Beim Zahlen-Filter "Gleich ..." also die Zahl, die der Datensatz in der ausgewählten Spalte enthalten soll.

   • Als viertes bietet Access noch die Möglichkeit des Filterns mit Hilfe der Werteliste.
     Unterhalb des Zahlenfilters/Datumsfilters bzw. Textfilters zeigt das Menü noch eine Liste aller innerhalb der Spalte existierenden Werte an, sowie "(Alle auswählen)" und "(Leer)". Hier kann jeder einzelne Wert mit LEER gewählt bzw. nicht gewählt werden. Mit TAB verlässt man die Liste. EINGABE bewirkt, dass nur die Werte angezeigt werden, die gewählt wurden.

Nacheinander kann man so mehrere Filter kombinieren.

Auswahlbasierter Filter

Der auswahlbasierte Filter ist sehr leicht anzuwenden. Er verwendet den Wert des aktuell ausgewählten Feldes als Filterkriterium. Will man nur einen Teil des Feldinhaltes als Wert benutzen (nur bei Feldtyp Datum und Text), so muss man vorher diesen Teil markieren. Mit dem Cursor vor den ersten Buchstaben und dann mit SHIFT+RECHTS bis zum letzten Buchstaben, den der Wert enthalten soll.

1. Öffnen der Tabelle, auf welche die Filterkriterien angewand werden sollen.
2. Navigieren in das Feld, welches den Wert enthält, nach dem die Tabelle gefiltert werden soll.
3. Aufruf des Registers START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt AUSWAHL (kurz: ALT+R, W)
4. Es öffnet sich ein Untermenü in dem mit den PFEILTASTEN AUF/ AB zwischen folgenden Punkten ausgewählt werden kann:
   • Ist gleich "Wert"
   • Ist ungleich "Wert"
   • Enthält "Wert"
   • Enthält nicht "Wert"
5. In der Tabelle werden nun nur noch diejenigen Datensätze angezeigt, die der gewünschten Auswahl entsprechen.
6. Die Funktion des auswahlbasierten Filters lässt sich wiederholt nacheinander anwenden.

Formularbasierter Filter

Der formularbasierte Filter wird - wie der Name schon vermuten lässt - eher aus einem Formular heraus aufgerufen, lässt sich allerdings auch aus einer Tabelle starten. Die Idee dieses Filters ist es, den Anwender beim Finden seiner Filterkriterien dadurch zu unterstützen, dass er eine Auswahl von Filtermöglichkeiten angezeigt bekommt, aus denen er nur noch wählen muss.

Geöffnet wird der Formularbasierte Filter im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt FORMULARBASIERTER FILTER (kurz: ALT+R, FW, F).

Die Registerkarte mit der aktuellen Tabelle wird durch eine leere Tabelle ersetzt, die aber die gleichen Spaltenüberschriften besitzt, wie die Tabelle in der gefiltert werden soll. Der Fokus steht in Spalte 1 Zeile 1.

(Ist die Tabelle nicht leer, so existiert bereits ein formularbasierter Filter, diesen löscht man im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt ALLES LÖSCHEN (kurz: ALT+R, FW, E))

Mit den RECHTS/ LINKS kann durch die Spalten der neuen Tabelle navigiert werden. Mit ALT+AB öffnet sich eine Liste aller in der Tabelle innerhalb dieser Spalte verfügbaren Werte. Man kann nun einen Wert auswählen (AUF/AB), den die gefilterte Liste enthalten soll. So kann man in beliebig vielen Spalten Werte auswählen.

Will man später vielleicht alle Zeilen sehen, die in der Spalte KUNDE "Firma CC" oder "Firma A" enthalten, so kann man mit STRG+TAB in eine neue leere Tabelle wechseln, mit der man diese Oder-Verknüpfungen erzeugt. Diese Tabelle ist wieder leer und kann genauso wie die erste Filter Tabelle mit Filterwerten gefüllt werden. Man kann also auch filtern nach allen Zeilen, die in Spalte Kunde "Firma CC" haben oder in Spalte VERSANDDATUM "23.02.2006".

Man kann beliebig viele Oder-Filtertabellen erstellen.

Will man nochmal in eine vorher definierte Filtertabelle zurückspringen so erreicht man diese mit STRG+SHIFT+TAB. Mit SHIFT TAB gelangt man dann wieder in die anderen Filter, bis zur letzten bei der SHIFT+TAB das Erstellen einer neuen Oder+Filtertabelle bewirkt.

Mit Hilfe des Registers START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN (kurz: ALT+R, FW, O), wird der definierte Filter auf die Tabelle angewand. Man befindet sich wieder in der ursprünglichen Tabelle, auf die aber die definierten Filterkriterien angewand wurden.

Ein formularbasierter Filter kann im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt ALS ABFRAGE SPEICHERN (kurz: ALT+R, FW, L) gespeichert werden. Es öffnet sich ein Dialogfeld, indem sofort der Name des Filters eingetragen werden kann.

Innerhalb des formularbasierten Filters kann diese Filter auch jederzeit geladen werden, Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt VON ABFRAGE LADEN (kurz: ALT+R, FW, 2x O). Es öffnet sich ein Dialogfeld, mit der Liste aller gespeicherten Abfragen. Mit AUF/AB kann die gewünschte Abfrage ausgewählt und geladen werden.

