Excel 2010: Zellen

Zellen

In diesem Abschnitt wird die grundlegende Arbeit mit einer Exceltabelle am Beispiel eines Stundenplans verdeutlicht. Zum besseren Verständnis empfiehlt es sich, die Beispiele parallel zum Lesen durchzuführen.

Zur Erinnerung: Die Excel-Tabelle ist schachbrettartig aufgebaut. Spalten werden mit Buchstaben, Zeilen mit Zahlen bezeichnet.

Orientieren und Navigieren in der Tabelle

In der neu geöffneten Arbeitsmappe befindet sich der aktive Cursor auf der ersten Zelle der Tabelle, also auf A1. Will man den "Zellzeiger" auf eine andere Position bringen, so ist es die einfachste Möglichkeit, die Pfeiltasten zu benutzen. JAWS gibt auf der Braillezeile und über die Sprachausgabe immer die Position des Zellzeigers an.

Wichtige Shortcuts zum Navigieren

Um sich schneller in der Tabelle bewegen zu können, stellt Excel einige Tastaturkommandos zur Verfügung:

[Bild AB]: Zellzeiger springt eine Bildschirmseite nach unten
[Bild AUF]: Zellzeiger springt eine Bildschirmseite nach oben
[Pos1]: Zellzeiger springt an den Zeilenanfang
[Strg]+[Pos1]: Zellzeiger springt auf die erste Zelle der Tabelle (A1)
[Strg]+[Ende]: Zellzeiger springt auf die letzte Zeile mit Inhalt, welche sich dann am rechten, unteren Ende der Tabelle befindet.
[Strg]+[->]: Zellzeiger springt an das Zeilenende bzw. auf die rechteste, ausgefüllte Zelle in der Zeile.
[Strg]+[<-]: Zellzeiger springt an den Zeilenanfang.
[Strg]+[AB]: Der Zellzeiger springt an das untere Spaltenende.
[Strg]+[AUF]: Zellzeiger springt an den Spaltenanfang.

Übungsbeispiel

Aufgabe:: Der Zellzeiger soll von A1 um 7 Spalten nach rechts und um 4 Zeilen nach unten verschoben werden. Auf welcher Zelle befindet sich nun der Zellzeiger?

Lösung:: H5

Daten eingeben

Im nächsten Schritt sollen Zahlen in die Zellen eingetragen werden. Am besten ist es, wenn man dafür auf die Zelle A1 geht. Wie in Word gelangt man mit [Strg]+[Pos1] schnell zum Blattanfang.

Anhand eines Beispiels lässt sich dies am besten verdeutlichen:

In die erste Zeile der Tabelle sollen für einen Stundenplan die Wochentage eingetragen werden. Jeder Tag wird in eine Zelle eingetragen, also Montag in A1, Dienstag in B1, u.s.w. Die Eingabe in eine Zelle lässt sich mit den Pfeiltasten abschließen, in diesem Fall: [->], oder mit [TAB].

Das sieht dann so aus:

A	B	C	D	...
Montag	Dienstag	Mittwoch	Donnerstag	...
...	...	...	..

Exceltabelle zum Anschauen in Excel: Exceltabelle.xlsx

Flächenmodus: Betrachtet man sich nun die erste Zeile im Flächenmodus, sind alle Wochentage auf der Braillezeile zu lesen. Die Position des Zellzeigers wird durch Punkt 7 und 8 auf der Zeile angezeigt. Der Zellbezug (z.B. B1) erfolgt über die Sprachausgabe. Der Flächenmodus ist immer dann empfehlenswert, wenn man von links nach rechts über alle Zellen hinweglesen möchte. Am Anfang der Zeile wird die Zeilennummer angezeigt.
Strukturierter Modus: Im Strukturierten Modus wird nur der Inhalt des Zellzeigers angezeigt. Zur Erleichterung der Orientierung wird der Zellbezug mit angegeben.

