PowerPoint-2010

Grundlegendes zu PowerPoint / Begriffserklärungen

Bevor beschrieben wird, wie man PowerPoint öffnet und wie man mit PowerPoint arbeitet, sollen hier vorab ein paar PowerPoint Begriffe erklärt werden:

Präsentation

Eine Präsentation ist eine Datei, die in PowerPoint erstellt wurde. Sie kann aus beliebig vielen Folien bestehen. Auf den Folien können Texte, Bilder, Diagramme oder Tabellen enthalten sein. Im engeren Sinn bedeutet der Begriff "Präsentation", dass ein Inhalt einem Publikum möglichst spannend vorgestellt wird. Das gesprochene Wort wird durch Texte, Bilder, Symbole, Graphiken oder Filme ergänzt. Die Vorführung ist abhängig von einer Präsentationsfläche. In der Regel ist die Präsentationsfläche eine Leinwand. Das Bild wird über einen Beamer oder über einen Overheadprojektor übertragen. Als Präsentationsflächen können aber auch Whiteboards, Flipcharts, Pinnwände oder Tafel dienen.

Folie

Jedes neue Blatt auf einer Seite wird als Folie bezeichnet. Im Ausdruck hat sie die Größe eines DIN A4 Blattes, das im Querformat mit den Maßen: 21cm x 29,7cm erstellt wurde.

Folienlayout

Jede Folie besteht aus einzelnen Bereichen, Platzhalter genannt, die während des Erstellens mit verschiedenen Inhalten gefüllt werden.

Im Folienlayout werden der Typ und die Größe der einzelnen Platzhalter sowie deren Anordnung bestimmt. Die Standardeinstellung für eine neue Folie ist das Layout "Titel und Inhalt". Dieses Layout enthält einen Platzhalter für einen Titel und darunter einen Inhaltsplatzhalter. Will man aber zum Beispiel etwas vergleichen, so braucht man zwei Inhaltsplatzhalter nebeneinander, dies wäre im Layout "Vergleich" vordefiniert.

Es werden vier Platzhalter unterschieden, die in unterschiedlicher Anzahl und Position innerhalb der verschiedenen Layouts zur Verfügung stehen.

1. Titelplatzhalter, Untertitelplatzhalter für Titel
2. Inhaltsplatzhalter bzw. Objektplatzhalter können sowohl mit Text als auch mit Objekten wie Grafiken, ClipArts, Diagrammen, .... gefüllt werden.
3. Textkörperplatzhalter bzw. Textplatzhalter nur für Texte
4. Platzhalter bzw. Bildplatzhalter können nur mit grafischen Objekten gefüllt werden. Es kann kein Text eingetippt werden.

Teilweise benennt Jaws die Platzhalter im Folienfenster leicht anders als im Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit".

Master

Im Master wird die Gestaltung aller Folien, Handzettel und Notizseiten festgelegt.

Es wird folglich zwischen dem Folienmaster, dem Handzettelmaster und dem Notizenmaster unterschieden. Im Master wird das Aussehen der Schriften, die Aufzählungszeichen, die Anordnung von Titel und Textfeld, sowie die Anordnung der Fußzeilenfelder bestimmt. Alles, was im Folienmaster geändert wird, wirkt sich sofort auf alle Folien aus.

Foliendesign

Im Foliendesign werden das Farbschema und das Animationsschema für alle Folien festgelegt.

Entwurfsvorlage

Die Entwurfsvorlage enthält alle Master, das Foliendesign und das gewählte Farbschema.

Entwurfsvorlagen haben die Endung .potx (PowerPoint-Vorlage). Einer aktuellen Entwurfsvorlage kann jederzeit eine andere Entwurfsvorlage zugeordnet werden.

Erste Schritte in PowerPoint

PowerPoint Starten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um PowerPoint zu starten.

• PowerPoint ist genauso wie Word über das Startmenü zu finden.
  Mit [Strg]+[Esc] das Startmenü öffnen. Mit den Pfeiltasten [AUF]/[AB] erst "Programme", [->], dann "Microsoft Office", [->], und hier aus der Liste "Microsoft PowerPoint 2010" wählen. Mittels [Eingabe] wird das Programm aktiviert (gestartet)
  Auf einigen Rechnern befindet sich "Microsoft PowerPoint 2010" in der obersten Ebene des Startmenüs und man muss sich nicht durch die Unterlisten bewegen.
• Alternativ kann PowerPoint auch über START / AUSFÜHREN gestartet werden, indem in das Eingabefeld "PowerPoint" eingetippt und mit [Eingabe] bestätigt wird.
• Eine Präsentation kann auch über den Arbeitsplatz oder im Windows-Explorer geöffnet werden. Eine PowerPoint-Präsentation erkennt man an der Endung .pptx bzw. .ppt.

Eine bereits bestehende Präsentation öffnen

Um eine bereits bestehende Präsentation zu öffnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Man öffnet die Präsentation vom Arbeitsplatz aus.
• Man öffnet das Dokument von PowerPoint aus über das Register DATEI Menüpunkt ÖFFNEN ([Alt]+[d],[h] bzw. [Strg]+[o]).
  Hierdurch öffnet sich das Dialogfenster "Öffnen" (siehe Kapitel: Dialogfenster "Öffnen").
• Handelt es sich um eine Datei, die zuletzt verwendet wurde, so kann man diese auch über das Register DATEI Menüpunkt "Zuletzt verwendet" (kurz: [Alt]+[d], [v]) öffnen. (siehe: zuletzt verwendete Präsentation öffnen)

Dialogfenster "Öffnen"

Standardmäßig sucht PowerPoint seine Dateien im Ordner "Eigene Dateien".

