Excel 2010: Einstieg: Formeln und Funktionen

Einstieg: Formeln und Funktionen

In diesem Abschnitt erfährt man:

• Die wichtigsten mathematischen Begriffe, um mit Excel arbeiten zu können.
• Wie man ganz einfache Formeln eingibt und sich das Ergebnis berechnen lässt.
• Wie Zellbezüge in Formeln und Funktionen ihren Einsatz finden.

Grundlegendes

Die Tabelle in Excel ist vergleichbar mit einem Rechenblatt oder Formular. Werte werden in diesem gesammelt; also in die dafür vorgesehenen Felder geschrieben. Im nächsten Schritt werden die eingetragenen Werte miteinander rechnerisch verknüpft. Dafür gibt es die unterschiedlichsten Methoden. Die wahrscheinlich gängigste ist die Summenbildung mehrerer Werte. Dies kann man sich auch als Kassenzettel oder Rechnung vorstellen.

Der größte Vorteil an einem elektronischen Rechenblatt ist, dass die Eingabewerte immer wieder geändert werden können und die Berechnung die Änderungen entsprechend berücksichtigt. Für eine Rechnung bedeutet dies, dass immer nur ein Betrag zu ändern ist, der neue Rechnungsbetrag wird dann automatisch errechnet.

Bevor nun die erste Formel eingegeben wird, muss man noch wissen, dass:

• ein Gleichheitszeichen (=) am Anfang in eine Zelle geschrieben bedeutet, dass die folgende Eingabe als Berechnungsformel ausgewertet wird.
• man eine Berechnung auch mit Plus (+) und Minus (-) einleiten kann.
• eine Berechnung aus mindestens einem Operator und zwei Operanden besteht. Operatoren sind alle Rechenzeichen (+, -, /, usw.). Operanden sind die Zahlenwerte. Operanden und Operatoren bilden zusammen eine Formel.

Die ersten Berechnungen anhand von Arithmetischen Formeln

Arithmetische Formeln sind einfachste Formeln, die jedem geläufig sind. Sie besitzen die Operatoren Addition (+), Subtraktion (-), Division (/), Multiplikation (*), Potenz (^) und Prozent (%).

Gibt man nun eine Formel mit diesen Operatoren in eine Zelle ein, erhält man unmittelbar nach dem Betätigen der EINGABE-Taste das Ergebnis.

Beispiele:

=5+4 ist gleich 5 plus 4

=12/3 ist gleich 12 dividiert durch 3

=7-3 ist gleich 7 minus 3

=3*4 ist gleich 3 multipliziert mit 4

=4^2 ist die 2. Potenz von 4

=5% ist gleich 5 Prozent

Rangfolge der Operatoren

Excel berücksichtigt die bekannte Regel "Punktrechnung geht vor Strichrechnung" und "Potenzrechnung vor Punktrechnung".

Rechnen mit Klammern

Aus dem Mathematikunterricht kennen wir die Bedeutung von Klammern. Die Klammern müssen auch beim Arbeiten in Excel bedacht werden.

Hier ein Beispiel:

• ohne Klammer =5-3*5 ergibt: -10
• mit Klammer =(5-3)*6 ergibt: 12

Fehlermeldungen - Standardfehlermeldungen

Wird eine Funktion fehlerhaft in die Zelle eingetragen so markiert Excel diesen mit einem Fehlerwert. Der Fehlerwert beginnt mit "#" und endet mit "!".

Um zu erfahren, um welchen Fehler es sich handelt und ihn evtl. auch gliech zu beheben, öffnet man am besten im Register FORMEL Gruppe FORMELÜBERWACHUNG Menüpunkt "Fehlerüberprüfung" das Dialogfenster "Fehlerüberprüfung". Hier bekommt man eine kurze Beschreibung des gefundenen Fehlers. Mittels des Menüwertes "Hilfe für diesen Fehler anzeigen" öffnet man das "Excel-Hilfe" Fenster, in welchem schon nach der entsprechenden Hilfe gesucht wurde. Da das Hilfe-Fenster einen Suchbegriff erwartet, muss man mit [TAB], [Esc], [Eingabe] erst in den Artikel springen. Hier erhält man eine ausführliche Erklärung zum Fehler einschließlich Lösungsvorschlägen.