Wenden wir uns nochmals den Eingabemöglichkeiten zu:

Korrekturen während der Eingabe

Tippfehler während der Eingabe können mit der [Rück-Taste] verbessert werden. Mit den PFEIL-Tasten kann innerhalb der Zelle nicht navigiert werden, da diese die Eingabe in die Zelle, wie oben bereits beschrieben, abschließen.

Die Eingabe in eine Zelle kann mit [Esc] abgebrochen werden. Bereits geschriebene Inhalte werden automatisch gelöscht.

Rückgängig und Wiederherstellen benutzen

Das versehentliche Löschen eines Zellinhalts kann mit der Tastenkombination [Strg]+[z] rückgängig gemacht werden. Wird die Tastenkombination mehrmals hintereinander betätigt, werden die letzten Löschvorgänge in umgekehrter Reihenfolge wiederhergestellt.

Mittels [Alt]+[2] bekommt man eine Liste der zuletzt ausgeführten Befehle in umgekehrter Reihenfolge. Mittels [AB] kann man so gleich mehrere Befehle auf einmal auswählen und mit [Eingabe] rückgängig machen. (Mit [AUF] kann man innerhalb der Liste wieder einen Befehlt nach oben). Hat man Befehle mit [Alt]+[2] oder [Strg]+[z] rückgänig gemacht, so kann man sie mit [Alt]+[3] oder [Strg]+[y] wiederherstellen, wobei man durch [Alt]+[3] wieder eine Liste aller rückgängig gemachten Befehle bekommt und gleich mehrere auf einam auswählen kann und durch [Strg]+[y] immer nur einen Befehl in umgekehrter Reihenfolge wiederherstellt.

Zahlen oder Text eingeben

Die Eingabe in eine Zelle kann auch mit der [Eingabe] oder [TAB] abgeschlossen werden. Beide Möglichkeiten haben unterschiedliche Auswirkungen. Nachdem [Eingabe] gedrückt wurde, wechselt der Zellzeiger in die darunterliegende Zelle. Der Zellzeiger wandert mit dieser Methode Zelle für Zelle in der Spalte nach unten. Benutzt man [TAB] um die Eingabe abzuschließen, springt der Zellzeiger jeweils um eine Zelle nach rechts.

Hinweis zur Zahleneingabe: Zahlen werden automatisch erkannt und in den Zellen rechtsbündig dargestellt. Sehr große Zahlen werden in der Exponentialschreibweise dargestellt: 4,573E+4 = 4,573 *10^4 = 45730.

Zum Anschauen in der Exceltabelle "Zahlen_in_EXP.xlsx" in Zelle A1

Eingaben, die über ca. 10 Zeichen Länge pro Zelle hinausgehen, überschreiten die darstellbare Größe einer Zelle. Die rechten Nachbarzellen werden dann je nach Länge des Zellinhaltes verdeckt. Wenn die Nachbarzelle jedoch nicht leer ist, wird die Anzeige abgeschnitten. Im Flächenmodus liest JAWS zwar den gesamten Inhalt der Zelle vor, aber auf der Braillezeile wird nur der dargestellte Text angezeigt. Um den gesamten Text der Zelle darzustellen, muss man hier unbedingt den Strukturierten Modus nutzen.

Zum Anschauen in der Exceltabelle "Zahlen_in_EXP.xlsx" in Zelle B1 und B2

Rechenzeichen als Text benutzen (Minus Zeichen für den Gedankenstrich)

Möchte man in Excel Gedankenstriche einfügen, ist man über das Ergebnis zunächst verwundert.

So sieht die Eingabe in der Zelle aus: - Hausaufgaben

Das Ergebnis sieht so aus: #Name?

Excel interpretiert den Gedankenstrich als Minus und möchte folglich, da es sich um ein Tabellenkalkulationsprogramm handelt, eine mathematische Gleichung daraus machen. Hier:

-Hausaufgaben.

Soll das Minus als Gedankenstrich verwendet werden, muss dies Excel angekündigt werden. Die Ankündigung erfolgt mit dem Hochkomma oder einfachen Gedankenstrich:

'- Hausaufgaben

Das Hochkomma wird bei allen Rechenzeichen (+, -), die zu Beginn einer Zelle stehen, notwendig, vorausgesetzt man möchte dieses nicht als Rechenzeichen, sondern als Textelement verwenden.