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld mit [Shift]+[TAB] in die Listenansicht der Ordner wechseln. Mit den Pfeiltasten kann der gewünschte Ordner ausgewählen werden. Durch Betätigen von [Eingabe] gelangt man in den ausgewählten UNTERORDNER. Mit [Rücktaste] kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner. Im neu gewählten Ordner kann man die gesuchte Datei mit den Pfeiltasten auswählen und mit [Eingabe] öffnen.

Alternativ kann der Ort und Name der Datei (Pfadname) direkt über das Eingabefeld "Dateiname" eingegeben werden. Dazu gibt man den Pfad wie folgt ein:

"E:\Eigene Dateien\Präsentationen\Übungspräsentation"

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads wie später im Kapitel Eine Präsentation an einem bestimmten Ort speichern noch beschrieben wird.

zuletzt verwendete Präsentation öffnen

Will man eine Präsentation bearbeiten, die man zuletzt bearbeitet hat, so kann man dies schnell über das Register DATEI, Menüpunkt "Zuletzt verwendet" (kurz: [Alt]+[d],[v]) tun.
Es öffnet sich eine Liste der zuletzt bearbeiteten Präsentationen. Mit [TAB] springt man in diese Liste, wählt mit [AUF]/[AB] die gesuchte Präsentation aus und öffnet sie mittels [Eingabe].

Zwischen mehreren offenen Präsentationen wechseln

Wenn man mehrere Präsentationen geöffnet hat, gibt es mehrere Möglichkeiten zwischen den Präsentationen zu wechseln.

• Man wechselt mit [Alt]+[TAB] zwischen den Präsentationen, man wechselt damit aber auch in alle anderen geöffneten Programme.
• Man wechselt über das Register ANSICHT, Gruppe FENSTER, Menüpunkt "Fenster wechseln" ([Alt]+[f],[w]). Es erscheint eine Liste aller geöffneten Präsentationen. Mit [AUF]/ [AB] sucht man die gewünschte Präsentation und wählt sie mit [Eingabe] aus.
• Man wechselt mit [Strg]+[F6] ringförmig von Präsentation zu Präsentation

Das PowerPoint Anwendungsfenster

Nach dem Start von PowerPoint wird das PowerPoint Anwendungsfenster geöffnet. Es enthält die typischen Windows-Standardelemente wie Titelleiste, Symbolleiste und Statusleiste.

Auf dem Bildschirm erscheint für sehende Nutzer ein viergeteilter Bereich. Ein fünfter Bereich kann noch hinzugefügt werden.

Durch mehrmaliges Drücken von [F6] können die verschiedenen Fensterbereiche ringförmig angesteuert werden.

1. FOLIENFENSTER

   In der Mitte des Fensters erscheint eine leere Folie, die bearbeitet wird (Titel, Text, Bild).
   Dieser als FOLIENFENSTER bezeichnete Bereich wird nach dem Fertigstellen über einen Beamer beim Vortrag ausschließlich zu sehen sein.

2. Register FOLIEN und GLIEDERUNG

   Links vom Folienfenster befindet sich ein Ausschnitt mit zwei Registern: FOLIEN und GLIEDERUNG.
   Im Register FOLIEN werden die Folien durchnummeriert und können als Miniaturansicht betrachtet werden.
   Im Register GLIEDERUNG werden alle Textinformationen einer Präsentation auf einen Blick angezeigt.
   Dieses Register eignet sich für blinde PC-Anwender besonders gut, da alle Textinformationen der Folien in der durchnummerierten Abfolge dargestellt werden.
   Die Nummerierung der Folie, die Gesamtzahl, sowie das jeweilige Register wird von Jaws angesagt (Gliederungsausschnitt, Folienausschnitt). Mit [Strg]+[Shift]+[TAB] kann zwischen dem Gliederungsausschnitt und dem Folienausschnitt gewechselt werden.

3. MULTIFUNKIONSLEISTE

   Oberhalb dieser beiden Fenster befindet sich die Multifunktionsleiste.
   Fast alle Befehle und Funktionen von PowerPoint werden über die Multifunktionsleiste aufgerufen. Die Multifunktionsleiste ist in Register und Gruppen unterteilt. Sie kann mit [Strg]+[F1] ein- und ausgeblendet werden. Die Steuerung erfolgt am besten mit den bekannten Kurztasten-Kombinationen; für das Register DATEI [Alt]+[d], für START [Alt]+[r] usw.
   Mit Hilfe von [Alt], mehrmals [->] bzw. [Alt], mehrmals [<-] kann man die Register wie Datei, Start, Einfügen, Entwurf, ... nacheinander anwählen. Durch [TAB] oder [AB] springt man in das angewählte Register, in welchem man mit [->]/[<-] von Gruppe zu Gruppe und mit [TAB] bzw. [Shift]+[TAB] von Menüpunkt zu Menüpunkt gehen kann. Durch mehrmaliges [AUF] kommt man wieder zurück in die Registerleiste.
   Weitere Informationen zur Menüsteuerung erhält man im Modul Grundlagen unter Tastaturbedienung.

4. NOTIZENFENTER

   Unter dem Folienfenster können in einem Notizenfenster ergänzende Notizen, die für den Vortrag wichtig sind, geschrieben werden.
   Jaws sagt diesen Bereich an. Auf der Braillezeile blinkt der Cursor im Eingabefeld

5. Auswahl und Sichtbarkeit

   Durch Drücken von [Alt]+[F10] kann noch ein fünfter Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" rechts neben dem FOLIENFENSTER geöffnet werden bzw. auch durch ein weiteres [Alt]+[F10] wieder geschlossen werden. Dieser Bereich ist standardmäßig nach dem Öffnen von PowerPoint NICHT geöffnet.
   Der Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" enthält eine Liste aller Objekte und Platzhalter die auf einer Folie vorhanden sind. Über diese Liste kann man Objekte markieren (auch mehrere gleichzeitig), um sie bearbeiten zu können, man kann ihre Reihenfolge ändern, sie ein- und ausblenden und einige Objekte können auch zu einer Gruppe zusammengefasst werden.

