Word 2010: Formatvorlagen

Formatvorlagen

Unter einer Formatvorlage versteht man eine Art Container für Zeichen- und Absatzformatierung, d.h. in einer Formatvorlage speichert man Eigenschaften zur Zeichen- und Absatzformatierung ab. Einen beliebigen Text oder Absatz kann man anschließend mit dieser Formatvorlage formatieren. Dem Text bzw. Absatz werden dabei genau diese Formatierungseigenschaften zugewiesen.

Word bringt standardmäßig schon eine Reihe von Formatvorlagen mit. Hervorzuheben sind hier die Formatvorlagen STANDARD (der normale Text) und die ÜBERSCHRIFTEN Formatvorlagen. Hier sind schon sinnvolle Formatierungseigenschaften vergeben worden.

Formatvorlagen sind eine elegante Möglichkeit, um Text sehr schnell und effizient zu formatieren. Mit nur einem Befehl (Zuweisen der Formatvorlage) wird einem Text eine Kombination von mehreren Formateigenschaften zugewiesen.

Nachträgliche Änderungen der Formatierung sind ein weiterer Vorteil von Formatvorlagen. Während man bei manuellen Formatierungen jeden einzelnen Textteil neu bearbeiten muss, um eine neue Formatierung zuzuweisen, ändert man bei der Formatierung über Formatvorlagen nur an einer Stelle, nämlich in der Formatvorlage selbst. Die Änderungen werden automatisch an allen Textstellen vollzogen, die mit dieser Formatvorlage formatiert sind.

Insbesondere für Braillezeilennutzer sind Formatvorlagen eine einfache Möglichkeit, in einem Dokument verlässliche und schnelle Formatierungen vorzunehmen. Die optische Kontrolle eines Dokuments vor der Druckausgabe durch Sehende kann mit Hilfe von Formatvorlagen reduziert werden.

Ein Dokument mithilfe von Formatvorlagen mit Gliederungsebenen zu versehen, verschafft auch blinden Nutzern einen Überblick über ein Dokument. Die Möglichkeiten, die dadurch für die Navigation über die Gliederungsansicht entstehen, findet man in gedruckten Brailletexten nicht. Insbesondere für Sachtexte ist die Navigation ein entscheidender Vorteil des digitalen Dokuments gegenüber dem gedruckten Papier.

Einem Absatz eine Formatvorlage zuweisen - am Beispiel Überschrift 1

Eine Überschrift wird in der Regel anders formatiert als der normale Text. Eine Überschrift weist meist einen größeren Schriftgrad auf und als Schriftschnitt wird fett gewählt. Häufig wird einer Überschrift zusätzlich die Absatzformatierung Ausrichtung zentriert zugewiesen. Die manuelle Formatierung von jeder Überschrift in einem längeren Text wäre sehr mühselig. Überall müssten diese verschiedenen Formate zugewiesen werden. Ein aufmerksamer Leser erinnert sich vielleicht an das Kopieren der Formatierung und könnte sagen, dass es mit dieser Technik doch nur einmal notwendig ist, die Formatierung einzustellen und dann die restlichen Formatierungen einfach zu kopieren. Das stimmt - wenn man allerdings am Ende der Arbeit erkennt, dass die Schriftgröße doch vielleicht etwas größer sein sollte, fängt man wieder von vorne an. Word hilft uns an dieser Stelle mit Formatvorlagen und im speziellen hier mit der Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1.