Übung

Zur Übung wird nun der Stundenplan mit den einzelnen Fächern ergänzt.

Für Montag geht man dafür wie folgt vor:

Der Zellzeiger wird unter die Zelle Montag, also auf A2 positioniert.
Hier wird "Deutsch" eingetragen. Der Zelleintrag wird mit der [Eingabe] abgeschlossen, da somit der Zellzeiger automatisch auf A3 springt.
In der nächsten Stunde findet "Mathematik" statt.
So kann nun nach Belieben der Stundenplan für alle Tage vervollständigt werden.
Bei der Eingabe sollte man auch unbedingt die Möglichkeiten der Korrektur ausprobieren.

Ergebnis der Übung: Übung_Text_eingeben.xlsx

Eine Zelle auswählen

Möchte man eine bestimmte Zelle auswählen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Die einfachste Möglichkeit besteht darin, mit den Pfeiltasten durch die Tabelle zu "wandern". JAWS gibt über die Sprachausgabe den Zellbezug (z.B. E14) an.
Kennt man den Zellbezug, kann man im Register START, Gruppe BEARBEITEN, "Suchen und Auswählen" ([Alt]+[r],[f],[d]) anwählen und mittels [AB] "Gehe zu ..." durch [Eingabe] auswählen (kurz: [Alt]+[g]) Es öffnet sich das Dialog-Fenster "Gehe zu". Hier kann direkt einen Zellnamen eintippen, zu dem man springen will. [Eingabe] schließt das Dialog-Fenster und der Cursor ist in der gewünschten Zelle positioniert.
Alternativ kann auch der Shortcut [Strg]+[g] verwendet werden., um das Dialog-Fenster "Gehe zu ..." zu öffnen.
Das Dialogfeld "Gehe zu" listet im Listenfeld "Gehe zu" die zuletzt gesuchten Zellen auf. Dies ist für das schnelle Auffinden von wiederkehrenden Zellen nützlich. In das Listenfeld gelangt man mit [TAB]. Mit [AB] oder [AUF] wählt man aus der Liste die gewünschte Zelle und gelangt in diese durch [Eingabe].

Zellinhalte mit der Bearbeitungsleiste verändern

Grundsätzlich ist es möglich, den Zellinhalt einer aktiven Zelle zu überschreiben. Dabei wird sofort bei der Eingabe eines Zeichens der Zellinhalt gelöscht und durch den neuen Inhalt ersetzt. Dieses Vorgehen eignet sich also nicht für Änderungen oder Korrekturen einzelner Zeichen innerhalb der Zelle. In der Bearbeitungszeile kann man sich den Inhalt der aktiven Zelle anzeigen lassen. Darüber hinaus kann man darin den Zellinhalt zeichenweise ändern oder ergänzen.

In die Bearbeitungszeile gelangt man mit der Funktionstaste [F2]. Hier kann der Inhalt bearbeitet werden. Die Bearbeitung wird mit [Eingabe] abgeschlossen.

Hat man mathematische Berechnungen in einer Zelle hinterlegt, wird in der Zelle nur das Ergebnis angezeigt. Die Rechnung hingegen wird in der Bearbeitungszeile angezeigt.

JAWS sagt die Formel der Zelle durch die Tastenkombination [Strg]+[F2] an.

Kommentar

Jede Zelle kann mit einem Kommentar versehen werden. Beim Kommentar handelt es sich um ein Fenster, das sich, wenn vorhanden, beim Markieren der Zelle öffnet. Im Kommentar befinden sich meist Hinweise über die Art und Weise wie bzw. welche Inhalte in diese Zelle geschrieben werden sollen.

Kommentare kann man an eine Zelle hängen, indem man sich auf die gewünschte Zelle begibt und mittels [Shift]+[F10] das Kontextmenü der Zelle öffnet. Mit [AUF]/[AB] wählt man den Menüpunkt "Kommentar einfügen" durch [Eingabe] aus.

