Access 2010: Arbeiten in der Tabellen-Datenblattansicht

Aus Augenbit

Arbeiten in der Tabellen-Datenblattansicht

Bearbeitungmodus und Navigationsmodus

Innerhalb der Datenblattansicht gibt es zwei verschiedene Bearbeitungsmodi

  • den Bearbeitungmodus
  • den Navigationsmodus

Mit Hilfe der Taste F2 wechselt man zwischen diesen beiden Modi hin uns her.

Im Bearbeitungmodus kann der Inhalt einzelner Zellen bearbeitet werden.

Nach dem Öffnen einer Tabelle als Registerkarte im Arbeitsbereich befindet man sich im Bearbeitungsmodus.

Will man aber bestimmte Aktionen ausführen, die eine ganze Spalte oder eine ganze Zeile einer Tabelle betreffen, so kann man dies als blinder Benutzer nur im Navigationsmodus. Leider sagt JAWS den jeweiligen Modus nicht an.

Will man einen Datensatz (eine Zeile) bearbeiten, so

  1. setzt man den Fokus in die entsprechende Zeile
  2. wechselt mit F2 in den Navigationsmodus
  3. und markiert die Zeile mit SHIFT+LEER

Hiernach kann mit SHIFT+F10 das Datensatz-Kontextmenü geöffnet werden.

Verlässt man den Navigationsmodus anschließend wieder mit F2, so befindet man sich in der ersten Spalte der gleichen Zeile.

Will man eine ganze Spalte bearbeiten, so

  1. setzt man den Fokus in die entsprechende Spalte,
  2. wechselt mit F2 in den Navigationsmodus
  3. und markiert die Spalte mit STRG+LEER

Hiernach kann mit SHIFT+F10 das Spalten-Kontextmenü geöffnet werden.

Verlässt man den Navigationsmodus anschließend wieder mit F2, so befindet man sich in der ersten Zeile der gleichen Spalte.

Datensatz löschen

Um einen ganzen Datensatz (eine Zeile) zu löschen, gibt es zwei Wege

entweder

  1. navigiert man im Bearbeitungmodus in die entsprechende Zeile
  2. wechselt mit F2 in den Navigationsmodus
  3. markiert mit SHIFT+LEER die gesamte Zeile
  4. öffnet mit SHIFT+F10 das Kontextmenü
  5. wählt mit PFEILTASTE AB "Datensatz löschen"
  6. EINGABE

oder

  1. navigiert in die entsprechende Zeile
  2. wählt im Register START Gruppe DATENSÄTZE den Menüpunkt LÖSCHEN (kurz: ALT+R, KL)
  3. wählt mit PFEILTASTE AB "Datensatz löschen"
  4. EINGABE

In beiden Fällen öffnet sich ein Sicherheitsfenster, in dem man noch einmal gefragt wird, ob man den Datensatz wirklich löschen möchte. Diese Frage beantwortet man mit dem JA-Schalter oder wechselt mit RECHTS zum Nein-Schalter, um den Löschvorgang abzubrechen.

Der Fokus befindet sich anschließend im Datensatz unterhalb des gelöschten Datensatzes in der ersten Spalte.

Spalte löschen

Innerhalb der Datenblattansicht ist es möglich, direkt eine Spalte der Tabelle und alle Einträge dieser Spalte in allen Datensätzen zu löschen. Dieser Befehl sollte nur mit größter Vorsicht benutzt werden. Vor dem Löschen der Spalte wird zwar ein Dialogfeld mit einer Sicherheitsabfrage eingeblendet, aber dieses wird durch ein unachtsames Drücken von EINGABE automatisch mit JA beantwortet. Es ist anschließend nicht mehr möglich, die Aktion rückgängig zu machen.

Um eine Spalte zu löschen, navigiert man innerhalb eines beliebigen Datensatzes in die Spalte, die gelöscht werden soll.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten eine ganze Spalte zu löschen
entweder

  1. mit F2 in den Navigationmodus wechseln.
  2. mit STRG+LEER die gesamte Spalte markieren
  3. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
  4. mit PFEILTASTE AUF "Spalte löschen" wählen
  5. EINGABE
  6. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage des erscheinenden Dialogfeldes mit JA.

oder

  1. im Register START Gruppe DATENSÄTZE den Menüpunkt LÖSCHEN wählen (kurz: ALT+R, KL)
  2. mit PFEILTASTE AB "Spalte löschen" wählen
  3. EINGABE
  4. Sicherheitsabfrage mit JA beantworten

Der Fokus befindet sich anschließen in der ersten Zeile rechts neben der gelöschten Spalte.

Datensatz auswählen

Soll ein Datensatz oder vielleicht sogar alle Datensätze einer Tabelle auf einmal ausgewählt werden, etwa um sie über die Zwischenablage in eine andere Tabelle oder in ein anderes Dokument zu kopieren, geht man wie folgt vor.

