Access 2010: Tabellen

Tabellen

Access speichert Informationen in Form von Tabellen. Eine Tabelle besteht aus horizontal verlaufenden Zeilen und vertikal verlaufenden Spalten. Jede Zeile einer Tabelle entspricht einem Datensatz. Spalten legen die Art der in einer Zelle gespeicherten Information fest. Im Schnittpunkt einer Zeile und einer Spalte liegt eine Zelle. Jede Zelle speichert eine Information. Tabellen werden individuell an die Erfordernisse der Informationen angepasst, die in ihnen gespeichert werden sollen. Eine Tabelle zum Speichern von Namen und Adressen könnte die folgenden Spaltenüberschriften haben:

ID, Name, Vorname, Anrede, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort

Eine mit Daten angefüllte Zeile, also ein Datensatz könnte wie folgt aussehen:

1, Mustermann, Max, Herr, Schlossstraße, 23, Ilvesheim

Bevor Informationen in einer Tabelle gespeichert werden können, muss die Struktur der Tabelle bestimmt werden: Wie viele Spalten soll die Tabelle haben, welche Werte sollen die Spalten aufnehmen können. Eine Tabelle hat daher zwei Ansichten:

Die Entwurfsansicht, in der die Struktur der Tabelle angelegt oder nachträglich verändert wird.
Die Datenblattansicht, in der Werte in die angelegten Felder eingegeben werden können.

Beim Öffnen einer Tabelle aus dem Datenbankfenster wird die Datenblattansicht geöffnet.

HINWEIS: Folgend empfiehlt es sich jeden beschriebenen Schritt anhand der Nordwind.mbd nachzuvollziehen. Fertigen Sie sich dazu eine Kopie der Nordwind.db. In dieser können beliebig Veränderungen vorgenommen werden.

Tabelle: Datenblattansicht

Die Datenblattansicht wird für das Eintragen und Verändern von Informationen benötigt. Die Navigation in ihr ist recht einfach.

AB und AUF wechselt zur nächsten Zeile, bzw. zum nächsten Datensatz.
RECHTS und LINKS wechselt die Spalte innerhalb eines Datensatzes. Befindet sich der Cursor in der letzten Spalte eines Datensatzes, so wechselt der Cursor beim Betätigen von RECHTS automatisch zur ersten Spalte des nächsten Datensatzes. Umgekehrt wechselt die Taste LINKS in der ersten Spalte zur letzten Spalte des vorausgehenden Datensatzes. Statt RECHTS und LINKS können auch die Taste TAB bzw. UMSCHALT+TAB verwendet werden.
Werte können mit der Tastatur direkt in die Tabelle eingegeben werden. Sie werden dabei unmittelbar in der Tabelle gespeichert. Je nach Struktur der Tabelle kann aber nicht in jedem Feld jeder Wert gespeichert werden. Ist durch die Struktur der Tabelle beispielsweise festgelegt, dass ein Feld nur einen Zahlenwert speichern kann und gibt der Anwender dennoch Textzeichen ein, so blendet Access beim Versuch, das Feld zu verlassen, ein Dialogfeld mit einer Fehlermeldung ein und besteht auf Korrektur des Fehlers.
Ist eine Spalte zu breit um alle Inhalte darzustellen (z.B. Memofelder) kann mit UMSCHALT+F2 das ZOOM-Dialogfeld aufgerufen werden, in dem alle in der Normalansicht nicht sichtbaren Werte in einem mehrzeiligen Eingabefeld angezeigt werden.
Jaws liest den Wert eines Feldes automatisch vor und zeigt ihn auf der Braillezeile an. Ebenso wird in der Voreinstellung die Spaltenüberschrift vorgelesen.
JAWS+C sagt die aktuelle Koordinate des Feldes (Bezeichnung von Spalte und Zeile) an.
JAWS+F1 ruft den Virtual Viewer von Jaws auf. Dieser sagt die Eigenschaften der Zelle an, in der sich der Cursor gerade befindet.

Arbeiten in der Tabellen-Datenblattansicht

Datensatz löschen

Navigieren Sie in die Zeile des Datensatzes, den Sie löschen möchten.
Wählen Sie den Menüeintrag BEARBEITEN - DATENSATZ LÖSCHEN (ALT,B,Ö).
Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage des erscheinenden Dialogfeldes mit JA.

Spalte löschen

Innerhalb der Datenblattansicht ist es möglich, direkt eine Spalte der Tabelle und alle Einträge dieser Spalte in allen Datensätzen zu löschen. Dieser Befehl sollte nur mit größter Vorsicht benutzt werden. Vor dem Löschen der Spalte wird zwar ein Dialogfeld mit einer Sicherheitsabfrage eingeblendet, aber dieses wird durch ein unachtsames Drücken von EINGABE automatisch mit JA beantwortet. Es ist anschließend nicht mehr möglich, die Aktion rückgängig zu machen.

Navigieren Sie innerhalb eines beliebigen Datensatzes in die Spalte, die Sie löschen möchten.
Wählen Sie den Menüeintrag BEARBEITEN - SPALTE LÖSCHEN (ALT,B,L).
Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage des erscheinenden Dialogfeldes mit JA.