Der Cursor befindet sich dann im Kommentarfenster, in welches der Kommentar geschrieben wird. Um das Kommentarfenster zu verlassen drückt man zweimal [Esc].

Ob eine Zelle mit einem Kommentar versehen ist, erfährt man am besten über die Sprachausgabe von JAWS. Der Kommentar selbst wird mit [Alt]+[Shift]+[,] vorgelesen.

Einfügen, markieren, kopieren und verschieben

Spalten oder Zeilen einfügen

In einer Exceltabelle hat man die Möglichkeit, Spalten und Zeilen nachträglich einzufügen:

   Der Zellzeiger wird auf eine Zelle rechts von der einzufügenden Spalte positioniert.
   Danach muss das Dialog-Fenster "Zellen einfügen" geöffnet werden. Dies kann über drei verschiedene Wege geschehen:
       über das Register START Gruppe ZELLEN, Menüpunkt "Einfügen" und durch [AUF]/[AB] "Zellen einfügen ..." mittels [Eingabe] auswählen
       kurz: [Alt]+[r],[i],[i]
       oder über das Kontextmenü: [Shift]+[F10] innerhalb welchem man mit [AUF]/[AB] "Zellen einfügen ..." mittels [Eingabe] auswählt
       oder ganz kurz über die Tastenkombination [Strg]+[+]. 
   Im Dialog-Fenster "Zellen einfügen" kann man mit [AUF]/[AB] wählen, ob eine ganze Zeile oberhalb oder eine ganze Spalte links des Zellzeigers eingefügt werden soll.
   Mit [Eingabe] bestätigt man seine Wahl und die Zeile/ Spalte wird eingefügt.

Zusätzlich bietet das Dialogfenster "Zellen einfügen" noch die Möglichkeit

   "Zellen nach rechts verschieben"
   "Zellen nach unten verschieben"

Die Wahl einer dieser Punkte bewirkt, dass an der Stelle des Zellzeigers eine neue leere Zelle eingefügt wird und sowohl der "alte" Zellzeiger Inhalt als auch der Inhalt aller Zellen rechts bzw. unterhalb des Zellzeigers eine Zelle nach rechts bzw. unten verschoben werden. Es werden also nur einzelne Zellen und keine ganzen Spalten/ Zeilen eingefügt. Kein Zelleninhalt geht verloren.

Mehrere Zellen markieren

Der aufmerksame Leser hat sicherlich schon bemerkt, dass von mehreren Zeilen und Spalten die Rede ist. Die Anzahl der einzufügenden Zeilen und Spalten kann man bestimmen, indem man die entsprechende Anzahl Zellen rechts, bzw. unterhalb der einzufügenden Spalten bzw. Zeilen markiert. Mehrere Spalten bzw. Zeilen werden durch gleichzeitiges Drücken der [Shift]- und Pfeiltasten markiert.

Übungsbeispiel

Beim Erstellen des Stundenplans wurde die Zeitangabe vor der ersten Spalte vergessen. Diese soll nun eingefügt werden. In diese werden dann die Schulstunden (1.-6. Stunde) eingetragen.

Media: Übung_Text_eingeben.xls

Spalten oder Zeilen löschen

Es lassen sich nicht nur Spalten oder Zeilen nachträglich einfügen, man kann Spalten und Zeilen auch löschen.

Hierfür öffnet man das Dialogfenster "Löschen". Auch hierfür gibt es wieder drei Wege:

   über das Register START Gruppe ZELLEN, Menüpunkt "Löschen" und durch [AUF]/[AB] "Zellen löschen ..." mit [Eingabe] wählen
   kurz: [Alt]+[r],[ö],[z]
   oder über das Kontextmenü: [Shift]+[F10] innerhalb welchem man mit [AUF]/[AB] "Zellen löschen ..." durch [Eingabe] auswählen
   oder ganz kurz über die Tastenkombination [Strg]+[-]
   .

