Access 2010: Erste Schritte

Erste Schritte

In diesem Kapitel lernt man, wie man Access startet und beendet, wie man eine Datenbank öffnet, wie man sie wieder schließt und wie das Programm Access allgemein aufgebaut ist.

Access starten

Es gibt mehrere Möglichkeiten um Access zu starten.

1. Über das Startmenü:
   • Mit STRG+ESC das Startmenü öffnen.
   • Mit PFEIL AUFWÄRTS/ABWÄRTS erst "Programme", RECHTS, dann "Microsoft Office", RECHTS
   • und hier aus der Liste "Microsoft Access 2010" wählen.
   • Mittels EINGABE wird das Programm aktiviert (gestartet).
2. Auf einigen Rechnern befindet sich "Microsoft Access 2010" in der obersten Ebene des Startmenüs und man muss sich nicht durch die Unterlisten bewegen.
3. Schließlich kann man Access auch starten, indem man eine Access Datenbank im Arbeitsplatz oder im Windows-Explorer öffnet. Eine Access Datenbank erkennt man an der Endung ".accdb", ".mdb" für "Access Database".

Nach dem Start von Access über das Startmenü ist zunächst keine Datenbank geöffnet.

Eine bereits bestehende Datenbank öffnen

Anders als bei anderen Office-Anwendungen lässt sich in Access immer nur eine Datenbank auf einmal öffnen.

Um eine Datenbank zu öffnen, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Man öffnet eine bestehende Datenbank oder ein bestehendes Projekt vom Arbeitsplatz aus.
2. Man öffnet die Datenbank aus Access heraus.
   • Hat man Access ohne Datenbank über das Startmenü geöffnet, so befindet man sich im Register DATEI Menüpunkt NEU.
   • Mittels PFEIL AUFWÄRTS/ABWÄRTS wechselt man zum Menüpunkt ÖFFNEN
   • EINGABE öffnet das Dialogfenster ÖFFNEN. Es ist genauso aufgebaut, wie die Dialogfenster ÖFFNEN der anderen Microsoft Office 2010 Programme. Siehe hierzu: Word 2010 - Das Dialogfenster ÖFFNEN. Hierüber kann man nun eine bereits bestehende Datenbank auswählen und öffnen.

Eine neue Datenbank erstellen

Hat man Access ohne Datenbank über das Startmenü geöffnet, so befindet man sich direkt im Register DATEI Menüpunkt NEU.

Nach zweimal TAB kann man mit den Pfeiltasten wählen, was man öffnen möchte:

• "Leere Datenbank" - Erstellt eine neue Datenbank, in der noch (fast) keine Objekte enthalten sind. Später wird die Datenbank lokal auf dem Rechner abgelegt.
• "Leere Webdatenbank" - Erstellt eine neue Datenbank, die später für andere Personen freigeben werden kann. So können z.B. weitere Mitarbeiter der gleichen Firma über das Internet auf diese Datenbank zugreifen. Alle Datenbankobjekte mit den Daten werden in SharePoint-Listen zu dieser Website verschoben. Andere Personen können dann später über einen Webbrowser auf diese Daten zugreifen und je nach Berechtigung auch verändern.
  Nicht alle Funktionen, die man auf eine lokale Datenbank anwenden kann, stehen auch für eine Web-Datenbank zur Verfügung.
• Vorlagen: - Wenn man häufig Datenbanken mit derselben Grundstruktur erstellen muss, so bietet es sich an, diese Struktur in einer Vorlage zu speichern. Auch hier gibt es mehrere Möglichkeiten:
  • "zuletzt verwendete Vorlage"
  • "Beispielvorlage" - hier findet man eine Reihe von Vorlagen, die Microsoft zu Verfügung stellt.
  • "Meine Vorlagen"

Diese verschiedenen Möglichkeiten sind in Spalten und Reihen angeordnet, die Anzahl der Elemente pro Reihe hängt von der Größe des Fensters ab. Mit PFEIL RECHTS/ LINKS wandert man durch die Reihen. Ist man am Ende einer Reihe angekommen, so springt das nächste RECHTS wieder zum ersten Element dieser Reihe. Erst ein anschließendes PFEIL ABWÄRTS springt an den Anfang der nächsten Reihe.
EINAGBE bestätigt die Wahl.

Nach der Wahl von "Leere Datenbank" und "Leere Webdatenbank" wird eine entsprechende neue Datenbank geöffnet.

Wählt man "Beispielvorlagen", so gelangt man in ein Untermenü, in dem man wieder mit den Pfeiltasten eine Beispieldatenbank aus einer Vielzahl von Datenbanken auswählen kann.

Wählt man "zuletzt verwendete", werden die zuletzt verwendeten Datenbanken aufgelistet.

Wählt man "Meine Vorlagen" so werden die Vorlagen angezeigt, die man selbst im Standartvorlagen Ordner abgelegt hat.