Datensatz auswählen

Möchten Sie einen Datensatz oder vielleicht sogar alle Datensätze einer Tabelle auf einmal auswählen, etwa um sie über die Zwischenablage in eine andere Tabelle oder in ein anderes Dokument zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor.

Navigieren sie zum gewünschten Datensatz.
Wählen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - DATENSATZ AUSWÄHLEN (ALT,B,W).

Um alle Datensätze auf einmal auszuwählen, drücken Sie STRG+A oder wählen Sie den Menüeintrag BEARBEITEN - ALLE DATENSÄTZE AUSWÄHLEN (ALT,B,A).

Datensatz sortieren

Die Darstellung jeder Tabelle lässt sich nach einer Spalte sortieren. In der Voreinstelliung wird jede Spalte in aufsteigender Reihenfolge nach dem Inhalt der ersten Spalte sortiert. Möchten Sie eine Sortierung nach einer anderen Spalte oder in einer anderen Reihenfolge, gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie in die Spalte, nach der Sie die Tabelle sortieren möchten.
Wählen Sie den Menüeintrag DATENSÄTZE - SORTIEREN (ALT,S,S) und entscheiden Sie sich für eine Sortierreihenfolge. AUFSTEIGEND SORTIEREN (ALT,S,S,U) sortiert von A nach Z, ABSTEIGEND SORTIEREN (ALT,S,S,A) von Z nach A.

Datensatz suchen

Für das Suchen eines Datensatzes stellt Access gleich eine Reihe unterschiedlicher Werkzeuge bereit. Diese unterscheiden sich beträchtlich in ihrer Komplexität und reichen von der einfachen Textsuche, wie man sie auch aus Anwendungen wie Microsoft Word kennt, bis hin zu komplexen Filterfunktionen.

Suchen und Ersetzen

Die einfache Textsuche SUCHEN sucht nach einer beliebigen Zeichenfolge. Die Funktion ERSETZEN im gleichnamigen Reiter erlaubt es zudem, die gefundenen Ergebnisse mit einer frei wählbaren Zeichenkette auszutauschen.

Drücken Sie STRG+F oder wählen Sie den Menüeintrag BEARBEITEN - SUCHEN (ALT,B,S).
Geben Sie im erscheinenden Dialogfeld SUCHEN UND ERSETZEN die Zeichenkette, nach der Sie suchen möchten, in das Eingabefeld (ALT+S) ein.
Mit TAB können Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten anspringen, über welche sich die Suche verfeinern lässt.
- SUCHEN IN (ALT+C) - beschränkt die Suche auf eine bestimmte Spalte der Tabelle oder sucht bei Wahl des Tabellennamens als Suchort gleichermaßen in allen Spalten der Tabelle.
- VERGLEICHEN (ALT+V) - steuert die Suche der Zeichenfolge innerhalb eines Feldes.
  1. GANZES FELD - Der Suchbegriff muss das ganze Feld einnehmen, in dem gesucht wird.
  2. TEIL DES FELDINHALTES - Der Suchbegriff muss im Feld an einer beliebigen Stelle vorkommen. Eine Suche nach 'BE' könnte BErgzabern, BamBErg, oder BErlin als Ergebnisse liefern.
  3. ANFANG DES FELDINHALTES - Der Suchbegriff muss am Anfang des Feldes stehen. Eine Suche nach 'BE' könnte BErgzabern oder BErlin als Ergebnisse liefern, nicht aber BamBErg.
- SUCHEN (ALT+U) - entscheidet darüber, in welcher Richtung die Suche stattfinden soll. Ausgangspunkt ist immer der aktuelle Datensatz.
  1. ALLE - durchsucht alle Datensätze
  2. AUFWÄRTS - sucht vom aktuellen Datensatz aus in allen Datensätzen, die über ihm stehen.
  3. ABWÄRTS - sucht vom aktuellen Datensatz aus in allen Datensätzen, die unter ihm stehen.
- GROSS-/KLEINSCHREIBUNG BEACHTEN (ALT+K)
- FORMATIERUNG BEACHTEN (ALT+F) - beschränkt die Suche auf Ergebnisse, deren Formatierung (Textauszeichnung etc.) genau mit dem Suchbegriff übereinstimmt.
Starten Sie den Suchvorgang mit EINGABE.

Um das Suchergebnis zu sehen, müssen Sie das Dialogfeld verlassen. Zur weiteren Suche muss es erneut mit STRG-F aufgerufen werden.

Möchten Sie Werte der Tabelle durch eine beliebige Zeichenkette ersetzen, wechseln Sie aus der Suche zum Karteireiter ERSETZEN, oder rufen Sie das Dialogfeld ERSETZEN direkt aus der Tabelle über den Menüeintrag BEARBEITEN - ERSETZEN (ALT,B,E) oder mit der Tastaturkombination STRG+H auf. Das Dialogfeld ERSETZEN ist im Aufbau weitgehend identisch zur Suche. Es enthält zusätzlich das Eingabefeld ERSETZEN DURCH (ALT+D), in welches man die Zeichenkette einträgt, durch welche die Suchergebnisse ersetzt werden sollen.