Das Dialogfenster "Löschen" bietet verschiedene Auswahlschalter an, die mit den Pfeiltasten ausgewählt werden können:

   "Zellen nach links verschieben"
   "Zellen nach oben verschieben"
   "Ganze Zeile"
   "Ganze Spalte"

Wählt man nun "Ganze Zeile" oder "Ganze Spalte", wird die Spalte oder die Zeile, auf der der Zellzeiger steht, gelöscht. Sind mehrere Zellen markiert, werden entsprechend mehrere Spalten oder Zeilen gelöscht.

Die Auswahlschalter "Zellen nach links verschieben" und "Zellen nach oben verschieben" löschen nur den Text der markierten Zellen. Anschließend werden die Zellen rechts von der gelöschten Zelle nach links verschoben, sodass keine leere Zelle an der gelöschten Stelle erhalten bleibt. Entsprechendes gilt auch für Zellen nach oben verschieben.

Um nur den Zellinhalt zu löschen, sodass die Zelle leer ist, aber erhalten bleibt, benutzt man [Entf].

Spalten oder Zeilen verschieben oder kopieren

Um eine Spalte oder eine Zeile verschieben zu können, muss diese erst markiert werden.

   [Strg]+[Leer] markiert die gesamte Spalte.
   [Shift]+[Leer] markiert die gesamte Reihe.

Hinweis: Die Markierung lässt sich mit Hilfe der Pfeiltasten entfernen.

Der Inhalt von Spalten oder Zeilen wird mit [Strg]+[x] ausgeschnitten oder mit [Strg]+[c] kopiert und kann anschließend an gewünschter Stelle mit [Strg]+[v] eingefügt werden. Dabei wird der alte Inhalt überschrieben. Auf diese Weise kann der Inhalt einzelner wie auch beliebig vieler Zellen kopiert oder verschoben werden. Beim Verschieben sind die vorher markierten Zellen nach dem Einfügen an einer neuen Stelle leer. Wird nach dem Ausschneiden kein Einfügen gewählt, so ist das Ausschneiden unwirksam.

Will man eine ganze Spalte/Zeile kopieren ohne anderen Inhalt zu überschreiben, so muss man vorher eine neue leere Spalte/Zeile eingefügt haben.

Löschen

Excel verfügt im Register START Gruppe BEARBEITEN Menüpunkt "Löschen" über mehrere Lösch-Funktionen: (kurz. [Alt]+[r], [e] und dann entweder mit [AUF]/[AB] den gewünschten Menüpunkt auswählen oder auch hier das Tastenkürzel benutzen)

   alle löschen ([a])
       löscht den Inhalt der markierten Zellen einschließlich der Kommentare, der Schriftformatierung, und der Rahmenformatierung

   Inhalt löschen ([c])
       löscht lediglich den Inhalt der markierten Zellen, evtl. Formatierungen oder Kommentare bleiben davon unberührt.

   Kommentare löschen ([m])
       löscht nur die Kommentare der markierten Zellen.

   Formatierung löschen ([f])
       löscht die Formatierung wie Fett oder Kursive Schriftart, sprich von der Standartschriftart "abweichende Schriftarten und Schriftgrößen" der markierten Zellen. Auch hier bleibt der Inhalt unberührt.

Zellgröße ändern

Zur vollständigen Darstellung der Zeichen kann die Zellgröße angepasst werden. Die Spaltenbreite und die Zeilenhöhe lässt sich im Register START Gruppe ZELLEN Menüpunkt "Format" einstellen, kurz: [Alt]+[r], [o]

Mit den [AUF] / [AB] kann man zwischen verschiedenen Untermenüs wählen:

   "Zeilenhöhe..."
   "Zeilenhöhe automatisch anpassen"
   "Spaltenbreite..."
   "Spaltenbreite automatisch anpassen"
   "Standardbreite"
   "Ausblenden & Einblenden"

Wählt man "Zeilenhöhe/Spaltenbreite automatisch anpassen", so passt Excel Breite und Höhe automatisch an den eingegebenen Text an. Bei "Zeilenhöhe", "Spaltenbreite" und "Standardbreite" öffnet sich ein Dialogfenster, in das man die Höhe/ Breite in Pixeln eingeben kann. Die Eingabe wird mit dem Schalter [OK] oder [Eingabe] bestätigt. Über den Unterpunkt "Ausblenden & Einblenden" gelangt man in ein weiteres Menü in dem man Zeilen, Spalten oder ein ganzes Blatt ein- bzw. ausblenden kann. Dies kann vorteilhaft sein, wenn man mit Zwischenergebnissen arbeitet, die nicht sichtbar sein sollen. Mehr darüber ist im Kapitel Excel: Format zu erfahren.

