Word 2010: Absatzformatierung

Absatzformatierung

Unter einem Absatz versteht man in der Textverarbeitung einen zusammenhängenden Textteil, der am Ende mit einem Absatzendezeichen EINGABE abgeschlossen wird. Die Absatzformatierung definiert die Raumlage der Absätze (z.B. Linksbündig, Rechtsbündig, Zeilenabstand, Einzug der ersten Zeile eines Absatzes, etc.). Im Unterschied zur Zeichenformatierung reicht es bei der Absatzformatierung aus, lediglich den Cursor in den zu formatierenden Absatz zu stellen, um die Absatzformatierung vorzunehmen. Alle Einstellungen zur Absatzformatierung findet man im START-Register in der Gruppe Absatz (z.B. ALT+R,I) Das Dialogfeld „Absatz“ öffnet man, indem man mit TAB bis ABSATZ navigiert. (Oder kurz: ALT+R,PB). Das Dialogfenster besteht aus zwei Registerkarten: EINZÜGE UND ABSTÄNDE und ZEILEN_UND SEITENUMBRUCH. In der Registerkarte SEITENLAYOUT befindet sich ein weiterer Zugang zu einer "Absatz"-Gruppe, in der Abstand zwischen Absätzen und die Größe des Einzugs festgelegt werden können (ALT+S und weiter mit TAB). Auch in dieser Gruppe lässt sich das Dialogfenster ABSATZ mit TAB erreichen (Kurz: ALT+S,PB).

Einzüge und Abstände

Ausrichtung

Unter der Absatzausrichtung muss man sich eine Linie denken, an der sich die Textzeilen ausrichten. Die Textzeilen stehen an dieser Linie schön übereinander ausgerichtet. Am anderen Ende der Textzeilen findet man jedoch den optisch etwas unschönen, sogenannten Flattersatz vor, da sich die Länge der Textzeilen immer etwas unterscheiden.

• LINKS: Diese Einstellung ist standardmäßig bei Word eingestellt. Die gedachte Linie, an der sich jede Textzeile ausrichtet, befindet sich am linken Rand. Am rechten Rand findet man Flattersatz vor. Die Linie am linken Rand zu ziehen ist in der Regel sinnvoll, da das Auge beim Lesen immer am linken Rand beginnt und dort die Orientierung für die nächste Zeile braucht.(STRG+L)
• RECHTS: Diese Einstellung ist eher selten. Die gedachte Linie befindet sich rechts und links wäre der Flattersatz. Die Ausrichtung RECHTS wird, wie gesagt, nur sehr selten bei Fließtext (längeren Texten) verwendet. Klassisch verwendet man die Absatzausrichtung RECHTS beim Datum zu Beginn eines Briefes. Hier steht nur das Datum in einer Zeile bzw. einem Absatz am rechten Rand der Seite. Außerdem findet die Absatzausrichtung RECHTS ihre Anwendung beim schriftlichen Addieren, denn hier ist ja entscheidend, dass der Einer über dem Einer steht und der Zehner über dem Zehner usw.(STRG+R)
• ZENTRIERT: Zentriert bedeutet, dass die gedachte Linie genau in der Mitte jeder Zeile verläuft. So entsteht sowohl links als auch rechts Flattersatz. Allerdings wird ZENTRIERT ebenfalls nur in Sonderfällen eingesetzt. So werden häufig Überschriften zentriert ausgerichtet. Da Überschriften selten länger als eine Zeile sind, entsteht in diesem Fall kein Flattersatz.(STRG+E)
• BLOCKSATZ: Schließlich gibt es die Absatzausrichtung BLOCKSATZ. Beim Blocksatz gibt es zwei gedachte Linien, nämlich sowohl links als auch rechts. Der Text bildet also sowohl links als auch rechts eine gerade Kante. Wie kann das sein, wenn doch die Zeilenlängen unterschiedlich sind? Word bedient sich hier eines kleinen Tricks. Es variiert die Abstände zwischen den Wörtern einer Zeile etwas. So kann Word die ungleichen Gesamtlängen der Zeilen ausgleichen. Das Auge stört sich beim Lesen in der Regel nicht an diesen kleinen Unterschieden im Abstand zwischen den Worten. Erst, wenn ein sehr langes Wort am Ende einer Zeile vorkommt, kann es sein, dass der Abstand zwischen den Worten sehr groß und unschön wird. In diesem Fall sollte man entweder das lange Wort trennen oder die automatische Silbentrennung einschalten. Blocksatz wird in der Regel in allen gedruckten Medien wie Büchern und Zeitungen verwendet.(STRG+B)