Vorgehen

Um einem Absatz die Formatvorlage zuzuweisen, stellt man den Cursor in den Absatz. Danach öffnet man mit STRG+UMSCHALT+S das Dialogfeld "Formatvorlagen übernehmen". Dort wählt man mit den Pfeiltasten AUFWÄRTS bzw. ABWÄRTS aus der Ausklappliste für Formatvorlagen die Formatvorlage, in unserem Fall Überschrift 1, und bestätigt mit EINGABE. Etwas schneller kommt man beim Formatieren einer Überschrift zum Ergebnis, wenn man in der Ausklappliste Formatvorlage statt die Pfeiltasten zu verwenden ein Ü eingibt. Der Cursor springt in der Ausklappliste zum ersten Eintrag mit Ü. Das Dialogfenster lässt sich allerdings über die Tastatur nicht wieder schließen und ist optisch noch auf dem Bildschirm sichtbar. JAWS-Benutzer haben allerdings beim weiteren Arbeiten im Textfeld keine Schwierigkeiten, da das Fenster JAWS nicht behindert. Alternativ kann man über die Registerkarte Start/Gruppe Formatvorlagen die gewünschte Formatvorlage auswählen (ALT+R,H). Eventuell müssen Jaws-Nutzer, bevor sie mit den Pfeiltasten die Formatvorlage auswählen können, die Ausklappliste zuerst mit ALT+PFEIL RUNTER öffnen. Schon ist der Text formatiert. Mit Jaws kann man sich mit dem Befehl JAWS-Taste+F die Formatierung ansagen lassen. Dabei sollte auch vorkommen - Vorlage: Überschrift

Abkürzungen

Etwas schneller kommt man beim Formatieren einer Überschrift zum Ergebnis, wenn man in der Ausklappliste Formatvorlage statt die Pfeiltasten zu verwenden ein Ü eingibt. Der Cursor springt in der Ausklappliste zum ersten Eintrag mit Ü.

Noch schneller kann man über die wordeigenen Shortcuts Überschrift-Formatvorlagen erzeugen. Diese sind:

• Überschrift 1: ALT+1
• Überschrift 2: ALT+2
• Überschrift 3: ALT+3

Absatzteile formatieren über Formatvorlagen

In der Regel wird man Formatvorlagen in ganzen Absätzen verwenden. Es ist allerdings auch möglich, über Formatvorlagen nur Teile eines Absatzes zu formatieren. In diesem Fall markiert man den Textteil und weist die Formatvorlage zu. Da sich Eigenschaften der Absatzformatierung immer nur auf ganze Absätze beziehen, werden im Fall der Zuweisung der Formatvorlage zu einem markierten Textteil nur die Zeichenformatierungen der Formatvorlage zugewiesen.

Formatierungen und Formatvorlagen entfernen

Um einen Text neu zu formatieren und alte, ungewollte Formatierungen zu entfernen, empfiehlt es sich, alles zu markieren (STRG+A) und dem Text die Formatvorlage STANDARD zuzuweisen (STRG+UMSCHALT+N). Gegebenenfalls kann man manuelle Formatierungen über die Befehle STRG+LEER (Zeichenformatierung) und STRG+Q (Absatzformatierung) auf die Einstellungen der Formatvorlage zurücksetzen.

Eigenschaften der Formatvorlagen

Optische Eigenschaften

Formatvorlagen basieren auf den gleichen Einstellungen wie die manuelle Formatierung. Damit kann man das optische Aussehen des Textes gestalten. Um auszulesen, welche Formatierung ein Text bzw. Textteil aufweist, stellt man den Cursor in den entsprechenden Text und erkundet die Einstellungen in den beiden Menügruppen SCHRIFTART und ABSATZ in Register START (ALT,R). Alternativ lässt man sich die Einstellungen von Jaws über die Sprachausgabe ansagen: JAWS-Taste+F. Wenn man sich die Eigenschaften eines Absatzes (einer Überschrift) ansagen lässt, vernimmt man bekannte Einstellungen aus der Zeichen- und Absatzformatierung, wie z.B. Schriftart, Schriftschnitt, Schriftgröße, Ausrichtung, Einzug etc. Eine Einstellung ist jedoch für den Leser des ECDL-Wikis neu: GLIEDERUNGSEBENE.

Bedeutungstragende Eigenschaften - Gliederungsebenen

Gliederungsebene ist eine Einstellung der Absatzformatierung. Man findet das Eingabefeld dazu in der Registerkarte Ansicht/Gruppe Dokumentansicht/Gliederung (ALT+F,U).

Wenn man sich in der Gliederungsansicht befindet eröffnet sich eine neue Registerkarte (ALT+U). Die Registerkarte besteht aus den Gruppen "Gliederungstools","Zentraldokument" und "Schließen".

