Benutzer:Simone Dewald

Grundlegendes zu PowerPoint / Begriffserklärungen

Bevor beschrieben wird, wie man mit PowerPoint eine neue Präsentation erstellt, sollen vorab zum besseren Verständnis ein paar PowerPoint Begriffe erklärt werden:

Präsentation

Eine Präsentation ist eine Datei, die in PowerPoint erstellt wurde. Sie kann aus beliebig vielen Folien bestehen. Die Folien können Texte, Bilder, Videos, Diagramme oder Tabellen enthalten.

Im engeren Sinn bedeutet der Begriff "Präsentation", dass ein Inhalt einem Publikum möglichst spannend vorgestellt wird. Das gesprochene Wort wird durch Texte, Bilder, Symbole, Graphiken oder Filme ergänzt. Die Vorführung ist abhängig von einer Präsentationsfläche. In der Regel ist die Präsentationsfläche eine Leinwand. Das Bild wird über einen Beamer oder über einen Overheadprojektor übertragen. Als Präsentationsflächen können aber auch Whiteboards, Flipcharts, Pinnwände oder Tafeln dienen.

Folie

Jede neue Seite/ jedes neue Blatt einer Präsentation wird in PowerPoint als Folie bezeichnet.

Eine Folie wird standardmäßig im Querformat erstellt und hat auf dem Bildschirm folgendes Format:
Bildschirmpräsentation (4:3), Breite: 25,40cm, Höhe: 19,05cm. Dieses Format kann aber je nach Ausgabemedium angepasst werden.

Im Ausdruck hat eine Folie die Größe eines DIN-A4-Blattes, das im Querformat mit den Maßen 21cm x 29,7cm erstellt wurde.

Folienlayout

Jede Folie besteht aus einzelnen Bereichen, Platzhalter genannt, die während des Erstellens mit verschiedenen Inhalten gefüllt werden.

Im Folienlayout werden der Typ und die Größe der einzelnen Platzhalter sowie deren Anordnung bestimmt. Die Standardeinstellung für eine neue Folie ist das Layout "Titel und Inhalt". Dieses Layout enthält einen Platzhalter für einen Titel und darunter einen Inhaltsplatzhalter. Will man aber zum Beispiel etwas vergleichen, so braucht man zwei Inhaltsplatzhalter nebeneinander, dies wäre im Layout "Vergleich" vordefiniert.

Es werden vier Platzhalter unterschieden, die in unterschiedlicher Anzahl und Position innerhalb der verschiedenen Layouts zur Verfügung stehen.

Titelplatzhalter & Untertitelplatzhalter für Titel
Inhaltsplatzhalter bzw. Objektplatzhalter können sowohl mit Text als auch mit Objekten wie Grafiken, ClipArts, Diagrammen, .... gefüllt werden.
Textkörperplatzhalter bzw. Textplatzhalter nur für Texte
Platzhalter bzw. Bildplatzhalter können nur mit grafischen Objekten gefüllt werden. Es kann kein Text eingetippt werden.

Foliendesign

Im Foliendesign werden das Foliendesign, ein zugehöriges Farbschema und eine Schriftartengruppe für einzelne oder alle Folien festgelegt.

Zusätzlich kann der Folienhintergrund formatiert werden.

Das Foliendesign bestimmt das Aussehen einer Folie. Hier stellt PowerPoint eine Vielzahl von Designs zur Verfügung. Gleichzeitig bestimmt ein Design auch die Anordnung und Größe der einzelnen Platzhalter innerhalb eines Layouts.

Master

Im Master wird die Gestaltung aller Folien, Handzettel und Notizenseiten festgelegt.

Es wird folglich zwischen dem Folienmaster, dem Handzettelmaster und dem Notizenmaster unterschieden.

Im Master werden das Design der Folien, das Aussehen der Schriften, die Aufzählungszeichen, die Anordnung und Größe der Platzhalter, sowie die Anordnung der Fußzeilenfelder bestimmt. Im Folienmaster können sogar neue Folienlayouts erstellt werden.

Entwurfsvorlage

Die Entwurfsvorlage enthält alle Master und das Foliendesign mit Farbschemata, Schriftartengruppe und Hintergrund.

Entwurfsvorlagen haben die Endung .potx (PowerPoint-Vorlage).

Sie können als Vorlage für neu zu erstellende Präsentationen diesen.

Erste Schritte in PowerPoint

PowerPoint Starten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um PowerPoint zu starten.

PowerPoint ist genauso wie Word über das Startmenü zu finden.
- Mit STRG+ESC oder WINDOWS/CMD/START das Startmenü öffnen.
- "PowerPoint" eintippen und mit EINGABE bestätigen
- Eine Präsentation kann auch über Windows-Explorer geöffnet werden. Eine PowerPoint-Präsentation erkennt man an der Endung .pptx (bei älteren Präsentationen auch .ppt).

