Excel 2010: Drucken

Drucken

Im folgenden Kapitel wird beschrieben, wie man einen Schwarzschriftausdruck von Exceltabellen erstellt. Dabei sollen auch Hilfen bei den Gestaltungskriterien für einen guten Ausdruck gegeben werden. Auf das Drucken von Diagrammen wird hier nicht eingegangen, da diese nach der Erstellung nicht mehr zum Drucken angepasst werden müssen.

Wahl der Blattausrichtung

Der Ausdruck einer Tabelle eines Arbeitsblattes ist abhängig davon, ob man das gesamte Arbeitsblatt oder nur einen Bereich davon ausdrucken möchte. Der Aufbau des zu druckenden Bereiches bzw. der Tabelle entscheidet über die Ausrichtung des Blattes, also, ob in Hochformat oder Querformat gedruckt werden soll. Hat man viele Spalten und wenige Zeilen, eignet sich das Querformat, wie z.B. bei einem Stundenplan. Hat man aber eine Tabelle mit wenigen Spalten und vielen Zeilen, z.B. ein Kassenzettel, sollte man das Hochformat wählen.

Die Ausrichtung der Seite legt man im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Menüpunkt AUSRICHTUNG (kurz: [Alt]+[s],[o]) fest. Mit [AB] kann man zwischen HOCHFORMAT und QUERFORMAT wählen. Mit [Eingabe] wird die gewählte Einstellung übernommen.

Wahl des Druckbereichs

Für die Druckpraxis eines blinden Excelnutzers ist es sehr wichtig, den Druckbereich per Hand festzulegen, da die Seitenansicht auf der Braillezeile keine verwertbaren Informationen bringt. Durch die Wahl des Druckbereichs lässt sich dieses Problem aber umgehen. Zum Definieren des Druckbereichs markiert man den Bereich des Arbeitsblattes, der gedruckt werden soll (z.B. A1 bis D8). Anschließend wählt man im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Menüpunkt DRUCKBEREICH (kurz: [Alt]+[s],[r]) Untermenüpunkt "Druckbereicht festlegen". Durch [Eingabe] wird der vorher marktierte Bereich als Druckbereich festgelegt. Dadurch ist festgelegt, dass nur dieser Bereich gedruckt wird.

Möchte man den Druckbereich ändern, markiert man zunächst einen neuen Bereicht und wählt erneut den Untermenüpunkt "Druckbereicht festlegen".

Will man den Druckbereich aufheben, wählt man im Untermenü statt "Druckbereicht festlegen" mit [AB] "Druckbereicht aufheben".

Tabelle auf eine oder mehrere Seiten aufteilen

Ist eine Tabelle so groß, dass sie beim Ausdruck nicht mehr auf ein A4 Blatt passt, muss man sich mit der Blattaufteilung beschäftigen. Es gibt die Möglichkeit, eine Tabelle über mehrere Seiten aufzuteilen. Die Ausdrucke kann man dann neben- und untereinander legen, sodass es am Schluss ein großes Plakat ergibt.

Die andere Möglichkeit ist, die Tabelle so weit zu verkleinern, dass diese auf eine Seite passt. Die Tabelle darf allerdings, um die Lesbarkeit zu erhalten, nicht beliebig verkleinert werden.

Häufig passiert es, dass nur noch eine Spalte oder Zeile auf einem weiteren Blatt ausgedruckt werden muss. Dies ist unübersichtlich und sollte umgangen werden. Man kann das Problem beheben, indem man die Zoomstufe von 100% minimal verringert. Dies geschied ebenfalls im Register SEITENLAYOUT Gruppe AN FORMAT ANPASSEN Menüpunkt SKALIERUNG ([Alt]+[s],[e]). Hier kann nun direkt ein Skalierungsfaktor eingegeben werden, z.B.

• 100 - keine Skalierung
• 200 - die Tabelle wird doppelt so groß ausgegeben. Die Daten werden größer ausgegeben, dafür können aber nur weniger auf einem Blatt ausgegeben werden.
• 50 - die Tabelle wird nur halb so groß ausgegeben, so dass doppelt so viele Daten ausgegeben werden können.

Excel bietet im Register SEITENLAYOUT die Möglichkeit, auf ganze Seiten zu skalieren. Um dies zu tun, öffnet man im Register SEITENLAYOUT Gruppe AN FORMAT ANPASSEN, Menüpunkt SEITE EINRICHTEN ([Alt]+[s],[s][t][4]) das Dialogfenster "Seite einrichten". Dieses Dialogfenster hat vier Registerkarten. Auf den Registerkarte PAPIERFORMAT kann man mit [TAB] folgendes einstellen:

1. Ausrichtung
   Mit [<-], [->] kann man wählen zwischen Hoch- und Querformat
2. Skalierung
   Hier kann man mit [AUF]/[AB] wählen zwischen
   • Verkleinern/Vergrößern, wobei man hier direkt wieder den Skalierungsfaktor in Prozent eingibt

   oder

   • Anpassen
     Hier können zwei Werte eingegeben werden, einmal die Anzahl der Seiten breit und dann die Anzahl der Seiten quer. Die Tabelle wird anschießend so skaliert, dass sie später auf die Anzahl der angegebenen Seiten passt. Gibt man beides mal eine Eins ein, so wird die Tabelle genau auf eine Seite angepasst. Gibt man z.B. zwei Seiten breit und eine Seite hoch an (für eine breite Tabelle), so bekommt man zwei Seiten, die man später nebeneinander kleben/legen kann.
     