  1. Navigieren zum gewünschten Datensatz.
  2. mit F2 in den Navigationsmodus wechseln
  3. mit SHIFT LEER den Datensatz markiern
  4. mit SHIFT AUF/AB die darüber/darunterliegenden Datensätze ebenfalls markieren
    mit ENDE markiert man alle Datensätze bis zum Ende und mit POS1 alle Datensätze bis zum Anfang
    STRG+A markiert alle Datensätze gleichzeitig.
  5. mit SHIFT F10 öffnet sich das Kontextmenü und man kann die AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN und EINFÜGEN

(kurz: STRG+X, STRG+C und STRG+V)

Datensatz sortieren

Die Darstellung jeder Tabelle lässt sich nach einer Spalte sortieren. In der Voreinstelliung wird jede Spalte in aufsteigender Reihenfolge nach dem Inhalt der ersten Spalte sortiert. Soll eine Sortierung nach einer anderen Spalte oder in einer anderen Reihenfolge erfolgen, geht man wie folgt vor:

  1. in die Spalte, nach der die Tabelle sortieren werden soll, navigieren
  2. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
  3. innerhalb dieses Kontextmenüs kann mit AUF/ AB zwischen "Von A bis Z sortieren" bzw. "Von Z bis A sortieren" bzw. bei numerischen Werten in der Spalte "Nach Größe sortieren (aufsteigend)" /"Nach Größe sortieren (absteigend)" gewählt werden. (Je nach Datentyp der Spalte, können auch andere Sortierungen angeboten werden.)
  4. EINGABE führt die Sortierung aus.

Datensatz suchen

Für das Suchen eines Datensatzes stellt Access gleich eine Reihe unterschiedlicher Werkzeuge bereit. Diese unterscheiden sich beträchtlich in ihrer Komplexität und reichen von der einfachen Textsuche, wie man sie auch aus Anwendungen wie Microsoft Word kennt, bis hin zu komplexen Filterfunktionen.

Suchen und Ersetzen

Im Register START Gruppe SUCHEN Menüpunkt SUCHEN (kurz: ALT+R,FE oder STRG+F) öffnet das Dialogfeld Suchen und ersetzen. Das Dialogfeld beinhaltet die beiden Registerkarten "Suchen" und "Ersetzen". STRG+TAB wechelt zwischen diesen beiden Registerkarten.

Dabei handelt es sich um eine einfache Textsuche nach einer beliebigen Zeichenfolge. Im Register "Ersetzen" kann die gefundene Zeichenkette durch eine beliebige andere Zeichenkette ersetzt werden.

Im Register "Suchen" existieren folgende Eingabefeder (mit TAB geht man jeweils zu nächsten Eingabefeld):

  • Suchen nach (ALT+S)
    Hier kann die zu sichenden Zeichenfolge eingegeben werden.
  • Suchen in (ALT+C)
    mit AUF/ AB kann zwischen dem Namen der Registerkarte und dem Spaltennamen in der sich der Fokus befindet gewählt werden. Es wird entweder in der ganzen Tabelle oder nur in der aktuellen Spalte nach der Zeichenkette gesucht.
  • Vergleichen (ALT+V)
    hier kann mit AUF/ AB gewählt werden ob die Zeichenkette am "Anfang des Feldinhaltes" erscheinen muss, ob die Zeichenkette "Teil des Feldinhaltes" sein muss oder ob die Zeichenkette dem gesamten Feldinhalt (Ganzes Feld) ensprechen muss.
  • Schalter WEITERSUCHEN (ALT+W)
    Die Zeichenkette wird gesucht. Das gleiche geschied auch, wenn man von beliebiger Stelle (mit Ausnahme des Schalters ABBRECHEN) aus EINGABE drückt. Wird eine Zeichenfolge gefunden, die der gesuchten entspricht, so wechselt der Fokus im Arbeitsbereich in diese Zelle. Jedes

weitere WEITER oder EINGABE sucht die nächste Zeichenkette und setzt den Fokus neu.

  • Schalter ABBRECHEN
    Die Suche wir abgebrochen und das Dialogfenster geschlossen.
  • Suchen (ALT+U)
    hier kann mit AUF/ AB zwischen Aufwärts, Abwärts und alle suchen unterschieden werden.
  • Kontrollfeld Groß-/Kleinschreibung beachten (ALT+K)
    mit LEER kann dies wechselweise ein- und ausgeschaltet werden
  • Kontrollfeld Formatierung beachten (ALT+F)
    mit LEER kann dies wechselweise ein- und ausgeschaltet werden. Ist das Kontrollfeld aktiviert, wird die Suche auf Ergebnisse, deren Formatierung (Textauszeichnung etc.) genau mit dem Suchbegriff übereinstimmt beschränkt.

Mit ESC oder dem Schalter ABBRECHEN kann das Dialogfeld geschlossen werden. Erst nach Schließen des Dialogfensters sieht man, wohin der Fokus gesetzt wurde.

Möchten man Werte der Tabelle durch eine beliebige Zeichenkette ersetzen, wechseln wechselt man auf die Registerkarte ERSETZTEN oder öffnet das Dialogfenster gleich mit dieser Registerkarte entweder über STRG+H oder Registerkarte START Gruppe SUCHEN Menüpunkt ERSETZEN (kurz: ALT+R,R)

Das Dialogfeld ERSETZEN ist im Aufbau weitgehend identisch zur Suche. Es enthält zusätzlich das Eingabefeld ERSETZEN DURCH (ALT+D), in welches man die Zeichenkette einträgt, durch welche die Suchergebnisse ersetzt werden sollen.

  • Der Schalter WEITERSUCHEN (ALT+W) sucht lediglich nach einem Eintrag, der dem Suchbegriff entspricht.
  • Der Schalter ERSETZEN (ALT+E) ersetzt den gefundenen Eintrag durch die gewählte Zeichenkette
  • Der Schalter ALLE ERSETZEN (ALT+T) ersetzt ohne weitere Rückfrage alle Einträge, die dem Suchkriterium entsprechen.

Auch die Funktion ERSETZEN muss mit Bedacht eingesetzt werden, da sich der Vorgang nicht rückgängig machen lässt.

