Access 2010: Arbeiten in der Tabellen-Entwurfsansicht

Arbeiten in der Tabellen-Entwurfsansicht

Neue Tabelle erstellen

Die Grobstruktur einer neuen Tabelle wird über den Feldeingabebereich erstellt.

Der Feldeingabebereich besteht wiederum aus einer dreispaltigen Tabelle. Die erste Spalte trägt die Überschrift FELDNAME, die zweite Spalte die Überschrift FELDDATENTYP und die dritte Spalte die Überschrift BESCHREIBUNG. In jeder Zeile des Feldeingabebereichs kann die Spalte für eine Tabelle angelegt und definiert werden. Dazu gehen man wie folgt vor:

1. Navigieren in die Spalte FELDNAME.
2. Einen sinnvollen Namen für die neue Spalte wählen. Der Name sollte so gewählt sein, dass die Funktion der Spalte sofort aus ihm heraus ersichtlich ist.
3. Navigieren in die Spalte FELDDATENTYP (mit TAB).
4. mit ALT+AB die Ausklappliste des Feldes öffnen und mit AB und AUF den Feldtyp wählen, den man für die Spalte wünscht. Aus folgenden Optionen kann gewählt werden.
   • Text - Ermöglicht die Eingabe von bis zu 255 Zeichen, z.B. Text, Sonderzeichen und Zahlen.
   • Memo - Ermöglicht die Eingabe von längeren Texten, aber auch Sonderzeichen und Zahlen (65535 Zeichen).
   • Zahl - Es dürfen ausschließlich Zahlen eingegeben werden, wobei zwischen verschiedenen Zahlenarten unterschieden wird: Integer, Long Integer, Single, Double, Dezimal und Replikations ID.
   • Datum/Uhrzeit - Ermöglicht die Eingabe von Datumsangaben und Uhrzeiten. Verschiedene Arten der Darstellung sind dabei möglich.
   • Währung - Ermöglicht die Eingabe von Zahlen, die in der Darstellung um Währungszeichen wie z.B. € oder $ ergänzt werden.
   • Autowert - Nummeriert Datensätze automatisch. Der erste Datensatz erhält die 1, der zweite die 2 usw., kein zweiter Datensatz erhält die gleiche Nummer. In jeder Tabelle darf es nur eine Spalte vom Feldatentyp AUTOWERT geben.
   • Ja/Nein - Statt eines Zeichens wird ein Kontrollfeld in der Tabelle eingeblendet. Gesetzter Haken bedeutet JA, kein Haken bedeutet NEIN.
   • OLE Objekt - Ermöglicht das Einfügen von OLE Objekten. OLE Objekte sind Objekte anderer Anwendungen, aber auch Klänge oder andere binäre Daten.
   • Hyperlink - Ermöglicht die Eingabe von Hyperlinks, die aus Text, Zahlen und Sonderzeichen bestehen können.
   • Anlage
   • Nachschlage Assistent - Ermöglicht die Übernahme von Werten aus anderen Tabellen oder die Auswahl mit Hilfe einer Liste oder eines Kombinationsfeldes.

   EINGABE übernimmt den gewählten Wert und setzt den Fokus in die nächste Spalte.

5. Der Fokus steht nun in der Spalte BESCHREIBUNG. Sofern der Name der Tabelle aussagekräftig ist, kann das Feld BESCHREIBUNG frei bleiben. Gerade bei komplexen Datenbanken ist es aber durchaus sinnvoll, in das Feld BESCHREIBUNG eine kurze Erklärung über den Inhalt und die Funktion der Spalte aufzunehmen. Dies erleichtert es anderen Benutzern, die Struktur der Datenbank nachzuvollziehen.

Mit den oben beschriebenen Schritten ist eine Spalte der neuen Tabelle erstellt worden. Es können nun weitere Einstellungen an der eben erstellten Spalte vornehmen oder eine weitere Spalte definiert werden, indem die Schritte in einer neuen Zeile im Feldeingabebereich wiederholt werden.