Bei allen Menüpunkten ist zu beachten, dass immer nur die Zeilen/Spalten bearbeitet werden, in denen mind. eine Zelle markiert ist. Da eine ausgeblendete Zeile/ Spalte nicht markiert werden kann, müssen die umrahmenden Zeilen/Spalten markiert werden.

Ist der Zellenbereich für die korrekte Darstellung zu klein gewählt, werden mehrere Nummernzeichen (####) als Platzhalter dargestellt. A B 1 123 Zahl passt in die Zelle 2 ##### Zahl ist zu groß für die Zelle

Suchen- und Ersetzenfunktion

Das Dialogfenster "Suchen und Ersetzen" mit seinen beiden Registerkarten, öffnet man am schnellsten über die Shortcuts [Strg]+[f] (Registerkarte "Suchen") bzw. [Strg]+[h] (Registerkarte "Ersetzen"). Innerhalb des Dialogfensters kann zwischen den Registerkarten mittels [Strg]+[TAB] gewechselt werden.

Das Dialogfenster "Suchen und Ersetzen" kann auch über das Register START Gruppe BEARBEITEN Menüpunkt "Suchen und Auswählen" kurz [Alt]+[r],[f][d] geöffnet werden. Mit [AUF]/[AB] muss hier im Untermenü "Suchen..." bzw. "Ersetzen..." ausgewählt und mit [Eingabe] bestätigt werden.

Dabei ist zu beachten, dass Excel verschiedene Suchoptionen bereitstellt. Diese können gezielt zur Suche eingesetzt werden. Dazu wird im Dialogfenster "Suchen und Ersetzen" der OPTIONEN-Schalter durch [Alt]+[o] betätigt.

   Suchen auf dem "Blatt" oder in der "Arbeitsmappe".

       Standardmäßig ist in der Ausklappliste "Durchsuchen" [Alt]+[h] "Blatt" eingestellt. So wird nur das aktuelle Blatt durchsucht. Will man in der gesamten Arbeitsmappe suchen, wählt man in der Ausklappliste "Arbeitsmappe".

   Suchen in "Formeln", "Werte" und "Kommentaren".

       Standardmäßig ist in der Ausklappliste "Suchen in" [Alt]+[o] "Formeln" eingestellt. Will man nicht nach Formeln suchen, sondern nach Werten, die berechnet wurden, muss man in der Ausklappliste "Werte" wählen. Entsprechendes gilt auch für die Suche nach Kommentarinhalten.

   Suchen "In Spalten" und "In Zeilen".

       Diese Option legt die Reihenfolge fest, in welcher die Zellen durchsucht werden. Standardmäßig ist in der Ausklappliste "Suchen in" [Alt]+[u] "In Zeilen" eingestellt. Dies bedeutet, dass Zeile für Zeile abgesucht wird. Wählt man "In Spalte" wird eine Spalte nach der anderen durchsucht.

Datensätze sortieren

Zum alphabetischen Sortieren von Datensätzen markiert man den gewünschten Datenbereich. Hat man z.B. Namen in Spalte A notiert und sollen diese alphabetisch geordnet werden, muss Spalte A markiert werden. Anschließend kann im Register START Gruppe BEARBEITEN Menüpunkt "Sortieren und Filtern" (kurz: [Alt]+[r],[s]) mit [AUF]/[AB] ausgewählt werden, ob man die Daten "von A bis Z sortieren" oder "von Z bis A sortieren" will. Mit [Eingabe] wird die Wahl bestätigt. Handelt es sich um eine Spalte mit Zahlen, so kann man diese nach Größe wahlweise auf- oder absteigend sortieren.

