Access 2010: Formulare

Formulare

Formulare sind Masken zur Datenein- und -ausgabe. Sie sollen die tag- tägliche Arbeit mit einer Datenbank erleichtern, indem Sie anders als Datentabellen nicht alle Datensätze auf einmal, sondern immer nur ausgewählte Datensätze anzeigen. Formulare sind also deutlich übersichtlicher als Datentabellen. Desweiteren ist es über Formulare möglich, Daten in verschiedene Datentabellen einzugeben. Formulare kann man auf Grundlage von Datentabellen und Abfragen erstellen und dabei gezielt Datenfelder auswählen oder auch auf sie verzichten.

Formulare können gerade blinden Menschen die Arbeit mit einer Datenbank stark erleichtern, da sie sich viele Bedienschwierigkeiten von Access durch geschickt gestaltete Masken umschiffen lassen. Unglücklicherweise lassen sich solch gut gestaltete Formulare nur sehr schwer ohne Maus erzeugen, da die dafür benötigten Werkzeuge für eine sinnvolle Bedienung eine Maus fast zwingend voraussetzen. Zwar ist es möglich über eine Reihe von Tricks zahlreiche ansonsten den Mausbenutzern vorbehaltene Funktionen auch blind zu bedienen, diese erfordern aber sehr tiefgreifende Datenbankkenntnisse und Kenntnisse im Umgang mit dem Screenreader.

Gut bedienbar sind hingegen die Assistenten zum automatischen Erstellen einfacher Formulare, allen voran der Autoformular Assistent.

Autoformular erstellen

Autoformulare sind der einfachste und schnellste Weg einfache Formulare zu erstellen. Sie werden aus dem Datenbankfenster heraus erzeugt.

1. Navigieren Sie auf eine bestehende Abfrage oder Tabelle
2. Wählen Sie den Menüeintrag ERSTELLEN - FORMULAR ALT,L,FR). Access erstellt ein Formular, welches alle Felder der zugrundeliegenden Tabelle oder Abfrage enthält und öffnet dieses.
3. Speichern Sie das Formular mit STRG+S ab und geben Sie ihm im sich öffnenden Dialogfenster einen Namen.

Formularassistent

Der Formularassistent unterstützt Sie beim Anlegen von Formularen, indem er Sie Schritt für Schritt durch den Erstellungsprozeß begleitet. Sie haben die Möglichkeit die Tabellen oder Abfragen, sowie die von Ihnen gewünschten Datenfelder für das Formular zu wählen und einen Layouttyp zu setzen.

Das Erstellen eines Formulars mit dem Formularassistenten erfordert mehrer Schritte.

Auswählen der Datenfelder

1. Navigieren Sie aim Menüband zum Eintrag ERSTELLEN - FORMULAR-ASSISTENT alt, L,W. Es öffnet sich das Dialogfenster FORMULAR-ASSISTENT.
2. Das FORMULAR-ASSISTENT Dialogfenster besteht zu Beginn aus einer Ausklappliste und zwei Listenfeldern, sowie mehreren Schaltern.
3. Wechseln Sie mit UMSCHALT+TAB zur Ausklappliste TABELLEN/ABFRAGEN und öffnen Sie diese mit ALT+AB.
4. Wählen Sie aus der Ausklappliste mit AB und AUF die Tabelle oder Abfrage, welche die Datenfelder für Ihr geplantes Formular enthält.
5. Wechseln Sie mit TAB oder ALT+V zum ersten Listenfeld mit der Überschrift VERFÜGBARE FELDER.
6. Navigieren Sie mit AB und AUF zu einem Datenfeld welches Sie in Ihr Formular aufnehmen möchten.
7. Springen Sie mit 2 mal TAB zum Schalter mit der Beschriftung ">" und drücken Sie EINGABE. Das Datenfeld wird dadurch in das zweite Listenfeld AUSGEWÄHLTE FELDER (ALT+A) verschoben und verschwindet aus dem Listenfeld VERFÜGBARE FELDER.
8. Wechseln Sie mit 2 mal UMSCHALT+TAB oder mit ALT+V zurück in das Listenfeld VERFÜGBARE FELDER und wiederholen Sie den Vorgang für alle Felder, die Sie für Ihren Bericht benötigen.
9. Benötigen Sie Datenfelder aus anderen Abfragen oder Tabellen, so können Sie jederzeit mit TAB oder über die Tastenkombination ALT+T zur Ausklappliste TABELLEN/ABFRAGEN zurückkehren und dort eine andere Auswahl treffen. Das die Inhalte des Listenfelds VERFÜGBARE FELDER werden von Access automatisch angepasst.
10. Möchten Sie alle Datenfelder einer Datentabelle oder Abfrage auf einmal in Ihr Formular übernehmen, so wählen Sie den Schalter mit der Beschriftung ">>"
11. Haben Sie versehentlich zu viele Datenfelder in das Listenfeld AUSGEWÄHLTE FELDER verschoben, so navigieren in diesem Listenfeld auf die überflüssigen Tabellen und wählen Sie den Schalter Schalter "<" um einzelne Datenfelder zu entfernen oder den Schalter "<<"" um alle Datenfelder zu entfernen.
12. Sobald Sie alle Datenfelder ausgewählt haben aktivieren Sie den Schalter WEITER oder drücken Sie ALT+W

Formular Layout wählen.

