Benutzer:Simone Dewald

Grundlegendes zu PowerPoint / Begriffserklärungen

Bevor beschrieben wird, wie man mit PowerPoint eine neue Präsentation erstellt, sollen vorab zum besseren Verständnis ein paar PowerPoint Begriffe erklärt werden:

Präsentation

Eine Präsentation ist eine Datei, die in PowerPoint erstellt wurde. Sie kann aus beliebig vielen Folien bestehen. Die Folien können Texte, Bilder, Videos, Diagramme oder Tabellen enthalten.

Im engeren Sinn bedeutet der Begriff "Präsentation", dass ein Inhalt einem Publikum möglichst spannend vorgestellt wird. Das gesprochene Wort wird durch Texte, Bilder, Symbole, Graphiken oder Filme ergänzt. Die Vorführung ist abhängig von einer Präsentationsfläche. In der Regel ist die Präsentationsfläche eine Leinwand. Das Bild wird über einen Beamer oder über einen Overheadprojektor übertragen. Als Präsentationsflächen können aber auch Whiteboards, Flipcharts, Pinnwände oder Tafeln dienen.

Folie

Jede neue Seite/ jedes neue Blatt einer Präsentation wird in PowerPoint als Folie bezeichnet.

Eine Folie wird standardmäßig im Querformat erstellt und hat auf dem Bildschirm folgendes Format:
Bildschirmpräsentation (4:3), Breite: 25,40cm, Höhe: 19,05cm. Dieses Format kann aber je nach Ausgabemedium angepasst werden.

Im Ausdruck hat eine Folie die Größe eines DIN-A4-Blattes, das im Querformat mit den Maßen 21cm x 29,7cm erstellt wurde.

Folienlayout

Jede Folie besteht aus einzelnen Bereichen, Platzhalter genannt, die während des Erstellens mit verschiedenen Inhalten gefüllt werden.

Im Folienlayout werden der Typ und die Größe der einzelnen Platzhalter sowie deren Anordnung bestimmt. Die Standardeinstellung für eine neue Folie ist das Layout "Titel und Inhalt". Dieses Layout enthält einen Platzhalter für einen Titel und darunter einen Inhaltsplatzhalter. Will man aber zum Beispiel etwas vergleichen, so braucht man zwei Inhaltsplatzhalter nebeneinander, dies wäre im Layout "Vergleich" vordefiniert.

Es werden vier Platzhalter unterschieden, die in unterschiedlicher Anzahl und Position innerhalb der verschiedenen Layouts zur Verfügung stehen.

1. Titelplatzhalter & Untertitelplatzhalter für Titel
2. Inhaltsplatzhalter bzw. Objektplatzhalter können sowohl mit Text als auch mit Objekten wie Grafiken, ClipArts, Diagrammen, .... gefüllt werden.
3. Textkörperplatzhalter bzw. Textplatzhalter nur für Texte
4. Platzhalter bzw. Bildplatzhalter können nur mit grafischen Objekten gefüllt werden. Es kann kein Text eingetippt werden.

Foliendesign

Im Foliendesign werden das Foliendesign, ein zugehöriges Farbschema und eine Schriftartengruppe für einzelne oder alle Folien festgelegt.

Zusätzlich kann der Folienhintergrund formatiert werden.

Das Foliendesign bestimmt das Aussehen einer Folie. Hier stellt PowerPoint eine Vielzahl von Designs zur Verfügung. Gleichzeitig bestimmt ein Design auch die Anordnung und Größe der einzelnen Platzhalter innerhalb eines Layouts.

Master

Im Master wird die Gestaltung aller Folien, Handzettel und Notizenseiten festgelegt.

Es wird folglich zwischen dem Folienmaster, dem Handzettelmaster und dem Notizenmaster unterschieden.

Im Master werden das Design der Folien, das Aussehen der Schriften, die Aufzählungszeichen, die Anordnung und Größe der Platzhalter, sowie die Anordnung der Fußzeilenfelder bestimmt. Im Folienmaster können sogar neue Folienlayouts erstellt werden.

Entwurfsvorlage

Die Entwurfsvorlage enthält alle Master und das Foliendesign mit Farbschemata, Schriftartengruppe und Hintergrund.

Entwurfsvorlagen haben die Endung .potx (PowerPoint-Vorlage).

Sie können als Vorlage für neu zu erstellende Präsentationen diesen.

Erste Schritte in PowerPoint

PowerPoint Starten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um PowerPoint zu starten.

• PowerPoint ist genauso wie Word über das Startmenü zu finden.
  • Mit STRG+ESC oder WINDOWS/CMD/START das Startmenü öffnen.
  • "PowerPoint" eintippen und mit EINGABE bestätigen
  • Eine Präsentation kann auch über Windows-Explorer geöffnet werden. Eine PowerPoint-Präsentation erkennt man an der Endung .pptx (bei älteren Präsentationen auch .ppt).

Eine bereits bestehende Präsentation öffnen

Um eine bereits bestehende Präsentation zu öffnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Man öffnet die Präsentation vom Arbeitsplatz aus.
• Man öffnet das Dokument von PowerPoint aus über das Register DATEI Menüpunkt ÖFFNEN (kurz: ALT+D,F bzw. STRG+O).
  Hierdurch öffnet sich das Dialogfenster "Öffnen" (siehe Kapitel: Dialogfenster "Öffnen").
• Handelt es sich um eine Datei, die zuletzt verwendet wurde, so kann man diese auch über das Register DATEI Menüpunkt "Zuletzt verwendet" (kurz: ALT+D, F, V) öffnen.

Dialogfenster "Öffnen"

Standardmäßig sucht PowerPoint seine Dateien im Ordner "Eigene Dateien".

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld mit SHIFT+TAB in die Listenansicht (JAWS: Strukturansicht) der Ordner wechseln. Mit den Pfeiltasten kann der gewünschte Ordner ausgewählt werden. Durch Betätigen von EINGABE gelangt man in den ausgewählten UNTERORDNER. Mit RÜCK-Taste kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner. Im neu gewählten Ordner kann die gesuchte Datei mit den Pfeiltasten ausgewählt und mit EINGABE geöffnet werden.

Alternativ kann der Ort und Name der Datei (Pfadname) direkt über das Eingabefeld "Dateiname" eingegeben werden. Dazu gibt man den Pfad wie folgt ein:

E:\Eigene Dateien\Präsentationen\Übungspräsentation

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads wie später im Kapitel "Eine Präsentation an einem bestimmten Ort speichern" noch beschrieben wird.

Zuletzt verwendete Präsentation öffnen

Will man eine Präsentation bearbeiten, die man "zuletzt" bearbeitet hat, so kann man dies schnell über das Register DATEI Menüpunkt "Zuletzt verwendet" (kurz: ALT+D, F, V) tun.
Es öffnet sich eine Liste der zuletzt bearbeiteten Präsentationen, die sich mit RECHTS ansteuern lässt. Man kann nun mit AUF/AB die gesuchte Präsentation auswählen und öffnet sie mittels EINGABE. Alternativ kann man 1 für die zuletzt genutzte Präsentation, 2, für die vorletzte Präsentation usw. drücken.