Eine Präsentation speichern

Eine Präsentation speichert man über das Register DATEI. Mit [AB] wählt man den Menüpunkt "Speicher" und bestätigt ihn mit [Eingabe] (kurz: [Alt]+[d],[c]).

Alternativ kann man auch mit [Strg]+[s] "speichern".

Wurde die Präsentation noch nicht gespeichert, öffnet sich das Dialogfeld "Speichern unter". Ansonsten wird die Präsentation unter ihrem bisherigen Namen gespeichert und die vorherige Version ist damit überschrieben.

Im Dialogfeld "Speichern unter" steht der Cursor im kombinierten Eingabefeld "Dateiname", hier schlägt PowerPoint einen Namen vor, den man mit [Eingabe] akzeptieren oder übertippen kann. Mit [Eingabe] wird die Datei im Standardordner für Präsentationen mit der voreingestellten Endung gespeichert. Wie diese geändert werden können wird später beschrieben.

Schließt oder beendet man PowerPoint ohne alle Aktionen gespeichert zu haben, so fragt das System "Möchten sie die Änderungen in Dateiname speichern?". Beantwortet man diese Frage mit dem [Speichern] Knopf, so werden auch die letzten Änderungen gespeichert. Man kann aber auch mit [TAB] [Nicht Speichern] oder [Abbrechen] auswählen.

Eine Präsentation an einem bestimmten Ort speichern

Standardmäßig werden die PowerPoint-Dateien in dem Ordner "Eigene Dateien" gespeichert.

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld "Speichern unter" mit [TAB] in die Listenansicht der Ordner springen. Mit den Pfeiltasten kann man den gewünschten Ordner auswählen. Durch Betätigen von [Eingabe] gelangt man in den ausgewählten UNTERORDNER. Mit [Rücktaste] kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner zurück. Im neu gewählten Ordner gelangt man durch [TAB] in das kombinierte Eingabefeld "Dateiname". Dort wird der Dateiname eingetragen und anschließend mit [Eingabe] die Speicherung ausgelöst.

Der Pfad der Präsentation kann aber auch direkt im Eingabefeld "Dateiname" eingeben werden In der EDV Sprache bedeutet Pfadname, dass die Datei mit Ort (Ordner) und Dateiname angesprochen wird, Beispiel für den vollständigen Pfadnamen unserer Datei "Übungspräsentation": "E:\Eigene Dateien\Übungen\Übungspräsentation". Windows hilft bei der Eingabe des Pfads, indem schon bekannte Ordner nach Eingabe des ersten Buchstabens vorgeschlagen werden. Nach Eingabe von "E:\E" schlägt Windows alle Dateien/Ordner in einer Liste vor, die mit "E:\E" beginnen (ist die Liste leer, gibt es diesen Ordner nicht!) z.B. "E:\Eigene Dateien". Mit [AUF]/[AB] kann man die Liste durchsuchen. Windows 7 vervollständigt automatisch den Pfadnamen mit dem ausgewählten Namen, so dass man z.B. gleich mit "\Ü" für "\Übungen" weitertippen kann. Als letztes gibt man einen Dateinamen "\Übungspräsentation" an. Handelt es sich im Eingabefeld "Dateiname" um einen Ordner, so bewirkt [Eingabe], dass in diesen Ordner gewechselt wird. Handelt es um einen Namen, so bewirkt [Eingabe] das Speichern der Präsentation unter diesem Namen im angegebenen oder aktuellen Ordner.

Einen anderen Ordner als Standardordner festlegen

Wenn die erstellten Präsentationen grundsätzlich oder häufig in einen anderen, neu erstellten Ordner gelegt werden sollen, kann im Register DATEI, Menüpunkt "Optionen" diese Einstellung vorgenommen werden. Vorgehen:

• [Alt]+[d],[o]
• Es öffnet sich das Dialogfenster "PowerPoint-Optionen".
• Mit [AB]/[AUF] den Menüpunkt "Speichern" wählen.
• Mit [TAB] in das Listenfeld STANDARDSPEICHERORT springen.
• Dort den PFAD eintragen (Beispielsweise C:\Dokumente und Einstellungen\Präsentationen).
• [Eingabe] schließt das Dialogfenster

Eine Präsentation mit einem anderen Dateityp speichern

Im Dialogfeld SPEICHERN UNTER befindet sich unter dem Eingabefeld "Dateiname" das Eingabefeld "Dateityp". Standardmäßig ist hier die Dateiendung "PowerPoint-Präsentation" (.pptx bzw. .ppt für ältere PowerPoint Versionen) eingestellt, die das Programm üblicherweise verwendet.

PowerPoint bietet hier in der Ausklappliste ältere PowerPoint-Versionen an. Ebenso kann das Dateiformat Webseite mit der Endung .html ausgewählt werden. Präsentationen lassen sich auch als Bilddateien speichern (JPEG-Format mit der Dateiendung .jpg, PNG-Format mit der Dateiendung .png oder im TIFF-Format mit der Dateiendung .tiff). Wenn Präsentationen als Bilddatei gespeichert werden, kann die Dateigröße dadurch deutlich verkleinert werden. Dies ist manchmal beim Versenden von PowerPoint-Dateien von großer Bedeutung. Ein ZIP-komprimierter Ordner in PowerPoint ist fast genauso groß wie die Ursprungsdatei.