Filter

Filter ermöglichen es, Datensätze mit gemeinsamen Eigenschaften aus einer großen Datenmenge herauszusuchen. Dabei kann der Benutzer die Eigenschaften frei wählen. Ein Unternehmen könnte seine Kundendaten zum Beispiel nach den Kriterien "Frau, jünger als 30, älter als 20, Wohnort Mannheim" filtern, um einen Werbe-Serienbrief an diese Zielgruppe zu versenden.

allgemeine Filter

Access bietet für jedes Feld eines Formulars bzw. einer Tabelle allgemeine Filter (AutoFilter), über die sich Datensätze schnell filtern lassen. Abhängig vom Feldtyp, den das zu filternde Feld besitzt, stehen verschiedene Filter zur Verfügung: Zahlenfilter, Textfilter und Datumsfilter.

  1. Öffnen der Tabelle, auf welche die Filterkriterien angewandt werden soll
  2. Den Fokus in die Spalte setzen nach deren Werten gefiltert werden soll
  3. Wählen des Registers START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt FILTERN (kurz: ALT+R, FI)
  4. Es öffnet sich ein Kontextmenü in dem mit AUF/ AB bzw. TAB von Menüpunkt zu Menüpunkt gewechselt werden kann.
    • Als erstes werden wieder die beiden oben schon erwähnten Sortierungsmöglichkeiten angeboten (aufsteigend/absteigend nach Alphabet, Datum, Zahl, ...).
    • Hiernach kann der Filter (falls vorhanden) wieder gelöscht werden: "Filter löschen aus ..."
    • Als drittes folgt der eigentliche Filter. Je nach Typ der Daten: Zahlenfilter, Textfilter, Datumsfilter, ....
      Mit RECHTS öffnet sich ein weiteres Untermenü, welches aber für jeden Typ leicht unterschiedlich ist. Beim Zahlenfilter hat man die Wahl zwischen:
      • Gleich...
      • Nicht gleich ...
      • Kleiner als ...
      • Größer als ...
      • Zwischen ...
    Beim Textfilter erscheinen Filter wie:
    • Beginnt mit ...
    oder
    • Enthält ...
    EINGABE bestätigt den gewünschten Filter und öffnet ein Dialogfenster, in dem der Filter näher beschrieben wird. Man befindet sich sofort in einem Eingabefeld, in dem die Zahl, der Buchstabe/ die Buchstabenfolge eingetippt werden kann, nach der man filtern will. Beim Zahlen Filter "Gleich ..." also die Zahl, die der Datensatz in der ausgewählten Spalte enthalten soll.
    • Als viertes bietet Access noch die Möglichkeit des Filterns mit Hilfe der Werteliste.
      Unterhalb des Zahlenfilters/Datumsfilters bzw. Textfilters zeigt das Menü noch eine Liste aller innerhab der Spalte exitierenden Werte an, sowie "(Alle auswählen)" und "(Leer)". Hier kann jeder einzelne Wert mit LEER gewählt bzw. nicht gewählt werden. Mit TAB verlässt man die Liste. EINGABE bewirkt, dass nur die Werte angezeig werden, die gewählt wurden.

Nacheinander kann man so mehrere Filter kombinieren.

Auswahlbasierter Filter

Der auswahlbasierte Filter ist sehr leicht anzuwenden. Er verwendet den Wert des aktuell ausgewählten Feldes als Filterkriterium. Will man nur einen Teil des Feldinhaltes als Wert benutzen (nur bei Feldtyp Datum und Text), so muss man vorher diesen Teil markieren. Mit dem Cursor vor den ersten Buchstaben und dann mit SHIFT+RECHTS bis zum letzten Buchstaben, dem der Wert enthalten soll.

  1. Öffnen der Tabelle, auf welche die Filterkriterien angewand werden sollen.
  2. Navigieren in das Feld, welches den Wert enthält, nach dem die Tabelle gefiltert werden soll.
  3. Aufruf des Registers START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt AUSWAHL (kurz: ALT+R, W)
  4. Es öffnet sich ein Untermenü in dem mit den PFEILTASTEN AUF/ AB zwischen folgenden Punkten ausgewählt werden kann:
    • Ist gleich "Wert"
    • Ist ungleich "Wert"
    • Enthält "Wert"
    • Entält nicht "Wert"
  5. In der Tabelle werden nun nur noch diejenigen Datensätze angezeigt, die der gewünschten Auswahl entspricht.
  6. Die Funktion des auswahlbasierten Filters lässt sich wiederholt nacheinander anwenden.
Formularbasierter Filter

Der formularbasierte Filter wird - wie der Name schon vermuten lässt - eher aus einem Formular heraus aufgerufen, lässt sich allerdings auch aus einer Tabelle starten. Die Idee dieses Filters ist es, den Anwender beim Finden seiner Filterkriterien dadurch zu unterstützen, dass er eine Auswahl von Filtermöglichkeiten angezeigt bekommt, aus denen er nur noch wählen muss.

Geöffnet wird der Formularbasierte Filter im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt FORMULARBASIERTER FILTER (kurz: ALT+R, FW, F).

Die Registerkarte mit der aktuellen Tabelle wird durch eine leere Tabelle ersetzt, die aber die gleichen Spaltenüberschriften besitzt, wie die Tabelle in der gefiltert werden soll. Der Fokus steht in Spalte 1 Zeile 1.

