PowerPoint 2010: Erste Schritte in PowerPoint

Erste Schritte in PowerPoint

PowerPoint Starten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um PowerPoint zu starten.

PowerPoint ist genauso wie Word über das Startmenü zu finden.
- Mit [Strg]+[Esc] das Startmenü öffnen.
- Mit den Pfeiltasten [AUF]/[AB] erst "Programme", [->], dann "Microsoft Office", [->]
- und hier aus der Liste "Microsoft PowerPoint 2010" wählen.
- Mittels [Eingabe] wird das Programm aktiviert (gestartet).

Auf einigen Rechnern befindet sich "Microsoft PowerPoint 2010" in der obersten Ebene des Startmenüs und man muss sich nicht durch die Unterlisten bewegen.

Alternativ kann PowerPoint auch über START / AUSFÜHREN gestartet werden, indem in das Eingabefeld "PowerPoint" eingetippt und mit [Eingabe] bestätigt wird.
Eine Präsentation kann auch über den Arbeitsplatz oder im Windows-Explorer geöffnet werden. Eine PowerPoint-Präsentation erkennt man an der Endung .pptx bzw. .ppt.

Eine bereits bestehende Präsentation öffnen

Um eine bereits bestehende Präsentation zu öffnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Man öffnet die Präsentation vom Arbeitsplatz aus.
Man öffnet das Dokument von PowerPoint aus über das Register DATEI Menüpunkt ÖFFNEN ([Alt]+[d],[h] bzw. [Strg]+[o]).
Hierdurch öffnet sich das Dialogfenster "Öffnen" (siehe Kapitel: Dialogfenster "Öffnen").
Handelt es sich um eine Datei, die zuletzt verwendet wurde, so kann man diese auch über das Register DATEI Menüpunkt "Zuletzt verwendet" (kurz: [Alt]+[d], [v]) öffnen. (siehe: zuletzt verwendete Präsentation öffnen)

Dialogfenster "Öffnen"

Standardmäßig sucht PowerPoint seine Dateien im Ordner "Eigene Dateien".

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld mit [Shift]+[TAB] in die Listenansicht der Ordner wechseln. Mit den Pfeiltasten kann der gewünschte Ordner ausgewählt werden. Durch Betätigen von [Eingabe] gelangt man in den ausgewählten UNTERORDNER. Mit [Rücktaste] kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner. Im neu gewählten Ordner kann die gesuchte Datei mit den Pfeiltasten ausgewählt und mit [Eingabe] geöffnet werden.

Alternativ kann der Ort und Name der Datei (Pfadname) direkt über das Eingabefeld "Dateiname" eingegeben werden. Dazu gibt man den Pfad wie folgt ein:

E:\Eigene Dateien\Präsentationen\Übungspräsentation

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads wie später im Kapitel Eine Präsentation an einem bestimmten Ort speichern noch beschrieben wird.

zuletzt verwendete Präsentation öffnen

Will man eine Präsentation bearbeiten, die man "zuletzt" bearbeitet hat, so kann man dies schnell über das Register DATEI Menüpunkt "Zuletzt verwendet" (kurz: [Alt]+[d],[v]) tun.
Es öffnet sich eine Liste der zuletzt bearbeiteten Präsentationen. Mit [TAB] springt man in diese Liste, wählt mit [AUF]/[AB] die gesuchte Präsentation aus und öffnet sie mittels [Eingabe].

Zwischen mehreren offenen Präsentationen wechseln

Hat man mehrere Präsentationen geöffnet, gibt es mehrere Möglichkeiten zwischen den Präsentationen zu wechseln.

Man wechselt mit [Alt]+[TAB] zwischen den Präsentationen, man wechselt damit aber auch in alle anderen geöffneten Programme.
Man wechselt über das Register ANSICHT, Gruppe FENSTER, Menüpunkt "Fenster wechseln" ([Alt]+[f],[w]). Es erscheint eine Liste aller geöffneten Präsentationen. Mit [AUF]/ [AB] sucht man die gewünschte Präsentation und wählt sie mit [Eingabe] aus.
Man wechselt mit [Strg]+[F6] ringförmig von Präsentation zu Präsentation

Das PowerPoint Anwendungsfenster

Nach dem Start von PowerPoint wird das PowerPoint Anwendungsfenster geöffnet. Es enthält die typischen Windows-Standardelemente wie Titelleiste, Symbolleiste und Statusleiste.

Auf dem Bildschirm erscheint für sehende Nutzer ein viergeteilter Bereich. Ein fünfter Bereich kann noch hinzugefügt werden.

Durch mehrmaliges Drücken von [F6] können die verschiedenen Fensterbereiche ringförmig angesteuert werden.

FOLIENFENSTER: In der Mitte des Fensters erscheint eine leere Folie, die bearbeitet wird (Titel, Text, Bild).
Dieser als FOLIENFENSTER bezeichnete Bereich wird nach dem Fertigstellen über einen Beamer beim Vortrag ausschließlich zu sehen sein.