Spezialfilter/-sortierung

Der Spezialfilter ist der mächtigste Filter in Access, seine Bedienung ist allerdings recht komplex. Mit ihm lassen sich alle Filterwünsche erfüllen und die Daten können im gleichen Arbeitsgang auch sortiert werden. Alle durch andere Verfahren gesetzte Filter lassen sich mit Hilfe des Spezialfilters nachbearbeiten und weiter verfeinern.

Der Spezialfilter wird über das Register START Gruppe SORTIERN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt SPEZIALFILTER/-SORTIERUNG (kurz: ALT+R, FW, S) eingeschaltet. Dabei öffnet sich ein eigenes Filter-Fenster, welches dem Fenster gleicht, über welches Abfragen erstellt werden. Prinzipiell sind die Filterfunktionen von Access nichts anderes als Abfragen innerhalb einer einzigen Tabelle.

Das von links nach rechts langgezogene Fenster besteht aus zwei Bereichen, zwischen denen man mit F6 wechseln kann. Im oberen Teil wird die Fenster angezeigt, auf welche die Filter angewendet werden sollen. Das Fenster wird als sogenannte Feldliste angezeigt. Eine Feldliste zeigt die Spaltenüberschriften einer Datentabelle in Listenform, also in vertikaler Ausrichtung, an.

Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Kriterienbereich. Er besteht aus einer Tabelle. Die Zeilen der Tabelle sind wie folgt beschriftet:

1. FELD:
2. SORTIERUNG:
3. KRITERIEN:
4. ODER:

Die Spalten haben keine Beschriftung.

Der Fokus befindet sich in der unteren Hälfte des Filterfensters in der ersten Spalte der ersten Zeile der Tabelle.

Um einen Filter zu erstellen, geht man wie folgt vor:

1. man navigieren mit den Pfeiltasten in ein freies Feld in der ersten Zeile der Tabelle. Jaws sagt ein Eingabefeld an.
2. Mit ALT+AB öffnen Sie die Ausklappliste des Feldes. In ihr befinden sich alle Spaltenüberschriften der Tabelle, in der gefiltert werden soll. Mit AB/ AUF navigiert man zu der Spaltenüberschrift, in der die zu filternden Daten stehen, drückt ESC und danach AB (!!! nicht EINGABE!!!). Kennt man den Namen der Spaltenüberschrift auswendig, kann er auch ohne die Ausklappliste einfach direkt in das Eingabefeld eingeben werden. Access unterstützt die Eingabe, indem es versucht, anhand der bereits getippten Buchstaben zu erkennen, welche Spaltenüberschrift gewünscht ist und diese automatisch ergänzt. Übernommen wird der Eintrag durch Drücken von AB. (!!! erneut: nicht EINGABE!!!)
3. Der Cursor sollte nun in der gleichen Spalte eine Zeile tiefer im Feld SORTIERUNG stehen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:
   • Soll keine Sortierung vorgenommen werden, läßt man das Feld frei und geht mit AB in die nächste Zeile.
   • Wünscht man eine Sortierung, so legt man deren Art durch Öffnen der Ausklappliste mit ALT+AB fest. Zur Wahl stehen AUFSTEIGEND, ABSTEIGEND und (NICHT SORTIERT). Anschließend wieder ESC und dann AB drücken. Selbstverständlich kann die Art der Sortierung auch wieder durch direkte Eingabe in das Eingabefeld durch Ausschreiben des entsprechenden Begriffes festlegen werden. Access unterstützt auch hierbei. Beendet wird die Eingabe in diesem Fall mit AB.
4. Der Cursor steht nun im Feld KRITERIEN. Hier werden die Filterkriterien mit Hilfe von Operatoren und Platzhaltern formuliert (Siehe auch: Access 2010: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke).
   Nach der Eingabe mit AB in die nächste Zeile gehen.
5. Man befindt sich im Feld ODER. In diesem Feld kann mit Operatoren und Platzhaltern ein zweites Filterkriterium angeben werden, nach dem innerhalb der gewählten Spaltenüberschrift gesucht werden soll. Diese Funktion wird häufig zum Herausfiltern von Bereichen benötigt, zum Beispiel um Menschen zu finden, die jünger als 30, aber älter als 20 sind.
   Hiernach EINGABE und nicht AB drücken. Der Cursor bleibt in der gleichen Zeile, springt aber eine Spalte weiter nach rechts.
6. Es gibt nun nun zwei Möglichkeiten:
   • Man navigiert in der freien Spalte wieder in die erste Zeile, um ein neues Filterkriterium zu definieren und wiederholen diesen Vorgang, bis alle gewünschten Filter eingegeben sind.
   • Man wendet den Filter auf die Tabelle an, indem im Register START Gruppe SORTIERN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN (kurz: ALT+R, FW, O) wählt. Nach Betrachten des Filterergebnisses können durch erneutes Aufrufen des Spezialfilters jederzeit Korrekturen vorgenommen werden.

Filter ausschalten

Im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt FILTER EIN/AUS (kurz: ALT+R,B) kann der zuletzt angewandte Filter wechselweise ein- und ausgeschaltet werden.

Will man alle auf die Tabelle angewandten Filter gleichzeitig löschen, so wählt man im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt ALLE FILTER LÖSCHEN (kurz: ALT+R, FW, E). Als Ergebnis erhält man wieder die ungefilterte Liste.