Eine bereits bestehende Präsentation öffnen

Um eine bereits bestehende Präsentation zu öffnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Man öffnet die Präsentation vom Arbeitsplatz aus.
Man öffnet das Dokument von PowerPoint aus über das Register DATEI Menüpunkt ÖFFNEN (kurz: ALT+D,F bzw. STRG+O).
Hierdurch öffnet sich das Dialogfenster "Öffnen" (siehe Kapitel: Dialogfenster "Öffnen").
Handelt es sich um eine Datei, die zuletzt verwendet wurde, so kann man diese auch über das Register DATEI Menüpunkt "Zuletzt verwendet" (kurz: ALT+D, F, V) öffnen.

Dialogfenster "Öffnen"

Standardmäßig sucht PowerPoint seine Dateien im Ordner "Eigene Dateien".

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld mit SHIFT+TAB in die Listenansicht (JAWS: Strukturansicht) der Ordner wechseln. Mit den Pfeiltasten kann der gewünschte Ordner ausgewählt werden. Durch Betätigen von EINGABE gelangt man in den ausgewählten UNTERORDNER. Mit RÜCK-Taste kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner. Im neu gewählten Ordner kann die gesuchte Datei mit den Pfeiltasten ausgewählt und mit EINGABE geöffnet werden.

Alternativ kann der Ort und Name der Datei (Pfadname) direkt über das Eingabefeld "Dateiname" eingegeben werden. Dazu gibt man den Pfad wie folgt ein:

E:\Eigene Dateien\Präsentationen\Übungspräsentation

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads wie später im Kapitel "Eine Präsentation an einem bestimmten Ort speichern" noch beschrieben wird.

Zuletzt verwendete Präsentation öffnen

Will man eine Präsentation bearbeiten, die man "zuletzt" bearbeitet hat, so kann man dies schnell über das Register DATEI Menüpunkt "Zuletzt verwendet" (kurz: ALT+D, F, V) tun.
Es öffnet sich eine Liste der zuletzt bearbeiteten Präsentationen, die sich mit RECHTS ansteuern lässt. Man kann nun mit AUF/AB die gesuchte Präsentation auswählen und öffnet sie mittels EINGABE. Alternativ kann man 1 für die zuletzt genutzte Präsentation, 2, für die vorletzte Präsentation usw. drücken.

Zwischen mehreren offenen Präsentationen wechseln

Hat man mehrere Präsentationen geöffnet, gibt es mehrere Möglichkeiten zwischen den Präsentationen zu wechseln.

Man wechselt mit ALT+TAB zwischen den Präsentationen, man wechselt damit aber auch in alle anderen geöffneten Programme.
Man wechselt die Präsentation über das Register ANSICHT Gruppe FENSTER Menüpunkt "Fenster wechseln" (kurz: ALT+F, E). Es erscheint eine Liste aller geöffneten Präsentationen. Mit AUF/AB sucht man die gewünschte Präsentation und wählt sie mit EINGABE aus.
Man wechselt mit STRG+F6 ringförmig von Präsentation zu Präsentation.

Das PowerPoint Anwendungsfenster

Nach dem Start von PowerPoint wird das PowerPoint Anwendungsfenster geöffnet. Es enthält die typischen Windows-Standardelemente wie Titelleiste, Symbolleiste und Statusleiste.

Auf dem Bildschirm erscheint für sehende Nutzer ein viergeteilter Bereich. Ein fünfter Bereich kann noch hinzugefügt werden.

Durch mehrmaliges Drücken von F6 können die verschiedenen Fensterbereiche ringförmig angesteuert werden.

FOLIENFENSTER: In der Mitte des Fensters erscheint eine leere Folie, die bearbeitet wird (Titel, Text, Bild).
Dieser als FOLIENFENSTER bezeichnete Bereich wird nach dem Fertigstellen während des Vortrags und der Übertagung auf einen Beamer ausschließlich zu sehen sein.

Register FOLIEN und GLIEDERUNG: Links vom Folienfenster befindet sich ein Ausschnitt mit FOLIEN oder GLIEDERUNG. Standardmäßig befinden sich beim Start des Programms im linken Fenster die FOLIEN. Mit ALT +F, I oder STRG+SHIFT+TAB kann in die Gliederungsansicht und wieder zurück gewechselt werden.
Im Register FOLIEN werden die Folien durchnummeriert und können als Miniaturansicht betrachtet werden.
Im Register GLIEDERUNG werden alle Textinformationen einer Präsentation auf einen Blick angezeigt.
Dieses Register eignet sich für blinde PC-Anwender besonders gut, da alle Textinformationen der Folien in der durchnummerierten Abfolge dargestellt werden.
Die Nummerierung der Folie und die Gesamtzahl der Folien (in der Folienansicht) wird von JAWS angesagt.