Um die weiteren Eigenschaften einer Spalte zu bearbeiten, wechseln man mit F6 aus der Zeile des Feldeingabebereichs, in der sie erstellt wurde zum zugehörigen Feldeigenschaftenbereich. Die in den Feldeigenschaften gesetzten Werte gehören jeweils zu einer Zeile aus dem Feldeingabebereich, ändern sich also in Abhängigkeit der Zeile, aus der heraus sie aufgerufen wurden. Der Feldeigenschaftenbereich besteht aus zwei Registerkarten, ALLGEMEIN und NACHSCHLAGEN. Auf jeder Registerkarte findet man eine einspaltige Tabelle. Die Zeilenbeschriftung gibt Aufschluss über die Werte, welche über die Felder beeinflusst werden können. Viele der Felder dürfen übrigens auch frei sein, wenn der Benutzer keinen Eintrag wünscht. Andere Felder müssen zwingend einen Wert enthalten. Manche Felder sind nur bei bestimmten Felddatentypen sichtbar, also nicht wundern, wenn nicht alle unten beschriebenen Felder zu sehen sind.

Auf der Registerkarte ALLGEMEIN befinden sich folgende Einstellungsmöglichkeiten:

• FELDGRÖSSE - Wie viele Zeichen dürfen maximal in das Feld eingegeben werden? Bei Zahlen wählt man mit ALT+AB den gewünschten Zahlentyp (Integer, Double etc.) aus
• FORMAT - Wie sollen die Feldinhalte später dargestellt werden? Hier können beispielsweise Währungssymbole oder ähnliches aus einer mit ALT+AB erreichbaren Ausklappliste gewählt werden.
• DEZIMALSTELLENANZEIGE - Wie viele Dezimalstellen sollen bei Kommazahlen dargestellt werden? ALT+AB bietet mögliche Werte
• EINGABEFORMAT - Legt ein Muster für alle Daten fest, die später in das Feld eingegeben werden sollen. Der Ausdrucks-Generator kann zur Hilfe genommen werden.
• BESCHRIFTUNG - Wie soll das Feld in Tabellen, Berichten und Formularen bezeichnet werden?
• STANDARDWERT - Welchen Wert soll das Feld bei einem neu angelegten Datensatz anfänglich haben? Der Ausdrucks-Generator kann zur Hilfe genommen werden.
• GÜLTIGKEITSREGEL - Mit der Gültigkeitsregel kann man einstellen, welche Daten bei der Eingabe angenommen und welche abgewiesen werden. Auf diese Weise lassen sich Fehler durch falsch eingegebene Daten vermeiden. Ausdrucks-Generator kann zur Hilfe genommen werden.
• GÜLTIGKEITSMELDUNG - Welche Meldung soll der Anwender erhalten, wenn er versucht, ungültige Daten einzugeben?
• EINGABE ERFORDERLICH - Muss das entsprechende Feld zwingend einen Wert enthalten? Hier können die Werte JA und NEIN aus einer mit ALT+AB erreichbaren Ausklappliste gewählt werden.
• LEERE ZEICHEN - Soll eine leere Zeichenfolge (= doppelte Anführungszeichen hintereinander "") als gültiger Eintrag akzeptiert werden?
• INDIZIERT - Soll ein Suchindex zum schnelleren Auffinden der Daten bei größeren Tabellen für diese Spalte erstellt werden? (Mögliche Einstellungen sind: NEIN, JA (DUPLIKATE MÖGLICH), JA (OHNE DUPLIKATE)).
• UNICODE-KOMPRESSION
• IME-MODUS
• IME-SATZMODUS
• SMARTTAGS
• TEXTAUSRICHTUNG ALT+AB gibt einem die möglichen Werte vor.

Der Ausdrucks-Generator wird über das Register ENTWURF Gruppe TOOLS Menüpunkt GENERATOR aufgerufen (kurz: ALT+U, O).

