Access 2010: Arbeiten in der Tabellen-Datenblattansicht

Arbeiten in der Tabellen-Datenblattansicht

Bearbeitungmodus und Navigationsmodus

Innerhalb der Datenblattansicht gibt es zwei verschiedene Bearbeitungsmodi

• den Bearbeitungmodus
• den Navigationsmodus

Mit Hilfe der Taste F2 wechselt man zwischen diesen beiden Modi hin uns her.

Im Bearbeitungmodus kann der Inhalt einzelner Zellen bearbeitet werden.

Nach dem Öffnen einer Tabelle als Registerkarte im Arbeitsbereich befindet man sich im Bearbeitungsmodus.

Will man aber bestimmte Aktionen ausführen, die eine ganze Spalte oder eine ganze Zeile einer Tabelle betreffen, so kann man dies als blinder Benutzer nur im Navigationsmodus. Leider sagt JAWS den jeweiligen Modus nicht an.

Will man einen Datensatz (eine Zeile) bearbeiten, so

1. setzt man den Fokus in die entsprechende Zeile
2. wechselt mit F2 in den Navigationsmodus
3. und markiert die Zeile mit SHIFT+LEER

Hiernach kann mit SHIFT+F10 das Datensatz-Kontextmenü geöffnet werden.

Verlässt man den Navigationsmodus anschließend wieder mit F2, so befindet man sich in der ersten Spalte der gleichen Zeile.

Will man eine ganze Spalte bearbeiten, so

1. setzt man den Fokus in die entsprechende Spalte,
2. wechselt mit F2 in den Navigationsmodus
3. und markiert die Spalte mit STRG+LEER

Hiernach kann mit SHIFT+F10 das Spalten-Kontextmenü geöffnet werden.

Verlässt man den Navigationsmodus anschließend wieder mit F2, so befindet man sich in der ersten Zeile der gleichen Spalte.

Datensatz löschen

Um einen ganzen Datensatz (eine Zeile) zu löschen, gibt es zwei Wege

entweder

1. navigiert man im Bearbeitungmodus in die entsprechende Zeile
2. wechselt mit F2 in den Navigationsmodus
3. markiert mit SHIFT+LEER die gesamte Zeile
4. öffnet mit SHIFT+F10 das Kontextmenü
5. wählt mit PFEILTASTE AB "Datensatz löschen"
6. EINGABE

oder

1. navigiert in die entsprechende Zeile
2. wählt im Register START Gruppe DATENSÄTZE den Menüpunkt LÖSCHEN (kurz: ALT+R, KL)
3. wählt mit PFEILTASTE AB "Datensatz löschen"
4. EINGABE

In beiden Fällen öffnet sich ein Sicherheitsfenster, in dem man noch einmal gefragt wird, ob man den Datensatz wirklich löschen möchte. Diese Frage beantwortet man mit dem JA-Schalter oder wechselt mit RECHTS zum Nein-Schalter, um den Löschvorgang abzubrechen.

Der Fokus befindet sich anschließend im Datensatz unterhalb des gelöschten Datensatzes in der ersten Spalte.

Spalte löschen

Innerhalb der Datenblattansicht ist es möglich, direkt eine Spalte der Tabelle und alle Einträge dieser Spalte in allen Datensätzen zu löschen. Dieser Befehl sollte nur mit größter Vorsicht benutzt werden. Vor dem Löschen der Spalte wird zwar ein Dialogfeld mit einer Sicherheitsabfrage eingeblendet, aber dieses wird durch ein unachtsames Drücken von EINGABE automatisch mit JA beantwortet. Es ist anschließend nicht mehr möglich, die Aktion rückgängig zu machen.

Um eine Spalte zu löschen, navigiert man innerhalb eines beliebigen Datensatzes in die Spalte, die gelöscht werden soll.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten eine ganze Spalte zu löschen
entweder

1. mit F2 in den Navigationmodus wechseln.
2. mit STRG+LEER die gesamte Spalte markieren
3. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
4. mit PFEILTASTE AUF "Spalte löschen" wählen
5. EINGABE
6. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage des erscheinenden Dialogfeldes mit JA.

oder

1. im Register START Gruppe DATENSÄTZE den Menüpunkt LÖSCHEN wählen (kurz: ALT+R, KL)
2. mit PFEILTASTE AB "Spalte löschen" wählen
3. EINGABE
4. Sicherheitsabfrage mit JA beantworten

Der Fokus befindet sich anschließen in der ersten Zeile rechts neben der gelöschten Spalte.