Die Ausklappliste GLIEDERUNGSEBENE (ALT+U,U)in der Gruppe GLIEDERUNGSTOOLS bietet die Einstellungen Textkörper, Ebene 1, Ebene 2, Ebene 3 ... bis Ebene 9 an. Man schließt die Gliederungsebene mit dem Menüpunkt GLIEDERUNGSEBENE SCHLIEßEN in der Gruppe SCHLIEßEN (ALT+U,C).

Wo wird die Gliederungsebene verwendet?

Der normale Text (Formatvorlage STANDARD) verwendet als Gliederungsebene TEXTKÖRPER. Die Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1 verwendet die Gliederungsebene EBENE 1. Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 2 verwendet die Gliederungsebene EBENE 2. ÜBERSCHRIFT 3 entsprechend EBENE 3 usw.

Was sind Gliederungsebenen?

Als wir uns mit dem Thema Navigation in Texten auseinandergesetzt hatten, kam die Ansicht GLIEDERUNGSANSICHT vor. In der GLIEDERUNGSANSICHT konnte man die unterschiedlichen Ebenen ausblenden, um sich einen Überblick über das Dokument zu verschaffen. Genau diese Funktion wird über die Gliederungsebenen realisiert. Dabei bedeutet Gliederungsebene EBENE 1: die wichtigsten Überschriften. EBENE 2 sind die Überschriften, die einer Überschrift der EBENE 1 untergeordnet sind. Entsprechend sind Überschriften der EBENE 3 einer Überschrift der EBENE 2 untergeordnet. Am besten erkennt man das an einem Beispiel.

Ein Beispiel zu Gliederungsebenen

Nehmen wir an, wir schreiben einen Text über die Länder und Städte der Welt. Wie würde man diesem Text eine inhaltliche Struktur geben? Folgender Vorschlag: Man sortiert die Länder nach Kontinenten und die Städte nach Ländern. Dann ergäbe sich folgende Zuweisung der Gliederungsebenen: EBENE 1: Kontinente EBENE 2: Länder EBENE 3: Städte

Wie sähe dann die Struktur der Überschriften unseres Textes aus, wenn man exemplarisch über die Länder Deutschland, Frankreich, USA, Indien und China und die Städte Berlin, Heidelberg, Paris, New York, Chicago, Peking und Bombay schreiben wollte? Lösung:

EBENE 1: Europa

EBENE 2: Deutschland

EBENE 3: Berlin

EBENE 3: Heidelberg

EBENE 2: Frankreich

EBENE 3: Paris

EBENE 1: Nordamerika

EBENE 2: USA

EBENE 3: New York

EBENE 3: Chicago

EBENE 1: Asien

EBENE 2: China

EBENE 3: Peking

EBENE 2: Indien

EBENE 3: Bombay

Erklärung: Heidelberg und Berlin gehören zu Deutschland und Deutschland gehört zu Europa. Paris gehört zu Frankreich und Frankreich gehört zu Europa. New York und Chicago gehören zu den USA und die USA liegen in Nordamerika...

Gliederungsebenen vergeben Bedeutung

Die Formatierungseigenschaft Gliederungsebene ist die einzige Formatierung, die keinen Einfluss auf das Aussehen eines Textes nimmt. Vielmehr lässt sie einem Absatz eine Bedeutung zukommen, die man z.B. mit sehr wichtig, wichtig und weniger wichtig umschreiben könnte. Der Computer bekommt über die Gliederungsebene eine bedeutungstragende Information über den Absatz. Das ist besonders als Braillezeilennutzer wichtig. Ein sehender Anwender erkennt beim Lesen eines Textes anhand der Schriftgröße die Wichtigkeit. Ein mit einer sehr großen Schriftgröße formatierter Absatz ist eine sehr wichtige Überschrift, eine mittelgroße Schriftgröße macht eine lediglich wichtige Überschrift kenntlich und Schriftgröße kaum größer als der Standardtext weist den Leser darauf hin, dass es sich hier um eine untergeordnete Überschrift handelt. All diese optischen Informationen bekommt man als Brailleleser in der Regel beim Lesen gar nicht mit. Man ist auf den PC angewiesen. Dazu muss der PC allerdings die Information haben. Diese Information bekommt er durch die Zuweisung von Gliederungsebenen, die der Nutzer dann z.B. über die Gliederungsansicht auslesen kann.