(Ist die Tabelle nicht leer, so existiert bereits ein formularbasierter Filter, diesen löscht man im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt ALLES LÖSCHEN (kurz: ALT+R, FW, E))

Mit den RECHTS/ LINKS kann durch die Spalten der neuen Tabelle navigiert werden. Mit ALT+AB öffnet sich eine Liste aller in der Tabelle innerhalb dieser Spalte verfügbaren Werte. Man kann nun einen Wert auswählen (AUF/AB), den die gefilterte Liste enthalten soll. So kann man in beliebig vielen Spalten Werte auswählen.

Will man später vielleicht alle Zeilen sehen, die in der Spalte KUNDE "Firma CC" oder "Firma A" enthalten, so kann man mit STRG+TAB in eine neue leere Tabelle wechseln, mit der man diese Oder-Verknüpfungen erzeugt. Diese Tabelle ist wieder leer und kann genauso wie die erste Filter Tabelle mit Filterwerten gefüllt werden. Man kann also auch filtern nach allen Zeilen, die in Spalte Kunde "Firma CC" haben oder in Spalte VERSANDDATUM "23.02.2006".

Man kann beliebig viele Oder-Filtertabellen erstellen.

Will man nochmal in eine vorher definierte Filtertabelle zurückspringen so erreicht man diese mit STRG+SHIFT+TAB. Mit SHIFT TAB gelangt man dann wieder in die anderen Filter, bis zur letzten bei der SHIFT+TAB das Erstellen einer neuen Oder+Filtertabelle bewirkt.

Mit Hilfe des Registers START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN (kurz: ALT+R, FW, O), wird der definierte Filter auf die Tabelle angewand. Man befindet sich wieder in der ursprünglichen Tabelle, auf die aber die definierten Filterkriterien angewand wurden.

Ein formularbasierter Filter kann im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt ALS ABFRAGE SPEICHERN (kurz: ALT+R, FW, L) gespeichert werden. Es öffnet sich ein Dialogfeld, indem sofort der Name des Filters eingetragen werden kann.

Innerhalb des formularbasierten Filters kann diese Filter auch jederzeit geladen werden, Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt VON ABFRAGE LADEN (kurz: ALT+R, FW, 2x O). Es öffnet sich ein Dialogfeld, mit der Liste aller gespeicherten Abfragen. Mit AUF/AB kann die gewünschte Abfrage ausgewählt und geladen werden.

Filter ausschalten

Im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt FILTER EIN/AUS (kurz: ALT+R,I) kann der zuletzt angewandte Filter wechselweise ein- und ausgeschaltet werden.

Will man alle auf die Tabelle angewandten Filter gleichzeitig löschen, so wählt man im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt ALLE FILTER LÖSCHEN (kurz: ALT+R, FW, C). Als Ergebnis erhält man wieder die ungefilterte Liste.

Access: Übung Filter

Spezialfilter/-sortierung

Der Spezialfilter ist der mächtigste Filter in Access, seine Bedienung ist allerdings recht komplex. Mit ihm lassen sich alle Filterwünsche erfüllen und die Daten können im gleichen Arbeitsgang auch sortiert werden. Alle durch andere Verfahren gesetzte Filter lassen sich mit Hilfe des Spezialfilters nachbearbeiten und weiter verfeinern.

Der Spezialfilter wird über das Register START Gruppe SORTIERN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt SPEZIALFILTER/-SORTIERUNG (kurz: ALT+R, FW, S) eingeschaltet. Dabei öffnet sich ein eigenes Filter-Fenster, welches dem Fenster gleicht, über welches Abfragen erstellt werden. Prinzipiell sind die Filterfunktionen von Access nichts anderes als Abfragen innerhalb einer einzigen Tabelle.

Das von links nach rechts langgezogene Fenster besteht aus zwei Bereichen, zwischen denen man mit F6 wechseln kann. Im oberen Teil wird die Tabelle angezeigt, auf welche die Filter angewendet werden sollen. Die Tabelle wird als sogenannte Feldliste angezeigt. Eine Feldliste zeigt die Spaltenüberschriften einer Datentabelle in Listenform, also in vertikaler Ausrichtung, an. Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Kriterienbereich. Er besteht aus einer Tabelle. Die Zeilen der Tabelle sind wie folgt beschriftet:

  1. FELD:
  2. SORTIERUNG:
  3. KRITERIEN:
  4. ODER:

Die Spalten haben keine Beschriftung.

Um einen Filter zu erstellen, geht man wie folgt vor:

  1. man navigieren mit den Pfeiltasten in ein freies Feld in der ersten Zeile der Tabelle. Jaws sagt ein Eingabefeld an.
  2. Mit ALT+AB öffnen Sie die Ausklappliste des Feldes. In ihr befinden sich alle Spaltenüberschriften der Tabelle, in der Sie filtern möchten. Mit AB und AUF navigieren Sie zu der Spaltenüberschrift, in der die zu filternden Daten stehen, drücken ESC und danach AB (!!! nicht EINGABE!!!). Kennen Sie den Namen der Spaltenüberschrift auswendig, können Sie ihn auch ohne die Ausklappliste einfach direkt in das Eingabefeld eingeben. Access unterstützt Sie bei der Eingabe, indem es versucht, anhand der bereits getippten Buchstaben zu erkennen, welche Spaltenüberschrift gewünscht ist und diese automatisch ergänzt. Übernommen wird der Eintrag durch Drücken von AB. (!!! erneut: nicht EINGABE!!!)
  3. Der Cursor sollte nun in der gleichen Spalte eine Zeile tiefer im Feld SORTIERUNG stehen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:
    • Soll keine Sortierung vorgenommen werden, lassen Sie das Feld frei und gehen mit AB in die nächste Zeile.
    • Wünschen Sie eine Sortierung, so legen Sie deren Art durch Öffnen der Ausklappliste mit ALT+AB fest. Zur Wahl stehen AUFSTEIGEND, ABSTEIGEND und KEINE SORTIERUNG. Drücken Sie anschließend ESC und dann AB. Selbstverständlich können Sie die Art der Sortierung auch wieder durch direkte Eingabe in das Eingabefeld durch Ausschreiben des entsprechenden Begriffes festlegen. Access unterstütz sie auch hierbei. Beenden Sie Ihre Eingabe in diesem Fall mit AB.
  4. Der Cursor steht nun im Feld KRITERIEN. Formulieren Sie hier Ihre Filterkriterien mit Hilfe von Operatoren und Platzhaltern (Siehe auch: Access: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke). Gehen Sie nach Ihrer Eingabe mit AB in die nächste Zeile.
  5. Sie befinden sich im Feld ODER. In diesem Feld können Sie mit Operatoren und Platzhaltern ein zweites Filterkriterium angeben, nach dem innerhalb der gewählten Spaltenüberschrift gesucht werden soll. Diese Funktion wird häufig zum Herausfiltern von Bereichen benötigt, zum Beispiel um Menschen zu finden, die jünger als 30, aber älter als 20 sind. Drücken Sie nun EINGABE und nicht AB. Der Cursor bleibt in der gleichen Zeile, springt aber eine Spalte weiter nach rechts.
  6. Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
    • Sie navigieren in der freien Spalte wieder in die erste Zeile, um ein neues Filterkriterium zu definieren und wiederholen diesen Vorgang, bis Sie alle von Ihnen gewünschten Filter eingegeben haben.
    • Sie wenden den Filter auf die Tabelle an, indem Sie den Menüeintrag FILTER - FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN (ALT,R,O) wählen. Sie können nach Betrachten des Filterergebnisses durch erneutes Aufrufen des Spezialfilters jederzeit Korrekturen vornehmen.

Möchten Sie die Filter wieder entfernen, rufen Sie den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN (ALT,S,N) auf und kehren dadurch zur vollständigen Ansicht der Tabelle zurück.


Access: Übung Spezialfilter

Tabelle: Entwurfsansicht

In der Tabellen-Entwurfsansicht von Access wird die Struktur einer Tabelle angelegt und bearbeitet. Die Tabellen-Entwurfsansicht wird über das Register ERSTELLEN Gruppe TABELLEN Menüpunkt TABELLENENTWURF (kurz: ALT+L, TW) aufgerufen.

Im Arbeitsbereich wird eine neue Registerkarte mit dem Namen "TabelleNr" angelegt. Diese Registerkarte aus zwei Fensterbereichen, dem Feldeingabebereich in der oberen Fensterhälfte und dem Feldeigenschaftenbereich mit dem Informationsbereich in der unteren Bildschirmhälfte. Zwischen den beiden Bereichen kann mit der Taste F6 gewechselt werden (vorausgesetzt, man hat min. einen Feldnamen für das neue Feld vergeben und der Fokus befindet sich in dieser Zeile).

Arbeiten in der Tabellen-Entwurfsansicht

Neue Tabelle erstellen

Die Grobstruktur einer neuen Tabelle wird über den Feldeingabebereich erstellt.

Der Feldeingabebereich besteht wiederum aus einer dreispaltigen Tabelle. Die erste Spalte trägt die Überschrift FELDNAME, die zweite Spalte die Überschrift FELDDATENTYP und die dritte Spalte die Überschrift BESCHREIBUNG. In jeder Zeile des Feldeingabebereichs kann die Spalte für eine Tabelle angelegt und definiert werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren in die Spalte FELDNAME.
  2. Einen sinnvollen Namen für die neue Spalte wählen. Der Name sollte so gewählt sein, dass die Funktion der Spalte sofort aus ihm heraus ersichtlich ist.
  3. Navigieren Sie in die Spalte FELDDATENTYP (mit TAB).
  4. Öffnen Sie mit ALT+AB die Ausklappliste des Feldes und wählen sie mit AB und AUF den Feldtyp, den Sie für die Spalte wünschen. Sie können aus den folgenden Optionen wählen.
    • Text - Ermöglicht die Eingabe von bis zu 255 Zeichen, z.B. Text, Sonderzeichen und Zahlen.
    • Memo - Ermöglicht die Eingabe von längeren Texten, aber auch Sonderzeichen und Zahlen (65535 Zeichen).
    • Zahl - Es dürfen ausschließlich Zahlen eingegeben werden, wobei zwischen verschiedenen Zahlenarten unterschieden wird: Integer, Long Integer, Single, Double, Dezimal und Replikations ID.
    • Datum/Uhrzeit - Ermöglicht die Eingabe von Datumsangaben und Uhrzeiten. Verschiedene Arten der Darstellung sind dabei möglich.
    • Währung - Ermöglicht die Eingabe von Zahlen, die in der Darstellung um Währungszeichen wie z.B. € oder $ ergänzt werden.
    • Autowert - Nummeriert Datensätze automatisch. Der erste Datensatz erhält die 1, der zweite die 2 usw., kein zweiter Datensatz erhält die gleiche Nummer. In jeder Tabelle darf es nur eine Spalte vom Feldatentyp AUTOWERT geben.
    • Ja/Nein - Statt eines Zeichens wird ein Kontrollfeld in der Tabelle eingeblendet. Gesetzter Haken bedeutet JA, kein Haken bedeutet NEIN.
    • OLE Objekt - Ermöglicht das Einfügen von OLE Objekten. OLE Objekte sind Objekte anderer Anwendungen, aber auch Klänge oder andere binäre Daten.
    • Hyperlink - Ermöglicht die Eingabe von Hyperlinks, die aus Text, Zahlen und Sonderzeichen bestehen können.
    • Nachschlage Assistent - Ermöglicht die Übernahme von Werten aus anderen Tabellen oder die Auswahl mit Hilfe einer Liste oder eines Kombinationsfeldes.
  5. Navigieren Sie mit RECHTS in die Spalte BESCHREIBUNG. Sofern der Name der Tabelle aussagekräftig ist, kann das Feld BESCHREIBUNG frei bleiben. Gerade bei komplexen Datenbanken ist es aber durchaus sinnvoll, in das Feld BESCHREIBUNG eine kurze Erklärung über den Inhalt und die Funktion der Spalte aufzunehmen. Dies erleichtert es anderen Benutzern, die Struktur der Datenbank nachzuvollziehen.