Zwischen mehreren offenen Präsentationen wechseln

Hat man mehrere Präsentationen geöffnet, gibt es mehrere Möglichkeiten zwischen den Präsentationen zu wechseln.

• Man wechselt mit ALT+TAB zwischen den Präsentationen, man wechselt damit aber auch in alle anderen geöffneten Programme.
• Man wechselt die Präsentation über das Register ANSICHT Gruppe FENSTER Menüpunkt "Fenster wechseln" (kurz: ALT+F, E). Es erscheint eine Liste aller geöffneten Präsentationen. Mit AUF/AB sucht man die gewünschte Präsentation und wählt sie mit EINGABE aus.
• Man wechselt mit STRG+F6 ringförmig von Präsentation zu Präsentation.

Das PowerPoint Anwendungsfenster

Nach dem Start von PowerPoint wird das PowerPoint Anwendungsfenster geöffnet. Es enthält die typischen Windows-Standardelemente wie Titelleiste, Symbolleiste und Statusleiste.

Auf dem Bildschirm erscheint für sehende Nutzer ein viergeteilter Bereich. Ein fünfter Bereich kann noch hinzugefügt werden.

Durch mehrmaliges Drücken von F6 können die verschiedenen Fensterbereiche ringförmig angesteuert werden.

FOLIENFENSTER

In der Mitte des Fensters erscheint eine leere Folie, die bearbeitet wird (Titel, Text, Bild).
Dieser als FOLIENFENSTER bezeichnete Bereich wird nach dem Fertigstellen während des Vortrags und der Übertagung auf einen Beamer ausschließlich zu sehen sein.

Register FOLIEN und GLIEDERUNG

Links vom Folienfenster befindet sich ein Ausschnitt mit FOLIEN oder GLIEDERUNG. Standardmäßig befinden sich beim Start des Programms im linken Fenster die FOLIEN. Mit ALT +F, I oder STRG+SHIFT+TAB kann in die Gliederungsansicht und wieder zurück gewechselt werden.
Im Register FOLIEN werden die Folien durchnummeriert und können als Miniaturansicht betrachtet werden.
Im Register GLIEDERUNG werden alle Textinformationen einer Präsentation auf einen Blick angezeigt.
Dieses Register eignet sich für blinde PC-Anwender besonders gut, da alle Textinformationen der Folien in der durchnummerierten Abfolge dargestellt werden.
Die Nummerierung der Folie und die Gesamtzahl der Folien (in der Folienansicht) wird von JAWS angesagt.

MULTIFUNKIONSLEISTE

Oberhalb dieser beiden Fenster befindet sich die Multifunktionsleiste (JAWS: oberes Menüband).
Fast alle Befehle und Funktionen von PowerPoint werden über die Multifunktionsleiste aufgerufen. Die Multifunktionsleiste ist in Register und Gruppen unterteilt. Sie kann mit STRG+F1 ein- und ausgeblendet werden.
Die Steuerung erfolgt am besten mit den bekannten Kurztasten-Kombinationen; für das Register DATEI ALT+D, für START ALT+R usw.
Mit Hilfe von ALT und mehrmals RECHTS bzw. ALT und mehrmals LINKS kann man die Register wie Datei, Start, Einfügen, Entwurf, ... nacheinander anwählen. Durch TAB oder AB springt man in das angewählte Register, in welchem man mit STRG+RECHTS/STRG+LINKS von Gruppe zu Gruppe und mit TAB bzw. SHIFT+TAB von Menüpunkt zu Menüpunkt navigieren kann. Durch AUF gelangt man wieder zurück in die Registerleiste.

NOTIZENFENTER

Unter dem Folienfenster können in einem Notizenfenster ergänzende Notizen, die für den Vortrag wichtig sind, geschrieben werden.
JAWS sagt diesen Bereich an ("Notizenausschnitt"). Auf der Braillezeile blinkt der Cursor im Eingabefeld.

AUSWAHL UND SICHTBARKEIT

Durch Drücken von ALT+F10 kann noch ein fünfter Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" rechts neben dem FOLIENFENSTER geöffnet bzw. durch ein weiteres ALT+F10 wieder geschlossen werden. Dieser Bereich ist standardmäßig nach dem Öffnen von PowerPoint NICHT geöffnet.
Der Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" enthält eine Liste aller Objekte und Platzhalter die auf einer Folie vorhanden sind. Über diese Liste

• können Objekte markiert (auch mehrere gleichzeitig) werden, um sie bearbeiten zu können
• kann die Reihenfolge der Objekte verändert werden
• können Objekte ein- und ausgeblendet werdet
• können mehrere Objekte zu einer Gruppe zusammengefasst werden.

Eine Präsentation speichern

Eine Präsentation speichert man über das Register DATEI. Mit AB wählt man den Menüpunkt "Speichern" und bestätigt ihn mit EINGABE (kurz: ALT+D,C).

Alternativ kann man auch mit STRG+S "speichern".

Wurde die Präsentation noch nie gespeichert, öffnet sich das Dialogfeld "Speichern unter" und der Präsentation muss ein Name gegeben werden. Ansonsten wird die Präsentation unter ihrem bisherigen Namen gespeichert und die vorherige Version ist damit überschrieben.

Bei dem Dialogfeld "Speichern unter" (ALT +D, H) kann entschieden werden, wo die Datei abgespeichert werden soll. Es öffnet sich ein Fenster und mit ALT +H, O öffnet sich der Explorer und der Cursor steht dann im kombinierten Eingabefeld "Dateiname". Hier schlägt PowerPoint einen Namen vor, den man mit EINGABE akzeptieren oder übertippen kann. PowerPoint bietet bei diesem Menüpunkt auch die zuletzt verwendeten Speicherorte an, die mit RECHTS und dann AB/AUF angesteuert werden können. Ebenso kann mit 1 der zuletzt verwendete Speicherort angesteuert werden usw.

Schließt oder beendet man PowerPoint ohne alle Aktionen gespeichert zu haben, so fragt das System "Möchten sie die Änderungen in Dateiname speichern?". Beantwortet man diese Frage mit dem "Speichern"-Schalter, so werden auch die letzten Änderungen gespeichert. Man kann aber auch mit TAB "Nicht Speichern" oder "Abbrechen" auswählen, um die noch nicht gespeicherten Änderungen zu verwerfen.

Eine Präsentation an einem bestimmten Ort speichern

Standardmäßig werden die PowerPoint-Dateien in dem Ordner "Eigene Dateien" gespeichert.