MULTIFUNKIONSLEISTE: Oberhalb dieser beiden Fenster befindet sich die Multifunktionsleiste (JAWS: oberes Menüband).
Fast alle Befehle und Funktionen von PowerPoint werden über die Multifunktionsleiste aufgerufen. Die Multifunktionsleiste ist in Register und Gruppen unterteilt. Sie kann mit STRG+F1 ein- und ausgeblendet werden.
Die Steuerung erfolgt am besten mit den bekannten Kurztasten-Kombinationen; für das Register DATEI ALT+D, für START ALT+R usw.
Mit Hilfe von ALT und mehrmals RECHTS bzw. ALT und mehrmals LINKS kann man die Register wie Datei, Start, Einfügen, Entwurf, ... nacheinander anwählen. Durch TAB oder AB springt man in das angewählte Register, in welchem man mit STRG+RECHTS/STRG+LINKS von Gruppe zu Gruppe und mit TAB bzw. SHIFT+TAB von Menüpunkt zu Menüpunkt navigieren kann. Durch AUF gelangt man wieder zurück in die Registerleiste.

NOTIZENFENTER: Unter dem Folienfenster können in einem Notizenfenster ergänzende Notizen, die für den Vortrag wichtig sind, geschrieben werden.
JAWS sagt diesen Bereich an ("Notizenausschnitt"). Auf der Braillezeile blinkt der Cursor im Eingabefeld.

AUSWAHL UND SICHTBARKEIT

Durch Drücken von ALT+F10 kann noch ein fünfter Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" rechts neben dem FOLIENFENSTER geöffnet bzw. durch ein weiteres ALT+F10 wieder geschlossen werden. Dieser Bereich ist standardmäßig nach dem Öffnen von PowerPoint NICHT geöffnet.
Der Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" enthält eine Liste aller Objekte und Platzhalter die auf einer Folie vorhanden sind. Über diese Liste

können Objekte markiert (auch mehrere gleichzeitig) werden, um sie bearbeiten zu können
kann die Reihenfolge der Objekte verändert werden
können Objekte ein- und ausgeblendet werdet
können mehrere Objekte zu einer Gruppe zusammengefasst werden.

Eine Präsentation speichern

Eine Präsentation speichert man über das Register DATEI. Mit AB wählt man den Menüpunkt "Speichern" und bestätigt ihn mit EINGABE (kurz: ALT+D,C).

Alternativ kann man auch mit STRG+S "speichern".

Wurde die Präsentation noch nie gespeichert, öffnet sich das Dialogfeld "Speichern unter" und der Präsentation muss ein Name gegeben werden. Ansonsten wird die Präsentation unter ihrem bisherigen Namen gespeichert und die vorherige Version ist damit überschrieben.

Bei dem Dialogfeld "Speichern unter" (ALT +D, H) kann entschieden werden, wo die Datei abgespeichert werden soll. Es öffnet sich ein Fenster und mit ALT +H, O öffnet sich der Explorer und der Cursor steht dann im kombinierten Eingabefeld "Dateiname". Hier schlägt PowerPoint einen Namen vor, den man mit EINGABE akzeptieren oder übertippen kann. PowerPoint bietet bei diesem Menüpunkt auch die zuletzt verwendeten Speicherorte an, die mit RECHTS und dann AB/AUF angesteuert werden können. Ebenso kann mit 1 der zuletzt verwendete Speicherort angesteuert werden usw.

Schließt oder beendet man PowerPoint ohne alle Aktionen gespeichert zu haben, so fragt das System "Möchten sie die Änderungen in Dateiname speichern?". Beantwortet man diese Frage mit dem "Speichern"-Schalter, so werden auch die letzten Änderungen gespeichert. Man kann aber auch mit TAB "Nicht Speichern" oder "Abbrechen" auswählen, um die noch nicht gespeicherten Änderungen zu verwerfen.

Eine Präsentation an einem bestimmten Ort speichern

Standardmäßig werden die PowerPoint-Dateien in dem Ordner "Eigene Dateien" gespeichert.

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld "Speichern unter" den Punkt "Durchsuchen" wählen und mit TAB (mehrmals drücken) in die Listenansicht (JAWS: Strukturansicht) der Ordner springen. Mit den Pfeiltasten kann man den gewünschten Ordner auswählen. Durch Betätigen von EINGABE gelangt man in den ausgewählten UNTERORDNER. Mit RÜCK-Taste kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner zurück. Im neu gewählten Ordner gelangt man durch TAB in das kombinierte Eingabefeld "Dateiname". Dort wird der Dateiname eingetragen und anschließend mit EINGABE die Speicherung ausgelöst.