Präsentationen können auch als Textdatei im RTF-Format mit der Dateiendung .rtf (Rich Text Format) gespeichert werden.

Vorgehen:

• [Alt]+[d],[t]
• Mit [TAB] in das Listenfeld DATEITYP
• mit [AUF]/[AB] GLIEDERUNG/RTF wählen.

Aber Achtung: Dateien, die nicht im Format "PowerPoint-Präsentation" gespeichert wurden, können unter Umständen später nicht mehr mit PowerPoint verändert werden, also auch immer einmal als "PowerPoint-Präsentation" speichern.

Eine Präsentation schließen

Manchmal möchte man eine einzelne Präsentation schließen, ohne PowerPoint zu beenden: die kann man über das Register DATEI Menüpunkt SCHLIEßEN (kurz: [Alt]+[d],[l]) Noch kürzer geht es über die Tastenkombination [Strg]+[F4].

PowerPoint beenden

Zum Beenden von PowerPoint gibt es mehrere Möglichkeiten:

• über das Register DATEI Menüpunkt BEENDEN (kurz: [Alt]+[d],[b])
• oder ganz kurz: [Alt]+[F4]

Ansichten im Vergleich

PowerPoint bietet zur Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen unterschiedliche Ansichten an. Sie können im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN ausgewählt werden.

Nach dem Öffnen von PowerPoint erscheint die Normalansicht, in der alle zur Bearbeitung wichtigen Bereiche angesteuert werden können. Für sehende PC-Anwender hat jede Ansicht eigene Bearbeitungsvorteile.

Normalansicht

In die Normalansicht wechselt man im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt "Normal" (kurz: [Alt]+[f], [l])

Die Normalansicht ist die Standartansicht von PowerPoint.

Nutzungsmöglichkeiten:

• Im Register GLIEDERUNG Text eingeben und bearbeiten.
• Sehende bearbeiten vor allem im Folienfenster ihre Folien auch den Text.
• Grafiken einfügen und bearbeiten
• Objekte zeichnen
• Animationseffekte einfügen
• Notizen erfassen

Im Folienfenster springt man mit [TAB] zwischen den Platzhaltern und Objekten einer Folie ringförmig, kann sie dadurch auswählen und bearbeiten.

Foliensortierungsansicht

In die Foliensortierungsansicht wechselt man Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt "Foliensortierung" (kurz: [Alt]+[f], [i])

Für sehende PC-Anwender erscheinen dann alle erstellten Folien in Miniaturansicht auf dem Desktop. Diese Ansicht eignet sich besonders bei umfangreichen Präsentationen, wenn Folien gelöscht, eingefügt oder verschoben werden sollen, da die Reihenfolge mit "einem Blick" erfasst werden kann.

Jaws sagt in dieser Ansicht, die Nummer der Folie und den Titel an, auf der Braillezeile wird weder in der Foliensortierungsansicht noch im Reiter FOLIEN in der Normalansicht etwas dargestellt.

Mit [->]/[<-] kann sehr einfach durch die Folien gewandert werden.
Mit den bekannten Befehlen können die Folien gelöscht [Entf], ausgeschnitten [Strg]+[x], kopiert [Strg]+[c] und verschoben [Strg]+[v] werden.

Nutzungsmöglichkeiten:

• Folien einfügen, löschen, kopieren, verschieben
• Animationseffekte einfügen

Notizenseite

In die Notizenansicht wechselt man im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt "Notizenseite" (kurz: [Alt]+[f], [t])

Für sehende PowerPoint-Nutzer ist die Folie in der oberen Hälfte auf einem DIN A4 Blatt verkleinert dargestellt, in der unteren Hälfte des Blattes können nun Notizen hinzugefügt werden. Diese werden dann häufig ausgedruckt und bei einem Vortrag neben dem PC gelegt und gelesen. Bei einem Vortrag ist es besonders günstig, wenn die Inhalte im Kopf sind und frei gesprochen werden. Bei Zahlen und Fakten, die nicht im Kopf sind, sollten diese auf der Folie dargestellt werden. Bei einem erforderlichen Ausdruck ist es also für blinde PC-Anwender zu überlegen, ob die Notizen auch in Word oder im Editor erstellt und ausgedruckt werden können. Wenn die Folien bei der Präsentation nicht auf der Braillezeile mitgelesen werden müssen, kann der Vortragende die Notizen auf der Braillezeile lesen.

Wechselt man in die Notizenansicht, so muss man [TAB] den Fokus auf die Folie setzen. Mit mehrmals [TAB] gelangt man zu den Notizen, kann sie lesen und bearbeiten.

Während der Bildschirmpäsentation können Notizen in Jaws mit [Strg]+[Shift]+[n] gelesen werden. Die Tastenkombination [Strg]+[Shift]+[n] muss pro Folie neu gedrückt werden, um die Notizen zu lesen.

In der Normalansicht können die Notizen zwar mit [F6] angesprochen und bearbeitet werden, Jaws liest sie aber nicht vor.

Leseansicht

In die Leseansicht wechselt man Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt "Leseansicht" (kurz: [Alt]+[f], [s]).
In der Leseansicht wird die Präsentation vorgeführt, jedoch im Gegensatz zur Bildschirmpräsentation nicht im Vollbildmodus, sondern lediglich im PowerPoint Fenster.

Bildschirmpräsentation

In die Bildschirmpräsentation wechselt man Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION Gruppe BILDSCHIRMPRÄSENTATION STARTEN Menüpunkt "Von Beginn an" (kurz: [Alt]+[l], [o]) oder ganz kurz mit [F5].