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld "Speichern unter" den Punkt "Durchsuchen" wählen und mit TAB (mehrmals drücken) in die Listenansicht (JAWS: Strukturansicht) der Ordner springen. Mit den Pfeiltasten kann man den gewünschten Ordner auswählen. Durch Betätigen von EINGABE gelangt man in den ausgewählten UNTERORDNER. Mit RÜCK-Taste kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner zurück. Im neu gewählten Ordner gelangt man durch TAB in das kombinierte Eingabefeld "Dateiname". Dort wird der Dateiname eingetragen und anschließend mit EINGABE die Speicherung ausgelöst.

Der Pfad der Präsentation kann aber auch direkt im Eingabefeld "Dateiname" eingeben werden. In der EDV Sprache bedeutet Pfadname, dass die Datei mit Ort (Ordner) und Dateiname angesprochen wird, Beispiel für den vollständigen Pfadnamen unserer Datei "Übungspräsentation":

E:\Eigene Dateien\Übungen\Übungspräsentation

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads, indem schon bekannte Ordner nach Eingabe des ersten Buchstabens vorgeschlagen werden. Nach Eingabe von "E:\E" schlägt Windows alle Dateien/Ordner in einer Liste vor, die mit "E:\E" beginnen (ist die Liste leer, gibt es keine Dateien/Ordner mit dem Anfangsbuchstaben "E"!) z.B. "E:\Eigene Dateien". Mit AUF/AB kann man die Liste durchsuchen. Windows vervollständigt automatisch den Pfadnamen mit dem ausgewählten Namen, so dass man z.B. gleich mit "\Ü" für "\Übungen" weitertippen kann. Als letztes gibt man einen Dateinamen z.B. "\Übungspräsentation" an. Handelt es sich im Eingabefeld "Dateiname" um einen Ordner, so bewirkt EINGABE, dass in diesen Ordner gewechselt wird. Handelt es um einen Namen, so bewirkt EINGABE das Speichern der Präsentation unter diesem Namen im angegebenen oder aktuellen Ordner.

Einen anderen Ordner als Standardordner festlegen

Wenn die erstellten Präsentationen grundsätzlich oder häufig in einen anderen, neu erstellten Ordner gelegt werden sollen, kann im Register DATEI Menüpunkt OPTIONEN diese Einstellung vorgenommen werden. Vorgehen:

• ALT+D, O
• Es öffnet sich das Dialogfenster "PowerPoint-Optionen".
• Mit AB/AUF den Menüpunkt "Speichern" wählen.
• Mit TAB in das Listenfeld "Lokaler Standardspeicherort für Datei" springen.
• Dort den PFAD eintragen (Beispielsweise C:\Dokumente und Einstellungen\Präsentationen).
• EINGABE schließt das Dialogfenster

Eine Präsentation mit einem anderen Dateityp speichern

Im Dialogfeld SPEICHERN UNTER befindet sich unter dem Eingabefeld "Dateiname" das Eingabefeld "Dateityp". Standardmäßig ist hier die Dateiendung "PowerPoint-Präsentation" (.pptx) eingestellt, die das Programm üblicherweise verwendet.

PowerPoint bietet hier in einer Ausklappliste ältere PowerPoint-Versionen an.
Ebenso kann das Dateiformat Webseite mit der Endung .html ausgewählt werden.
Präsentationen lassen sich auch als Bilddateien speichern (JPEG-Format mit der Dateiendung .jpg, PNG-Format mit der Dateiendung .png oder im TIFF-Format mit der Dateiendung .tiff). PowerPoint speichert die Bilddateien in einem neuen Unterordner. Wenn Präsentationen als Bilddatei gespeichert werden, kann die Dateigröße deutlich verkleinert werden, wenn man den Ordner komprimiert. Dies ist manchmal beim Versenden von PowerPoint-Dateien von großer Bedeutung. Ein ZIP-komprimierter Ordner in PowerPoint ist fast genauso groß wie die Ursprungsdatei.

Präsentationen können auch als Textdatei im RTF-Format mit der Dateiendung .rtf (Rich Text Format) gespeichert werden.

Vorgehen:

• ALT+D, H, O
• Mit TAB in das Listenfeld DATEITYP
• mit AUF/AB GLIEDERUNG/RTF wählen.

Aber Achtung: Dateien, die nicht im Format "PowerPoint-Präsentation" gespeichert wurden, können unter Umständen später nicht mehr mit PowerPoint verändert werden, also auch immer einmal als "PowerPoint-Präsentation" (.pptx) speichern.

Eine Präsentation schließen

Manchmal möchte man eine einzelne Präsentation schließen, ohne PowerPoint zu beenden: dies kann man über das Register DATEI Menüpunkt SCHLIESSEN (kurz: ALT+D,L). Noch kürzer geht es über die Tastenkombination STRG+F4.

PowerPoint beenden

Zum Beenden von PowerPoint gibt es zwei Möglichkeiten:

• über das Register DATEI Menüpunkt BEENDEN (kurz: ALT+D, B)
• oder ganz kurz: ALT+F4

Ansichten im Vergleich

PowerPoint bietet zur Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen unterschiedliche Ansichten an.
Sie können im Register ANSICHT (ALT+F) Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN ausgewählt werden.

Nach dem Öffnen von PowerPoint erscheint die Normalansicht, in der alle zur Bearbeitung wichtigen Bereiche angesteuert werden können. Für sehende PC-Anwender hat jede Ansicht seine eigenen Bearbeitungsvorteile.

Normalansicht

In die Normalansicht wechselt man im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt NORMAL (kurz: ALT+F, K).

Die Normalansicht ist die Standardansicht von PowerPoint.

Die Normalansicht besteht aus den Bereichen:

• Miniaturansicht der Folien bzw. Gliederungsansicht
• Folienbereich
• Notizenbereich
• Menüleiste
• Zusätzlich kann der Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" mittels ALT+F10 ein-/ausgeblendet werden, um mehr Möglichkeiten der Markierung von Objekten/ Platzhaltern zu haben.

Mit F6 werden ringförmig alle Fensterbereiche angesprungen.

Nutzungsmöglichkeiten der Normalansicht:

• Im Register GLIEDERUNG Text eingeben und bearbeiten.
• Sehende bearbeiten vor allem im Folienfenster ihre Folien auch den Text.
• Grafiken einfügen und bearbeiten
• Objekte zeichnen
• Animationseffekte einfügen
• Notizen erfassen

Im Folienfenster springt man ringförmig mit TAB die Platzhalter und Objekte einer Folie an und kann sie dadurch auswählen, markieren und bearbeiten.

Foliensortierungsansicht

In die Foliensortierungsansicht wechselt man im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt FOLIENSORTIERUNG (kurz: ALT+F, U).

Für sehende PC-Anwender erscheinen dann alle erstellten Folien in Miniaturansicht auf dem Desktop. Diese Ansicht eignet sich besonders bei umfangreichen Präsentationen, wenn Folien gelöscht, eingefügt oder verschoben werden sollen, da die Reihenfolge mit "einem Blick" erfasst werden kann.