Übung

Es empfiehlt sich, die oben genannten Beispiele in Excel auszuprobieren. Man muss dabei daran denken, dass jede Formel mit einem Gleichheitszeichen beginnt.

Hier können zwei Übungen mit den obigen Beispielen runtergeladen werden.

Download Übung: Einfachste Formeln
Download Übung: Rechnen mit Klammern

JAWS liest nur den Wert der Zelle vor, also das Ergebnis der Formel und merkt an, dass die Zelle eine Formel hat. Will man sich die Formel ansehen, so muss man mit [F2] in die Bearbeitungszeile springen, dann mit [Pos1] vor Formel. Mit [<-] liest JAWS nun das erste Zeichen der Eingabe vor und mit jedem [->] jedes weitere Zeichen.

Der Einsatz von Zellbezügen in Formeln

Richtig interessant wird Excel erst durch den Einsatz der Zellbezüge. Zur Verdeutlichung, was damit gemeint ist, ein kleines Beispiel:

Die Gesamtkosten der Klassenfahrt sollen berechnet werden. Hierfür steht in der ersten Zelle A2 die Anzahl der Schüler. In der danebenstehenden Zelle B2 steht der Preis pro Schüler. In der Zelle C2 steht nun die Formel =A2 *B2 (ist gleich A2 mal B2). Die Formel nimmt nun die Werte, die in den Zellen A2 und B2 stehen, und verrechnet diese. Das Ergebnis sollte dann so aussehen: A B C 1 Anzahl Preis pro Schüler Gesamtpreis 2 8 180 =A2*B2

Vorteilhaft am Einsatz der Zellbezüge ist, dass die Anzahl oder der Preis pro Schüler beliebig geändert werden kann. Die Formel zur Berechnung kann also anstatt mit Zahlen mit Variablen aufgestellt werden. Als Variablen dienen die Zellbezüge, die sich aus den Buchstaben der Spaltenbezeichnung und den Zahlen der Reihenbezeichnung zusammensetzen (z.B. A1, B3, D4, ...).

In der einfachsten Form kann man Zellbezüge dazu verwenden, den gleichen Wert an mehreren Stellen nochmals in der Tabelle anzuzeigen.

z.B: 15 =A1 =A1 Übung

Stellen Sie die Tabelle nach, indem Sie die Werte in eine leere Tabelle eintragen. Sie werden sehen, dass statt =A1 der in A1 eingetragene Wert dargestellt wird.

Vorteilhaft ist hier, dass man gleiche Werte nur an einer Stelle ändern muss, wenn Sie an mehreren Stellen in der Tabelle vorkommen.

Allgemein kann man festhalten, dass ein Zellbezug auf eine andere Zelle verweist und deren Wert darstellt oder zur Berechnung heranzieht.

Download Übung: Rechnen mit Zellbezug

Download Übung: Gleiche Werte an mehren Stellen Zellbezüge per Pfeilsteuerung erstellen

Kennt man den Zellbezug nicht per Namen (z.B. A4, D6, ...), lässt sich dieser auch mit den Pfeiltasten ansteuern und als Zellbezug übernehmen. Hierfür genügt es, in der gewünschten Zelle ein Gleichheitszeichen einzufügen und anschließend, ohne [Eingabe] zu drücken, mit den Pfeiltasten zur gewünschten Zelle zu wechseln. Hat man diese erreicht, wird der Vorgang durch Drücken von [Eingabe] abgeschlossen. In der Zelle steht nun der gewünschte Zellbezug. Zellbezug auf ein anderes Arbeitsblatt

Die Möglichkeit, Bezüge zu anderen Zellen herzustellen, hat wahrscheinlich mit zu Excels Verbreitung beigetragen. Zellbezüge können nicht nur in einer Tabelle hergestellt werden, es können beliebige Zellbezüge hergestellt werden. Nicht nur jede Zelle des Arbeitsblattes kann als Zellbezug dienen, auch jede Zelle eines anderen Arbeitsblattes der Arbeitsmappe. Sogar Zellen andere Excelmappen sind möglich. Für Profis sei angemerkt, dass als Zellbezüge ebenfalls andere Quellen wie Access, SQL, ... verwendet werden können. Diese Vorgehensweise wird hier aber nicht weiter angesprochen.

