Access 2010: Arbeiten mit Registerkarten

Arbeiten mit Registerkarten

Alle Objekte einer Datenbank werden im Arbeitsbereich des ACCESS-Fensters erstellt und bearbeitet. Dabei wird jedes (neue) Objekt auf einer eigenen Registerkarte abgelegt.

In diesem Kapitel soll nun die grundlegende Arbeitsweise mit den Registerkarten beschrieben werden.

Startformular

Beim Öffnen einer Datenbank wird entweder ein Startformular oder ein leerer Arbeitsbereich angezeigt.

Startformulare müssen vom Ersteller einer Datenbank gestaltet werden. Sie fassen die wichtigsten Funktionen einer Datenbank zusammen und sollen dem Anwender die Arbeit möglichst leicht machen. Startformulare richten sich damit auch an Endbenutzer, die von Datenbanken unter Umständen keinerlei Ahnung haben. Das Startformular erscheint im Arbeitsbereich auf einer eigenen Registerkarte. Somit wird es wie jede andere Registerkarte behandelt.

vorhandenes Datenbankobjekt öffnen

Es gibt zwei Möglichkeiten ein bestehendes Datenbankobjekt zu öffnen.

Entweder über das Startmenü, falls vorhanden

oder

über den Navigationsbereich.

Im Navigationsbereich wählt man mit den PFEILTASTEN AUF/ AB das gewünschte Objekt aus. (Siehe hierzu auch das Kapitel Navigationsbereich). Durch EINGABE wird im Arbeitsbereich das ausgewählte Objekt auf einer neuen Registerkarte geöffnet. Der Fokus wechselt in die neu geöffnete Registerkarte, so dass man diese gleich bearbeiten kann.

Datenbankobjekt schließen

Will man die Registerkarte eines Datenbankobjektes schließen, muss sich der Focus auf dieser Registerkarte befinden:

• (mehrmals) F6 in den Arbeitsbereich wechseln
• (mehrmals) STRG+F6 auf die entsprechende Registerkarte wechseln

Hiernach kann diese Registerkarte durch die Tastenkombination STRG+W geschlossen werden.

Datenbankobjekt löschen

Will man ein Datenbankobjekt löschen, so darf es nicht geöffnet sein.

Danach kann es über den Navigationsbereich gelöscht werden.

1. mit (mehrmals) F6 zum Navigationsbereich wechseln
2. mit PFEILTASTE AUF/ AB zum entsprechenden Objekt wechseln
3. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
4. mit PFEILTASTE AB zu "Löschen"
5. EINGABE
6. Anschließend kommen evtl. noch Warnungen bzw. Abfragen, ob man wirklich das Objekt löschen will und dass auch alle Beziehungen gelöscht werden. Will man das Objekt wirklich löschen, so müssen diese Fragen mit dem "Ja"-Schalter beantwortet werden.

Sollte das entsprechende Objekt nicht im Navigationsbereich aufgelistet werden, ist es vielleicht rausgefiltert worden oder in einer reduzierten Gruppe. Siehe hierzu Kapitel - Navigationsbereich.

Befindet man sich in der Ansicht "Benutzerdefiniert" so kann ein Objekt nur dann gelöscht werden, wenn es sich innerhalb der Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte" befindet.

Neues Datenbankobjekt erzeugen

Über das Register ERSTELLEN Gruppe "Objekttyp" kann eine neue leere Registerkarte des entsprechenden Typs erstellt werden. Hierbei steht "Objekttyp" für:

• Tabellen (kurz: ALT+L, TT)
• Formulare (kurz: ALT+L, FR)
• Berichte (kurz: ALT+L, RT)
• Andere
  • Menüpunkt: Abfrage-Assistent (kurz: ALT+L, I)
  • Menüpunkt: Abfrageentwurf (kurz: ALT+L, QW)
  • Menüpunkt: Makro (kurz: ALT+L, A)
  • Menüpunkt: Modul (kurz: ALT+L, U)
  • Menüpunkt: Klassenmodul (kurz: ALT+L, E)

Wird eine Tabelle, ein Formular oder ein Bericht erstellt, so erscheint sofort eine leere Registerkarte, mit dem entsprechenden Objekttyp.

Will man eine Abfrage oder einen Abfrageentwurf erstellen, so muss man noch mehrere Abfragen beantworten, um die entsprechende Registerkarte zu erstellen.

