Access 2010: Beziehungen erstellen, bearbeiten und löschen

Beziehungen erstellen, bearbeiten und löschen

Um Beziehungen in Access bearbeiten gehen Sie über den Menüpunkt DATENBANKTOOLS - BEZIEHUNGEN (ALT,K,E) in das Beziehungsfenster. Das Menüband erweiter sich nun um den Eintrag "Entwurf"

Das Beziehungsfenster stellt die Beziehungen zwischen den Tabellen einer Datenbank grafisch dar. Jede Tabelle wird in Form eines kleinen Fensters angezeigt, in dem die Spaltenüberschriften in einer Liste untereinander angeordnet sind. Um auch in umfangreichen Datenbanken übersichtlich zu bleiben lassen sich Tabellen wahlweise ein- oder ausblenden. Beziehungen zwischen Tabellen werden durch Linien dargestellt, welche zwischen den verbundenen Datenfeldern der Tabellen verlaufen. Über zusätzlich Symbole wird die Art der Beziehung (1:1, 1;n) visualisiert. Sehende Benutzer können durch einfaches Ziehen mit der Maus eine Linie zwischen zwei Datenfeldern erzeugen und dadurch eine neue Beziehung erstellen.

Um Beziehungen ohne Maus bearbeiten zu können sind gute Kenntnisse über die Struktur der Tabellen innerhalb der Datenbank wichtig. Bevor man das Beziehungsfenster aufruft, sollte man genau wissen welche Tabellen man wie miteinander verbinden möchte. Erster Schritt ist immer das Einblenden der Tabellen, die man miteinander in Beziehung setzen möchte.

Tabellen im Beziehungsfenster einblenden

Das Beziehungsfenster ist bei seinem ersten Aufruf leer und zeigt keine Tabellen an. Um Tabellen einzublenden und mit ihnen weiterarbeiten zu können ...

... wählen Sie den Menüpunkt BEZIEHUNGEN, TABELLEN ANZEIGEN (ALT,JR,ST).
Im sich öffnenden Dialogfenster TABELLE ANZEIGEN gibt es drei Registerkarten (TABELLEN, ABFRAGEN, BEIDE) und zwei Schalter (HINZUFÜGEN, SCHLIESSEN), sowie ein Listenfeld. Die Registerkarten erlauben es auszuwählen, ob im Listenfeld nur Tabellen, nur Abfragen, oder eben beides angezeigt werden soll.
Mit AB und AUF navigiert man durch das Listenfeld und sucht eine der Tabellen aus, die man bearbeiten möchte.
Mit TAB springt man auf den Schalter HINZUFÜGEN. Ohne weitere Rückmeldung wird dadurch die eben selektierte Tabelle in das Beziehungsfenster übernommen.
MIT UMSCHALT+TAB springt man zurück in das Listenfeld und sucht mit AB und AUF die nächste Tabelle, die man wieder über den Schalter HINZUFÜGEN in das Beziehungsfenster übernehmen kann.
Hat man alle Tabellen, die man zum Erstellen von Beziehungen benötigt in das Beziehungsfenster übernommen, schließt man das TABELLE ANZEIGEN Dialogfenster über den Schalter SCHLIESSEN.

Alle Tabellen, die in das Beziehungsfenster übernommen wurden, lassen sich nun weiterbearbeiten. Um die Übersicht zu bewahren, empfiehlt es sich immer nur wenige, vielleicht sogar nur zwei für eine Beziehung benötigte Tabellen einzublenden. Umgekehrt verhält es sich, wenn Sie die bestehenden Beziehungen innerhalb einer Datenbank erkunden möchten. In diesem Fall können Sie direkt aus dem Beziehungsfenster heraus alle Tabellen auf einmal einblenden. Dies geschieht über den Menüeintrag ENTWURF - ALLE BEZIEHUNGEN (ALT,JR,A).

Innerhalb des Beziehungsfensters können Sie mit TAB zwischen einzelnen eingeblendeten Tabellen hin- und herwechseln. Mit AB und AUF können sich innerhalb einer dort dargestellten Tabelle durch die Listeneinträge navigieren. Jaws sagt dabei eventuell existierende Beziehungen zu anderen Tabellen an.

Tabellen aus dem Beziehungsfenster entfernen

Das Entfernen von Tabellen aus dem Beziehungsfenster ist sehr einfach. Navigieren Sie mit TAB auf die Tabelle, die Sie entfernen möchten und drücken Sie anschließend ENTF. Alternativ können Sie auch den Menüeintrag ENTWURF - TABELLE AUSBLENDEN (ALT,JR,B) verwenden. Wenn Sie sich nicht sicher sind in welcher Tabelle sich der Cursor gerade befindet, drücken Sie AB oder AUF um auf einen anderen Eintrag innerhalb des Tabellenfensters zu gelangen. Jaws sagt nach dem Listeneintrag den Namen der Tabellen an.

WICHTIG: Durch das Entfernen der Tabellen aus dem Beziehungsfenster werden die Tabellen und evtl. bestehende Beziehungen nicht gelöscht. Sie lediglich nicht nur mehr zu sehen.