Einzug

Standardmäßig dehnt sich ein Absatz über die gesamte Seitenbreite aus (Abzüglich des Seitenrands). Um die Ausdehnung eines Absatzes zu verkleinern, verwendet man die Absatzformatierung EINZUG. Dabei wird die linke, bzw. rechte Begrenzung des Textes verschoben. Diese Einstellung ist in der Gruppe ABSATZ im Register SEITENLAYOUT zu finden (Oder über Dialogfenster "Absatz").

• LINKS: Die linke Begrenzungslinie des Textes im jeweiligen Absatz wird verschoben. Die Angabe erfolgt in cm und meint den Abstand des linken Rands der Seite zur linken Begrenzungslinie des Textes.(ALT+S,IL)
• RECHTS: Die rechte Begrenzungslinie des Textes im jeweiligen Absatz wird verschoben. Die Angabe erfolgt in cm und meint den Abstand des rechten Rands der Seite zur rechten Begrenzungslinie des Textes.ALT+S,IR)

Der Wert des linken bzw. rechten Einzugs kann auch negativ sein. In diesem Fall ragt der Text des Absatzes in den eigentlich leeren Randbereich der Seite hinein. Näheres siehe Seitenformatierung

• SONDEREINZUG: Möchte man zusätzlich, dass sich die erste Zeile vom restlichen Absatz im Einzug unterscheidet, kann man dies im Dialogfenster "Absatz" einstellen.
  • ERSTE ZEILE: Die linke Begrenzungslinie der ersten Zeile wird nach rechts verschoben. Die Angabe erfolgt in cm und meint den Abstand des linken Rands des Absatzes zur linken Begrenzungslinie der ersten Zeile. Den Einzug der ersten Zeile um ein Zeichen verwenden häufig Bücher, um kenntlich zu machen, dass nun ein neuer Absatz beginnt.
  • HÄNGEND: Die linke Begrenzungslinie des Absatzes mit Ausnahme der ersten Zeile wird nach rechts verschoben. Die Angabe erfolgt in cm. Diese Einstellung wird häufig bei Nummerierungen verwendet. Dabei steht in der ersten Zeile zu Beginn eine Ziffer, die vor dem gesamten, restlichen Absatz steht.

Abstand

• VOR / NACH: Unter dem Abstand VOR bzw. NACH versteht man den Abstand des Absatzes zum Text des vorhergehenden oder nachfolgenden Absatzes (ALT+S und TAB bis ABSATZABSTAND VOR bzw. NACH oder über Dialogfenster "Absatz"). Die Maßangabe erfolgt in pt und bedeutet "Punkt". Eine Schriftgröße 12 hat 12pt. Um den Abstand auf eine Zeichenhöhe zu setzen, müsste man in diesem Fall 12 pt einstellen. Standardmäßig ist unter NACH ein Abstand von 6 pt eingestellt. So ist optisch der Abstand zwischen zwei Zeilen bei einem normalen Zeilenwechsel (sei es durch den automatischen Umbruch oder durch den manuellen Zeilenwechsel UMSCHALT+EINGABE) und zwei aufeinanderfolgende Zeilen zwischen denen ein Absatzwechsel (EINGABE) liegt, durch den unterschiedlichen Abstand zu unterscheiden.