Auf dem Bildschirm erscheinen die Folien nun im Vollbildmodus, also so wie sie der Zuhörer sehen soll. Sie könnten jetzt über einen Beamer auf eine Leinwand übertragen werden. Die Ansicht Bildschirmpräsentation dient also zur Präsentation und zur Kontrolle der Präsentation.

Mit [Leer], [Eingabe] oder [BildAB] wechselt man zur nächsten Folie und mit [Rücktaste] oder [BildAUF] zur vorhergehenden. Die Bildschirmpräsentation wird mit [Esc] oder [-] beendet. Ist man am Ende der Präsentation angelangt, wird eine schwarze Folie mit einem Hinweistext angezeigt.

Wie eine Bildschirmpräsentation erzeugt wird, die automatisch Abläuft, wird an einer späteren Stelle erläutert.

Um eine bestimmte Folie ein zu blenden öffnet man mittels [Shift]+[F10] das Kontextmenü. Hier wählt man mit [AB] "Gehe zu ..." und öffnet mit [->] eine Liste aller Folien mit Nr. und Titel. Mit [AUF]/ [AB] kann man die Liste durchgeben und durch [Eingabe] eine Folie auswählen, die dann angezeigt wird.

Über das Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION Gruppe BILDSCHIRMPRÄSENTATION STARTEN Menüpunkt "Ab aktueller Folie" (kurz: [Alt]+[l],[u]) kann man die Bildschirmpräsentation mit der Folie starten, die gerade bearbeitet wird. Dies ist sehr hilfreich, wenn man die aktuelle Präsentation beim Erstellen kontrollieren möchte.

Während eines Vortrags kann man mit einen Punkt [.] einen schwarzen Bildschirm erzeugen (für Pausen). Beim nächsten [.] wird die Präsentation weiter angezeigt.

Vorgehen: Die Normalansicht/Gliederungsbearbeitung in Extras/Optionen als Standardansicht einstellen

Die Standardansicht mit der PowerPoint beim Aufruf beginnt, kann über das Register DATEI Menüpunkt "Optionen" (kurz: [Alt]+[d], [o]) festgelegt werden.

• Es öffnet sich das Dialogfeld "PowerPoint-Optionen".
• Mit [AUF]/[AB] wechselt man zur Optionengruppe "Erweitert".
• Durch mehrmals [TAB] (oder [Alt]+[o]) sucht man die Ausklappliste "Alle Dokumente in dieser Ansicht öffnen".
  Für blinde PC-Anwender bietet sich besonders die Ansicht "Normal, Gliederung, Notizen und Folien" an. In dieser öffnet PowerPoint in der Normalansicht mit den Bereichen FOLIENFENSTER, dem Register "Gliederung" und dem NOTIZENFENSTER. Diese drei Bereiche können so sofort mit [F6] angesprochen werden.
• Mit [Eingabe] wird die neue Einstellung übernommen und das Dialogfenster geschlossen.

Eine erste Präsentation im Register Gliederung erstellen

In der Gliederungsbearbeitung können Überschriften und Aufzählungspunkte auf einfache Weise erzeugt werden. Der gesamte eingegebene Text wird auf der Braillezeile dargestellt.

Die folgende Übung sollte parallel zum Lesen dieses Textes in PowerPoint erarbeitet werden.

PowerPoint starten

• PowerPoint über den Startschalter öffnen.
• Mit [F6] in die Miniaturansicht/Gliederungsansicht der Folien wechseln.
• Wurde als Standartansicht "Normal, Gliederung, Notizen und Folien" eingestellt (siehe Vorgehen: Die Normalansicht/Gliederungsbearbeitung in Extras/Optionen als Standardansicht einstellen), so befindet sich der Cursor nun in bereits in der Registerkarte Gliederung.
  Ansonsten muss mit [Strg]+[Shift]+[TAB] noch von der Registerkarte Miniaturansicht zur Registerkarte Gliederung gewechselt werden

Der Cursor befindet sich in der Titelzeile der ersten Folie, so dass mit der Eingabe des Titels begonnen werden kann.

Titel und Untertitel erzeugen

Der Titel ist die Überschrift. Das Publikum sieht an der auffällig anders formatierten Überschrift, um was es geht.
Die Unterpunkte sind zwar immer noch deutlich zu lesen, werden aber dennoch auffällig kleiner dargestellt.
Der Titel unserer ersten Präsentation soll heißen: "Was ist eine Sehbehinderung?". Suche passende Untertitel dazu.