Der Schalter WEITERSUCHEN (ALT+W) sucht lediglich nach einem Eintrag, der dem Suchbegriff entspricht.
Der Schalter ERSETZEN (ALT+E) ersetzt den gefundenen Eintrag durch die gewählte Zeichenkette
Der Schalter ALLE ERSETZEN (ALT+T) ersetzt ohne weitere Rückfrage alle Einträge, die dem Suchkriterium entsprechen.

Auch die Funktion ERSETZEN muss mit Bedacht eingesetzt werden, da sich der Vorgang nicht rückgängig machen lässt.

Filter

Filter ermöglichen es, Datensätze mit gemeinsamen Eigenschaften aus einer großen Datenmenge herauszusuchen. Dabei kann der Benutzer die Eigenschaften frei wählen. Ein Unternehmen könnte seine Kundendaten zum Beispiel nach den Kriterien "Frau, jünger als 30, älter als 20, Wohnort Mannheim" filtern, um einen Werbe-Serienbrief an diese Zielgruppe zu versenden.

Formularbasierter Filter

Der formularbasierte Filter wird - wie der Name schon vermuten lässt - eher aus einem Formular heraus aufgerufen, lässt sich allerdings auch aus einer Tabelle starten. Die Idee dieses Filters ist es, den Anwender beim Finden seiner Filterkriterien dadurch zu unterstützen, dass er eine Auswahl von Filtermöglichkeiten angezeigt bekommt, aus denen er nur noch wählen muss. Genau diese Möglichkeit der Auswahl funktioniert beim Aufruf des formularbasierten Filters aus einer Tabelle heraus nicht. Stattdessen muss der Anwender seine Filterkriterien von Hand eingeben.

Öffnen Sie die Tabelle, auf welche Sie Filterkriterien anwenden möchten.
Wählen Sie den Menüpunkt DATENSÄTZE - FILTER - FORMULARBASIERTER FILTER (ALT,S,F,F).
Alle Datensätze der Tabelle verschwinden. Die einzige verbleibende Zeile unterhalb der Spaltenüberschriften ist leer. Mit ALT+AB kann man aber in jedem Feld eine Ausklappliste öffnen, welche die Einträge IST NULL und IST NICHT NULL enthält.
- IST NULL - setzt den Filter, dass dieses Feld im gesuchten Datensatz keinen Wert enthalten darf.
- IST NICHT NULL - setzt den Filger, dass dieses Feld im gesuchten Datensatz unbedingt einen Wert enthalten muss.
Weitere Filter können nur direkt über Text in die Felder unter den Spalten eingegeben werden, auf die das Filterkriterium angewendet werden soll. Mehr zum Formulieren von Filterausdrücken unter Access: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke.
Um die gesetzten Filter auf die Daten in der Tabelle anzuwenden, wählt man den Menüpunkt DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN (ALT,S,O).
In der Tabelle werden nur noch diejenigen Datensätze angezeigt, die den Filterkriterien entsprechen.
Von hier aus kann man entweder erneut den formularbasierten Filter über das Menü aufrufen und Veränderungen an den Filterkriterien vorzunehmen, oder man kann über den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN (ALT,S,N) alle Filter löschen und zur normalen und vollständigen Ansicht der Tabelle zurückkehren.

Auswahlbasierter Filter

Der auswahlbasierte Filter ist sehr leicht anzuwenden. Er verwendet den Wert des aktuell ausgewählten Feldes als Filterkriterium.

Öffnen Sie die Tabelle, auf welche Sie Filterkriterien anwenden möchten.
Navigieren Sie in das Feld, welches den Wert enthält, nach dem Sie die Tabelle filtern möchten.
Wählen Sie den Menüpunkt DATENSÄTZE - FILTER - AUSWAHLBASIERTER FILTER (ALT,S,F,W).
In der Tabelle werden nun nur noch diejenigen Datensätze angezeigt, die den Wert des Filterkriteriums in der entsprechenden Spalte enthalten.
Die Funktion des auswahlbasierten Filters lässt sich wiederholt nacheinander anwenden und auch mit dem auswahlausschließenden Filter kombinieren. Dazu navigieren Sie innerhalb der gefilterten Ergebnistabelle zu einem anderen Feld und rufen die gewünschte Funktion über das Menü auf.
Möchten Sie die Filter wieder entfernen, rufen Sie den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN (ALT,S,N) auf und kehren dadurch zur vollständigen Ansicht der Tabelle zurück.

Auswahlausschließender Filter

Der auswahlausschließende Filter funktioniert ähnlich wie der auswahlbasierte Filter. Statt eines Wertes, den jeder Datensatz enthalten MUSS, legen Sie hier fest, welchen Wert ein bestimmtes Feld in keinem Fall enthalten DARF.

Öffnen Sie die Tabelle, auf welche Sie Filterkriterien anwenden möchten.
Navigieren Sie in das Feld, welches den Wert enthält, nach dem Sie die Tabelle filtern möchten.
Wählen Sie den Menüpunkt DATENSÄTZE - FILTER - AUSWAHLAUSSCHLIESSENDER FILTER (ALT,S,F,C).
Die Funktion des auswahlausschließenden Filters lässt sich wiederholt nacheinander anwenden und auch mit dem auswahlbasierten Filter kombinieren. Dazu navigieren Sie innerhalb der gefilterten Ergebnistabelle zu einem anderen Feld und rufen die gewünschte Funktion über das Menü auf.
Möchten Sie die Filter wieder entfernen, rufen Sie den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN (ALT,S,N) auf und kehren dadurch zur vollständigen Ansicht der Tabelle zurück.

