Word 2010: Ausgabevorbereitung

Ausgabevorbereitung

Vor dem Ausgeben bzw. Drucken sollte der Text auf Rechtschreibfehler überprüft werden. Dazu bietet Word die interne Rechtschreibprüfung.

Rechtschreibprüfung

Mit Hilfe der Rechtschreibprüfung kann man sehr schnell und effektiv für die korrekte Schreibweise der eigenen Texte sorgen. Wichtig ist es zu verstehen, wie Word ein Wort als falsch geschrieben erkennt:

Word hat ein internes Wörterbuch - eine Art Worttabelle. Jedes Wort, das nicht in der Tabelle vorkommt, erkennt Word als falsch geschrieben. Es kann zwei Ursachen haben, wenn ein Wort nicht in der Tabelle vorkommt: Zum einen kann das Wort wirklich falsch geschrieben sein, zum anderen kann es sein, dass das Wort richtig geschrieben ist, aber einfach nicht in der Liste vorkommt. Sehr häufig ist dies bei Eigennamen der Fall. Für solche Fälle gibt es das Benutzerwörterbuch, das der Nutzer führen bzw. erweitern kann, sodass die Rechtschreibprüfung unbekannte Wörter erlernen kann.

Vorgehen

Mit F7 durchsucht die Rechtschreibprüfung den Text ab dem Absatz der aktuellen Cursorposition. Sobald Word einen Fehler feststellt, wird das Dialogfenster RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK geöffnet (Alternativ über das Register Überprüfen/Gruppe Dokumentprüfung/ Menüpunkt Rechtschreibung und Grammatik (kurz: ALT+P,S)).

Der Cursor steht direkt hinter dem fehlerhaften Wort im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH des Dialogfensters, das den Text rund um den gefundenen Fehler anzeigt (ALT+M). In der Auswahlliste VORSCHLÄGE (ALT+V oder mit TAB) werden von Word alternative Vorschläge gemacht. Word vergleicht seine Wörtertabelle anhand von Ähnlichkeitskriterien mit dem als falsch erkannten Wort. Daraus ergeben sich ein oder mehrere Vorschläge, die Word in der Auswahlliste VORSCHLÄGE präsentiert. Mit ABWÄRTS kann die Liste durchwandert werden. Wenn ein Vorschlag gefällt bzw. als richtig angesehen wird, wählt man das Wort in der Auswahlliste VORSCHLÄGE und aktiviert den Schalter ÄNDERN (ALT+D oder mit TAB). Word überschreibt nun das als falsch erkannte Wort direkt im Text mit dem ausgewählten Vorschlag. Im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH erscheint der nächste Fehler.

Es kann vorkommen, dass Word ein Wort zwar als falsch erkennt, aber keine Vorschläge anbietet. In der Auswahlliste VORSCHLÄGE (ALT+V) erscheint: KEINE RECHTSCHREIBVORSCHLÄGE. Nun gibt es mehrere Möglichkeiten:

Das Wort ist richtig, Word kennt es nicht.
Das Wort ist falsch und Word konnte keine Ähnlichkeit zu einem ihm bekannten Wort feststellen.

Im Fall eins wählt man den Schalter ZUM WÖRTERBUCH HINZUFÜGEN (ALT+H oder TAB). Das Benutzerwörterbuch wird um das Wort ergänzt und dieses in Zukunft nicht mehr als falsch erkannt.

Im Fall zwei korrigiert man das Wort (am besten nach einem Blick in den Duden) direkt im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH und aktiviert den Schalter ÄNDERN (ALT+D).

Weitere Möglichkeiten, mit einem als falsch erkannten Wort umzugehen sind:

EINMAL IGNORIEREN (ALT+I]): Das erkannte Wort wird von der Rechtschreibprüfung an dieser Stelle von der Rechtschreibprüfung ignoriert. Wenn man z.B. absichtliche Falschschreibungen eines Wortes im aktuellen Text beibehalten möchte.

ALLE IGNORIEREN (ALT+G]): Das Wort wird ab sofort im gesamten Dokument von der Rechtschreibprüfung ignoriert.

ALLE ÄNDERN (ALT+L): Das Wort wird an allen Stellen im Text geändert - entsprechend der Auswahl unter VORSCHLÄGE bzw. der manuellen Korrektur im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH.