1. Nach Starten von PowerPoint steht der Cursor in der Titelzeile der ersten Folie. Diese Folie hat das Layout "Titelfolie" und besteht aus den beiden Teilen Titel und Untertitel.
   Der Titel "Was ist eine Sehbehinderung?" kann nun eingetippt werden.
2. Durch tippen von [Eingabe] wird automatisch eine neue Folie erzeugt und der Cursor springt in die Titelzeile der nächsten Folie.
3. Mit [TAB] wandelt man den Titel der neuen Folie in einen Untertitel oder Listentext der vorherigen Folie um.
   Die neue Folie ist damit gelöscht.
4. Überlege Dir einen Untertitel und gebe diesen ein.
5. Erzeuge mit [Eingabe], [Shift]+[TAB] eine zweite Folie.
6. Jede neue Folie hat das Layout "Titel und Inhalt" und bietet Platz für mehr Text.
   Als erstes muss wieder ein Titel eingegeben werden, der mit [Eingabe], [TAB] abgeschlossen wird.
7. Nun kann der Inhalt der Folie eingetippt werden.
   Der Text kann wie in Word als Fließtext eingegeben und später oder sofort formatiert werden.
   Wird am Ende des Textes [Eingabe] betätigt, so wird ein zweiter Text in derselben Ebene erzeugt. Jedes weitere [Eingabe] erzeugt einen Listentext derselben Ebene.
   Jeder neue Listentext beginnt mit in einer neuen Zeile mit einem Aufzählungszeichen, Falls dieses nicht gewünscht ist kann es durch [Rücktaste] gelöscht werden.
   Versuche in der Übung mind. zwei Punkte der Ebene eins zu erzeugen.
8. Mit einem [TAB] (irgendwo in der Zeile) wird eine weitere tiefere Gliederungsebene erzeugt.
   Der Text wird ein Stück weiter nach rechts eingerückt und neuem Aufzählungszeichen.
   Versucht in der Übung zum letzten Punkt noch zwei Unterpunkte zu finden. Jeder Unterpunkt wird durch [Eingabe] abgeschlossen.
9. Mit [Shift]+[TAB] geht man wieder eine Ebene zurück bis zu der Ebene, die eine neue Folie erzeugt.
   Wenn also wie hier durch zwei [TAB]'s die zweite Gliederungsebene erzeugt wurde, muss zwei Mal [Shift]+[TAB] eingegeben werden, um die Titelebene einer neuen Folie anzusteuern.
   Erzeuge eine dritte Folie.
10. Gebe auch der dritten Folie einen Titel und als Inhalt mind. zwei Unterpunkte ein.
11. Auf diese Weise können in der Gliederungsansicht beliebig viele Folien mit Text gefüllt werden.

Grafiken und Symbole, die auf der Folie enthalten sind, werden in der Gliederungsebene nicht dargestellt.

Präsentation Speicher und PowerPoint beenden

Über das Register DATEI Menüpunkt SPEICHER ([Alt]+[d],[c]) muss unsere erste Präsentation nun unter dem Namen "Erste_Präsentation" gespeichert werden.

Mittels [Alt]+[F4] kann PowerPoint beendet werden und unsere erste Präsentation ist fertig.

Hier ein erstes Beispiel für eine Erste_Präsentation: Media:Erste_Präsentation.pptx

Einfügen und Formatieren von Text

Titelfolie

Nach dem Öffnen einer bereits bestehenden oder neuen Datei befindet man sich in der ersten Folie. In PowerPoint wird in der Standardeinstellung für die erste Seite das Layout "Titelfolie" gewählt. Diese Folie ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Für sehende sind die Bereiche im Folienfenster durch Kästen mit gestrichelter Linie zu sehen. In der Mitte der Folie ist zentriert ein Kasten für den Titel markiert. Tippt man in der Gliederungsansicht einen Titel in die erste Zeile, so erscheint dieser fett und groß in diesem zentrierten Feld.

Gibt man nach dem Titel noch weiteren Text in der zweiten Ebene ein ("Titel", [Eingabe], [TAB], "Text 2. Ebene"), erscheint dieser im zweiten Bereich. Dieser liegt ebenfalls zentriert unterhalb des Titelbereiches. Hier könnte der Referent oder ein Untertitel des Vortrages erscheinen. Der voreingestellte Font ist kleiner als der Font des Titels und nicht fett gedruckt.

Beide Bereiche sind reine Textfelder. Es könne keine Grafiken eingefügt werden.

Eine Folie mit dem Layout "Titelfolie" ist wirklich nur als Titelfolie geeignet. Da der zweite Bereich noch unterhalb des Titels steht, kann hier nicht viel Text eingegeben werden. Man sollte sich auf maximal vier bis fünf Zeilen beschränken.

weitere Folien

Mit Ausnahme der ersten Folie, erzeugt PowerPoint jede weitere Folie im Layout "Titel und Inhalt". Auch dieses Layout besteht aus zwei Bereichen, dem Titel (Textbereich) und dem Inhalt (Bereich für Text und Objekte, wie Grafiken).

Der Titel ist ein großes Feld, das sich über der gesamten Breite am Kopf der Folie befindet. Das zweite Feld befindet sich als großer Platzhalter darunter.

Wenn in der Gliederungsbearbeitung Text eingefügt wird, ist für den sehenden PC-Anwender Folgendes wahrnehmbar:
Im Folienfeld wird ein Rahmen auf der Folie mit Text gefüllt und ist in seiner optischen Wirkung direkt bei der Eingabe offensichtlich.

• Passt das Aussehen des Textes?
• Wäre eine andere Schriftart besser?
• Ist die Textfarbe kontrastreich, groß genug und zum Inhalt passend?
• Ist der Titel zu lang und zu groß?
• Sollte der Text nicht zentral sondern linksbündig eingegeben werden?
• Der Text wird in seiner optischen Wirkung direkt überprüft.

In PowerPoint kann die Schriftgröße und die Schriftart geändert werden. Die Lesbarkeit einer Folie ist ganz entscheidend von diesen Faktoren abhängig. Schriften können altmodisch, verspielt oder schlicht wirken. Wichtig zu wissen ist, ob die gewählte Schriftart und -größe für die Zuschauer gut lesbar ist und zum Inhalt passt.

Die grundsätzliche Überlegung sollte sein, ob die Änderungen der Schriftart und Schriftgröße für einen Titel oder Untertitel geändert werden sollen oder für alle Folien. In einer Präsentation wirkt es besonders professionell, wenn die Folien "einheitlich" gestaltet werden. PowerPoint-Präsentationen, die mit allen "Tricks" hergestellt werden, wirken auf den Zuhörer und Zuschauer häufig überladen und lenken vom eigentlichen Thema ab. Eine Textfolie sollte das Wesentliche enthalten. Dabei sollte Folgendes beachtet werden:

• Den Text auf Kernaussagen reduzieren.
• Keine ganzen Sätze verwenden, sondern wesentliche Stichpunkte nennen.
• Abkürzungen vermeiden.
• Wesentliches kann hervorgehoben werden.