!!!!!!!!!!!!!! ACCESS 2003 !!!!!!!!

Mit den oben beschriebenen Schritten ist eine Spalte der neuen Tabelle erstellt worden. Sie können nun weitere Einstellungen an der eben erstellten Spalte vornehmen oder eine weitere Spalte definieren, indem Sie die Schritte in einer neuen Zeile im Feldeingabebereich wiederholen.

Um die weiteren Eigenschaften einer Spalte zu bearbeiten, wechseln Sie mit F6 aus der Zeile des Feldeingabebereichs, in der Sie erstellt wurde zum zugehörigen Feldeigenschaftenbereich. Die in den Feldeigenschaften gesetzten Werte gehören jeweils zu einer Zeile aus dem Feldeingabebereich, ändern sich also in Abhängigkeit der Zeile, aus der heraus sie aufgerufen wurden. Der Feldeigenschaftenbereich besteht aus zwei Registerkarten, ALLGEMEIN und NACHSCHLAGEN. Auf jeder Registerkarte findet man eine einspaltige Tabelle. Die Zeilenbeschriftung gibt Aufschluss über die Werte, welche über die Felder beeinflusst werden können. Viele der Felder dürfen übrigens auch frei sein, wenn der Benutzer keinen Eintrag wünscht. Andere Felder müssen zwingend einen Wert enthalten. Manche Felder sind nur bei bestimmten Felddatentypen sichtbar, wundern Sie sich also nicht, wenn Sie nicht alle unten beschriebenen Felder sehen.

Auf der Registerkarte ALLGEMEIN finden Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:

  • FELDGRÖSSE - Wie viele Zeichen dürfen maximal in das Feld eingegeben werden? Bei Zahlen wählen Sie mit ALT+AB den gewünschten Zahlentyp (Integer, Double etc.)
  • FORMAT - Wie sollen die Feldinhalte später dargestellt werden? Hier können beispielsweise Währungssymbole oder ähnliches aus einer mit ALT+AB erreichbaren Ausklappliste gewählt werden.
  • DEZIMALSTELLENANZEIGE - Wie viele Dezimalstellen sollen bei Kommazahlen dargestellt werden?
  • EINGABEFORMAT - Legt ein Muster für alle Daten fest, die später in das Feld eingegeben werden sollen. Über die APPLIKATIONSTASTE und den Eintrag AUFBAUEN (APPLIKATIONSTASTE,A) lässt sich ein Assistent starten, der bei der Festlegung des Eingabeformates hilft.
  • BESCHRIFTUNG - Wie soll das Feld in Tabellen, Berichten und Formularen bezeichnet werden?
  • STANDARDWERT - Welchen Wert soll das Feld bei einem neu angelegten Datensatz anfänglich haben? Über die APPLIKATIONSTASTE und den Eintrag AUFBAUEN (APPLIKATIONSTASTE,A) lässt sich der AUSDRUCKSGENERATOR aufrufen. Dieser versucht beim Finden eines Wertes oder beim Aufbau eines Ausdrucks zu helfen, ist aber eher für fortgeschrittene Benutzer gedacht.
  • GÜLTIGKEITSREGEL - Mit der Gültigkeitsregel kann man einstellen, welche Daten bei der Eingabe angenommen und welche abgewiesen werden. Auf diese Weise lassen sich Fehler durch falsch eingegebene Daten vermeiden. Über die APPLIKATIONSTASTE und den Eintrag AUFBAUEN (APPLIKATIONSTASTE,A) lässt sich erneut der AUSDRUCKSGENERATOR zur Unterstützung aufrufen.
  • GÜLTIGKEITSMELDUNG - Welche Meldung soll der Anwender erhalten, wenn er versucht, ungültige Daten einzugeben?
  • EINGABE ERFORDERLICH - Muss das entsprechende Feld zwingend einen Wert enthalten? Hier können die Werte JA und NEIN aus einer mit ALT+AB erreichbaren Ausklappliste gewählt werden.
  • LEERE ZEICHEN - Soll eine leere Zeichenfolge (= doppelte Anführungszeichen hintereinander "") als gültiger Eintrag akzeptiert werden?
  • INDIZIERT - Soll ein Suchindex zum schnelleren Auffinden der Daten bei größeren Tabellen für diese Spalte erstellt werden? (Mögliche Einstellungen sind: NEIN, JA (DUPLIKATE MÖGLICH), JA (OHNE DUPLIKATE)).
  • UNICODE-KOMPRESSION
  • IME-MODUS
  • IME-SATZMODUS
  • SMARTTAGS

Anfänger sollten die Felder INDIZIERT, UNICODE-KOMPRESSION, IME-MODUS, IME-SATZMODUS und Smarttags auf den voreingestellten Werten belassen.