Anfänger sollten die Felder INDIZIERT, UNICODE-KOMPRESSION, IME-MODUS, IME-SATZMODUS und Smarttags auf den voreingestellten Werten belassen.

Mit STRG+TAB wechselt man auf die Registerkarte NACHSCHLAGEN. Auf der Registerkarte NACHSCHLAGEN befindet sich in der ersten Zeile eine Ausklappliste, welche mit ALT+AB geöffnet wird. Je nach dem, welches Feld man in der Ausklappliste angewählt hat, können unterhalb neue Einträge erscheinen. Da die Funktion NACHSCHLAGEN aber bereits zu den fortgeschritteneren Funktionen zählt, wird sie hier nicht weiter beschrieben.

Zeilen löschen

Eine Zeile in der Entwurfsansicht entspricht einer Tabellen-Spalte in der Datenblattansicht. Wird eine bestimmte Spalte der Tabelle nicht mehr benötigt, so kann man diese durch das Löschen der zugehörigen Zeile in der Entwurfsansicht entfernen. Alle Einträge, welche die Tabelle in der entsprechenden Spalte enthielt, werden dadurch unwiederbringlich mitgelöscht.

Um eine Zeile zu löschen geht man wie folgt vor:

1. navigieren in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, die gelöscht werden soll
2. Im Register ENTWURF Gruppe TOOLS Menüpunkt ZEILEN LÖSCHEN (kurz: ALT+U, Ö)

Zeile einfügen

Eine Zeile in der Entwurfsansicht entspricht einer Tabellen-Spalte in der Datenblattansicht. Wird in der Datenblattansicht eine neue Spalte zwischen zwei bereits existierenden Spalten benötigt, so können Sie dies durch das Einfügen einer neuen Zeile zwischen zwei bestehenden Zeilen in der Entwurfsansicht erreichen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Navigieren Sie in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, vor der Sie eine neue Spalte einfügen möchten.
2. Wählen Sie den Menüeintrag EINFÜGEN - ZEILEN (ALT+E,E) oder wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag ZEILEN EINFÜGEN (APPLIKATIONSTASTE,E).
3. Füllen Sie die neu entstandene Zeile mit den von Ihnen gewünschten Werten.

Primärschlüssel festlegen

Um die Datenfelder einer Spalte als Primärschlüssel festzulegen, gehen man wie folgt vor:

1. in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht navigieren, die als Primärschlüssel festgelegt werden soll.
2. Im Register ENTWURF Gruppe TOOLS Menüpunkt PRIMÄRSCHLÜSSEL wählen (kurz: ALT+U, P) oder man öffnet mit SHIFT+F10 das Kontextmenü und wählt mit AUF/AB den Menüpunkt PRIMÄRSCHLÜSSEL.

Soll aus irgendeinem Grund der Primärschlüssel wieder entfernen, so braucht man nur den oben beschriebenen Vorgang zu wiederholen.

Weißt man einer zweiten Spalte ein weiteres Mal einen Primärschlüssel zu, so wird automatisch der vorher vergebene Schlüssel gelöscht.

Gültigkeitsprüfung während der Eingabe

Um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, ist es sinnvoll für fehleranfällige Datenfelder eine Gültigkeitsprüfung während der Dateneingabe zu definieren. Access macht dies für die Datentypen DATUM/UHRZEIT, ZAHL, WÄHRUNG und JA/NEIN in begrenztem Umfang bereits automatisch. So protestiert es bei dem Versuch, Buchstaben in ein Zahlenfeld einzutippen oder moniert unklar eingegebene Datumsangaben. Für weitergehende Gültigkeitsprüfungen oder eine Gültigkeitsprüfung bei TEXT kann man in der Entwurfansicht innerhalb der Feldeigenschaften beim Eintrag GÜLTIGKEITSREGEL sehr genaue Regeln formulieren. Bei Verstößen gegen eine Gültigkeitsregel kann ebenfalls in der Entwurfsansicht der Text der Fehlermeldung über den Eintrag GÜLTIGKEITSMELDUNG definiert werden. Gut formulierte Fehlermeldungen helfen dem Anwender später, seinen Fehler zu begreifen und in Zukunft zu vermeiden.