JAWS sagt in dieser Ansicht, die Nummer der Folie und den Titel an, auf der Braillezeile wird weder in der Foliensortierungsansicht noch im FOLIENREGISTER der Normalansicht etwas dargestellt.

Mit RECHTS/ LINKS kann sehr einfach durch die Folien gewandert werden.
Mit den bekannten Befehlen können die Folien gelöscht ENTF, ausgeschnitten STRG+X, kopiert STRG+C und verschoben STRG+V werden.

Nutzungsmöglichkeiten:

• Folien einfügen, löschen, kopieren, verschieben
• Animationseffekte einfügen

Notizenseite

In die Notizenansicht wechselt man im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt NOTIZENSEITE (kurz: ALT+F, P).

Für sehende PowerPoint-Nutzer ist die Folie in der oberen Hälfte auf einem DIN A4 Blatt verkleinert dargestellt. In der unteren Hälfte des Blattes können nun Notizen hinzugefügt werden. Diese werden dann häufig ausgedruckt und bei einem Vortrag neben den PC gelegt und gelesen. Bei einem Vortrag ist es besonders günstig, wenn die Inhalte im Kopf sind und frei gesprochen werden. Bei Zahlen und Fakten, die nicht im Kopf sind, sollten diese auf der Folie dargestellt werden. Bei einem erforderlichen Ausdruck ist es also für blinde PC-Anwender zu überlegen, ob die Notizen auch in Word oder im Editor erstellt und ausgedruckt werden können. Wenn die Folien bei der Präsentation nicht auf der Braillezeile mitgelesen werden müssen, kann der Vortragende die Notizen auf der Braillezeile lesen.

Wechselt man in die Notizenansicht, so muss mit TAB der Fokus auf die Folie setzen. Mit erneut TAB gelangt man zu den Notizen, kann sie lesen und bearbeiten.

Während der Bildschirmpräsentation können Notizen in JAWS mit STRG+SHIFT+N gelesen werden. Die Tastenkombination STRG+SHIFT+N muss pro Folie neu gedrückt werden, um die Notizen zu lesen.

In der Normalansicht können die Notizen zwar mit F6 angesprochen und bearbeitet werden, JAWS liest sie aber nicht vor.

Leseansicht

In die Leseansicht wechselt man im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt LESEANSICHT (kurz: ALT+F, C).

In der Leseansicht wird die Präsentation vorgeführt, jedoch im Gegensatz zur Bildschirmpräsentation nicht im Vollbildmodus, sondern lediglich im PowerPoint Fenster.

Bildschirmpräsentation

In die Bildschirmpräsentation wechselt man Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION Gruppe BILDSCHIRMPRÄSENTATION STARTEN Menüpunkt "Von Beginn an" (kurz: ALT+L, V) oder ganz kurz mit F5.

Auf dem Bildschirm erscheinen die Folien nun im Vollbildmodus, also so wie sie der Zuhörer sehen soll. Sie könnten jetzt über einen Beamer auf eine Leinwand übertragen werden. Die Ansicht Bildschirmpräsentation dient also zur Präsentation und zur Kontrolle der Präsentation.

Mit LEER, EINGABE oder BILDAB wechselt man zur nächsten Folie und mit RÜCK-Taste oder BILDAUF zur vorhergehenden. Die Bildschirmpräsentation wird mit ESC oder "-" beendet. Ist man am Ende der Präsentation angelangt, wird eine schwarze Folie mit einem Hinweistext angezeigt.

Wie eine Bildschirmpräsentation erzeugt wird, die automatisch abläuft, wird an einer späteren Stelle erläutert.

Über das Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION Gruppe BILDSCHIRMPRÄSENTATION STARTEN Menüpunkt "Ab aktueller Folie" (kurz: ALT+L, T) kann man die Bildschirmpräsentation mit der Folie starten, die gerade bearbeitet wird. Dies ist sehr hilfreich, wenn man die aktuelle Präsentation beim Erstellen kontrollieren möchte.

Während eines Vortrags kann man mit einen Punkt "." einen schwarzen Bildschirm erzeugen (für Pausen). Beim nächsten "." wird die Präsentation weiter angezeigt.

Vorgehen: Die Normalansicht/Gliederungsbearbeitung in Extras/Optionen als Standardansicht einstellen

Die Standardansicht mit der PowerPoint beim Aufruf beginnt, kann über das Register DATEI Menüpunkt "Optionen" (kurz: ALT+D, O) festgelegt werden.

• Es öffnet sich das Dialogfeld "PowerPoint-Optionen".
• Mit AUF/AB wechselt man zur Optionengruppe "Erweitert".
• Durch mehrmals TAB (oder ALT+O) sucht man die Ausklappliste "Alle Dokumente in dieser Ansicht öffnen".
  Für blinde PC-Anwender bietet sich besonders die Ansicht "Normal - Gliederung, Notizen und Folien" an. In dieser öffnet PowerPoint in der Normalansicht mit den Bereichen FOLIENFENSTER, dem Register "Gliederung" und dem NOTIZENFENSTER. Diese drei Bereiche können so sofort mit F6 angesprochen werden.
• Mit EINGABE wird die neue Einstellung übernommen und das Dialogfenster geschlossen.

Eine erste Präsentation im Register Gliederung erstellen

In der Gliederungsansicht können Überschriften und Aufzählungspunkte auf einfache Weise erzeugt werden. Der gesamte eingegebene Text wird auf der Braillezeile dargestellt.

Aber Achtung: gibt man mehr Fließtext ein als in eine Zeile passt, so erzeugt PowerPoint am Zeilenende einen automatischen Zeilenumbruch. Die Zeilen der Folienansicht haben aber eine andere Länge als die Zeilen der Gliederungsansicht, so dass die automatisch erzeugten Zeilenumbrüche der Gliederungsansicht nicht mit denen der Folienansicht übereinstimmen. Der Betrachter sieht später die Zeilenumbrüche der Folienansicht.
Will man einen Zeilenumbruch an einer bestimmten Stelle haben, muss man ihn mit SHIFT+EINGABE erzwingen.

Die folgende Übung sollte parallel zum Lesen dieses Textes in PowerPoint erarbeitet werden.

PowerPoint starten

• PowerPoint über den Startschalter öffnen.
• Mit F6 in die Miniaturansicht/Gliederungsansicht der Folien wechseln.
• Wurde als Standartansicht "Normal, Gliederung, Notizen und Folien" eingestellt (siehe Vorgehen: Die Normalansicht/Gliederungsbearbeitung in Extras/Optionen als Standardansicht einstellen), so befindet sich der Cursor nun bereits in der Registerkarte Gliederung.
  Ansonsten muss mit STRG+SHIFT+TAB noch von der Registerkarte Miniaturansicht zur Registerkarte Gliederung gewechselt werden.