Datensatz sortieren

Die Darstellung jeder Tabelle lässt sich nach einer Spalte sortieren. In der Voreinstelliung wird jede Spalte in aufsteigender Reihenfolge nach dem Inhalt der ersten Spalte sortiert. Soll eine Sortierung nach einer anderen Spalte oder in einer anderen Reihenfolge erfolgen, geht man wie folgt vor:

1. in die Spalte, nach der die Tabelle sortieren werden soll, navigieren
2. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
3. innerhalb dieses Kontextmenüs kann mit AUF/ AB zwischen "Von A bis Z sortieren" bzw. "Von Z bis A sortieren" bzw. bei numerischen Werten in der Spalte "Nach Größe sortieren (aufsteigend)" /"Nach Größe sortieren (absteigend)" gewählt werden. (Je nach Datentyp der Spalte, können auch andere Sortierungen angeboten werden.)
4. EINGABE führt die Sortierung aus.

Datensatz suchen

Für das Suchen eines Datensatzes stellt Access gleich eine Reihe unterschiedlicher Werkzeuge bereit. Diese unterscheiden sich beträchtlich in ihrer Komplexität und reichen von der einfachen Textsuche, wie man sie auch aus Anwendungen wie Microsoft Word kennt, bis hin zu komplexen Filterfunktionen.

Suchen und Ersetzen

Im Register START Gruppe SUCHEN Menüpunkt SUCHEN (kurz: ALT+R,FE oder STRG+F) öffnet das Dialogfeld Suchen und ersetzen. Das Dialogfeld beinhaltet die beiden Registerkarten "Suchen" und "Ersetzen". STRG+TAB wechelt zwischen diesen beiden Registerkarten.

Dabei handelt es sich um eine einfache Textsuche nach einer beliebigen Zeichenfolge. Im Register "Ersetzen" kann die gefundene Zeichenkette durch eine beliebige andere Zeichenkette ersetzt werden.

Im Register "Suchen" existieren folgende Eingabefeder (mit TAB geht man jeweils zu nächsten Eingabefeld):

• Suchen nach (ALT+S)
  Hier kann die zu sichenden Zeichenfolge eingegeben werden.
• Suchen in (ALT+C)
  mit AUF/ AB kann zwischen dem Namen der Registerkarte und dem Spaltennamen in der sich der Fokus befindet gewählt werden. Es wird entweder in der ganzen Tabelle oder nur in der aktuellen Spalte nach der Zeichenkette gesucht.
• Vergleichen (ALT+V)
  hier kann mit AUF/ AB gewählt werden ob die Zeichenkette am "Anfang des Feldinhaltes" erscheinen muss, ob die Zeichenkette "Teil des Feldinhaltes" sein muss oder ob die Zeichenkette dem gesamten Feldinhalt (Ganzes Feld) ensprechen muss.
• Schalter WEITERSUCHEN (ALT+W)
  Die Zeichenkette wird gesucht. Das gleiche geschied auch, wenn man von beliebiger Stelle (mit Ausnahme des Schalters ABBRECHEN) aus EINGABE drückt. Wird eine Zeichenfolge gefunden, die der gesuchten entspricht, so wechselt der Fokus im Arbeitsbereich in diese Zelle. Jedes

weitere WEITER oder EINGABE sucht die nächste Zeichenkette und setzt den Fokus neu.

• Schalter ABBRECHEN
  Die Suche wir abgebrochen und das Dialogfenster geschlossen.
• Suchen (ALT+U)
  hier kann mit AUF/ AB zwischen Aufwärts, Abwärts und alle suchen unterschieden werden.
• Kontrollfeld Groß-/Kleinschreibung beachten (ALT+K)
  mit LEER kann dies wechselweise ein- und ausgeschaltet werden
• Kontrollfeld Formatierung beachten (ALT+F)
  mit LEER kann dies wechselweise ein- und ausgeschaltet werden. Ist das Kontrollfeld aktiviert, wird die Suche auf Ergebnisse, deren Formatierung (Textauszeichnung etc.) genau mit dem Suchbegriff übereinstimmt beschränkt.

Mit ESC oder dem Schalter ABBRECHEN kann das Dialogfeld geschlossen werden. Erst nach Schließen des Dialogfensters sieht man, wohin der Fokus gesetzt wurde.