Register FOLIEN und GLIEDERUNG: Links vom Folienfenster befindet sich ein Ausschnitt mit zwei Registern: FOLIEN und GLIEDERUNG.
Im Register FOLIEN werden die Folien durchnummeriert und können als Miniaturansicht betrachtet werden.
Im Register GLIEDERUNG werden alle Textinformationen einer Präsentation auf einen Blick angezeigt.
Dieses Register eignet sich für blinde PC-Anwender besonders gut, da alle Textinformationen der Folien in der durchnummerierten Abfolge dargestellt werden.
Die Nummerierung der Folie, die Gesamtzahl, sowie das jeweilige Register wird von Jaws angesagt (Gliederungsausschnitt, Folienausschnitt). Mit [Strg]+[Shift]+[TAB] kann zwischen dem Gliederungsausschnitt und dem Folienausschnitt gewechselt werden.

MULTIFUNKIONSLEISTE: Oberhalb dieser beiden Fenster befindet sich die Multifunktionsleiste.
Fast alle Befehle und Funktionen von PowerPoint werden über die Multifunktionsleiste aufgerufen. Die Multifunktionsleiste ist in Register und Gruppen unterteilt. Sie kann mit [Strg]+[F1] ein- und ausgeblendet werden. Die Steuerung erfolgt am besten mit den bekannten Kurztasten-Kombinationen; für das Register DATEI [Alt]+[d], für START [Alt]+[r] usw.
Mit Hilfe von [Alt], mehrmals [->] bzw. [Alt], mehrmals [<-] kann man die Register wie Datei, Start, Einfügen, Entwurf, ... nacheinander anwählen. Durch [TAB] oder [AB] springt man in das angewählte Register, in welchem man mit [Strg][->]/[Strg][<-] von Gruppe zu Gruppe und mit [TAB] bzw. [Shift]+[TAB] von Menüpunkt zu Menüpunkt gehen kann. Durch mehrmaliges [AUF] kommt man wieder zurück in die Registerleiste.
Weitere Informationen zur Menüsteuerung erhält man im Modul Grundlagen unter Tastaturbedienung.

NOTIZENFENTER: Unter dem Folienfenster können in einem Notizenfenster ergänzende Notizen, die für den Vortrag wichtig sind, geschrieben werden.
Jaws sagt diesen Bereich an. Auf der Braillezeile blinkt der Cursor im Eingabefeld

AUSWAHL UND SICHTBARKEIT: Durch Drücken von [Alt]+[F10] kann noch ein fünfter Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" rechts neben dem FOLIENFENSTER geöffnet werden bzw. auch durch ein weiteres [Alt]+[F10] wieder geschlossen werden. Dieser Bereich ist standardmäßig nach dem Öffnen von PowerPoint NICHT geöffnet.
Der Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" enthält eine Liste aller Objekte und Platzhalter die auf einer Folie vorhanden sind. Über diese Liste kann man Objekte markieren (auch mehrere gleichzeitig), um sie bearbeiten zu können, man kann ihre Reihenfolge ändern, sie ein- und ausblenden und einige Objekte können auch zu einer Gruppe zusammengefasst werden.

Eine Präsentation speichern

Eine Präsentation speichert man über das Register DATEI. Mit [AB] wählt man den Menüpunkt "Speicher" und bestätigt ihn mit [Eingabe] (kurz: [Alt]+[d],[c]).

Alternativ kann man auch mit [Strg]+[s] "speichern".

Wurde die Präsentation noch nicht gespeichert, öffnet sich das Dialogfeld "Speichern unter". Ansonsten wird die Präsentation unter ihrem bisherigen Namen gespeichert und die vorherige Version ist damit überschrieben.

Im Dialogfeld "Speichern unter" steht der Cursor im kombinierten Eingabefeld "Dateiname", hier schlägt PowerPoint einen Namen vor, den man mit [Eingabe] akzeptieren oder übertippen kann. Mit [Eingabe] wird die Datei im Standardordner für Präsentationen mit der voreingestellten Endung gespeichert. Wie diese geändert werden können wird später beschrieben.

Schließt oder beendet man PowerPoint ohne alle Aktionen gespeichert zu haben, so fragt das System "Möchten sie die Änderungen in Dateiname speichern?". Beantwortet man diese Frage mit dem [Speichern] Knopf, so werden auch die letzten Änderungen gespeichert. Man kann aber auch mit [TAB] [Nicht Speichern] oder [Abbrechen] auswählen.

Eine Präsentation an einem bestimmten Ort speichern

Standardmäßig werden die PowerPoint-Dateien in dem Ordner "Eigene Dateien" gespeichert.