Access: Übung Filter

Spezialfilter/-sortierung

Der Spezialfilter ist der mächtigste Filter in Access, seine Bedienung ist allerdings recht komplex. Mit ihm lassen sich alle Filterwünsche erfüllen und die Daten können im gleichen Arbeitsgang auch sortiert werden. Alle durch andere Verfahren gesetzte Filter lassen sich mit Hilfe des Spezialfilters nachbearbeiten und weiter verfeinern.

Der Spezialfilter wird über den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER - SPEZIALFILTER/-SORTIERUNG (ALT,S,F,S) eingeschaltet. Dabei öffnet sich ein eigenes Filter-Fenster, welches dem Fenster gleicht, über welches Abfragen erstellt werden. Prinzipiell sind die Filterfunktionen von Access nichts anderes als Abfragen innerhalb einer einzigen Tabelle.

Das von links nach rechts langgezogene Fenster besteht aus zwei Bereichen, zwischen denen man mit F6 wechseln kann. Im oberen Teil wird die Tabelle angezeigt, auf welche die Filter angewendet werden sollen. Die Tabelle wird als sogenannte Feldliste angezeigt. Eine Feldliste zeigt die Spaltenüberschriften einer Datentabelle in Listenform, also in vertikaler Ausrichtung, an. Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Kriterienbereich. Er besteht aus einer Tabelle. Die Zeilen der Tabelle sind wie folgt beschriftet:

FELD:
SORTIERUNG:
KRITERIEN:
ODER:

Die Spalten haben keine Beschriftung.

Um einen Filter zu erstellen, geht man wie folgt vor:

Navigieren Sie mit den Pfeiltasten in ein freies Feld in der ersten Zeile der Tabelle. Jaws sagt ein Eingabefeld an.
Mit ALT+AB öffnen Sie die Ausklappliste des Feldes. In ihr befinden sich alle Spaltenüberschriften der Tabelle, in der Sie filtern möchten. Mit AB und AUF navigieren Sie zu der Spaltenüberschrift, in der die zu filternden Daten stehen, drücken ESC und danach AB (!!! nicht EINGABE!!!). Kennen Sie den Namen der Spaltenüberschrift auswendig, können Sie ihn auch ohne die Ausklappliste einfach direkt in das Eingabefeld eingeben. Access unterstützt Sie bei der Eingabe, indem es versucht, anhand der bereits getippten Buchstaben zu erkennen, welche Spaltenüberschrift gewünscht ist und diese automatisch ergänzt. Übernommen wird der Eintrag durch Drücken von AB. (!!! erneut: nicht EINGABE!!!)
Der Cursor sollte nun in der gleichen Spalte eine Zeile tiefer im Feld SORTIERUNG stehen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Soll keine Sortierung vorgenommen werden, lassen Sie das Feld frei und gehen mit AB in die nächste Zeile.
- Wünschen Sie eine Sortierung, so legen Sie deren Art durch Öffnen der Ausklappliste mit ALT+AB fest. Zur Wahl stehen AUFSTEIGEND, ABSTEIGEND und KEINE SORTIERUNG. Drücken Sie anschließend ESC und dann AB. Selbstverständlich können Sie die Art der Sortierung auch wieder durch direkte Eingabe in das Eingabefeld durch Ausschreiben des entsprechenden Begriffes festlegen. Access unterstütz sie auch hierbei. Beenden Sie Ihre Eingabe in diesem Fall mit AB.
Der Cursor steht nun im Feld KRITERIEN. Formulieren Sie hier Ihre Filterkriterien mit Hilfe von Operatoren und Platzhaltern (Siehe auch: Access: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke). Gehen Sie nach Ihrer Eingabe mit AB in die nächste Zeile.
Sie befinden sich im Feld ODER. In diesem Feld können Sie mit Operatoren und Platzhaltern ein zweites Filterkriterium angeben, nach dem innerhalb der gewählten Spaltenüberschrift gesucht werden soll. Diese Funktion wird häufig zum Herausfiltern von Bereichen benötigt, zum Beispiel um Menschen zu finden, die jünger als 30, aber älter als 20 sind. Drücken Sie nun EINGABE und nicht AB. Der Cursor bleibt in der gleichen Zeile, springt aber eine Spalte weiter nach rechts.
Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
- Sie navigieren in der freien Spalte wieder in die erste Zeile, um ein neues Filterkriterium zu definieren und wiederholen diesen Vorgang, bis Sie alle von Ihnen gewünschten Filter eingegeben haben.
- Sie wenden den Filter auf die Tabelle an, indem Sie den Menüeintrag FILTER - FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN (ALT,R,O) wählen. Sie können nach Betrachten des Filterergebnisses durch erneutes Aufrufen des Spezialfilters jederzeit Korrekturen vornehmen.

Möchten Sie die Filter wieder entfernen, rufen Sie den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN (ALT,S,N) auf und kehren dadurch zur vollständigen Ansicht der Tabelle zurück.