Kontrollfeld GRAMMATIK ÜBERPRÜFEN (ALT+A): Die Aktivierung des Kontrollfelds bezieht auch die Word-eigene Grammatikprüfung in die Rechtschreibprüfung mit ein. Findet Word nun einen Grammatik Fehler, so steht der Schalter ALLE ÄNDERN (ALT+L) nicht zur Verfügung.

Fremdsprachliche Texte

In fremdsprachlichen Texten oder Textteilen kann man die Sprache über das Register Überprüfen/Gruppe Sprache/Menüpunkt Sprache/ Untermenüpunkt "Sprache für die Korrekturhilfen festlegen" (kurz: ALT+P,P,L) für vorher markierte Textteile einstellen. Dadurch verwendet Word das Wörterbuch entsprechend der eingestellten Sprache, insofern ein Wörterbuch der betroffenen Sprache vorhanden ist.

Ebenso kann man während der Rechtschreibprüfung die Sprache für einen fehlerhaftes Wort verändern. Hat Word ein Wort als Fehler markiert, weil es aus einer anderen Sprache ist, kann man mit TAB zur Ausklappliste WÖRTERBUCHSPRACHE springen. Hier kann man mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS die gewünschte Sprache auswählen und durch EINGABE bestätigen. Wird das als fehlerhaft markierte Wort in der nun gewählten Sprache gefunden, so springt Word automatisch zum nächsten fehlerhaften Wort.

Da die Liste der Sprachen sehr lang ist, kann man statt mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS auch zuerst den Anfangsbuchstaben der Sprache eintippen, so das der Fokus auf die erste Sprache mit diesem Buchstaben gestellt wird und dann die Suche fortsetzen.

Optische Kontrolle

Schließlich ist die optische Kontrolle vor einem Ausdruck sinnvoll. Dafür bietet Word im Register Ansicht/Gruppe Dokumentansicht/Menüpunkt Vollbild-Lesemodus (kurz: ALT+F,M) die Vollbild-Leseansicht. Hier wird das Dokument so angezeigt, wie es später gedruckt würde. Diese Funktion ist für blinde Benutzer nicht zu verwenden. Es ist trotz allem unerlässlich, zumindest bei wichtigen Dokumenten das Layout durch einen sehenden Menschen überprüfen zu lassen. Hierzu ein Zitat aus dem Erfahrungsbericht "Erfahrungen mit LaTeX an der Schloss-Schule Ilvesheim" von Rolf Bernd. Er schreibt über die Vorteile von LaTeX als Textverarbeitung im Vergleich zu Word:

"Man kann die Befehle relativ schnell lernen, die nötig sind, um einen perfekten Schwarzschriftausdruck zu erzeugen. Der Vorteil: Bei LaTeX behalten auch Blinde immer die Kontrolle über das Layout des Schwarzschriftdokumentes. Die Befehle zur Gestaltung des Dokumentes stehen direkt im Text. Wer ihre Bedeutung kennt, weiß wie sie sich auswirken und dass sie von LaTeX nach allen Regeln der Buchdruckerkunst umgesetzt werden. So gesehen ist LaTeX vielleicht die ideale Textverarbeitung für Blinde, unter dem Motto: "What you say is what you get". Man muss LaTeX eben nur sagen, was man will. Dagegen war der Slogan: "What you see is what you get" für Blinde schon immer eine zweifelhafte Verheißung."

Genau das ist das Problem. Bei Word kann man sich nie sicher sein, wie sich die Befehle am Ende auswirken. Es gibt (zu) viele Parameter, die den Ausdruck bestimmen (z.B. die Wahl des Druckers, die das Aussehen des Dokuments bestimmt). Allerdings lässt sich festhalten, wenn man als blinder Mensch die in diesem Wiki beschriebenen Techniken beherzigt, hat man gute Chancen, sehr erfolgreich seine Word-Dokumente für sehende Menschen zu gestalten. Die beiden wichtigsten Regeln dafür sind:

Alle Automatismen von Word abzustellen: siehe Word_2010: Einstellungen
Formatieren durch Word_2010: Formatvorlagen, deren Layout bekannt und überprüft ist.