Der Cursor befindet sich in der Titelzeile der ersten Folie, so dass mit der Eingabe des Titels begonnen werden kann.

Titel und Untertitel erzeugen

Der Titel ist die Überschrift. Das Publikum sieht an der auffällig anders formatierten Überschrift, um was es geht.
Die Unterpunkte sind zwar immer noch deutlich zu lesen, werden aber dennoch auffällig kleiner dargestellt.
Der Titel unserer ersten Präsentation soll heißen: "Was ist eine Sehbehinderung?". Suche einen passenden Untertitel dazu.

Bei folgender Übung soll nur in der Gliederungsansicht gearbeitet werden:

1. Nach Starten von PowerPoint steht der Cursor in der Titelzeile der ersten Folie. Diese Folie hat das Layout "Titelfolie" und besteht aus den beiden Platzhaltern Titel und Untertitel.
   Der Titel "Was ist eine Sehbehinderung?" kann nun eingetippt werden.
2. Durch tippen von EINGABE wird automatisch eine neue Folie erzeugt und der Cursor springt in die Titelzeile der nächsten Folie.
3. Mit TAB wandelt man den Titel der neuen Folie in einen Untertitel oder Listentext der vorherigen Folie um.
   Die neue Folie ist damit gelöscht.
4. Überlege Dir einen Untertitel und gebe diesen ein.
5. Erzeuge mit EINGABE, SHIFT+TAB eine zweite Folie.
6. Jede neue Folie hat das Layout "Titel und Inhalt" und bietet Platz für mehr Text.
   Als erstes muss wieder ein Titel eingegeben werden, der mit EINGABE, TAB abgeschlossen wird.
7. Der Cursor steht nun im zweiten Platzhalter der Folie "Inhalt".
8. Nun kann der Inhalt der Folie eingetippt werden.
   Der Text kann wie in Word als Text einer Liste eingegeben und später oder sofort formatiert werden.
   Wird am Ende des Textes EINGABE betätigt, so wird ein zweiter Text in derselben Ebene erzeugt. Jedes weitere EINGABE erzeugt einen Listentext derselben Ebene.
   Jeder neue Listentext beginnt in einer neuen Zeile mit einem Aufzählungszeichen. Falls dieses nicht gewünscht ist kann, es durch RÜCK-Taste gelöscht werden und ist somit auch für nachfolgende Listentexte gelöscht.
   Versuche in der Übung mind. zwei Punkte der Ebene eins zu erzeugen.
9. Mit einem TAB (irgendwo in der Zeile) wird eine weitere tiefere Gliederungsebene erzeugt.
   Der Text wird ein Stück weiter nach rechts eingerückt und erhält ein neues Aufzählungszeichen.
   Versucht in der Übung zum letzten Punkt noch zwei Unterpunkte zu finden. Jeder Unterpunkt wird durch EINGABE abgeschlossen.
10. Mit SHIFT+TAB geht man wieder eine Ebene zurück bis zu der Ebene, die eine neue Folie erzeugt.
    Wenn also wie hier durch zwei TAB's die zweite Gliederungsebene erzeugt wurde, muss zweimal SHIFT+TAB eingegeben werden, um die Titelebene einer neuen Folie anzusteuern.
    Erzeuge eine dritte Folie.
11. Gebe auch der dritten Folie einen Titel und als Inhalt mind. zwei Unterpunkte ein.
12. Auf diese Weise können in der Gliederungsansicht beliebig viele Folien mit Text gefüllt werden.

Grafiken und Symbole, die auf der Folie enthalten sind, werden in der Gliederungsebene nicht dargestellt.

Präsentation speichern und PowerPoint beenden

Über das Register DATEI Menüpunkt SPEICHERN (kurz: ALT+D,C) kann unsere erste Präsentation nun unter dem Namen "Erste_Präsentation" gespeichert werden.

Mittels ALT+F4 kann PowerPoint beendet werden und unsere erste Präsentation ist fertig.

Hier ein erstes Beispiel für eine Erste_Präsentation: Erste_Präsentation.pptx

Einfügen und Formatieren von Text

Titelfolie

Nach dem Öffnen einer bereits bestehenden oder neuen Datei befindet man sich auf der ersten Folie. In PowerPoint wird in der Standardeinstellung für die erste Seite das Layout "Titelfolie" gewählt. Diese Folie ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Für sehende sind die Bereiche im Folienfenster durch Kästen mit gestrichelter Linie zu sehen. In der Mitte der Folie ist zentriert ein Kasten für den Titel markiert. Tippt man in der Gliederungsansicht einen Titel in die erste Zeile, so erscheint dieser fett und groß in diesem zentrierten Feld.

Gibt man nach dem Titel noch weiteren Text in der zweiten Ebene ein ("Titel", EINGABE, TAB, "Text 2. Ebene"), erscheint dieser im zweiten Bereich. Dieser liegt ebenfalls zentriert unterhalb des Titelbereiches. Hier könnte der Referent oder ein Untertitel des Vortrages erscheinen. Der voreingestellte Font ist kleiner als der Font des Titels und nicht fett gedruckt.

Beide Bereiche sind reine Textfelder. Es könne keine Grafiken eingefügt werden.

Eine Folie mit dem Layout "Titelfolie" ist wirklich nur als Titelfolie geeignet. Da der zweite Bereich noch unterhalb des Titels steht, kann hier nicht viel Text eingegeben werden. Man sollte sich auf maximal vier bis fünf Zeilen beschränken.

weitere Folien

Mit Ausnahme der ersten Folie, erzeugt PowerPoint jede weitere Folie im Layout "Titel und Inhalt" (jedenfalls solange man nicht expliziert die Folie in einem anderen Layout erstellt, dazu aber später). Das Layout "Titel und Inhalt" besteht ebenfalls aus zwei Bereichen/ Platzhaltern, dem Titel (Textbereich) und dem Inhalt (Bereich für Text und Objekte, wie Grafiken).

Der Titel ist ein großes Feld, das sich über der gesamten Breite am Kopf der Folie befindet. Das zweite Feld befindet sich als großer Platzhalter darunter.

Wenn in der Gliederungsbearbeitung Text eingefügt wird, ist für den sehenden PC-Anwender folgendes wahrnehmbar:
Im Folienfeld wird ein Rahmen auf der Folie mit Text gefüllt und ist in seiner optischen Wirkung direkt bei der Eingabe offensichtlich.

• Passt das Aussehen des Textes?
• Wäre eine andere Schriftart besser?
• Ist die Textfarbe kontrastreich, groß genug und zum Inhalt passend?
• Ist der Titel zu lang und zu groß?
• Sollte der Text nicht zentral sondern linksbündig eingegeben werden?
• Der Text wird in seiner optischen Wirkung direkt überprüft.