Datenbankobjekt kopieren

Datenbankobjekte lassen sich sehr einfach innerhalb des Navigationsbereiches kopieren.

1. mit (mehrmals) F6 zum Navigationsbereich wechseln
2. mit PFEILTASTE AUF/ AB zum entsprechenden Objekt wechseln
3. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen und mit PFEILTASTE AB zu "Kopieren"
   oder ganz kurz STRG+C
4. nochmals mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen und mit PFEILTASTE AB zu "Einfügen"
   oder ganz kurz STRG+V
5. Es öffnet sich das Dialogfenster "Objekttyp einfügen als"
   • der Fokus steht in dem Feld TYPNAME hier kann ein neuer Name vergeben werden. Standardmäßig steht hier "Kopie von xxxx". Dieser Name kann sofort überschrieben werden.
   • Will man eine Tabelle kopieren so gelangt man mit TAB zu den Einfügeoptionen. Hier kann man mit PFEILTASTEN AUF/ AB wählen zwischen
     • Nur Struktur
     • Struktur und Daten
     • Daten an vorhandene Tabelle anfügen
6. EINGABE kopiert das Datenbankobjekt

Datenbankobjekt umbenennen

Datenbankobjekte lassen sich sehr einfach innerhalb des Navigationsbereiches umbenennen. Hierzu muss das Datenbankobjekt geschlossen sein.

1. mit (mehrmals) F6 in den Navigationsbereich wechseln
2. mit PFEILTASTE AUF/ AB zum entsprechenden Objekt wechseln
3. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen und mit PFEILTASTE AB zu "Umbenennen"
4. nach EINGABE kann der alte Name direkt überschrieben werden
5. EINGABE übernimmt den neuen Namen

Datenbankobjekte gruppieren

Im Kapitel - Navigationsbereich wurde schon kurz beschrieben, dass es innerhalb des Navigationsbereiches verschiedene Ansichten gibt. Je nach Wahl einer Ansicht werden die Objekte einzelnen vordefinierten Gruppen zugeordnet. So können die Datenbankobjekte nach ihrem Typ, dem Erstelldatum oder dem Änderungsdatum gruppiert werden können.

Vielleicht will man seine Registerkarten aber auch ganz anders gruppieren und damit die Möglichkeit haben nur einzelne Gruppen anzuzeigen.

Sowohl das Erstellen einer neuen Gruppe als auch das Einfügen eines Objektes in eine Gruppe erfolgt im Navigationsbereich.

Hierzu muss im Navigationsbereich die Ansicht "Benutzerdefiniert" gewählt werden.

Zur Erinnerung

1. mit (mehrmals) SHIFT+TAB zur "Schaltfläche zum Öffnen/ Schließen der Verkleinerungsleiste Schalter"
2. SHIFT+TAB zum Menüschalter
3. EINGABE öffnet das Menü des Menüschalters
4. mit PFEILTASTE AB zu "Benutzerdefiniert"
5. EINGABE

Nun befindet man sich in der benutzerdefinierten Ansicht des Navigationsbereichs.

Besitzt man schon eigene Gruppen, kann man nochmals den Menüschalter öffnen und auswählen nach welcher Gruppe die Ansicht gefiltert werden soll, d.h. welche Gruppe angezeigt werden soll. Denn nun werden im Menüschalter alle bereits definierten Gruppen und die "Gruppen" "Nicht zugewiesene Objekte" sowie "Alle anzeigen" aufgelistet.

Hat man noch keine eigenen Gruppen definiert, so stehen alle Objekte in der Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte".

Jede Gruppe kann später im Navigationsbereich reduziert oder erweitert werden. Reduziert bedeutet, dass in der Liste aller Datenbankobjekte nur der Gruppenname angezeigt wird. Beim Navigieren mit den Pfeiltasten, werden also die Objekte der Gruppe übersprungen. Erweitert bedeutet, dass unterhalb des Gruppennamens alle Objekte aufgelistet sind. Mit PFEILTASTE AB erreicht man jedes Objekt.

Steht man auf dem Gruppennamen so reduziert PFEILTASTE RECHTS die Gruppe und erweitert PFEILTASTE LINKS die Gruppe wieder.

neue Gruppe erstellen

Neue Gruppen werden in der benutzerdefinierten Ansicht des Navigationsbereichs erstellt.