Möchten man Werte der Tabelle durch eine beliebige Zeichenkette ersetzen, wechseln wechselt man auf die Registerkarte ERSETZTEN oder öffnet das Dialogfenster gleich mit dieser Registerkarte entweder über STRG+H oder Registerkarte START Gruppe SUCHEN Menüpunkt ERSETZEN (kurz: ALT+R,R)

Das Dialogfeld ERSETZEN ist im Aufbau weitgehend identisch zur Suche. Es enthält zusätzlich das Eingabefeld ERSETZEN DURCH (ALT+D), in welches man die Zeichenkette einträgt, durch welche die Suchergebnisse ersetzt werden sollen.

• Der Schalter WEITERSUCHEN (ALT+W) sucht lediglich nach einem Eintrag, der dem Suchbegriff entspricht.
• Der Schalter ERSETZEN (ALT+E) ersetzt den gefundenen Eintrag durch die gewählte Zeichenkette
• Der Schalter ALLE ERSETZEN (ALT+T) ersetzt ohne weitere Rückfrage alle Einträge, die dem Suchkriterium entsprechen.

Auch die Funktion ERSETZEN muss mit Bedacht eingesetzt werden, da sich der Vorgang nicht rückgängig machen lässt.

Filter

Filter ermöglichen es, Datensätze mit gemeinsamen Eigenschaften aus einer großen Datenmenge herauszusuchen. Dabei kann der Benutzer die Eigenschaften frei wählen. Ein Unternehmen könnte seine Kundendaten zum Beispiel nach den Kriterien "Frau, jünger als 30, älter als 20, Wohnort Mannheim" filtern, um einen Werbe-Serienbrief an diese Zielgruppe zu versenden.

Formularbasierter Filter

Der formularbasierte Filter wird - wie der Name schon vermuten lässt - eher aus einem Formular heraus aufgerufen, lässt sich allerdings auch aus einer Tabelle starten. Die Idee dieses Filters ist es, den Anwender beim Finden seiner Filterkriterien dadurch zu unterstützen, dass er eine Auswahl von Filtermöglichkeiten angezeigt bekommt, aus denen er nur noch wählen muss. Genau diese Möglichkeit der Auswahl funktioniert beim Aufruf des formularbasierten Filters aus einer Tabelle heraus nicht. Stattdessen muss der Anwender seine Filterkriterien von Hand eingeben.

1. Öffnen der Tabelle, auf welche die Filterkriterien angewandt werden soll
2. Den Fokus in die Spalte setzen nach deren Werten gefiltert werden soll
3. Wählen des Registers START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt FILTERN (kurz: ALT+R, FI)
4. Es öffnet sich ein Kotextmenü.

1. Alle Datensätze der Tabelle verschwinden. Die einzige verbleibende Zeile unterhalb der Spaltenüberschriften ist leer. Mit ALT+AB kann man aber in jedem Feld eine Ausklappliste öffnen, welche die Einträge IST NULL und IST NICHT NULL enthält.
   • IST NULL - setzt den Filter, dass dieses Feld im gesuchten Datensatz keinen Wert enthalten darf.
   • IST NICHT NULL - setzt den Filger, dass dieses Feld im gesuchten Datensatz unbedingt einen Wert enthalten muss.
2. Weitere Filter können nur direkt über Text in die Felder unter den Spalten eingegeben werden, auf die das Filterkriterium angewendet werden soll. Mehr zum Formulieren von Filterausdrücken unter Access: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke.
3. Um die gesetzten Filter auf die Daten in der Tabelle anzuwenden, wählt man den Menüpunkt DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN (ALT,S,O).
4. In der Tabelle werden nur noch diejenigen Datensätze angezeigt, die den Filterkriterien entsprechen.
5. Von hier aus kann man entweder erneut den formularbasierten Filter über das Menü aufrufen und Veränderungen an den Filterkriterien vorzunehmen, oder man kann über den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN (ALT,S,N) alle Filter löschen und zur normalen und vollständigen Ansicht der Tabelle zurückkehren.

Auswahlbasierter Filter

Der auswahlbasierte Filter ist sehr leicht anzuwenden. Er verwendet den Wert des aktuell ausgewählten Feldes als Filterkriterium.