Auf der Registerkarte NACHSCHLAGEN befindet sich in der ersten Zeile eine Ausklappliste, welche Sie mit ALT+AB öffnen können. Je nach dem, welches Feld man in der Ausklappliste angewählt hat, können unterhalb neue Einträge erscheinen. Da die Funktion NACHSCHLAGEN aber bereits zu den fortgeschritteneren Funktionen zählt, wird sie hier nicht weiter beschrieben.

Zeilen löschen

Eine Zeile in der Entwurfsansicht entspricht einer Tabellen-Spalte in der Datenblattansicht. Wird eine bestimmte Spalte der Tabelle nicht mehr benötigt, so kann man diese durch das Löschen der zugehörigen Zeile in der Entwurfsansicht entfernen. Alle Einträge, welche die Tabelle in der entsprechenden Spalte enthielt, werden dadurch unwiederbringlich mitgelöscht. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, die Sie löschen möchten.
  2. Wählen Sie den Menüeintrag BEARBEITEN - ZEILEN LÖSCHEN (ALT+B+C) oder wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag ZEILEN LÖSCHEN (APPLIKATIONSTASTE,L).
  3. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage des erscheinenden Dialogfeldes mit JA.

Zeile einfügen

Eine Zeile in der Entwurfsansicht entspricht einer Tabellen-Spalte in der Datenblattansicht. Wird in der Datenblattansicht eine neue Spalte zwischen zwei bereits existierenden Spalten benötigt, so können Sie dies durch das Einfügen einer neuen Zeile zwischen zwei bestehenden Zeilen in der Entwurfsansicht erreichen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, vor der Sie eine neue Spalte einfügen möchten.
  2. Wählen Sie den Menüeintrag EINFÜGEN - ZEILEN (ALT+E,E) oder wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag ZEILEN EINFÜGEN (APPLIKATIONSTASTE,E).
  3. Füllen Sie die neu entstandene Zeile mit den von Ihnen gewünschten Werten.

Primärschlüssel festlegen

Um die Datenfelder einer Spalte als Primärschlüssel festzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, die Sie als Primärschlüssel festlegen wollen.
  2. Wählen Sie den Menüeintrag BEARBEITEN - PRIMÄRSCHLÜSSEL (ALT+B,P) oder wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag PRIMÄRSCHLÜSSEL (APPLIKATIONSTASTE,P).

Möchten Sie aus irgendeinem Grund den Primärschlüssel wieder entfernen, wiederholen Sie den oben beschriebenen Vorgang.

Möchten Sie einer anderen Spalte den Primärschlüssel zuweisen, so entfernen Sie ihn bitte zunächst und weisen ihn danach der neuen Spalte zu.

Gültigkeitsprüfung während der Eingabe

Um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, ist es sinnvoll für fehleranfällige Datenfelder eine Gültigkeitsprüfung während der Dateneingabe zu definieren. Access macht dies für die Datentypen DATUM/UHRZEIT, ZAHL, WÄHRUNG und JA/NEIN in begrenztem Umfang bereits automatisch. So protestiert es bei dem Versuch, Buchstaben in ein Zahlenfeld einzutippen oder moniert unklar eingegebene Datumsangaben. Für weitergehende Gültigkeitsprüfungen oder eine Gültigkeitsprüfung bei TEXT kann man in der Entwurfansicht innerhalb der Feldeigenschaften beim Eintrag GÜLTIGKEITSREGEL sehr genaue Regeln formulieren. Bei Verstößen gegen eine Gültigkeitsregel kann ebenfalls in der Entwurfsansicht der Text der Fehlermeldung über den Eintrag GÜLTIGKEITSMELDUNG definiert werden. Gut formulierte Fehlermeldungen helfen dem Anwender später, seinen Fehler zu begreifen und in Zukunft zu vermeiden.

Gültigkeitsregeln werden aus den gleichen Operatoren und Platzhaltern aufgebaut, die auch bei Filtern und Abfragen eingesetzt werden. (Mehr unter Access: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke.) Zusätzlich steht eine Funktion DATUM() zur Verfügung, welche bei Vergleichsoperationen immer automatisch das aktuelle Datum einträgt. Sollen für ein Feld gleichzeitig mehrere Regeln gelten, so kann man diese durch die Operatoren UND, ODER, NICHT, und ZWISCHEN miteinander verknüpfen. Bei der Eingabe sollten folgende weitere Regeln beachtet werden:

  • Zahlenangaben werden direkt hinter den Vergleichsoperator geschrieben, z.B. <= 3
  • Datums- und Zahlenangaben werden von Zahlzeichen/Rauten umgeben, z.B. < #11.09.2001#
  • Text wird von Anführungszeichen umgeben, z.B. > "A"
  • Logische Angaben werden ohne Anführungszeichen durch JA und NEIN eingegeben, z.B. <> NEIN

Weitere Beispiele:

  • WIE "E*" - Sucht alle Einträge, die mit E beginnen.
  • WIE "[!E]" - Akzeptiert alle Zeichen außer E.
  • WIE "[A-G]" - Akzeptiert nur die Buchstaben A, B, C, D, E, F und G.
  • WIE "[AG]*" - Akzeptiert alle Einträge, die mit A oder G beginnen.
  • WIE "A?????" - Akzeptiert alle Einträge, die mit A anfangen und 5 Zeichen lang sind.
  • WIE "####" - Akzeptiert eine Zeichenkette aus vier Ziffern.
  • ZWISCHEN 1 UND 10 - Akzeptiert Werte von 1 bis 10.
  • > #11.09.2001# und < Datum() - akzeptiert Datumsangaben die zwischen dem 11. September 2001 und dem aktuellen Datum liegen.