Ist nur eine Spalte markiert, wird man gefragt, ob wirklich nur die Werte der markierten Spalte sortiert werden sollen ("Mit bestehender Markierung fortfahren") oder ob die gesamten Zeilen getauscht werden sollen ("Markierung erweitern"). Mit [AUF]/[AB] kann man zwischen diesen beiden Optionen wählen. Wurden mehrere Spalten markiert, so werden nur diese Spalten ohne Nachfrage sortiert. Die Werte der restlichen Spalten bleiben in unveränderter Reihenfolge!

Benutzerdefiniertes Sortieren

Ebenfalls im Menüpunkt "Sortieren und Filtern" findet man den Menüpunkt "Benutzerdefiniertes Sortieren ...". Wählt man diesen, öffnet sich das Dialogfenster "Sortieren" in dem man über weitere Optionen das Sortieren präzisieren kann. Zu den einzelnen Optionen kommt man jeweils mit (evtl. mehrmaligem) [TAB].

   Schalter "Optionen"
       durch [Eingabe] öffnet sich das Dialogfenster "Sortieroptionen". Als erste Option kann man entscheiden, ob "Groß-/Kleinschreibung beachten" aktiv sein soll oder nicht. Mittels [Leer] aktiviert/deaktiviert man diese Option wechselweise. Mit [TAB] gelangt man zur Wahl der Ausrichtung. Mit [AB] kann man wechselweise "Spalten sortieren" / "Zeilen sortieren" auswählen.
       Durch [Eingabe] wird das Dialogfenster geschlossen und die Werte werden übernommen.

   "Daten haben Überschriften"
       diese Option kann man mit [Leer] ein-/ ausschalten. Ist diese Option aktiv, wird die erste Zelle der Spalte/ Zeile als Überschrift angesehen. Eine evtl. Überschrift verbleibt in der ersten Zelle, und wird nicht in die Sortierung mit einbezogen.

   Schalter "Ebene hinzufügen"
       die Sortierung erfolgt immer nach der Spalte/ Zeile, die als erste genannt wird. Sollten aber zwei Zellen darin den gleichen Inhalt/ Wert haben, kann man in einer weiteren Ebene die nächste Spalte/ Zeile festlegen, die dann herangezogen wird. Jedes Klicken von [Eingabe] fügt eine neue Ebene ein.

Für jede Ebene können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

   Option "Sortieren nach" (Feld sortieren)
       (JAWS nennt den Punkt: Feld sortieren) hierbei handelt es sich um eine Ausklappliste. Mit [AUF]/[AB] kann man die Spalte bzw. Zeile aussuchen, nach der sortiert werden soll.

   Option "Sortieren nach"
       In der zweiten Ausklappliste bestimmt man, nach was sortiert werden soll: "Wert", "Zellfarbe", "Schriftfarbe", "Zellensymbol". In der Regel wird man hier den Wert "Wert", der sowohl alphabetisches Sortieren als auch sortieren nach Größe ermöglicht, wählen.

   Reihenfolge
       Mit der dritten Ausklappliste bestimmt man die Reihenfolge nach der die Daten sortiert werden. Unter welchen Werten man hier wählen kann, hängt vom Inhalt der Zellen (Zahlen, Wörter) und dem Typ, wonach sortiert werden soll, ab.
       Hier kann man nicht nur bestimmen ob auf-/absteigend bzw. von A nach Z oder umgekehrt sortiert wird, sondern mittels "Benutzerdefinierte Liste" auch nach den Monaten, Wochentagen oder einer eigenen Liste sortieren.
       Wählt man "Benutzerdefinierte Liste" öffnet sich das gleichnamige Dialogfenster. Nach einmal [TAB] kann man sich mit [AB] die vordefinierten Listen ansehen, z.B. Wochentage, Monte, ... . Wählt man "Neue Liste" so steht der Cursor automatisch in einem Eingabefeld und kann eine eigene Liste definieren (z.B. die Wochennamen auf Spanisch). Mit [TAB] verläßt man das Eingabefeld und steht auf dem Button "Hinzufügen", den man mit [Eingabe] bestätigen muss, um die neue Liste zu den vordefinierten Listen hinzuzufügen. Eine selbstdefinierte Liste kann auch wieder gelöscht werden.
       Hat man seine gewünschte Liste ausgewählt, so verlässt man das Menü indem man mit [TAB] auf [OK] springt und mit [Eingabe] bestätigt.