Reichen einem die Beispielvorlagen auf dem lokalen Rechner nicht aus und ist der Rechner mit dem Internet verbunden, so gelangt man mit weiteren TABs zu "Office.com Vorlagen". Hier werden über das Internet noch eine Vielzahl von Vorlagen angeboten.

Neue Datenbank oder neues Datenbankprojekt erstellen

Die Fülle der Möglichkeiten ist für den Einsteiger in Access meist sehr verwirrend. Diese werden meist einfach eine leere Datenbank erstellen wollen. Trotzdem sollte man den Unterschied zwischen einer (lokal) gespeicherten Datenbank und einem Datenbankprojekt kennen.

• Eine lokal gespeicherte Datenbank enthält alle Komponenten, welche sie für den Endanwender benutzbar macht. Dazu zählen Formulare, Berichte, Makros, Module sowie vor allem auch Datentabellen und Abfragen.

• Ein Datenbankprojekt kann Formulare, Berichte, Makros, Module enthalten, speichert aber selbst keinerlei Daten oder Abfragen. Die Daten, mit denen ein Datenbankprojekt arbeitet, liegen auf einem Datenbankserver, der diese meist über ein Computernetzwerk zur Verfügung stellt. Gerade bei großen Datenbanken kommt diese Technik oft zum Einsatz, da sich die Daten auf diese Weise zentral verwalten lassen und mehrere Datenbankanwendungen gleichzeitig auf die selben Daten zugreifen können. Die eigentliche Datenbanktechnik läuft bei einem Datenbankprojekt also auf dem Datenbankserver. Alle Elemente, über welche ein Mensch mit den Daten in Interaktion tritt, laufen auf dem Computer, auf welchem das Datenbankprojekt aufgerufen wird. Der erste Schritt zum Erstellen eines Datenbankprojektes ist daher die Angabe, auf welchen Datenbankserver das Projekt zugreifen soll.

Anders als in anderen Office-Anwendungen ist es nicht möglich, mit einer Datenbank zu arbeiten, bevor man diese gespeichert hat. Manuelles Zwischenspeichern ist nicht notwendig. Änderungen an der Datenbank werden unmittelbar gespeichert, können aber teilweise nicht rückgängig gemacht werden. Egal, ob man also eine Datenbank oder ein Datenbankprojekt erstellt, man muss über ein SPEICHERN-Dialogfeld einen Speicherort angeben.

In der Voreinstellung möchte Access neue Datenbanken in den Ordner EIGENE DATEIEN speichern. Der Cursor steht im Eingabefeld Dateiname, DB1.ACCDB wird als Dateiname vorgeschlagen.

Wenn man auf dem Eingabefeld DATEINAME stehend die TAB-Taste drückt, findet man das Eingabefeld DATEITYP. Standardmäßig ist hier die Dateiendung *.accdb (oder *.mdb) für Access-Datenbanken eingestellt. Datenbankprojekte tragen die Endung *.adp.

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld mit UMSCHALT+TAB in die Listenansicht der Ordner und Dokumente wechseln. Mit den Pfeiltasten kann man den gewünschten Ordner anwählen. Durch Betätigen der Taste EINGABE gelangt man in den angewählten UNTERORDNER. Mit der RÜCK-Taste kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner. Im neu gewählten Ordner gelangt man durch TAB in das kombinierte Eingabefeld "Dateiname". Dort wird der Dateiname eingetragen und anschließend mit der EINGABE-Taste die Speicherung ausgelöst.

Alternativ ist wie auch beim Öffnen einer Datenbank die genaue Angabe des Pfads der Datei im Eingabefeld DATEINAME möglich.

Datenbank schließen

Manchmal möchte man eine Datenbank schließen, ohne Access zu beenden. Dies kann man im Register DATEI Menüpunkt DATENBANK SCHLIEßEN (ALT+D,L).

Access beenden

Zum Beenden von Access gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Register DATEI Menüpunkt BEENDEN (ALT+D,B)
• ALT+F4

Es ist vor dem Beenden von Access nicht notwendig, den aktuellen Stand der Datenbank zu speichern. Alle Änderungen werden während der Benutzung der Datenbank automatisch gespeichert, sobald sie von Access angenommen werden. Allerdings weigert sich Access sich zu beenden, solange noch Fenster mit ungespeicherten Elementen geöffnet sind. Und erfragt, ob die erforderlichen Objekte noch gesichert werden sollen.

Übung - Erste Schritte

Aus Übungszwecken empfiehlt es sich die Beispieldatenbank herunterzuladen, um die "Ersten Schritte" nachvollziehen zu können.
Download: CD_Verwaltung.accdb.

Zur Vertiefung an der Beispieldatenbank sind folgende Aufträge zu bearbeiten:

1. Starte das Programm Access über das Dialogfeld Ausführen.
2. Öffne die Datenbank CD_Verwaltung.accdb
3. Schließe das Programm über die Menüsteuerung.