Access bietet Ihnen sechs Auswahlschalter mit unterschiedlichen Formularlayouts an.

• EINSPALTIG (ALT+P) - Alle Datenfelder werden untereinander auf dem Formular angeordnet.
• TABELLARISCH (ALT+R - Datenfelder erscheinen in einer Tabellenform, bei der mehrere verschieden Datensätze gleichzeitig sichtbar sind.
• DATENBLATT (ALT+N) - Datenfelder werden in einer reinen Tabellenform angezeigt. Alle Datensätze sind gleichzeitig sichtbar.
• BLOCKSATZ (ALT+S) - Auf dem Formular ist immer nur ein Datensatz sichtbar. Die Datenfelder sind nebeneinander und untereinander angeordnet.

Treffen Sie Ihre Auswahl und wählen Sie dann den Schalter WEITER (ALT+W)

Format wählen

Access fordert Sie auf ein visuelles Gestaltungsschema für Ihr Formular zu wählen. Da dieser Schritt für einen blinden Benutzer wenig Nutzen bringt können Sie es bei der Voreinstellung belassen und mit ALT+W oder über den Schalter WEITER zum nächsten Schritt wechseln.

Formular benennen

Der Cursor befindet sich in einem Eingabefeld. Tragen Sie hier den Namen für das Formular ein und beenden Sie den Formularerstellungsassistenten über den Schalter FERTIG STELLEN (ALT+F)

Navigation in einem Formular

Innerhalb eines Formulars navigieren Sie über die Windows üblichen Tasten. TAB springt von Datenfeld zu Datenfeld, in Eingabefelder können Sie direkt Text eingeben usw.

Um einen Datensatz auszuwählen, dessen Nummer Sie kennen, drücken Sie F5, geben Sie über die Tastatur die Datensatznummer ein und bestätigen Sie mit EINGABE.

• JAWS+STRG+R sagt die Datensatznummer an
• STRG+BILD AUF springt zum nächsten Datensatz
• STRG+BILD AB springt zum vorausgehenden Datensatz
• STRG+ENDE springt zum letzten Datensatz
• STRG+POS1 springt zum ersten Datensatz
• STRG+UMSCHALT+L listet alle Elemente des Formulars auf.

Datensatz innerhalb eines Formulars löschen

Um einen Datensatz über ein Formular zu löschen navigieren Sie zunächst auf ihn. Wählen Sie anschließend den Menüpunkt BEARBEITEN - DATENSATZ ÖSCHEN(ALT,B,Ö) und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage im sich öffnenden Dialogfenster mit JA (ALT+J).

Filter innerhalb eines Formulars anwenden

Formulare eignen sich hervorragend zum Aufruf des AUSWAHLBASIERTEN FILTERS und des FORMULARBASIERTEN FILTERS, wie sie bereits aus dem Kapitel Filter bekannt sind. Dabei bleibt die Struktur des Formulars immer sichtbar, aber es werden einzelne Datensätze entsprechend der gesetzten Filter nicht länger angezeigt. Entfernen lassen sich alle Filter wieder wie gewohnt über den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN (ALT,S,N)

Auswahlbasierter Filter im Formular

1. Um den Auswahlbasierten Filter anzuwenden navigieren Sie zunächst innerhalb des Formulars auf das Datenfeld nach dem Sie den Filter anwenden möchten.
2. Wählen Sie anschließend den Menüpunkt DATENSÄTZE - FILTER - FORMULARBASIERTER FILTER (ALT,S,F,F).
3. Im Formular werden nun nur noch diejenigen Datensätze angezeigt, die mit dem im Datenfeld des Formulars gesetzten den Wert übereinstimmen.

Formularbasierte Filter im Formular

1. Um den Auswahlbasierten Filter anzuwenden wählen Sie den Menüpunkt DATENSÄTZE - FILTER - AUSWAHLBASIERTER FILTER (ALT,S,F,W).
2. Alle Datenfelder des Formulars sind anschließend leer.
3. Tragen Sie in ein beliebiges Datenfeld einen Wert ein, nach dem Sie filtern möchten.
4. Mit TAB können Sie zu einem weiteren Datenfeld navigieren und dort ein weiteres Filterkriterium eingeben.
5. Haben Sie alle Filterkriterien eingegeben wählen Sie den Menüpunkt FILTER - FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN (ALT,R,O).