Access 2010: Erste Schritte

Erste Schritte

In diesem Kapitel lernt man, wie man Access startet und beendet, wie man eine Datenbank öffnet, wie man sie wieder schließt und wie das Programm Access allgemein aufgebaut ist.

Access starten

Es gibt mehrere Möglichkeiten um Access zu starten.

1. Über das Startmenü:
   • Mit [Strg]+[Esc] das Startmenü öffnen.
   • Mit den Pfeiltasten [AUF]/[AB] erst "Programme", [->], dann "Microsoft Office", [->]
   • und hier aus der Liste "Microsoft Access 2010" wählen.
   • Mittels [Eingabe] wird das Programm aktiviert (gestartet).
2. Auf einigen Rechnern befindet sich "Microsoft Access 2010" in der obersten Ebene des Startmenüs und man muss sich nicht durch die Unterlisten bewegen.
3. Schließlich kann man Access auch starten, indem man eine Access Datenbank im Arbeitsplatz oder im Windows-Explorer öffnet. Eine Access Datenbank erkennt man an der Endung .accdb für "Access Database".

Nach dem Start von Access über das Startmenü ist zunächst keine Datenbank geöffnet.

Eine Datenbank öffnen

Anders als bei anderen Office-Anwendungen lässt sich in Access immer nur eine Datenbank auf einmal öffnen.

Um eine Datenbank zu öffnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Man öffnet eine bestehende Datenbank oder ein bestehendes Projekt vom Arbeitsplatz aus.
• Man öffnet die Datenbank aus Access heraus. Hat man Access ohne Datenbank über das Startmenü geöffnet, so befindet man sich direkt im Register DATEI Menüpunkt NEU. Nach zweimal [TAB] kann man mit den Pfeiltasten wählen, was man öffnen möchte:
  • "Leere Datenbank" - Erstellt eine eigenständige Datenbank, die später lokal auf dem Rechner abgelegt wird.
  • "Leere Webdatenbank" - Erstellt eine Datenbank, die später auf einem speziellen Server abgelegt wird. Auf diese Datenbank können dann verschiedene Personen über einen Web-Browser auf diese Datenbank zugreifen. Nicht alle Funktionen einer lokalen Datenbank sind auch bei einer Webdatenbank möglich.
  • "zuletzt verwendete Vorlage"
  • "Beispielvorlage" - hier findet man eine Reihe von Vorlagen, die MicroSoft zu Verfügung stellt.
  • "Meine Vorlagen"

Diese verschiedenen Möglichkeiten sind in Spalten und Reihen angeordnet, die Anzahl der Elemente pro Reihe hängt von der Größe des Fensters ab. Mit [->]/[<-] wandert man durch die Reihen. Ist man am Ende einer Reihe angekommen, so springt das nächste [->] wieder zum ersten Element dieser Reihe. Erst ein anschließendes [AB] springt an den Anfang der nächsten Reihe.

Wählt man Beispielvorlagen, so gelangt man in ein Untermenü, in dem man wieder mit den Pfeiltasten eine Beispieldatenbank aus einer Vielzahl von Datenbanken auswählen kann.

Wählt man "zuletzt verwendete", werden die zuletzt verwendeten Datenbanken aufgelistet.

Wählt man "Meine Vorlagen" so werden die Vorlagen angezeigt, die man selbst im Standartvorlagen Ordner abgelegt hat.

Reichen einem die Beispielvorlagen auf dem lokalen Rechner nicht aus und ist der Rechner mit dem Internet verbunden, so gelangt man mit weiteren [TAB] zu "Office.com Vorlagen". Hier werden über das Internet noch eine Vielzahl von Vorlagen angeboten.

Neue Datenbank oder neues Datenbankprojekt erstellen

Hat man wie im vorangegangen Kapitel beschrieben eine neue leere Datenbank erstellt, so steht der Cursor in einer Liste am rechten Fensterrand, in den sogenannten Aufgabenbereich. (Wie auch in anderen Office_Anwendungen kann der Aufgabenbereich mit F6 jederzeit aufgerufen und auch wieder verlassen werden). Innerhalb des Aufgabenbereiches wählt man mit AB und AUF aus, was Access neu erstellen soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

• Leere Datenbank -
• Leere Datenbankzugriffsseite - Erstellt ein Formular, über welches auf Daten aus einer Datenbank zugegriffen wird.
• Projekt aus bestehenden Daten - Ermöglicht es, Formulare, Berichte, Makros und Module zu erstellen, die auf eine extern gespeicherte Datenbank und die darin enthaltenen Daten zugreifen.
• Projekt aus neuen Daten - Ermöglicht es, Formulare, Berichte, Makros und Module zu erstellen, die auf eine extern gespeicherte Datenbank zugreifen und dort ihre Daten abspeichern.
• Aus bestehender Datei - Erstellt eine neue Datenbank, welche Objekte und Daten aus einer bereits bestehenden Datenbank übernimmt.
• Vorlagen auf Office Online - Sucht auf einer Webseite der Firma Microsoft nach Vorlagen für Datenbanken.
• Auf meinem Computer - Sucht auf dem Computer des Anwenders nach Vorlagen für Datenbanken.