     

   Zwischen den drei Eingabefeldern der Skalierung (Prozentangabe, Anzahl Seiten breit, Anzahl Seiten hoch) kann man auch mit [TAB] bzw. [Shift]+[TAB] hin und her springen. Je nachdem, welche Zahl als letztes eingetippt wurde, wird die zugehörige Skalierungsart (prozentuale oder an Seite anpassende) aktiviert. Tippt man also Zahl der "Seiten breit" ein, so wird automatisch "Anpassen" aktiviert. Für den Braillenutzer wäre es nun von Vorteil, wenn dieser wüsste, auf wieviel Prozent die Seite skaliert wird. Dies ist möglich, wenn mit [Shift]+[TAB] zurück zur Prozentangabe geht, diese wird nämlich immer automatisch angepasst und JAWS liest sie vor. In der Praxis sollte man darauf achten, dass der Skalierungsfaktor 60% nicht unterschritten wird, da der Ausdruck sonst zu klein und damit unleserlich wird. In einem solchen Fall sollte dann, je nach Aufbau der Tabelle, die Anzahl der Seiten in Höhe oder Breite erhöht werden. (Wird die Prozentangabe verändert, werden die Anzahl der Seiten nicht aktualisiert).

3. Papierformat
   in einer Ausklappliste kann man das gewünschte Papierformat wie DIN A3 oder DIN A4 festlegen
4. Druckqualität (Ausklappliste)
5. Erste Seitenzahl (Eingabefeld für die Seitennummer der ersten Seite, normalerweise 1)

Seitenränder eines Arbeitsblattes ändern

Im Dialogfeld "Seite einrichten" lassen sich die Seitenränder in der zweiten Registerkarte SEITENRÄNDER einstellen.

Das Dialogfeld lässt sich öffnen mit DATEI/SEITE EINRICHTEN (ALT,D,I). Zur Registerkarte gelangt man mit STRG+TAB.

In dieser Registerkarte gibt es die Möglichkeit, die Seitenränder Oben, Unten, Links und Rechts sowie den Abstand der Kopfzeile und Fußzeile einzugeben. Mit TAB kann man in die gewünschten Felder springen.

Kopf- und Fußzeile einfügen oder ändern

Um eine Tabellenüberschrift außerhalb der Tabelle zu drucken oder um weitere zusätzliche Angaben wie Datum, Uhrzeit, den Dateinamen o.ä. einzufügen, bedient man sich bei Excel der Kopf- und Fußzeile. Die Inhalte kann man manuell einfügen, man kann sich aber auch automatischer Funktionen bedienen.

Eine Kopf- oder Fußzeile lässt sich ebenso im Dialogfeld DATEI/SEITE EINRICHTEN unter der Registerkarte KOPFZEILE/FUßZEILE erzeugen. Zur gewünschten Registerkarte gelangt man, wie oben erwähnt, mit STRG+TAB.

In der Registerkarte gelangt man durch einmaliges TAB auf das Auswahlfeld KOPFZEILE. Hier lassen sich bereits vergebene Kopfzeilen auswählen. Neue Kopfzeilen werden unter dem Schalter BENUTZERDEFINIERTE KOPFZEILE angelegt. Gleiches gilt für die Fußzeile. Das Auswahlfeld FUßZEILE befindet sich nach dem Schalter BENUTZERDEFINIERTE FUßZEILE.

Ausdrucken

In den Druckendialog gelangt man in gewohnter Weise mit [Strg]+[p] oder über das Register DATEI Menüpunkt DRUCKEN ([Alt]+[d],[u]). Dieser ist aus den anderen Office Anwendungen bekannt. Beim Öffnen des Druckendialogs befindet sich der Fokus auf dem Druckenschalter, so dass [Eingabe] den Druckvorgang sofort auslöst. Mit [TAB] gelangt man zu den weiteren Oprionen die man noch einstellen kann.

• Exemplare - die Anzahl der zu Druckenden Exemplare kann eingetippt werden.
• Drucker - mit den Pfeiltasten kann man in einer Ausklappliste den gewünschten Drucker auswählen
• Einstellungen
  • Druckbereich - diese ist besonders interessant für das Drucken eines Exceldokuments. Hier kann man festlegen, ob nur die AKTIVEN TABELLEN, die GESAMTE ARBEITSMAPPE oder nur die AUSWAHL (der MARKIERTE BEREICH) gedruckt werden soll. Standardmäßig ist Excel so eingestellt, dass nur das aktive Blatt/ Tabelle ausgedruckt wird. Dabei steht der Auswahlschalter im Druckendialog auf AUSGEWÄHLTE BLÄTTER. In dieser Einstellung ist es ebenso möglich, mehrere Arbeitsblätter auszudrucken. Zuvor müssen die gewünschten Arbeitsblätter allerdings durch Markierung aktiviert werden.

Zum Markieren mehrerer Arbeitsblätter benutzt man die Option, zwischen den Arbeitsblättern zu wechseln und drückt zusätzlich die Shift-Taste. Also [Strg]+[Shift]+[BildAB] oder[Strg]+[Shift]+[BildAUF]. Leider lassen sich so nur nebeneinanderliegende Arbeitsblätter markieren.

Möchte man die gesamte Arbeitsmappe drucken, wird der entsprechende Auswahlschalter gedrückt. Darin enthalten sind dann auch die Grafiken, aber auch leere Blätter. Möchte man z.B. für einen Konzeptausdruck aber nur einen bestimmten Teil einer Tabelle drucken, empfiehlt es sich, zuerst den gewünschten Bereich zu markieren, um anschließend im Druckendialog den Auswahlschalter AUSWAHL zu wählen.

• • Die anderen Einstellungen entsprechen den Einstellungen der anderen Office Anwendungen. (siehe: Word 2010, Drucken).

• Der Druckauftrag wird durch [Eingabe] oder über den Schalter DRUCKEN abgeschickt.