Access: Übung Spezialfilter

Tabelle: Entwurfsansicht

In der Tabellen-Entwurfsansicht von Access wird die Struktur einer Tabelle angelegt und bearbeitet. Die Tabellen-Entwurfsansicht kann auf unterschiedliche Weise aufgerufen werden:

aus dem Datenbankfenster:
- Navigieren Sie auf eine bestehende Tabelle und drücken Sie die APPLIKATIONSTASTE. Wählen Sie ENTWURFSANSICHT (APPLIKATIONSTASTE,W).
- Rufen Sie die Objektgruppe TABELLEN auf. Gehen Sie anschließend im Inhaltsbereich auf den Eintrag ERSTELLT EINE TABELLE IN DER ENTWURFSANSICHT.
- Wählen Sie den Menüeintrag EINFÜGEN - TABELLE (ALT,E,T). Im sich öffnenden Dialogfeld wählen Sie ENTWURFSANSICHT und bestätigen mit EINGABE.
aus einer geöffneten Tabelle heraus: Wählen Sie den Menüeintrag ANSICHT - ENTWURFSANSICHT (ALT,A,W).

Die Entwurfsansicht besteht aus zwei Fensterbereichen, dem Feldeingabebereich in der oberen Fensterhälfte und dem Feldeigenschaftenbereich mit dem Informationsbereich in der unteren Bildschirmhälfte. Zwischen den beiden Bereichen kann mit der Taste F6 gewechselt werden.

Arbeiten in der Tabellen-Entwurfsansicht

Neue Tabelle erstellen

Die Grobstruktur einer neuen Tabelle wird über den Feldeingabebereich erstellt.

Der Feldeingabebereich besteht wiederum aus einer dreispaltigen Tabelle. Die erste Spalte trägt die Überschrift FELDNAME, die zweite Spalte die Überschrift FELDDATENTYP und die dritte Spalte die Überschrift BESCHREIBUNG.

In jeder Zeile des Feldeingabebereichs kann eine Spalte für eine Tabelle angelegt und definiert werden. Dazu geht man wie folgt vor:

Navigieren in die Spalte FELDNAME.
Einen sinnvollen Namen für die neue Spalte wählen. Der Name sollte so gewählt sein, dass die Funktion der Spalte sofort aus ihm heraus ersichtlich ist.
Navigieren in die Spalte FELDDATENTYP (mit TAB).
mit ALT+AB die Ausklappliste des Feldes öffnen und mit AUF/AB den Feldtyp wählen, den man für die Spalte wünscht. Aus folgenden Optionen kann gewählt werden.
- Text - Ermöglicht die Eingabe von bis zu 255 Zeichen, z.B. Text, Sonderzeichen und Zahlen.
- Memo - Ermöglicht die Eingabe von längeren Texten, aber auch Sonderzeichen und Zahlen (65535 Zeichen).
- Zahl - Es dürfen ausschließlich Zahlen eingegeben werden, wobei zwischen verschiedenen Zahlenarten unterschieden wird: (ganze Zahlen:) Integer, Long Integer, (Reelle Zahlen:) Single, Double, Dezimal und Replikations ID.
- Datum/Uhrzeit - Ermöglicht die Eingabe von Datumsangaben und Uhrzeiten. Verschiedene Arten der Darstellung sind dabei möglich.
- Währung - Ermöglicht die Eingabe von Zahlen, die in der Darstellung um Währungszeichen wie z.B. € oder $ ergänzt werden.
- Autowert - Nummeriert Datensätze automatisch. Der erste Datensatz erhält die 1, der zweite die 2 usw., kein zweiter Datensatz erhält die gleiche Nummer. In jeder Tabelle darf es nur eine Spalte vom Felddatentyp AUTOWERT geben.
- Ja/Nein - Statt eines Zeichens wird ein Kontrollfeld in der Tabelle eingeblendet. Gesetzter Haken bedeutet JA, kein Haken bedeutet NEIN.
- OLE Objekt - Ermöglicht das Einfügen von OLE Objekten. OLE Objekte sind Objekte anderer Anwendungen, aber auch Klänge oder andere binäre Daten.
- Hyperlink - Ermöglicht die Eingabe von Hyperlinks, die aus Text, Zahlen und Sonderzeichen bestehen können.
- Anlage
- Nachschlage Assistent - Ermöglicht die Übernahme von Werten aus anderen Tabellen oder die Auswahl mit Hilfe einer Liste oder eines Kombinationsfeldes.
EINGABE übernimmt den gewählten Wert und setzt den Fokus in die nächste Spalte.
Der Fokus steht nun in der Spalte BESCHREIBUNG. Sofern der Name der Tabelle aussagekräftig ist, kann das Feld BESCHREIBUNG frei bleiben. Gerade bei komplexen Datenbanken ist es aber durchaus sinnvoll, in das Feld BESCHREIBUNG eine kurze Erklärung über den Inhalt und die Funktion der Spalte aufzunehmen. Dies erleichtert es anderen Benutzern, die Struktur der Datenbank nachzuvollziehen.

Mit den oben beschriebenen Schritten ist eine Spalte der neuen Tabelle erstellt worden. Es können nun weitere Einstellungen an der eben erstellten Spalte vorgenommen oder eine weitere Spalte definiert werden, indem die Schritte in einer neuen Zeile im Feldeingabebereich wiederholt werden.