Gültigkeitsregeln werden aus den gleichen Operatoren und Platzhaltern aufgebaut, die auch bei Filtern und Abfragen eingesetzt werden. (Mehr unter Access_2010: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke.) Zusätzlich steht eine Funktion DATUM() zur Verfügung, welche bei Vergleichsoperationen immer automatisch das aktuelle Datum einträgt. Sollen für ein Feld gleichzeitig mehrere Regeln gelten, so kann man diese durch die Operatoren UND, ODER, NICHT, und ZWISCHEN miteinander verknüpfen. Bei der Eingabe sollten folgende weitere Regeln beachtet werden:

• Zahlenangaben werden direkt hinter den Vergleichsoperator geschrieben, z.B. <= 3
• Datums- und Zahlenangaben werden von Zahlzeichen/Rauten umgeben, z.B. < #11.09.2001#
• Text wird von Anführungszeichen umgeben, z.B. > "A"
• Logische Angaben werden ohne Anführungszeichen durch JA und NEIN eingegeben, z.B. <> NEIN

Weitere Beispiele:

• WIE "E*" - Sucht alle Einträge, die mit E beginnen.
• WIE "[!E]" - Akzeptiert alle Zeichen außer E.
• WIE "[A-G]" - Akzeptiert nur die Buchstaben A, B, C, D, E, F und G.
• WIE "[AG]*" - Akzeptiert alle Einträge, die mit A oder G beginnen.
• WIE "A?????" - Akzeptiert alle Einträge, die mit A anfangen und 5 Zeichen lang sind.
• WIE "####" - Akzeptiert eine Zeichenkette aus vier Ziffern.
• ZWISCHEN 1 UND 10 - Akzeptiert Werte von 1 bis 10.
• > #11.09.2001# und < Datum() - akzeptiert Datumsangaben die zwischen dem 11. September 2001 und dem aktuellen Datum liegen.

Mit Index / Indizes arbeiten

Indizes definiert und bearbeiter man am einfachsten in der Tabellen- Entwurfsansicht. Was sich hinter Index/ Indizes verbirgt wird in einem extra Kapitel Index / Indizes genauer beschrieben.

Einfachen Index erstellen

Ein einfacher Index wird innerhalb der Entwurdsansicht wie folgt definiert:

1. Navigieren in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, für die ein Index erstellen werden soll.
2. Im Register TABELLENTOOLS ENTWURF Gruppe EINBLENDEN/AUSBLENDEN Menüpunkt INDIZES (kurz: ALT+J,D,D)
3. Es öffnet sich das Dialog-Fenster: INDIZES: Name

Indexfenster

Das Indexfenster gibt Ihnen eine Übersicht über alle in einer Tabelle bestehenden Indizes. Um es zu öffnen, wählen Sie in der Tabellen-Entwurfsansicht Register TABELLENTOOLS ENTWURF Gruppe EINBLENDEN/ AUSBLENDEN den Menüpunkt INDIZES (ALT+J, D, D). Das Indexfenster besteht aus zwei Fensterteilen, einer dreispaltigen Tabelle im oberen Fensterbereich und den Indexeigenschaften (bestehend aus drei Eingabefeldern). Mit F6 wechselt man vom oberen in den unteren Bereich. Leider kommt man aber nicht wieder in den oberen Bereich zurück, sondern muss das Indexfenster mit zweimal (ALT+J, D, D) schließen und wieder öffnen.