Hervorhebungen

empfehlenswert:

• Fettdruck
• Helle Schrift auf dunklem Hintergrund (gelbe oder weiße Schrift auf dunkelblauem Hintergrund)
• Die Schrift "Schatten" erklärt sich durch den Namen. Hinter jedem Buchstaben ist ein leichter Schatten sichtbar.
  Schattenfarbe und -größe können nicht verändert werden, dagegen die Schattenausrichtung und -stärke. Empfehlenswert ist ein Schatten, der eng am Buchstaben anliegt und nicht dunkler ist als die Schriftfarbe.

Nicht empfehlenswert:

• Unterstrichen (ist für Schwarzschriftbuchstaben mit sogenannten Unterlängen problematisch wie j und g)
• Kursiv (Bei der Projektion werden kursiv gestellte Buchstaben wegen ihrer Schrägstellung nicht deutlich genug wahrgenommen.)
• Relief-Schriften erscheinen auf weißem Hintergrund fast unsichtbar. Der dreidimensionale Reliefcharakter ist nur auf farbigem Hintergrund sichtbar.

Es ist grundsätzlich empfehlenswert, die klassische Hervorhebung Fettdruck zu benutzen. Zur Unterscheidung - falls eine zweite, deutlich sichtbare Texthervorhebung eingesetzt werden sollte -kann eine zweite Schriftfarbe gewählt werden.

Um den Text individuell zu formatieren, kann dies vor, während oder nach der Texteingabe geschehen.

Zu weiteren Informationen siehe Word Zeichenformatierung. (Diese Seite ist leider noch nicht auf Word 2010 umgestellt, doch die allgemeinen Infos zur Textformatierung gelten immer noch.)

Die Formatierung erfolgt wie in Word über das Register START Gruppe SCHRIFTART und dem entsprechenden Menüpunkt oder über eine Kurz-Tastenkombination

• fett: [Alt]+[r],[1] oder [Strg]+[Shift]+[f]
• kursiv: [Alt]+[r],[2] oder [Strg]+[Shift]+[k]
• unterstrichen: [Alt]+[r],[3] oder [Strg]+[Shift]+[u]
• Textschatten: [Alt]+[r],[5]
• Wechsel zwischen Groß- und Kleinschreibung:[Alt]+[r],[7]
  es öffnet sich ein Menü in dem man mit [AUF]/[AB] wählen kann zwischen:
  • Ersten Buchstaben im Satz großschreiben
  • kleinbuchstaben
  • GROSSBUCHSTABEN
  • Erste Buchstabe im Wort Großschreiben
  • gROSS-/kLEINSCHREIBUNG umkehren.
    

Durch [Shift]+[F3] wird der markierte Text abwechselnd in GRUSSBUCHSTABEN, kleinbuchstaben und Erste Buchstabe im Word Großbuchstabe umgewandelt.

• Textfarbe: [Alt]+[r],[f][b], mit [TAB] oder Cursor-Tasten eine voreingestellte Farbe wählen oder mit [w] "Weitere Farben ..." wählen.

Standardmäßig zeigt die Braillezeile mit Jaws nur die Formatierung Großbuchstaben bzw. Kapitälchen mit dem Punkt 7 an. Andere Formatierungen werden zunächst nicht angezeigt. Wenn man die Formatierung von einem Textteil genauer wissen möchte, dann liest die Sprachausgabe mit [JAWS-Taste]+[f] die Formatierungseigenschaften an der Cursorposition vor.

Die Schriftgröße und -art einstellen

Die Schriftgröße wird in Punkt angegeben. Da ein Punkt ca. 0,04 cm groß ist, entspricht 4 Punkt einen Millimeter, 12 Punkt demnach 3 Millimetern. Damit ist noch nicht klar, in welcher Schriftgröße am besten Powerpoint gestaltet werden sollte.

Sie ist von folgenden Kriterien abhängig:

• Dem Ausgabemedium (Beamer, O-Folie)
• Dem Abstand zwischen dem Betrachter und dem Ausgabemedium
• Dem Abstand zwischen Leinwand und Projektor
• Zu große und auch zu fette Schriften wirken unangenehm und erschlagen den Betrachter.
• Zu kleine Schriften lassen den Inhalt unwichtig erscheinen und prägen sich nicht gut ein.
• Zu viele Schriftarten irritieren.

Im Allgemeinen sollte je nach Schriftart die Schriftgröße für eine Präsentation nicht kleiner als 16 Punkt sein. Als klare, serifenlose Schriftarten eignen sich hier besonders die Schriftarten: Arial und Verdana. Weniger bekannt, aber auch geeignet, sind die Schriftarten Franklin Gothic oder AvantGarde. Sie wirken etwas moderner.

In einer Präsentation sollte nur eine Schriftart verwendet werden. Schriften, die zu einer Familie gehören, können vermischt werden, wie Arial Black (Überschrift), Arial und Arial Narrow. Das Aussehen unterscheidet sich nur durch die Stärke der Linie.

Einstellen der Schriftgröße

Die Schriftgröße kann im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt "Schriftgrad" eingestellt werden (kurz: [Alt]+[r],[f][s]).

Es öffnet sich eine Ausklappliste, in der mit [AUF]/[AB] ein Schriftgröße ausgewäht werden kann.