Um die weiteren Eigenschaften einer Spalte zu bearbeiten, wechselt man mit F6 aus der Zeile des Feldeingabebereichs, in der sie erstellt wurde zum zugehörigen Feldeigenschaftenbereich. Die in den Feldeigenschaften gesetzten Werte gehören jeweils zu einer Zeile aus dem Feldeingabebereich, ändern sich also in Abhängigkeit der Zeile, aus der heraus sie aufgerufen wurden.

Der Feldeigenschaftenbereich besteht aus zwei Registerkarten, ALLGEMEIN und NACHSCHLAGEN. Auf jeder Registerkarte findet man eine zweispaltige Tabelle. Die Zeilenbeschriftung gibt Aufschluss über die Werte, welche über die Felder beeinflusst werden können. Viele der Felder dürfen übrigens auch frei sein, wenn der Benutzer keinen Eintrag wünscht. Andere Felder müssen zwingend einen Wert enthalten. Manche Felder sind nur bei bestimmten Felddatentypen sichtbar, also nicht wundern, wenn nicht alle unten beschriebenen Felder zu sehen sind.

Auf der Registerkarte ALLGEMEIN befinden sich folgende Einstellungsmöglichkeiten (mit TAB gelangt man von einer Möglichkeit zur nächsten bzw. SHIFT+TAB wieder zurück:

FELDGRÖSSE - Wie viele Zeichen dürfen maximal in das Feld eingegeben werden? Bei Zahlen wählt man mit ALT+AB den gewünschten Zahlentyp (Integer, Double etc.) aus
FORMAT - Wie sollen die Feldinhalte später dargestellt werden? Hier können beispielsweise Währungssymbole oder ähnliches aus einer mit ALT+AB erreichbaren Ausklappliste gewählt werden.
DEZIMALSTELLENANZEIGE - Wie viele Dezimalstellen sollen bei Kommazahlen dargestellt werden? ALT+AB bietet mögliche Werte
EINGABEFORMAT - Legt ein Muster für alle Daten fest, die später in das Feld eingegeben werden sollen. Der Ausdrucks-Generator kann zur Hilfe genommen werden.
BESCHRIFTUNG - Wie soll das Feld in Tabellen, Berichten und Formularen bezeichnet werden?
STANDARDWERT - Welchen Wert soll das Feld bei einem neu angelegten Datensatz anfänglich haben? Der Ausdrucks-Generator kann zur Hilfe genommen werden.
GÜLTIGKEITSREGEL - Mit der Gültigkeitsregel kann man einstellen, welche Daten bei der Eingabe angenommen und welche abgewiesen werden. Auf diese Weise lassen sich Fehler durch falsch eingegebene Daten vermeiden. Ausdrucks-Generator kann zur Hilfe genommen werden.
GÜLTIGKEITSMELDUNG - Welche Meldung soll der Anwender erhalten, wenn er versucht, ungültige Daten einzugeben?
EINGABE ERFORDERLICH - Muss das entsprechende Feld zwingend einen Wert enthalten? Hier können die Werte JA und NEIN aus einer mit ALT+AB erreichbaren Ausklappliste gewählt werden.
LEERE ZEICHEN - Soll eine leere Zeichenfolge (= doppelte Anführungszeichen hintereinander "") als gültiger Eintrag akzeptiert werden?
INDIZIERT - Soll ein Suchindex zum schnelleren Auffinden der Daten bei größeren Tabellen für diese Spalte erstellt werden? (Mögliche Einstellungen sind: NEIN, JA (DUPLIKATE MÖGLICH), JA (OHNE DUPLIKATE)).
UNICODE-KOMPRESSION
IME-MODUS
IME-SATZMODUS
SMARTTAGS
TEXTAUSRICHTUNG ALT+AB gibt einem die möglichen Werte vor.

Der Ausdrucks-Generator wird über das Register ENTWURF Gruppe TOOLS Menüpunkt GENERATOR aufgerufen (kurz: ALT+J,D,O).

Anfänger sollten die Felder INDIZIERT, UNICODE-KOMPRESSION, IME-MODUS, IME-SATZMODUS und Smarttags auf den voreingestellten Werten belassen.

Mit STRG+TAB wechselt man auf die Registerkarte NACHSCHLAGEN.
Auf der Registerkarte NACHSCHLAGEN befindet sich in der ersten Zeile eine Ausklappliste, welche mit ALT+AB geöffnet wird. Je nach dem, welches Feld man in der Ausklappliste angewählt hat, können unterhalb neue Einträge erscheinen. Da die Funktion NACHSCHLAGEN aber bereits zu den Funktionen für Fortgeschrittene zählt, wird sie hier nicht weiter beschrieben.

Zeilen löschen

Eine Zeile in der Entwurfsansicht entspricht einer Tabellen-Spalte in der Datenblattansicht. Wird eine bestimmte Spalte der Tabelle nicht mehr benötigt, so kann man diese durch das Löschen der zugehörigen Zeile in der Entwurfsansicht entfernen. Alle Einträge, welche die Tabelle in der entsprechenden Spalte enthielt, werden dadurch unwiederbringlich mitgelöscht.