Zellbezüge auf ein anderes Arbeitsblatt gibt man wie folgt an:

=TabelleX!Zelle

Beispiel: Der Inhalt der Zelle B2 der Tabelle2 soll in der Tabelle1 in der Zelle A1 angezeigt werden. In die Zelle A1 der Tabelle1 wird "=Tabelle2!B2" geschrieben. Vor dem Ausrufezeichen wird der Tabellenname geschrieben, nach dem Ausrufezeichen der Zellbezug.

Download Beispiel: Zellbezug auf ein anderes Arbeitsblatt Zellbezug in eine andere Arbeitsmappe

Möchte man einen Zellbezug auf eine andere Mappe erstellen, so wird die oben beschriebene Schreibweise um den Namen der Datei erweitert.

=[Datei.xls]TabelleX!Zelle

Beispiel: In diesem Beispiel wird die Zelle D5 der Mappe2 in der Mappe1 dargestellt: "[Mappe2.xls]Tabelle1!D5". Der Dateiname wird in eckigen Klammern vor den Ausdruck geschrieben. Formeln und Funktionen vererben

Eine der Stärken von Excel ist die Fähigkeit, dass es Formeln, bzw. Funktionen, vererben kann.

Unter Vererbung ist hierbei zu verstehen, dass eine Formel von einer Zelle in eine andere übertragen werden kann. Dabei unterscheidet sich das Vererben vom Kopieren insofern, dass sich die Zellbezüge entsprechend anpassen.

In der folgenden Tabelle ist dies gut zu sehen. Die Zellen D2, D3 und D4 unterscheiden sich nur durch die Zeilennummern. In Excel genügt es, die erste Formel in D2 einzutragen. Die Formel nach D3 und D4 können vererbt werden.

Beispieltabelle: A B C D 1 Titel Anzahl Preis pro Schüler Gesamtpreis 2 Übernachtung 9 90 =B2*C2 3 Eintrittsgelder 9 14 =B3*C3 4 Fahrtkosten 9 31 =B4*C4

Die Vererbung erfolgt am einfachsten durch die Funktion KOPIEREN und EINFÜGEN. (Mit [Strg]+[c] kopieren und in die gewünschte Zelle mit [Strg]+[v] einfügen).

Ob man mittels [Strg]+[v] nur eine Kopie des Wertes einfügt oder die Funktion der Zelle vererbt, bestimmt man nach dem Kopieren über das Kontextmenü welches sich durch Drücken von [Strg] direkt nach [Strg]+[v] öffnet. Mittels der Pfeiltasten wählt man aus, was in die Zelle eingefügt werden soll.

Dabei stehen einem drei Gruppen zur Verfügung:

   "Einfügen"
       Hierbei wird der Inhalt der vorherigen Zelle vererbt.
       Dabei kann man noch bestimmen, was vererbt wird:
           "Einfügen" der Inhalt wird vererbt und die Formatierung wie auch das Zahlenformat der Urspungszelle werden übernommen.
           "Formel" nur der Inhalt (also die Formel) wird vererbt, nicht aber das Zahlenformat oder die Formatierung der Ursprungszelle
           Darüberhinaus kann man noch wählen zwischen "Formel und Zahlenformat", "Ursprüngliche Formatierung beibehalten", "Keine Rahmenlinien" und "Breite der Ursprungsspalte beibehalten" diese sollten nun selbsterklärend sein.
           "Transponieren". Normalerweise berechnet Excel die vererbte Formel indem er genauso viele Zeilen nach unten/oben und Spalten nach rechts/links geht, wie es in der Ursprungszelle war. Z.B. wenn in B2 steht "=D3" so wird daraus in C4 "=E5" zwei Spalten nach rechts und eine Zeile nach unten. Wählt man nun "Transponieren", so werden Spalten und Zeilen getauscht in C4 steht dann "=D6" (zwei _Zeilen_ nach unten und eine _Spalte_ nach rechts. 

   "Werte einfügen"
       Der aktuelle Wert der Ursprungszelle wird kopiert. Es wird also nichts vererbt. In der neuen Zelle steht immer ein Zahlenwert und keine Formel. Auch in dieser Gruppe gibt es mehrere Möglichkeiten, ob nur der Wert und das Zahlenformat oder der Wert und die Formatierung mitkopiert wird.