In PowerPoint kann die Schriftgröße und die Schriftart geändert werden. Die Lesbarkeit einer Folie ist ganz entscheidend von diesen Faktoren abhängig. Schriften können altmodisch, verspielt oder schlicht wirken. Wichtig zu wissen ist, ob die gewählte Schriftart und -größe für die Zuschauer gut lesbar ist und zum Inhalt passt.

Die grundsätzliche Überlegung sollte sein, ob die Änderungen der Schriftart und Schriftgröße für einen Titel oder Untertitel geändert werden sollen oder für alle Folien. In einer Präsentation wirkt es besonders professionell, wenn die Folien "einheitlich" gestaltet werden. PowerPoint-Präsentationen, die mit allen "Tricks" hergestellt werden, wirken auf den Zuhörer und Zuschauer häufig überladen und lenken vom eigentlichen Thema ab. Eine Textfolie sollte das Wesentliche enthalten. Dabei sollte Folgendes beachtet werden:

• Den Text auf Kernaussagen reduzieren.
• Keine ganzen Sätze verwenden, sondern wesentliche Stichpunkte nennen.
• Abkürzungen vermeiden.
• Wesentliches kann hervorgehoben werden.

Hervorhebungen

empfehlenswert:

• Fettdruck
• Helle Schrift auf dunklem Hintergrund (gelbe oder weiße Schrift auf dunkelblauem Hintergrund)
• Die Schrift "Schatten" erklärt sich durch den Namen. Hinter jedem Buchstaben ist ein leichter Schatten sichtbar.
  Schattenfarbe und -größe können nicht verändert werden, dagegen die Schattenausrichtung und -stärke. Empfehlenswert ist ein Schatten, der eng am Buchstaben anliegt und nicht dunkler ist als die Schriftfarbe.

Nicht empfehlenswert:

• Unterstrichen (ist für Schwarzschriftbuchstaben mit sogenannten Unterlängen problematisch, z.B. bei j und g)
• Kursiv (Bei der Projektion werden kursiv gestellte Buchstaben wegen ihrer Schrägstellung nicht deutlich genug wahrgenommen.)
• Relief-Schriften erscheinen auf weißem Hintergrund fast unsichtbar. Der dreidimensionale Reliefcharakter ist nur auf farbigem Hintergrund sichtbar.

Es ist grundsätzlich empfehlenswert, die klassische Hervorhebung Fettdruck zu benutzen. Zur Unterscheidung - falls eine zweite, deutlich sichtbare Texthervorhebung eingesetzt werden sollte - kann eine zweite Schriftfarbe gewählt werden.

Um den Text individuell zu formatieren, kann dies vor, während oder nach der Texteingabe geschehen.

Die Formatierung erfolgt wie in Word über das Register START Gruppe SCHRIFTART und dem entsprechenden Menüpunkt oder über eine Kurztastenkombination

• fett: ALT+R, 1 oder STRG+SHIFT+F
• kursiv: ALT+R, 21 oder STRG+SHIFT+K
• unterstrichen: ALT+R, 3 oder STRG+SHIFT+U
• Textschatten: ALT+R, 5
• Wechsel zwischen Groß- und Kleinschreibung: ALT+R, 7
  es öffnet sich ein Menü in dem man mit AUF/AB wählen kann zwischen:
  • Ersten Buchstaben im Satz großschreiben
  • kleinbuchstaben
  • GROSSBUCHSTABEN
  • Ersten Buchstabe im Wort Großschreiben
  • gROSS-/kLEINSCHREIBUNG umkehren.
    

Durch SHIFT+F3 wird der markierte Text abwechselnd in GROSSBUCHSTABEN, kleinbuchstaben und Erste Buchstabe im Word Großbuchstabe umgewandelt.

• Textfarbe: ALT+R, A, C, mit TAB oder Cursor-Tasten eine voreingestellte Farbe wählen oder mit W "Weitere Farben ..." wählen. (Genaueres unter: Extra - Dialogfenster FARBE)

Standardmäßig zeigt die Braillezeile mit JAWS nur die Formatierung Großbuchstaben bzw. Kapitälchen mit dem Punkt 7 an. Andere Formatierungen werden zunächst nicht angezeigt. Wenn man die Formatierung von einem Textteil genauer wissen möchte, dann liest die Sprachausgabe mit JAWS-Taste+F die Formatierungseigenschaften an der Cursorposition vor.

Die Schriftgröße und -art einstellen

Die Schriftgröße wird in Punkt angegeben. Da ein Punkt ca. 0,04 cm groß ist, entsprechen 4 Punkte einem Millimeter, 12 Punkte demnach 3 Millimetern. Damit ist noch nicht klar, in welcher Schriftgröße PowerPoint am besten gestaltet werden sollte.

Das ist von folgenden Kriterien abhängig:

• Dem Ausgabemedium (Beamer, O-Folie)
• Dem Abstand zwischen dem Betrachter und dem Ausgabemedium
• Dem Abstand zwischen Leinwand und Projektor
• Zu große und auch zu fette Schriften wirken unangenehm und erschlagen den Betrachter
• Zu kleine Schriften lassen den Inhalt unwichtig erscheinen und prägen sich nicht gut ein
• Zu viele Schriftarten irritieren

Im Allgemeinen sollte je nach Schriftart die Schriftgröße für eine Präsentation nicht kleiner als 16 Punkt sein. Als klare, serifenlose Schriftarten eignen sich hier besonders die Schriftarten: Arial und Verdana. Weniger bekannt, aber auch geeignet, sind die Schriftarten Franklin Gothic oder AvantGarde. Sie wirken etwas moderner.

In einer Präsentation sollte nur eine Schriftart verwendet werden. Schriften, die zu einer Familie gehören,können vermischt werden, wie Arial Black (Überschrift), Arial und Arial Narrow. Das Aussehen unterscheidet sich nur durch die Stärke der Linie.

Einstellen der Schriftgröße

Die Schriftgröße kann im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt SCHRIFTRGRAD eingestellt werden (kurz: ALT+R, H, C).

Es öffnet sich eine Ausklappliste, in der mit AUF/AB eine Schriftgröße ausgewählt werden kann.

Eine beliebige Schriftgröße kann im Dialogfenster "Schriftart" eingestellt werden. Dieses wird im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt "Dialogfeld Schriftart" (kurz: ALT+R, T, C) geöffnet.
Mit TAB zur Option SCHRIFTGRAD springen und den Schriftgrad direkt eintippen. Mit EINGABE wird der eingetippte Wert übernommen und das Dialogfenster geschlossen.

Schriftart wählen

Die Schriftart wählt man im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt SCHRIFTART (kurz: ALT+R, S, C). Mit AUF/AB kann in einer Ausklappliste der gewünschten Font ausgewählt und mit EINGABE übernommen werden.