Um eine Zeile zu löschen geht man wie folgt vor:

navigieren in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, die gelöscht werden soll
Im Register ENTWURF Gruppe TOOLS Menüpunkt ZEILEN LÖSCHEN (kurz: ALT+J,D, Ö)

Zeile einfügen

Eine Zeile in der Entwurfsansicht entspricht einer Tabellen-Spalte in der Datenblattansicht. Wird in der Datenblattansicht eine neue Spalte zwischen zwei bereits existierenden Spalten benötigt, so kann dies durch das Einfügen einer neuen Zeile zwischen zwei bestehenden Zeilen in der Entwurfsansicht erreicht werden.

Dazu geht man wie folgt vor:

Navigieren in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, vor der eine neue Spalte einfügt werden soll.
Nun gibt es zwei Möglichkeiten eine neue Zeile einzufügen:
1. Im Register TABELENTOOLS ENTWURF Gruppe TOOLS Menüpunkt ZEILENEINFÜGEN (kurz: ALT+J,D,W) wählen.
2. oder über das Kontextmenü: mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen und mit AUF/AB den Menüpunkt "Zeile einfügen" auswählen.
Nun kann die neu entstandene Zeile mit den gewünschten Werten gefüllt werden.

Primärschlüssel festlegen

Um die Datenfelder einer Spalte als Primärschlüssel festzulegen, geht man wie folgt vor:

in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht navigieren, die als Primärschlüssel festgelegt werden soll.
Im Register ENTWURF Gruppe TOOLS Menüpunkt PRIMÄRSCHLÜSSEL wählen (kurz: ALT+J,D, P) oder man öffnet mit SHIFT+F10 das Kontextmenü und wählt mit AUF/AB den Menüpunkt PRIMÄRSCHLÜSSEL.

Soll aus irgendeinem Grund der Primärschlüssel wieder entfernen, so braucht man nur den oben beschriebenen Vorgang zu wiederholen.

Weißt man einer zweiten Spalte ein weiteres Mal einen Primärschlüssel zu, so wird automatisch der vorher vergebene Schlüssel gelöscht.

Gültigkeitsprüfung während der Eingabe

Um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, ist es sinnvoll für fehleranfällige Datenfelder eine Gültigkeitsprüfung während der Dateneingabe zu definieren. Access macht dies für die Datentypen DATUM/UHRZEIT, ZAHL, WÄHRUNG und JA/NEIN in begrenztem Umfang bereits automatisch. So protestiert Access bei dem Versuch, Buchstaben in ein Zahlenfeld einzutippen oder moniert unklar eingegebene Datumsangaben. Für weitergehende Gültigkeitsprüfungen oder eine Gültigkeitsprüfung bei TEXT kann man in der Entwurfsansicht innerhalb der Feldeigenschaften beim Eintrag GÜLTIGKEITSREGEL sehr genaue Regeln formulieren. Bei Verstößen gegen eine Gültigkeitsregel kann ebenfalls in der Entwurfsansicht der Text der Fehlermeldung über den Eintrag GÜLTIGKEITSMELDUNG definiert werden. Gut formulierte Fehlermeldungen helfen dem Anwender später, seinen Fehler zu begreifen und in Zukunft zu vermeiden.

Gültigkeitsregeln werden aus den gleichen Operatoren und Platzhaltern aufgebaut, die auch bei Filtern und Abfragen eingesetzt werden. (Mehr unter Access_2010: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke.) Zusätzlich steht eine Funktion DATUM() zur Verfügung, welche bei Vergleichsoperationen immer automatisch das aktuelle Datum einträgt. Sollen für ein Feld gleichzeitig mehrere Regeln gelten, so kann man diese durch die Operatoren UND, ODER, NICHT, und ZWISCHEN miteinander verknüpfen. Bei der Eingabe sollten folgende weitere Regeln beachtet werden:

Zahlenangaben werden direkt hinter den Vergleichsoperator geschrieben, z.B. <= 3
Datums- und Zahlenangaben werden von Zahlzeichen/Rauten umgeben, z.B. < #11.09.2001#
Text wird von Anführungszeichen umgeben, z.B. > "A"
Logische Angaben werden ohne Anführungszeichen durch JA und NEIN eingegeben, z.B. <> NEIN

Weitere Beispiele:

WIE "E*" - Sucht alle Einträge, die mit E beginnen.
WIE "[!E]" - Akzeptiert alle Zeichen außer E.
WIE "[A-G]" - Akzeptiert nur die Buchstaben A, B, C, D, E, F und G.
WIE "[AG]*" - Akzeptiert alle Einträge, die mit A oder G beginnen.
WIE "A?????" - Akzeptiert alle Einträge, die mit A anfangen und 5 Zeichen lang sind.
WIE "####" - Akzeptiert eine Zeichenkette aus vier Ziffern.
ZWISCHEN 1 UND 10 - Akzeptiert Werte von 1 bis 10.
> #11.09.2001# und < Datum() - akzeptiert Datumsangaben die zwischen dem 11. September 2001 und dem aktuellen Datum liegen.

Mit Index / Indizes arbeiten

Indizes definiert und bearbeitet man am einfachsten in der Tabellen- Entwurfsansicht.