Eine beliebige Schriftgröße kann im Dialogfenster "Schriftart" eingestellt werden. Dieses wird im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt "Dialogfeld Schriftart" ([Alt]+[r],[f][n]) geöffnet.
Mit [TAB] zur Option SCHRIFTGRAD springen und den Schriftgrad direkt eintippen. Mit [Eingabe] wird der eingetippte Wert übernommen und das Dialogfenster geschlossen.

Schriftart wählen

Die Schriftart wählt man im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt "Schriftart" (kurz: [Alt]+[r],[f][f]). Mit [AUF]/[AB] kann in einer Ausklappliste der gewünschten Font auswählen und mit [Eingabe] übernehmen werden.

Im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS kann die Schriftart für alle Folien in einem Arbeitsgang unter dem Menüpunkt SCHRIFTARTEN geändert werden ([Alt]+[u], [t][f]). Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem die zur Verfügung Schriftarten angezeigt werden. Mit [AB]/[AUF] kann eine neue Schriftart gewählt und mit [Eingabe] bestätigt werden kann.

Einstellung: Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen / Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen

Um zu vermeiden, dass man über das Textfeld hinaus schreibt, bietet sich für blinde PC-Anwender folgende Arbeitsweise an: Mit einer Autokorrektur-Einstellung passt sich die Schriftgröße automatisch an das Textfeld an, d.h. PowerPoint verkleinert automatisch den Schriftgrad sobald der Text mit dem eingestellten Schriftgrad nicht mehr ins Textfeld passt.

Dazu folgende Einstellung vornehmen (sollte standardmäßig eingestellt sein):

• Register DATEI Menüpunkt OPTIONEN ([ALT]+[d],[o])
• mit [AB] Dokumentprüfung auswählen und mit [TAB] zu "AutoKorrektur-Optionen...", [Eingabe]
• Es öffnet sich das Dialogfenster "AutoKorrektur" mit mehreren Registerkarten.
• Mit [Strg]+[TAB] die Registerkarte "AutoFormat während der Eingabe" öffnen
• Mit einmal [TAB] zu den Kontrollkästchen
• Mit mehrmals [AB] zum Kontrollkästchen "Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen" dieses kann mit [Leer] wechselweise aktiviert und deaktiviert werden, es sollte aktiviert sein.
• Durch ein weiteres [AB] zum Kontrollkästchen: "Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen"
  auch dieses mit [Leer] aktivieren.
• Durch [Eingabe] werden die Einstellungen übernommen und das Dialogfenster "AutoKorrektur" geschlossen.
• Man befindet sich wieder im Dialogfenster der Optionen, welches ebenfalls mit [Eingabe] geschlossen werden muss.

Ob man schon bei der Schriftgröße von 16 Punkt oder weniger angelangt ist, kann man nur im Dialogfenster "Schriftart" überprüfen. Dieses wird über das Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt "Schriftart..." geöffnet (kurz: [Alt]+[r],[f][n]). Mit [TAB] zur Option "Schriftgrad" gehen. Jaws liest nun die aktuelle Schriftgröße vor. Mit [Eingabe] wird das Fenster wieder geschlossen.
Sollte der Schriftgrad schon kleiner als 16 sein, so ist zu überlegen, ob der Text gekürzt oder auf zwei Folien aufgeteilt werden kann.
Kürzt man den Text, so wird der Schriftgrad ebenfalls automatisch angepasst, d.h. wieder erhöht bis zu dem Schriftgrad, der unsprünglich eingestellt war.

Ausrichtung des Textes

Die Textausrichtung kann im Register START Gruppe ABSATZ und entsprechenden Menüpunkt eingestellt werden. Es werden vier horizontale Absatzausrichtungen unterschieden:

• [Alt]+[r],[a][l] oder [Strg]+[l] Text linksbündig ausrichten
• [Alt]+[r],[a][y] oder [Strg]+[e] Text zentrieren
• [Alt]+[r],[a][b] oder [Strg]+[r] Text rechtsbündig ausrichten
• [Alt]+[r],[a][z] Blocksatz

Der Blocksatz sollte vermieden werden. Da PowerPoint über keine integrierte Silbentrennung verfügt, werden die Worte zu weit auseinandergezogen.

Zeilenabstand

Die Abstände zwischen den Zeilen werden im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt "Zeilenabstand" festgelegt (kurz: [Alt]+[r],[b]). Mit [AUF]/[AB] kann ein Zeilenabstand aus einer Liste gewählt und mit [Eingabe] übernommen werden.

Innerhalb eines Absatzes sollten sie zwischen 1 Zeile und maximal 1,5 Zeilen liegen. Sowohl zu eng liegende Zeilenabstände, als auch zu weit auseinanderstehende Zeilenabstände werden als Einheit wahrgenommen.

Absatzabstände

Voreingestellt sind 7,68 Pt. vor einem Absatz und kein Abstand danach. Diese Einstellung sollte nicht vergrößert werden, da der Text sonst nicht mehr zusammengehörig wirkt.

Der Abstand vor und nach einem Absatz wird im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt ABSATZ (kurz: [Alt]+[r],[p][g]) definiert. Es öffnet sich das Dialogfenster "Absatz".

Mit [TAB] springt man von Menüpunkt zu Menüpunkt.

Im Menüpunkt "Abstand Vor:" wird der Abstand von und im Menüpunkt "Abstand Nach:" der Abstand nach einem Absatz definiert.

In diesem Dialogfenster kann auch den Zeilenabstand nochmal definiert werden. Es kann hier Punktgenau festgelegt werden, dazu muss unter "Zeilenabstand" in einer Ausklappliste "Genau" ausgewählt werden. Hiernach kann nach einem weiteren [TAB] der genaue Wert unter "Maß" eingetippt werden.