Mit Index / Indizes arbeiten

Indizes definieren und bearbeiten Sie am einfachsten in der Tabellen- Entwurfsansicht.

Einfachen Index erstellen
  1. Navigieren Sie in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, für die Sie einen Index erstellen möchten.
  2. Wechseln Sie mit F6 in die FELDEIGENSCHAFTEN und navigieren Sie zum Eintrag INDIZIERT.
  3. Öffnen Sie mit ALT+AB die Ausklappliste und wählen Sie die Art des Index, den Sie erstellen möchten (JA (Duplikate möglich) oder JA (Ohne Duplikate)).
Indexfenster

Das Indexfenster gibt Ihnen eine Übersicht über alle in einer Tabelle bestehenden Indizes. Um es zu öffnen, wählen Sie in der Tabellen-Entwurfsansicht den Menüeintrag ANSICHT - INDIZES (ALT,A,N). Das Indexfenster besteht aus zwei Fensterteilen, zwischen denen Sie mit der Taste F6 wechseln können: einer dreispaltigen Tabelle im oberen Fensterbereich und den Indexeigenschaften (bestehend aus drei Eingabefeldern). Leider wird dieser Wechsel nicht durch eine JAWS-Ansage kenntlich gemacht, man muss sich an den jeweils gefundenen Feldern orientieren. Die dreispaltige Tabelle hat folgende Spaltenüberschriften:

  • INDEXNAME - Hier vergeben Sie einen Namen für den Index, z.B. Primärschlüssel. In vielen Fällen können Sie als Indexnamen aber auch den Feldnamen vergeben, auf den sich der Index bezieht. Lediglich bei zusammengesetzten Indizes empfiehlt sich ein eigenständiger Name.
  • FELDNAME - Hier öffnen Sie mit ALT+AB die Ausklappliste und wählen das Feld (die Spalte), für das ein Index eingerichtet werden soll.
  • SORTIERREIHENFOLGE - Hier öffnen Sie mit ALT+AB die Ausklappliste und legen die Sortierreihenfolge (AUFSTEIGEND / ABSTEIGEND) fest.

Aus der Zeile, in der Sie einen Index definiert haben, wechseln Sie mit F6 zu den Indexeigenschaften. Folgende Optionen können Sie hier jeweils über eine Ausklappliste definieren, die Sie wie üblich mit ALT+AB öffnen:

  1. PRIMÄRSCHLÜSSEL - JA definiert den Index als Primärschlüssel. Ist bereits ein Primärschlüssel in der Tabelle vorhanden, so wird dieser automatisch in einen Index ohne Duplikate umgewandelt. Ist ein bestehender Primärschlüssel bereits Teil einer oder mehrerer Beziehungen, so wird der Wechsel von Access zurückgewiesen.
  2. EINDEUTIG - Der Eintrag JA legt fest, dass der Index keine Duplikate enthalten darf. Dies ist beispielsweise Voraussetzungen für einen Primärschlüssel. Enthält die Spalte aber Duplikate, so verweigert Access die Einstellung JA. Der Eintrag NEIN erlaubt Duplikate.
  3. NULLWERTE IGNORIEREN - Der Eintrag JA schließt leere Datenfelder vom Index aus. Für den Primärschlüssel ist nur der Eintrag NEIN erlaubt.

Das Indexfenster schließen Sie mit ALT+LEERTASTE,X oder mit ALT+F4.

Zusammengesetzten Index definieren

Ein zusammengesetzter Index besteht aus mehreren untereinander definierten Indizes, die unter einem gemeinsamen Indexnamen zusammengefasst sind. Gehen Sie zu seiner Erstellung wie folgt vor:

  1. Definieren Sie den Index des ersten Datenfelds wie bei einem einfachen Index, und vergeben Sie dabei einen sinnvollen Indexnamen.
  2. Wechseln Sie mit AB in die nächste Zeile. Ist diese nicht frei, fügen Sie bitte mit APPLIKATIONSTASTE,E eine neue Zeile ein.
  3. Lassen Sie das Feld INDEXNAME frei und definieren Sie alle anderen Felder und die Indexeigenschaften entsprechend Ihrer Wünsche.
  4. Wiederholen Sie den letzten Schritt, wenn Sie dem Index noch mehr Datenfelder hinzufügen möchten. Diese werden später bei der Indexerstellung durch Access in der Reihenfolge abgearbeitet, in der sie definiert wurden.
Index löschen
Einfachen Index löschen
  1. Navigieren Sie in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, in der Sie den einfachen Index löschen möchten.
  2. Wechseln Sie mit F6 in die FELDEIGENSCHAFTEN und navigieren Sie zum Eintrag INDIZIERT.
  3. Öffnen Sie mit ALT+AB die Ausklappliste und wählen Sie mit ALT+AB als Indextyp NEIN.
Beliebigen Index löschen
  1. Wählen Sie in der Tabellen-Entwurfsansicht den Menüeintrag ANSICHT - INDIZES (ALT,A,N).
  2. Navigieren Sie mit AB und AUF in die Zeile, die den Eintrag zu dem Index enthält, den Sie löschen möchten.
  3. Löschen Sie den Eintrag über das Kontextmenü ZEILEN LÖSCHEN (APPLIKATIONSTASTE,L).
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