Eigenschaften der Formatvorlagen verändern am Beispiel der Formatvorlage Standard

Wenn man Word startet und drauf los schreibt, dann ist dieser Text auch schon formatiert. Er hat eine Schriftart, eine Schriftgröße, ist linksbündig ausgerichtet usw.. Diese Formatierungseigenschaften bekommt der Text über die Formatvorlage STANDARD zugewiesen. STANDARD ist sozusagen die Mutter aller Formatvorlagen. Möchte man die Schriftgröße des Textes verändern, dann reicht es aus, wenn man die Schriftgröße der Formatvorlage STANDARD ändert. Dazu geht man in das Dialogfenster FORMATVORLAGE ÄNDERN. Hierfür navigiert man in das Register Start/Gruppe Formatvorlagen und öffnet die Ausklappliste mit den Formatvorlagen (ALT+R,H). Der Cursor steht auf der Formatvorlage STANDARD. Nun drückt man die KONTEXTMENÜTASTE und wählt mit den PFEILTASTEN NACH UNTEN den Menüpunkt ÄNDERN aus und bestätigt dies mit EINGABE. Es öffnet sich jetzt das Dialogfenster FORMATVORLAGE ÄNDERN.

Dialogfenster Formatvorlage ändern

Hier findet man in TAB-Reihenfolge:

• NAME (ALT+N): Den Namen der Formatvorlage - in unserem Beispiel Standard
• FORMATVORLAGENTYP: Hier gibt es folgende Einstellungen: ABSATZ, ZEICHEN, TABELLE, LISTE. Üblicherweise wird hier ABSATZ ausgewählt. Die anderen Optionen sind Spezialfälle.
• FORMATVORLAGE BASIERT AUF: Dieser Eintrag ist für alle Formatvorlagen wichtig, außer der Formatvorlage STANDARD, bei welcher diese Funktion nicht verfügbar ist. Hintergrund ist, dass viele Formatvorlagen auf STANDARD basieren. Angenommen, man hat einen Text geschrieben und entscheidet sich, dass man kurzfristig die Schriftart ändern möchte. Nun müsste man diese Änderung in sämtlichen Formatvorlagen durchführen, die im Dokument verwendet werden, obwohl wahrscheinlich in allen Formatvorlagen die gleiche Schriftart eingestellt ist. Um diese Umstände zu umgehen, bedient sich Word eines Tricks aus der Biologie, genauer gesagt aus der Vererbungslehre. In Word wird die Schriftart in der Formatvorlage STANDARD einmal eingestellt. Die anderen Formatvorlagen basieren auf STANDARD, d.h. sie bekommen alle Formatierungseigenschaften automatisch von Standard vererbt. Wenn man nun in STANDARD die Schriftart ändert, dann wird die veränderte Schriftart automatisch allen anderen Formatvorlagen zugewiesen, die ihre Eigenschaften von Standard erben. Natürlich kann man die vererbten Eigenschaften auch bewusst abändern. So werden die Überschriften zwar die Schriftart von Standard erben, aber die gleichzeitig vererbte Schriftgröße wird zu klein für eine Überschrift sein. Diese zusätzlichen, sozusagen von der Formatvorlagenmutter abweichenden Eigenschaften stellt man in jeder Formatvorlage ganz gezielt ein.
• FORMATVORLAGE FÜR FOLGEABSATZ (ALT+A): Damit man beim Schreiben nicht für jeden Absatz die Formatvorlage einstellen muss, wird über diese Einstellung eine Formatvorlage festgelegt, die eingestellt wird, wenn man mit EINGABE einen Absatz beendet und einen neuen beginnt. Üblicherweise wird hier auch STANDARD enthalten sein. Nur bei Formatvorlagen wie z.B. Aufzählungen oder Nummerierungen wird hier die gleiche Formatvorlage wie unter NAME eingestellt, denn meist folgt einem solchen Absatz ein gleichförmiger.
• Die folgenden Ausklapplisten und Schaltflächen sind eine Zusammenstellung der gebräuchlichsten Zeichen- und Absatzformatierungseinstellungen. Man kann allerdings bei der Einstellung dieser Eigenschaften auch gleich in die ausführlichen und aus der Zeichen- bzw. Absatzformatierung bekannten Dialogfenster wechseln - Menü FORMAT (ALT+F).
• NEUE AUF DIESER VORLAGE BASIERENDE DOKUMENTE: Das aktivierte Kontrollfeld bewirkt im Gegensatz zum Kontrollfeld NUR IN DIESEM DOKUMENT (ALT+N), dass die Änderungen in die zugrundeliegende Dokumentvorlage gespeichert werden. Das bedeutet, dass nicht nur der aktuelle Text, sondern auch alle künftig bearbeiteten Texte diese Änderungen berücksichtigen werden.
• FORMAT (ALT+F): Hier öffnet sich ein Menü, das dem Menü FORMAT in der Menüleiste in Word entspricht. Hier kann man die bekannten Dialogfenster zu ZEICHEN (heißt hier SCHRIFTART), ABSATZ, TABSTOPP, RAHMEN UND SCHATTIERUNG (heißt hier nur RAHMEN), NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN (heißt hier NUMMERIERUNG) öffnen und die Einstellungen für die jeweilige Formatvorlage treffen.