1. Öffnen Sie die Tabelle, auf welche Sie Filterkriterien anwenden möchten.
2. Navigieren Sie in das Feld, welches den Wert enthält, nach dem Sie die Tabelle filtern möchten.
3. Wählen Sie den Menüpunkt DATENSÄTZE - FILTER - AUSWAHLBASIERTER FILTER (ALT,S,F,W).
4. In der Tabelle werden nun nur noch diejenigen Datensätze angezeigt, die den Wert des Filterkriteriums in der entsprechenden Spalte enthalten.
5. Die Funktion des auswahlbasierten Filters lässt sich wiederholt nacheinander anwenden und auch mit dem auswahlausschließenden Filter kombinieren. Dazu navigieren Sie innerhalb der gefilterten Ergebnistabelle zu einem anderen Feld und rufen die gewünschte Funktion über das Menü auf.
6. Möchten Sie die Filter wieder entfernen, rufen Sie den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN (ALT,S,N) auf und kehren dadurch zur vollständigen Ansicht der Tabelle zurück.

Auswahlausschließender Filter

Der auswahlausschließende Filter funktioniert ähnlich wie der auswahlbasierte Filter. Statt eines Wertes, den jeder Datensatz enthalten MUSS, legen Sie hier fest, welchen Wert ein bestimmtes Feld in keinem Fall enthalten DARF.

1. Öffnen Sie die Tabelle, auf welche Sie Filterkriterien anwenden möchten.
2. Navigieren Sie in das Feld, welches den Wert enthält, nach dem Sie die Tabelle filtern möchten.
3. Wählen Sie den Menüpunkt DATENSÄTZE - FILTER - AUSWAHLAUSSCHLIESSENDER FILTER (ALT,S,F,C).
4. Die Funktion des auswahlausschließenden Filters lässt sich wiederholt nacheinander anwenden und auch mit dem auswahlbasierten Filter kombinieren. Dazu navigieren Sie innerhalb der gefilterten Ergebnistabelle zu einem anderen Feld und rufen die gewünschte Funktion über das Menü auf.
5. Möchten Sie die Filter wieder entfernen, rufen Sie den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN (ALT,S,N) auf und kehren dadurch zur vollständigen Ansicht der Tabelle zurück.

Spezialfilter/-sortierung

Der Spezialfilter ist der mächtigste Filter in Access, seine Bedienung ist allerdings recht komplex. Mit ihm lassen sich alle Filterwünsche erfüllen und die Daten können im gleichen Arbeitsgang auch sortiert werden. Alle durch andere Verfahren gesetzte Filter lassen sich mit Hilfe des Spezialfilters nachbearbeiten und weiter verfeinern.

Der Spezialfilter wird über den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER - SPEZIALFILTER/-SORTIERUNG (ALT,S,F,S) eingeschaltet. Dabei öffnet sich ein eigenes Filter-Fenster, welches dem Fenster gleicht, über welches Abfragen erstellt werden. Prinzipiell sind die Filterfunktionen von Access nichts anderes als Abfragen innerhalb einer einzigen Tabelle.

Das von links nach rechts langgezogene Fenster besteht aus zwei Bereichen, zwischen denen man mit F6 wechseln kann. Im oberen Teil wird die Tabelle angezeigt, auf welche die Filter angewendet werden sollen. Die Tabelle wird als sogenannte Feldliste angezeigt. Eine Feldliste zeigt die Spaltenüberschriften einer Datentabelle in Listenform, also in vertikaler Ausrichtung, an. Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Kriterienbereich. Er besteht aus einer Tabelle. Die Zeilen der Tabelle sind wie folgt beschriftet:

1. FELD:
2. SORTIERUNG:
3. KRITERIEN:
4. ODER:

Die Spalten haben keine Beschriftung.

Um einen Filter zu erstellen, geht man wie folgt vor:

1. Navigieren Sie mit den Pfeiltasten in ein freies Feld in der ersten Zeile der Tabelle. Jaws sagt ein Eingabefeld an.
2. Mit ALT+AB öffnen Sie die Ausklappliste des Feldes. In ihr befinden sich alle Spaltenüberschriften der Tabelle, in der Sie filtern möchten. Mit AB und AUF navigieren Sie zu der Spaltenüberschrift, in der die zu filternden Daten stehen, drücken ESC und danach AB (!!! nicht EINGABE!!!). Kennen Sie den Namen der Spaltenüberschrift auswendig, können Sie ihn auch ohne die Ausklappliste einfach direkt in das Eingabefeld eingeben. Access unterstützt Sie bei der Eingabe, indem es versucht, anhand der bereits getippten Buchstaben zu erkennen, welche Spaltenüberschrift gewünscht ist und diese automatisch ergänzt. Übernommen wird der Eintrag durch Drücken von AB. (!!! erneut: nicht EINGABE!!!)
3. Der Cursor sollte nun in der gleichen Spalte eine Zeile tiefer im Feld SORTIERUNG stehen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:
   • Soll keine Sortierung vorgenommen werden, lassen Sie das Feld frei und gehen mit AB in die nächste Zeile.
   • Wünschen Sie eine Sortierung, so legen Sie deren Art durch Öffnen der Ausklappliste mit ALT+AB fest. Zur Wahl stehen AUFSTEIGEND, ABSTEIGEND und KEINE SORTIERUNG. Drücken Sie anschließend ESC und dann AB. Selbstverständlich können Sie die Art der Sortierung auch wieder durch direkte Eingabe in das Eingabefeld durch Ausschreiben des entsprechenden Begriffes festlegen. Access unterstütz sie auch hierbei. Beenden Sie Ihre Eingabe in diesem Fall mit AB.
4. Der Cursor steht nun im Feld KRITERIEN. Formulieren Sie hier Ihre Filterkriterien mit Hilfe von Operatoren und Platzhaltern (Siehe auch: Access: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke). Gehen Sie nach Ihrer Eingabe mit AB in die nächste Zeile.
5. Sie befinden sich im Feld ODER. In diesem Feld können Sie mit Operatoren und Platzhaltern ein zweites Filterkriterium angeben, nach dem innerhalb der gewählten Spaltenüberschrift gesucht werden soll. Diese Funktion wird häufig zum Herausfiltern von Bereichen benötigt, zum Beispiel um Menschen zu finden, die jünger als 30, aber älter als 20 sind. Drücken Sie nun EINGABE und nicht AB. Der Cursor bleibt in der gleichen Zeile, springt aber eine Spalte weiter nach rechts.
6. Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
   • Sie navigieren in der freien Spalte wieder in die erste Zeile, um ein neues Filterkriterium zu definieren und wiederholen diesen Vorgang, bis Sie alle von Ihnen gewünschten Filter eingegeben haben.
   • Sie wenden den Filter auf die Tabelle an, indem Sie den Menüeintrag FILTER - FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN (ALT,R,O) wählen. Sie können nach Betrachten des Filterergebnisses durch erneutes Aufrufen des Spezialfilters jederzeit Korrekturen vornehmen.

Möchten Sie die Filter wieder entfernen, rufen Sie den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN (ALT,S,N) auf und kehren dadurch zur vollständigen Ansicht der Tabelle zurück.

Access: Übung Spezialfilter

Datensatz auswählen

Möchten Sie einen Datensatz oder vielleicht sogar alle Datensätze einer Tabelle auf einmal auswählen, etwa um sie über die Zwischenablage in eine andere Tabelle oder in ein anderes Dokument zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor.

1. Navigieren sie zum gewünschten Datensatz.
2. Wählen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - DATENSATZ AUSWÄHLEN (ALT,B,W).

Um alle Datensätze auf einmal auszuwählen, drücken Sie STRG+A oder wählen Sie den Menüeintrag BEARBEITEN - ALLE DATENSÄTZE AUSWÄHLEN (ALT,B,A).

Tabelle: Entwurfsansicht

In der Tabellen-Entwurfsansicht von Access wird die Struktur einer Tabelle angelegt und bearbeitet. Die Tabellen-Entwurfsansicht kann auf unterschiedliche Weise aufgerufen werden:

• aus dem Datenbankfenster:
  • Navigieren Sie auf eine bestehende Tabelle und drücken Sie die APPLIKATIONSTASTE. Wählen Sie ENTWURFSANSICHT (APPLIKATIONSTASTE,W).
  • Rufen Sie die Objektgruppe TABELLEN auf. Gehen Sie anschließend im Inhaltsbereich auf den Eintrag ERSTELLT EINE TABELLE IN DER ENTWURFSANSICHT.
  • Wählen Sie den Menüeintrag EINFÜGEN - TABELLE (ALT,E,T). Im sich öffnenden Dialogfeld wählen Sie ENTWURFSANSICHT und bestätigen mit EINGABE.
• aus einer geöffneten Tabelle heraus: Wählen Sie den Menüeintrag ANSICHT - ENTWURFSANSICHT (ALT,A,W).

Die Entwurfsansicht besteht aus zwei Fensterbereichen, dem Feldeingabebereich in der oberen Fensterhälfte und dem Feldeigenschaftenbereich mit dem Informationsbereich in der unteren Bildschirmhälfte. Zwischen den beiden Bereichen kann mit der Taste F6 gewechselt werden.