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld "Speichern unter" mit [TAB] in die Listenansicht der Ordner springen. Mit den Pfeiltasten kann man den gewünschten Ordner auswählen. Durch Betätigen von [Eingabe] gelangt man in den ausgewählten UNTERORDNER. Mit [Rücktaste] kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner zurück. Im neu gewählten Ordner gelangt man durch [TAB] in das kombinierte Eingabefeld "Dateiname". Dort wird der Dateiname eingetragen und anschließend mit [Eingabe] die Speicherung ausgelöst.

Der Pfad der Präsentation kann aber auch direkt im Eingabefeld "Dateiname" eingeben werden In der EDV Sprache bedeutet Pfadname, dass die Datei mit Ort (Ordner) und Dateiname angesprochen wird, Beispiel für den vollständigen Pfadnamen unserer Datei "Übungspräsentation":

E:\Eigene Dateien\Übungen\Übungspräsentation

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads, indem schon bekannte Ordner nach Eingabe des ersten Buchstabens vorgeschlagen werden. Nach Eingabe von "E:\E" schlägt Windows alle Dateien/Ordner in einer Liste vor, die mit "E:\E" beginnen (ist die Liste leer, gibt es diesen Ordner nicht!) z.B. "E:\Eigene Dateien". Mit [AUF]/[AB] kann man die Liste durchsuchen. Windows 7 vervollständigt automatisch den Pfadnamen mit dem ausgewählten Namen, so dass man z.B. gleich mit "\Ü" für "\Übungen" weitertippen kann. Als letztes gibt man einen Dateinamen "\Übungspräsentation" an. Handelt es sich im Eingabefeld "Dateiname" um einen Ordner, so bewirkt [Eingabe], dass in diesen Ordner gewechselt wird. Handelt es um einen Namen, so bewirkt [Eingabe] das Speichern der Präsentation unter diesem Namen im angegebenen oder aktuellen Ordner.

Einen anderen Ordner als Standardordner festlegen

Wenn die erstellten Präsentationen grundsätzlich oder häufig in einen anderen, neu erstellten Ordner gelegt werden sollen, kann im Register DATEI, Menüpunkt "Optionen" diese Einstellung vorgenommen werden. Vorgehen:

[Alt]+[d],[o]
Es öffnet sich das Dialogfenster "PowerPoint-Optionen".
Mit [AB]/[AUF] den Menüpunkt "Speichern" wählen.
Mit [TAB] in das Listenfeld STANDARDSPEICHERORT springen.
Dort den PFAD eintragen (Beispielsweise C:\Dokumente und Einstellungen\Präsentationen).
[Eingabe] schließt das Dialogfenster

Eine Präsentation mit einem anderen Dateityp speichern

Im Dialogfeld SPEICHERN UNTER befindet sich unter dem Eingabefeld "Dateiname" das Eingabefeld "Dateityp". Standardmäßig ist hier die Dateiendung "PowerPoint-Präsentation" (.pptx bzw. .ppt für ältere PowerPoint Versionen) eingestellt, die das Programm üblicherweise verwendet.

PowerPoint bietet hier in der Ausklappliste ältere PowerPoint-Versionen an. Ebenso kann das Dateiformat Webseite mit der Endung .html ausgewählt werden. Präsentationen lassen sich auch als Bilddateien speichern (JPEG-Format mit der Dateiendung .jpg, PNG-Format mit der Dateiendung .png oder im TIFF-Format mit der Dateiendung .tiff). Wenn Präsentationen als Bilddatei gespeichert werden, kann die Dateigröße dadurch deutlich verkleinert werden. Dies ist manchmal beim Versenden von PowerPoint-Dateien von großer Bedeutung. Ein ZIP-komprimierter Ordner in PowerPoint ist fast genauso groß wie die Ursprungsdatei.

Präsentationen können auch als Textdatei im RTF-Format mit der Dateiendung .rtf (Rich Text Format) gespeichert werden.

Vorgehen:

[Alt]+[d],[t]
Mit [TAB] in das Listenfeld DATEITYP
mit [AUF]/[AB] GLIEDERUNG/RTF wählen.

Aber Achtung: Dateien, die nicht im Format "PowerPoint-Präsentation" gespeichert wurden, können unter Umständen später nicht mehr mit PowerPoint verändert werden, also auch immer einmal als "PowerPoint-Präsentation" speichern.

Eine Präsentation schließen

Manchmal möchte man eine einzelne Präsentation schließen, ohne PowerPoint zu beenden: die kann man über das Register DATEI Menüpunkt SCHLIEßEN (kurz: [Alt]+[d],[l]) Noch kürzer geht es über die Tastenkombination [Strg]+[F4].

PowerPoint beenden

Zum Beenden von PowerPoint gibt es mehrere Möglichkeiten:

über das Register DATEI Menüpunkt BEENDEN (kurz: [Alt]+[d],[b])
oder ganz kurz: [Alt]+[F4]