Excel 2010: Drucken

Drucken

Im folgenden Kapitel wird beschrieben, wie man einen Schwarzschriftausdruck von Exceltabellen erstellt. Dabei sollen auch Hilfen bei den Gestaltungskriterien für einen guten Ausdruck gegeben werden. Auf das Drucken von Diagrammen wird hier nicht eingegangen, da diese nach der Erstellung nicht mehr zum Drucken angepasst werden müssen.

Wahl der Blattausrichtung

Der Ausdruck einer Tabelle eines Arbeitsblattes ist abhängig davon, ob man das gesamte Arbeitsblatt oder nur einen Bereich davon ausdrucken möchte. Der Aufbau des zu druckenden Bereiches bzw. der Tabelle entscheidet über die Ausrichtung des Blattes, also, ob in Hochformat oder Querformat gedruckt werden soll. Hat man viele Spalten und wenige Zeilen, eignet sich das Querformat, wie z.B. bei einem Stundenplan. Hat man aber eine Tabelle mit wenigen Spalten und vielen Zeilen, z.B. ein Kassenzettel, sollte man das Hochformat wählen.

Die Ausrichtung der Seite legt man im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Menüpunkt AUSRICHTUNG (kurz: [Alt]+[s],[o]) fest. Mit [AB] kann man zwischen HOCHFORMAT und QUERFORMAT wählen. Mit [Eingabe] wird die gewählte Einstellung übernommen.

Wahl des Druckbereichs

Für die Druckpraxis eines blinden Excelnutzers ist es sehr wichtig, den Druckbereich per Hand festzulegen, da die Seitenansicht auf der Braillezeile keine verwertbaren Informationen bringt. Durch die Wahl des Druckbereichs lässt sich dieses Problem aber umgehen. Zum Definieren des Druckbereichs markiert man den Bereich des Arbeitsblattes, der gedruckt werden soll (z.B. A1 bis D8). Anschließend wählt man im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Menüpunkt DRUCKBEREICH (kurz: [Alt]+[s],[r]) Untermenüpunkt "Druckbereicht festlegen". Durch [Eingabe] wird der vorher marktierte Bereich als Druckbereich festgelegt. Dadurch ist festgelegt, dass nur dieser Bereich gedruckt wird.

Möchte man den Druckbereich ändern, markiert man zunächst einen neuen Bereicht und wählt erneut den Untermenüpunkt "Druckbereicht festlegen".

Will man den Druckbereich aufheben, wählt man im Untermenü statt "Druckbereicht festlegen" mit [AB] "Druckbereicht aufheben".

Tabelle auf eine oder mehrere Seiten aufteilen

Ist eine Tabelle so groß, dass sie beim Ausdruck nicht mehr auf ein A4 Blatt passt, muss man sich mit der Blattaufteilung beschäftigen. Es gibt die Möglichkeit, eine Tabelle über mehrere Seiten aufzuteilen. Die Ausdrucke kann man dann neben- und untereinander legen, sodass es am Schluss ein großes Plakat ergibt.

Die andere Möglichkeit ist, die Tabelle so weit zu verkleinern, dass diese auf eine Seite passt. Die Tabelle darf allerdings, um die Lesbarkeit zu erhalten, nicht beliebig verkleinert werden.

Häufig passiert es, dass nur noch eine Spalte oder Zeile auf einem weiteren Blatt ausgedruckt werden muss. Dies ist unübersichtlich und sollte umgangen werden. Man kann das Problem beheben, indem man die Zoomstufe von 100% minimal verringert.

Excel bietet auch unter SEITE EINRICHTEN die Möglichkeit, auf ganze Seiten zu skalieren. Um dies zu tun, öffnet man DATEI/SEITE EINRICHTEN (ALT,D,I). Durch 4-maliges Drücken von TAB gelangt man zum Eingabefeld ANPASSEN. Im ersten Eingabefeld gibt man an, wie viele Seiten breit der Ausdruck sein soll. Im zweiten Eingabefeld gibt man an, wie viele Seiten hoch der Ausdruck sein soll.

Die Eingabe 1 Seite hoch und 1 Seite breit skaliert die Tabelle so, dass diese auf einer Seite gedruckt wird. Für den Braillenutzer wäre es nun von Vorteil, wenn dieser wüsste, auf wieviel Prozent die Seite skaliert wird. Dies ist möglich, wenn man das Fenster mit EINGABE schließt und wieder öffnet. Nun kann man im Optionsfeld "Skalierung anpassen" den Skalierungsfaktor auslesen. In das Feld gelangt man, indem man zweimal TAB drückt und anschließend mit den Pfeiltasten AUF oder AB zum Auswahlfeld "verkleinern/vergrößern" wechselt. In der Praxis sollte man darauf achten, dass der Skalierungsfaktor 60% nicht unterschritten wird, da der Ausdruck sonst zu klein und damit unleserlich wird. In einem solchen Fall sollte dann, je nach Aufbau der Tabelle, die Anzahl der Seiten in Höhe oder Breite erhöht werden.

Excel: Seitenränder eines Arbeitsblattes ändern

Ausdrucken

In den Druckendialog gelangt man in gewohnter Weise mit STRG+P oder DATEI/DRUCKEN. Dieser ist aus den anderen Office Anwendungen bekannt. Beim Öffnen des Druckendialogs befindet sich der Fokus im Feld "Anzahl der Exemplare". Möchte man nur ein Exemplar drucken, muss man nichts ändern und geht mit TAB weiter. Im Abschnitt Drucker lassen sich als Druckziel alle installierten Drucker per Ausklappfenster auswählen.

Besonders interessant für das Drucken eines Exceldokuments ist der Abschnitt Drucken. In diesem kann man festlegen, ob die GESAMTE ARBEITSMAPPE oder nur der MARKIERTE BEREICH gedruckt werden soll. Standardmäßig ist Excel so eingestellt, dass nur das aktive Blatt/ Tabelle ausgedruckt wird. Dabei steht der Auswahlschalter im Druckendialog auf AUSGEWÄHLTE BLÄTTER. In dieser Einstellung ist es ebenso möglich, mehrere Arbeitsblätter auszudrucken. Zuvor müssen die gewünschten Arbeitsblätter allerdings durch Markierung aktiviert werden.

Zum Markieren mehrerer Arbeitsblätter benutzt man die Option, zwischen den Arbeitsblättern zu wechseln und drückt zusätzlich die Shift-Taste. Also STRG+SHIFT +BILD AB oder STRG+SHIFT+BILD AUF. Leider lassen sich so nur nebeneinanderliegende Arbeitsblätter markieren.

Möchte man die gesamte Arbeitsmappe drucken, wird der entsprechende Auswahlschalter gedrückt. Darin enthalten sind dann auch die Grafiken, aber auch leere Blätter. Möchte man z.B. für einen Konzeptausdruck aber nur einen bestimmten Teil einer Tabelle drucken, empfiehlt es sich, zuerst den gewünschten Bereich zu markieren, um anschließend im Druckendialog den Auswahlschalter MARKIERUNG zu wählen.

Der Druckauftrag wird durch Betätigen von OK losgeschickt.