Wichtig ist hier nur noch der Menüeintrag TASTENKOMBINATIONEN. Damit kann man einer häufig verwendeten Formatvorlage eine eigene (schnelle) Tastenkombination vergeben (wie bei ÜBERSCHRIFT 1 und ALT+1 schon geschehen).

Formatvorlagen erstellen

Um eine neue Formatvorlage zu erstellen, öffnet man das Dialogfeld FORMATVORLAGEN (ALT+STRG+UMSCHALT+S)in der Registerkarte Start/Gruppe Formatvorlagen/Menüpunkt Formatvorlage und navigiert mit TAB zu NEUE FORMATVORLAGE. Es öffnet sich das Dialogfenster NEUE FORMATVORLAGE. Es ist identisch zum Dialogfenster FORMATVORLAGE ÄNDERN. Wichtig ist hier im Unterschied zum Ändern, gleich zu Beginn unter NAME (ALT+N) der neu zu erstellenden Formatvorlage einen passenden Namen zu vergeben. Die restlichen Einstellungen sind wie unter FORMATVORLAGE ÄNDERN vorzunehmen. Am einfachsten ist es, unter FORMATVORLAGE BASIERT AUF (ALT+B) eine ähnliche, schon existierende Formatvorlage auszuwählen - im Zweifelsfall STANDARD. Anschließend muss man lediglich die sich unterscheidenden Formatierungseinstellungen vornehmen. Falls man die Formatvorlage dauerhaft auch in anderen Dokumenten benutzen möchte, sollte man nicht vergessen, das Kontrollfeld ZUR LISTE DER SCHNELLFORMATVORLAGEN HINZUFÜGEN (ALT+S) zu aktivieren.

• AUTOMATISCH AKTUALISIEREN (ALT+N): Diese Einstellung ist mit großer Vorsicht zu genießen. Alle manuellen Formatierungen werden in die Formatvorlage übernommen!! Das kann zu ungewollten Formatierungen an vielen Stellen im Dokument führen. Am besten ist es, dieses Kontrollfeld nicht zu aktivieren!

Besondere, selbsterstellte Formatvorlagen

Im Kapitel Aufzählungszeichen / Nummerierung hatten wir davon gesprochen, dass die automatische Nummerierung im Alltag zu Chaos führen kann. Insbesondere als Braillezeilennutzer mit dem kleinen Aussschnitt von 40 Zeichen bekommt man manche automatische Änderungen oft schlecht mit. Beispielsweise kann die automatische Nummerierung bewirken, dass eine unbedacht eingefügte Absatzmarke die Nummerierung des ganzen Dokuments verändert. Deswegen empfiehlt es sich, auf die Automatismen ganz zu verzichten. Siehe dazu Word: Einstellungen. Statt den automatischen Nummerierungen und Aufzählungen verwendet man eigene Formatvorlagen. Damit nicht jeder seine eigenen Formatvorlagen erstellen muss, sei hier eine Dokumentvorlage abgelegt, die man als Normal.dot verwenden kann. Alle im folgenden Abschnitt beschriebenen Formatvorlagen sind in dieser Dokumentvorlage enthalten. Näheres zu Dokumentvorlagen bitte im Kapitel Dokumentvorlagen