• Zeilenabstand: Damit ist der Abstand zwischen den Zeilen innerhalb eines Absatzes gemeint (ALT+R und TAB bis ZEILEN- und ABSATZABSTAND oder über Dialogfenster "Absatz"). Üblicherweise steht der auf EINFACH. Folgende Zeilenabstände gibt es:
  • EINFACH: Jede Zeile ist so hoch, wie die eingestellte Schriftgröße benötigt
  • 1,5 ZEILEN: Jede Zeile hat die Hälfte mehr Platz, als die Schriftgröße benötigt
  • DOPPELT: Jede Zeile hat doppelt so viel Platz. In dieser Einstellung entsteht unter jeder Zeile eine optische Leerzeile. Diese Einstellung wird manchmal verwendet, um Platz für handschriftliche Korrekturen zu lassen.
  • MEHRFACH: Hier können genauere Zeilenabstände eingestellt werden. Das genaue MAß wird im Eingabefeld MAß angegeben. Die Angabe erfolgt in Zeilenhöhen. Die Zeilenhöhe wird von der eingestellten Schriftgröße bestimmt. Also 1 bedeutet einfache Zeilenhöhe, 2 bedeutet doppelte Zeilenhöhe. Achtung: Eine Angabe weniger als 1 (z.B. 0,5) ist auch möglich. Dies führt jedoch zu abgeschnittenen Buchstaben und damit zu unleserlichem Text.
  • MINDESTENS, GENAU: Ähnlich wie MEHRFACH. Die Maß-Angabe erfolgt hier jedoch in pt und ist damit unabhängig von der eingestellten Schriftgröße.

Tabulatoren

Tabulatoren, oder auch Tabstopps, sind nicht druckbare Zeichen. Ein Tabstopp wird mit der TAB-Taste erzeugt. Er dient dazu, einen Abstand innerhalb einer Zeile zu erzeugen. Die horizontale Position des Textes, der einem Tabstoppzeichen folgt, kann individuell eingestellt werden. Es ist auch möglich, mehrere Tabstopppositionen zu vergeben, d.h. der erste Tabstopp richtet sich an der ersten Tabstoppposition aus, der zweite Tabstopp an der zweiten Tabstoppposition. Die Tabstopppositionen beziehen sich immer auf eine Zeile. So kann man mit Hilfe von Tabstoppzeichen Text in mehreren Zeilen wie in einer Tabelle ausrichten. Eingestellte Tabstopppositionen vererben sich auf neu erstellte, nachfolgende Absätze. Die Einstellungen zu Tabstopppositionen erfolgen im Dialogfenster "Absatz" (Kurz: ALT+B innerhalb des Dialogfensters)

Tabstoppposition

Im Eingabefeld TABSTOPPOSITION erfolgt die Erstellung einer neuen Tabstoppposition durch die Angabe des Abstands des Tabstopps vom linken Rand in cm. Mit der Schaltfläche FESTLEGEN (ALT+E) wird der Tabstopp festgelegt und eine zweite, dritte usw. Tabstoppposition kann vergeben werden. Vom Eingabefeld aus kann man mit ABWÄRTS überprüfen, welche Tabstopppositionen schon vergeben wurden. Über die Schaltfläche LÖSCHEN (ALT+N) kann man die mit den Pfeiltasten ausgewählte Tabstoppposition löschen. Über die Schaltfläche ALLE LÖSCHEN (ALT+A) kann man alle Tabstopps entfernen.

Standardtabstopps

In Word ist eine Standardposition für Tabstopps automatisch eingestellt: STANDARDTABSTOPPS. Genauer gesagt ist es der standardmäßige Abstand zwischen den Standardtabstopps. Dieser kann hier verändert werden. Wenn hier beispielsweise 3 cm eingestellt ist, dann ist die erste Tabstoppposition einer Zeile bei 3cm, die zweite bei 6cm, die dritte bei 9 cm usw. Falls eine Tabstopposition festgelegt wurde, dann sind die nachfolgenden Tabstopppositionen durch die STANDARDTABSTOPPS festgelegt.

Ausrichtung

Unter Ausrichtung versteht man die Ausrichtung des Textes am Tabstopp. Die Ausrichtung wird durch einen Auswahlschalter festgelegt. Vorher sollte unter TABSTOPPPOSITION eine neue Position eingestellt oder eine bestehende Tabstoppposition mit den Pfeiltasten ausgewählt worden sein. Am Ende wird das Ganze mit der Schaltfläche FESTLEGEN (ALT+E) abgeschlossen.