Einstellung: Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen / Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen

Um zu vermeiden, dass man über das Textfeld hinaus schreibt, bietet sich für blinde PC-Anwender folgende Arbeitsweise an: Mit einer Autokorrektur-Einstellung passt sich die Schriftgröße automatisch an das Textfeld an, d.h. PowerPoint verkleinert automatisch den Schriftgrad sobald der Text mit dem eingestellten Schriftgrad nicht mehr ins Textfeld passt.

Dazu folgende Einstellung vornehmen (sollte standardmäßig eingestellt sein):

• Register DATEI Menüpunkt OPTIONEN (ALT+D, O)
• mit AB Dokumentprüfung auswählen und mit TAB zu "AutoKorrektur-Optionen...", EINGABE
• Es öffnet sich das Dialogfenster "AutoKorrektur" mit mehreren Registerkarten.
• Mit STRG+TAB die Registerkarte "AutoFormat während der Eingabe" öffnen
• Mit einmal AUF/AB zu den Kontrollkästchen
• Kontrollkästchen "Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen" suchen; dieses kann mit LEER wechselweise aktiviert und deaktiviert werden; es sollte aktiviert sein
• Durch ein weiteres AB zum Kontrollkästchen: "Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen"; auch dieses mit LEER aktivieren.
• Durch EINGABE werden die Einstellungen übernommen und das Dialogfenster "AutoKorrektur" geschlossen.
• Man befindet sich wieder im Dialogfenster der Optionen, mit TAB zu "OK", so dass es ebenfalls geschlossen werden kann

Ob man durch diese automatische Anpassung schon bei der Schriftgröße 16 Punkt oder weniger angelangt ist, kann man nur im Dialogfenster "Schriftart" überprüfen. Dieses wird über das Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt SCHRIFTART ... geöffnet (kurz: ALT+R, H, C). Mit TAB zur Option "Schriftgrad" gehen. JAWS liest nun die aktuelle Schriftgröße vor. Mit EINGABE wird das Fenster wieder geschlossen.
Sollte der Schriftgrad schon kleiner als 16 sein, so ist zu überlegen, ob der Text gekürzt oder auf zwei Folien aufgeteilt werden kann.
Kürzt man den Text, so wird der Schriftgrad ebenfalls automatisch angepasst, d.h. wieder erhöht bis zu dem Schriftgrad, der ursprünglich eingestellt war.

Ausrichtung des Textes

Die Textausrichtung kann im Register START Gruppe ABSATZ und entsprechenden Menüpunkt eingestellt werden. Es werden vier horizontale Absatzausrichtungen unterschieden:

• ALT+R, I, I oder STRG+L Text linksbündig ausrichten
• ALT+R, R, Z oder STRG+E Text zentrieren
• ALT+R, R, E oder STRG+R Text rechtsbündig ausrichten
• ALT+R, O, L Blocksatz

Der Blocksatz sollte vermieden werden. Da PowerPoint über keine integrierte Silbentrennung verfügt, werden die Worte zu weit auseinandergezogen.

Zeilenabstand

Die Abstände zwischen den Zeilen werden im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt ZEILENABSTAND festgelegt (kurz: ALT+R, I, Z). Mit AUF/AB kann ein Zeilenabstand aus einer Liste gewählt und mit EINGABE übernommen werden.

Innerhalb eines Absatzes sollten sie zwischen 1 Zeile und maximal 1,5 Zeilen liegen. Sowohl zu eng liegende Zeilenabstände, als auch zu weit auseinanderstehende Zeilenabstände werden als Einheit wahrgenommen.

Absatzabstände

Voreingestellt sind 7,68 Pt. vor einem Absatz und kein Abstand danach. Diese Einstellung sollte nicht vergrößert werden, da der Text sonst nicht mehr zusammengehörig wirkt.

Der Abstand vor und nach einem Absatz wird im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt ABSATZ (kurz: ALT+R, B, A) definiert. Es öffnet sich das Dialogfenster "Absatz".

Mit TAB springt man von Menüpunkt zu Menüpunkt.

Im Menüpunkt "Abstand Vor:" wird der Abstand vor und im Menüpunkt "Abstand Nach:" der Abstand nach einem Absatz definiert.

In diesem Dialogfenster kann auch den Zeilenabstand nochmal definiert werden. Er kann hier Punktgenau festgelegt werden, dazu muss unter "Zeilenabstand" in einer Ausklappliste "Genau" ausgewählt werden. Hiernach kann nach einem weiteren TAB der genaue Wert unter "Maß" eingetippt werden.

Markieren von Text

Änderungen der Schriftart, des Schriftgrads, der Schriftfarbe, des Blocksatzes, des Zeilenabstandes usw. wirken sich aus

• entweder auf markierten Text
• oder wenn kein Text markiert ist, für Text, der nach der Änderung im gleichen Platzhalter eingegeben wird,
  d.h. wird die Textfarbe Rot gewählt und man tippt danach z.B. den Titel ein, wird dieser in Rot dargestellt. Gibt man danach Text in der ersten Ebene (des Inhaltsplatzhalters) ein, so ist dieser wieder schwarz.

Will man nachträglich etwas an seinem Text verändern, so muss man ihn vorher markieren.
Dies geht am einfachsten in der Gliederungsansicht.

Um Text zu markieren positioniert man den Cursor an den Anfang oder das Ende der Textstelle, die markiert werden soll und hält die SHIFT-Taste gedrückt, während man mit den Cursor-Tasten über den zu markierenden Bereich geht.

Ganze Wörter und Abschnitte markiert man folgendermaßen:

Buchstabe markieren

SHIFT+RECHTS / SHIFT+LINKS markiert Zeichen für Zeichen.
Man muss SHIFT solange gedrückt halten, bis man mit den Pfeiltasten am Anfang/ Ende des zu markierenden Textes angekommen ist.

Wort markieren

STRG+SHIFT+RECHTS / STRG+SHIFT+LINKS markiert den Text von der aktuellen Cursorposition bis zum Wortende/ -anfang.
Der Cursor steht danach hinter/ vor dem nächsten Wort und man kann mit der gleichen Tastenkombination das nächste Wort hinzunehmen.

Absatz markieren

STRG+SHIFT+AUF/ STRG+SHIFT+AB markiert den Text von der aktuellen Cursorposition bis zum Absatzanfang/ -ende.
Der Cursor steht danach vor/ nach dem aktuellen Absatz und der nächste Absatz kann mit der gleichen Tastenkombination hinzugenommen werden.

Zeile markieren

SHIFT+POS1/ SHIFT+ENDE markiert den Text von der aktuellen Cursorposition bis zum Zeilenanfang/ -ende.
Der Cursor steht danach vor/ hinter der aktuellen Zeile. Um eine weitere Zeile hinzuzunehmen, geht man mit SHIFT+AUF/ SHIFT+AB eine Zeile nach oben bzw. unten. Aber Achtung: das Zeilenende der Gliederungsansicht entspricht nicht immer dem Zeilenumbruch auf der Folie.