Die Fülle der Möglichkeiten ist für den Einsteiger in Access meist sehr verwirrend. Diese werden meist einfach eine leere Datenbank erstellen wollen. Trotzdem sollte man den Unterschied zwischen einer (lokal) gespeicherten Datenbank und einem Datenbankprojekt kennen.

- Eine lokal gespeicherte Datenbank enthält alle Komponenten, welche sie für den Endanwender benutzbar macht. Dazu zählen Formulare, Berichte, Macros, Module sowie vor allem auch Datentabellen und Abfragen.

- Ein Datenbankprojekt kann Formulare, Berichte, Makros, Module enthalten, speichert aber selbst keinerlei Daten oder Abfragen. Die Daten, mit denen ein Datenbankprojekt arbeitet, liegen auf einem Datenbankserver, der diese meist über ein Computernetzwerk zur Verfügung stellt. Gerade bei großen Datenbanken kommt diese Technik oft zum Einsatz, da sich die Daten auf diese Weise zentral verwalten lassen und mehrere Datenbankanwendungen gleichzeitig auf die selben Daten zugreifen können. Die eigentliche Datenbanktechnik läuft bei einem Datenbankprojekt also auf dem Datenbankserver. Alle Elemente, über welche ein Mensch mit den Daten in Interaktion tritt, laufen auf dem Computer, auf welchem das Datenbankprojekt aufgerufen wird. Der erste Schritt zum Erstellen eines Datenbankprojektes ist daher die Angabe, auf welchen Datenbankserver das Projekt zugreifen soll.

Anders als in anderen Office-Anwendungen ist es nicht möglich, mit einer Datenbank zu arbeiten, bevor man diese gespeichert hat. Manuelles Zwischenspeichern ist nicht notwendig. Änderungen an der Datenbank werden unmittelbar gespeichert, können aber teilweise nicht rückgängig gemacht werden. Egal, ob man also eine Datenbank oder ein Datenbankprojekt erstellt, man muss über ein SPEICHERN-Dialogfeld einen Speicherort angeben.

In der Voreinstellung möchte Access neue Datenbanken in den Ordner EIGENE DATEIEN speichern. Der Cursor steht im Eingabefeld Dateiname, DB1.MDB wird als Dateiname vorgeschlagen.

Mit ALT+5 kann man einen neuen Ordner erstellen, ohne das SPEICHERN-Dialogfeld von Access verlassen zu müssen.

Wenn man auf dem Eingabefeld DATEINAME stehend die TAB-Taste drückt, findet man das Eingabefeld DATEITYP. Standardmäßig ist hier die Dateiendung *.mdb für Access-Datenbanken und *.adp für Access-Projekte eingestellt.

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld mit UMSCHALT+TAB in die Listenansicht der Ordner und Dokumente wechseln. Mit den Pfeiltasten kann man den gewünschten Ordner anwählen. Durch Betätigen der Taste EINGABE gelangt man in den angewählten UNTERORDNER. Mit der RÜCK-Taste kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner. Im neu gewählten Ordner gelangt man durch TAB in das kombinierte Eingabefeld "Dateiname". Dort wird der Dateiname eingetragen und anschließend mit der EINGABE-Taste die Speicherung ausgelöst.

Alternativ ist wie auch beim Öffnen einer Datenbank die genaue Angabe des Pfads der Datei im Eingabefeld DATEINAME möglich.

Datenbank schließen

Manchmal möchte man eine Datenbank schließen, ohne Access zu beenden. Über das Menü wählt man dazu: DATEI, SCHLIEßEN (ALT,D,C), oder man benutzt die Tastenkombination STRG+F4.

Access beenden

Zum Beenden von Access gibt es mehrere Möglichkeiten:

• DATEI, BEENDEN (ALT,D,B)
• ALT+F4

Es ist vor dem Beenden von Access nicht notwendig, den aktuellen Stand der Datenbank zu speichern. Alle Änderungen werden während der Benutzung der Datenbank automatisch gespeichert, sobald sie von Access angenommen werden. Allerdings weigert sich Access sich zu beenden, solange noch Fenster mit ungespeicherten Elementen geöffnet sind.