• LINKS: Die standardmäßige Ausrichtung am Tabstopp. Der Tabstopp steht links vom Text.
• RECHTS: Der Tabstopp steht rechts vom Text.
• Zentriert: Der Tabstopp steht genau in der Mitte des Textes.
• Dezimal: Wenn der Text eine Zahl mit Komma ist, dann steht das Komma genau an der Tabstoppposition. Alles vor dem Komma steht links, alles nach dem Komma rechts von der Tabstoppposition.
• Vertikale Linie: An der Tabstoppposition wird eine vertikale Linie gezeichnet. Der Text wird hiervon nicht beeinflusst.

Füllzeichen

Füllzeichen bietet die Möglichkeit, den leeren Bereich im Text, den der Tabulator erzeugt, zu füllen. Die Auswahlschalter bieten an:

• 1 OHNE : ohne Füllzeichen. Dies ist voreingestellt.
• 2 .... : eine gepunktete Linie
• 3 ---- : eine gestrichelte Linie aus Minuszeichen
• 4 ____ : Unterstriche

Aufzählungszeichen/Nummerierung

Word ist so voreingestellt, dass einem Absatz, der mit einer Nummerierung beginnt, nach EINGABE die Formateigenschaft eines nummerierten Absatzes hinzugefügt wird. Gleichzeitig wird der nächste Absatz ebenfalls als nummerierter Absatz erzeugt und ihm eine Nummer (die dem vorherigen Absatz nachfolgt) vorangestellt. Nachträglich eingefügte Absätze werden automatisch nummeriert und auch bereits erstellte, nachfolgende Absätze werden automatisch neu nummeriert, wenn ein Absatz und damit eine Nummer neu eingefügt wird.

Warnung:

Wie in den Einstellungen zu Word beschrieben, ist zu empfehlen, diese Automatismen abzuschalten. Man läuft sonst als Braillezeilenbenutzer Gefahr, dass man etwas unbeabsichtig verändert und es nicht mitbekommt. Man denke hier nur z.B. an eine nummerierte Klassenarbeit, in die man einen Absatz einfügt, um eine Antwort unter die erste Aufgabe zu schreiben. Automatisch würde die Antwort fortlaufend nummeriert und die anderen Aufgaben entsprechend um eine Nummer verschoben. Informationen des Lehrers, der während der Arbeit eine Information zu einer Aufgabe gibt, würden zur falschen Aufgabe verweisen. In Schulbüchern, die eigens für blinde Schüler als Word-Dokumente übertragen werden, werden diese Nummerierungen und Aufzählungszeichen nicht verwendet. Stattdessen wird das ganze über Word: Formatvorlagen gelöst, die genauso aussehen, aber auf den Automatismus verzichten. Trotz der Warnung sei hier die automatische Nummerierung und Aufszählung beschrieben.

Nummerierung

Um einen Absatz oder mehrere Absätze automatisch zu nummerieren, wählt man das Register Start/Gruppe Absatz/Menüpunkt Nummerierungzeichen (ALT+R,N). Hier öffnet sich nun eine Ausklappliste und man wählt mit den Pfeiltasten eine Nummerierung aus. Folgende Formen werden standardmäßig angeboten:

• Ohne
• 1. 2. 3.
• 1) 2) 3)
• (1) (2) (3)
• a) b) c)
• a. b. c.
• i. ii. iii.

Die Absätze sind standardmäßig als hängende Absätze formatiert, sodass die Nummer immer vor dem Absatz steht, auch wenn der Absatz über mehrere Zeilen geht.

Aufzählung

Aufzählung funktioniert ähnlich wie Nummerierung. Der Menüpunkt heißt AUFZÄHLUNGSZEICHEN (ALT+R,U). Der einzige Unterschied ist, dass statt fortlaufenden Nummern Aufzählungszeichen verwendet werden. Hier wird von Word angeboten:

• OHNE
• gefüllte Kreise
• hohle Kreise
• gefüllte Quadrate
• Office Symbol (bunte Kleckse)
• sternförmige Aufzählungszeichen
• Pfeilförmige Aufzählungszeichen
• Spiegelstriche

Format der Aufzählungszeichen ändern

Über die Schaltfläche „Neue Aufzählungszeichen definieren“ (ALT+R,N mit anschlißend ALT+N) im Menüpunkt NUMMERIERUNG oder im Menüpunkt AUFZÄHLUNGSZEICHEN kann man individuelle Einstellungen zur gewählten Nummerierungs- bzw. Aufzählungsform und deren Formatierung durchführen.