1. mit PFEILTASTE AUF/ AB den Fokus auf das erste Datenbankobjekt stellen, welches in die neue Gruppe eingefügt werden soll. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Gruppe sich dieses Objekt aktuell befindet oder ob es sich unter "Nicht zugewiesene Objekte" befindet
2. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
3. mit PFEILTASTE AUF zum Menüpunkt "Zur Gruppe hinzufügen ..."
4. mit PFEILTASTE RECHTS öffnen des Untermenüs
5. mit PFEILTASTE AB zum Menüpunkt "Neue Gruppe..." (oder kurz ALT+N)
6. EINGABE
7. hiernach erscheint im Navigationsbereich eine neue Gruppe mit dem Namen "Benutzerdefinierte Gruppe Nr.". Dieser Name kann sofort mit einem beliebigen selbstgewählten Namen überschrieben werden.
8. EINGABE

Nun wurde eine neue Gruppe erstellt, die als erstes Element das Objekt enthält, auf welchem sich der Fokus befand.

Objekte in eine Gruppe einfügen

Nun können weitere Objekte in die neu erzeugte Gruppe eingefügt werden.

1. mit PFEILTASTE AUF/ AB zum nächsten Datenbankobjekt, das in die Gruppe eingefügt werden soll.
2. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
3. mit PFEILTASTE AUF zum Menüpunkt "Zur Gruppe hinzufügen ..."
4. mit PFEILTASTE RECHTS ins Untermenü
5. mit PFEILTASTE AB eine der bereits erstellten Gruppen auswählen (existiert noch keine Gruppe, so gibt es nur den Untermenüpunkt "Neue Gruppe..."
6. EINGABE

Das Objekt erscheint nun im Navigationsbereich unter der entsprechenden Gruppenüberschrift.

Sobald ein Objekt einer Gruppe zugeordnet wurde, wird es aus der Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte" entfernt.

Jedes Objekt kann mehreren selbst definierten Gruppen zugefügt werden.

Objekt aus einer Gruppe entfernen

Befindet sich ein Objekt in einer Gruppe, so kann es aus dieser wieder entfernt werden.

1. Innerhalb des Navigationsbereichs den Fokus innerhalb der Gruppe, aus dem das Objekt entfernt werden soll, auf das entsprechende Objekt stellen.
2. mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen
3. mit PFEILTASTE AUF den Menüpunkt "Entfernen" wählen
4. EINGABE

Das Objekt ist damit aus der aktuellen Gruppe entfernt. Es kann sich aber durchaus noch in anderen Gruppen befinden.

Ist das Objekt nach dem Entfernen keiner selbstdefinierten Gruppe mehr zugeordnet, so erscheint es automatisch wieder in der Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte".

Aus der Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte" kann das Objekt nicht entfernt werden.

Das Entfernen eines Objektes bewirkt also niemals das Löschen des Objektes. Es wird lediglich der Name aus der Gruppe entfernt und notfalls der Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte" zugeordnet.

Gruppe umbenennen oder löschen

Um eine Gruppe umzubenennen oder zu löschen, muss man innerhalb des Navigationsbereichs den Fokus auf den Gruppennamen setzen.

Mit PFEILTASTE AUF/AB erreicht man nicht nur jedes Datenbankobjekt, sondern auch den Gruppennamen.

Schneller geht es mit TAB. Navigiert man mit TAB innerhalb des Navigationsbereichs, so springt der Fokus gleich zum Gruppennamen der nächsten Gruppe, dann zum ersten Element der nächsten Gruppe, dann zur Überschrift der übernächsten Gruppe.

(Mit SHIFT+TAB springt man zur Überschrift der aktuellen Gruppe, dann zum letzten Element der darüber liegenden Gruppe und dann wieder zur Überschrift dieser Gruppe usw.).

Ist eine Gruppe reduziert, erreicht man nur ihren Namen.

Steht der Fokus auf dem Gruppennamen, so öffnet man mit SHIFT+F10 das Kontextmenü und wählt den Menüpunkt "Umbenennen" oder "Löschen" je nach dem, was man machen möchte.

Nach Umbenennen, kann man sofort einen neuen Namen eingeben.

Nach Löschen, werden erst alle Elemente aus der Gruppe entfernt (also gegebenenfalls in die Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte" geschoben) und dann die Gruppe gelöscht.