Neue Beziehung erstellen

Um eine neue Beziehung zwischen zwei Tabellen zu erstellen blenden Sie die Tabellen zunächst im Beziehungsfenster ein.
Wählen Sie den Menüeintrag ENTWURF - BEZIEHUNGEN BEARBEITEN (ALT,JR,E).
Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld BEZIEHUNGEN BEARBEITEN den Schalter NEUE ERSTELLEN (ALT,N)
Erneut öffnet sich ein Dialogfeld. Das jetzt aktive Dialogfeld NEUE ERSTELLEN besteht aus vier Ausklapplisten.
Zunächst wählen Sie in der Ausklappliste LINKER TABELLENNAME (ALT+L) die Tabelle aus, die Mastertabelle für die neu zu erstellende Beziehung sein soll und springen dann mit TAB weiter.
In der Ausklappliste RECHTER TABELLENNAME (ALT+R) wählen Sie die Tabelle aus, die Detailtabelle werden soll und springen dann weiter mit TAB.
In der Ausklappliste LINKER SPALTENNAME (ALT+S) wählen Sie die Spalte der Mastertabelle aus, die den Schlüssel, enthält auf der die Beziehung basieren soll und springen dann wieder weiter mit TAB.
In der letzten Ausklappliste RECHTER SPALTENNAME (ALT+P) wählen Sie die Spalte der Detailtabelle aus, die den Fremdschlüssel enthält.
Springen Sie mit TAB zum OK Schalter und betätigen Sie diesen. Sie kehren zum Dialogfeld BEZIEHUNGEN BEARBEITEN zurück.
Im Dialogfeld BEZIEHUNGEN BEARBEITEN steht der Cursor nun auf dem Auswahlschalter MIT REFERENTIELLER INTEGRITÄT. Wenn Sie diese für die neue Beziehung wünschen drücken Sie LEERTASTE.
- Wenn Sie referentielle Integrität angewählt haben, werden die Auswahlschalter AKTUALISIERUNGSWEITERGABE AN VERWANDTE FELDER und LÖSCHWEITERGABE AN VERWANDTE DATENSÄTZE freigegeben, die Sie mit TAB anspringen und mit LEERTASTE auswählen können.
Um den Erstellungsvorgang für die neue Beziehung abzuschließen springen Sie mit TAB zum Schalter ERSTELLEN und bestätigen Sie mit EINGABE.

Beziehungen bearbeiten

Um eine bestehende Beziehung zwischen Tabellen zu bearbeiten, blenden Sie die Tabellen zunächst im Beziehungsfenster ein.
Wählen Sie den Menüeintrag BEZIEHUNGEN - BEZIEHUNGEN BEARBEITEN (ALT,JR,E). Es öffnet sich das Dialogfeld BEZIEHUNGEN BEARBEITEN.
Der Cursor befindet sich nun in der Ausklappliste TABELLE/ABFRAGE (ALT+T).
Mit ALT+AB öffnen Sie die Ausklappliste. Navigieren Sie mit AB und AUF die Mastertabelle, deren Beziehungen Sie bearbeiten möchten und bestätigen Sie mit EINGABE.
Der Cursor springt zur Ausklappliste VERWANDTE TABELLE/ABFRAGE (ALT+L).
Mit ALT+AB öffnen Sie die Ausklappliste. Navigieren Sie mit AB und AUF die Detailtabelle, deren Beziehungen Sie bearbeiten möchten und bestätigen Sie mit EINGABE. Access zeigt in dieser Ausklappliste nicht alle Tabellen an, sondern nur die Tabellen, zu denen von der vorher gewählten Mastertabelle auch tatsächlich Beziehungen bestehen.
Der nächste Druck auf TAB springt in eine zweispaltige Tabelle. Die linke Spalte dieser Tabelle zeigt die Spalte der Mastertabelle an, über welche die Beziehung besteht. Diese lässt sich mit ALT+AB ändern. Die rechte Spalte der Tabelle zeigt die Spalte der Detailtabelle an, über welche die Beziehung besteht. Auch diese lässt sich mit ALT+AB ändern.
Da es möglich ist, dass innerhalb einer Tabelle Beziehungen über mehrere/unterschiedliche Spalten definiert sind, kann man innerhalb der Tabelle mit Pfeiltasten navigieren und in der zweiten und weiteren Zeilen weitere Beziehungen mit ALT+AB definieren. Dies wird in der Regel aber nur selten benötigt.
Der nächste Druck auf TAB bringt Sie zum Auswahlschalter REFERENTIELLE INTEGRITÄT. Wenn Sie diese für die neue Beziehung wünschen drücken Sie LEERTASTE.
- Wenn Sie referentielle Integrität angewählt haben, werden die Auswahlschalter AKTUALISIERUNGSWEITERGABE AN VERWANDTE FELDER und LÖSCHWEITERGABE AN VERWANDTE DATENSÄTZE freigegeben, die Sie mit TAB anspringen und mit LEERTASTE auswählen können.
Um den Erstellungsvorgang für die neue Beziehung abzuschließen springen Sie mit TAB zum Schalter ERSTELLEN und bestätigen Sie mit EINGABE.

Beziehungen löschen

Beziehungen lassen sich blind nicht löschen.

Beziehungsfenster schließen

Bitte beachten Sie, dass Sie das Beziehungsfenster, ebenso wie alle anderen in Access geöffneten Fenster nicht mit ALT+F4 oder über ALT+LEERTASTE,X schließen können ohne Access damit zu beenden. Stattdessen blenden Sie das Beziehungsfenster über den Menüeintrag ENTWURF - SCHLIEßEN (ALT,JR,C) aus.