Der Pfad der Präsentation kann aber auch direkt im Eingabefeld "Dateiname" eingeben werden. In der EDV Sprache bedeutet Pfadname, dass die Datei mit Ort (Ordner) und Dateiname angesprochen wird, Beispiel für den vollständigen Pfadnamen unserer Datei "Übungspräsentation":

E:\Eigene Dateien\Übungen\Übungspräsentation

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads, indem schon bekannte Ordner nach Eingabe des ersten Buchstabens vorgeschlagen werden. Nach Eingabe von "E:\E" schlägt Windows alle Dateien/Ordner in einer Liste vor, die mit "E:\E" beginnen (ist die Liste leer, gibt es keine Dateien/Ordner mit dem Anfangsbuchstaben "E"!) z.B. "E:\Eigene Dateien". Mit AUF/AB kann man die Liste durchsuchen. Windows vervollständigt automatisch den Pfadnamen mit dem ausgewählten Namen, so dass man z.B. gleich mit "\Ü" für "\Übungen" weitertippen kann. Als letztes gibt man einen Dateinamen z.B. "\Übungspräsentation" an. Handelt es sich im Eingabefeld "Dateiname" um einen Ordner, so bewirkt EINGABE, dass in diesen Ordner gewechselt wird. Handelt es um einen Namen, so bewirkt EINGABE das Speichern der Präsentation unter diesem Namen im angegebenen oder aktuellen Ordner.

Einen anderen Ordner als Standardordner festlegen

Wenn die erstellten Präsentationen grundsätzlich oder häufig in einen anderen, neu erstellten Ordner gelegt werden sollen, kann im Register DATEI Menüpunkt OPTIONEN diese Einstellung vorgenommen werden. Vorgehen:

ALT+D, O
Es öffnet sich das Dialogfenster "PowerPoint-Optionen".
Mit AB/AUF den Menüpunkt "Speichern" wählen.
Mit TAB in das Listenfeld "Lokaler Standardspeicherort für Datei" springen.
Dort den PFAD eintragen (Beispielsweise C:\Dokumente und Einstellungen\Präsentationen).
EINGABE schließt das Dialogfenster

Eine Präsentation mit einem anderen Dateityp speichern

Im Dialogfeld SPEICHERN UNTER befindet sich unter dem Eingabefeld "Dateiname" das Eingabefeld "Dateityp". Standardmäßig ist hier die Dateiendung "PowerPoint-Präsentation" (.pptx) eingestellt, die das Programm üblicherweise verwendet.

PowerPoint bietet hier in einer Ausklappliste ältere PowerPoint-Versionen an.
Ebenso kann das Dateiformat Webseite mit der Endung .html ausgewählt werden.
Präsentationen lassen sich auch als Bilddateien speichern (JPEG-Format mit der Dateiendung .jpg, PNG-Format mit der Dateiendung .png oder im TIFF-Format mit der Dateiendung .tiff). PowerPoint speichert die Bilddateien in einem neuen Unterordner. Wenn Präsentationen als Bilddatei gespeichert werden, kann die Dateigröße deutlich verkleinert werden, wenn man den Ordner komprimiert. Dies ist manchmal beim Versenden von PowerPoint-Dateien von großer Bedeutung. Ein ZIP-komprimierter Ordner in PowerPoint ist fast genauso groß wie die Ursprungsdatei.

Präsentationen können auch als Textdatei im RTF-Format mit der Dateiendung .rtf (Rich Text Format) gespeichert werden.

Vorgehen:

ALT+D, H, O
Mit TAB in das Listenfeld DATEITYP
mit AUF/AB GLIEDERUNG/RTF wählen.

Aber Achtung: Dateien, die nicht im Format "PowerPoint-Präsentation" gespeichert wurden, können unter Umständen später nicht mehr mit PowerPoint verändert werden, also auch immer einmal als "PowerPoint-Präsentation" (.pptx) speichern.

Eine Präsentation schließen

Manchmal möchte man eine einzelne Präsentation schließen, ohne PowerPoint zu beenden: dies kann man über das Register DATEI Menüpunkt SCHLIESSEN (kurz: ALT+D,L). Noch kürzer geht es über die Tastenkombination STRG+F4.

PowerPoint beenden

Zum Beenden von PowerPoint gibt es zwei Möglichkeiten:

über das Register DATEI Menüpunkt BEENDEN (kurz: ALT+D, B)
oder ganz kurz: ALT+F4