Gesamten Text markieren

STRG+A markiert den gesamten Text des Dokumentes

Aufzählungen und Nummerierungen

Mit einer Aufzählung oder einer Gliederung (Nummerierung) kann der Text sinnvoll strukturiert werden.
Die einzelnen Punkte erhalten einen Zusammenhang. Diese Struktur ist für das Publikum eine wichtige Hilfe, um die Zusammenhänge nachvollziehen zu können. Deshalb erzeugt PowerPoint in dem Platzhalter "Inhalt" automatisch eine Liste.

Das Format für Aufzählungszeichen und Nummerierungen kann im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt AUFZÄHLUNGSZEICHEN (kurz: ALT+R, Ö, U) bzw. Menüpunkt NUMMERIERUNG (kurz: ALT+R, A, N) eingegeben werden.

In beiden Fällen öffnet sich eine Ausklappliste, in der mit TAB ein Aufzählungszeichen (Punkt, Strich, Pfeil, Haken, ...) bzw. eine Nummerierungsart (Nummer mit Punkt, Nummer mit Klammer zu, römische Zahl, Buchstabe, ...) ausgewählt werden kann. EINGABE übernimmt die gewählte Form.

Will man mehr als nur die Form festlegen, so kann man dies im Dialogfenster "Nummerierung und Aufzählungszeichen" vornehmen. Man öffnet es ebenfalls im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt AUFZÄHLUNGSZEICHEN (kurz: ALT+R, Ö, U) indem man mit AB den letzten Punkt "Nummerierung und Aufzählungszeichen ..." (Ä) auswählt.

Das Dialogfenster besteht aus zwei Registerkarten (Aufzählungszeichen und Nummerierung), die mit STRG+TAB gewechselt werden können.

In der Registerkarte "Aufzählungszeichen" kann ebenfalls ein Aufzählungszeichen ausgewählt werden. Darüber hinaus kann aber auch die Schriftgröße (proportional zum Text) und die Farbe der Symbole eingestellt werden.
Mit TAB springt man von Option/Schalter zu Option/Schalter und mit den Cursor-Tasten wählt man den gewünschten Wert.
Unter dem Schalter "Bild..." kann ein beliebiges oder vordefiniertes Bild ausgewählt werden.
Unter dem Schalter "Anpassen..." öffnet sich das Dialogfenster "Symbol". Hier kann der Font verändert werden und ein beliebiges Zeichen ausgewählt werden.
Die Schalter werden durch EINGABE aktiviert.
PowerPoint unterscheidet nicht zwischen Haupt- und Unterebenen. Allen Ebenen wird das gleiche Symbol bei einer Aufzählung zugeordnet.

In der Registerkarte Nummerierungen kann die Nummerierungsart festgelegt werden. Dabei kann zwischen arabischen und römischen Zahlen, sowie Buchstaben gewählt werden. Ebenfalls kann die Zeichengröße und -farbe festgelegt werden.
Unter der Option "Beginnen bei:" kann festgelegt werden, mit welchem Wert die Nummerierung beginnen soll. Normalerweise beginnt die Nummerierung auf jeder neuen Folie wieder mit Ziffer 1.

Zuschauer können Symbole und Aufzählungszeichen schneller erfassen als Zahlen.

Die Art der Aufzählungen und Nummerierungen können vor der Texteingabe im Folienmaster festgelegt oder danach erzeugt werden, wenn der entsprechende Text markiert wurde. Für blinde PC-Anwender ist es sinnvoll, dies vor dem Beginn der Präsentation im Folienmaster zu tun.

Nummerierungsbeispiele und Aufzählungsbeispiele können auf den folgenden Seiten betrachtet werden: Word 2010: Nummerierung und Word 2010: Aufzählung.

Zeilenumbruch einfügen

Bei der Eingabe eines Fließtextes bewirkt EINGABE dass ein Zeilenumbruch erzeugt wird. Gleichzeitig beginnt aber auch ein neuer Aufzählungspunkt mit einen Aufzählungszeichen oder einer Nummerierung. Will man einen Zeilenumbruch erzwingen, ohne dass eine neuer Aufzählungspunkt beginnt, so kann man dies mit SHIFT+EINGABE. Der Text wird automatisch korrekt eingerückt so wie beim automatischen Zeilenumbruch.

Text löschen

Der Text einer Folie kann, wie in jedem Dokument, gelöscht werden.

• ENTF-Taste: Damit löscht man den Buchstaben rechts vom Cursor.
• RÜCK-Taste: Damit löscht man den Buchstaben links vom Cursor.
• Einen Text kann man mit neuem Text einfach überschreiben, indem man den ursprünglichen Text vorher markiert.

Text kopieren und verschieben

Die Editorfunktionen unterscheiden sich zwischen Word und PowerPoint nicht.

Kopieren

1. Zunächst muss man den Text, den man kopieren bzw. verschieben möchte, markieren.
2. Im zweiten Schritt kopiert man den markierten Text mit STRG+C in die sogenannte Zwischenablage.
3. Anschließend stellt man den Cursor an die Stelle in der Präsentation, an der man den zu kopierenden Text einfügen möchte.
4. Schließlich fügt man den Text mit STRG+V ein.
5. Wenn der Text in eine andere Präsentation kopiert werden soll, kann dies über die Zwischenablage geschehen, in dem mit STRG+F6 in die zweite Präsentation gewechselt und der Text dann mit STRG+V hineinkopiert wird.
   

Verschieben

Beim Verschieben geht man genauso vor, wie beim Kopieren, nur mit dem Unterschied, dass man statt STRG+C (Kopieren) den Befehl STRG+X (Ausschneiden) verwendet.

Den Befehl Rückgängig/ Widerrufen und Wiederherstellen verwenden

• Mit STRG+Z kann der letzte Befehl rückgängig gemacht werden.
• Mit dem Befehl STRG+Y können die rückgängig gemachten Befehle wiederhergestellt werden.
• Mehrmaliges Betätigen von STRG+Z macht die letzten Befehle rückgängig (bis zu 20 Befehle können rückgängig gemacht werden).
  Beim Experimentieren kann diese Zahl schnell erreicht werden. Falls man diese Anzahl erhöhen möchte, kann sie bis auf eine maximale Anzahl von 150 erweitert werden.
  Einstellung:
  • Register DATEI Menüpunkt "Optionen" (ALT+D, O)
  • mit AB auf "Erweitert"
  • mit TAB zur Option "Maximale Anzahl von Rückgänigvorgängen"
  • Anzahl eintippen
  • EINGABE
• mit ALT+2 öffnet sich eine Liste der letzten Aktionen, mit AB kann man so mehrere Aktionen gleichzeitig markieren und durch EINGABE gleichzeitig rückgängig machen.

Übung: Formatierungen im Text

In der 2. Übung können die wichtigsten Formatierungen erarbeitet werden. Übung2-Formatierung.pptx