Sortieren über das Register DATEN

Im Register DATEN gibt es eine Gruppe SORTIEREN UND FILTERN. Über diese Gruppe kann man die Sortierung mit kürzeren Tastenkombinationen vornehmen:

   [Alt]+[v],[0] für sortieren von A nach Z oder aufsteigend
   [Alt]+[v],[ß] für sortieren von Z nach A oder absteigend
   [Alt]+[v],[s] öffnen des Dialogfensters "Sortieren"

Ausfüllfunktionen verwenden und Datenreihen erstellen

Das Programm bietet einige Arbeitserleichterungen für das Ausfüllen der Zellen an:

   Möchte man die aktive Zelle mit dem gleichen Inhalt wie in der darüberliegenden Zelle ausfüllen, bietet Excel die Tastenkombination [Strg]+[u] an. Ist die aktive Zelle bereits gefüllt, wird der Inhalt ersetzt.
   Den Inhalt der Zelle links der aktiven Zelle erhält man mit [Strg]+[r].
   Beim Anlegen von Tabellen ist es immer wieder notwendig, Zahlenkolonnen z.B. von 1 bis 100 oder Wochentage in eine Spalte oder Zeile einzutragen.
   Hierfür stellt Excel die Autoausfüllfunktion zur Verfügung.

Ausfüllfunktion - das Dialogfenster Reihe

Bevor man das Dialogfeld zum Festlegen der Autofunktionen öffnet, wird der Zellzeiger an der gewünschten Stelle im Arbeitsblatt positioniert. Möchte man z.B. in der ersten Spalte automatisch die Zahlen 1-6 eintragen lassen, wird der Zellzeiger auf A1 positioniert. Ausgehend von dieser Position wird das Dialogfenster Reihe über das Register START Gruppe BEARBEITEN Menüpunkt "Füllbereich" mit [AB] Untermenüpunkt "Reihe", [Eingabe] aufgerufen (kurz: [Alt]+[r],[f][i],[h]). Es öffnet sich das Dialogfenster "Reihe".

Zum Ausfüllen der Spalte wechselt man im Dialogfeld zum Auswahlschalter "Reihe in" und wählt mit [AB] "Spalten" ([Alt]+[s]) aus. (Zeilen werden mittels [Alt]+[z] ausgewählt). Mit TAB wechselt man in das Eingabefeld "Inkrement". Die Zahl, die hier eingegeben wird, gibt an, in welchen Schritten die Zahlen erhöht oder verringert werden sollen. Soll die Erhöhung in Zweierschritten erfolgen, wird 2 eingetragen. Anschließend gibt man noch den "Endwert" ein. Die Startzahl muss vorher in die Startzelle eingegeben werden.

Besonders interessant ist die Wahlmöglichkeit "AutoAusfüllen", welche im Dialogfenster "Reihe" unter dem Auswahlschalter "Typ" zu finden ist.

Damit das Programm erkennen kann, wie die folgenden Zellen ausgefüllt werden sollen, füllt man zwei oder drei Zellen von Hand aus. Anschließend markiert man den gesamten Bereich, der ausgefüllt werden soll, inklusive des Bereichs, der zuvor per Hand ausgefüllt wurde. Hat man dies getan, wählt man unter der Option "Typ" mit [AB] "AutoAusfüllen". Die leeren Zellen werden nun entsprechend der vorgegebenen Zellen ausgefüllt.

Hat man beispielsweise in A1 Montag und in B1 Dienstag eingetragen und markiert die nächsten Zellen, werden die Wochentage fortgeführt.