Die dreispaltige Tabelle hat folgende Spaltenüberschriften:

• INDEXNAME - Hier vergeben Sie einen Namen für den Index, z.B. Primärschlüssel. In vielen Fällen können Sie als Indexnamen aber auch den Feldnamen vergeben, auf den sich der Index bezieht. Lediglich bei zusammengesetzten Indizes empfiehlt sich ein eigenständiger Name.
• FELDNAME - Hier öffnen Sie mit ALT+AB die Ausklappliste und wählen das Feld (die Spalte), für das ein Index eingerichtet werden soll.
• SORTIERREIHENFOLGE - Hier öffnen Sie mit ALT+AB die Ausklappliste und legen die Sortierreihenfolge (AUFSTEIGEND / ABSTEIGEND) fest.

Aus der Zeile, in der Sie einen Index definiert haben, wechseln Sie mit F6 zu den Indexeigenschaften. Folgende Optionen können Sie hier jeweils über eine Ausklappliste definieren, die Sie wie üblich mit ALT+AB öffnen:

1. PRIMÄRSCHLÜSSEL - JA definiert den Index als Primärschlüssel. Ist bereits ein Primärschlüssel in der Tabelle vorhanden, so wird dieser automatisch in einen Index ohne Duplikate umgewandelt. Ist ein bestehender Primärschlüssel bereits Teil einer oder mehrerer Beziehungen, so wird der Wechsel von Access zurückgewiesen.
2. EINDEUTIG - Der Eintrag JA legt fest, dass der Index keine Duplikate enthalten darf. Dies ist beispielsweise Voraussetzungen für einen Primärschlüssel. Enthält die Spalte aber Duplikate, so verweigert Access die Einstellung JA. Der Eintrag NEIN erlaubt Duplikate.
3. NULLWERTE IGNORIEREN - Der Eintrag JA schließt leere Datenfelder vom Index aus. Für den Primärschlüssel ist nur der Eintrag NEIN erlaubt.

Das Indexfenster schließen Sie mit ALT+LEERTASTE,X oder mit ALT+F4.

Zusammengesetzten Index definieren

Ein zusammengesetzter Index besteht aus mehreren untereinander definierten Indizes, die unter einem gemeinsamen Indexnamen zusammengefasst sind. Gehen Sie zu seiner Erstellung wie folgt vor:

1. Definieren Sie den Index des ersten Datenfelds wie bei einem einfachen Index, und vergeben Sie dabei einen sinnvollen Indexnamen.
2. Wechseln Sie mit AB in die nächste Zeile. Ist diese nicht frei, fügen Sie bitte mit APPLIKATIONSTASTE,E eine neue Zeile ein.
3. Lassen Sie das Feld INDEXNAME frei und definieren Sie alle anderen Felder und die Indexeigenschaften entsprechend Ihrer Wünsche.
4. Wiederholen Sie den letzten Schritt, wenn Sie dem Index noch mehr Datenfelder hinzufügen möchten. Diese werden später bei der Indexerstellung durch Access in der Reihenfolge abgearbeitet, in der sie definiert wurden.

Index löschen

Einfachen Index löschen

1. Navigieren Sie in die Zeile der Entwurfsansicht, welche der Spalte in der Datenblattansicht entspricht, in der Sie den einfachen Index löschen möchten.
2. Wechseln Sie mit F6 in die FELDEIGENSCHAFTEN und navigieren Sie zum Eintrag INDIZIERT.
3. Öffnen Sie mit ALT+AB die Ausklappliste und wählen Sie mit ALT+AB als Indextyp NEIN.

Beliebigen Index löschen

1. In der Tabellen-Entwurfsansicht Register TABELLENTOOLS ENTWURF Gruppe EINBLENDEN/ AUSBLENDEN den Menüpunkt INDIZES (ALT+J, D, D) wählen, um das Index-Fenster zu öffnen.
2. Mit AB und AUF in die Zeile navigieren, die den Eintrag zu dem Index enthält, der gelöscht werden soll.
3. Den Eintrag über das Kontextmenü (SHIFT+F10) Menüpunkt ZEILEN LÖSCHEN löschen.