Formatvorlagen zur Gliederung eigener Dokumente

Will man eigene Dokumente mit einer Gliederung versehen, um die Möglichkeiten der Gliederungsansicht nutzen zu können, verwendet man die Formatvorlagen Überschriften 1 bis 9 und weist sie den eigenen Überschriften zu.

In Word sind für die Gliederungsebenen 1 bis 3 standardmäßig Shortcuts definiert. Für die weiteren Überschriftsebenen (Überschrift 4, Überschrift 5, usw.), muss der längere Weg über STRG+UMSCHALT+S gewählt werden. Das Dialogfenster lässt sich allerdings wie weiter oben schon erwähnt nicht schließen, was JAWS-Nutzer jedoch nicht beeinträchtigt.

- Überschrift 1 (ALT+1)

- Überschrift 2 (ALT+2)

- Überschrift 3 (ALT+3)

Formatvorlagen zur Gestaltung von Texten

Will man die Möglichkeiten von Formatvorlagen voll ausnutzen, sollte man für seine bevorzugten Absatzformate, die man immer wieder verwendet, alle gewünschten Eigenschaften festlegen und für die jeweilige Vorlage einen Namen vergeben. Auf diese Weise kann man diese Eigenschaften schnell zuweisen. Gleichzeitig weiß man immer, welche Form der aktuelle Absatz hat.

Wenn der Cursor irgendwo im Absatz steht, kann man auch hier mit (STRG+UMSCHALT+S) in die Ausklappliste FORMATVORLAGEN wechseln und die gewünschte Vorlage auswählen und zuweisen.

Die nachfolgende Liste beinhaltet selbstdefinierte Formatvorlagen für die Formatierung von Absätzen:

• Standard: Jeder Absatz ist in der ersten Zeile um ein Zeichen eingerückt: So erkennt man den Beginn eines Absatzes und kann einen bloßen Zeilenumbruch von ihm unterscheiden.
• ab - Absatz Block: Ein Absatz in Blocksatz basierend auf Standard.
• ar - Absatz rechts: Ein Absatz mit der Ausrichtung rechtsbündig basierend auf Standard.
• az - Absatz zentriert: Ein Absatz mit der Ausrichtung zentriert basierend auf Standard.
• an - Absatz nummeriert: Ein Absatz, der die automatische Nummerierung ersetzen kann. Er stellt die ersten Zeichen vor den Text (z.B. die Nummerierung, die man von Hand eingeben muss). Anschließend folgt der weitere Text der ersten Zeile getrennt von einem Tabulator. Der Beginn des Textes nach dem Tabulator entspricht der Einrückung des Textes in den restlichen Zeilen. (Statt "an" kann auch die Formatvorlage "Liste" bzw. "Liste1" etc. verwendet werden).
• as - Absatz Spiegelstrich: Ein Absatz, der die automatische Aufzählung ersetzen kann. Er ist ähnlich wie "an" aufgebaut. Statt der Nummer schreibt man ein beliebiges Aufzählungszeichen - z.B. einen Spiegelstrich bzw. Minus "-" . Die Einrückungen des Textes entsprechen den Einrückungen von "an". (Statt "as" kann auch die Formatvorlage "Liste" bzw. "Liste1" etc. verwendet werden)
• ae - Absatz eingerückt: Ein Absatz, der die gleiche Einrückung aufweist, wie der Text in den Absätzen "an" und "as". (Statt "ae" kann auch die Formatvorlage "Liste bzw. "Liste1" etc. mit vorangestelltem TAB verwendet werden)
• aa - Absatz Anschrift: Ein Absatz, der den Nutzer bei der Erstellung einer Anschrift in einem Brief unterstützt.

Übung Formatvorlagen

Übung Formatvorlagen