Rahmen und Schattierungen

Unter einem Rahmen versteht man ein Rechteck, das den zu formatierenden Absatz einschließt. Schattierung meint das gleiche wie Rahmen, nur mit dem Unterschied, dass das Rechteck mit einer bestimmten Farbe, in der Regel grau gefüllt ist.

Rahmen

Im Register Start/ Gruppe Absatz/ Menüpunkt Rahmen und Schattierungen (ALT+R,D) findet man in dem Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG auf der ersten Registerkarte RAHMEN die Einstellungen, um einen Rahmen um einen Absatz herum zu erzeugen.

Einstellung

Unter EINSTELLUNG im Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG ist standardmäßig OHNE (ALT+H) eingestellt. Das meint, dass kein Rahmen um den Absatz erzeugt wird. Weiterhin gibt es KONTUR (ALT+K). Dies meint, dass ein Rahmen um den Absatz erzeugt wird. Schattiert (ALT+A) erzeugt ebenfalls einen Rahmen, nur dass der Rahmen einen kleinen Schatten wirft.

Linienart

Unter LINIENART (ALT+L) kann man verschiedene Arten von Linien auswählen (durchgezogene Linie, gepunktete Linie, gestrichelte Linie ...).

Farbe

In FARBE (ALT+B) kann man mit den Pfeiltasten eine Rahmenfarbe festlegen (die Sprachausgabe sollte die Farbe ansagen). Standardmäßig ist als Rahmenfarbe schwarz eingestellt.

Breite

In BREITE (ALT+I) kann die Strichstärke des Rahmens gewählt werden. Die Maßeinheit ist hier pt. Standardmäßig ist hier 1/2 pt eingestellt, was schon einen gut erkennbaren, dicken Rahmen erzeugt.

Rahmenlinien oben / unten

Einmal TAB nach der Ausklappliste zur BREITE landet man auf dem Schalter RAHMENLINIE OBEN und einen weiteren TAB entfernt findet man den Schalter RAHMENLINIE UNTEN. Mit EINGABE kann man jeweils diese Schalter aktivieren. Sie erzeugen bei EINSTELLUNG OHNE (ALT+H) eine Linie über bzw. eine Linie unter dem Absatz. Mit dieser Technik kann man z.B. schnell eine durchgängige Linie unter einem Absatz erzeugen.

Schattierung

Im Register Start/Gruppe Absatz/Menüpunkt Rahmen und Schattierung (ALT+R,D) findet man in dem Dialogfeld auf der dritten Registerkarte SCHATTIERUNG (STRG+TAB) die Einstellungen, um ein gefülltes Rechteck hinter einem Absatz zu erzeugen. Unter AUSFÜLLEN kann man die Farbe der Füllung auswählen. Wichtig ist es hier, einen entsprechenden Kontrast zur Schriftfarbe zu wählen. Schwarze Schrift wäre auf schwarzer Füllung nicht mehr zu erkennen. Aber z.B. GRAU MIT 10% erzeugt eine erkennbare Füllung, auf der schwarze Schrift noch gut gelesen werden kann.

Absatzformate zurücksetzen

Mit der Tastenkombination STRG+Q kann man alle manuellen Absatzformatierungen wieder auf die Standardeinstellungen der Formatvorlage zurücksetzen. Mit STRG+UMSCHALT+N kann man die Formatvorlage Standard auswählen - das sind die Einstellungen, die gültig sind, wenn man ein neues Word Dokument erstellt.

Absatzformatierung übertragen

Um an mehreren Orten die gleiche Absatzformatierung zu erzeugen, kann man die Formatierung auch kopieren und einfügen. Im Unterschied zum Übertragen der Zeichenformatierung muss man den Text nicht vorher markieren.