   "Weitere Einfügeoptionen"
       Mit Hilfe der dritten Gruppe kann man nur die Formatierung kopieren oder Grafiken, Verweise und ähliches einfügen.

Möchte man die Funktion aller Zellen einer Spalte vererben, muss man

       mit [Strg]+[c] die Funktion kopieren,
       anschließend mit der Pfeiltaste eine Zelle nach unten wechseln,
       nun mit der Tastenkombination [Strg]+[Shift]+[AB] alle Zellen unterhalb markieren,
       durch Betätigen [Strg]+[v] die Funktion in alle markierten Felder vererben.
       mittels [Strg] und den Pfeiltasten kann wieder bestimmt, ob die Funktion vererbt werden soll oder nur der Wert kopiert werden soll.

Entsprechendes Vorgehen gilt natürlich auch für die zeilenweise Vererbung. Übung

Lade die Datei auf den Rechner und vervollständige die Spalte D.

Download Übung: Funktionen vererben Relative, gemischte und absolute Zellbezüge

Im vorherigen Abschnitt wurde die Möglichkeit der Vererbung von Zellbezügen gezeigt. Manchmal möchte man aber eine Formel kopieren, ohne dass sich die Zellbezüge verändern. Hierfür bietet EXCEL die Möglichkeit, mit absoluten oder gemischten Zellbezügen zu arbeiten. Absolute Zellbezüge

Unter absoluten Zellbezügen versteht man Zellbezüge, die sich nicht vererben lassen, sondern nur kopiert werden.

Der Zellbezug =A1+5 in der Zelle B1 verändert sich in =A2+5, wenn dieser in die Zelle B2 kopiert bzw. vererbt wird. Möchte man, dass sich A1 nicht in A2 ändert, muss der Zellbezug so beschrieben werden: =$A$1+5

   Für absolute Zellbezüge muss das Dollarzeichen ($) vor dem Buchstaben und vor der Zahl stehen. 

Gemischte Zellbezüge

Möchte man jedoch den Zellbezug nur für die Spalte oder Zelle absolut haben, so wird

   für die absolute Spalte das Dollarzeichen vor den Buchstaben ($A3) geschrieben, oder 

   für die absolute Reihe das Dollarzeichen vor die Zahl (A$3) geschrieben. 

Wechsel zwischen relativen, absoluten und gemischten Zellbezügen

Der Wechsel zwischen den verschiedenen Varianten der Zellbezüge kann per Tastenkombination geschehen.

Hierfür wird

   die Zelle, die die Formel enthält, markiert,
   mit F2 in die Bearbeitungszeile gewechselt und
   durch Drücken von F4 zwischen den Zellbezügen gewechselt.

           einmaliges Drücken: absoluter Zellbezug
           zweimaliges Drücken: relativer Spaltenbezug, absoluter Zeilenbezug
           dreimaliges Drücken: absoluter Spaltenbezug, relativer Zeilenbezug 

Übung

In dieser Übung soll ein Sparrechner mit Zinseszinsfunktion entworfen werden. Nur jeweils an einer Stelle soll der Zinssatz und der monatliche Sparbetrag eingetragen werden. Diese Werte sollen mittels absolutem Zellbezug so in der Tabelle Verwendung finden, dass sie nicht noch einmal eingetragen werden müssen. Dies hat den Vorteil, dass Zinssatz und Sparbetrag nur an einer Stelle verändert werden müssen und sich die ganze Zinstabelle entsprechend anpasst.

Diese Tabelle gibt ein Beispiel: A B C D E 1 Zinssatz: 5,00% 2 monatlicher Sparbetrag: 100 3 Jahre jährliche Sparsumme Sparguthaben Zinsen auf das Sparguthaben Sparguthaben mit Zinsen p.a. 4 1 1200 1200 60 1260 5 2 =C2*12 2460 123 2583 6 3 =C2*12 =B6+E5 =C6*C1 =C6+D6 7 . ... ... ... ...

Lade die Tabelle auf den Rechner Übung: Sparrechner und vervollständige die Tabelle entsprechend den Angaben der obigen Tabelle. Beachte, dass an einigen Stellen der absolute Zellbezug noch nicht eingetragen wurde.

Lösung: Lösung: Sparrechner