Was sich hinter Index/ Indizes verbirgt wird in einem extra Kapitel Index / Indizes genauer beschrieben.

Einfachen Index erstellen

Ein einfacher Index wird innerhalb der Entwurfsansicht wie folgt definiert:

Navigieren in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, für die ein Index erstellen werden soll.
Im Register TABELLENTOOLS ENTWURF Gruppe EINBLENDEN/AUSBLENDEN Menüpunkt INDIZES (kurz: ALT+J,D,D)
Es öffnet sich das Dialog-Fenster: INDIZES: Name

Indexfenster

Das Indexfenster gibt eine Übersicht über alle in einer Tabelle bestehenden Indizes. Um es zu öffnen, wählt man in der Tabellen-Entwurfsansicht Register TABELLENTOOLS ENTWURF Gruppe EINBLENDEN/ AUSBLENDEN den Menüpunkt INDIZES (ALT+J, D, D). Das Indexfenster besteht aus zwei Fensterteilen, einer dreispaltigen Tabelle im oberen Fensterbereich und den Indexeigenschaften (bestehend aus drei Eingabefeldern). Mit F6 wechselt man vom oberen in den unteren Bereich. Leider kommt man aber nicht wieder in den oberen Bereich zurück, sondern muss das Indexfenster mit zweimal (ALT+J, D, D) schließen und wieder öffnen.

Die dreispaltige Tabelle hat folgende Spaltenüberschriften:

INDEXNAME - Hier vergibt man einen Namen für den Index, z.B. Primärschlüssel. In vielen Fällen kann als Indexnamen aber auch der Feldname vergeben werden, auf den sich der Index bezieht. Lediglich bei zusammengesetzten Indizes empfiehlt sich ein eigenständiger Name.
FELDNAME - Hier öffnet man mit ALT+AB eine Ausklappliste und wählt das Feld (die Spalte), für das ein Index eingerichtet werden soll.
SORTIERREIHENFOLGE - Hier öffnet man mit ALT+AB die Ausklappliste und legen die Sortierreihenfolge (AUFSTEIGEND / ABSTEIGEND) fest.

Aus der Zeile, in der ein Index definiert wurde, wechselt man mit F6 zu den Indexeigenschaften. Folgende Optionen können hier jeweils über eine Ausklappliste definiert werden, die Ausklappliste wird wie üblich mit ALT+AB geöffnet:

PRIMÄRSCHLÜSSEL - JA definiert den Index als Primärschlüssel. Ist bereits ein Primärschlüssel in der Tabelle vorhanden, so wird dieser automatisch in einen Index ohne Duplikate umgewandelt. Ist ein bestehender Primärschlüssel bereits Teil einer oder mehrerer Beziehungen, so wird der Wechsel von Access zurückgewiesen.
EINDEUTIG - Der Eintrag JA legt fest, dass der Index keine Duplikate enthalten darf. Dies ist beispielsweise Voraussetzung für einen Primärschlüssel. Enthält die Spalte aber Duplikate, so verweigert Access die Einstellung JA. Der Eintrag NEIN erlaubt Duplikate.
NULLWERTE IGNORIEREN - Der Eintrag JA schließt leere Datenfelder vom Index aus. Für den Primärschlüssel ist nur der Eintrag NEIN erlaubt.

Das Indexfenster wird durch ALT+LEERTASTE,X oder ALT+F4 geschlossen.

Zusammengesetzten Index definieren

Ein zusammengesetzter Index besteht aus mehreren untereinander definierten Indizes, die unter einem gemeinsamen Indexnamen zusammengefasst sind. Ein zusammengesetzter Index wird wie folgt definiert:

den Index des ersten Datenfelds wie bei einem einfachen Index definieren, und dabei einen sinnvollen Indexnamen vergeben.
mit AB in die nächste Zeile wechseln. Ist diese nicht frei, über das Kontextmenü (SHIFT+F10) eine neue Zeile ein einfügen.
das Feld INDEXNAME muss frei bleiben, alle anderen Felder und die Indexeigenschaften können nun entsprechend der eigenen Wünsche definiert werden.
der letzten Schritt muss wiederholt werden, wenn dem Index noch mehr Datenfelder hinzufügt werden sollen. Diese werden später bei der Indexerstellung durch Access in der Reihenfolge abgearbeitet, in der sie definiert wurden.

Index löschen

Einfachen Index löschen

In der Tabellen-Entwurfsansicht in die Zeile navigieren, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, in der der einfache Index gelöscht werden soll.
Mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
Mit AUF, AB den Menüpunkt PRIMÄRSCHLÜSSEL wählen und EINGABE.

So wird wechselweise ein Primärschlüssel eingefügt und wieder gelöscht.

Beliebigen Index löschen

In der Tabellen-Entwurfsansicht Register TABELLENTOOLS ENTWURF Gruppe EINBLENDEN/ AUSBLENDEN den Menüpunkt INDIZES (ALT+J, D, D) wählen, um das Index-Fenster zu öffnen.
Mit AB und AUF in die Zeile navigieren, die den Eintrag zu dem Index enthält, der gelöscht werden soll.
Den Eintrag über das Kontextmenü (SHIFT+F10) Menüpunkt ZEILEN LÖSCHEN löschen.