1. Cursor in den formatierten Text stellen
2. STRG+UMSCHALT+C kopiert die Formatierung
3. Cursor in den neu zu formatierenden Text stellen
4. STRG+UMSCHALT+V fügt die Formatierung dem markierten Text zu
5. ... Die Formatierung kann beliebig oft eingefügt werden.

Tastenkombinationen zum schnellen Formatieren

Standard zurücksetzen	STRG+UMSCHALT+N
Blocksatz	STRG+B
Rechtsbündig	STRG+R
Linksbündig	STRG+L
Zentriert	STRG+E
Einrückung stufenweise	STRG+M
Einrückung stufenweise rückgängig machen	STRG+UMSCHALT+M
Hängender Einzug stufenweise	STRG+T
Hängenden Einzug stufenweise rückgängig machen	STRG+UMSCHALT+T
Verschiedene Zeilenabstände im Absatz	STRG+5 (1,5 zeilig); STRG+2 (doppelzeilig); STRG+1 (einzeilig)
Rücksetzen zugewiesener Absatzformate	STRG+Q

Übung 1

Diese Übung gibt es auch als Download

Verändere die folgenden Absätze durch die beschriebenen, wordeigenen Shortcuts:

Der Standardabsatz ist linksbündig (Flattersatz). Er wird automatisch gewählt, wenn man ein neues Word Dokument beginnt. Zum Zurücksetzen gibt es den Shortcut (STRG+UMSCHALT+N). Das ist hier nötig.

Will man einen veränderten Absatz nicht vollständig zum Standardabsatz machen und er soll dennoch linksbündig werden, ohne die anderen Änderungen zurückzusetzen, kann man auch (STRG+L) eingeben.

In Büchern benutzt man für die normalen Absätze meist Blocksatz. Der linke und der rechte Rand sind gerade ausgerichtet. Das wird dadurch erreicht, dass die Abstände zwischen den Wörtern unterschiedlich breit sind. (STRG+B)

Rechtsbündige Absätze machen selten Sinn. Vielleicht kann man es trotzdem manchmal brauchen (STRG+R).

In Gedichten werden Absätze oft zentriert, das heißt, sie werden so umgebrochen, dass jede Zeile mittig ausgerichtet ist. Rechts und links hat man dann Flattersatz (STRG+E).

In Büchern wird manchmal ein ganzer Absatz links eingerückt. Word rückt beim entsprechenden Shortcut stufenweise jeweils um weitere 1,25 cm ein (STRG+M).

Probiere das mit dem stufenweisen Einzug jetzt nochmals. Du kannst es nämlich auch stufenweise wieder rückgängig machen (STRG+UMSCHALT+M).

1. Hängenden Einzug braucht man oft bei nummerierten Absätzen, bei Listen aller Art oder bei Spiegelstrichen. Auch das geht stufenweise in Schritten von je 1,25 cm vorwärts und rückwärts (STRG+T) oder (STRG+UMSCHALT+T).

Wenn der Zeilenabstand innerhalb eines Absatzes 1,5zeilig sein soll, erreicht man das ganz schnell durch (STRG+5). Es gibt aber auch die Möglichkeit, den doppelten Zeilenabstand einzustellen (STRG+2). Zum Schluss machst du den Zeilenabstand wider einzeilig (STRG+1)

Achtung: Dieser Absatz enthält eine Kombination von Veränderungen. Du kannst all diese Veränderungen auf einen Schlag mit dem Shortcut: (STRG+UMSCHALT+N) in die Absatzformatierung Standard zurücksetzen.

Diesem Absatz ist eigentlich die definierte Formatvorlage Liste zugewiesen. Dann wurde er von Hand zum Blocksatz gemacht. Man kann ihm die ursprünglich zugewiesenen Absatzeigenschaften mit einem Shortcut zurückgeben (STRG+Q). Übung Absatzformatierung

Übung 2

Stelle Dein Lieblingskochrezept als Aufzählung dar.

Übung 3

Erstelle die aktuellen Tabelle der Fußball-Bundesliga als nummerierte Liste (enthalten sollte sein: Platz, Name des Vereins, Punkte, Tore).